Senin, 01 Juni 2009

Identifikasi Dokumen Eksternal ISO 9001 : 2000 / 2008

Sesuai Elemen ISO 9001 : 2000 / 2008 pasal 4.2.3 tentang pengendalian dokumen di
antaranya menyebutkan bahwa dokumen yang berasal dari luar (eksternal) yang dibutuhkan
organisasi / perusahaan untuk penerapan Sistem Manajemen Mutu, dikendalikan. Maksud
dari pasal tersebut adalah bahwa jika ada dokumen yang berasal dari luar (eksternal) yang
terkait dan digunakan sebagai acuan proses kerja untuk penerapan SMM harus diidentifikasi
dan dikendalikan seperti dokumen lainnya dan perubahan yang terjadi terhadap dokumen
tersebut harus dikontrol terus menerus. Berikut ini cara - cara identifikasi terhadap dokumen
eksternal:

1. Pertama kali bagian MR / Document Controller mengkoordinasikan ke semua bagian

agar mendata dokumen eksternal yang ada., contoh dokumen eksternal : Manual
Mesin, Diktat Trainning, Katalog sparepart, Buku - buku PP, Material Safety Data
Sheet (MSDS), Dokumen Hasil Pengujian dari luar yang jadi standard, dsb.
2. Masing - masing dari dokumen eksternal tersebut dicap dokumen eksternal yang bisa
berisi item : No. dokumen eksternal, Judul dokumen eksternal, Bagian / Departement,
Tahun / Tanggal terbit, dsb (yang pasti disesuaikan rincian tersebut sebagai
identifikasi).
3. Bagian Document Controller mencatat semua dokumen eksternal yang masuk dan
yang sudah dicap / diidentifikasi ke dalam master list dokumen serta
mendistribusikannya ke Bagian / Depertement terkait.
4. Bila ada perubahan atau dokumen ekstenal yang sudah tidak berlaku serta tidak
dipakai sebagai acuan lagi, harus ditarik oleh DC sesuai prosedur pengendalian
dokumen.

Demikian ulasan singkat tentang identifikasi dokumen eksternal ISO 9001 : 2000 / 2008.
Artikel Terkait : ISO 9001
Posted by anditan Bond at 06.08
Labels: ISO 9001

Tidak ada komentar:

7 Cara Sederhana Agar Kegiatan UKM Berjalan Maksimal
by mputrakusuma on September 10, 2016

7 Cara Sederhana Agar Kegiatan Ukm Berjalan Maksimal

Dalam melaksanakan kegiatan di puskesmas tentunya kita memperhatikan kebutuhan dan

harapan masyarakat, kelompok masyarakat maupun individu yang menjadi sasaran kegiatan
UKM puskesmas. Melihat tujuan mulia diatas tentunya kerjasama tim di puskesmas sangat
diperlukan menimbang semua sektor terkait di dalam elemen-elemen pokok kegiatan
puskesmas.

Konsultasi dan arahan serta bimbingan dari pimpinan puskesmas menjadi penting karena ini
adalah bagian dari motivasi pimpinan kepada pelaksana yang nantinya akan melaksanakan
kegiatan tersebut di lapangan. Apapun kegiatan itu perencanaan adalah satu tolak ukur
keberhasilan.

Berikut 7 cara sederhana menurut Saya agar kegiatan UKM dapat berjalan secara maksimal
dilapangan :

1. Mengiventarisir semua kegiataan yang masuk dalam pokja UKM. Dalam perannya pokja
UKM terbagi dalam 2 bagian ( permenkes 75 tahun 2014 ). Ada yang esensial dan
pengembangan. Sebaiknya inventarisir dahulu kegiatan yang esensial barulah yang
pengembangan. Diantaranya yang esensial adalah Promkes, Kesling, KAI dan IKB, Gizi,
Pencegahan dan pengendalian penyakit dan UKM pengembangan : upaya yang sifatnya
inovatif dan / bersifat ekstensifikasi dan intensifikasi pelayanan sesuai prioritas masalah
pelayanan dan potensi sumber daya di wilayah kerjanya.

2. Membagi habis tugas yang ada sesuai dengan kapasitas dan kemampuan pengelola
program. Tidak ada satu orang pelaksana pun dalam pokja UKM yang tidak kebagaian tugas
dalam menyelesaikan kegiatan UKM. Semua staf mendapat tugas yang sesuai dengan
program dan kapasitas tanggung jawabnya. Ini memang sedikit sulit menimbang di beberapa
puskesmas masih kekurangan SDM. Tetapi setidaknya bisa mensiasati dengan frekuensi
waktu dan jadwal kegiatan yang berimbang.

3. Membuat jadwal kegiatan sesuai dengan agenda dalam rencana kegiatan induk puskemas.
Jadwal kegiatan menjadi penting mengingat kelompok sasaran kita adalah masyarakat
dengan beragam aktifitas. Penjadwalan disesuaikan dengan sasaran yang ada. Misal, untuk
sasaran ibu-ibu bisa dilakukan pada sore hari seperti kelas ibu hamil. Untuk sasaran
penyuluhan bisa dilaksanakan pada malam hari ( seperti yang dilakukan di Puskesmas Kelapa
Kabupaten Bangka Barat ). Pola penjadwalan ini juga tentunya di buat serinci mungkin
sampai pada tempat dan siapa PJ nya.

4. Informasikan ke masyarakat ( bukti sosialisasi ). Setelah jadwal dibuat lalu sampaikan

jadwal tersebut kepada sasaran yang akan dituju berikut dengan kontak person PJ UKM nya.
Karena bila terjadi perubahan jadwal akan dengan mudah mengkonfirmasi nya. Teknis
informasi jadwal ini bisa melalui surat kemudian sarankan di tempel pada papan
pengumuman desa atau kantor desa setempat. Gunakan sistem informasi radio untuk
disiarkan secara berkala.
 5. Laksanakan kegiatan sesuai arahan program. Dalam pelaksanaan kegiatan apapun tentunya
ada kerangka acuan dan SOP nya. Maka kerjakan sesuai dengan petunjuknya. Pun bila
dilapangan terjadi hal-hal diluar panduan sebaiknya di kondisikan semaksimal mungkin
sesuai jalur. Catat semua kendala dalam pelaksanaan guna dibahas dalam evaluasi kegiatan.

6. Rekap semua bukti pelaksanaan pokja UKM ( dokumentasikan ). Setelah kegiatan berjalan.
Dokumentasikan semuanya secara menyeluruh. Seperti bila ada pertemuan hendaknya
dilengkapi dengan surat undangan ( siapkan pula bukti tanda terima undangan ), daftar
hadir, notulen rapat, jadwal agenda tentatif dan foto-foto kegiatan. Ini sebagai bukti otentik
guna memenuhi elemen penilaian yang ada.

7. Evaluasi pelaksanaannya. Tahap akhir pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi. Sebetulnya

evaluasi masih masuk dalam rangkaian kegiatan yang tidak dapat di pisahkan dari kegiatan
pokoknya. Bahas semua kendala yang timbul dan langsung temukan solusi efektifnya guna
perbaikan pelaksanaan kegiatan yang akan datang.

Demikianlah cara sederhana dan sistematis agar pelaksanaan kegiatan UKM dapat berjalan
semaksimal mungkin. Memang paparan ini sepertinya mudah tetapi dalam aplikasinya
tentunya mengalami kendala. Setidaknya sudah menjadi tolak ukur yang sistematis, tersusun
dan terarah guna efektifitas kegiatan UKM.

Artikel Behubungan ( wajib di baca )

Peran Lintas Sektor Dalam Memaksimalkan Akreditasi Puskesmas

Wawancara : Yessi Gusmiati, PJ UKM Puskesmas Sekar Biru
3 Contoh Inovasi Kegiatan Dalam Upaya Kesehatan Masyarakat
3 Prinsip Dalam Penyusunan Dokumen Akreditasi Puskesmas
Mau Kaji Banding Akreditasi Puskesmas ?, Berikut Tahapannya
6 Kendala Akreditasi Puskesmas dan solusinya
5 Tantangan Sistem Informasi Kesehatan di Indonesia
Contoh Upaya Meminimalisasi Resiko Kegiatan UKM Terhadap Lingkungan
3 Persamaan Penyakit Zika dan DBD serta Pencegahannya
Cara Strategis Identifikasi Kebutuhan Dan Harapan Masyarakat

About the author: Muhammad Putra Kusuma, Pegawai Dinkes Kab. Bangka Barat.
Mahasiswa pascasarjana Universitas Indonesia, Epidemiologi Komunitas

Tahapan Akreditasi Puskesmas

1. Lokakarya, Video Disini

2. Workshop.
3. Self assesment.
4. Penyusunan dokumen.
5. Implementasi .
6. Penilaian pra survey.

Kategori Artikel

Bab IV
Download Disini
Implementasi
 Motivasi
Pengertian
Penyakit Menular
Penyakit Tidak Menular
Penyusunan Dokumen
SOP
Tahapan Akreditasi
Wawancara

akreditasi

analisis kegiatan UKM dan rencana kegiatan UKM, contoh sop puskesmas, contoh kerangka acuan
kegiatan UKM Puskesmas, ukp akreditasi, program ukm puskesmas, inovasi puskesmas, tahapan
akreditasi, sop bab 3 5 akreditasi puskesmas, trik lulus simak ui, dokumen bab 4 akreditasi
puskesmas

Esensi Standar IV dan V Sistem Pelayanan UKM dalam Akreditasi

PUSKESMAS (#11)

Bab IV dan V membahas mengenai Sistem Pelayanan UKM. Bab IV membahas tentang
Pelayanan UKM yang berorientasi sasaran

Perencanaan kegiatan tiap UKM PUSKESMAS

Beberapa poin yang perlu diperhatikan adalah :

1. Analisis kebutuhan dan harapan masyarakat

2. Pembahasan konsultatif dengan masyarakat dan sasaran
3. Upaya untuk memeroleh umpan balik dari masyarakat / sasaran
4. Peluang inovatif

Akses masyarakat dan sasarana terhadap UKM Puskesmas

Beberapa poin yang perlu diperhatikan

1. Akses terhadap kegiatan UKM sesuai kebutuhan

2. Akses terhadap informasi : jadual kegiatan
3. Kesepakatan penjadualan, dan ketepatan waktu pelaksanaan kegiatan masing-masing UKM
4. Umpan balik dan tindak lanjut terhadap permasalahan dan hambatan dalam pelaksanaan
kegiatan, serta keluhan masyarakat / sasaran
 Evaluasi terhadap kinerja UKM Puskesmas

Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :

1. Penetapan indicator dan target pencapaian tiap UKM

2. Pengumpulan data kinerja
3. Analisis data kinerja
4. Tindak lanjut
5. Dokumentansi

Bab V Kepemimpinan dan Manajemen UKM

Tanggungjawab pengelolaan UKM

Beberapa poin yang perlu dicermati

1. Penetapan tujuan, sasaran dan tata nilai

2. Informasi kepada pihak terkait
3. KOmunikasi dan koordinasi
4. Penggunaan sumberdaya
5. Minimalisasi risiko terhadap lingkungan
6. Tanggungjawab dalam pemberdayaan masyarakat

Perencanaan kegiatan UKM mengacu pada pedoman kebutuhan masyarakat

Beberapa poin yang perlu diperhatikan

1. Perencanaan upaya yang terintegrasi dengan RUK yang dilakukan melalui kajian kebutuhan
masyarakat
2. Revisi perencanaan jika diperlukan sesuai dengan perubahan kebijakan pemerintah
dan/atau perubahan kebutuhan masyarakat

Pengorganisasian UKM

Beberapa poin yang perlu diperhatikan

1. Kejelasan tugas wewenang dan tanggungjawab (uraian tugas) : penanggungjawab dan

pelaksana

Komunikasi dan koordinasi

Beberapa poin yang perlu diperhatikan:

Kebijakan dan prosedur dalam pelaksanaan UKM

Beberapa poin yang perlu diperhatikan

1. Penetapan peraturan, kebijakan dan prosedur : acuan dalam penyelenggaran kegiatan UKM
2. Pengendalian dokumen eksternal dan internal
3. Evaluasi kepatuhan pelaksanaan terhadap peraturan, kebijakan, kerangka acuan dan
prosedur
4. Kebijakan dan prosedur evaluasi kinerja

Akuntabilitas pengelolaan dan pelaksanaan UKM

Beberapa poin yang perlu diperhatikan:

1. Monitoring kinerja dan kegiatan UKM

2. Pengarahan kepala Puskesmas, penanggungjawab terhadap pelaksana, penilaian kinerja
yang dilaksanakan secara periodic
o Hak dan Kewajiban sasaran UKM

Beberapa poin yang perlu diperhatikan:

1. Hak dan kewajiban sasaran

2. Aturan yang jelas sebagai bagian peraturan internal sebagai upaya untuk memenuhi hak ,
sasaran sesuai dengan visi misi dan tujuan masing-masing UKM

Top Posts

Tahapan Audit Internal dalam Akreditasi PUSKESMAS (#16)

Program Mutu PUSKESMAS dan Keselamatan Pasien dalam Akreditasi PUSKESMAS & FKTP
(#9)
Sistematika Laporan Audit Internal dalam Akreditasi PUSKESMAS (#17)
Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) dalam Akreditasi PUSKESMAS (#18)
Teknik Audit Internal dalam Akreditasi PUSKESMAS (#14)
Strategi Lolos Akreditasi dalam Akreditasi PUSKESMAS (#28)
Langkah-Langkah Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) dalam Akreditasi
PUSKESMAS (#23)
Penilaian Akreditasi oleh Surveyor dalam Akreditasi PUSKESMAS (#24)
Audit Berbasis Resiko - sesuai dengan International Standards on Auditing !
Konsep Safety dan Manajemen Risiko dalam Akreditasi PUSKESMAS dan FKTP (#5)