MERENCANAKAN AUDIT ATAS SIKLUS JASA PERSONALIA

Siklus jasa personalia (personnel services cycle) suatu entitas

menyangkut peristiwa dan aktivitas yang berhubungan dengan
kompensasi eksekutif serta karyawan. Jenis-jenis kompensasi ini meliputi
gaji, upah per jam dan insentif (borongan), komisi bonus, opsi saham, dan
tunjangan karyawan (misalnya asuransi kesehatan dan uang cuti).
Kelompok transaksi yang utama dalam siklus ini adalah Transaksi
Penggajian (payroll transaction). Akun-akun yang dipengaruhi oleh
transaksi ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

DEBET KREDIT DEBET KREDIT

Beban kompensasi (termasuk gaji,
upah, komisi, bonus, opsi
saham, dan hak apresiasi
saham, serta tunjangan
karyawan)
Beban pajak gaji dan upah, Tenaga
kerja langsung, Overhead
pabrikasi (tebaga kerja tak
langsung)
Hutang kompensasi akrual Rekening bank penggajian imperest
(untuk gaji dan upah bersih)
Kewajiban sebesar jumlah yang
dipotong dari karyawan Rekening bank umum (untuk
pemotongan serta pajak gaji
Hutang pajak gaji dan upah akrual dan upah

Pembelian Pembayaran

Siklus jasa personalia saling berkaitan dengan dua siklus lainnya.

Pembayaran gaji dan upah serta pembayaran pajak gaji dan upah
berhubungan dengan transaksi pengeluaran kas dalam siklus
pengeluaran. Distribusi biaya tenaga kerja pabrik ke barang dalam proses
berkaitan dengan siklus produksi. Perhatian dalam sisa bagian ini akan
difokuskan terutama pada kompensasi per jam kepada para karyawan
serta pajak gaji dan upah terkait, serta masalah pengukuran dan
pengungkapan penting yang berhubungan dengan opsi saham dan
program pensiun.
TUJUAN AUDIT

Tujuan audit spesifik untuk siklus jasa personalia dapat diperlihatkan

dalam gambar berikut ini :

Gambat 16.10

Tujuan Audit Spesifik Untuk Siklus Jasa Personalia

Kategori Asersi Tujuan Audit Tujuan Audit Saldo Akun

Kelompok Transaksi

Keberadaan atau Beban gaji dan upah Saldo kewajiban gaji dan
keterjadian serta beban pajak gaji upah akrual serta pajak gaji
dan upah yang tercatat dan upah menunjukkan
berhubungan dengan jumlah yang terhutang pada
kompensasi untuk jasa tanggal neraca (EO2))
yang diberikan selama
periode berjalan (EO1)

Kelengkapan Beban gaji dan upah Kewajiban gaji dan upah

serta beban pajak gaji akrual serta pajak gaji dan
dan upah yang tercatat upah mencakup smeua
mencakup semua jumlah yang terutang
beban semacam itu kepada personil dna
yang terjadi untuk jasa lembaga pemerintah pada
personalia selama tanggal neraca (C2)
tahun berjalan (C1)

Hak dan Kewajiban gaji dan upah

kewajiban akrual serta pajak gaji dan
upah adalah kewajiban
entitas yang melaporkan
(RO1))

Penilaian atau Beban gaji dan upah Kewajiban gaji dan upah
alokasi serta beban pajak gaji akrual serta pajak gaji dan
 dan upah yang telah upah telah dihitung serta
dihitung serta dicatat dicatat secara akurat (VA2)
secara akurat (VA1)
Distribusi tenaga kerja
pabrik telah dihitung dan
dicatat dengan benar (VA3)

Penyajian dan Beban gaji dan upah Akun kewajiban gaji dan
pengungkapan serta beban pajak gaji upah akrual serta pajak gaji
dan upah yang telah dan upah telah diidentifikasi
diidentifikasi serta serta diklasifikasikan dengan
diklasifikasi dengan tepat dalam rencana (PD2)
tepat dalam laporan
Laporan keuangan memuat
laba rugi (PD1)
pengungkapan yang layak
atau pensiun dan program
tunjangan lainnya. (PD3)

Menggunakan Pemahaman Tentang Bisnis Dan Industri Untuk

Mengembangkan Strategi Audit

Waktu dan upaya audit yang dicurahkan untuk siklus jasa personalia
akan bervariasi dari satu industri ke industri lainnya. Audit jasa personalia
merupakan hal yang sangat penting bagi keberhasilan audit atas sebuah
sekolah, karena 80% hingga 90% dari anggaran tahunnya mungkin
dihabiskan untuk jasa dan tunjangan personalia. Industri hotel merupakan
slah satu industri jasa yang tergantung pada pemanfaatan personalia
secara efektif. Dalam kenyataannya banyak jaringan hotel besar tidak
memiliki semua properti mereka dan menghasilkan sebagian besar
pendapatannya dari manajemen properti. Dewasa ini mayoritas pekerjaan
dalam perekonomian A.S terdapat dalam sektor jasa.

Pentingnya jasa personalia mungkin bervariasi bagi pabrikan,

pedagang grosir, dan pedagang eceran. Beberapa industri mungkin sangat
berbeda dari segi intensivitas tenaga kerja dalam melaksanakan proses
pabrikasinya. Selain itu, banyak pabrikan juga terus menjalankan program
pensiun dengan manfaat pasti yang mengungkapkannya dianggap
signifikan. Program kompensasi lainnya meliputi opsi saham yang
menghadirkan tantangan pengukuran dan pengungkapan sendiri bagi para
auditor. Sebelum melanjutkan audit atas jasa personalia adalah penting
bagi auditor untuk memahami :

1. Pentingnya jasa personalia bagi keseluruhan entitas

2. Sifat kompensasi, karena kompensasi per jam memerlukan sistem

pengendalian yang berbeda dengan kompensasi gaji

3. Pentingnya berbagai paket kompensasi seperti bonus, opsi saham, dan

hak apresiasi saham, serta perjanjian pensiun.

Jika kompensasi suatu entitas terutama didasarkan atas gaji dan

menunjukkan hubungan yang dapat diprediksi dengan pemberian jasa,
maka auditor dapat menekankan pada prosedur analitis dalam
pengembangan strategi audit. Jika beban kompesasi didasarkan pada
upah per jam, dan menunjukan tingkat variabilitas yang tinggi sepanjang
periode berjalan, maka auditor dapat menekankan pendekatan penilaian
tingkat resiko pengendalian yang lebih rendah.

Materialitas, Resiko Inheren, dan Prosedur Analitis

Materialistis

Untuk perusahaan perangkat lunak dan perusahaan jasa seperti bank,

perusahaan asuransi, dan kantor personalia, jasa personalia merupakan
beban utama. Untuk sekolah, jasa personalia mungkin menajdi
pengeluaran yang utama. Pertumbuhan sektor jasa dalam perekonomian
A.S dan pentingnya sumber daya manusia bagi nilai banyak perusahaan
teknologi serta perangkat lunak telah membuat siklus jasa personalia
suatu bidang audit yang material bagi banyak perusahan. Walaupun saldo
moneter untuk gaji dan upah akrual mungkin tidak sesignifikan saldo
piutang, namun pengungkapan yang berkaitan dengan opsi saham pada
pensiun merupakan pengungkapan material.
Resiko inheren

Auditor jarang memperhatikan asersi kelengkapan dalam siklus gaji

dan upah karena sebagian bersar karyawan akan segera menuntut
majikan mereka jika tidak dibayar. Akan tetapi, penipuan gaji dan upah
telah menjadi perhatian utama auditor. Penipuan ini dapat terjadi pada
dua tingkatan. Karyawan yang terlibat dalam penyiapan dan pembayaran
gaji dan upah mungkin memproses data untuk karyawan fiktif, kemudian
menyimpang cek gaji itu untuk digunakan sendiri. Atau, manajemen
mungkin dengan sengaja salah mengklasifikasikan atau mengalihkan
biaya tenaga kerja dalam kontrak pemerintah untuk menipu badan
pemerintahan itu.

Periode pembayaran bisa ditetapkan secara mingguan, dua bulanan,

atau bulanan. Dalam setiap kasus, volume transaksi gaji dan upah
mungkin tinggi. Untuk pekerja pabrik, penghasilan kotor dapat didasarkan
pada waktu dan atau produktivitas. Dengan demikian, perhitungannya
bisa menjadi rumit dan resiko inheren untuk asersi penilaian atau alokasi
mungkin tinggi. Apabila sering terjadi perputaran karyawan dalam
perusahaan, maka terdapat resiko bahwa seorang karyawan yang sudah
pensiun tetap ada dalam daftar gaji dan upah.

Terakhir, program tunjangan perusahaan dapat melibatkan opsi

saham, hak apresiasi saham, atau program pensiun yang menyangkut
baik masalah pengukuran maupun pengungkapan yang signifikan. Oleh
karena itu, resiko inheren mungkin tinggi untuk asersi eksistensi atau
keberadaan atau keterjadian, penilaian atau alokasi, serta penyajian dan
pengungkapan.

Prosedur analitis

Auditor biasanya akan melakukan prosedur analitis ketika memulai

audit atas siklus jasa personalia karena prosedur ini efektif dari segi biaya.
Hal ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 16.11
Prosedur Analitis Yang Umum Digunakan Untuk Mengaudit Siklus
Jasa Personalia

RASIO RUMUS SIGNIFIKAN AUDIT

Biaya gaji dan upah Total biaya gaji dan Pengujian atas
rata-rata per klasifikasi upah untuk satu kelayakan gaji dan
karyawan kelompok karyawan upah kotor untuk
dibagi dengan jumlah sekelompok karyawan.
karyawan dalam Banyak perusahaan
kelompok tersebut yang mempunyai lebih
dari satu kelompok
karyawan, dan penting
untuk mengevaluasi
kelayakan gaji dan
upah berdasarkan
kelompok karyawan

Pendapatan per Total pendapatan : Rasio ini dapat menjadi

karyawan jumlah karyawan ukuran produktivitas
prunah waktu per karyawan. Rasio ini
khususnya penting
dalam industri jasa dan
akan dibandingkan
dengan statistik
industri

Total biaya gaji dan Total beban gaji dan Pengujian atas
upah sebagai upah : total kelayakan biaya gaji
presentase dari pendapatan dan upah. Rasio ini
pendapatan seringkali dibandingkan
dengan statistik
industri

Beban gaji dan upah Total beban pajak gaji Pengujian kelayakan
sebagai presentase dan upah : gaji dan pajak gaji dan upah.
dari gaji dan upah upah kotor Rasio ini seringkali
kotor dibandingkan dengan
tarif pajak standar

Membandingkan beban Beban gaji dan upah Pengujian kelayakan

gaji dan upah (gaji dan tahun berjalan : beban untuk bebas gaji dan
upah, komisi, bonus, gaji dan upah tahun upah jika rasio ini
tunjangan karyawan, sebelumnya cukup jauh berbeda
dan sebagainya) dari 1.0
dengan saldo atau
anggaran tahun
sebelumnya

Membandingkan Kewajiban pajak gaji Pengujian kelayakan

kewajiban gaji dan dan upah tahun untuk kewajiban gaji
upah tahun berjalan berjalan : kewajiban dan upah jika rasio ini
dengan kewajiban gaji pajak gaji dan upah cukup jauh berbda dari
dan upah tahun tahun lalu setelah 1.0
sebelumnya disesuaikan dengan
pertumbuhan volume
gaji dan upah

Menghitung rasio Beban pajak gaji dan Pengujian kelayakan

beban pajak gaji dan upah : total beban gaji untuk beban pajak gaji
upah terhadap total dan upah dan upah berdasarkan
beban gaji dan upah rasio beban pajak gaji
dan upah tahun
sebelumnya terhadap
total gaji dan upah

Beban tunjangan Total bebas tunjangan : Pengujian kelayakan

karyawan sebagai gaji dan upah kotor beban tunjangan. Rasio
presentase dari gaji ini seringkali
dan upah kotor dibandingkan dengan
statistik industri
 Prosedur analitis berguna untuk mengidentifikasi potensi kecurangan
seperti apabila gaji dan upah kotor per karyawan melebihi ekspetasi
auditor. Jenis prosedur ini dianggap paling efektif jika auditor bisa
menggunakan perangkat lunak yang umum, memilah karyawan menurut
kategori, dan kemudian mengevaluasi rata-rata pembayaran menurut
kategori karyawan itu. Sebagai contoh, jika auditor melakukan pengujian
ini atas sebuah tim baseball profesional, maka para pemain profesional itu
harus dipisahkan dari personil kantor utama, yang selanjutnya dipisahkan
dari karyawan yang menjual hotdog selama pertandingan berlangsung.
Jika setiap kelompok karyawan digabungkan menjadi satu, maka prosedur
analitis akan segera menjadi tidak efektif.

Dalam beberapa kasus, auditor mungkin dapat mengembangkan

ekspektasi yang akurat mengenai gaji dan upah suatu organisasi. Dalam
sebuah universitas, misalnya, auditor dapat mengembangkan estimasi
yang akurat mengenai jumlah dosen purna waktu dan pembayaran kotor
para pengajar di sebuah sekolah atau akademi dengan mengetahui jumlah
siswa purna waktu yang ekuivalen. Karena auditor dapat mengembangkan
ekspektasi yang lebih dapat diandalkan, maka ia dapat menetapkan
kepastian yang lebih besar atas bukti itu dan menilai resiko prosedur
analitis pada tingkat yang lebih rendah daripada jika ekspetasinya agak
luas dan umum. Seperti yang telah dinyatakan diatas, pemanfaatan
perangkat lunak audit yang umum akan memungkinkan dikembangkannya
ekspektasi yang lebih akurat pada saat mengaudit siklus personalia.

PERTIMBANGAN KOMPONEN PENGENDALIAN INTERNAL

Seperti untuk kelompok transaksi utama lainnya, kelima komponen

pengendalian internal dianggap relevan dengan siklus jasa personalia.
Beberapa faktor lingkungan pengendalian mempunyai relevansi yang
bersifat langsung. Keseluruhan tanggungjawab atas masalah personalia
seringkali diserahkan kepada wakil direktur hubungan industrial atau
tenaga kerja atau kepada manajer sumber daya manusia atau personalia.
Departemen sumber daya manusia biasanya bertanggungjawab atas
otorisasi pengangkatan personil dan mengotorisasi pembayaran gaji, upah
serta tunjangan. Dewan direktur biasanya menetapkan gaji pejabat dan
bentuk-bentuk kompensasi pejabat lainnya. Departemen yang mungkin
secara signifikan terlibat dalam pemrosesan transaksi gaji dan upah
meliputi pencatatan waktu, penggajian, serta kantor bendahara. Kebijakan
dan praktik personalia yang ditetapkan harus memastikan bahwa individu-
individu yang terlibat dalam fungsi penggajian mengetahui undang-
undang serta peraturan penggajian negara bagian dan federal serta
ketentuan yang berlaku dalam kontrak-kontrak kerja. Terakhir, lingkungan
pengendalian yang baik akan menetapkan tingkat akuntabilitas yang tepat
atas penggunaan sumber daya personalia entitas bersangkutan.

Manajemen juga harus menilai resiko dan konsekuensi yang berkaitan

dengan kesalahan atau kecurangan dalam pemrosesan gaji dan upah. Hal
ini dapat menyangkut masalah-masalah seperti pembayaran yang tidak
semestinya atau berlebih, penanganan SPT pajak gaji dan upah yang tidak
tepat, serta distribusi biaya tenaga kerja pabrikasi yang tidak tepat.

Pemahaman atas komponen informasi dan komunikasi mengharuskan

auditor untuk mengenal dengan baik metode-metode pengorganisasian
data dan pemrosesan data yang berhubungan dengan transaksi
penggajian. Jika manajemen menguunakan organisasi jasa dari luar
perusahaan untuk memproses gaji dan upah, maka auditor harus
memahami pembagian tanggungjawab dan pencatatan antara entitas
dengan organisasi jasa dari luar itu. Walaupun beberapa fungsi seperti
penyelenggaraan catatan personalia kerap kali dilakukan secara online,
namun penyusunan draft gaji dan upah biasanya melibatkan pemrosesan
batch.

Aktivitas pemantauan yang dapat diterapkan atas penggajian

mencakup umpan balik dari karyawan mengenai masalah pembayaran,
umpan balik dari badan pemerintah mengenai masalah pelaporan serta
pembayaran pajak gaji dan upah, penilaian efektivitas pengedalian gaji
dan upah oleh auditor internal, dan pengawasan kompensasi eksekutif
oleh komisi audit.