BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang atau
lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam
halnya penulisan surat. Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat sehingga
dapat memberikan informasi yang mendalam kepada pembaca.

Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting diketahui agar
dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi atau
maksud dari surat tersebut.

B. Tujuan Penulisan

Sebagaimana yang kta ketahui bahwa masih banyak masyarakat yang belum mengetahui
bagaimana tata cara penulisan surat yang baik dan benar, untuk itulah makalah ini dibuat
dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara penulisan surat yang baik dan benar serta kita
dapat membedakan format dan jenis-jenis surat yang kita temui.

C. Manfaat Penulisan

Penulisan makalah ini diharapkan bermanfaat bagi pembaca terutama

mahasiswa sebagai panduan dalam penentuan dan penulisan surat resmi maupun tidak resmi.
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Surat Dinas

Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang
lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat
instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.

Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi resmi
pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat
dinas.

Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu
surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai
sistematika, isi, dan bahasa surat.

Syarat sebuah surat dinas:

1. Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak diletakkan seenaknya, isi tidak
terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele,

2. Bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah dipahami,
simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima, harus bersih dan menggambarkan citra
pengirimnya.

Beberapa jenis surat yang termasuk

2
 surat dinas adalah sebagai berikut :

1. Surat Permohonan

Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain.
Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar,
permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, Permohonan untuk
menyebarluaskan suatu informasi, Permohonan izin, Permohonan mutasi/pindah tugas, dan
permohonan peminjaman sesuatu.

Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural

organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat
disebut sebagai surat permintaan atau penugasan Dalam surat permohonan harus disebutkan
pokok pokok sebagai berikut.

a) Identitas pemohon.

b) Isi permohonan.

c) Tujuan dan alasan memohon.

d) Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.

e) Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

2. Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang
perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita
sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat
pemberitahuan adalah sebagai berikut.

a) Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat

3
b) Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan
diberitahukan.

c) Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.

3. Surat Keterangan

Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang atau barang
yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat
keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat keterangan
pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu
institusi atas permintaan seseorang vang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat
keterangan ini, harus disebutkan:

a) data pribadi dan jabatan pihak vang membuat keterangan;

b) data pribadi pihak vang diterangkan;

c) isi keterangan;

d) keterangan tanggal berlakunya surat; dan

e) pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

4. Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory
yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota
dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian
memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.

4
 Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang
yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.

B. Penulisan Surat yang Baik dan Benar

Surat yang baik dan benar adalah surat yang disusun dan ditulis mengikuti syarat-
syarat,yaitu :

1. Tidak mengandung makna ganda

2. Antara penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama

3. Sederhana

4. Tepat menggunakan kata dalam pemakaiannya

5. Tulisannya tersusun rapi dan berurutan

Bahasa yang digunakan dalam surat, sebaiknya:

1. Mengutamakan sama derajat

2. Tegas

3. Mudah dimengerti oleh pembaca

4. Menggunakan bahasa yang sopan

5. Jelas antara penulisan dan makna

5
 BAB III

PENUTUP

A. Simpulan

Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat
sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat
penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satupihak dan ditujukan
dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting
artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi.

Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaiannegatif terhadap surat
akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

B. Saran

Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu
organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam
organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk lingkungan
ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya
surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu
bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).

DAFTAR PUSTAKA

Ritonga, Parlaungan, 2010. Bahasa Indonesia Praktis, Medan : Bartong Jaya

www.blogger.com

www.google.co.id

www.scribd.com

www.wikipedia.com