Makalah Manajemen Proyek
Makalah Manajemen Proyek
Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, Kami
panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah,
dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah Manajemen
Proyek
Makalah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai
pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu kami menyampaikan
banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah
ini.
Terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari
segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami
menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ini.
Akhir kata kami berharap semoga makalah Manajemen Poyek ini dapat memberikan manfaat
maupun inpirasi terhadap pembaca.
Penyusun
BAB I
PENDAHULUAN
Manajemen proyek itu suatu disiplin ilmu pada era tahun 1950-an, Amerika bangsa
yang pertama kali menggunakan ilmu manajemen proyek. Henry Gantt dapat dikatakan
bapak dari ilmu manajemen proyek, dan namanya pun menjadi metode yang digunakan,
bernama Gantt Chart. Perlu diingat bahwa mempelajari Manajemen Proyek itu tidak terlalu
sulit, karena didalamnya terdapat hal-hal yang terbiasa dilakukan oleh manusia, hanya
ditambahkan sedikit logika dan aturan yang khusus. Sedangkan Proyek itu usaha yang harus
dilakukan dari awal hingga akhir pada suatu kejadian, yang mempunyai batasan waktu
anggaran sumber daya yang dibutuhi oleh pelanggan.
Meski pada akhir tujuan dari adanya proyek adalah untuk memuaskan pelanggan.
Maksudnya begini ketika ada suatu perusahaan besar maupun kecil me manajemen proyek,
yang terpenting adalah waktu yang tepat dalam membuat dan memustuskan prediksi, serta
penggunaan sumber daya dan laporan dalam penyampaian produk atas hasil dari proyek yang
dijalankan.
Lalu bagaimana kita mengetahui bahwa itu adalah proyek? Diperlukan beberapa
ciri-ciri/karakteristik dari proyek, yaitu : ada sasaran/tujuan, memiliki rentang
waktu/deadline, waktu biaya dan syarat kerja yang lengkap, berurutan dari a hingga z,
terkadang merupakan sesuatu event/kejadian yang sebelumnya belum pernah dilakukan.
Untuk mengetahui dan memahami pengertian- pengertian manajemen proyek, fase fase
manajemen proyek, dan teknik CPM dan PERT.
BAB II
a. Conceptual skill
Conceptual skill adalah kemampuan untuk mengidentifikasi masalah dan
keadaan/kondisi/situasi yang ada, menentukan variabel dan factor-faktor yang
menentukan,kemudian menganalisisnya dengan alternative yang luas untuk menentukan
keputusab dan langkah-langkah yang akan diambil sehingga dapat mencapai hasil yang
maksimal bagi pencapaian tujuan secara keseluruhan. Conceptual skill merupakan
kemampuan untuk melihat persoalan secara menyeluruh dan komprehensifdan
menganalisisnya untuk mendapatkanmenentukan suatu konsep/kebijakan yang bersifat
strategic dan mendasar
b. Human Skill
Human skill yaitu kemampuan untuk berhubungan dan berkomunikasi dengan orang lain
sehingga tercipta partisipati dan suasana yang serasi/harmonis diantar kelompok-
kelompok/anggota-anggota yang berkaitan/berhubungan untuk mendukung pencapaian
tujuan yang telah ditentukan.
c. Technical Skill
Technical skill yaitu kemampuan untuk melakukan tugas-tugas khusus bersifatb teknis
yang menjadi tanggung jawab yang berkaitan dengan
prosedur,proses,peralatan,teknik/metode operasional dan sebagainya.
2. Pelaksanaan
Pelaksanaan merupakan implementasi dari keputusan yang telah ditetapkan di dalam
perencanaan. Pelaksanaan sebagai fungsi manajemen kedua merupakan proses atau cara
bagaimana menerapkan hasil perencanaan/kegiatan yang telah ditetapkan secara optimal.
Di dalam fungsi pelaksanaan sudah termasuk fungsi persiapan untuk
pelaksanaan/pengorganisasian yaitu usaha untuk merancang organisasi yang tepat untuk
mencapai tujuan, penentuan lingkup dan rincian jenis kerja/kegiatan, mengelompokkan,
mengatur dan pembagian kerja/tugas-tugas dan tata kerja/mekanismenya.Unsur-unsur dalam
pengorganisasian adalah :
a. Lingkup dan rincian kerja/kegiatan.
b. Pembagian kerja/kegiatan, tugas-tugas, staffing, dan koordinasinya.
c. Penentuan hubungan dan mekanisme kerja serta tata kerjanya.
d. Penentuan struktur organisasi.
Setelah proses pengorganisasian siap, maka selanjutnya fungsi pelaksanaan yang lain
adalah proses menggerakkan orang/bagian/kelompok dari organi- sasi secara efektif
dan efisien untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Unsur-unsur actuating (menggerakkan) antara lain :
a. Kepemimpinan,
b. Komunikasi,
c. Motivasi dan penghargaan,
d. Instruksi,
e. Pengembangan staf dan organisasi,
f. Penumbuhan partisipasi,
g. Perbaikan proses/cara,dari hasil pengendalian (metode).
Masing-masing unsur penggerakan ( actuating) di atas mempunyai metode dan
cara tersendiri, yang intinya agar pelaksanaan kegiatan/kerja/tugas-tugas dapat
mencapai hasil yang optimal sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan.
3. Pengendalian
Pengendalian adalah proses/usaha yang sistematis dalam penetapan standar
pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, sistem informasi, umpan balik, membandingkan
pelaksanaan nyata dengan standar yang telah ditetapkan dalam perencanaan, menentukan dan
mengukur penyimpangan-penyimpangannya, serta melakukan koreksi perbaikan sesuai
dengan rencana yang telah ditetapkan, sehingga tujuan tercapai secara efektif dan efisien.
Kegiatan pengendalian sangat erat hubungannya dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya
(perencanaan dan pelaksanaan), karena pada kegiatan pengendalian ini dilihat apakah tujuan/
kegiatan yang direncanakan dapat/telah dicapai dalam pelaksanaan secara riil.
Kegiatan pengendalian mencakup : pengarahan, monitoring, evaluasi, dan koreksi. Beberapa
pendapat para ahli berikut ini.
- Pengendalian adalah suatu usaha guna memastikan bahwa aktivitas yang dilakukan
sesuai dengan aktivitas yang direncanakan (Agus Mulyono, 1996 : 153). Apabila terjadi
penyimpangan, maka perlu diketahui dimana terjadinya penyimpangan itu dan
bagaimana tindakan yang diperlukan untuk mengatasi penyimpangan tersebut.
- Menurut Robert J. Mocker, Pengendalian adalah usaha yang sistematis dalam
menentukan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang sistem
informasi, membandingkan pelaksanaan dari standar, kemudian mengambil tindakan
pembetulan yang diperlukan agar sumber daya digunakan secara efektif dan efisien dalam
rangka mencapai sasaran (Iman Soeharto, 1997 : 117)
A. Fungsi Pengendalian
Adapun fungsi/tujuan Pengendalian adalah sebagai berikut :
C. Proses Pengendalian
Proses Pengendalian yang tepat dimulai dengan perencanaan, melaku kan apa yang telah
direncanakan, memeriksa hasil dan kemudian melakukan tindakan koreksi bila diperlukan.
Proses ini menunjukkan 4 tahapan yang berkesinambungan yaitu rencanakan kerjakan
periksa ambil tindakan (Plan Do Check Action/PDCA). Proses pengendalian
dengan sistem PDCA meliputi beberapa tahapan proses sebagai berikut:
1.Merencanakan atau Plan
2. Mengerjakan atau Do
Setelah terbentuk rencana yang bagus, kemudian mengerjakan yang telah
direncanakan yaitu mengikuti atau melaksanakan rencana itu.
1. Pengertian CPM
T. Hani Handoko (1993 : 401) mengemukakan bahwa CPM adalah suatu metode yang
dirancang untuk mengoptimalkan biaya proyek dimana dapat ditentukan kapan pertukaran
biaya dan waktu harus dilakukan untuk memenuhi jadwal penyelesaian proyek dengan biaya
seminimal mungkin.
Teknik penyusunan jaringan kerja yang terdapat pada CPM, sama dengan yang digunakan
pada PERT. Perbedaan yang terlihat adalah bahwa PERT menggunakanactivity oriented,
sedangkan dalam CPM menggunakan event oriented. Pada activity oriented anak panah
menunjukkan activity atau pekerjaan dengan beberapa keterangan aktivitasnya, sedang event
oriented pada peristiwalah yang merupakan pokok perhatian dari suatu aktivitas.
1. Pengertian PERT
PERT adalah suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan penjadwalan,
mengatur dan mengkoordinasikan bagian-bagian pekerjaan yang ada di dalam suatu proyek.
PERT yang memiliki kepanjangan Program Evaluation Review Technique adalah suatu
metodologi yang dikembangkan oleh Angkatan Laut Amerika Serikat pada tahun 1950 untuk
mengatur program misil. Sedangkan terdapat metodologi yang sama pada waktu bersamaan
dikembangkan oleh sektor swasta yang dinamakan CPM atau Critical Path Method. PERT
pada awalnya didesain untuk industri yang menghasilkan produk tidak standar dan
mengalami perubahan teknologi yang cepat sekali, seperti industri pertahanan dan ruang
angkasa, sehingga masalah ketidakpastian dalam penyelesaian. (Siswanto, 2007) analisis
jaringan kegiatan, dan peristiwa atau disingkat analisis jaringan kerja adalah istilah umum
yang meliputi berbagai metode perencanaan proyek diantaranya, yang paling terkenal adalah
PERT dua sistem ini dikembangkan di Amerika Serikat untuk proyek-proyek skala besar
dalam bidang pertahanan (E. Jasifi, 1994).
T. Hari Handoko (1993, 401) mengemukakan bahwa PERT adalah suatu metode analisis yang
dirancang untuk membantu dalam penjadwalan dan pengendalian proyek-proyek yang
kompleks, yang menuntut bahwa masalah utama yang dibahas yaitu masalah teknik untuk
menentukan jadwal kegiatan beserta anggaran biayanya sehingga dapat diselesaikan secara
tepat waktu dan biaya.
Metodologi PERT divisualisasikan dengan suatu grafik atau bagan yang melambangkan
ilustrasi dari sebuah proyek. Diagram jaringan ini terdiri dari beberapa titik (nodes) yang
merepresentasikan kejadian (event) atau suatu titik tempuh (milestone). Titik-titik tersebut
dihubungkan oleh suatu vektor (garis yang memiliki arah) yang merepresentasikan suatu
pekerjaan (task) dalam sebuah proyek. Arah dari vaktor atau garis menunjukkan suatu urutan
pekerjaan.
Sebuah pekerjaan yang dapat dilakukan bersamaan dengan pekerjaan lain disebut juga
sebagai pekerjaan paralel (parelel task atau concurrent task). Selain itu terdapat juga sebuah
aktivitas yang diwakili oleh garis putus-putus yang disebut dengandummy activities. Dari
sebuah diagram PERT dapat digunakan untuk mengetahui suatu urutan aktivitas kritis atau
aktivitas yang harus dilakukan sebagai prioritas utama (critical path), penjadwalan dengan
aktivitas lain, dan jumlah pekerja yang dibutuhkan.
Sebuah aktivitas adalah pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek.
Titik tempuh (milestone) adalah penanda kejadian pada awal dan akhir satu atau lebih
aktivitas. Untuk mengidentifikasi aktivitas dan titik tempuh dapat menggunakan suatu tabel
agar lebih mudah dalam memahami dan menambahkan informasi lain seperti urutan dan
durasi.
Langkah ini bisa dilakukan bersamaan dengan identifikasi aktivitas. Dalam menentukan
urutan pengerjaan bisa diperlukan analisa yang lebih dalam untuk setiap pekerjaan.
Setelah mendapatkan urutan pengerjaan suatu pekerjaan maka suatu diagram dapat dibuat.
Diagram akan menunjukkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan berurutan (serial)
atau secara bersamaan (paralel). Pada diagram PERT biasanya suatu pekerjaan dilambangkan
dengan simbol lingkaran dan titik tempuh dilambangkan dengan simbol panah.
Dalam menentukan waktu dapat menggunakan satuan unit waktu yang sesuai misal jam, hari,
minggu, bulan dan tahun.
ES Early Start
EF Early Finish
LS Latest Start
LF Latest Finish
Dengan menggunakan empat komponen penanda waktu tersebut bisa didapatkan suatu jalur
kritis sesuai dengan diagram.
Sesuai dengan berjalannya proyek dalam waktu nyata. Waktu perencanaan sesuai dengan
diagram PERT dapat diperbaiki sesuai dengan waktu nyata. Sebuah diagram PERT mungkin
bisa digunakan untuk merefleksikan situasi baru yang belum pernah diketahui sebelumnya.
3. Karakteristik PERT
Dari langkah-langkah penjelasan metode PERT maka bisa dilihat suatu karakteristik dasar
PERT, yaitu sebuah jalur kritis. Dengan diketahuinya jalur kritis ini maka suatu proyek dalam
jangka waktu penyelesaian yang lama dapat diminimalisasi.
Jalur yang tidak memiliki tenggang waktu antara selesainya suatu tahap kegiatan dengan
mulainya suatu tahap kegiatan berikutnya.
Tidak adanya tenggang waktu tersebut yang merupakan sifat kritis dari jalur kritis
4. Manfaat PERT
2. Dapat mengetahui implikasi dan waktu jika terjadi keterlambatan suatu pekerjaan.
3. Dapat mengetahui kemungkinan untuk mencari jalur alternatif lain yang lebih baik
untuk kelancaran proyek.
4. Dapat mengetahui kemungkinan percepatan dari salah satu atau beberapa jalur kegiatan.
Pada prinsipnya yang menyangkut perbedaan PERT dan CPM adalah sebagai berikut :
1. PERT digunakan pada perencanaan dan pengendalian proyek yang belum pernah
dikerjakan, sedangkan CPM digunakan untuk menjadwalkan dan mengendalikan aktivitas
yang sudah pernah dikerjakan sehingga data, waktu dan biaya setiap unsur kegiatan telah
diketahui oleh evaluator.
2. Pada PERT digunakan tiga jenis waktu pengerjaan yaitu yang tercepat, terlama serta
terlayak, sedangkan pada CPM hanya memiliki satu jenis informasi waktu pengerjaan yaitu
waktu yang paling tepat dan layak untuk menyelesaikan suatu proyek.
3. Pada PERT yang ditekankan tepat waktu, sebab dengan penyingkatan waktu maka biaya
proyek turut mengecil, sedangkan pada CPM menekankan tepat biaya.
4. Dalam PERT anak panah menunjukkan tata urutan (hubungan presidentil), sedangkan
pada CPM tanda panah adalah kegiatan.
4. Ada bahaya terselubung dengan terlalu banyaknya penekanan pada jalur kritis, maka
yang nyaris kritis perlu diawasi.