Pengantar Administrasi Perkantoran SMK K PDF

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty
uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasd
fghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzx
cvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq
Pengantar Administrasi
Perkantoran
wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui
SMK Kelas X
opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfg
Disusun oleh
hjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxc
R. Aghatha C. Prasetyo
vbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq
hjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxc
vbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq
hjklzxcvbnmrtyuiopasdfghjklzxcvbn
mqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwert
yuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopas
dfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklz
xcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnm
qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty
Pengantar Administrasi Perkantoran 2014
SMK Kelas X
==============================================================
DAFTAR ISI
==============================================================
Halaman
Daftar Isi .............................................................................................................................. 1
Kompetensi Inti ................................................................................................................... 2
Kompetensi Dasar ............................................................................................................... 2
Bab I Pendahuluan
Mengapa belajar Administrasi? ............................................................................. 9
Bab II Paradigma dan filosofi administrasi perkantoran .................................................. 10

A. Pengertian kantor dan administrasi perkantoran ............................................ 10
B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran ......................................................... 11
C. Ruang lingkup administrasi perkantoran ....................................................... 12
D. Peran dan Karatreristik administrasi Perkantoran ......................................... 14
E. Azas-azas manajemen perkantoran .............................................................. 15
F. Jenis-jenis pekerjaan kantor .......................................................................... 20
Bab III Organisasi kantor ................................................................................................ 23

A. Prinsip-prinsip organisasi kantor ................................................................... 24
B. Bentuk-bentuk Organisasi kantor .................................................................. 25
Bab IV Komunikasi perkantoran ..................................................................................... 32

A. Pengertian komunikasi .................................................................................. 32
B. Teknik Komunikasi ........................................................................................ 34
C. Klasifikasi Komunikasi ................................................................................... 35
Bab V Perlengkapan, Tata Ruang dan Tata Lingkungan Kantor .................................... 42

A. Perlengkapan Kantor .................................................................................... 42
B. Tata Ruang kantor ........................................................................................ 43
C. Tata Lingkungan Kantor ................................................................................ 52
Daftar Pustaka .................................................................................................................. 56
aghatha_family@ymail.com 1| P a g e
SMK Kelas X
=====================================================================
PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

=====================================================================
KOMPETENSI INTI
KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2 : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli,
santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai,
responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari
solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara
efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan
diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual,
prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan
humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan,
dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan
pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai
dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah
abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di
sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai
kaidah keilmuan.
Kompetensi Dasar
1.1 Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas
alam dan jagad raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya
1.2 Penerapan penggunaan panca indera sebagai alat komunikasi secara efektif dan
efisien berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut
1.3 Meyakini bahwa bekerja di kantor adalah salah satu bentuk pengamalan perintah
Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-sungguh
2.1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran
menyiapkan, mennggunakan peralatan kantor
2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian dari sikap
ilmiah
2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari sebagai
wujud implementasi sikap kerja
2.4 Memiliki Sikap proaktif dalam melakukan kegiatan perkantoran
SMK Kelas X
Kompetensi Dasar Materi Pembelajaran
3.1 Menjelaskan Paradigma dan filosofis Mengamati
Paradigma dan Administrasi Mengamati aktivitas administrasi di
filosofi Perkantoran sekolah/kantor terdekat sebagai
administrasi bentuk keteraturan atas kebesaran
perkantoran Tuhan yang menciptakannya.
4.1 Mempresen- Menanya
tasikan Memberikan kesempatan peserta
paradigma dan dididk menanyakan hal yang
filosofi berkaitan dengan kegiatan
administrasi administrasi perkantoran
perkantoran Eksperimen/explore
Mencari informasi mengenai
paradigma dan filosofis administrasi
perkantoran.
Asosiasi
Menghubungkan paradigma dan
filosofi administrasi perkantoran
dengan perilaku efektif dan efisien
Komunikasi
Mempresentasikan bahan
presentasi yang telah dibuat.
3.2. Menguraikan Karatreristik administrasi Mengamati

karakteristik Perkantoran Mengamati dokumen mengenai
administrasi karakteristik dan asas-asas
perkantoran administrasi perkantoran dari
4.2. Mengevaluasi berbagai sumber.
berbagai Menanya
karakteristik Mendiskusikan masalah terkait
administrasi karakteristik dan evaluasi
perkantoran administrasi perkantoran serta
bagaimana penerapannya dalam
organisasi kantor
Eksperimen/explore
Mengidentifikasi ciri-ciri
administrasi perkantoran yang baik
dan melakukan evaluasi terhadap
karakteristik administrasi
perkantoran.
Asosiasi
Mengkaitkan hubungan antara
karakteristik administrasi
perkantoran dengan evaluasi
administrasi perkantoran dan
penerapannya
Membuat kesimpulan mengenai
SMK Kelas X
karakteristik dan evaluasi
administrasi perkantoran,
hubungan kedua aspek tersebut,
dan penerapannya dalam
organisasi perkantoran
Komunikasi
Menyampaikan secara individu
atau kelompok hasil kesimpulan
mengenai karakteristik dan evaluasi
administrasi perkantoran, azas-
azas manajemen perkantoran,
hubungan ketiga aspek tersebut,
dan penerapannya dalam
organisasi perkantoran .
3.3 Memahami azas- Azas-azas manajemen Mengamati
azas manajemen perkantoran Mengamati aktivitas di kantor atau
perkantoran sekolah tentang penggunaan asas-
asas manajemen perkantoran.
4.3. Menggunakan Amati mengapa kantor tersebut
azas-azas menerapkan asas sentralisasi,
manajemen desentralisasi atau gabungan
perkantoran untuk Meyakini bahwa memimpin dan
memecahkan dipimpin merupakan pengamalan
masalah perintah Tuhan yang harus
manajemen dilakukan secara sungguh-sungguh
Menanya
Memberikan kesempatan peserta
didik menanyakan hal yang
berkaitan dengan asas-asas
manajemen perkantoran untuk
memecahkan masalah manajemen
Eksperimen/explore
Memberikan contoh tentang
penggunaan asas-asas manajemen
perkantoran di kantor dekat
lingkungan sekolah
Asosiasi
Mengaplikasikan sikap dan prilaku
efektif dan efisien dalam aktivitas di
kelas. Khususnya dalam penerapan
asas-asas manajemen perkantoran
Komunikasi
Mempresentasikan hasil observasi
tentang asas-asas manajemen
perkantotan yang digunakan di
kantor.
SMK Kelas X
3.4. Menguraikan Jenis-jenis pekerjaan Mengamati
Pekerjaan kantor kantor Mengamati aktivitas di bank, kantor
4.4. Menyusun pos, atau perkantoran lain di sekitar
pekerjaan kantor sekolah. Siapa saja yang terlibat
dalam aktivitas tersebut dan apa
yang dilakukannya? untuk meyakini
bahwa bekerja merupakan
pengamalan perintah Tuhan yang
harus dilakukan secara sungguh-
sungguh
Menanya
Memberikan kesempatan siswa
menanyakan hal yang berkaitan
dengan jenis-jenis dan ciri-ciri
pekerjaan adminstrasi kantor
Eksperimen/explore
Membuat alur prosedur
administrasi berdasarkan hasil
pengamatan di bank, kantor pos,
atau perkantoran lain di sekitar
sekolah.
Asosiasi
Mengaplikasikan sikap dan prilaku
efektif dan efisien dalam aktivitas di
kelas atau di kantor.
Komunikasi
Mempresentasikan hasil observasi
terhadap jenis dan ciri pekerjaan
kantor yang dibuat.
3.5 Mengidentifikasi Organisasi kantor Mengamati

struktur Mengamati berbagai bentuk
organisasi dan struktur organisasi di lingkungan
jabatan di bidang sekitar sekolah dan menyadari
administrasi kebesaran Tuhan yang
perkantoran menciptakan segala sesuatu itu
4.5 Membuat Struktur teratur.
organisasi kantor Menanya
Mendiskusikan bentuk-bentuk
struktur organisasi di lingkungan
sekitar sekolah dan hubungannya
dengan bentuk organisasi dan
jabatan dalam organisasi, serta
dampaknya dalam kehidupan
masyarakat
SMK Kelas X
Eksperimen/explore
Mengidentifikasi bentuk-bentuk
struktur organsiasi dan
hubungannya dengan jabatan
berdasarkan hasil pengamatan
Asosiasi
Mengaitkan hubungan jabatan
dalam organisasi dengan struktur
organisasi dan aplikasinya pada
struktur organisasi di kelas/sekolah.
Membuat struktur organisasi
kelas/sekolah/kantor sesuai dengan
kajian kelompok.
Komunikasi
Mempresentasikan struktur
organisasi kelas/sekolah/kantor
sesuai dengan kajian kelompok
3.6 Menjelaskan Komunikasi perkantoran Mengamati

komunikasi kantor Mengamati bentuk-bentuk
komunikasi yang terjadi di sekolah/
4.6 Melakukan kantor dengan menggunakan
komunikasi kantor panca indera secara efektif dan
efisien berdasarkan nilai-nilai
agama yang dianut
Menanya
Mendiskusikan tentang pengertian,
bentuk, unsure, fungsi, tujuan, tenik
komponen, bidang, sifat, tatanan,
dan dalam berkomunikasi yang
terjadi di rumh, sekolah, atau di
lingkungan perkantoran.
Eksperimen/explore
Mengidentifikasi keuntungan dan
kelemahan setiap bentuk
komunikasi dalam perkantoran
Asosiasi
Mengaitkan konsep komunikasi
dengan praktik komunikasi yang
dilakukan di perkantoran dari
berbagai sumber
Komunikasi
Mengkomunikasikan pendapat
secara individu dan kelompok
sebagai bentuk praktik
berkomunikasi terkait konsep dan
SMK Kelas X
praktik komunikasi di perkantoran
dari berbagai sumber
3.7 Memahami azas, Tata Ruang kantor Mengamati

tujuan, dan jenis Mengamati aAsas-asas
tata ruang kantor Pengorganisasian Kantor yang
terjadi di sekolah atau kantor
4.7 Menata ruang terdekat dengan kajian pemikiran
kantor secara efektif dan efisien
berdasarkan nilai-nilai agama yang
dianut
Menanya
Memberi kesempatan peserta didik
untuk menanyakan tentang asas-
asas pengorganisasian kantor yang
terjadi di perkantoran.
Eksperimen/explore
Mengidentifikasi keuntungan dan
kelemahan setiap asas yang
digunakan
Secara berkelompok membuat
layout tata ruang kantor yang
digunakan di kantor dari berbagai
sumber
Asosiasi
Mengaitkan konsep asas
pengorganisasian Kantor dengan
praktik tata rruang yang dilakukan
di perkantoran dari berbagai
sumber
Komunikasi
tentang jenis-jenis bentuk tata
ruang kantor
3.8. Mengidentifi- Fasilitas Kantor Mengamati

kasikan fasilitas Tata Lingkungan kantor Mengamati berbagai fasilitas yang
dan lingkungan digunakan di sekolah atau kantor
kantor serta dengan menggunakan panca indera
penataannya secara efektif dan efisien
berdasarkan nilai agama yang dianut
4.8 Menggambar tata Menanya
letak fasilitas dan Mendiskusikan dengan teman
lingkungan kantor tentang pengertian dan pengadaan
fasilitas kantor .
SMK Kelas X
Eksperimen/explore
Mengidentifikasi penataan fasilitas
kantor di sekolah atau kantor
terdekat.
Membuat gambar tata letak fasilitas
dan lingkungan kantor
Asosiasi
Membuat kajian tentang keterkaitan
antara fasilitas kantor dengan
lingkungan kantor serta
penataannya di perkantoran
terdekat
Komunikasi
tentang fasilitas, lingkungan dan
penataan fasilitas kantor
SMK Kelas X
PENDAHULUAN
Administrasi ?
Overview
================================================
Mengapa Belajar Administrasi ?
Pertanyaan mendasar yang mungkin timbul dalam benak kita saat pertama kali
kita mempelajari administrasi adalah mengapa saya harus mempelajari administrasi?
Untuk apa? Jawabannya adalah bahwa kita senantiasa berada dalam ruang lingkup suatu
organisasi dan kita memiliki kepentingan untuk terlibat ataupun memperbaiki cara-cara
pengelolaan organisasi tempat kita bekerja atau bekerjasama. Cara-cara pengelolaan
organisasilah yang dapat kita peroleh dari manajemen dengan berbagai macam ruang
lingkupnya.
Mungkin kita sering mendengar istilah administrasi, dan sebagian besar
menganggap bahwa administrasi terbatas pada berkas. Padahal jika dikaji lebih dalam
peran administrasi begitu melekat dalam kehidupan kita. Mulai dari lingkungan keluarga,
masyarakat hingga tempat kerja, administrasi begitu dekat tanpa kita sadari. Ketika kita ke
sekolah, kampus, instansi pemerintah, bank maupun lembaga resmi lainnya administrasi
senantiasa menjadi bagian dalam proses pelayanan.
Apakah kita sudah memahami dengan baik administrasi yang digambarkan di
atas? Atau mungkin selama ini kita hanya mengenal administrasi hanya dalam batas nama
dan istilah namun tidak mengenalnya makna yang ada di dalamnya? Oleh karena itu, kita
akan belajar bersama dan mengupas mengenai administrasi.
SMK Kelas X
PARADIGMA DAN FILOSOFI

ADMINISTRASI PERKANTORAN
Overview
===================================
Mari kita cermati bersama bagaimana pemahaman kita terhadap administrasi.

Ketika kita dihadapkan pada sebuah instansi formal maka kita senantiasa dihadapkan
kepada sosok yang bernama administrasi. Masyarakat menanggapi beragam akan sosok
ini, ada yang setuju ada juga yang mencurigainya sebagai sesuatu yang mengada-ada
bahkan mungkin diantara kita ada yang antipasti terhadap sosok ini. Banyak dari kita
masih menganggap administrasi hanya dalam batas berkas-berkas.
A. Pengertian Administrasi, kantor dan administrasi perkantoran

1. Administrasi
Pengertian Administrasi
a. Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare
artinya melayani, membantu, atau memenuhi
b. Dalam bahasa inggris administration
c. KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-
cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan
dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha
d. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan
informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak
yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara
keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata
usaha
e. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur
SMK Kelas X
organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai
tujuan secara efektif dan efisien.
2. Kantor
Seperti yang disebutkan di awal bahwa kantor adalah bagian dari organisasi yang
menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi,
lebih lanjut lagi dapat disebutkan bahwa kantor adalah pusat pengolaan data dan
keterangan serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai)
melakukan aktivitas manajemen.
a. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu
pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja
b. pengertian kantor dapat juga ditinjau dari dua segi, yaitu:
Dari segi fisik :
Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang bersifat statis, yaitu suatu tempat
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan warkat
(records keeping) dan pengurus informasi (information handling).
Dari segi aktivitas : Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin
adanya pembagian pekerjaan diantara mereka yang bekerja sama unutk
mencapai tujuan tersebut.
Ciri-ciri Kantor
a. Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan
b. Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, penyederhanaan sistem
management, motede kerja, mencapai efisiensi dalam pekerjaan tata usaha.
Unsur-unsur Kantor
a. Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung
b. Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot-perabot kantor.
c. Personil, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari
pesuruh sampai pimpinan.
3. Pengertian Administrasi Perkantoran

a. William Spriegel dan Ernest Davies
Dalam buku Principles of Business Organization and Operation, manajemen
kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti
transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan
b. George R. Terry
Dalam buku Office Management and Control, manajemen kantor adalah
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan
kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan
c. Arthur Granger
Dalam buku National Office Management Association Report, manajemen kantor
adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman
dari suatu organisasi.
d. William Leffingwell dan Edwin Robinson
Dalam buku Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai suatu
fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan
dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun
pekerjaan itu dilakukan.
SMK Kelas X
Mengartikan administrasi atau manajemen sebagai sebuah seni mengindikasikan
bahwa dibutuhkan suatu keterampilan khusus untuk melakukannya, sehingga
keterampilan perlu dikembangkan melalui pelatihan manajemen, seperti halnya
seniman. Hal yang serupa juga dikatakan oleh Henry M. Botinger, manajemen
sebagai suatu seni membutuhkan tiga unsur, yaitu: pandangan, pengetahuan
teknis, dan komunikasi. Meskipun banyak aspek manajemen telah menjadi ilmiah,
akan tetapi masih banyak unsur-unsur manajemen yang tetap merupakan kiat
tersendiri bagi seorang manajer, misalnya menyangkut perilaku hubungan
antarmanusia atau kemampuan interpersonal.
e. W. H Evans
Dalam buku Administrasi Perkantoran Modern, administrasi perkantoran sebagai
fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi
perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi
B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran

Menurut The Liang Gie dalam buku Adminitrasi Perkantoran Modern terdiri dari delapan
unsur:
1. Pengorganisasian
Yaitu proses untuk menyatukan beberapa individu atau kelompok untuk mencapai
tujuan bersama.
2. Manajemen
Yaitu suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk
menentukan dan mencapai tujuan secara efesien dan efektif.
3. Tata hubungan
Yaitu sistem / kerangka dalam organisasi melalui pembagian kewenangan dan
tanggung jawab individu di dalam organisasi dan bagaimana individu saling
bekomunikasi satu dengan yang lainnya.
4. Kepegawaian
Yang berkaitan dengan ketenagakerjaan di dalam sebuah organisasi.
5. Keuangan
Yaitu berkaitan dengan pengelolaan keuangan dalam organisasi.
6. Perbekalan
Yaitu berhubungan dengan penyediaan barang kebutuhan.
7. Tata usaha
Yaitu penyelenggaraan yang tidak lepas dari kegiatan tulis menulis.
8. Perwakilan
Yaitu seseorang atau kelompok yg mempunyai kemampuan atau kewajiban bicara dan
bertindak atas nama kelompok yg lebih besar.
Menurut Quible dalam administrasi meiliki lima fungsi yaitu:

a. Fungsi rutin: fungsi administrasi yan membutuhkan pemikiran minimal mencakup
pengarsipan dan penggandaan
b. Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan
perkantoran yang memadai
SMK Kelas X
c. Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan
kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan
pembelian
d. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis
sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan
orang lain seperti mengoordinasikan tim
e. Fungsi manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan,
pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian
C. Ruang lingkup administrasi perkantoran

1. Kegiatan Kantor
a. Perencanaan perkantoran (office planning)
1) Perencanaan gedung
2) Tata ruang kantor
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7) Anggaran (budgeting) perkantoran
8) Standar kualitas kerja
9) Sistem informasi dan telekomunikasi
b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)
1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam
organisasi/perusahaan
2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis
pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan
c. Pengarahan perkantoran (office actuating)
1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap
bawahan
2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap
bawahan
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika
karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi
5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar
komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar
6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan
d. Pengawasan perkantoran (office controlling)
1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3) Kualitas pekerjaan kantor
4) Pelayanan kantor
5) Waktu
6) Biaya perkantoran
SMK Kelas X
2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran
a. Lokasi kantor
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:
1) Faktor keamanan
2) Faktor lingkungan
3) Faktor harga
b. Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan:
1) Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
2) Memiliki fasilitas yang memadai
3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)
c. Peralatan
1) Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll
2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan
peralatan habis pakai lainnya
d. Interior
Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja
dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan
kantor
e. Mesin-mesin kantor
Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor
D. Peran dan Karakteristik Administrasi Perkantoran
1. Peranan administrasi perkantoran

Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan asal kata
peran artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan.
Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan
organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat
kegiatan dan sumber dokumen. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang
bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang
perkembangan oerganisasinya. Berdasarkan uraian diatas, penulis membahas
peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:
a. Bantuan bagi pimpinan (staff function)
Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam
merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil
tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran.
b. Pelayanan bagi masyarakat (public service)
Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu
pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya
adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang
bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public).
Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan
yang disiapkan oleh pekerjaan kantor.
Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang
disiapkan kantor tidak sesuai, kurang tepat atau keliru. Peranan pekerjaan terhadap
tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan
SMK Kelas X
keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah:
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan
pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.
b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk
menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.
2. Karakteristik Administrasi Perkantoran

Dalam pelaksanaan administrasi perkantoran ada beberapa hal yang merupakan
karakteristik mendasar dari administrasi perkantoran yaitu :
a. Bersifat pelayanan
Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana
pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan
organisasi. G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan
pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan.
Pekerjaaan kantor berperan membantu pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat
berjalan lebih berdaya guna. Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan,
pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit)
yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau
perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan
laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya
bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat
berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhail melayani
kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.
b. Merembes segenap bagian organisasi
Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua perkerjaan
operatif.
c. Dilakukan semua pihak
Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka
pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi
tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai
(misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli
kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat
pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannay) sampai pegawai
terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun
data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari
kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang
tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai
mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering
pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.
Apabila kita simak kembali peranan dari karakteristik pekerjaan kantor sebagaimana
yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada
umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function)
dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan
SMK Kelas X
kantor meliputi aktivitas manajerial mulia dari perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif seharihari
atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan.
E. Asas Asas Pokok Manajemen Perkantoran

Pengorganisasian merupakan penentuan dan penggolongan kegiatan-kegiatan
yang diperlukan untuk tujuan organisasi/perusahaan, pengelompokan kegiatan-kegiatan
tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang kepala/manajer, serta
pelimpahan wewenangwewenang tertentu kepada pihak tertentu untuk pelaksanaanya.
Pengorganisasian pekerjaan kantor bila dihubungkan dengan organisasi secara
keseluruhan, maka dapat menggunakan 3 (tiga) asas , yaitu asas Sentralisasi,
Desentralisasi dan asas campuran antara Sentralisasi dan Desentralisasi
(Dekonsentralisasi).
1. Asas Sentralisasi (pemusatan)

Asas Sentralisasi adalah pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian
atau unit tertentu (kelompok tunggal dan manajemennya diserahkan kepada satu
orang yang khusus bertanggung jawab dalam bidang aktivitas perkantoran. Jadi
semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan
dilaksanakan oleh sebuah organisasi yang berdiri sendiri, sedangkan kelompok lain
(dalam hal ini kelompok operatif) tidak boleh mengerjakan tugas-tugas pekerjaan
kantor. Semua kegiatan dalam bidang tatausaha dilaksanakan oleh satuan pelayanan,
misalnya bagian sekretaris atau bagian TU.
Pada asas ini manajer kantor memegang peranan yang menentukan, artinya kepala
kantor bertanggung jawab akan keberesan pekerjaan kantor kepada Top Manajer.
Di bawah ini dapat kita lihat bagan asas pemusatan secara Skematis
SMK Kelas X
Asas sentralisasi ini mempunyai kelebihan sebagai berikut :
a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran.
b. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya.
c. Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat diterapkan
secara cepat dan seragam).
d. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatakan
e. Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat
f. Adanya fleksibilitas dalam organisasi
g. Dapat Mencegah duplikasi fungsi
h. Dapat dipekerjakan tenaga spesialisasi yang cakap
Sedangkan Kekurangan asas sentralisasi, antara lain sebagai berikut :
a. Kegiatan yang disentralisasikan belum tentu dapat menjamin dan melayani
kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiaptiap bagian.
b. Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam waktu).
c. Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit.
d. Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh.
e. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.
f. Dapat menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat.
2. Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran atau penyebaran dimana masing-
masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan-akan berdiri
sendiri. Pada asas desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor terdapat di seluruh
unit atau bagian organisasi. Hal ini berarti kegiatan kantor terpencar (tersebar) ke
seluruh unit atau bagian organisasi. Jadi masing-masing unit (bagian) melaksanakan
kegiatan kantor. Dan setiap manajer (kepala kantor) bertanggung jawab terhadap
kegiatan kantor yang berada dibawah pimpinannya serta setiap bagian tidak melewati
batas tanggung jawabnya. Misalnya kepala bagian keuangan hanya beertanggung
jawab atas pekerjaan kantor pada bagian keuangan.
SMK Kelas X
Dalam asas ini pula masing-masing satuan organisasi dan seluruh organisasi selain
melaksanakan tugas-tugas induknya juga melaksanakan semua kerja ketatausahaan
yang terdapaat dalam lingkungan sendiri. Misalnya bagian produksi dalam suatu
perusahaan melaksanakan pula tugas-tugas korespondensi, memperbanyak sendiri
warkat dan sebagainya.
Keuntungan sistem Desentralisasi ini adalah
a. Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya
masing-masing.
b. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan
c. Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian/unit yang sesuai dengan
syarat-syarat tertentu.
d. Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif
e. Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan
Kelemahan menggunakan desentralisasi adalah :
a. Pekerjaan akan terlalu bebas
b. Tidak terdapat harmonisasi dalam organisasi
c. Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip
d. Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor (adanya
pemborosan biaya).
3. Asas Campuran Sentralisasi dan Desentralisasi (Dekonsentralisasi)

Umumnya sebuah organisasi yang sudah berkembang dapat dibentuk unit pelayanan
pusat untuk melaksanakan dan bertanggungjawab tentang pekerjaan kantor yang
berada pada seluruh organisasi, Sebaliknya pekerjaan kantor yang kurang tepat bila
dipusatkan perlulah tetap dikerjakan oleh unit bersangkutan. Pengorganisaian
pekerjaan kantor tersebut merupakan sistem kombinasi antara sentralisasi dengan
desentralisasi.
Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan praktis, umumnya organisasi kantor
menggunakan asas kombinasi. Oleh karenanya dapat dikatakan bahwa sedikit sekali
organisasi kantor yang hanya/khusus menggunakan sistem sentralisasi atau
desentralisasi.
Masalah pemilihan sistem-sistem organisasi tersebut di atas tergantung sistem mana
yang paling menguntungkan bagi organisasi yang bersangkutan. Hal ini tentu saja
setelah diadakannya peninjauan dan penilaian dari segala macam segi, terutama
ketepatgunaannya dapat berjalan atau tidak. Sebaiknya setiap organisasi
diselenggarakan sesederhana mungkin, tanpa melepaskan/melupakan kemungkinan
perkembangan di kemudian hari. Namun demikian, untuk menghindari banyaknya
gangguan terhadap unit pekejaan operatif, sebaiknya unit-unit operatif mendapat
bantuan dan petunjuk dari tenaga-tenaga ahli perkantoran yang terdapat pada unit
pelayanan pusat.
Menurut Dr. Sedarmayanti, M.Pd. dalam bukunya Manajemen Perkantoran. Asas-
asas Pokok Pengorganisasian adalah sebagai berikut :
a. Asas Pembagian Tugas
Asas dalam pembagian tugas menentukan perlunya tugas untuk dibagi habis
sehingga dapat dijamin adanya bagian yang bertanggung jawab dalam
menyelenggarakan tugas termaksud. Oleh karena itu maka perlu adanya
SMK Kelas X
perumusan tugas yang jelas sehingga dapat dicegah duplikasi, benturan dan
kekaburan
b. Asas Fungsionalisasi
Asas ini menentukan bahwa dalam penanganan suatu masalah dan dalam rangka
mewujudkan koordinasi yang mantap antar kegiatan, maka bagian fungsional
berkewajiban memprakarsainya.
c. Asas Koordinasi
Asas ini menekankan perlunya setiap bagian menserasikan, memadukan dan
menyelaraskan baik dalam kegiatan, waktu, maupun perumusan kebijakan serta
pengawasan, pemrograman dan penganggaran, pengendalian serta pengawasan
tugas dan fungsi yang diembannya.
d. Asas Kesinambungan
Asas kesinambungan mengharuskan bahwa tugas-tugas harus berjalan secara
terus menerus sesuai dengan kebijakan dan program yang telah ditetapkan, tanpa
tergantung pada diri pejabat tertentu.
e. Asas Akrodion
Asas akrodion menentukan bahwa organisasi dapat berkembang atau mengecil
sesuai dengan tuntutan tugas dan beban kerjanya.
f. Asas Pendelegasian Wewenang
Asas ini mengharuskan setiap pimpinan untuk melimpahkan sebagian tugas dan
kewenangannya kepada pejabat bawahannya.
g. Asas Keluwesan.
Asas keluwesan menghendaki agar organisasi selalu mengikuti dan
menyesuaikan diri dengan perkembangan dan perubahan keadaan, sehingga
dapat dihindarkan kekakuan dalam pelaksanaan tugas.
h. Asas Rentang Pengendalian
Dengan asas rentang pengendalian ini dimaksudkan agar dalam menentukan
jumlah satuan organisasi atau orang yang dibawahi oleh seorang pejabat
pimpinan, diperhitungkan secara rasional mengingat terbatasnya kemampuan
seorang pimpinan, atasan dalam mengadakan pengendalian terhadap bawahnya.
Jika perlu diusahakan adanya perbandingan (rasio) Unit kerja yang secara hirarki
berbentuk piramida, dengan angka-angka perbandingan misalnya 1 : 3 - 7,
sebagai berikut ;
SMK Kelas X
Hal tersebut penting, dalam hubungan dengan penggolongan jabatan, uraian
pekerjaan, analisis pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Dan juga penting, demi
menghindari adanya pekerjaan yang tumpuk, macet, serta terbengkalai. Jadi
jangan sampai ada pekerjaan atau unit kerja yang berada di luar jangkauan
pengendalian dan setiap pimpinan, sebab dalam diri setiap pimpinan melekat
fungsi pengawasan
i. Asas Jalur dan Staf
Asas jalur dan staf adalah asas menentukan bahwa dalam penyusunan organisasi
perlu dibedakan antara satuan- satuan penyusun organisasi perlu dibedakan
antara satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas pokok instansi,
dengan satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas-tugas bantuan.
j. Asas Kejelasan dalam Pembaganan/Struktur
Asas Pembaganan mengharuskan setiap\organisasi mengambarkan susunan
organisasinya, agar setiap pihak yang berkepentingan dapat segera memahami
kedudukan dan hubungan dari setiap satuan organisasi yang ada.
F. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang
dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan
dengan menggunakan alat baik mesinmesin maupun manual, sehingga membantu mutu
pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu.
Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor
dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:
a. Mengumpulkan / menghimpun , yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan
tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-
mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan.
b. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan
sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang
diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.
c. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan
maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
d. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat,
sebanyak jumlah yang diperlukan.
e. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan
alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman.
Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan tugas-tugas rutin dan
bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan,
antara lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal,
grafik, dan chard.
a) Pekerjaan Tulis-menulis.
Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja),
dinyatakan secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap
disajikan bila mana diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah warkat yang
setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan
sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata).
SMK Kelas X
Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta, besar maupun kecil, setiap
hari banyak menerima maupun mengirirm surat yang jumlahnya tentu tergantung
besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih
banyak surat yang harus ditangani dari pada knator yang sempit ruang lingkup
usahanya. Namum semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar
memberi kesan yang baik dan menumbuhkan keprcayaan dari pihak luar /
masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi
secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi / hubungan lebih
luas. Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis-menulis adalah
kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang
keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan
disimpan.
b) Mengetik
Pekerjaan mengetik pada dasarnya merupakan pekerjaan juru tulis. Bahan yang
diketik antara lain adalah warkat seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian,
catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan.
Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:
a. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.
b. Mempercepat pekerjaan itulis menulis.
c. Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.
d. Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.
e. Praktis.
Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan syarat dasar untuk
melaksanakan pekerjaan kantor. Juru tik yang efektif ialah mereka yang
berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata usaha
(terutama juru tik) diharapakan memiliki kemampuan dengan kecepatan minimal 250
hpm selain itu harus memiliki pengetahuan tentang jenis-jenis mesin tik, teknik yang
baik, bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis
kertas dan ukuran kertas.
c) Pekerjaan Menghitung
Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah
uang. Sebagaimana di ketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha
lainnya, pasti terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya.
Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang
dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau
penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang oerganisasi tersebut
masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-perkerjaan rutin setiap hari yang berarti
ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi
kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja
Negara (APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan
bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah amupun swasta) antara lain
terdiri dari:
1) Belanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan
sebagainya.
2) Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.
3) Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang
dan sebagainya.
SMK Kelas X
4) Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya
penataran, biaya tamu dan sebagainya.
Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan menurut
cara tertentu, yang dinamakan tata buku. Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan
buku, yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macammacam
transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan. Transaksi ialah kejadian
atau perbuatan usaha, seperti menerima tagiahan, membayar utang, membeli barang,
menjual barang, menyimpan uang dibank, mengambil uang simpanan dibank,
membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya. Buku-buku yang
termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku
penjualan dan sebagainya. Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa
saja buku kas dikantor buku A tidak sama dengan bentuk buku kas dikantor B.
d) Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart
Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya
organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serat adanya perkembangan atau
kemajuan yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan
operasional yang harus dilakukan.
Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar pekerjaan dapat dilakukan
dengan cepat, tepat, mudah, praktis dan efisien. Untuk maksud tersebut maka
diperlukan adalah analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan berbagai cara,
antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).
e) Jadwal
Jadwal merupakan perencanaan terhadap penyelesaian pekerjaan yang memerlukan
proses tindak lanjut.jadwal juga diartikan sebagai pembagian setangkain pekerjaan
berdasarkan waktu. Jadwal yang telah disusun yang biasanya ditulis pada papan atau
kertas yang lebar dan khusus dan digantung disekitar ruang kantor yang strategis,
agar semua pegawai kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilakukan disamping
pekerjaan rutin. Format jadwal dibuat sesuai dengan kebutuhan kantor yang
bersangkutan, jadi mungkin saja format jadwal pada kantor A berbeda dengan format
kantor B.
SMK Kelas X
ORGANISASI DALAM KANTOR
Overview
===================================
Organisasi adalah alat atau wadah dimana orang-orang melakukan kegiatan untuk
mencapai tujuan yang diinginkan. Organisasi merupakan struktur tata pembagian kerja
dan hubungan kerja antara sekelompok orang, yang memungkinkan mereka dapat bekerja
sama secara efektif dalam mencapai tujuan.
Kantor dalam bahasa Inggrisnya Office dan Bahasa Belandanya yaitu Kantoor.
Menurut Ensliklopedia Administrasi, Kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu
bangunan dimana dilaksanakan tatausaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen
maupun berbagai tugas dinas lainnya dari pimpinan suatu organisasi.
Organisasi kantor adalah suatu tempat dimana diadakannya suatu kegiatan yang
teratur (adanya penetapan wewenang dan tanggung jawab) dari sekelompok orang yang
bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.
Organisasi kantor harus direncanakan, kemudian ditetapkan dengan sebaik-
baiknya. Karena organisasi yang baik berdasarkan perencanaan yang hati-hati mengenai
apa, siapa pelaksana dan pengawas dan bagaimana melaksanakan pekerjaan dengan
cara yang paling efisien. Organisasi yang tepat, tugas-tugas pekerja dapat ditetapkan
sehingga tanggung jawab dapat dipastikan dengan serta merta. Lebih dari itu, melalui
organisasi pekerjaan yang efisien dapat dilaksanakan dengan prinsip spesialisasi yang
lebih tajam dan komunikasi yang lebih lancar.
Organisasi kantor akan terikat kepada sifat-sifat dari Office Work oleh karena
setiap organisasi menyangkut pengaturan kerja, pembagian atau pemilihan aktivitas-
aktivitas dan fungsi-fungsi serta penentuan dari kewajiban-kewajiban, kewenangan dan
tanggung jawab. Dengan demikian menunjukan bahwa pekerjaan kantor yang beraneka
ragam perlu diorganisir dengan baik. Dimana seluruh kegiatan dibagi kepada semua orang
yang terlibat, sehingga setiap orangmempunyai tugas dan kewajiban sesuai dengan
kekuasaan, wewenang dan tanggung jawabnya menurut kedudukan mereka agar
pekerjaan dapat berjalan dengan lancar dan efesien
SMK Kelas X
A. Prinsip-Prinsip Organisasi
Organisasi tidak akan ada jika tidak ada unsur-unsur seperti manusia,
sasaran/tujuan, tempat kedudukan, pekerjaan, teknologi, struktur dan lingkungan. Unsur-
unsur dalam organisasi tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Manusia
Manusia adalah factor penentu adanya organisasi. Organisasi baru ada, jika ada
manusia (orang-orang) yang bekerjasama. Misalnya : ada pimpinan, ada pekerja
2. Sasaran/ Tujuan
Organisasi ada karena ada tujuan atau sasaran yang akan dicapai
3. Tempat Kedudukan
Organisasi baru ada apabila ada tempat kedudukannya, karena organisasi
memerlukan tempat sebagai tempat/wadah tempat berkumpulnya Manusia (orang-
orang)
4. Pekerjaan
Organisasi baru ada , jika ada pekerjaan yang akan/harus dikerjakan serta ada
pembagian kerjanya.
5. Teknologi
Organisasi baru ada, jika ada unsur-unsur tehnis
6. Struktur
Organisasi baru ada, jika terdapat hubungan-hubungan antar manusia yang satu
dengan yang lainnya, sehingga tercipta organisasi
7. Lingkungan
Organisasi baru ada, jika ada lingkungan yang saling mempengaruhi.
Agar suatu organisasi dapat berjalan baik perlu adanya asas-asas atau prinsip-
prinsip tertentu. Atau dengan kata lain suatu organisasi yang baik perlu dilandasi oleh
suatu asas-asas atau prinsip-prinsip tertentu. Dengan pengetahuan tentang asas-asas
atau prinsip-prinsip organisasi maka dalam setiap usaha untuk mengorganisasi kalau tidak
mau mengalami kesulitan atau kegagalan maka prinsip-prinsip tersebut harus kita
perhatikan. Adapun beberapa asas atau prinsip organisasi yang perlu diketahui antara lain
adalah sebagai berikut :
1. Prinsip perumusan tujuan

Dalam menyusun suatu organisasi, maka asas yang harus diperkirakan adalah asas
perumusan tujuan. Dengan asas tersebut maka berarti bahwa sebelum organisasi
tersebut disusun, maka terlebih dahulu harus mengetahui tujuan dari organisasi itu
dibentuk. Dengan lain menyusun organisasi tersebut bermaksud agar tujuan yang
telah ditetapkan dapat dicapai secara efisien dan efektif.
2. Prinsip pembagian kerja
Dimuka telah dikemukakan bahwa, dalam pembentukan atau penyusunan suatu
organisasi adalah untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan
efektif. Karena suatu organisasi selalu membutuhkan tenaga-tenaga orang lain yang
kadang-kadang tidak sedikit jumlahnya, maka perlu adanya pembagian kerja yang
baik. Dengan adanya pembagian kerja maka tiap orang / bagian akan dapat
mengetahui secara jelas tugas dan tanggung jawab serta kedudukannya masing-
SMK Kelas X
masing dalam organisasi tersebut. Dengan demikian, akan dapat diharapkan tidak
terjadinya kesimpang siurang dalam pekerjaan sehingga pekerjaan dapat dilakukan
secara efisien dan efektif.
3. Prinsip pendelegasian wewenang
Bagi manajer sulit untuk melakukan seluruh pekerjaan seorang diri baik karena
keterbatasan kemampuan waktu dan sebagainnya. Untuk itu perlu bagi seorang
menajer dalam melakukan tugas dan tanggung jawabnya menyerahkan sebagian yang
tidak begitu penting kepada bawahan-bawahannya.
4. Prinsip koordinasi
Dengan adanya pembagian kerja dalam suatu organisasi maka diharapkan dalam
pelaksanaan tugas-tugasnya jangan sampai terjadi kesimpang siuran. Akan tetapi,
dalam praktek adanya koordinasi yang baik maka kemungkinan kesimpang siuran itu
tetap ada, sebab kecenderungan setiap orang atau setiap bagian mempunyai egoisme
untuk berusaha melaksanakan tugasnya sebaik mungkin. Tindakan ini pada prinsipnya
adalah baik, tetapi kalau tindakan ini berlebih-lebihan artinya tidak memperhatikan
kegiatan-kegiatan lain maka justru dapat menyulitkan, misalnya bagian produksi
berusaha untuk meningkatkan produksinya sebanyak mungkin tanpa memperhatikan
bagian penjualan, maka ini berarti akan menimbulan over produksi (produksi yang
berlebihan).
5. Prinsip batas efisiensi pengawasan
Dalam meningkatkan tugas masing-masing orang / bagian tersebut mempunyai
beberapa orang yang dibawah pengawasannya untuk itu batas-batas efisiensi
pengawasan harus betul-betul diperhatiakan, artinya bila batas pengawasan orang
hanya lima orang maka janganlah orang tersebut dibebani untuk mengawasi delapan
orang. Bebrapa batas yang tepat sebenarnya tergantung pada situasi dan kondisi
masing-masing yang tidak dapat dibaut standar secara tegas. Perbedaan kecakapan
yang memimpin, sikap pekerjaan dan faktor-faktor lain ikut pula menentukan beberapa
batas yang paling baik
6. Prinsip pengawasan umum
Suatu organisasi tidak dapat terjamin kelancarannya bila pengawasannya kurang baik
untuk itu maka dalam penyusunan organisasi harus dilakukan sedemikian rupa
misalnya diusahakan penyusunan organisasi yang sederhana sehingga dengan
demikian pimpinan akan mampu melakukan pengawasan secara keseluruhan.
B. Bentuk organisasi kantor
Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan

departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama. Bagan ini menggambarkan lima
aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu ;
1. Pembagian kerja
2. Rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen
SMK Kelas X
Bentuk-bentuk pengorganisasian dapat dibedakan menjadi :
1. Organisasi Garis/Lini
Dalam tipe organisasi garis, kekuasaan berjalan secara langsung dari atasan
kepada bawahan, langsung dari manajemen/manajer kepada orang-orang/pegawai,
sampai setiap orang tercakup di dalamnya. Suatu perintah datang dari atasan kepada
bawahannya dalam garis langsung. Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi
yang di dalamnya terdapat garis wewenang, yang menghubungkan langsung secara
vertical antara atasan dengan bawahannya. Semua bagian mulai dari pucuk pimpinan
sampai yang terendah dihubungkan dengan suatu garis wewenang/komando. Setiap
kepala bagian/departemen/divisi mempunyai tanggung jawab untuk melapor kepada
bagian atau unit yang berada satu tingkat di atasnya. Bentuk organisasi garis/lini
disebut juga bentuk lurus atau bentuk militer (military organization). Sistem ini adalah
yang paling praktis, karena tata hubungannya sangat sederhana sekali. Dari Top
Manajer sampai bawahan yang paling bawah, segala sesuatunya berlangsung
menurut garis komando biasa, sehingga tidak ada kompleksitasi di dalam sikap
pimpinan.
Pada sistem ini organisasi kantor dibagi dalam satuan-satuan yang bulat pada
tingkat jenjang yang diperlukan. Kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dalam suatu
garis lurus dari bagian puncak ke bagian terbawah dengan tanggung jawab yang
paling besar (top manajer), dan makin berkurang atau kecil pada tingkat manajemen
yang yang lebih rendah (pekerja). Masing-masing kepala satuan organisasi
memegang wewenang bulat dan memikul tanggung jawab mengenai segala hal yang
termasuk bidang kerja satuannya. Semua pegawai menerima perintah dan instruksi
langsung dari pimpinan satuan serta mereka hanya bertanggung jawab kepadanya,
arus wewenang dan tanggung jawab berjalan melalui saluran yang tunggal secara
lurus dan vertikal, sehingga strukturnya sederhana. Dalam sistem ini tentu saja pucuk
pimpinan dan kepala-kepala bagian harus cakap, tangkas dan ahli dalam segala
bidang urusan termasuk dalam bidang pekerjaannya .
Ciri-ciri organisasi lini.

1. Hubungan antara atasan dengan bawahan bersifat langsung yang dihubungkan
suatu garis wewenang/komando
2. Struktur organisasi sederhana dan stabil
3. Jumlah pegawai sedikit, sehingga memungkinkan diantara mereka untuk saling
mengenal
4. Masing-masing pimpinan unit/bagian mempunyai tanggung jawab dan wewenang
penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada dalam unitnya
5. Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan yang bersangkutan, sehingga
dianggap mempunyai sumber kekuasaan tunggal
6. Tingkat spesialisasi biasanya belum begitu tinggi
7. Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil
8. Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)
SMK Kelas X
Keuntungan Kelemahan
1. Ada kesatuan komando yang terjamin 1. Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan
dengan baik seringkali sulit dibedakan dengan
2. Disiplin pegawai tinggi dan mudah tujuan organisasi
dipelihara (dipertahankan) 2. Pembebanan yang berat dari pejabat
3. Koordinasi lebih mudah dilaksanakan pimpinan , karena dipegang sendiri
4. Proses pengambilan keputusan dan 3. Adanya kecenderungan pimpinan
instruksi-instruksi dapat berjalan cepat bertindak secara otoriter/diktaktor,
5. Garis kepemimpinan tegas, tidak cenderung bersikap kaku (tidak
simpang siur, karena pimpinan fleksibel).
langsung berhubungan dengan 4. Kesempatan pegawai untuk
bawahannya sehingga semua perintah berkembang agak terbatas karena
dapat dimengerti dan dilaksanakan sukar untuk mengabil inisiatif sendiri
6. Rasa solidaritas pegawai biasanya 5. Organisasi terlalu tergantung kepada
tinggi satu orang, yaitu pimpinan
7. Pengendalian mudah dilaksanakan 6. Kurang tersedianya saf ahli
dengan cepat
8. Tersedianya kesempatan baik untuk
latihan bagi pengembangan bakat-
bakat pimpinan.
9. Adanya penghematan biaya
10. Pengawasan berjalan efektif
SMK Kelas X
2. Organisasi Staff.
Organisasi staf adalah suatu bentuk organisasi yang hanya mempunyai
hubungan dengan pimpinan tertinggi. Bawahan hanya berfungsi memberikan bantuan
untuk kelancaran tugas pimpinan.Staf tidak mempunyai garis komando kebawah.
Didalam praktek, organisasi kantor yang murni menjalankan sistem/bentuk staf tidak
ada, karena tidak ada pekerjaan kantor yang seratus persen terdiri atas pekerjaan
pikiran saja. Bentuk ini biasanya sangat cocok bila digabungkan dengan bentuk
organisasi lainnya.
3. Organisasi Garis dan Staf

Dalam bentuk organisasi garis dan staf, asas kesatuan komando tetap ada.
Wewenang dilimpahkan secara vertikal dari pimpinan tertinggi sampai kepada unit
yang ada paling bawah. Para staf hanya bertugas memberikan bantuan, saran-saran
dan pelayanan kepada pimpinan dalam mengambil keputusan atau kebijakan. Dipakai
atau tidaknya saran dari staf tergantung keputusan pimpinan sendiri. Diperlukan
tenaga staf karena pada organisasi yang besar, pimpinan tidak mungkin dapat
menguasai pekerjaan yang sangat luas, ia membutuhkan tenaga khusus sebagai
penasehat ahli di bidang perkantoran.
Ciri-ciri organisasi garis dan staf :
1. Biasanya organisasi adalah besar, dan mungkin juga bersifat kompleks
2. Jumlah pegawai biasanya cukup banyak
3. Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak bersifat langsung
4. Terkadang pimpinan tidak mengenal semua karyawan/pegawainya. Mungkin pula
diantaranya pegawai pun terjadi tidak saling mengenal
5. Banyak spesialisasi pekerjaan yang diperlukan dan digunakan secara maksimal
6. Kesatuan perintah tetap ada setiap atasan membawahi sejumlah pegawai
tertentu.
7. Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu wewenang garis dan wewenang staf.
SMK Kelas X
1. Asas kesatuan komando tetap ada. 1. Kelompok pelaksana terkadang
Pimpinan tetap dalam satu tangan. bingung untuk membedakan perintah
2. Adanya tugas yang jelas antara dan bantuan nasihat
pimpian staf dan pelaksana 2. Solidaritas pegawai kurang, karena
3. Tipe organisasi garis dan staf fleksibel adanya pegawai yang tidak saling
(luwes) karena dapat ditempatkan pada mengenal
organisasi besar maupun kecil. 3. Sering terjadi persaingan tidak sehat,
4. Pengembalian keputusan relatif mudah, karena masing-masing menganggap
karena mendapat bantuan/sumbangn tugas yang dilaksanakannyalah yang
pemikiran dari staf. penting
5. Koordinasi mudah dilakukan, karena 4. Pimpinan lini mengabaikan advis staf
ada pembagian tugas yang jelas. 5. Apabila tugas dan tanggung jawab
6. Disiplin dan moral pegawai biasanya dalam berbagai kerja antara pelajat
tinggi, karena tugas sesuai dengan garis dan staf tidak tegas, maka akan
spesialisasinya menimbulkan kekacauan dalam
7. Bakat pegawai dapat berkembang menjalankan wewenang
sesuai dengan spesialisasinya. 6. Penggunaan staf ahli bisa menambah
8. Diperoleh manfaat yang besar bagi pembebanan biaya yang besar
para ahli 7. Kemungkinan pimpinan staf melampaui
kewenangan stafnya sehingga
menimbulkan ketidaksenangan pegawai
lini
8. Kemungkinan akan terdapat perbedaan
interpretasi antara orang lini dan staf
dalam kebijakan dan tugas-tugas yang
diberikan sehingga menimbulkan
permasalahan menjadi kompleks.
SMK Kelas X
4. Organisasi Fungsional
Organisasi fungsional biasanya disusun berdasarkan sifat dan macam-macam
fungsi yang harus dilaksanakan. Pada tipe organisasi fungsional ini masalah
pembagian kerja (spsialisasi) benar-benar diperhatikan. Pembagian kerja didasarkan
pada spesifikasi, sehingga setiap pejabat hanya mengerjakan suatu tugas tertentu
saja. Pimpinan tertinggi mendelegasikan wewenang kepada pimpinan-pimpinan yang
ada di bawahnya, kemudian sesuai spesialisasinya diteruskan kepada para pelaksana.
Para bawahan/pelaksana akan mendapat perintah dari beberapa atasan yang masing-
masing menguasai suatu keahlian khusus dan bertanggung jawab sepenuhnya atas
bidang masing-masing.
Ciri-ciri organisasi fungsional :
a. Adanya pembidangan tugas yang jelas dan tegas
b. Spesialisasi pegawai dapat dikembangkan
c. Bawahan menerima perintah dari beberapa atasan
d. Koordinasi menyeluruh ada pada eselon atas
e. Koordinasi antara pegawai yang menjalankan tugas atau fungsi yang sama dapat
dilakukan
1. Spesialisasi dilakukan secara optimal 1. Pekerjaan seringkali sangat
2. Para pegawai bekerja sesuai membosankan
ketrampilannya masingmasing 2. Sulit mengadakan perpindahan
3. Produktivitas dan efisiensi dapat karyawan/pegawai dari satu bagian ke
ditingkatkan bagian lain karena pegawai hanya
4. Koordinasi menyeluruh bisa memperhatikan bidang spesialisasi
dilaksanakan pada eselon atas, sendiri saja
sehingga berjalan lancar dan tertib 3. Sering ada pegawai yang
5. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin mementingkan bidangnya sendiri,
karyawan yang menjalankan fungsi sehingga koordinasi menyeluruh sulit
yang sama biasanya cukup tinggi. dan sukar dilakukan
6. Pembidangan tugas menjadi jelas
SMK Kelas X
5. Organisasi Kepanitiaan
Organigasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai
maka selesailah organisasi tersebut
1. Segala keputusan dipertimbangkan 1. Proses pengambilan keputusan
masak-masak dalam pembahasan yang memerlukan diskusi yang berlarut-larut
dalam dan terperinci yang menghambat pelaksanaan tugas
2. Kemungkinan pimpinan bertindak 2. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena
otoriter sangat kecil tanggung jawabnya sama
3. Koordinasi kerja telah dibahas oleh 3. Kreativitas karyawan terhambat dan
suatu tim sukar untuk dikembangkan, karena
faktor kolektivitas lebih dipentingkan.
SMK Kelas X
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

KANTOR
Overview
===========================================
Komunikasi mutlak diperlukan dalam sebuah organisasi. Tanpa komunikasi atau

terciptanya komunikasi yang baik dapat dikatakan mustahil dapat tercapai tujuan dari
organisasi. Pada kesempatan ini kita akan membahas hal-hal yang berkaitan yang
komunikasi terutama di dalam sebuah organisasi.
A. Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah suatu proses pengiriman atau penyampaian berita/pesan dari

komunikator kepada komunikan untuk mencapai suatu tujuan dan pesan dapat dimengerti
sedangkan organisasi adalah alat atau wadah dimana orang-orang melakukan kegiatan
untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Organisasi merupakan struktur tata pembagian
kerja dan hubungan kerja antara sekelompok orang. Komunikasi merupakan salah satu
bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor, sebab kantor merupakan pusat
pengolahan keterangan, tempat orang berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu
guna kepentingan kantor, tempat para pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi
atau tata usaha.
Seorang manajer kantor harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua
pegawai kantor, baik secara horizontal maupun secar vertikal atau diagonal. Pengurusan
informasi yakni penyampaian dan penerimaan berita akan dapat berjalan dengan baik,
apabila dalam kantor tersebut terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif
akan menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat penting guna
meningkatkan kreativitas dan dedikasi para pegawai kantor. Kegiatan kantor tidak terlepas
dari tulis menulis, membaca, berbicara dan mendengarkan. Semua kegiatan itu
mengandung informasi atau; keterangan yang berarti bagi kepentingan kantor. Oleh
karena itu komunikasi kantor atau tata hubungan kantor ialah komunikasi yang dapat
berlangsung setiap saat, dimana saja kapan saja, oleh siapa saja dan dengan siapa saja.
Agar komunikasi dapat berjalan egektif, komunikator harus memiliki ketrampilan dalam
SMK Kelas X
berkomunikasi. Teknik keterampilan komunikasi tersebut mencakup cara berbicara, cara
berpikir dan cara menggunakan sarana komunikasi.
Dalam berkomunikasi harus memeperhatikan etika. Etika berkomunikasi adalah
penyampaian pesan atau berita antara komunikator dan komunikan dengan
memperhatikan perilaku, sikap yang baik dan yang tidak baik untuk dilakukan ketika
berkomunikasi. Dalam berkomunikasi harus memperhatikan beberapa hal untuk
menghindari kegagalan, yaitu :
a. Persepsi (pengertian pikiran)
b. Ketepatan
c. Kreadibilitas ( unsur kepercayaan kepada orang lain)
d. Pengendalian
e. Kecocokan/keserasian
Faktor yang sangat mempengaruhi keberhasilan dalm kegiatan bisnis ialah

ketrampilan berkomunikasi, yang mencakup :
a. Keterampilan berbicara
b. Keterampilan mendengarkan
c. Keterampilan membaca
d. Keterampilan menulis
Agar keterampilan berkomunikasi terus meningkat, hal yang harus dilakukan

adalah:
a. Menilai diri sendiri secara jujur
b. Meningkatkan kemampuan berkomunikasi melalui latihan-latihan atau praktek-
praktek
c. Menentukan setiap tujuan komunkasi secara jelas
Berkomunikasi dalam organisasi dibutuhkan komunikasi yang efektif . Untuk

mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara yaitu kesadaran akan
kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan balik.
Dijaman modern ini komunikasi merupakan subjek penting maka perusahaan-
perusahaan besar biasanya menggunakan ahli komunikasi untuk membantu memecahkan
masalah-masalah komunikasi internal.
Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi
berjalan lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan yang komunikatif dalam
organisasi. Dalam hal ini para manajer harus aktif. Penggunaan manajemen pertisipatif
dan komunikasi tatap muka merupakan cara meningkatkan efektifitas komunikasi melalui
penggunaan umpan balik.
Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus memberikan latihan-
latihan dalam bentuk penulisan maupun penyampaian berita secara lisan dengan maksud
untuk meningkatkan pemahaman akan symbol-simbol, penggunaan bahasa yang baik dan
benar, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang pernerima berita.
Salah satu alat yang digunakan adalah active listening yang digunakan untuk
mengembangkan keterampilan manajemen para manajer. Sebagai dasar peralatan ini
adalah menggunakan reflective statements (pernyataan balik) oleh para pendengar.
SMK Kelas X
The American Management Association (AMA) menyusun sepuluh pedoman efektifitas
komunikasi organisasi sebagai berikut :
a. Cobalah menjernihkan gagasan Anda sebelum berorganisasi.
b. Teliti kegunaan sebenarnya dari setiap komunikasi.
c. Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara keseluruhan bilamana anda
berkomunikasi.
d. Berkonsultasi dengan orang lain, bila perlu dalam merencanakan komunikasi.
e. Berhati-hati ketika anda berkomunikasi, mengenai nada maupun isi pokok dari pesan
anda.
f. Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan sesuatu yang dapat membantu
atau bernilai bagi penerima.
g. Lakukan tindak lanjut komunikasi Anda.
h. Berkomunikasi untuk hari esok sebagai hari ini.
i. Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi Anda.
j. Berusahalah bukan saja untuk dimengerti tetapi juga untuk mengerti serta jadilah
pendengar yang baik.
B. Teknik Komunikasi
1. Komunikasi dengan Pelanggan

Pelanggan adalah orang atau instansi/lembaga/organisasi yang membeli
barang/jasa secara rutin atau berulang-ulang, karena barang dan jasa yang dibeli
mempunyai manfaat. Ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam menjaga
hubungan baik dengan pelanggan, yaitu:
a. Senantiasa memberikan perhatikan yang tulus dan sungguhsungguh terhadap

pelanggan.
b. Senantiasa melaksanakan pelayanan yang prima terhadap semua kebutuhan
pelanggan.
c. Menerima dengan baik semua masukan, saran dan kritikan yang diberikan oleh
pelanggan bahkan harus ditindaklanjuti agar memberikan keputusan kepada
pelangan.
d. Memberikan diskon atau hadiah-hadiah pada hari-hari tertentu.
e. Fleksibel dalam kekurangan pembayaran atau menunda waktu pembayaran
(berhutang).
Mengenai keluhan pelanggan secara lebih dini adalah suatu sikap yang bijaksana
dan tepat karena perusahan akan lebih mampu mengantisipasi hal-hal yang dapat merugi.
Sekecil apapun kekecewaan pelanggan adalah merupakan keluhan yang harus segera
ditangani. Disinilah para petugas pelayanan harus mampu mengatasi keluhan tersebut
agar tidak semangkin membesar dan berdampak kurang baik lagi bagi perusahaan.
2. Komunikasi dengan Pimpinan

Komunikasi dengan pimpinan dapat dilakukan dengan komunikasi vertikal.
Komunikasi vertikal adalah komunikasi ke atas dan atau ke bawah dengan rantai
komando. Komunikasi ke bawah dimulai dari manajemen tingkat atas sampai pada
karyawan bukan supervisor.
SMK Kelas X
Kegunaanya antara lain untuk memberikan perintah, petunjuk dan lain-lain serta
membuka informasi kepada anggota organisasi tentang tujuan dan kebijakan organisasi.
Sedangkan komunikasi ke atas memberikan informasi kepada tingkatan yang lebih tinggi
tentang apa yang terjadi pada tingkatan yang lebih rendah. Komunikasi dengan pimpinan
yaitu komunikasi yang dilakukan dari bawahan atau pegawai kepada pimpinan untuk
memperoleh informasi, keterangan tentang kegiatan dan pelaksanaan tugas/pekerjaan
yang akan dan telah dilakukan oleh bawahannya. Bentuk-bentuk informasi yang
disampaikan pegawai atau bawahan kepada pimpinannya berupa laporan, keluhan, saran
dan pendapat.
Komunikasi antara bawahan dengan atasan yang harmonis dapat meningkatkan
semangat kerja dan kemauan bekerja secara efektif dan efisien. Dalam pelaksanaan
komunikasi antara bawahan dengan atasan dilaksanakan secara wajar, jujur terbuka serta
komunikasi yang harmonis.
Dalam melakukan komunikasi dengan pimpinan perlu memahami tehnik
berkomunikasi dengan cara berpikir positif yang dikembangkan menjadi komunikatif, efektif
dan efesien, maka dapat dilakukan sebagai berikut :
a. Topik pembicaraan telah ditentukan sebelumnya.

b. Lawan bicara diberi kesempatan untuk menanggapi setiap reaksi, saran dan unsur
atau gagasan.
c. Menyesuaikan situasi dengan topik pembicaraan.
d. Berbicara dengan gaya atau sikap yang menyenangkan lawan bicara.
e. Menghargai dan menghormati lawan bicara secara konsisten.
f. Menghindari percakapan yang bersifat basa-basi.
g. Menghindari ucapan yang bersifat menilai.
h. Menghindari respon yang melemahkan atau mengancam.
i. Menghindari respon yang mengandung pemberian nasehat.
j. Menghindari respon yang monoton.
3. Komunikasi dengan Kolega

Kolega adalah teman atau rekan kerja. Jadi komunikasi dapat dilakukan secara
horizontal, meliputi pola aliran dalam organisasi yang terjadi antara anggota-anggota
kelompok kerja yang sama atau para pekerja pada organisasi yang sama atau perusaaan
yang sama. Kegunaannya menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan
pemecahan masalah organisasi. Hal ini untuk menghindari keterlambatan dalam
pengarahan dan untuk membentuk hubungan dengan rekan mereka.
C. Klasifikasi Komunikasi
Komunikasi dapat diklasifikasikan menjadi beberapa macam yaitu sebagai berikut:

1. Menurut lawan Komunikasi
a. Komunikasi umum, dibagi menjadi 3 macam :
1) Satu lawan banyak
Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh seorang komunikator dengan
sekelompok komunikan untuk menyampaikan suatu informasi, kebijakan,
pemecahan masalah atau yang lainnya. Biasanya dilakukan pada saat rapat,
SMK Kelas X
seminar dimana pimpinan rapat atau nara sumber memberikan informasi
kepada sekelompok komunikan
2) Banyak lawan satu
Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh sekelompok komunikator
dengan satu komunikan. Contoh para demonstran kasus pembebasan tanah
menginginkan berbicara dengan walikota
3) Banyak lawan banyak
Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh sekelompok komunikator dengan
sekelompok komunikan. Contoh para demonstran yang akan memasuki istana
presiden dihalangi oleh para PASPAMPRES.
b. Komunikasi pribadi
Komunikasi yang dilakukan oleh satu komunikator lawan satu komunikan, dimana
orang lain tidak boleh mengetahuinya pembicaraan tersebut. Biasanya informasi
tersebut bersifat rahasia. Misalnya seorang psikolog sedang berkomunikasi
dengan pasiennya membicarakan tentang permasalahan yang dialaminya. Atau
pimpinan sedang berbicara pada bawahnya yang bersifat rahasia.
2. Menurut Jumlah yang Berkomunikasi, dibagi menjadi 2 macam

a. Komunikasi perseorangan
Komunikasi yang dilakukan oleh seorang komunikator dengan seorang
komunikan. Informasi yang diberikan bisa bersifat rahasia bisa juga tidak.
Komunikasi pribadi disa dikategorikan komunikasi perorangan. Media yang biasa
digunakan adalah surat prive maupun telepon. Contoh seorang pelajar sedang
ujian lisan, biasanya dilakukan satu siswa dengan satu penguji.
b. Komunikasi dalam kelompok
Seperti kita ketahui bahwa manusia sebagai individu di dalam pergaulannya setiap
hari harus bergaul dengan kelompok rekannya. Dalam kehidupannya kadang-
kadang terjadi kelompok orang untuk melakukan hubungan dengan seseorang
atau dengan sekelompok orang lain. Kita sering melihat adanya diskusi, baik yang
sengaja seperti dalam rapat, persidangan, seminar, lokakarya atau diskusi tidak
disengaja, seperti ngobrol di warung, dipinggir jalan, di lapangan olah raga ,
dihalaman rumah dihalaman kantor dan lain sebagainya.
Berdiskusi atau bertukar pikiran sekelompok orang tersebut dinamakan
komunikasi kelompok (Group Communication). Sedangkan yang dimaksud
dengan pengertian kelompok adalah sesuatu kumpulan manusia yang mempunyai
hubungan sosial yang nyata dengan sesamanya.
Komunikasi kelompok (Group Comunication) berarti komunikasi itu dapat
berlangsung antara seseorang komunikator dengan sekelompok orang yang
jumlahnya lebih dari dua orang dan bersifat lebih terbuka dalam membicarakan
masalahmasalah yang menyangkut kepentingan orang banyak. Apabila jumlah
orang di dalam kelompok komunikasi sedikit, dinamakan komunikasi kelompok
kecil (small group communication), dan jika jumlah orang di dalam komunikasi
kelompok banyak dinamakan komunikasi kelompok banyak ( larke group
cominication).
Komunikasi kelompok kecil (small group communication) adalah ditujukan kepada
kesatuan psikologis, interaksi dan prosesnya berlangsung secara dialogis. Dalam
komunikasi kelompok kecil maupun keomunikasi kelompok besar tidak
SMK Kelas X
berdasarkan hitungan banyak tidaknya jumlah orang yang berkomunikasi
melainkan berdasarkan pada kualitas proses komunikasinya.
Sedangkan yang dimaksud dengan komunikasi besar adalah komunikasi yang di
tujukan kepada perasaan komunikan dan prosesnya berlangsung secara linier
(lurus). Contohnya: untuk komunikasi kelompok besar adalah rapat raksaksa di
sebuah lapangan atau ruangan yang cukup luas. Seperti kita ketahui bahwa
keberhasilan orang di dalam kehidupan sehari-harinya, dikarenakan adanya
kepandaian berkomunikasi dengan kelompoknya. Hubungan yang baik antar
manusia adalah merupakan jembatan keberhasilan di dalam komunikasi
kelompok.
3. Menurut Cara Penyampaiannya

a. Komunikasi lisan dapat dibagi menjadi dua :
1) komunikasi langsung, yaitu komunikasi yang dilakukan secara langsung dan
tidak dibatasi oleh jarak,antara komunikator dan komunikan bertatapan
langsung dalam pemberian dan penerimaan informasi secara lisan. Misalnya
pada saat rapat, wawancara, seminar dll.
2) Komunikasi secara tidak langsung yaitu komunikasi yang diatasi oleh jarak,
antara komunkator dan komunikan tidak bertatapan langsung dalam
memberikan dan menerima informasi secara lisan tapi dengan menggunakan
media, misalnya Televisi, telepon, radio, dll.
b. Komunikasi tertulis Komunikasi yang dilakukan secara tertulis bisa dalam bentuk
surat, gambar, lukisan, bagan atau diagram, peta.
4. Menurut Maksud Komunikasi

Komunikasi menurut maksud merupakan komunikasi yang dilakukan dengan
maksud-maksud tertentu. Yang dapat dibedakan sebagai berikut :
a. Memberi perintah
Komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan sebagai komunikator yang memberi
perintah kepada bawahannya sebagai komunikan mengenai tugas tugas yang
harus dijalankan
b. Memberi nasehat
Komunikasi yang dilakukan seorang guru yang memberikan nasehat pada siswa
yang melakukan pelanggaran tata tertib
c. Berpidato
Suatu media komunikasi untuk mengungkapkan pikiran dalam bentuk kata-kata
yang ditujukan kepada orang banyak. Contoh: pidato kenegaraan dan pidato
pengukuhan guru besar
d. Memberikan ceramah
Suatu media komunikasi yang diberikan oleh seorang komunikator di hadapan
banyak pendengar yang membicarakan suatu hal berupa pengetahuan yang akan
diberikan kepada komunikan.
e. Rapat
Rapat merupakan suatu media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka,
yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun
pemerintah. Jadi Rapat (conference atau meeting) merupakan pertemuan antara
SMK Kelas X
para anggota lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau
menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
f. Perundingan
Perundingan adalah suatu media komunikasi yang diadakan karena dua atau lebih
orang atau organisasi yang mempunyai kepentingan bersama, sebab apabila tidak
diadakan perundingan pasti akan menimbulkan perselisihan. Dalam perundingan
ini yang menjadi pokok pembicaraan adalah memberikan kepuasan kepada pihak-
pihak yang terkait.
g. Pertemuan
Pertemuan adalah Jenis media komunikasi audial visual dalam komunikasi
kelompok yang bersifat langsung. Pertemuan merupakan jenis media yang sangat
penting dalam organisasi baik dalam hubungan vertikal maupun horizontal
h. Wawancara
Wawancara adalah jenis media komunikasi audial visual dimana komunikasi
berlangsung dengan tatap muka dua arah. Jenis media komunikasi ini banyak
dipakai dalam organisasi vertical antara pihak atasan dengan bawahan.
5. Menurut Kelangsungannya
Berdasarkan kelangsungan komunikasi maka komunikasi dapat dibagi menjadi 2
macam, yaitu :
a. Komunikasi langsung
Komunikasi langsung adalah komunikasi yang tidak dibatasi oleh jarak dan tanpa
bantuan perantara atau media komunikasi, misalnya : tatap muka
b. Komunikasi tidak langsung
Komunikasi tidak langsung adalah komunikasi yang dibatasi oleh jarak sehingga
dalam pelaksanaannya membutuhkan bantuan media komunikasi
6. Menurut Perilaku
Komunikasi dapat dilihat berdasarkan sudut perilaku yang terbagi menjadi 3
macam, yaitu:
a. Komunikasi formal
Komunikasi formal yaitu komunikasi yang terjadi dalam lingkungan organisasi
yang secara resmi telah diatur dalamstuktur organisasi.
Ciri-ciri komunikasi formal :
1. Informasi mempunyai sangsi resmi, tegas dan jelas.
2. Komunikasi dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu secara resmi.
3. Ada prosedur tertentu.
4. Objek pembicaraannya tentang masalah organisasi atau masalah proses
penyelenggaraan kerja.
5. Media yang sering digunakan adalah surat.
6. Komunikasi formal datang dari orang yang mempunyai wewenang dan
komunikasi ini berlangsung dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.
Contoh rapat dan konferensi
b. Komunikasi Informal
Komunikasi informal yaitu komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi tetapi
tidak direncanakan dan tidak ditentukan dalam suatu organisasi. Komunikasi tidak
SMK Kelas X
mengikuti prosedur yang ada terkadang tidak menggunakan media informasi yang
disampaikan pun lama-lama menjadi kabur dan tidak jelas.
c. Komunikasi Non Formal
Komunikasi non formal, yaitu komunikasi yang terjadi dalam pergaulan
masyarakat sehari-hari di luar kantor. Komunikasi non formal juga merupakan
komunikasi diantara para anggota organisasi atas dasar keinginan pribadi yang
tidak didasarkan atas ketentuan-ketentuan dalam struktur organisasi atau
peraturan-peraturan tertentu.
Ciri-ciri komunikasi non formal adalah :
1) Waktu dan tempat tidak menentu
2) Tidak ada prosedur yang mengikat
3) Tidak ada hierarki tertentu
4) Objek pembicaraannya tidak menentu
5) Diwujudkan dalam bentuk tertulis atau lisan
7. Menurut Ruang Lingkup

Menurut ruang lingkupnya, komunikasi dibagi menjadi 2 macam, yaitu:
a. Komunikasi internal
Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi dalam lingkungan organisasi
atau perusahaan tertentu. Komunikasi internal ini dapat dibedakan menjadi 3
macam, yaitu komunikasi vertikal, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal
b. Komunikasi eksternal
Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang berlangsung antara organisasi
dengan masyarakat yang ada di luar organisasi atau perusahaan. Pelaksanaan
komunikasi eksternal dilakukan dengan cara mengunakan radio, televise atau
media lain. Komunikasi eksternal ini berupa bakti sosial, sunatan masal,
pengabdian masyarakat, dsb.
Komunikasi eksternal atau keluar mempunyai 2 fungsi yaitu:
1) Fungsi ke luar, yaitu meinmbulkan kepercayaan dan bertujuan mendapatkan
dukungan dari masyarakat
2) Fungsi ke dalam, yaitu fungsi yang bertujuan untuk mengetahui sampai
dimana keinginan dan tanggapan masyarakat tentang kegiatan yang
dilakukan oleh organisasi.
8. Menurut Arah Informasi

Komunikasi menurut arah informasi dapat dibedakan menjadi :
a. Komunikasi ke atas
yaitu komunikasi yang dilakukan oleh bawahan kepada atasan untuk memperoleh
informasi masalah tugas yang akan dilakukan dapat juga berupa laporan,
pendapat atau saran.
b. Komunikasi ke bawah
Komunikasi yang dilakukan dari pimpinan kepada bawahannya atau dari
manajemen puncak ke manajemen menengah kemudian ke manajemen bawah,
informasi yang diberikan berupa perintah, petunjuk, teguran atau pujian dalam
menjalankan tugas
SMK Kelas X
c. Komunikasi horizontal
yaitu komunikasi yang berlangsung antara pegawai yang mempunyai tugas ,
wewenang dan tanggung jawab yang sama dan sederajat. Misalnya, pembicaraan
antara sesame pegawai administrasi, pembicaraan antara guru dan guru
d. Komunikasi Diagonal
Yaitu komunikasi yang berlangsung antara pegawai pada tingkat kedudukan,
tugas, dan fungsi berbeda dan tidak mempunyai wewenang secara langsung
terhadap pihak lain. Misalnya, pembicaraan antara kepala bagian personalia
dengan kepala bagian keuangan
e. Komunikasi satu arah
Komunikasi satu arah disebut juga komunikasi monologis yaitu komunikasi yang
hanya berlangsung satu arah, yaitu dari komunikator sendiri yang tidak
memberikan kesempatan kepada orang lain (komunikan) untuk berbicara atau
menyampaikan reaksi. Jenis komunikasi satu arah hanya menekankan
penyampaian pesan untuk diketahui, dipahami dan dilaksankan oleh komunikan.
Komunikasi ini sangat biasa berlangsung dalam suatu birokrasi, baik pemerintah
maupun swasta, antara seorang pejabat yang memiliki wewenang tinggi kepada
bawahannya, komunikasi jenis ini juga dapat berlangsung antara bawahan dan
atasan
Keuntungan komunikasi satu arah:
1) Berlangsung top down, cepat dan efisien
2) Dalam hal-hal tertentu kemungkinan dapat memberikan kepuasan tersendiri
dari pihak komunikator, karena pihak komunikan tidak ada kesempatan untuk
memberikan reaksi
3) Dapat menjaga kewibawaan pimpinan, karena pihak penerima berita
(bawahan) tidak dapat mengetahui secara langsung atau menilai terhadap
kesalahan-kesalahan serta kelemahan pimpinan.
Kelemahan komunikasi satu arah:
1) Tidak memberikan kepuasan bagi penerima berita, dan penerima berita
dibiarkan dalam keadaaan tidak jelas karena tidak ada kesempatan untuk
bereaksi.
2) Memberikan kesan kepada pemimpin yang bersifat otoriter
3) Dapat menimbulkan kesalahpahaman, ketidakjelasan, sehingga menimbulkan
ketegangan.
f. Komunikasi dua arah:
Komunikasi satu arah ini disebut juga dengan komunikasi dialogis yaitu
komunikasi yang berlangsung dari dua arah dimana komunikator memberikan
informasi kepada komunikan. Komunikan diberikan kesempatan untuk
memberikan tanggapan atau feedback sehingga terdapat saling pengertian antara
kedua belah pihak. Dalam komunikasi ini, komunikator dapat menilai apakah
komunikan memperhatikan, mendengarkan, memahami, menyetujui atau menolak
pesan atau informasi yang disampaikan.
Keuntungan komunikasi dua arah :
1) Ada kejelasan antara kedua belah pihak sehingga merasa puas
2) Semua informasi dapat diterima dengan lebih jelas, akurat dan tepat karena
segala sesuatunya dapat dimintakan penjelasan
3) Kesalahpahaman dapat dihindari
SMK Kelas X
4) Dapat menimbulkan suasana kerja yang penuh keakraban, kekeluargaan dan
demokratis
Kelemahan komunikasi dua arah:
1) Informasi disampaikan secara lambat, tidak efesien.
2) Memberikan kesempatan kepada pihak penerima berita (komunikan) bersikap
menyerang kepada komunikator (pimpinan) yang akan menimbulkan suasana
kerja yang tidak sehat
3) Memberikan kemungkinan timbulnya berbagai macam masalah yang tidak
ada relevansinya dengan persoalan yang sebenarnya
4) Keputusan tidak dapat diambil dengan cepat dan tepat sehingga akan
memperngaruhi kewibawaan pemimpin.
5) Umpan balik yang disampaikan kepada komunikan sangat sulit diukur
kebenarannya.
9. Menurut Jaringan Kerjanya

a. Jaringan kerja rantai
Disebut juga kerja rantai karena berbentuk rantai atau saluran informasi melalui
jaringan/rantai komando, melalui saluran hierarki organisasi. Dengan demikian
dalam jaringan kerja rantai saluran informasi mengikuti pola komunikasi formal.
b. Jaringan kerja lingkaran
Disebut jaringan kerja lingkaran karena saluran komunikasi melalui saluran yang
berbentuk seperti lingkaran. Jaringan kerja lingkaran merupakan kebalikan dari
jaringan kerja rantai. Saluran komunikasi lebih singkat atau lebih pendek
c. Jaringan kerja roda/bintang
Saluran yang dilalui jaringan kerja roda/bintang sangat pendek. Dalam hal ini
komunikasi hanya melalui satu sentral saja
d. Jaringan saluran total
Jenis hubungan ini melihat jumlah hubungan yang dilakukan oleh seseorang
kepada pihak-pihak lain, atau jumlah hubungan yang dilakukan oleh seorang
pemmpin dengan para bawahannya. Sehubungan daengan hal tersebut, yang
dipersiapkan dan ditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa
penggunaan computer membawa serta metode baru dalam pencatatan dan
penyampian informasi, yang memperngaruhi cara bagaimana informasi
dikumpulkan, dikelola, dihasilkan dan didistribusikan kepada yang
membutuhkannya.
SMK Kelas X
PERLENGKAPAN, TATA RUANG DAN

TATA LINGKUNGAN KANTOR
Overview
===========================================
Kegiatan Belajar ini berisi materi mengenai perlengkapan kantor, tata ruang dan tata
lingkungan kantor. Perlengkapan apa saja yang dibutuhkan dalam kantor serta
bagaimana menata ruang kantor agar suasana tidak terkesan terlalu formil dan kaku.
Selain hal itu menata lingkungan kantor juga mempunyai seni tersendiri karena
dengan lingkungan yang serasi akan memacu kinerja pegawai.
A. Perlengkapan Kantor
Dalam melaksanakan tugas pekerjaan sehari-hari dikantor Anda sudah barang tentu
menggunakan perlengkapan kantor (office equipment). Tujuan adanya perlengkapan
kantor adalah membantu pegawai dalam melaksanakan pekerjaan kantor, sehingga
pegawai tidak terhambat tugas hanya karena tidak menggunakan peralatan yang tidak
sesuai.
Perlengkapan kantor pada garis besarnya ada 3 kelompok yaitu :
1. Perlengkapan Tata Usaha.
Pada setiap kantor yang modern selain kertas dan alat-alat tulis, untuk
melaksanakan kegiatan tata usaha diperlukan bermacam-macam barang
perlengkapan tata usaha amplop, rautan pensil, bak surat, jepitan kertas, dan
sebagainya. Perlengkapan tata usaha terdiri dari :
a. Barang-barang yang tahan lama misalnya pembolong kertas,steppler, dan lainnya.
b. Barang-barang yang habis pakai misalnya misalnya kertas, tip ex dan lain
sebagainya.
SMK Kelas X
Barang-barang habis pakai untuk keperluan tulis menulis disebut dengan
stationery.
2. Mesin Kantor
Mesin kantor (office machines) adalah semua alat yang dipergunakan untuk mencatat,
mengirim, menggandakan dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara
mekanis, elekteris, magnetik secara kimiawi. Sebelum menggunakan mesin perlu
dipertimbangkan dahulu mesin yang paling cocok dan tujuan apa mesin itu dibeli.
Macam-macam mesin kantor antara lain mesin ketik, mesin hitung, mesin
pengganda, mesin komunikasi (telepon, faksimile, telephoto, teleprinter), mesin
pembuka sampul surat, mesin pelipat surat dan pemasuk sampul, mesin
komputer, printer .
3. Perabot Kantor
Perabot kantor biasanya disebut dengan office fumishing atau office furnitures
meliputi, meja tulis, kursi, lemari arsip, rak, lemari besi, filing cabinet termasuk
didalamnya perlengkapan kebersihan dan perawatan kantor. Perlu diperhatikan
tinggi kursi dan meja, karena akan berpengaruh pada daya tahan seseorang dalam
bekerja.
B. Tata Ruang Kantor

1. Pengertian Tata Ruang Kantor
Kalau pekerjaan Anda dikantor banyak berhubungan dengan masyarakat dan
pekerjaan Anda besar volumenya, sudah tentu memerlukan penataan tempat yang
memadai. Tata ruang kantor akan membantu dalam menciptakan kenyamanan
dan kegairahan Anda bekerja. Para ahli telah banyak merumuskan tentang pengertian
tata ruang kantor.
George Terry membuat batasan bahwa yang dimaksud dengan tata ruang
kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan pengunaan
secara terperinci dari ruang tersebut untuk menyiapkan suatu susunan yang
praktis dan faktor- faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan pekerjaan
kantor dengan biaya yang layak.
Tujuan umum dari kegiatan penataan ruang kantor adalah :
a. Pekerjaan kantor dapat menempuh jarak sependek mungkin:
b. Rangkaian kegiatan pekerjaan kantor mengalir secara efektif dan efisien
c. Penggunaan ruangan kantor efektif dan efisien:
d. Kenyamanan kerja terjamin dan terpelihara:
e. Menimbulkan kesan baik
f. Mudah dilakukan perubahan letak jika diperlukan
g. Mudah dilakukan pengawasan.
2. Asas dan Pedoman Menyusun Tata Ruang Kantor.

Apabila anda akan melakukan penataan ruang kantor yang dapat memberikan
hasil yang baik dalam pekerjaan kantor, maka langkah- langkah menyusun
ruangan harus bedasarkan asas pedoman tertentu. Richard Muther merumuskan
SMK Kelas X
ada 5 asas pokok bagi tata ruang kantor yang baik yaitu:
a. Asas Jarak Pendek.
Tata ruang yang baik harus dilakukan sedemikian rupa sehingga jarak tempuh
dalam proses penyelesaian pekerjaan menempuh jarak yang paling pendek.
b. Asas Rangkaian Kerja
Asas ini memberikan pedoman bahwa setiap langkah untuk menyelesaikan
pekerjaan merupakan rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan
penyelesaian pekerjaan. Asas ini juga memberikan pedoman bahwa suatu
pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari mulai pekerjaan itu dikerjakan
sampai pada penyelesaian pekerjaan tersebut.
c. Asas Penggunaan Setiap Bidang Ruangan.
Suatu tata ruang yang baik senantiasa mempergunakan semua bidang
ruangan yang ada. Jadi sejauh mungkin diusahakan agar jangan sampai ada
bidang ruangan yang tidak dipakai.
d. Asas Perubahan Fleksibilitas.
Suatu tata ruang yang memenuhi syarat harus memperhatikan adanya
kemungkinan perubahan baik dalam jangka pendek maupun dalam jangka
panjang. Dengan demikian susunan tempat kerja harus dibuat sedemikian rupa
sehingga mudah dilakukan perubahan apabila di perlukan, dengan biaya yang
tidak besar.
e. Asas Terintegrasi
Tata ruang kantor harus dapat memberikan suasana baik di dalam maupun
diantara bagian menjadi saling berkaitan / terintegasi secara harmonis.
3. Macam-Macam Tata Ruang Kantor.

Tata ruang kantor pada dasarnya dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu tata
ruang terpisah (bersel) dan tata ruang terbuka.
a. Tata ruang terpisah (bersel),
Biasa juga disebut tata ruang tertutup, yaitu apabila unit kerja yang satu
tetapkan secara terpisah dari unit kerja lainya. Pemisahan ini dapat berupa kamar-
kamar terdiri terdiri atau dibuat kamar-kamar dengan penyekat pembuatan
misalnya kayu (teak wood, teak block, kaca, atau kombinasi diantara ketiganya).
1) Kebaikan Tata Ruang Terpisah.
(a) Keamanan dan kerahasiaan pekerjaan lebih terjamin, misalnya
pekerjaan penanganan uang tunai, dan pekerjaan-pekerjaan rahasia.
(b) Suasana kerja lebih tenang karena tidak terganggu oleh pegawai unit
lain, demikian juga kebisingan dapat dikurangi karena terhalang oleh
sekat-sekat.
(c) Apabila berjangkit penyakit yang menular atau timbul rasa ketidak
senangan/ ketidakpuasan para pegawai tidak begitu cepat meluas.
(d) Dapat menimbulkan rasa memiliki, karena pegawai yang ada dalam
satu ruangan merasa bertanggung jawab atas peralatan kantor yang
SMK Kelas X
ada diruanganya.
(e) Bagi para pegawai senior/pimpinan tidak merasa kehilangan status,
karena ia menempati tempat terpisah dari tempat bawahannya.
2) Kelemahan Tata Ruang Terpisah.
(a) Perlu biaya besar untuk keperluan membuat sekat-sekat, lampu- lampu,
alat pengatur suhu, pelayanan dan pemeliharaan umum lainya.
(b) Ruangan tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal.
(c) Pengawasan pegawai sulit dilaksanakan.
(d) Komunikasi antar pegawai, demikian komonikasi antara atasan dan
bawahan tidak mudah dilaksanakan.
(e) Fleksibilitas tata ruang rendah ( tidak mudah di adakan perubahan ).
b. Tata ruang terbuka,

Yaitu ruangan untuk bekerja tidak dipisah-pisahkan tetepi semua aktifitas
dilaksanakan pada satu ruangan besar. Kedua jenis tata ruang ini mempunyai
beberapa kebaikan dan kelemahan.
1) Kebaikan tata ruang terbuka.
(a) Biaya lebih rendah karena tidak diperlukan biaya pembuatan
penyekat, juga terhindar dari tambahan biaya perawatannya.
(b) Bidang-bidang ruangan dapat dimanfaatkan secara maksimal.
(c) Ada flesibilitas bagi pegawai, bagian/seksi dapat berpindah dengan
mudah disesuaikan dengan berkembang organisasi ;
(d) Pengawas pegawai mudah dilaksanakan;
(e) Komunikasi mudah dilaksanakan;
(f) Penggunaan mesin kantor dapat bergantian;
(g) Tata ruang mudah diubah;
(h) Kerjasama antara atasan dengan bawahan lebih erat.
2) kelemahan tata ruang terbuka.
(a) Keamanan dan kerahasiaan pekerjaan kurang terjamin misalnya bagi
pekerjaan yang berhubungan dengan uang dan pekerjaan yang
bersifat rahasia;
(b) Kebisingan dan gangguan tempat kerja, karena suara dari bagian
ruangan lainya, disamping itu lalu lintas pegawai dan orang luar dapat
mengganggu pegawai yang sedang melakukan pekerjaan.
(c) Letak meja-meja kerja yang selalu tetap, menimbulkan rasa bosan,
hal ini dapat menurunkan semangat kerja. Disamping itu mengakibatkan
rasa kurang bertanggung jawab atas peralatan kantor karena dipakai
bersama-sama.
(d) Bagi staf senior dan pimpinan dapat mengakibatkan rasa statusnya
kurang, karena ia sehari-hari bersatu dengan bawahannya.
Dalam praktek, dengan memperhatikan kelemahan-kelemahan yang ada,
penataan ruang terbuka diadakan berkembang yaitu yang dinamakan
SMK Kelas X
landscaping (taman kantor). Menurut penelitian, tata ruang terpisah hanya dapat
memanfaatkan bidang ruangan 58-67% sedangkan taman kantor dapat
memanfaatkan 72-83%.
4. Teknik tata ruang kantor.

Teknik tata ruang mendapat perhatian para ahli, menurut John R. Immer, teknik
tata ruang dapat dilaksanakan sebagai berikut :
a. Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang
sama.
Keadaan ini dapat dilihat seperti pada gambar ini :
b. Pada tata ruang terbuka, susunanan meja-meja kerja dapat terdiri dari beberapa
baris.
c. Diantara beberapa baris disediakan (lorong ) untuk lalu lintas pegawai yang
lebarnya 80 cm. Bila ruangan itu cukup luas, disediakan lorong utama yang
lebarnya 120 cm.
d. Jarak antara meja dimuka dengan meja dibelakangnya disediakan jarak 80
cm.
e. Menempatkan meja pimpinan didepan para pegawai adalah cara yang selama ini
dipakai di Indonesia, agar pimpinan dapat mengawasi staf dengan baik. Atau
sebaliknya, dengan maksud agar pegawai tidak tertekan karena merasa diawasi.
f. Pada tata ruang terbuka dimana ditempatkan beberapa unit kerja, kepada
masing-masing unit harus berdekatan dengan kelompok pegawainya.
g. Bagi pimpinan yang sifatnya kerjaannya, sering membahas pekerjaan-pekerjaan
yang sifatnya rahasia, sering menerima tamu, perlu dibuatkan ruangan
tersendiri dilengkapi dengan meja pertemuan dan ruangan tamu. Ruangan ini
disebut kantor pribadi. Ukuran kantor peribadi disesuikan dengan kebutuhan,
tetapi paling kecil berukuran 2,5 m x 3,5 m, tidak termasuk ruangan tamu.
h. Pegawai yang mengerjakan pekerjaan lembut, misalnya mencatat angka-
SMK Kelas X
angka, menggambar, dan harus disediakan ruangan dengan penerangan yang
cukup.
i. Pegawai yang melakukan pekerjaan yang mempunyai resiko tinggi, misalnya
kasir, harus ditempatkan diruangan yang aman.
j. Pegawai yang tugasnya mengadakan hubungan dengan pihak luar, harus
ditempatkan dibidang ruangan dekat pintu.
k. Pegawai yang tugasnya berhubungan dengan lemari, rak-rak atau filling
tempat surat, harus ditempatkan berdekatan dengan peralatan tersebut, contoh
petugas arsip/arsiparis ditempatkan tidak jauh dari tempat bekerja.
l. Alat-alat yang menimbulkan suara, sebaiknya, ditempatkan diruangan
tersendiri. Bila hal ini tidak memungkinkan, alat-alat tersebut ditempatkan
didekat jendela agar sebagian suaranya terbuang keluar.
m. Lemari yang berat atau lemari besi, sebaiknya ditempatkan menempel
ketembok atau tiang agar dapat menyangga.
5. Macam-Macam Penyusunan Meja Kerja.

Anda dapat menyusun meja kantor sesuai dengan ruangan kantor Anda. Prinsipnya
meja kerta harus disusun secara garis lurus (straight line lay out) dan menghadapi
kejurusan yang sama. Akan tetapi didalam praktek, memperhatikan arus penyelesaian
pekerjaan. Beberapa variasi penyusunan meja kerja sebagai berikut:
a. Garis Lurus Bergandengan.
Garis lurus bergandengan yaitu penyusunan dimana dua meja digandengkan
secara berdekatan. Digunakan apabila ingin menghemat ruangan.
b. Susunan Bank.
Susunan bank masih tetap mengunakan perinsip garis lurus, akan tetapi susunan
mejanya dibuat berkelompok yang terdiri dari masing-masing empat meja dan
pegawainya duduk secara berpasangan.
c. Susunan Kelompok.
Variasi lain dari susunan bank adalah susunan kelompok. Cara ini hampir sama
dengan susunan bank, tetapi tempat duduk pegawai sedikit berbeda. Pada
susunan ini pegawai tidak saling berhadapan tetapi saling menyamping.
Susunan bank dan kelompok biasanya digunakan atas dasar pertimbangan-
pertimbangan sebagai berikut ;
a. pekerjaan yang ada harus dilakukan oleh kelompok pegawai secara bersama-
sama agar pekerjaan itu selesai berbarengan.
b. ingin menghemat ruangan secara maksimal mungkin. Apabila dasar pertimbangan
hanya menghemat ruangan padahal jenis pekerjaannya tidak memerlukan
pekerjaan kelompok, sebaiknya bukan menggunakan sistem kelompok tapi
menggunakan garis lurus bergandengan saja, agar gejala-gejala dan akibat tidak
baik dapat dihindarkan.
SMK Kelas X
Di bawah ini gambar susunan meja berkelompok
6. Macam-macam menyusun meja rapat.

Bila rapat dilaksanakan dengan peserta rapat yang jumlahnya lebih dari 10 orang,
sebaiknya disediakan ruang rapat tersendiri dilengkapi dengan segala keperluan rapat,
dan meja rapat disusun sesuai dengan kebutuhan. Makin banyak peserta rapat, maka
meja yang disediakan harus besar pula. Untuk mengatasi hal ini sekarang digunakan
cara yang lebih praktis yaitu dibuat meja rapat yang kecil-kecil misalnya ukuran 90 x
180 cm. Bila peserta rapat banyak, meja tersebut digandengkan satu sama lain,
hingga dapat praktis digunakan.
The Liang Gie mengemukakan bahwa bentuk susunan meja rapat ada beberapa
macam yaitu bentuk biasa , bentuk huruf U, bentuk kelas, bentuk aula, bentuk huruf T,
bentuk huruf V, dan bentuk perahu.
a. Bentuk Biasa.
Bentuk ini dengan cara mengadakan beberapa meja kecil, kemudian ditutup
dengan taplak meja besar. Pada saat itu umumnya meja rapat lagi tidak diberi
taplak namun meja rapat saat itu telah dibuat sedemikian rupa baik bentuk dan
modelnya, sehingga tidak lagi memerlukan taplak, umumnya bentuk biasa dapat
menampung 20 orang peserta. Gambar bentuk ini dapat dilihat seperti berikut :
SMK Kelas X
b. Bentuk Huruf U
Apabila peserta rapat lebih banyak lagi, maka bentuk biasa tidak dapat digunakan,
maka yang paling banyak adalah bentuk huruf U. Bentuk ini ada dua macam yaitu
bentuk huruf U terbuka dan bentuk huruf U tertutup. Bentuk huruf U tertutup
adalah dimana meja pimpinan ditempatkan diarah bagian huruf U yang terbuka
tetapi tidak sampai menutup bagian tersebut. Pada bentuk huruf U terbuka,
pimpinan rapat biasa ditempatkan dibagian huruf U yang tidak terbuka.
c. Bentuk Kelas.
Meja rapat disusun menurut garis lurus seperti halnya kelas bagi anak sekolah.
Akan tetapi setiap meja diperuntukan bagi lebih dari satu orang peserta rapat,
misalnya dua orang. Meja pimpinan ada didepan kelas.
SMK Kelas X
d. Bentuk Aula
Apabila peserta rapat mencapai ratusan orang, meja rapat dapatdibuat dalam
bentuk aula yaitu berbentuk kelas tetapi digunakan meja yang banyak sekali (
mejanya dapat disambung-sambung atau tidak), atau digunakan kursi adalah
sebagai berikut :
e. Bentuk Huruf T.
bentuk huruf T adalah salah satu bentuk susunan meja rapat. Walaupun bentuk ini
jarang digunakan, tapi ia merupakan salah satu alternative yang dapt digunakan
apabila diperlukan. Cara penyusunanya seperti pada bentuk biasa dan bentuk
huruf U yaitu dengan menyambukan beberapa meja hingga membentuk huruf T.
pimpinan biasanya ditempatkan diatas huruf T .
f. bentuk huruf V.
seperti halnya huruf T, susunan meja rapat dengan huruf V jarang dipergunakan,
tetapi halnya merupakan salah satu alternatif yang mungkin digunakan bila
diperlukan.
g. bentuk perahu.
Bentuk perahu merupakan kombinasi dari bentuk huruf V. yaitu dua huruf V
digabungkan berhadapan. Bentuk ini biasanya digunakan untuk meja diskusi.
Dimana yang bertindak sebagi pimpinan bebas memilih dimana ia akan duduk.
7. Pedoman penentuan kebutuhan luas tempat kerja.

Kantor merupakan tempat penanganan informasi oleh karena itu agar seorang
pegawai dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, haruslah didukung oleh tempat
yang memadai. Dalam kaitan ini, besar kecilnya luas tempat kerja yang diperlukan
bagi seorang pegawai, dipengaruhi beberapa hal yaitu:
SMK Kelas X
a. besar kecilnya meja kerja yang digunakan :

b. jarak antara meja yang satu dan yang di belakangnya:
c. lebar lorong yang digunakan, baik lorong utama maupun lorong biasa.
Lorong diantara baris meja yang satu dengan meja yang disampingnya, harus dibuat
paling dekat 80 cm dan paling lebar 120 cm. jarak ini didasarkan pada penelitian
bahwa lebar badan orang Indonesia yang normal adalah 60 cm, dan tebal badan 40
cm. dengan demikian pada lorong yang lebarnya 80 cm, pegawai masih biasa
berpapasan dengan cara miring. Dan pada lorong yang lebarnya 120 cm, pegawai
berpapasan dengan normal. Jarak antara meja yang satu dengan meja dibelakangnya
minimal 80 cm. jarak ini didasarkan pada dasar penelitian bahwa kursi untuk pegawai
dengan ukuran 40 x 40 cm cukup memadai sehingga dengan jarak 80 cm pegawai
masih biasa berjalan miring dibelakang kursinya.
Berdasarkan pada hal-hal tersebut diatas, dengan menggunakan asumsi luas meja
yang digunakan untuk pegawai berukuran 70 cm x 120, maka kebutuhan luas kerja
bagi seorang pegawai adalah 3,6 m2, dengan perhitungan sebagai berikut :
luas meja : 70 x 120 cm = 0,84 m2

luas antara meja depan dengan belakang : 80 x 120 cm = 0,96 m2
luas lorong kiri kanan meja : 150 x 120 cm = 1,80 m2
Jumlah = 3,60 m2
Luas tersebut diatas merupakan luas minimal yang diperlukan bagi seorang pegawai,
tidak termasuk lemari. rak. atau filling cabinet yang diperlukan untuk menyimpan
dokumen yang menjadi sumber pekerjaan pegawai. Pada tata ruang yang maju, yang
jadi perhatian bukan saja luas bidang ruangan yang ditempati pegawai. Tetapi
dikaitkan dengan kepenataan para pegawai. Hal ini berkaitan dengan volume udara
dalam ruangan. Oleh karena itu volume udara bagi seorang pegawai perlu
diperhitungkan. Menurut penelitian di inggris, volume udara yang memadai bagi
masing- masing pegawai minimal adalah 40 kaki ( sekitar 13, 75 m3 ).
8. Langkah langkah dalam merancang tata ruang kantor.

Apabila anda akan merancang tata ruang kantor maka langkah-langkah yang anda
lakukan dalam melaksanakan tata ruang kantor adalah :
a. langkah pertama adalah mempelajari jenis-jenis pekerjaan yang akan dilakukan
dalam ruangan itu, dan prosedur dalam pekerjaan tersebut. Dengan cara ini akan
dapat diketahui urutan urutan pelaksanaan pekerjaan mulai langkah pertama
pekerjaan itu dilakukan sampai pekerjaan itu selesai. Dari urutan-urutan
pelaksanaan pekerjaan itu dapat diketahui juga jumlah pegawai yang diperlukan
dan sekaligus dapat diketahui jumlah meja kerja yang diperlukan.
b. Bedasarkan hasil kajian tentang prosedur penyelesaian pekerjaan, maka langkah
selanjutnya yaitu membuat denah ruangan yang akan ditata sekaligus ditata
dengan skala tertentu. Pada denah ini harus dicantumkan juga dimana letak pintu,
SMK Kelas X
jendela, tiang, tangga, penerangan, air conditioning (AC), dan sebagainya.
c. Setelah diketahui semua, untuk menentukan letak meja-meja kerja dan peralatan
lainya secara baik, terlebih dahulu harus dibuat gunting-guntingan kertas/karton
dengan skala tertentu yang menggambarkan luas meja, kursi, lemari dan
perlengkapan lainnya.
d. Selanjutnya tata ruang dirancang dengan cara menjejerkan guntingan-guntingan
kertas tersebut pada denah ruangan. Guntingan-guntingan kertas/karton itu
sedemikian rupa hingga menggambarkan susunan yang paling baik yaitu semua
syarat-syarat dalam teknik tata ruang seperti diuraikan diatas udah dipenuhi, dan
disesuaikan dengan arus pekerjaan yang harus dilaksanakan. Setelah susunan
terbaik dapat diketahui, kemudian gunting-gunting kertas itu di rekatkan kepada
denah ruangan. Rancangan ini merupakan pola bagi langkah berikutnya.
e. Selanjutnya anda menempatkan meja meja kerja dan peralatan lainnya, tinggal
menempatkan peralatan tersebut dengan berpedoman kepada rancangan/pola
yang sudah dibuat.
C. Tata Lingkungan Kantor

Lingkungan kantor merupakan salah satu faktor dalam menunjang dalam
terciptanya suasana kerja yang menyenangkan. Lingkungan kantor adalah semua
perlengkapan fisik kantor yang diperlukan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan kerja
kantor, selain meja kerja dan peralatan kantor. Lingkungan kantor dapat dibedakan
menjadi dua macam yaitu :
1. Lingkungan Langsung
Lingkungan langsung adalah lingkungan fisik kantor yang langsung dapat turut
menciptakan suasana tempat kerja yang baik bagi para pegawai. Lingkungan
langsung misalnya penerangan, warna, udara, suara, dekorasi dan lingkungan kerja
lainya.
a. Penerangan/cahaya
Penerangan/cahaya yang digunakan dikantor dapat berasal dari cahaya alami
(sinar matahari) dan cahaya buatan (cahaya lampu listrik). Dalam hal
menggunakan cahaya listrik ada dua hal yang perlu diperhatikan yaitu intensitas
penerangan dan mutu penerangan.
Intensitas penerangan adalah jumlah watt dari lampu yang digunakan. Besar
kecilnya intensitas penerangan yang digunakan tergantung dari jenis pekerjaan
(misalnya pekerjaan menyusun angka-angka) memerlukan intensitas penerangan
yang besar.
Mutu penerangan,yaitu kelembutan cahaya yang bersumber penerangan. Mutu
penerangan yang baik mempunyai beberapa ciri yaitu tidak menyilaukan mata,
dipancarkan secara merata, kejernihan penerangan sama, dan tidak menimbulkan
bayangan terlalu banyak.
SMK Kelas X
Sistem penerangan dapat dibedakan menjadi empat macam :

1) Penerangan langsung
Cahaya dari sumbernya mencari secara langsung ketempat kerja/meja kerja.
2) Penerangan setengah langsung.
Apabila cahaya dari sumbernya sebagian besar memancar ketempat kerja,
sedang sebagian kecil memancar kearah langit-langit.
3) Penerangan tidak langsung
Cahaya dari sumbernya tidak memancar langsung ke tempat kerja/meja kerja,
tetapi terpancar ke langit-langit, dan memantul-kan kemeja kerja. Penerangan
semacam ini yang paling baik untuk penerangan tempat kerja tulis menulis,
karena cahaya datangnya sangat lembut dan tidak menimbulkan bayangan.
Apabila dikantor umumnya cahaya dari sumber ditutup dengan kaca atau
yang sejenisnya juga akan memancarkan cahaya dengan lembut.
4) Penerangan setengah tidak langsung.
Apabila sebagian kecil cahaya dari sumbernya langsung memancar ketempat
kerja, sedang sebagian besar memancar kelangit-langit. Penerangan
semacam itu masih dapat dipertimbangkan untuk penerangan bekerja yang
bukan tulis menulis, karena tidak menimbulkan kelelahan mata yang terlalu
besar.
b. Udara
Pada kegiatan tata ruang kantor telah disebutkan bahwa di kantor yang sudah
maju,yang diperhatikan bukan saja luas tempat kerja , tetapi volume udara
diruangan kantor untuk setiap pegawai yaitu masing-masing sekitar 13,75 meter
kubik. Suhu udara juga perlu diperhatikan. Panas tubuh manusia normal adalah
37 derajat Celsius. Demikian juga agar tubuh manusia dapat mengeluarkan
keringat, maka kelembaban udara disekelilingnya harus cukup kering hingga
dapat menyerap uap dari tubuh manusia.
Menurut hasil penelitian para ahli di Amerika Serikat, sebagaimana dikemukakan
oleh Colleman L maze, bahwa sarat yang paling mendekati untuk pekerjaan
kantor dengan baik bagi sebagian terbesar pegawai ialah udara dengan suhu 25,6
derajat Celsius, dan nilai kelembaban udara 45 %.
c. Suara.
Pekerjaan kantor, terutama yang berupa tulis menulis, memerlukan kosentrasi
pikiran yang tinggi. Oleh karena itu salah satu usaha untuk menciptakan
ketenangan kerja harus diatur agar tidak ada suara-suara yang tidak menunjang
kepada kosenterasi pikiran tersebut.
Pada kantor yang sudah maju, selain dilakukan usaha-usaha untuk mengurangi
suara, tapi ada juga usaha menimbulkan suara yang dapat mendorong kearah
kegairahan kerja yaitu melalui sound sistem atau televisi yang disediakan oleh
instansi. Dari hasil penelitian, music dan lagu yang tenang dan lembut dapat
mempertahankan kegairahan kerja, karena lagu tersebut mengurangi ketegangan
saraf dan kejenuhan kerja. Bila langkah ini diadakan, maka untuk mencegah
SMK Kelas X
dampak yang kurang baik bagi pegawai, perlu diperhatikan beberapa hal yaitu :
1) Musik atau siaran televisi hanya diadakan secara periodik (tidak terus
menerus), seyogyanya pada jam istirahat.
2) Lagu atau siaran televisi harus dipilih yang dapat membangkitkan semangat
kerja, bukan yang justru mengakibatkan kelelahan/ kelemahan kerja.
d. Dekorasi.
Dekorasi ruang kantor tidak hanya menambah keindahan saja, namun harus
dapat meningkatkan semangat kerja. Dekorasi kantor yang digunakan di
Indonesia misalnya lambing Negara, gambar persiden dan wakil presiden gambar
kemajuan organisasi, piala/piagam penghargaan.
e. Lingkungan kerja lainnya.
Keadaan lingkungan kantor lainnya perlu diadakan pengaturan sebaik- baiknya
sehingga dapat menunjang kepada terciptanya suasana kerja yang memadai.
Beberapa hal yang perlu dihindarkan antara lain yaitu :
1) kabel listerik, kabel telpon yang melintang ditempat lalu lintas pegawai;
2) laci-laci filling cabinet yang selalu terbuka, tumpukan map-map yang terlalu
banyak dimeja pegawai. Agar di usahakan menggunakan prinsip clean table
dengan cara menyimpan map-map berkas pada tempat khusus/penyimpanan;
3) penempatan alat-alat yang dapat menimbulkan kebakaran dilingkungan kerja
pegawai;
4) lantai yang licin dan kamar kecil yang kotor;
5) membuang sampah/puntung rokok bukan pada tempatnya.
2. Lingkungan Tidak Langsung

Lingkungan tidak langsung adalah lingkungan fisik kantor yang ada disekitar tempat
kerja, tetapi dapat mempunyai berpengaruh terhadap suasana dan ketenangan kerja
pegawai dan pelayanan kepada masarakat. Lingkungan ini adalah tempat parkir
kendaraan, tanaman dan pekarangan sekitar gedung kantor,serta keamanan.
a. Tempat parkir
Dengan makin banyaknya kendaraan bermotor, maka penyediaan tempat parkir
merupakan keharusan mutlak bagi sesuatu instansi. Tempat parkir diperlukan
untuk kendaraan dinas instansi, kendaraan pegawai dan kendaraan tamu. Dalam
hal menyediakan tempat parkir harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1) Harus disediakan area tempat parkir yang leluasa memadai, baik untuk
keperluan kendaraan dinas dan kendaraan pegawai maupun kendaraan tamu.
2) Areal tempat parkir seyogyanya ditempatkan dibelakang atau disamping
gedung kantor.
3) Harus ada pemisahan areal tempat parkir kendaraan roda dua dan kendaraan
roda empat;
4) Harus ada pemisahan areal tempat parkir kendaraan besar dan kendaraan
kecil;
5) Harus disediakan tempat parkir khusus untuk kendaraan pimpinan;
SMK Kelas X
6) Arus kendaraan di tempat parkir harus di buat satu jurusan
7) Di pelataran tempat parkir harus dibuat tanda-tanda yang menunjukan dimana
kendaraan itu harus diparkir.
8) Bila frekuensi keluar masuknya kendaraan tinggi, dan jumlah kendaraan
banyak, sebaiknya disediakan petugas parkir.
b. Tanaman.
Keadaan di sekitar gedung kantor akan mempunyai pengaruh terhadap keadaan
didalam ruangan kantor. Misalnya di sekitar gedung kantor banyak tanaman, maka
udara didalam ruangan kantor akan menjadi sejuk, oleh karena itu di usahakan
agar di sekitar gedung kantor ditanami tanaman yang dapat menyejukan
disamping dapat menciptakan keindahan. Dalam hal mengadakan pengaturan
pekarangan kantor, dan tanaman tanaman yang ada di sekitar halaman,
seyogyanya di perhatikan hal-hal sebagai berikut :
1) Tanaman yang di pilih harus tanaman yang dapat menimbulkan kesejukan,
misalnya pohon-pohon yang dapat tumbuh rindang, dan rumput-rumput yang
biasa digunakan dihalaman kantor. Demikian juga di bagian tertentu peralatan
tempat parkir harus ditanami tanaman yang dapat tumbuh rindang, agar
pelataran tempat parkir teduh.
2) Pengaturan pekarangan tersebut harus diatur sedemikian rupa agar
menciptakan kesan keindahan.
c. Keamanan.
Keamanan lingkungan dan keamanan fisik gedung kantor merupakan masalah
yang tidak kalah pentingnya dibanding dengan masalah lainya. Langkah yang
perlu dilaksanakan dalam menciptakan kemanan fisik gedung kantor adalah :
1) Di sekeliling gedung kantor harus dibuat pagar yang bentuk dan ukurannya
selain harus menjamin keamanan kantor juga harus menciptakan keindahan
lingkungan;
2) Kedalam lingkungan gedung kantor tidak boleh untuk lalul lintas umum
(masyarakat tidak boleh keluar masuk secara bebas melewati halaman
kantor);
3) Harus disediakan petugas khusus yang bertanggung jawab atas keamanan
gedung kantor dan di lingkungan fisik kantor lainya;
4) Sarana perlengkapan gedung kantor (misalnya gardu listrik dan instalasi
lainnya), harus ditempatkan secara terpisah dan di sediakan petugas khusus
sehingga keamanan terjamin;
5) Langkah-langkah lain yang dianggap perlu, dengan memperhatikan keadaan
lingkungan dimana gedung kantor itu berada.
SMK Kelas X
DAFTAR PUSTAKA
Tjandra, Sheddy N, dkk. 2008. Kesekretarisan Jilid 1 untuk SMK. Jakarta : Direktorat
Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan, Direktorat Jenderal Manajemen
Pendidikan Dasar dan Menengah, Departemen Pendidikan Nasional, 2008.
Tjandra, Sheddy N, dkk. 2008. Kesekretarisan Jilid 2 untuk SMK. Jakarta : Direktorat
Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan, Direktorat Jenderal Manajemen
Pendidikan Dasar dan Menengah, Departemen Pendidikan Nasional.
Tim Pusdiklat Pegawai. 2008. Pengetahuan Perkantoran Bahan Diklat Ujian Dinas Tingkat
I. Jakarta : Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan.
Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan

Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga

Pengantar Administrasi Perkantoran SMK K PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pengantar Administrasi Perkantoran SMK K PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty

Bab II Paradigma dan filosofi administrasi perkantoran .................................................. 10

Bab III Organisasi kantor ................................................................................................ 23

Bab IV Komunikasi perkantoran ..................................................................................... 32

Bab V Perlengkapan, Tata Ruang dan Tata Lingkungan Kantor .................................... 42

Daftar Pustaka .................................................................................................................. 56

PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

3.2. Menguraikan Karatreristik administrasi Mengamati

3.5 Mengidentifikasi Organisasi kantor Mengamati

3.6 Menjelaskan Komunikasi perkantoran Mengamati

3.7 Memahami azas, Tata Ruang kantor Mengamati

3.8. Mengidentifi- Fasilitas Kantor Mengamati

PARADIGMA DAN FILOSOFI

Mari kita cermati bersama bagaimana pemahaman kita terhadap administrasi.

A. Pengertian Administrasi, kantor dan administrasi perkantoran

3. Pengertian Administrasi Perkantoran

B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran

Menurut Quible dalam administrasi meiliki lima fungsi yaitu:

C. Ruang lingkup administrasi perkantoran

D. Peran dan Karakteristik Administrasi Perkantoran

1. Peranan administrasi perkantoran

2. Karakteristik Administrasi Perkantoran

E. Asas Asas Pokok Manajemen Perkantoran

1. Asas Sentralisasi (pemusatan)

3. Asas Campuran Sentralisasi dan Desentralisasi (Dekonsentralisasi)

F. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

ORGANISASI DALAM KANTOR

1. Prinsip perumusan tujuan

B. Bentuk organisasi kantor

Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan

Ciri-ciri organisasi lini.

3. Organisasi Garis dan Staf

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Komunikasi mutlak diperlukan dalam sebuah organisasi. Tanpa komunikasi atau

Komunikasi adalah suatu proses pengiriman atau penyampaian berita/pesan dari

Faktor yang sangat mempengaruhi keberhasilan dalm kegiatan bisnis ialah

Agar keterampilan berkomunikasi terus meningkat, hal yang harus dilakukan

Berkomunikasi dalam organisasi dibutuhkan komunikasi yang efektif . Untuk

1. Komunikasi dengan Pelanggan

a. Senantiasa memberikan perhatikan yang tulus dan sungguhsungguh terhadap

2. Komunikasi dengan Pimpinan

a. Topik pembicaraan telah ditentukan sebelumnya.

3. Komunikasi dengan Kolega

Komunikasi dapat diklasifikasikan menjadi beberapa macam yaitu sebagai berikut:

2. Menurut Jumlah yang Berkomunikasi, dibagi menjadi 2 macam

3. Menurut Cara Penyampaiannya

4. Menurut Maksud Komunikasi

7. Menurut Ruang Lingkup

8. Menurut Arah Informasi

9. Menurut Jaringan Kerjanya

PERLENGKAPAN, TATA RUANG DAN

B. Tata Ruang Kantor

2. Asas dan Pedoman Menyusun Tata Ruang Kantor.

3. Macam-Macam Tata Ruang Kantor.

b. Tata ruang terbuka,

4. Teknik tata ruang kantor.

5. Macam-Macam Penyusunan Meja Kerja.

6. Macam-macam menyusun meja rapat.

7. Pedoman penentuan kebutuhan luas tempat kerja.

a. besar kecilnya meja kerja yang digunakan :

luas meja : 70 x 120 cm = 0,84 m2

8. Langkah langkah dalam merancang tata ruang kantor.

C. Tata Lingkungan Kantor