BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN

BAGIAN TU, RT, HTL

Nomor UN27.16.1.IK01
Tanggal Terbit 01 Juni 2012 INSTRUKSI KERJA
Revisi 00 PROSES PELAYANAN SURAT MASUK PIMPINAN
Halaman 1/1
RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup seluruh proses pelayanan surat masuk di
Subbagian Tata Usaha

TUJUAN Pelayanan surat masuk dapat dilayani sesuai standar pelayanan

prima

KEBIJAKAN Pelayanan surat masuk berlaku untuk semua surat dinas dari
berbagai instansi yang ditujukan kepada pimpinan UNS (khususnya
Rektor, Pembantu Rektor dan Kepala Biro)

PETUGAS Nurul Dyah Wijayanti

Standar Waktu Layanan Pemrosesan surat masuk maksimum 1 hari

PERALATAN/ Persyaratan Peralatan

PERSYARATAN Kelengkapan surat 1 Unit PC dengan aplikasi

SIATAP
Kelayakan surat Lembar Disposisi & Tanda
Terima
Buku ekspedisi
PROSEDUR 1. Menerima surat masuk dari pengirim surat
2. Melakukan cek dan verifikasi data surat masuk dan
mengidentifikasi kelayakan surat yang meliputi :Substansi
surat dan Tujuan Surat
3. Mengentri data surat masuk di aplikasi tata persuratan
(SIATAP) yang meliputi :Input kode klasifikasi, Input tanggal
terima surat, Input nomor surat, Input tanggal surat, Input
asal surat, Input substansi isi/hal surat, Input sifat surat
4. Mencetak tanda terima jika diperlukan oleh user
5. Mencetak lembar disposisi dan menyampaikan kepada
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
6. Kasubbag. Tata Usaha menuliskan rekomendasi dan
membubuhkan paraf di lembar disposisi pada surat masuk
7. Mengentri isi disposisi dari Kasubbag. TU ke aplikasi
SIATAP
8. Caraka mengirimkan surat kepada pihak yang dituju