Prosedur dan Dokumentasi Audit:

Pengujian Sistem Pembelian Persediaan

Case 6

Lakeside memanfaatkan catatan persediaan perpetual yang dihasilkan oleh penyedia jasa
dari luar perusahaan yaitu perusahaan komputer bernama DATA Processing Systems yang
berlokasi di daerah Richmond, Virginia. Tiap hari Jumat, Divisi Kontroler perusahaan Lakeside
memberikan detail transaksi pembelian dan penjualan minggu lalu pada DATA. Informasi yang
ada diproses oleh pusat sehingga pencatatan yang telah di-update dapat dikembalikan ke
Lakeside pada hari Senin siang di minggu berikutnya. Satu salinan daftar saldo persediaan
terbaru diberikan pada Edward Thomas, yang bertanggung jawab memperoleh (menyediakan)
merchandise, sedangkan salinan daftar saldo yang kedua diberikan pada presdir perusahaan,
Benjamin Rogers.
Thomas menganalisa catatan perpetual setiap minggunya, dan mencatat item persediaan
yang menunjukkan saldo rendah. Berdasarkan hasil review ini, dia kemudian menyusun daftar
permintaan pembelian untuk mengisi kembali stok-stok Lakeside yang sudah habis. Semua
merchandise secara virtual didapatkan dari Cypress Products. Daftar permintaan yang telah
dilengkapi juga turut memasukkan jumlah yang dipesan dan deskripsi itemnya. Dokumen ini
kemudian diteruskan kepada Rogers untuk review terakhir. Seandainya presdir tidak setuju atau
mempertanyakan bagian tertentu dari pembelian, dia akan mendiskusikannya dengan Thomas.
Jika mereka kemudian memutuskan untuk melakukan perubahan, maka daftar permintaan yang
awal dibuang dan dibuat yang baru. Setelah ada persetujuan, Rogers memberikan salinan
pertama pada bendahara perusahaan, dan yang kedua diberikan pada Kontroler dan salinan yang
terakhir dikembalikan pada Thomas. Dokumen aslinya kemudian dijadikan order pembelian dan
dikirimkan pada Cypress.
Pada saat tertentu, Thomas juga harus melakukan pemesanan merchandise khusus pada
Cypress. Lakeside sering mendapatkan permintaan pelanggan yang persediaannya tidak terdapat
di stok gudang. Jika Thomas menerima pemberitahuan bahwa barang-barang tertentu
diperlukan, maka permintaan pembelian akan segera dibuat dan diteruskan kepada Rogers untuk
mendapatkan persetujuan.

1
 Laporan penerimaan kemudian disusun yang menunjukkan identitas, jumlah, dan kondisi
barang-barangnya. Satu salinan dokumen ini diberikan pada kantor bendahara sedangkan salinan
yang lain diberikan pada Divisi Kontroler yang kemudian akan meng-update jurnal pembelian
persediaan. Berikutnya, saat faktur penjualan tiba dari Cypress, karyawan Lakeside mencapnya
sehingga nomer dan verifikasi individual dokumen tersebut dapat segera dikenali pada
formulirnya. Faktur ini oleh kantor bendahara dicocokkan dengan permintaan pembelian dan
laporan penerimaan untuk memastikan kesesuaian dengan kesepakatan yang telah dibuat.
Harga-harga yang tercantum untuk item-item yang diminta dibandingkan dengan daftar harga
master, dan setiap faktur dihitung ke samping dan ke bawah untuk menghasilkan ketepatan
perhitungan matematis. Jika semua informasinya benar, ketiga dokumen di-klip menjadi satu
dan ditempatkan pada file sesuai tanggal jatuh temponya. Pada tanggal jatuh tempo, formulir
tadi kemudian diambil dan dibuat sebuah cek pembayaran sesuai jumlah yang harus dibayar
setelah dikurangi diskon tunai yang didapatkan. Bendahara kemudian memberi tulisan
LUNAS pada faktur tersebut dan mencantumkan nomer ceknya.
Manajemen Lakeside membuat sejumlah kategori asersi terhadap sistem perolehan
persediaan, begitu juga dengan sistem dan rekening-rekening lainnya, yaitu keberadaan dan
keterjadian, kelengkapan, hak dan kewajiban, penilaian dan alokasi, dan penyajian dan
pengungkapan. Dengan begitu, manajemen Lakeside menjamin bahwa persediaan yang
dilaporkan benar-benar ada, bahwa rekening-rekeningnya telah lengkap, bahwa persediaan
tersebut benar-benar milik mereka, bahwa persediaan yang ada telah dinilai, dan telah disajikan
dengan benar pada laporan keuangan beserta dengan pengungkapan yang memadai. Dalam
mengevaluasi asersi-asersi ini, Mitchell dan Heyman sadar bahwa berbagai masalah mungkin
saja timbul, misalnya: pembayaran mungkin dilakukan tapi barangnya tidak pernah diterima;
Lakeside mungkin tidak mampu membayar merchandise-nya, yang kemudian menyebabkan
utang yang tidak tercatat; perusahaan mungkin membayar dengan jumlah yang salah; dll.
Dengan demikian, di dalam audit programnya, Mitchell telah merancang prosedur-prosedur audit
untuk menguji kemungkinan terjadinya hal-hal tersebut di atas, dan untuk menguji semua asersi
yang dibuat oleh manajemen secara umum.
Walaupun Heyman akan melaksanakan sejumlah pengujian audit pada area ini, setiap
prosedur ditentukan oleh langkah-langkah individual berikut ini:

2
 Pilih suatu tanggal secara acak. Kemudian dari mulai dari tanggal tersebut, buatlah daftar
yang berisi jumlah dan tanggal dari 12 cek yang dibuat untuk Cypress Products yang
berasal dari jurnal pengeluaran kas.
Usut setiap cek tersebut ke faktur pembeliannya yang ada di kantor bendahara.
Cocokkan informasi mengenai jumlah dan tanggal pembayaran yang ada di cek dengan
faktur.
Pada setiap faktur, pastikan keberadaan catatan fisik yang menandakan bahwa
pemeriksaan harga, maupun penjumlahan ke samping dank e bawah telah dilakukan oleh
pegawai perusahaan.
Hitung ulang setiap faktur.
Sesuaikan setiap harga di faktur dengan Daftar Harga Master yang ada di kantor
bendahara.
Temukan setiap cek yang telah dibayar dan cocokkan kebenaran jumlah, penerima cek,
dan tanggalnya dengan faktur yang bersangkutan.
Periksa laporan penerimaan dan permintaan pembelian yang bersangkutan dengan ke-12
transaksi tersebut. Sesuaikan dokumen-dokumen ini dengan faktur pembelian,
bandingkan kuantitas dan cirri spesifik dari item-item persediaan yang diperoleh.
Pastikan setiap dokumen telah diotorisasi dengan benar.

Heyman telah melakukan langkah-langkah di atas. Tiap prosedur dan hasil temuannya
didokumentasikan pada dokumen audit di Exhibit 6-1. Seperti ciri khas dokumen audit pada
umumnya, dokumen di Exhibit 6-1 juga terdiri dari: tujuan audit, prosedur audit, lingkup,
temuan, dan kesimpulan audit.
Pada bagian tujuan audit termasuk di dalamnya tujuan dari pengujian audit. Bagian
prosedur audit menjelaskan langkah-langkah yang dilakukan oleh auditor untuk mencapai
tujuan audit. Auditor biasanya menggunakan tanda centang untuk menandakan tiap prosedur
yang telah dilaksanakan. Tanda centang menunjuk pada beberapa penjelasan tertentu, hampir
sama seperti catatan kaki. Bagian lingkup menunjukkan populasi yang merupakan asal dari
sampel yang digunakan. Populasi bisa saja berupa item-item seperti faktur, daftar persediaan,
daftar pelanggan, dsb. Jumlah sampel adalah jumlah item yang diambil untuk mewakili total

3
populasi. Yang terakhir, bagian kesimpulan audit menunjukkan penilaian auditor mengenai
sejauh mana hasil pengujian dapat diterima.
Setelah melengkapi langkah-langkah prosedur awal audit di atas, tugas Heyman
berikutnya adalah melakukan prosedur-prosedur di bawah ini:
Pilih satu tanggal secara acak, dan dari tanggal tersebut ambillah 12 laporan penerimaan
tanggal selanjutnya dari file laporan penerimaan barang di Departemen Persediaan.
Review kelengkapan dan otorisasi dokumen-dokumen ini.
Pastikan bahwa setiap item yang diterima telah dicatat dengan benar pada jurnal
pembelian persediaan.
Pada tiap laporan penerimaan, temukan faktur penjualan dan permintaan pembeliannya
yang ada di kantor bendahara. Pastikan ketiga dokumen ini cocok jumlah dan
deskripsinya.
Pastikan bahwa permintaan pembelian telah disetujui oleh pejabat perusahaan yang
sesuai.
Pada tiap faktur, temukan indikasi bahwa klien telah melakukan pengecekan harga, dan
penjumlahannya.
Sesuaikan harga pada faktur dengan Daftar Harga Master yang ada di Divisi Kontroler.
Temukan cek yang telah dibayar untuk tiap faktur, cocokkan jumlah dollar-nya dan
hitung ulang diskonnya.

Heyman telah memilih 12 laporan penerimaan (Exhibit 6-2) beserta dengan permintaan
penjualan (Exhibit 6-3) dan faktur penjualan (Exhibit 6-4)yang sesuai dengan laporan
penerimaannya. Heyman kemudian menemukan cek yang telah dibayarkan untuk ke-12 laporan
penerimaan ini (Exhibit 6-5). Sebagai tambahan, sebagian dari Daftar Harga Master yang
didistribusikan oleh Cypress telah dimasukkan ke dalam dokumentasi audit KAP (Exhibit 6-6)
bersama dengan halaman yang berisi daftar sampel yang didapatkan dari jurnal pembelian
persediaan milik klien (Exhibit 6-7).

4
Pertanyaan & Jawaban Kasus
1. Aktivitas pengendalian apa yang ada dalam system pengadaan persediaan di perusahaan
Lakeside ? Menurut perspektif auditor, kepentingan apa yang mendasari Lakeside
memperoleh semua barang dagangan dari Cypress ?
Aktivitas pengendalian yang dilakukan :
- Sebelum pembuatan permintaan pembelian, lebih dahulu dilakukan pengecekan stok
persediaan. Hal ini untuk mencegah terjadinya penumpukan persediaan.
- Sebelum permintaan pembelian dikirimkan ke Cypress terlebih dahulu di laporkan ke
Rogers untuk persetujuan akhir. Hal ini untuk mencegah kemungkinan terjadinya
kecurangan.

Apabila lakeside memperoleh barang dagang hanya dari Cypress, maka kemungkinan
terjalin hubungan istimewa. Menurut Sa 334, auditor harus waspada terhadap
kemungkinan bahwa transaksi antar pihak yang memiliki hubungan istimewa didorong
semata-mata, atau ukuran yang lebih besar, oleh kondisi yang mirip oleh kondisi berikut
ini :

- Ketergantungan pada 1 atau beberapa produk, customer, atau transaksi untuk

kelangsungan keberhasilan perusahaan
2. Langkah pertama prosedur pengujian adalah memerika cek yang sudah dicairkan dan
melihat dokumen pendukungnya. Langkah kedua adalah memilih laporan penerimaan
barang dan menelusur kejadian setelah tanggal neraca melalui system. Asersi manajemen
apa yang mendukung setiap pengujian tersebut ? Mengapa pengujian seperti prosedur
diatas penting?
Langkah prosedur pengujian :
a. Memeriksa cek yang sudah lunas dan melihat dokumen pendukung
Asersi yang berhubungan dengan langkah ini adalah ;
- Keberadaan dan Keterjadian
Menanyakan dan memeriksa penggunaan cek bernomor urut dan
penghitungan nomor urutnya.
Melihat otorisasi orang yang berwenang menandatangani cek
Mengamati penyusunan rekonsiliasi bank atau memeriksa rekonsiliasi

Hal ini untuk melihat apakah cek tersebut memang diterbitkan oleh Lakeside dan telah
dicairkan. Dan untuk melihat otorisasi penerbitan cek sehingga mengurangi kemungkinan

5
 dibukukannya pembayaran kas yang tidak valid. Dapat mengidentifikasi pembeyaran kas
yang dibukuan dalam catatan akuntansi tetapi tidak dibukukan dalam laporan bank
karena hal tersebut tidak terjadi.

- Kelengkapan
Membandingkan cek yang dikeluarkan dengan jurnal pengeluaran kas

Hal ini untuk melihat apakah cek tersebut sudah dibukukan dalam jurnal pengeluaran kas.
Dan untuk mengidentifikasi cek yang dikeluarkan tetapi tidak dibukukan dalam catatan
akuntansi.

b. Memeriksa laporan penerimaan barang dan melihat catatan atas kejadian setelah
tanggal neraca.
Keberadaan dan keterjadian
Mencocokan laporan penerimaan barang dengan permintaan pembelian.
Melihat otorisasi penerimaan barang
3. Didalam kasus disebutkan beberapa masalah pembelian dan pembayaran yang mungkin
timbul. Berdasarkan pengendalian yang telah dilakukan perusahaan apakah mungkin
Lakeside membayar barang yang tidak pernah diterima ? Apakah mungkin perusahaan
gagal membayar persediaan yang diterima ?
Lakeside mungkin membayar kepada Cypress atas barang yang tidak pernah diterima.
Hal ini merupakan indikasi adanya kecurangan. Sesuai SA 316, salah satu salah saji yang
merupakan gambaran/ karateristik kecurangan manajemen adalah salah saji yang timbul
dari perlakuan tidak semestinya terhadap aktiva (seringkali disebut dengan
penyalahgunaan atau penggelapan) berkaitan dengan pencurian aktiva entitas yang
berakibat laporan keuangan tidak disajikan sesuai prinsip akuntansi yang berlaku umum
di Indonesia. Perlakuan tidak semestinya terhadap aktiva entitas dapat dilakukan dengan
berbagai cara, termasuk penggelapan tanda terima barang / uang, pencurian aktiva, atau
tindakan yang menyebabkan entitas membayar harga barang atau jasa yang tidak diterima
oleh entitas. Perlakuan tidak semestinya terhadap aktiva yang dapat disertai dengan
catatan atau dokumen palsu yang menyesatkan dan dapat menyangkut satu atau lebih
individu diantara menejmen atau karyawan atau pihak ketiga.
Jadi dalam pengendalian yang ada pada Lakeside ada kemungkinan terjadi kecurangan
diatas. Karena ada kemungkinan persediaan tersebut tidak benar-benar dikirim atau
digelapkan oleh individu atau manejemen.
6
4. Apa tujuan dokumen audit seperti contoh pada Exhibit 6-1 ? Dokumen audit termasuk
milik Lakeside atau KAP Abernethy and Chapman ? Mengapa ?
Menurut SA 339.03 menyebutkan bahwa salah satu bentuk dokumen audit adalah kertas
kerja yaitu catatan-catatan auditor mengenai audit yang ditempuhnya, pengujian yang
dilakukannya, informasi yang diperolehnya, dan kesimpulan yang dibuatnya sehubungan
dengan auditnya. Fungsi kertas kerja adalah :
- Menyediakan penunjang utama bagi laporan audit
- Membantu auditor dalam melaksanakan dan mensupervisi audit
- Menjadi bukti bahwa audit telah dilaksanakan sesuai standar auditing

Tujuan kertas kerja :

- Menyediakan catatan dasar bahwa audit telah sesuai dengan standar audit yang
berlaku umum
- Membantu auditor dalam melaksanakan dan mensupervisi audit.

Kertas kerja adalah milik auditor ( KAP Abernethy and Chapman ). Kertas kerja adalah
bukti auditor atas prosedur yang dilaksanakan dan secara etis dimiliki auditor serta
diperlukan oleh auditor untuk mendukung setiap pertanyaan yang berkaitan dengan mutu
pekerjaan yang dilakukan. Meskipun kertas kerja seringkali dapat berguna bagi klien,
namun kertas kerja bukanlah bagian atau pengganti catatan akuntansi klien. Saah satu
prinsip dari 8 prinsip etika dalam Kode Etik Ikatan Akuntan Indonesia adalah
kerahasiaan.

5. Standar Pekerjaan lapangan pertama menyatakan bahwa apabila ada asisten, maka harus
di awasi dengan baik. Mengapa hal ini diperlukan, dan pengawasan apa yang dapat
ditunjukkan pada dokumen audit di Exhibit 6-1 ?

Menurut SA 311: Supervisi mencakup pengarahan usaha asisten dalam mencapai tujuan
audit dan penentuan apakah tujuan tersebut tercapai. Unsur supervisi adalah memberikan
instruksi kepada asisten, tetap menjaga penyampaian informasi masalah-masalah penting
yang dijumpai dalam audit, mereview pekerjaan yang dilaksanakan, dan menyelesaikan
perbedaan pendapat diantara staf audit KAP.
Tujuan supervisi agar pekerjaan yang oleh asisten di revieu agar dapat ditentukan apakah
pekerjaan tersebut telah dilaksanakan secara memadai dan auditor harus menilainya
apakah hasilnya sejalan dengan kesimpulan yang disajikan dalam laporan auditor.
7
 Proses supervise yang ada pada Exhibit 6-1 dilakukan oleh CM pada 6 desember 2006
6. Apa arti N-2 yang ada pada bagian atas dokumen audit pada Exhibit 6-1 ? Jelaskan
system penomoran tersebut!
Nomor tersebut adalah nomor index atau referensi. Hal ini untuk keperluan pemberian
indentifikasi dan pengarsipan. Banyak auditor menggunakan system indeks dalam kertas
kerjanya. Indikasi seringkali memungkinkan pengendalian yang lebih baik atas kertas
kerja selama audit, memberikan urutan yang logis dalam pembuatan kertas kerja yang
membantu penelaahan, membutuhkan waktu yang lebih sedikit untuk memasukkan kertas
kerja ke file, dan bias memberikan akses yang lebih cepat ke kertas kerja tertentu setelah
kertas kerja itu dimasukkan dalam arsip atau file.
7. Pada dokumen audit, Heyman memasukkan tujuan, kesimpulan, dan lingkup pengujian.
Mengapa informasi ini penting pada dokumen audit ?
Kertas kerja memuat tujuan, lingkup, dan kesimpulan karena ketiga informasi ini penting
untuk auditor lain dalam melakukan review atas suatu pekerjaan audit, dan membantu
dalam menelaah dan membuat kesimpulan akhir audit.
8. Pada kasus terdapat pernyataan bahwa prosedur audit dirancang oleh auditor yang
bertugas dalam perikatan. Apakah prosedur audit dirancang secara terpisah untuk masing-
masing audit ? Apakah KAP pernah menggunakan prosedur audit yang di standarisasi ?
manakah yang lebih baik untuk Sistem Pengendalian Mutu KAP , proseudr audit yang
spesifik untuk masing-masing klien atau prosedur audit yang distandarisasi ?
Program audit memiliki bentuk dan perincian yang bervariasi dari satu audit ke audit
yang lain, dan spesifikasi dari setiap program harus dibuat secara tertulis. Program audit
biasanya disipakan untuk masing-masing saldo akun atau siklus transaksi yang penting.
Sebaiknya prosedur audit dibuat terpisah untuk masing-masing akun. Meskipun dalam
prosedur tersebut ada beberapa langkah yang selalu ada. Namun terdapat pula beberapa
langkah seperti konfirmasi yang tidak selalu dilakukan dalam prosedur audit. Prosedur
audit antara audit yang satu dengan audit yang lain bervariasi dan menyesuaikan dengan
keadaan. KAP biasanya tidak menetapkan standar untuk prosedur audit yang akan
dilakukan. Meskipun langkah-langkah yang dilakukan hampir sama namun isi dari
prosedur audit menyesuaikan dengan akun yang akan diaudit. Dengan adanya prosedur
audit untuk masing-masing klien maka unsur pengendalian mutu seperti penugasan
personel dan pengembangan profesioanal dapat dapat ditingkatkan. Dengan audit yang
spesifik pada masing-masing klien pengetahuan auditor akan bertambah dan akan

8
semakin memiliki pengalaman yang luas. Secara keseluruhan hasil audit yang didapatkan
akan lebih mencerminkan keadaan klien sesungguhnya.