Oleh :
ANJELINA - 041624253035
DIANTY SONIA PURUHITA - 041624253015
MUTIARA RACHMA ARDHIANI - 041624253029
STRUKTUR ORGANISASI
struktur yang ideal mendorong karyawan untuk memberikan informasi horisontal dan
koordinasi di mana dan kapan diperlukan. Struktur organisasi direfleksikan pada diagram
organisasi. Tidak mungkin melihat struktur internal dari organisasi dengan cara mungkin kita
melihat alat-alat pabrik, kantor, website, atau produk. Meskpun kita mungin melihat
kewajiban karyawan, melaksanakan tugas yang berbeda-beda, dan bekerja di lokasi yang
berbeda, hanya itu cara melihat sebenarnya struktur membawahi semua aktivitas tersebut
melalu diagram struktur organisasi. Diagram struktur organisasi menunjukkan secara visual
keseluruhan aktivitas dan proses organisasi. Berikut contoh sturuktur organisasi untuk
organisasi tradisional. Struktur organisasi sangat bermanfaat untuk memahami bagaimana
perusahaan itu bekerja. Struktur organisasni menunjukkan bermacam-macam bagian dri
organisasi, bagaimana mereka berhubungan, dan bagaimana setiap posisi dan departmene
menyesuaikan secara keseluruhan.
Organisasi harus didesaon untuk menyediakan aliran informasi baik vertical maupun
horizontal yang diperlukan untuk mencapau tujuan organisasi secara keseluruhan. Jika
struktur tidak sesuai dengan kebutuhan informasi dari organisasi, orang akan memiliki sedikit
informasi atau akan menghabiskan waktu pemrosesan informasi yang tidak penting untuk
tugas-tugas mereka, sehingga mengurangi efektifitas. Namun ada tekanan yang melekat
antara mekanisme vertical dan horizontal dalam suatu organisasi. Dimana hubungan vertical
dirancang untuk pengendalian, sedangkan hubungan horizontal dirancang untuk koordinasi
dan kolaborasi, dimana biasanya berarti mengurangi pengendalian.
Organisasi bisa memlilih apakah ingin berorientasi pada arah organisasi tradisional
yang dirancang untuk pengendalian, dimana menekankan pada komunikasi vertical atau arah
organisasi yang menekankan pada komunikasi horizontal dan koordinasi. Berikut gambar
perbandingan hubungan organisasi yang didesain untuk efesiensi dengan pembelajaran dan
adaptasi.
Vertical linkage (hubungan vertical) digunakan untuk aktivitas koordinasi antar level
atasan dan bawahan dari organisasi dan di desain untuk pengendalian organisasi.
Hierarchical Refferal, perangkat vertikal pertama adalah hirarki, atau rantai komando,
jika timbul masalah bahwa karyawan tidak tahu bagaimana menyelesaikan, ini akan
disalurkan sampai ke tingkat berikutnya dalam hirarki. ketika masalah ini
diselesaikan, jawabannya itu berlalu kembali ke tingkat yang lebih rendah
Rules and plans, sejauh bahwa masalah dan keputusan yang berulang-ulang, aturan
atau prosedur dapat dibentuk sehingga karyawan tahu bagaimana menanggapi tanpa
berkomunikasi langsung dengan manajer mereka.
Vertical Information system, strategi lainnya untuk meningkatkan kapasitas informasi
vertical, termasuk laporan periodic, penulisan informasi, dan komunikasi berbasis
computer yang didistribusikan kepada manager.
Relational Coordination
Merupakan level paling tinggi dari koordinasi horizontal. Koordinasi relasional merujuk
kepada frekuensi, waktu, pemecahan masalah komunikasi melalui hubungan tujuan bersama,
berbagi pengetahuan, dan saling menghargai. Berikut gambar tingkatan mekanisme untuk
hubungan horizontal dan koordinasi.
Organization Design Alternatives
Functional Structure
Kekuatan:
1. Memungkinkan skala ekonomi dalam departemen fungsional
2. Memungkinkan pengetahuan yang mendalam dan pengembangan keahlian.
3. Memungkinkan organisasi untuk mencapai tujuan fungsional
4. Yang terbaik adalah dengan hanya satu atau beberapa produk
Kelamahan:
1. Respon yang lama terhadap perubahan lingkungan
2. Dapat menyebabkan keputusan menumpuk di level atas, overload hierarki
3. Menyebabkan koondinasi horizontal buruk diantara department
4. Kuranggya inovasi
5. Melibatkan pandangan yang terbatas dari tujuan organisasi.
Divisional Structure
Struktur divisional disebut M-Form (multi-divisional) atau desentralisasi form, divisi yang
terpisah dapat diorganisasi dengan tanggung jawab untuk masing-masing produk, jasa,
kelompok produk, proyek atau program utama, divisi, bisnis, atau pusat laba. Terkadangan
struktur ini disebut juga dengan struktur produk atau struktur strategi unit bisnis.
Kekuatan
1. Sesuai untuk perubahan yang cepat pada lingkungan yang tidak stabil
2. Mengarah kepada kepuasan pelanggan karena tanggung jawab produk dan kontrak
yang sudah jelas
3. Melibatkan koordinasi yang tinggi antar fungsi
4. Memungkinka unit untuk beradapatasi dengan perbedaan produk, daerah, dan
pelanggan
5. Baik digunakan untuk organisasi yang luas dengan beberapa produk
6. Pengambilan keputusan desentralisasi.
Kelemahan
1. Menghilangkan skala ekonomi pada departemen fungsional
2. Timbulnya koordinasi yang lemah antara product line
3. Hilangnya kompetensi dan spesialisasi yang mendalam
4. Membuat intergrasi antra product line sulit.
Struktur Geografi
Strukttur yang paling umum digunakan adalah struktur geografi. Setiap daerah dari Negara
memiliki kebutuhan yang berbeda-beda. Kelemahan dan kekuatan sruktur geogfi sama dngan
sturuktur divisional.
Matrix Structure
Matriks struktur digunakan antara ketika keahlian teknik dan produk inovasi dan perubahan
adalah penting untuk menemi tujuan organisasi.
Kekuatan:
1. mencapai koordinasi yang diperlukan untuk memenuhi tuntutan dari pelanggan
2. Fleksibel berbagi sumber daya ke seluruh produk
3. Sesuai untuk keputusan yang kompleks dan sering pada perubahan lingkungan
yang tidak stabil
4. Memberikan kesempatan untuk pengembangan fungsi dan keahlian
5. Cocok digunakan untuk organisasi yang berukuran menengah
Kelemahan
1. Menyebabkan partisipan memilikiotoritas ganda, dimana bisa membuat frutasi
dan membingungkan
2. Partisipan memerlukan keahlian interpersonal yang baik dan pelatihan yang
ekstensive
3. Memakan waktu, terkait seringnya pertemuanan dan sesi resolusi konflik
4. tidak akan bekerja kecuali peserta memahami dan mengadopsi kolegial daripada
hubungan jenis vertical
5. Membutuhkan usasha yang besar untuk menyeimbangkan kekuatan
STRUKTUR HORIZONTAL
Konsep dari struktur horizontal adalah penyelenggara proses bisnis adalah karyawan
yang ada di sekitar proses inti. Organisasi biasanya bergeser ke arah struktur horisontal
selama prosedur rekayasa ulang (reengineering). Proses rekayasa ulang bisnis pada dasarnya
adalah mendesain ulang organisasi vertikal di sepanjang alur kerja dan proses horisontal.
Sebuah proses mengacu pada kelompok yang terorganisir terkait tugas dan kegiatan yang
bekerja sama untuk mengubah input menjadi output yang menciptakan nilai untuk pelanggan.
Contoh proses ini meliputi pemenuhan pesanan, pengembangan produk baru, dan layanan
pelanggan. Reengineering mengubah cara berpikir manajer tentang bagaimana pekerjaan
dilakukan. Daripada berfokus pada pekerjaan yang sempit dan disusun dengan departemen
fungsional yang berbeda-beda, mereka menekankan proses inti yang dilakukan secara
horisontal pada organisasi dan melibatkan tim dari karyawan yang bekerja bersama-sama
untuk melayani pelanggan.
Kita dapat mengambil sebuah contoh pada perusahaan asuransi ketika terjadi klaim
dari pelanggan. Dulu, pelanggan akan melaporkan kecelakaan ke agen, yang akan
menyampaikan informasi untuk perwakilan layanan pelanggan, yang akan menyampaikan
informasi tersebut ke manajer bagian klaim. Manajer bagian klaim akan mengumpulkan
klaim dari pelanggan lain dalam wilayah yang sama dan menetapkan ke adjuster yang akan
menjadwalkan waktu untuk memeriksa kerusakan kendaraan. Sekarang, adjuster akan
disusun dalam tim yang menangani seluruh proses klaim dari awal sampai akhir. Satu
anggota menangani panggilan mengenai gugatan klaim ke kantor sementara yang lain
ditempatkan di lapangan. Ketika adjuster menerima panggilan, dia melakukan apa saja yang
mungkin dia dapat lakukan melalui telepon. Jika pemeriksaan diperlukan, adjuster akan
menghubungi anggota tim di lapangan dan membuat jadwal untuk bertemu dengan
pelanggan.
Ketika sebuah perusahaan direkayasa ulang menjadi struktur horisontal, semua
karyawan seluruh organisasi yang bekerja pada proses tertentu memiliki akses yang mudah
satu sama lain sehingga mereka dapat berkomunikasi dan mengkoordinasikan pekerjaan
mereka. Struktur horizontal hampir menghilangkan kedua hirarki vertikal dan batas-batas
departemen. Pendekatan struktural ini merupakan respon terhadap perubahan yang telah
terjadi di tempat kerja dan lingkungan bisnis selama beberapa dekade terakhir. Dengan
adanya kemajuan teknologi membuat pelanggan mengharapkan layanan yang lebih cepat dan
lebih baik, karyawan pun ingin kesempatan untuk menggunakan pikiran mereka, belajar
keterampilan baru, dan memiliki tanggung jawab yang lebih besar.
Karakteristik
Organisasi dengan struktur horisontal memiliki karakteristik sebagai berikut:
Struktur dibuat sekitar proses inti lintas-fungsional daripada tugas, fungsi, atau geografi.
Dengan demikian, batas-batas antara departemen dihilangkan. Misalnya Divisi customer
service pada Ford Motor Company yang memiliki kelompok proses inti untuk
pengembangan usaha, pasokan suku cadang dan logistik, layanan kendaraan dan program,
dan dukungan teknis.
Self-directed teams, bukan individu, merupakan dasar dari desain organisasi dan kinerja.
Misalnya tim di sebuah restoran di Chicago yang merotasi pekerjaan anggotanya
sehingga setiap orang terkadang menjadi koki, pencuci piring, pelayan, orang yang
menjawab telepon, mengambil pemesanan, atau bahkan menyapa pelanggan di pintu
depan.
Pemilik proses memiliki tanggung jawab untuk setiap proses inti secara keseluruhan.
Sebagai contoh pada bagian pasokan dan proses logistik di Ford Motor Cmpany.
Sejumlah tim mungkin bekerja pada pekerjaan seperti analisis bagian, pembelian, aliran
material, dan distribusi, tapi pemilik proses bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan
seluruh proses.
Orang-orang dalam tim diberi keterampilan, peralatan, motivasi, dan otoritas untuk
membuat keputusan pusat untuk kinerja tim. Anggota tim dilatih untuk melakukan
pekerjaan orang lain, dan keterampilan gabungan yang cukup untuk menyelesaikan tugas
besar organisasi.
Tim memiliki kebebasan untuk berpikir kreatif dan fleksibel merespon tantangan baru
yang muncul.
Pelanggan mendorong korporasi horisontal. Efektivitas diukur dengan pencapaian akhir
proses dari sebuah tujuan kinerja, kepuasan pelanggan, kepuasan karyawan, dan
kontribusi keuangan.
Budaya adalah salah satu keterbukaan, kepercayaan, dan kolaborasi, difokuskan pada
terus menerus perbaikan. Budaya menghargai pemberdayaan karyawan, tanggung jawab,
dan itikat baik organisasi.
Kekuatan dan Kelemahan
Kelebihan Kelemahan
1 Meningkatkan fleksibilitas dan cepat 1 Sulit menentukan proses inti dan
menanggapi perubahan kebutuhan memakan waktu
pelanggan 2 Membutuhkan perubahan budaya,
2 Mengarahkan perhatian semua orang pekerjaan desain, filosofi manajemen,
terhadap produksi dan pengiriman kepada informasi, dan sistem penghargaan
pelanggan 3 Manajer yang terbiasa dengan sistem
3 Setiap karyawan memiliki pandangan tradisional mungkin menolak ketika
yang lebih luas mengenai tujuan mereka harus menyerahkan kekuasaan
organisasi dan wewenang
4 Meningkatkan fokus pada kerja sama tim 4 Membutuhkan pelatihan yang signifikan
dan kolaborasi untuk karyawan agar bekerja secara
5 Meningkatkan kualitas hidup bagi efektif dalam lingkungan tim horisontal
karyawan dengan menawarkan mereka 5 Dapat membatasi pengembangan
kesempatan untuk berbagi tanggung keterampilan yang mendalam
jawab, membuat keputusan, dan menjadi
akuntabel pada hasil
STRUKTUR HYBRID
Banyak organisasi besar sering menggunakan struktur hybrid yang menggabungkan
karakteristik berbagai pendekatan yang disesuaikan dengan kebutuhan strategis tertentu.
Sebagian besar perusahaan menggabungkan karakteristik fungsional, divisi, geografis,
horisontal, atau struktur jaringan untuk mengambil keuntungan dan kekuatan dari berbagai
struktur serta menghindari beberapa kelemahan. Struktur hybrid cenderung digunakan dalam
lingkungan yang berubah dengan cepat karena mereka menawarkan fleksibilitas organisasi
yang lebih besar.
Salah satu jenis struktur hybrid yang sering digunakan adalah untuk menggabungkan
karakteristik fungsional dan struktur divisi. Ketika sebuah perusahaan tumbuh besar dan
memiliki beberapa produk atau pasar, biasanya diatur ke dalam divisi mandiri pada beberapa
jenis. Fungsi yang penting bagi setiap produk atau pasar akan terdesentralisasi ke unit
mandiri. Namun, beberapa fungsi yang relatif stabil dan memerlukan skala ekonomi dan
spesialisasi mendalam juga terpusat di kantor pusat. Contoh perusahaan yang menggunakan
pendekatan hybrid adalah Ford Motor Company yang melakukan penggabungan karakteristik
struktur fungsional, divisional, dan horisontal. Divisi Customer Service Ford Motor
Company, melakukan operasi global yang terdiri dari 12.000 karyawan yang melayani
hampir 15.000 dealer. Awal pada tahun 1995, para manajer puncak khawatir tentang keluhan
mengenai layanan pelanggan. Mereka memutuskan bahwa model horisontal menawarkan
kesempatan terbaik untuk melakukan pendekatan terpadu untuk layanan pelanggan secara
lebih cepat dan lebih efisien. Bagan di bawa ini menggambarkan porsi struktur hybrid pada
divisi Customer Service. Struktur horizontal terdiri dari tim yang multiskilled, fokus pada
proses inti seperti pasokan suku cadang dan logistik yang memperoleh bagian dan membuat
dealer melayani dengan cepat dan efisien, servis kendaraan dan program yang
mengumpulkan dan menyebarkan informasi mengenai masalah perbaikan, dan dukungan
teknis yang memastikan bahwa setiap departemen layanan menerima informasi teknis. Setiap
kelompok memiliki pemilik (pimpinan) proses dan bertanggung jawab untuk melihat bahwa
tim memenuhi tujuan keseluruhan. Divisi Customer Service Ford mempertahankan struktur
fungsional seperti departemen keuangan, strategi dan komunikasi, dan sumber daya manusia.
Masing-masing departemen menyediakan layanan untuk seluruh divisi. Untuk mendukung
kegiatan organisasi, Ford juga menggunakan jasa outsourcing pada beberapa kegiatan.
Daft (2013)
Struktur hybrid lebih disukai daripada fungsional, divisional, horisontal, atau struktur
jaringan virtual murni karena dapat memberikan beberapa kelebihan masing-masing dan
mengatasi beberapa kelemahan.
Daft (2013)
Proses pengaturan arah biasanya dimulai dengan penilaian peluang dan ancaman
dalam lingkungan eksternal, termasuk jumlah perubahan, ketidakpastian, dan ketersediaan
sumber daya. Manajer puncak juga menilai kekuatan dan kelemahan internal untuk
menentukan perusahaan kompetensi khas dibandingkan dengan perusahaan lain dalam
industri.
Langkah berikutnya adalah untuk mendefinisikan tujuan strategis organisasi. Hal ini
termasuk mendefinisikan keseluruhan misi dan tujuan resmi organisasi berdasarkan hal-hal
yang tepat untuk peluang eksternal dan kekuatan internal. Pemimpin kemudian merumuskan
tujuan operasional dan strategi tertentu yang menentukan bagaimana langkah organisasi
mencapai misi secara keseluruhan.
Desain organisasi adalah proses administrasi dan pelaksanaan rencana strategis. Arah
organisasi dilaksanakan melalui keputusan tentang bentuk struktural, termasuk apakah
organisasi akan dirancang untuk belajar atau efisiensi orientasi, serta pilihan tentang
informasi dan sistem kontrol, jenis teknologi produksi, kebijakan sumber daya manusia,
budaya, dan hubungan dengan organisasi lain. Perubahan struktur, teknologi, manusia
kebijakan sumber daya, budaya, dan hubungan antar organisasi.
Langkah terakhir, manajer mengevaluasi efektivitas upaya organisasi dan sejauh mana
organisasi menyadari tujuannya. Tujuan dan strategi dapat selalu berubah. Manajer puncak
dan manajer menengah harus memilih tujuan untuk unit masing-masing, dan kemampuan
untuk membuat pilihan yang baik sangat menentukan keberhasilan perusahaan. Desain
organisasi digunakan untuk mengimplementasikan tujuan dan strategi dan juga menentukan
keberhasilan organisasi.
Organizational Purpose
Semua organisasi, baik itu perusahaan, organisasi pemerintahan, organisasi yang bergerak di
bidang pendidikan, tempat ibadah, bahkan sampai unit usaha yang kecil pasti memiliki
tujuan. Tujuan ini dapat disebut sebagai keseluruhan tujuan, atau misi. Bagian yang berbeda
dari organisasi menetapkan tujuan mereka sendiri dan tujuan untuk membantu memenuhi
keseluruhan tujuan, misi, atau tujuan organisasi.
Strategic Intent
Keinginan strategis berarti bahwa semua energi dan sumber organisasi diarahkan secara
terfokus, bersatu, dan mencapai keseluruhan tujuan. Tiga aspek yang berhubungan
dengan tujuan strategis antara lain :
1. Mision
Misi menjelaskan organisasi bersama nilai-nilai, keyakinan, dan alasan. Misi ini
terkadang disebut tujuan resmi, yang mengacu pada definisi yang menyatakan ruang
lingkup bisnis dan hasil organisasi yang ingin dicapai secara resmi. Laporan
mengenai tujuan resmi biasanya mendefinisikan bisnis operasi dan dapat fokus pada
nilai-nilai, pasar, dan pelanggan yang membedakan organisasi.
Salah satu tujuan utama dari pernyataan misi adalah sebagai sarana komunikasi.
Pernyataan misi berkomunikasi kepada karyawan saat ini dan calon, pelanggan,
investor, pemasok, dan pesaing apa organisasi singkatan dan apa yang ingin dicapai.
Sebuah pernyataan misi berkomunikasi legitimasi untuk pemangku kepentingan
internal dan eksternal, yang mungkin bergabung dan menjadi berkomitmen untuk
organisasi karena mereka mengidentifikasi dengan tujuan dan visi yang ditetapkan.
Kebanyakan pemimpin atas inginkan karyawan, pelanggan, pesaing, pemasok,
investor, dan masyarakat setempat untuk melihat mereka dalam sisi yang
menguntungkan, dan konsep legitimasi memainkan peran secara kritis.
2. Competitive Advantage
Tujuan keseluruhan dari keinginan strategis adalah untuk membantu organisasi
mencapai keunggulan kompetitif yang berkelanjutan. Keunggulan kompetitif
mengacu pada apa yang membuat organisasi berbeda dari orang lain dan
memberikan suatu hal yang spesifik untuk memenuhi kebutuhan pelanggan atau
klien di pasar. Strategi tentu berubah dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan
kondisi lingkungan, dan manajer yang baik akan memperhatikan tren yang mungkin
membutuhkan perubahan dalam cara perusahaan beroperasi. Manajer menganalisis
pesaing dan lingkungan internal dan eksternal untuk menemukan potensi keunggulan
kompetitif dan mempelajari kemampuan baru apa yang organisasi perlu dapatkan
dari perusahaan lain di industri yang sama.
3. Core Competence
Kompetensi inti sebuah perusahaan adalah kemampuan organisasi melakukan suatu
hal yang lebih baik dibandingkan dengan pesaingnya. Sebuah kompetensi inti
mungkin didapat memalui penelitian dan pengembangan yang dilakukan perusahaan,
pakar teknologi, efisiensi proses, atau layanan pelanggan biasa.
Operating Goals
Misi dan keseluruhan tujuan dari suatu perusahaan menyediakan dasar untuk
mengembangkan operating goals yang lebih spesifik. Operating goals itu sendiri
menandakan akhir dari prosedur operasional yang sesungguhnya dan menjelaskan
apa yang sebenarnya ingin dilakukan oleh organisasi.
Berbagai tujuan operasional yang menggambarkan hal yang ingin dicapai oleh
perusahaan antara lain :
a. performance goals
Tujuan kinerja yang umum digunakan banyak perusahaan adalah profitabilitas
dan pertumbuhan (growth). Namun bagi organisasi non-profit yang tidak
memiliki target profitabilitas, performance goals-nya adalah pencapaian
servis/pelayanan yang harus mereka lakukan dalam rentang biaya tertentu.
b. resource goals
Tujuan untuk mendapatkan material yang dibutuhkan dari lingkungan untuk
organisasi.
c. market goals
Terkait dengan target market atau market share yang diharapkan organisasi.
Daft, R. L. (2013). Understanding the Theory & Design of Organizations (11th ed.): South-
Western CENGAGE Learning.