Manual Registrasi

Pengembangan dan Implementasi Aplikasi eProcurement
di PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero)
User Manual (Penyedia Barang/Jasa)

Versi 1.0
2013
Panduan Aplikasi e-Procurement
i
KATA PENGANTAR
Buku Panduan Penggunaan Aplikasi eProcurement ini dibuat sebagai pedoman dalam
mengoperasikan aplikasi eProcurement.
eProcurement dikembangkan berdasarkan prosedur dan proses bisnis yang disesuaikan dalam
lingkup PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero). Implementasi eProcurement dibuat dengan tujuan agar
proses pengadaan dapat lebih cepat, efisien, transparan, dan terintegasi sehingga dapat memberikan
nilai tambah serta meningkatkan daya saing perusahaan.
Ruang lingkup implementasi eProcurement saat ini mencakup proses pelaksanaan pengadaan
dimana akan terus dikembangkan seiring dengan terjadinya perubahan kebijakan perusahaan.
Demikian panduan ini disusun dengan harapan dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya sesuai dengan
kebutuhan.
Jakarta, Desember 2013
Bagian e-Procurement
i
Daftar Isi
KATA PENGANTAR ........................................................................................................................... i

Daftar Gambar ....................................................................................................................................iii
Daftar Tabel ........................................................................................................................................ v
I. Pendahuluan ............................................................................................................................... 1
II. Halaman Depan.......................................................................................................................... 2
1. Login ............................................................................................................................................ 3
III. Registrasi Penyedia Barang/Jasa ........................................................................................ 4
IV. Proses Pengadaan Rekanan .............................................................................................. 11
1. PraPengadaan ...................................................................................................................... 11
a. Pengumuman Kualifikasi ................................................................................................. 11
b. Undangan Kualifikasi ....................................................................................................... 13
c. Data Kualifikasi ................................................................................................................. 15
d. Hasil Kualifikasi................................................................................................................. 16
2. Proses Pengadaan............................................................................................................... 18
a. Pengumuman Pengadaan .............................................................................................. 18
b. Undangan Pengadaan ..................................................................................................... 20
c. Dokumen Pengadaan (RKS) .......................................................................................... 22
d. Data Penawaran ............................................................................................................... 23
e. Penawaran Harga ............................................................................................................ 24
f. Hasil Penetapan ............................................................................................................... 26
g. Hasil Pengadaan .............................................................................................................. 27
V. Sistem ........................................................................................................................................ 30
1. Ubah Data User .................................................................................................................... 30
2. Ubah Data Perusahaan ....................................................................................................... 30
3. Ubah Data Pengalaman ...................................................................................................... 32
4. Ubah Data Bank ................................................................................................................... 33
VI. Penutup ................................................................................................................................. 34
ii
Daftar Gambar
Gambar 1 : Halaman Depan ............................................................................................................................... 2

Gambar 2 : Login & Password ............................................................................................................................ 3
Gambar 3 : Registrasi Penyedia Barang/Jasa ..................................................................................................... 4
Gambar 4 : Form Data Perusahaan .................................................................................................................... 5
Gambar 5 : Tampilan Pop-up Pilih Daftar Organisasi ......................................................................................... 7
Gambar 6 : Form Data Pokok Perusahaan ......................................................................................................... 7
Gambar 7 : Tambah Bidang Subbidang ........................................................................................................... 8
Gambar 8 : Form Tambah Master Bank ............................................................................................................. 8
Gambar 9 : Form Data Pengalaman ................................................................................................................... 9
Gambar 10 : Form Konfirmasi Data Tersimpan ................................................................................................ 10
Gambar 11 : Tampilan Menu Pengumuman Kualifikasi ................................................................................... 11
Gambar 12 : Detail Pengumuman Kualifikasi ................................................................................................... 12
Gambar 13 : Tambah Data Pengalaman........................................................................................................... 12
Gambar 14 : Konfirmasi Terdaftar di Kualifikasi .............................................................................................. 13
Gambar 15 : Tampilan Menu Undangan Kualifikasi ......................................................................................... 13
Gambar 16 : Detail Undangan Prakualifikasi ................................................................................................... 14
Gambar 17 : Konfirmasi Undangan Kualifikasi ................................................................................................. 14
Gambar 18 : Tampilan Menu Data Kualifikasi .................................................................................................. 15
Gambar 19 : Detail Data Kualifikasi ................................................................................................................. 16
Gambar 20 : Tampilan Menu Hasil Kualifikasi ................................................................................................. 17
Gambar 21 : Detail Hasil Kualifikasi ................................................................................................................. 17
Gambar 22 : Tampilan Menu Pengumuman Pengadaan .................................................................................. 18
Gambar 23 : Detail Pengumuman Pengadaan ................................................................................................. 19
Gambar 24 : Tambah Data Pengalaman........................................................................................................... 19
Gambar 25 : Konfirmasi Daftar Pengadaan ...................................................................................................... 20
Gambar 26 : Tampilan Menu Undangan Pengadaan ....................................................................................... 20
Gambar 27 : Detail Undangan Pengadaan ....................................................................................................... 21
Gambar 28 : Konfirmasi Daftar Undangan Pengadaan .................................................................................... 21
Gambar 29 : Tampilan Menu Jadwal Pengadaan ............................................................................................. 22
Gambar 30 : Detail Jadwal Pengadaan............................................................................................................. 23
Gambar 31 : Tampilan Menu Data Penawaran ................................................................................................ 23
Gambar 32 : Detail Data Penawaran................................................................................................................ 24
Gambar 33 : Tampilan Menu Penawaran Harga .............................................................................................. 25
Gambar 34 : Form Pemasukan Penawaran Harga ............................................................................................ 26
Gambar 35 : Tampilan Menu Penetapan Pemenang ....................................................................................... 26
Gambar 36 : Detail Penetepan Pemenang ....................................................................................................... 27
Gambar 37 : Tampilan Menu Hasil Pengadaan ................................................................................................ 28
Gambar 38 : Detail Hasil Pengadaan ................................................................................................................ 28
Gambar 39 : Log Penawaran ............................................................................................................................ 29
Gambar 40 : Usulan Calon Pemenang .............................................................................................................. 29
Gambar 41 : Data Pemenang ........................................................................................................................... 29
Gambar 42 : Ubah Data User ........................................................................................................................... 30
Gambar 43 : Ubah Data Perusahaan ................................................................................................................ 31
Gambar 44 : Ubah Data Pengalaman ............................................................................................................... 32
Gambar 45 : Form Tambah Data Pengalaman ................................................................................................. 33
Gambar 46 : Data Bank .................................................................................................................................... 34
iii
Gambar 47 : Form Tambah Data Bank ............................................................................................................. 34
iv
Daftar Tabel
Tabel 1 : Data Input Login .................................................................................................................................. 3

Tabel 2 : Data Input Form Data Perusahaan ...................................................................................................... 6
Tabel 3 : Data Input Pop-up Pilih Daftar Organisasi ........................................................................................... 7
Tabel 4 : Data Input Form Data Pokok Perusahaan ........................................................................................... 7
Tabel 5 : Data Input Tambah Bidang - Subbidang .............................................................................................. 8
Tabel 6 : Data Input Form Tambah Master Bank ............................................................................................... 8
Tabel 7 : Data Input Form Data Pengalaman ..................................................................................................... 9
Tabel 8 : Data Input Menu Pengumuman Kualifikasi ....................................................................................... 11
Tabel 9 : Data Input Detail Pengumuman Kualifikasi ....................................................................................... 12
Tabel 10 : Data Input Tampilan Menu Undangan Kualifikasi ........................................................................... 13
Tabel 11 : Data Input Detail Undangan Prakualifikasi ...................................................................................... 14
Tabel 12 : Data Input Tampilan Menu Data Kualifikasi .................................................................................... 15
Tabel 13 : Data Input Detail Data Kualifikasi.................................................................................................... 16
Tabel 14 : Data Input Menu Hasil Kualifikasi ................................................................................................... 17
Tabel 15 : Data Input Detail Hasil Kualifikasi ................................................................................................... 17
Tabel 16 : Data Input Menu Pengumuman Pengadaan .................................................................................... 18
Tabel 17 : Data Input Detail Pengumuman Pengadaan.................................................................................... 19
Tabel 18 : Data Input Menu Undangan Pengadaan ......................................................................................... 20
Tabel 19 : Data Input Detail Undangan Pengadaan ......................................................................................... 21
Tabel 20 : Data Input Menu Jadwal Pengadaan ............................................................................................... 22
Tabel 21 : Data Input Detail Jadwal Pengadaan ............................................................................................... 23
Tabel 22 : Data Input Menu Data Penawaran .................................................................................................. 23
Tabel 23 : Data Input Detail Data Penawaran .................................................................................................. 24
Tabel 24 : Data Input Menu Penawaran Harga ................................................................................................ 25
Tabel 25 : Data Input Form Pemasukan Penawaran Harga .............................................................................. 26
Tabel 26 : Data Input Menu Penetapan Pemenang ......................................................................................... 27
Tabel 27 : Data Input Menu Hasil Pengadaan .................................................................................................. 28
Tabel 28 : Data Input Ubah Data User.............................................................................................................. 30
Tabel 29 : Data Input Ubah Data Perusahaan .................................................................................................. 31
Tabel 30 : Data Input Data Pengalaman........................................................................................................... 33
Tabel 31 : Data Input Form Tambah Data Bank ............................................................................................... 34
v
I. Pendahuluan
Secara garis besar panduan penggunaan aplikasi eProcurement dikelompokkan dalam lima
modul yang terdapat pada aplikasi eProcurement, yaitu:
1. Halaman Depan
2. Modul Pengadaan
3. Modul Pengadaan (Penyedia Barang/Jasa)
4. Modul Kontrak
5. Modul Penilaian Penyedia Barang/Jasa
Pengguna dalam aplikasi eProcurement ini dikelompokkan ke dalam tiga pengguna, yaitu:
1. Panitia Pengadaan
2. Penyedia Barang/Jasa
3. Administrator (SysAdmin)
Tiap-tiap pengguna dapat mengakses menu pada aplikasi eProcurement (kecuali halaman depan)
sesuai dengan wewenang yang dimilikinya setelah login ke dalam aplikasi dengan melakukan
verifikasi id login dan password. Untuk Kantor Pusat dan Unit Kerja, id login dan password dapat
dibuat melalui Modul Sistem pada aplikasi eProcurement oleh pengguna yang memiliki wewenang
sebagai administrator (admin). Sedangkan untuk penyedia barang/jasa, id login dan password
didapat setelah penyedia barang/jasa melakukan pendaftaran sebagai penyedia barang/jasa pada
menu registrasi penyedia barang/jasa.
1
Gambar 1 : Halaman Depan
II. Halaman Depan
Halaman depan merupakan tampilan awal pada saat pengguna mengakses aplikasi
eProcurement. Menu yang terdapat pada halaman depan merupakan menu yang dapat diakses
tanpa mengharuskan pengguna melakukan login terlebih dahulu. Halaman depan aplikasi
eProcurement digambarkan pada Gambar 1.
Halaman depan menampilkan beberapa informasi mengenai eProcurement, terdiri dari :
Registrasi Penyedia Barang/Jasa

digunakan untuk registrasi bagi penyedia barang/jasa yang belum menjadi Penyedia Barang/Jasa
di e-Procurement PT Pelabuhan Indonesia II (Persero).
Term & Conditions
berisi tentang persyaratan dan penggunaan situs e-Procurement PT Pelabuhan Indonesia II
(Persero).
2
Form Login
Merupakan fasilitas yang ditujukan kepada setiap pengguna untuk masuk ke aplikasi
eProcurement.
Kontak Kami
merupakan fasilitas yang digunakan untuk mengajukan pertanyaan secara online kepada admin
jika mengalami kesulitan untuk mengoperasikan sistem.
Form Pencarian Pengumuman Pengadaan/Pelelangan
Merupakan fasilitas aplikasi yang dapat digunakan untuk mencari data sesuai dengan kriteria
yang dimaksud oleh pengguna. Pengguna bisa melakukan pencarian berdasarkan keyword yang
diketikkan pada kriteria, memilih tanggal, berdasarkan jenis pencarian, dan wilayah. Data akan
ditampilkan pada halaman depan sesuai dengan jenis pencarian yang dipilih.
Pengumuman Pengadaan Barang & Jasa
Menampilkan informasi pelelangan yang ada di lingkungan Pelabuhan Indonesia II (Persero).
Bisa di-filter berdasarkan nama wilayah sesuai dengan tab yang dipilih.
Pengumuman Hasil Lelang
Menampilkan informasi hasil pelelangan yang sudah selesai proses pengadaannya.
Berita e-Procurement
Menampilkan informasi yang berkaitan dengan pengadaan barang & jasa.
1. Login
Lakukan login pada sistem (Gambar 2) kemudian tekan tombol Login maka sistem akan
melakukan verifikasi pengguna, jika diterima sistem akan memberikan tampilan sesuai dengan hak
akses pengguna.
Gambar 2 : Login & Password
Tabel 1 : Data Input Login
Nama Isian Keterangan

Username Username pengguna
Password Password pengguna
Tombol Masuk Untuk masuk ke dalam aplikasi eProcurement
3
Tombol Lupa Password Untuk mengakses form lupa password
III. Registrasi Penyedia Barang/Jasa

Calon mitra kerja yang ingin mendapatkan id login dan password dan mengikuti pengadaan
yang diadakan oleh PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) harus mendaftarkan diri terlebih dahulu
dengan klik tombol seperti gambar dibawah ini.
Gambar 3 : Registrasi Penyedia Barang/Jasa
Dengan menu ini, aplikasi akan menampilkan formulir data perusahaan seperti yang terdapat
pada Gambar 4.
4
Gambar 4 : Form Data Perusahaan
5
Tabel 2 : Data Input Form Data Perusahaan

Nama Pengguna Isi nama dari yang bersangkutan
Nama Login Isi Id Login yang diinginkan untuk digunakan mengakses
aplikasi eProcurement
Tombol Cek Login Mencek login ke database
Password Isi kata kunci yang digunakan sebagai verifikasi pengguna
pada saat ingin mengakses aplikasi eProcuremennt
Retype Password Isi Konfirmasi kata kunci
Kualifikasi Pilih Kualifikasi perusahaan
Asosiasi (optional) Pilih Asosiasi yang dimiliki perusahaan (dapat
dikosongkan)
Mendaftar di Unit Pilih Unit tempat pendaftaran penyedia barang/jasa
Nama Perusahaan Isi nama perusahaan
Alamat Isi alamat perusahaan
Propinsi Pilih propinsi perusahaan
Kode Pos Isi Kode pos perusahaan
Telepon Isi Telepon perusahaan
Fax Isi Fax perusahaan
Penanggung Jawab Isi Penanggung jawab perusahaan
Email Isi Email perusahaan
Nama Pimpinan Isi Nama pimpinan perusahaan
NPWP Isi NPWP perusahaan
Tombol Cek NPWP Mencek NPWP ke database
SP PKP Isi Nomor SP PKP
SIUJK Isi Nomor Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi
Tanggak Terbit SIUJK Pilih Tanggal terbit Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi
SIUP Isi Nomor Surat Ijin Usaha Perorangan
Tanggal Terbit SIUP Pilih Tanggal terbit Surat Ijin Usaha Perorangan
Surat Ijin Usaha Lainnya Isi nomor Surat Ijin Usaha Lainnya
Tanggal Terbit Surat Ijin Usaha Pilih Tanggal Terbit Surat Ijin Usaha Lainnya
Lainnya
Akta Pendirian/perubahan terakhir Isi nomor Akta Pendirian/perubahan terakhir perusahaan
perusahaan
Tanggal Akta Pilih Tanggal Akta
Sertifikat Badan Usaha Isi nomor Sertifikat Badan Usaha
Tanggal Berakhir SBU Pilih Tanggal Berakhir SBU
Copy Laporan Keuangan tahun Isi nomor Copy Laporan Keuangan tahun terakhir (audited)
terakhir (audited)
Homepage Alamat situs perusahaan
Tombol Choose File Mengunggah file dokumen pendukung
Tombol Batal Membatalkan registrasi
Tombol Lanjut Untuk melanjutkan ke proses selanjutnya
6
Gambar 5 : Tampilan Pop-up Pilih Daftar Organisasi
Tabel 3 : Data Input Pop-up Pilih Daftar Organisasi

Isian keyword Isi dengan nama organisasi
Combo 1 Pilih sesuai katagori pencarian
Tombol Cari Untuk mencari organisasi, sesuai dengan keyword
Tombol Pilih Untuk memilih organisasi
Setelah pengguna menekan tombol lanjut, maka aplikasi akan menampilkan formulir data pokok
perusahaan seperti pada Gambar 6.
Gambar 6 : Form Data Pokok Perusahaan
Tabel 4 : Data Input Form Data Pokok Perusahaan

Tombol Tambah Untuk menambah data bidang-subbidang perusahaan
Tombol Aksi (Delete) Untuk menghapus bidang-subbidang usaha
Tombol Lanjut Untuk melanjutkan ke proses berikutnya
7
Pengguna dapat menekan tombol tambah untuk menambah data bidang-subbidang perusahaan.
Setelah pengguna menekan tombol tambah, aplikasi akan menampilkan formulir tambah bidang-
subbidang seperti pada Gambar 7.
Gambar 7 : Tambah Bidang Subbidang
Tabel 5 : Data Input Tambah Bidang - Subbidang

Dropdown bidang usaha Untuk menampilkan daftar subbidang usaha yang sesuai
dengan bidang usaha yang dikehendaki
Checkbox subbidang usaha Untuk memilih subbidang usaha yang dikehendaki
Tombol Pilih Untuk menambahkan bidang-subbidang usaha yang telah
dipilih ke dalam data pokok perusahaan
Setelah pengguna menekan tombol pilih, maka aplikasi akan menampilkan daftar bidang-subbidang
yang telah dipilih sebelumnya. Untuk melanjutkan ke proses berikutnya, pengguna dapat menekan
tombol lanjut dan aplikasi akan menampilkan formulir tambah master bank seperti pada Gambar 8 .
Gambar 8 : Form Tambah Master Bank
Tabel 6 : Data Input Form Tambah Master Bank

Nama Bank Pilih Nama bank yang digunakan
Cabang Bank Cabang bank tempat akun bank terdaftar
Alamat Alamat bank terdaftar
Kota Kota tempat akun bank terdaftar
Nomor Account Nomor akun bank perusahaan
8
Nama Pemegang Account Nama pemegang akun bank perusahaan

Tombol Lanjut Untuk melanjutkan ke proses berikutnya
Tombol Skip Untuk melanjutkan ke proses selanjutnya dengan tidak
menyimpan data master bank.
Setelah pengguna menekan tombol lanjut, aplikasi akan menampilkan formulir data pengalaman
seperti pada Gambar 9.
Gambar 9 : Form Data Pengalaman
Tabel 7 : Data Input Form Data Pengalaman

Nama Paket Pekerjaan Nama Paket Pekerjaan dari pengalaman terakhir
Tambah Pop-up untuk menambah data bidang-subbidang
(Bidang-subbidang) pengalaman perusahaan
Lokasi Lokasi pekerjaan
Nama Nama pemberi tugas pada pekerjaan ini
Alamat Alamat pemberi tugas pada pekerjaan ini
Telepon Telepon pemberi tugas pada pekerjaan ini
Nomor Nomor kontrak pekerjaan
Tanggal Tanggal mulai kontrak pekerjaan
Nilai Nilai pekerjaan
Kontrak Tanggal berakhir kontrak pekerjaan
BA Serah Terima Tanggal berita acara serah terima pekerjaan
Keterangan Pekerjaan Keterangan pekerjaan
Tombol Lanjut Untuk melanjutkan ke proses selanjutnya dengan
9
menyimpan data pengalaman

Tombol Skip Untuk melanjutkan ke proses selanjutnya tanpa
menyimpan data pengalaman
Setelah pengguna menekan tombil lanjut atau skip, aplikasi akan menampilkan konfirmasi penyimpan
data registrasi seperti pada Gambar 10.
Gambar 10 : Form Konfirmasi Data Tersimpan
10
Pengguna dapat mencetak data registrasi dengan menekan tombol Cetak pada halaman konfirmasi
penyimpanan ini sedangkan untuk kembali kehalaman home tekan tombol Kembali.
IV. Proses Pengadaan Rekanan
1. PraPengadaan
a. Pengumuman Kualifikasi
Pada menu pengumuman kualifikasi, pengguna dapat mendaftar untuk mengikuti tahap
kualifikasi pengadaan yang bersifat umum. Pada halaman indeks, akan ditampilkan daftar pengadaan
yang sesuai dengan jadwal pendaftaran penyedia barang/jasa seperti pada Gambar 11.
Gambar 11 : Tampilan Menu Pengumuman Kualifikasi
Tabel 8 : Data Input Menu Pengumuman Kualifikasi

Isian Unit Diisi Unit
Isian Nama Pengadaan Diisi Nama Pengadaan
Listbox Kualifikasi Untuk Memilih Kualifikasi
Tombol Cari Untuk Mencari Pengumuman Prakualifikasi
Tombol Detil Untuk Melihat Pengumuman Prakualifikasi
Pencarian
Pada form pencarian organisasi, pilihlah organisasi. Setelah selesai tekan tombol CARI. Hasil
pencarian akan ditampilkan pada Daftar Pengadaan.
Melihat Data
Pengguna dapat melihat daftar kualifikasi dengan menekan tombol detil pada salah satu
pengumuman kualifikasi. Kemudian aplikasi akan menampilkan pengumuman kualifikasi seperti pada
Gambar 12.
11
Gambar 12 : Detail Pengumuman Kualifikasi
Tabel 9 : Data Input Detail Pengumuman Kualifikasi

Tombol Daftar Pengadaan Untuk mendaftar kualifikasi pengadaan.
Gambar 13 : Tambah Data Pengalaman
12
Setelah pengguna menekan tombol daftar pengadaan, maka aplikasi akan mencatat
pengguna sebagai calon penyedia barang/jasa yang akan mengikuti kualifikasi pengadaan. Setelah
pengguna menyetujui pendaftaran kualifikasi akan ditampilkan Gambar 14.
Gambar 14 : Konfirmasi Terdaftar di Kualifikasi
b. Undangan Kualifikasi
Pada menu undangan kualifikasi, pengguna dapat melihat undangan kualifikasi pengadaan
dan mendaftar pengadaan tersebut. Pada halaman indeks, akan ditampilkan daftar undangan
pengadaan yang sedang berlangsung seperti pada Gambar 15. Klik tombol aksi untuk melihat detil
undangan kualifikasi sepert Gambar 16.
Gambar 15 : Tampilan Menu Undangan Kualifikasi
Tabel 10 : Data Input Tampilan Menu Undangan Kualifikasi

Isian Unit Diisi Unit
Isian Nama Pengadaan Diisi Nama Pengadaan
Listbox Kualifikasi Untuk Memilih Kualifikasi
Tombol Cari Untuk Mencari Undangan Prakualifikasi
Tombol Detil Untuk Melihat Undangan Prakualifikasi
Setelah muncul tampilan detil, klik tombol Daftar Pelelangan untuk mengikuti pengadaan.
13
Gambar 16 : Detail Undangan Prakualifikasi
Tabel 11 : Data Input Detail Undangan Prakualifikasi

Tombol Cetak Undangan Untuk mencetak undangan kualifikasi pengadaan
Tombol Daftar Pengadaan Untuk mendaftar kualifikasi pengadaan.
Setelah rekanan terdaftar akan tampil konfirmasi seperti Gambar 17 di bawah ini. Klik Cetak untuk
mencetak hasil pendaftaran.
Gambar 17 : Konfirmasi Undangan Kualifikasi
14
c. Data Kualifikasi
Pada menu data kualifikasi, pengguna dapat memasukkan data kualifikasi perusahaan yang
dibutuhkan dalam tahap seleksi kualifikasi. Pada halaman indeks, akan ditampilkan daftar pengadaan
yang diikuti oleh pengguna seperti pada Gambar 18.
Gambar 18 : Tampilan Menu Data Kualifikasi
Tabel 12 : Data Input Tampilan Menu Data Kualifikasi

Nomor Pengadaan Isi Nomor Pengadaan
Tahun Isi Tahun Pengadaan
Periode Isi Periode Pengadaan
Tombol Cari Mencari Pengadaan
Tombol Aksi Detil Melihat Detil
Pencarian
Pada form pencarian pengadaan, ketik-lah nomor pengadaan, tahun pengadaan dan periode
pengadaan yang akan di cari. Setelah selesai tekan tombol CARI. Hasil pencarian akan ditampilkan
pada Daftar Pengadaan.
Input Data
Pengguna dapat memasukkan data kualifikasi dengan menekan tombol detil pada salah satu
pengadaan. Kemudian aplikasi akan menampilkan formulir data kualifikasi seperti pada Gambar 19.
15
Gambar 19 : Detail Data Kualifikasi
Tabel 13 : Data Input Detail Data Kualifikasi

Nomor Audit Isi dengan Nomor Audit
Tanggal Audit Masukkan Tanggal Audit
Nama Auditor Isi dengan Nama Auditor
Aktiva Lancar Isi dengan Aktiva Lancar
Utang Jangka Pendek Isi dengan Utang Jangka Pendek
Aktiva Tetap Isi dengan Aktiva Tetap
Kekayaan Bersih Isi dengan Kekayaan Bersih
Tombol Kembali Untuk Kembali Ke Tampilan Sebelumnya
Tombol Simpan Untuk Menyimpan Hasil Input
Tombol simpan hanya akan aktif apabila tanggal pemasukkan data kualifikasi sesuai dengan jadwal
pemasukkan dokumen kualifikasi yang telah ditetapkan panitia.
d. Hasil Kualifikasi
Pada menu hasil kualifikasi, pengguna dapat melihat hasil kualifikasi penyedia barang/jasa
yang mengikuti kualifikasi pengadaan. Menu ini hanya dapat diakses apabila telah memasuki jadwal
pengumuman hasil kualifikasi. Pada halaman indeks, akan ditampilkan daftar pengadaan yang diikuti
oleh pengguna seperti pada Gambar 20.
16
Gambar 20 : Tampilan Menu Hasil Kualifikasi
Tabel 14 : Data Input Menu Hasil Kualifikasi

Pencarian
Melihat Data
Pengguna dapat melihat hasil kualifikasi pengadaan dengan menekan tombol detil pada salah satu
pengadaan. Kemudian aplikasi akan menampilkan daftar penyedia barang/jasa yang mengikuti tahap
kualifikasi beserta hasilnya seperti pada Gambar 21.
Gambar 21 : Detail Hasil Kualifikasi
Tabel 15 : Data Input Detail Hasil Kualifikasi

Tombol Kembali Untuk Kembali Ke Tampilan Index
17
Tombol Cetak Undangan Untuk mencetak hasil kualifikasi
2. Proses Pengadaan
a. Pengumuman Pengadaan
Pada menu pengumuman pengadaan, pengguna dapat melihat pengumuman pengadaan
pengadaan barang/jasa yang mengikuti proses pengadaan. Menu ini hanya dapat diakses apabila
telah mendapatkan undangan pengadaan. Pada halaman indeks, akan ditampilkan daftar
pengumuman pengadaan dan pencarian pengumuman pengadaan berdasarkan organisasi seperti
pada Gambar 22.
Gambar 22 : Tampilan Menu Pengumuman Pengadaan
Tabel 16 : Data Input Menu Pengumuman Pengadaan

Listbox Organisasi Untuk Memilih organisasi
Tombol Cari Untuk Mencari Pengumuman Pengadaan
Tombol Detil Untuk Melihat Undangan Pengadaan
Pencarian
Pada form pencarian organisasi, pilihlah organisasi. Setelah selesai tekan tombol CARI. Hasil
pencarian akan ditampilkan pada Pengumuman Pengadaan.
Melihat Data
Pengguna dapat melihat undangan pengadaan dengan menekan tombol detil pada salah satu
pengumuman pengadaan. Kemudian aplikasi akan menampilkan jadwal pengadaan seperti pada
Gambar 23.
18
Gambar 23 : Detail Pengumuman Pengadaan
Tabel 17 : Data Input Detail Pengumuman Pengadaan

Tombol Ambil Formulir Prakualifikasi Untuk Mengambil Formulir Prakualifikasi
Tombol Daftar Pelelangan Untuk Melihat Daftar Pelelangan
Gambar 24 : Tambah Data Pengalaman
Klik tombol Daftar Pelelangan jika ingin mengikuti pengadaan. Setelah berhasil, akan ditampilkan
konfirmasi pendaftaran pengadaan seperti Gambar 25.
19
Gambar 25 : Konfirmasi Daftar Pengadaan
b. Undangan Pengadaan
Pada menu undangan pengadaan, pengguna dapat melihat undangan pengadaan dan
mendaftar pengadaan tersebut. Pada halaman indeks, akan ditampilkan daftar undangan pengadaan
yang sedang berlangsung seperti pada Gambar 26 .
Gambar 26 : Tampilan Menu Undangan Pengadaan
Tabel 18 : Data Input Menu Undangan Pengadaan

Listbox Wilayah Untuk Memilih Wilayah
Tombol Cari Untuk Mencari Pengumuman Pengadaan
Tombol Detil Untuk Melihat Undangan Pengadaan
Pencarian
Pada form pencarian wilayah, pilihlah wilayah. Setelah selesai tekan tombol CARI. Hasil pencarian
akan ditampilkan pada Daftar Pengadaan.
Melihat Data
Pengguna dapat melihat undangan pengadaan dengan menekan tombol detil pada salah satu
undangan pengadaan. Kemudian aplikasi akan menampilkan form pendaftaran pengadaan seperti
pada Gambar 27 .
20
Gambar 27 : Detail Undangan Pengadaan
Tabel 19 : Data Input Detail Undangan Pengadaan

Tombol Ambil Dokumen Pengadaan Untuk Mengambil Dokumen Pengadaan
Tombol Daftar Pengadaan Untuk Daftar Pengadaaan
Tombol Cetak Untuk Mencetak Undangan Pengadaan
Klik tombol Daftar Pelelangan jika ingin mengikuti pengadaan. Setelah berhasil, akan ditampilkan
konfirmasi pendaftaran pengadaan seperti Gambar 28.
Gambar 28 : Konfirmasi Daftar Undangan Pengadaan
21
c. Dokumen Pengadaan (RKS)

Pada menu dokumen pengadaan (RKS), pengguna dapat melihat dokumen pengadaan
barang/jasa dan melakukan aksi download dokumen sebagai konfirmasi pengambilan dokumen pada
sistem. Pada halaman indeks, akan ditampilkan daftar anggaran dan pencarian pengadaan seperti
pada Gambar 29
Gambar 29 : Tampilan Menu Jadwal Pengadaan
Tabel 20 : Data Input Menu Jadwal Pengadaan

Cabang Isi Cabang
Nama Pengadaan Isi Nama Pengadaan
Kualifikasi Pilih Kualifikasi
Pencarian
pada Daftar Anggaran.
Melihat Data
Pengguna dapat melihat hasil jadwal pengadaan dengan menekan tombol detil pada salah satu
pengadaan. Kemudian aplikasi akan menampilkan jadwal pengadaan yang seperti pada Gambar 30.
22
Gambar 30 : Detail Jadwal Pengadaan
Tabel 21 : Data Input Detail Jadwal Pengadaan

d. Data Penawaran
Pada menu data penawaran, pengguna dapat membuat data penawaran pengadaan
barang/jasa. Pada halaman indeks, akan ditampilkan daftar pengadaan yang sedang diikuti seperti
Gambar 31.
Gambar 31 : Tampilan Menu Data Penawaran
Tabel 22 : Data Input Menu Data Penawaran

23
Pengguna dapat membuat data penawaran dengan menekan tombol detil pada salah satu
pengadaan. Kemudian aplikasi akan menampilkan jadwal pengadaan yang seperti pada Gambar 32.
Gambar 32 : Detail Data Penawaran
Tabel 23 : Data Input Detail Data Penawaran

Nomor Surat Penawaran Isi dengan Nomor Surat Penawaran
Tanggal Surat Penawaran Isi dengan Tanggal Surat Penawaran
Tanggal Batas Penawaran Isi dengan Tanggal Batas Penawaran
Sumber Penjamin Penawaran Isi dengan Sumber Penjamin Penawaran
Nilai Jaminan Penawaran Isi dengan Nilai Jaminan Penawaran
Tanggal Batas Jaminan Isi dengan Tanggal Batas Jaminan
Tanggal Batas Pengiriman Isi dengan Tanggal Batas Pengiriman
Tombol Simpan Untuk Menyimpan Data Penawaran
Tombol LANJUT Penawaran Harga Untuk melanjutkan proses Penawaran harga
e. Penawaran Harga
Pada menu penawaran harga, pengguna dapat membuat penawaran harga pengadaan
barang/jasa. Pada halaman indeks, akan ditampilkan daftar pengadaan dan pencarian pengadaan
24
Gambar 33 : Tampilan Menu Penawaran Harga
Tabel 24 : Data Input Menu Penawaran Harga

Pencarian
Membuat Penawaran
Pengguna dapat membuat penawaran harga terhadap pengadaan dengan menekan tombol detil
pada salah satu pengadaan. Kemudian aplikasi akan menampilkan form seperti pada Gambar 34
untuk penawaran pengadaan dengan e-Bidding.
25
Gambar 34 : Form Pemasukan Penawaran Harga
Tabel 25 : Data Input Form Pemasukan Penawaran Harga

Total Harga Penawaran + PPN Isi dengan total penawaran harga yang sudah termasuk
PPN
Tombol Simpan Untuk Menyimpan Data Penawaran
f. Hasil Penetapan
Pada menu Hasil Penetapan Pemenang, pengguna dapat melihat hasil penetapan
pemenang. Pada halaman index, akan ditampilkan daftar pengadaan dan pencarian pengadaan
Gambar 35 : Tampilan Menu Penetapan Pemenang
26
Tabel 26 : Data Input Menu Penetapan Pemenang

Pencarian
pada Hasil Pengadaan.
Melihat Data
Pengguna dapat melihat hasil penetapan dengan menekan tombol detil pada salah satu pengadaan.
Kemudian aplikasi akan menampilkan detail pengadaan yang seperti pada Gambar 36.
Gambar 36 : Detail Penetepan Pemenang
g. Hasil Pengadaan
Pada menu hasil pengadaan, pengguna dapat melihat hasil pengadaan barang/jasa. Pada
halaman index, akan ditampilkan daftar pengadaan dan pencarian pengadaan seperti pada Gambar
37.
27
Gambar 37 : Tampilan Menu Hasil Pengadaan
Tabel 27 : Data Input Menu Hasil Pengadaan

Pencarian
pada Hasil Pengadaan.
Melihat Data
Pengguna dapat melihat hasil pengadaan dengan menekan tombol detil pada salah satu pengadaan.
Kemudian aplikasi akan menampilkan detail pengadaan yang seperti pada Gambar 38.
Gambar 38 : Detail Hasil Pengadaan
28
Gambar 39 : Log Penawaran
Gambar 40 : Usulan Calon Pemenang
Gambar 41 : Data Pemenang
29
V. Sistem
1. Ubah Data User

Pada menu ini merupakan fasilitas yang disediakan aplikasi kepada user untuk melakukan
perubahan password sendiri jika diperlukan.
Gambar 42 : Ubah Data User
Tabel 28 : Data Input Ubah Data User

Menampilkan role user yang sedang login. Tidak diizinkan
Role
untuk di ubah
Penyedia Barang/Jasa Isi dengan Penyedia Barang/Jasa
Nama Pengguna Isi dengan Nama Pengguna
Nama Login Isi dengan Nama Login
Password Isi dengan Password Login
Ketik Ulang Password Ketik Ulang Password Login
Email Isi dengan email Pengguna
Tombol Simpan Menyimpan Data User
2. Ubah Data Perusahaan

Pada menu ubah data perusahaan, pengguna dapat mengubah data perusahaan. Pengguna
dapat mengubah data perusahaan dengan merubah data yang dikehendaki, dan kemudian tekan
tombol save untuk menyimpan data. Lihat Gambar 43.
30
Gambar 43 : Ubah Data Perusahaan
Tabel 29 : Data Input Ubah Data Perusahaan

Kualifikasi Isi dengan Tingkat Kualifikasi
Asosiasi Isi dengan Asosiasi
Mendaftar di Organisasi Mendaftar di Organisasi
Nama Perusahaan Isi dengan Nama Perusahaan
Alamat Isi dengan Alamat
Propinsi Pilih Nama Propinsi
Kode Pos Isi dengan Kode Pos
Telepon Isi dengan Nomor Telepon
Fax Isi dengan Nomor Fax
Penanggung Jawab Isi dengan Penanggung Jawab
Email Isi dengan Alamat Email
Nama Pimpinan Isi dengan Nama Pimpinan
Homepage Isi dengan Homepage
31
NPWP Isi dengan NPWP

SP PKP Isi dengan SP PKP
SIUJK Isi dengan SIUJK
Tanggal berakhir SIUJK Isi dengan Tanggal berakhir SIUJK
SIUP Isi dengan SIUP
Tanggal berakhir SIUP Isi dengan Tanggal berakhir SIUP
Surat Ijin Usaha Lain Isi dengan Surat Ijin Usaha Lain
Tanggal Terbit Surat Ijin Usaha Lain Pilih Tanggal Terbit Surat Ijin Usaha Lain
Akta Pendirian/perubahan terakhir Isi dengan Akta Pendirian/perubahan terakhir perusahaan
perusahaan
Tanggal Akta Pilih Tanggal Akta
Sertifikat Badan Usaha Isi dengan Sertifikat Badan Usaha
Tanggal Berakhir SBU Pilih Tanggal Berakhir SBU
Copy Laporan Keuangan Tahun Isi Copy Laporan Keuangan Tahun Terakhir
Terakhir (Audited)
Tombol Ubah Bidang-Subbidang Untuk Mengubah Bidang-Subbidang Usaha
Usaha
Tombol Aksi Delete Untuk Menghapus Bidang-Subbidang Usaha
Tombol Simpan Untuk Menyimpan Hasil Perubahan
3. Ubah Data Pengalaman

Pada menu ubah data pengalaman, pengguna dapat menambah dan merubah data pengalaman
perusahaan. Pengguna dapat menambah data pengalaman perusahaan dengan menekan tombol
tambah atau dapat merubah data pengalaman dengan menekan tombol ubah data, kemudian akan
tampil seperti Gambar 45.
Gambar 44 : Ubah Data Pengalaman
32
Gambar 45 : Form Tambah Data Pengalaman
Tabel 30 : Data Input Data Pengalaman

Nama Paket Pekerjaan Isi dengan Nama Paket Pekerjaan
Tombol Tambah Bidang-Subbidang Menambah Bidang-Subbidang Usaha Pengalaman
Tombol Delete Bidang-Subbidang Menghapus Bidang-Subbidang Usaha Pengalaman
Lokasi Isi dengan Lokasi Pekerjaan
Nama Isi dengan Nama Pekerjaan
Alamat Isi dengan Alamat Pemberi Tugas/Penanggung/Jasa
Telepon Isi dengan Telepon Pemberi Tugas/Penanggung/Jasa
Nomor Isi dengan Nomor Kontrak
Tanggal Isi dengan Tanggal Kontrak
Nilai Isi dengan Nilai Kontrak
Kontrak Isi dengan Tanggal Selesai Menurut Kontrak
BA Serah Terima Isi dengan Tanggal Selesai Menurut BA Serah Terima
Keterangan Pekerjaan Isi dengan Keterangan Pekerjaan
Tombol Simpan Untuk Menyimpan Hasil Perubahan
4. Ubah Data Bank

Pada menu ubah data Bank, pengguna dapat menambah dan merubah data Bank. Pengguna
dapat menambah data Bank dengan menekan tombol tambah dan dapat merubah data bank dengan
menekan tombol , kemudian akan tampil seperti Gambar 47.
33
Gambar 46 : Data Bank
Gambar 47 : Form Tambah Data Bank
Tabel 31 : Data Input Form Tambah Data Bank

Nama Bank Pilih dengan Nama Bank
Cabang Isi dengan Cabang
Alamat Isi dengan Alamat Bank
Kota Isi dengan Kota Bank
Nomor Account Isi dengan Nomor Account
Nama Pemegang Account Isi dengan Nama Pemegang Account
Tombol Simpan Untuk Menyimpan Hasil Input
VI. Penutup
Dengan adanya buku panduan penggunaan aplikasi eProcurement, diharapkan
mempermudah pengguna dalam mengoperasikan aplikasi eProcurement sesuai dengan pedoman
yang terdapat dalam buku ini.
Dengan kemudahan pengoperasian sistem, diharapkan proses pengadaan dapat lebih cepat,
efisien, transparan, dan terintegasi sehingga dapat memberikan nilai tambah serta meningkatkan
daya saing perusahaan.
34

Manual Registrasi

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manual Registrasi

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pengembangan dan Implementasi Aplikasi eProcurement

di PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero)

User Manual (Penyedia Barang/Jasa)

Jakarta, Desember 2013

KATA PENGANTAR ........................................................................................................................... i

Gambar 1 : Halaman Depan ............................................................................................................................... 2

Gambar 47 : Form Tambah Data Bank ............................................................................................................. 34

Tabel 1 : Data Input Login .................................................................................................................................. 3

Gambar 1 : Halaman Depan

II. Halaman Depan

Halaman depan menampilkan beberapa informasi mengenai eProcurement, terdiri dari :

Registrasi Penyedia Barang/Jasa

Gambar 2 : Login & Password

Tabel 1 : Data Input Login

Nama Isian Keterangan

Tombol Lupa Password Untuk mengakses form lupa password

III. Registrasi Penyedia Barang/Jasa

Gambar 3 : Registrasi Penyedia Barang/Jasa

Gambar 4 : Form Data Perusahaan

Tabel 2 : Data Input Form Data Perusahaan

Nama Isian Keterangan

Gambar 5 : Tampilan Pop-up Pilih Daftar Organisasi

Tabel 3 : Data Input Pop-up Pilih Daftar Organisasi

Nama Isian Keterangan

Gambar 6 : Form Data Pokok Perusahaan

Tabel 4 : Data Input Form Data Pokok Perusahaan

Nama Isian Keterangan

Gambar 7 : Tambah Bidang Subbidang

Tabel 5 : Data Input Tambah Bidang - Subbidang

Nama Isian Keterangan

Gambar 8 : Form Tambah Master Bank

Tabel 6 : Data Input Form Tambah Master Bank

Nama Isian Keterangan

Nama Pemegang Account Nama pemegang akun bank perusahaan

Gambar 9 : Form Data Pengalaman

Tabel 7 : Data Input Form Data Pengalaman

Nama Isian Keterangan

menyimpan data pengalaman

Gambar 10 : Form Konfirmasi Data Tersimpan

IV. Proses Pengadaan Rekanan

Gambar 11 : Tampilan Menu Pengumuman Kualifikasi

Tabel 8 : Data Input Menu Pengumuman Kualifikasi

Nama Isian Keterangan

Gambar 12 : Detail Pengumuman Kualifikasi

Tabel 9 : Data Input Detail Pengumuman Kualifikasi

Nama Isian Keterangan

Gambar 13 : Tambah Data Pengalaman

Gambar 14 : Konfirmasi Terdaftar di Kualifikasi

Gambar 15 : Tampilan Menu Undangan Kualifikasi

Tabel 10 : Data Input Tampilan Menu Undangan Kualifikasi

Nama Isian Keterangan

Gambar 16 : Detail Undangan Prakualifikasi

Tabel 11 : Data Input Detail Undangan Prakualifikasi

Nama Isian Keterangan

Gambar 17 : Konfirmasi Undangan Kualifikasi

Gambar 18 : Tampilan Menu Data Kualifikasi

Tabel 12 : Data Input Tampilan Menu Data Kualifikasi

Nama Isian Keterangan

Gambar 19 : Detail Data Kualifikasi

Tabel 13 : Data Input Detail Data Kualifikasi

Nama Isian Keterangan

Gambar 20 : Tampilan Menu Hasil Kualifikasi

Tabel 14 : Data Input Menu Hasil Kualifikasi

Nama Isian Keterangan