1. JUDUL PROYEK
A. JUDUL
WUJUDKAN KINERJA LEMBAGA YANG AKUNTABEL
MELALUI PENGUATAN PERENCANAAN TERPADU
DI SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN PURWOREJO
B. DISKRIPSI
Permasalahan yang dihadapi Sekretariat DPRD Kabupaten
Purworejo dalam menyusun rencana program dan kegiatan untuk
mendukung fungsi DPRD antara lain :
1) Dalam merencanakan kebutuhan anggaran dalam setiap program
dan kegiatan belum terencana dengan baik sehingga pelaksanaan
program dan kegiatan tidak sesuai dengan jadwal kegiatan yang
telah direncanakan dan tidak sesuai dengan anggaran kas pada
DPA OPD.
2) Akibatnya capaian kinerja OPD tidak maksimal dikarenakan
penyerapan anggaran tidak sesuai dengan DPA yang telah
ditetapkan contoh: Tahun Anggaran 2016 terdapat silpa yang cukup
banyak sedang pada Tahun Anggaran 2017 pelaksanaan APBD
baru berjalan 2 bulan sudah terjadi penggeseran Anggaran KAS.
2. LATAR BELAKANG
Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2004 tentang Kedudukan
Protokoler dan Keuangan Pimpinan dan Anggota Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah.
1
Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Kabupaten Purworejo yang
dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Purworejo Nomor 14
Tahun 2016 tentang pembentukan dan susunan Perangkat Daerah
Kabupaten Purworejo dan dijabarkan dengan Peraturan Bupati Purworejo
Nomor. 65 Tahun 2016 tetang Kedudukan Susunan Organisasi, tugas dan
fungsi, serta tata kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
Kabupaten Purworejo, Sekretariat DPRD dipimpin oleh Sekretaris DPRD
yang secara teknis operasional berkedudukan di bawah dan bertanggung
jawab kepada Pimpinan DPRD dan secara administrasi bertanggung
jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
Bagian Keuangan :
2
Mempunyai tugas menyiapkan perumusan kebijakan teknis, pembinaan,
pelaksanaan, dan pengendalian di bidang keuangan, yang meliputi
anggaran, pembukuan dan verifikasi di lingkungan Sekretariat DPRD.
3
dan kegiatan belum terencana dengan baik sehingga pelaksanaan
program dan kegiatan tidak sesuain dengan jadwal kegiatan yang
telah direncanakan dan tidak sesuai dengan anggaran kas pada
DPA OPD.
2) Akibatnya capaian kinerja OPD tidak maksimal dikarenakan
penyerapan anggaran tidak sesuai dengan DPA yang telah
ditetapkan contoh: Tahun Anggaran 2016 terdapat silpa yang cukup
banyak sedang pada Tahun Anggaran 2017 pelaksanaan APBD
baru berjalan bulan sudah terjadi penggeseran Anggaran KAS.
4
1) Task (pelaksanaan tugas) yang ditetapkan di Sekretariat DPRD
kurang dipahami sebagai tugas yang harus dipertanggungjawabkan
dalam bentuk perencanaan kegiatan. Perencanaan kegiatan masih
dianggap sebagai tugas rutin tanpa memperhatikan waktu dan
kegiatan lainnya. Hal ini diperlukan adanya intervensi dalam bentuk
pemahaman tugas yang jelas dengan menekankan tanggungjawab
dan koordinasi yang terpadu.
5
Proses perencanaan kegiatan menjadi titik lemah organisasi
berdasarkan diagnose yang telah dilakukan sangat mempengaruhi
kelancaran kegiatan yang mendukung kinerja DPRD.
GAMBAR 1.
6
PERUBAHAN
YANG PALING KOMPONEN
KOMPONEN PERLU YANG PALING
DIINTERVENSI PERLU
DIINTERVENSI
7
pembagian tugas atau tahapan perencanaan, sehingga memudahkan
dalam merencanakan Program dan Kegiatan.
a. Kegiatan inspirasi
- Kegiatan dilaksanakan dengan perencanaan, pelaksanaan dan
evaluasi.
- Kerjasama yang baik antar stakeholder untuk keberhasilan
kegiatan.
- Kegiatan dilaksanakan dengan semangat dan komitmen yang
kuat untuk melakukan perbaikan pelayanan bagi masyarakat.
b. Kegiatan inovasi
- Festival budaya berbasis pertanian.
- Pengembangan asparagus
- Memadukan tanaman Padi, jagung dan kedelai (PAJALE).
c. Nilai-nilai kepemimpinan
- Komitmen yang kuat.
- Kerjasama antar stakeholder.
- Semangat yang tinggi
Yang menginspirasi adalah :
8
Dengan semangat dan komitmen yang tinggi serta kerjasama
yang kuat untuk melaksanakan perbaikan pelayanan.
3. TUJUAN
Dengan mendasari hasil analisa dari diagnose di atas tersebut.
Maka pyoyek perubahan ini bertujuan untuk Menyediakan Dokumen
Pelaksanaan Anggaran yang akuntabel dalam rangka mendukung
tugas dan fungsi DPRD;
4. MANFAAT
Dengan adanya proyek perubaha inovasi penguatan perencanaan
terpadu di Sekretariat DPRD diharapkan adanya manfaat-manfaat
sebagai berikut :
a. Dalam rangka mendukung Reformasi Birokrasi, manfaat yang
didapat dari gagasan proyek perubahan ini adalah terwujudnya
kinerja lembaga yang akuntabel melalui penguatan perencanaan
terpadu.
b. Bagi stakeholders Sekretaris DPRD selaku Pengguna Anggaran,
dengan perencanaan kegiatan yang berkualitas memudahkan
melaksanakan tugas koordinasi, integrasi dan sinkronisasi seluruh
penyelenggaraan tugas Sekretariat DPRD dan melaksanakan
kebijakan Pimpinan DPRD.
c. Masyarakat sebagai konstituen, memberikan kepercayaan kepada
masyarakat bahwa pelaksanaan program dan kegiatan DPRD
dalam melaksanakan fungsi legeslasi, anggaran dan pengawasan
serta mengakomodasi aspirasi masyarakat dilaksanakan secara
sistematis dan transparan.
5. RUANG LINGKUP
Dalam proyek perubahan berupa perencanaan yang terpadu antar
bagian di Sekretariat DPRD Kabupaten Purworejo, aspek penting yang
harus dikerjakan adalah pembentukan Tim Efektif yang akan
melaksanakan tugas sesuai dengan tanggung jawabnya. Selanjutnya
Mengidentifikasi pokok-pokok aturan, sosialisasi, membuat
perbandingan dan uji coba penerapan perencanaan Program dan
9
Kegiatan dengan membuat Renja DPRD dan Pra RKA Sekretariat
DPRD.
6. PENAHAPAN (MILESTONES)
TABEL 2. MILESTONES
. Jangka Pendak
10
kegiatan
11
2. TAHAPAN
Jangka Menengah
3. Jangka Panjang
7. IDENTIFIKASI SAKEHOLDERS
12
- Sekretaris DPRD selaku Pengguna Anggaran
- Kepala Bagian Keuangan Sekretariat DPRD
- Kepala Bagian Umum dan Kehumasan
- Kepala Bagian Rapat dan Perundang-undangan
- Para Kepala Sub Bagian/PPTK
- Staf
(+/+)
BAPPEDA
(+)
Anggota
KABAG
DPRD
KEUANGAN
(+)
(+/+)
(
Masyarakat
B.2. Netmap Stakeholder Model EVA SCHIFFER /Konstituen
(+)
Untuk mengetahui sejauh mana dukungan Stakeholder terhadap Proyek
Perubahan, dilakukan analisa Stakeholder dengan menggunakan teori
Eva Schiffer. Dealam bentuk Net Map sebagai berikut:
STAFF
PERENCAN
AAN (+/-)
KABAG
RAPAT DAN
PER-UU-AN
(+/+)
Kehumasan
Leader
Gambar
KABAG 1
13 Project Kasubag
UMUM DAN STAFF Para
Masyarakat
Anggaran
Netmap
KEHUMASAStakeholder PERENCAN Kasubag Kasubag/PPT
/Konstituen
BAPPEDA
BPPKAD
N (+/+) AAN (+/-) Anggaran K (+)
(+)(+)
(+)
Keterangan :
Leader Project
Stakeholder
+ Mendukung
Internal
Stakeholder
- Tidak mendukung
Eksternal (GOV)
Stakeholder
+/- Netral
Eksternal (NGO)
Garis Koordinasi
Garis Advokasi
Garis hirarki
14
TABEL 3. KATEGIRI I KUADRAN STAKEHOLDER
5 Para + + LATENT
Kasubag/PPTK
9 BAPPEDA - + DEFENDER
10 Masyarakat - - APATHETIS
15
a. Anggota DPRD
b. Ka Sub Bag Anggaran BPPKAD
c. BAPPEDA
d. Masyarakat / Konstituen.
Pengaruh
LATENS PROMOTERS
Sekretaris DPRD
Para Kasubag/PPTK Kabag Keuangan
Staff Teknik Kabag Umum dan Kehumasan
Kabag Rapat dan Perundang-
undangan
Kepentingan
APATHETICS
DEFENDER
Masyarakat
Anggota DPRD
Kasubag Anggaran
BPPKAD
Bappeda
GAMBAR 2. KUADRAN
8. TATA KELOLA STAKEHOLDER
MENTOR
16
LEADER
COACH POKJA 1 POKJA 2
PROJECT
GAMBAR 3.STRUKTUR TATA KELOLA
17
c. Kasubag Perundang-undangan Bagian Persidangan
dan Perundang-undangan
dan Kehumasan
1) Sih Kadarman,SIP.
2) Suhariyadi,SIP.
3) Sri Budiningsih,SE
4) Sutanto,AM.D
5) Kurniawan Nur Wijayanto.
6) Eko Prasetyo.
7) Yeni Ferdasari
8) Dewi Catur Puspitasari.
Tugas:
18
b.2. Tim Operasional ( Pokja 2), terdiri dari:
1) Suhasti, SH.
2) Agus Prasetyono, SH..
3) Kurnianto,AM.D.
4) Diyah Restu Utami,SE
5) Mustohal
6) Nur Chamid
7) Teguh Santoso
8) Suharti.
Tugas
1) Menginventarisasi perencanaan
2) Menyiapkan berkas untuk memfasilltasi kegiatan DPRD.
3) Menyampaikan pokok kegiatan dalam fasilitasi kegiatan DPRD.
4) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Ketua Pokja
Masa berlaku tim kerja dimulai tanggal 4 Mei s.d. 22 Juni 2017.
19
4) Dalam pelaksanaaan kegiatan Proyek perubahan, tim kerja
berpedoman pada jadwal yang telah disusun;
kegiatan:
20
9) IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA DAN MASALAH
PELAKSANAAN
21
3. Terbentuknya Tim efektif, komitmen dari tim dalam mewujudkan
koordinasi yang terpadu dalam membuat perencanaan.
4. Terwujudnya kinerja lembaga yang akuntabel melalui penguatan
perencanaan terpadu.
Jangka Pendek
Persiapan
1. Pembentukan tim kerja Menyusun rencana Minggu ke I
a. Persiapan dan rapat
kegiatan
koordinasi
Pembentukan tim
b. Pembentukan tim
efektif
efektif Minggu ke II
Penetapan draf
2. Identifikasi pokok-pokok
Minggu ke III
aturan
a. Penyusunan draf
b. Rapat tim efektif Sosialisasi
3. Sosialisasi
Memahami materi Minggu ke IV
a. Rapat sosialisasi
dengan pejabat
structural.
Tersusunnya materi Minggu ke I
b. Rapat sosialialisasi
dengan steakholder dank e II
4. Melaksanakan Mengetahui
perbandingan hambatan yang
pelaksanaan terjadi Minggu ke III
a. Identifikasi kegiatan Menemukan solusi
22
sebelom perubahan meningkatkan
b. Identifikasi kegiatan
kualitas
Minggu ke IV
yang akan
perencanaan
dilaksanakan setelah
Monitoring Minngu ke III
perubahan
pelaksanaan bulan Juli-
5. Uji coba penerapan Evaluasi pelaksan
Desember
perencanaan
2017
a. Uji coba pedoman
perencanaan Tersedianya data
Bulan Januari
DPA-OPD yang
6. Munev
Desember
a. Monitoring tepat dan akurat
2018
b. Evaluasi Tersusunnya
perencanaan yang
TAHAPAN akuntabel di setiap
Jangka Menengah tahun anggaran
dalam rangka
Penyusunan pelaksanaan
mendukung fungsi
perencanaan program dan
DPRD
kegiatat
Jangka Panjang
Penyusunan perencanaan
setiap Tahun anggaran.
23
DAFTAR PUSTAKA
24