Manual Mutu Agst 2013

Tanggal Terbit: Halaman
POLITEKNIK NEGERI PONTIANAK 20 Agustus 2013

1/34
No. Dokumen:
MANUAL MUTU MM/10/4.0.0/WMM/002/E03
0. PENDAHULUAN
Manual Mutu ini menguraikan Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang diterapkan di Politeknik
Negeri Pontianak yang selanjutnya disingkat POLNEP, sesuai dengan Kebijakan Mutunya.
Manual Mutu ini adalah dokumen acuan utama bagi semua kegiatan yang berkaitan dengan
mutu yang dilaksanakan oleh POLNEP dan harus dipakai untuk keperluan audit keefektifan
SMM.
Manual Mutu ini disusun sesuai persyaratan SMM ISO 9001 : 2008. Setiap halaman dari
Manual Mutu ini diberi identifikasi :
a. Tanggal diregistrasi
b. Status revisi dengan menuliskan Edisi 01 s.d. Edisi 99
c. Nomor bab
d. Nomor halaman dan jumlah halaman.
Setiap revisi terhadap halaman membatalkan halaman yang lama.
Sebelum diterbitkan, setiap halaman dari Manual Mutu ini harus telah diperiksa oleh Wakil
Manajemen Mutu (WMM) dan disetujui serta disyahkan oleh Direktur POLNEP.
WMM bertanggung jawab atas penerbitan, pembagian dan pemeliharaan sebuah daftar
pemegang salinan Manual Mutu berstatus TERKENDALI.
Setiap salinan dari Manual Mutu ini harus berstatus TERKENDALI yang diberi nomor salinan
atau tanpa nomor salinan untuk salinan yang TIDAK TERKENDALI.
Salinan tidak terkendali dari Manual Mutu ini tidak perlu dipelihara atau diperbaharui oleh
POLNEP.
Setelah beberapa kali direvisi, WMM dapat memutuskan untuk menerbitkan kembali
keseluruhan dari Manual Mutu ini dan memberikan nomor terbitan yang baru.
Semua pemegang salinan TERKENDALI dari Manual Mutu ini boleh mengusulkan revisi
sesuai dengan format yang ditetapkan.
Semua salinan Manual Mutu berstatus TERKENDALI yang telah kadaluarsa harus ditarik dari
pemegangnya dan harus dimusnahkan. Bila salinan yang kadaluarsa (satu salinan) ingin
disimpan untuk referensi, maka salinan tersebut diberi tanda (stempel) KADALUARSA dalam
rangka mencegah pemakaiannya secara sengaja atau tidak sengaja.
Berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 126 Tahun 2002, POLNEP
memiliki tugas pokok melaksanakan pendidikan tinggi vokasional.
Diperiksa pada tanggal : 19 Agustus 2013 Disahkan pada tanggal : 20 Agustus 2013
oleh: Wakil Manajemen Mutu, oleh : Direktur,
Ir. Taufik Muzakkir, MT. Mahyus, S.Pd., SE., MM.

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
2/34
No. Dokumen:
Dalam melaksanakan tugas tersebut, POLNEP mempunyai fungsi:

i. Pelaksanaan dan pengembangan pendidikan professional;
ii. Pelaksanaan penelitian di bidang pendidikan profesional;
iii. Pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat;
iv. Pelaksanaan pembinaan sivitas akademika;
v. Pelaksanaan kegiatan pelayanan administrasi.
0.1 Profil Singkat Organisasi
POLNEP terdiri atas (berdasarkan Statuta POLNEP) :

a. Dewan Penyantun
b. Senat
c. Unsur Pimpinan
d. Satuan Pengawasan Intern (SPI)
e. Unit Penjaminan Mutu (UPM)
f. Unsur pelaksana akademik :
i. Jurusan
ii. Bengkel/laboratorium/ studio/workshop/sarlat/sardat
iii. Kelompok dosen
iv. Unit Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat (UPPM)
g. Unsur pelaksana administratif
h. Unsur penunjang, meliputi :
i. Unit Layanan Pengadaan (ULP)
ii. Unit Kerjasama dan Bisnis (UKB)
iii. Pusat Pengembangan Pendidikan Aktivitas Intruksional (P3AI)
iv. UPT Perpustakaan
v. UPT Bahasa
vi. UPT Komputer dan Teknologi Informasi (KTI)
vii. UPT Perawatan dan Perbaikan
viii. Bimbingan dan Konseling
ix. Unit Penerbitan
i. Unsur lain yang dianggap perlu untuk mendukung penyelenggaraan pendidikan
i. Entrepreneur Training Unit (ETU)
Dalam rangka penerapan SMM di lingkungan POLNEP, dibentuk Lembaga Jaminan Mutu
(LJM) melalui Keputusan Direktur Politeknik Negeri Pontianak Nomor: 0755/K15/OT/2007
Tanggal 8 Maret 2007 dan melalui SK Direktur No.0355/PL16/OT/2012 mengangkat pejabat
Unit Penjaminan Mutu (UPM) dan mengubah Lembaga Jaminan Mutu menjadi Unit
Penjaminan Mutu. UPM dipimpin oleh seorang Kepala UPM yang membawahi Ka. Sub Unit

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
3/34
No. Dokumen:
Audit Mutu Internal (AMI), Ka. Sub Unit Pengendalian Dokumen, Ka. Sub Unit. Monitoring
dan Evaluasi Internal (MonEv-In) Layanan Mutu Akademik dan Umum, serta Ka. Sub Unit
MonEv-In Layanan Mutu Sarana dan Prasarana (MonEv-In Sapras). Melalui Surat Keputusan
Direktur Polnep No. 0739/K15/OT/2011 menyatakan bahwa pejabat Wakil Manajemen Mutu
(WMM) diangkat setingkat Pembantu Direktur yang mana pemilihannya sama dengan
pemilihan pejabat Pembantu Direktur melalui Senat Polnep. WMM berkedudukan dan
bertanggungjawab langsung kepada Direktur POLNEP.
Berikut adalah tugas dari masing-masing unsur organisasi POLNEP.
Dewan Penyantun mempunyai tugas memelihara hubungan baik antara POLNEP dengan
masyarakat, instansi pemerintah, badan swasta, terutama yang berhubungan dengan pemecahan
permasalahan Politeknik dan menampung aspirasi masyarakat dan mendorong partisipasi
masyarakat dalam meningkatkan peranan dan pengembangan Politeknik.
Senat Politeknik Negeri Pontianak mempunyai tugas :

a. Merumuskan kebijakan akademik dan pengembangan Politeknik.
b. Merumuskan kebijakan penilaian prestasi akademik dan kecakapan serta kepribadian
civitas akademika.
c. Merumuskan norma dan tolak ukur penyelenggaraan Politeknik.
d. Memberikan pertimbangan dan persetujuan atas rencana Anggaran Pendapatan dan
Belanja Politeknik yang diajukan pimpinan Politeknik.
e. Menilai pertanggungjawaban pimpinan Politeknik, atas pelaksanaan kebijakan yang
telah ditetapkan.
f. Merumuskan peraturan pelaksanaan kebebasan akademik, kebebasan mimbar
akademik dan otonomi keilmuan pada Politeknik.
g. Merumuskan tata cara pemilihan Direktur dan pejabat lainnya di lingkungan
Politeknik.
h. Memberikan pertimbangan kepada penyelenggara Politeknik, Berkenaan dengan
calon-calon yang diusulkan untuk diangkat menjadi Direktur Politeknik.
i. Memberikan pertimbangan kepada penyelenggara Politeknik, berkenaan dengan
dosen yang akan dicalonkan memangku jabatan akademik di atas Lektor.
j. Menegakkan norma-norma yang berlaku bagi civitas akademika.
Direktur sebagai penanggungjawab utama, disamping melaksanakan arahan serta

kebijaksanaan umum, juga menetapkan peraturan, norma dan tolak ukur penyelenggaraan
pendidikan di Politeknik atas dasar keputusan Senat. Direktur dalam menjalankan tugas dan
fungsinya menyelenggarakan Rapat Kerja Koordinasi dan/atau Rapat Kerja Teknis dengan
seluruh karyawan dan/atau unsur pimpinan/unit kerja Politeknik.

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
4/34
No. Dokumen:
Pembantu Direktur bertanggungjawab langsung kepada Direktur. Pembantu Direktur Bidang

Akademik membantu Direktur dalam memimpin pelaksanaan pendidikan, penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat. Pembantu Direktur Bidang Administrasi Umum dan Keuangan
membantu Direktur dalam bidang pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum,
keuangan dan kepegawaian. Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan membantu Direktur
dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa dan
alumni. Pembantu Direktur Bidang Kerjasama dan pengembangan membantu Direktur dalam
bidang Kerjasama dan pengembangan institusi.
Wakil Manajemen Mutu bertanggungjawab langsung kepada Direktur, dalam tugasnya
bertanggungjawab untuk memastikan agar operasi Sistem Manajemen Mutu efektif dan
persyaratan ISO 9001 : 2008 dipenuhi dan dipelihara, sedangkan rincian tugasnya adalah
sebagai berikut:
a. Membangun Sistem Manajemen Mutu POLNEP
b. Mengontrol sirkulasi dan memperbaharui Manual Mutu dan Prosedur Sistem
c. Memastikan Manual Mutu, Prosedur Sistem, Standar Operasional Prosedur/Instruksi
Kerja dan Rekaman Mutu agar terpelihara.
d. Memelihara Sistem Dokumentasi dan Rekaman Mutu
e. Memonitor implementasi Sistem Mutu dan memastikan bahwa ketidaksesuaian direkam
dan tindakan koreksi dan pencegahan dilakukan
f. Merencanakan dan melaksanakan Audit Mutu Internal
g. Mengatur dan menyelenggarakan Rapat Tinjauan Manajemen
h. Menugaskan Staf untuk melakukan Audit internal
i. Merekomendasikan kebutuhan pelanggan dengan pelaksanaan SMM kepada pihak
Manajemen
Ketua Satuan Pengawasan Intern bertugas menyusun rencana, membagi tugas,

mengkoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan serta melakukan pengawasan tentang
tupoksi POLNEP, pengawasan pengadaan barang dan jasa milik negara.
Kepala Unit Penjaminan Mutu; mempunyai tugas menyusun rencana dan program kerja,
membagi tugas, memberi petunjuk serta memantau dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan
sesuai tugas pokok dan fungsinya berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran
pelaksanaan tugas.
Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, Perencanaan dan Sistim
Informasi (BAAK-PSI); mempunyai tugas menyusun rencana, membagi tugas,
mengkoordinasikan, dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan BAAK-PSI serta menyusun
konsep petunjuk teknis di Bidang Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, Perencanaan

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
5/34
No. Dokumen:
dan Sistim Informasi berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku untuk

kelancaran pelaksanan tugas.
Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan; mempunyai tugas menyusun rencana
membagi tugas, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan bagian
Administrasi Umum, Keuangan dan Kepegawaian, serta menyusun konsep petunjuk teknis di
Bidang Administrasi Umum, Keuangan dan Kepegawaian berdasarkan peraturan perundang-
undangan sebagai pelaksanaan pedoman untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
Kepala Unit Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat; mempunyai tugas menyusun
rencana dan program kerja, membagi tugas, memberikan petunjuk, mengkoordinasikan,
memantau dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada
Masyarakat berdasarkan ketentuan yang berlaku sebagai bahan pengembangan kegiatan
akademik.
Kepala Unit Layanan Pengadaan; bertugas menyusun rencana, membagi tugas,

mengkoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan serta melakukan pengadaan barang dan jasa
milik Negara.
Kepala Unit Kerjasama dan Bisnis; bertugas menyusun rencana, membagi tugas,
mengkoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan kerjasama dan bisnis.
Kepala Pusat Pengembangan Pendidikan Aktifitas Intruksional; mempunyai tugas

merencanakan pengembangan pendidikan aktivitas instruksional di lingkungan Polnep.
Ketua Jurusan; mempunyai tugas menyusun rencana, memberi arahan, mengkoordinasikan

dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan akademik, penelitian, dan pengabdian kepada
masyarakat yang dilaksanakan oleh dosen di lingkungan Jurusan berdasarkan .ketentuan yang
berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
Ketua Program Studi; mempunyai tugas menyusun konsep bahan tugas dosen, memeriksa
satuan acara perkuliahan dan praktikum, serta memantau dan menganalisis pelaksanaan
perkuliahan program studi sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran
pelaksanaan tugas.
Kepala Bengkel; mempunyai tugas menyusun rencana dan program kerja, membagi tugas,
memberi petunjuk serta memantau dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan bengkel
berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
Kepala Laboratorium; mempunyai tugas menyusun rencana dan program kerja, membagi

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
6/34
No. Dokumen:
tugas memberi petunjuk serta memantau dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan laboratorium
berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
Kepala UPT; mempunyai tugas menyusun rencana dan program kerja, membagi tugas,
memberi petunjuk serta memantau dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan sesuai tugas pokok
dan fungsi dari masing-masing unit pelaksana teknis berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk
kelancaran pelaksanaan tugas.
0.2 Struktur Organisasi
Dewan
DIREKTUR
Penyantun PD I PD II PD III PD IV WMM
Senat SPI
Polnep
UPM
Ka Bag Ka Bag
UPPM AAKPSI AUK
ULP
UKB
P3AI Ka Sub Ka Sub
Bag AAK Bag TU
UPT
Ka Sub Ka Sub Bag

Bag PSI Kepegawai
8 Jurusan Kelompok an
Dosen
16 Prodi
0.3 Alamat Kontak

Nama : POLITEKNIK NEGERI PONTIANAK
Status : Organisasi yang berada di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional
Alamat : Jln. Ahmad Yani, Pontianak 78124
Telepon : 0561- 736180
Fax : 0561 740143
Website : www.polnep.ac.id
Email : kampus@polnep.ac.id
0.4 Pengembangan ISO 9001 : 2008

Pengembangan dari ISO 9001:2008 ini dibuat dengan mempertimbangkan ISO 14001:2004.

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
7/34
No. Dokumen:
1. RUANG LINGKUP
Semua persyaratan SMM yang ditetapkan merupakan proyeksi dari persyaratan Standar ISO
9001:2008 pada POLNEP, meliputi proses inti, yaitu Pendidikan Pengajaran, Penelitian,
Pengabdian kepada Masyarakat, Layanan Administrasi dan Layanan Unit-Unit Kerja
lainnya yang memuat :
1.1 Proses di Manajemen Puncak (tanggungjawab manajemen)
1.2 Proses pengelolaan sumber daya
1.3 Proses realisasi produk
1.4 Proses pengukuran, analisa dan perbaikan
1.5 Proses untuk mendokumentasikan keempat proses di atas.
Mulai tahun 2009, Semua persyaratan ISO 9001: 2008 diterapkan pada penyediaan jasa proses
pendidikan pengajaran teori dan proses pendidikan dan pengajaran praktikum/praktek pada
semua laboratorium dan bengkel atau sejenisnya serta proses penunjang pendidikan dan
pengajaran di lingkungan POLNEP.
Penerapan proses Pendidikan Pengajaran meliputi:

a. Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru
b. Registrasi dan Her Registrasi
c. Perkuliahan (Teori dan Praktikum/Praktek)
d. Evaluasi Belajar (UTS dan UAS)
e. Praktek kerja Lapangan (PKL) / Kunjungan Industri (KI)
f. Tugas Akhir (TA)
g. Yudisium
h. Wisuda
Dikemudian hari apabila terjadi pengembangan aktifitas POLNEP, maka Manual Mutu ini akan
disesuaikan (direvisi) beserta dokumen terkaitnya.

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
8/34
No. Dokumen:
Tabel 1 Daftar Pemegang Salinan Terkendali
No. Salinan Kode Unit Kerja Pemegang Dokumen

01/26 DIR Direktur Polnep
02/26 PD I Pembantu Direktur I
03/26 PD II Pembantu Direktur II
04/26 PD III Pembantu Direktur III
05/26 PD IV Pembantu Direktur IV
06/26 SPI Kepala Satuan Pengawasan Internal
07/26 UPM Kepala Unit Penjaminan Mutu
08/26 Kepala Bagian Administrasi Akademik dan
BAAKPSI
Kemahasiswaan, Perencanaan dan Sistem Informasi
09/26 BAUK Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan
Kepala Unit Penelitian dan Pengabdian Pada
10/26 UPPM
Masyarakat
11/26 ULP Kepala Unit Layanan Pengadaan
12/26 UKB Kepala Unit Kerjasama dan Bisnis
Ketua Pusat Pengembangan Pendidikan Aktivitas
13/26 P3AI
Instruksional
14/26 CI Ketua Jurusan Teknik Sipil dan Perencanaan
15/26 ME Ketua Jurusan Teknik Mesin
16/26 EL Ketua Jurusan Teknik Elektro
17/26 AB Ketua Jurusan Administrasi Bisnis
18/26 AK Ketua Jurusan Akuntansi
19/26 TP Ketua Jurusan Teknologi Pertanian
20/26 IKP Ketua Jurusan Ilmu Kelautan dan Perikanan
21/26 ARS Ketua Jurusan Teknik Arsitektur dan Perencanaan
22/26 PP Kepala UPT Perawatan dan Perbaikan
23/26 BHS Kepala UPT Bahasa
24/26 KTI Kepala UPT Komputer dan Teknologi Informasi
25/26 PPTK Kepala UPT Perpustakaan
26/26 ETU Entrepreneur Training Unit

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
9/34
No. Dokumen:
2. ACUAN
2.1 Status Halaman Terbitan
BAB HALAMAN TGL. TERBITAN REVISI TGL. REVISI

0 1, 14 September 2009 1 12 Maret 2012
0 2, 3 14 September 2009 2 19 Agustus 2013
0 4, 5, 6 14 September 2009 1 12 Maret 2012
1 7 14 September 2009 1 12 Maret 2012
1 8 14 September 2009 2 19 Agustus 2013
2 9 05 Januari 2009 3 19 Agustus 2013
3 11, 12, 13, 14 September 2009 2 12 Maret 2012
4 15, 17, 18 14 September 2009 1 12 Maret 2012
5 19, 20 14 September 2009 1 12 Maret 2012
6 23, 24 14 September 2009 1 12 Maret 2012
7 25 14 September 2009 1 12 Maret 2012
8 30 14 September 2009 1 12 Maret 2012

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
10/34
No. Dokumen:
3. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang digunakan di dalam Manual Mutu ISO 9001:2008 POLNEP ini sebagai berikut :
Institusi Lembaga pendidikan vokasional (POLNEP)
Direktur Adalah orang yang memimpin POLNEP
Pembantu Direktur Adalah pembantu Direktur I, II, III, dan IV yang bertugas membantu Direktur
dalam bidang tri dharma perguruan tinggi, bidang keuangan dan kepegawaian,
bidang kemahasiswaan dan bidang kerjasama
Wakil Manajemen Mutu Disingkat WMM sebagai terjemahan dari Management Representative.Adalah
membantu Direktur dalam membangun,memelihara, mengawasi,melaksanakan
Audit dan mengevaluasi pelaksanaan SMM ISO 900I : 2008.
Sistem Manajemen Mutu Upaya sistematis melalui fungsi perencanaan, pelaksanaan, pengendalian serta
tindak lanjut terhadap semua aspek internal maupun eksternal dalam suatu unit
kerja, yang meliputi seluruh sumber daya, guna merealisasikan komitmen
manajemen, kebijakan mutu dan sasaran mutu yang telah ditetapkan dalam
rangka memberikan kepuasan pelanggan untuk masa sekarang dan masa yang
akan datang.
Komitmen Manajemen Suatu tekad yang diprakarsai dan digalang oleh pimpinan unit kerja beserta
seluruh jajarannya untuk melaksanakan kebijakan mutu secara konsisten dan
berkelanjutan dalam rangka mewujudkan mutu dan kepuasan pelanggan.
Kebijakan Mutu Pernyataan resmi dan terdokumentasi dari pimpinan unit kerja yang
menegaskan komitmen mutu dan menetapkan arah serta tujuan unit kerja
tersebut dalam rangka merealisasikan komitmen mutu dan sasaran yang telah
ditetapkan.
Pemastian Mutu (Quality Bagian dari manajemen mutu yang diarahkan pada pemberian keyakinan
Assurance) persyaratan mutu akan dipenuhi
Pengendalian Mutu Bagian dari manajemen mutu yang diarahkan pada pemenuhan persyaratan
(Quality Control) mutu.
Mutu Kesesuaian terhadap persyaratan yang telah ditetapkan.
Audit mutu Suatu evaluasi sistimatik dan independen untuk menentukan aktifitas mutu dan
kesesuaian hasil dengan apa yang direncanakan, dan apakah perencanaan yang
telah dibuat telah diimplementasikan secara efektif dan sesuai dengan tujuan
yang telah ditetapkan
Pelanggan (Customer) Proses berikutnya yang menerima atau menggunakan jasa atau produk dari
proses sebelumnya.
Pengendalian Kegiatan yang berorientasi pada pencapaian tujuan, mencegah pe-nyimpangan
dan melakukan tindakan koreksi untuk menjaga agar supaya kegiatan tersebut
tetap berada pada tujuan serta berada dalam batas toleransi persyaratan atau
kriteria yang ditetapkan.
Pengendalian Proses Upaya menjaga agar suatu kegiatan atau rangkaian kegiatan tetap berada

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
11/34
No. Dokumen:
pada tujuan yang telah ditetapkan serta berada dalam batas toleransi
persyaratan atau kriteria yang telah ditetapkan dan melakukan tindakan koreksi
bila terjadi penyimpangan.
Proses Suatu kegiatan atau rangkaian kegiatan yang merubah masukan (input)
menjadi keluaran (output).
Standar Operasional Dokumen yang merupakan bagian dari Sistem Manajemen Mutu yang
Prosedur (SOP) isinya menjelaskan mekanisme tentang bagaimana suatu pro-ses atau
kegiatan yang melibatkan lebih dari satu bagian, dilaksanakan secara
terkendali dan konsisten dalam upaya mencapai tujuan yang direncanakan.
Instruksi Kerja Petunjuk kerja terdokumentasi yang dibuat secara rinci, spesifik dan bersifat
instruktif, yang dipergunakan oleh petugas sebagai acuan dalam
melaksanakan suatu pekerjaan yang spesifik untuk dapat mencapai hasil
kerja yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.
Rekaman Hasil kerja atau bukti pelaksanaan dari suatu kegiatan
Lulusan Produk akhir dari proses pendidikan yang dilakukan oleh POLNEP
3.1 MANAJEMEN MUTU

3.1.1 Visi dan Misi
Visi Vision
Pada tahun 2020 menjadi lembaga pendidikan By the year 2020, Polnep will become the best
vokasi yang terbaik dan terpercaya ditingkat and trusted vocational educational institution
nasional dan internasional in both national and international level
Misi Missions
1. Menyelenggarakan pendidikan vokasi dan Conducting vocational education and applied
penelitian terapan bagi peningkatan research as needed by society for the sake of
kesejahteraan masyara-kat guna menunjang social welfare and national development
upaya pem-bangunan nasional, sesuai dan se-
padan dengan kebutuhan masyarakat
2. Membina dan mengembangkan profesionalisme Nurturing and developing health and dynamic
yang sehat dan dinamis professionalism
3. Mengembangkan dan mendaya-gunakan ilmu Developing science and technology for the sake
pengetahuan dan teknologi untuk peningkatkan of social welfare by utilizing P POLNEPs
kesejahteraan masyarakat dengan resources maximally
memberdayakan sumberdaya Politeknik Negeri
Pontianak secara maksimum
Implementasi dari setiap misi yang ada di lingkungan POLNEP, dijabarkan ke dalam tujuan,
sasaran dan program strategis.

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
12/34
No. Dokumen:
Tujuan POLNEP:
1. Menyelenggarakan pendidikan vokasi dalam berbagai bidang keahlian untuk menghasilkan
lulusan berkualitas yang mempunyai keunggulan komparatif dan keunggulan kempetitif,
dengan cara sebagai berikut: Bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, Berdisiplin dan
memiliki etos kerja yang tinggi, Memiliki pengetahuan, sikap dan keterampilan profesional,
Memiliki jiwa mandiri (wirausaha), Mampu berkomunikasi secara efektif melalui bahasa
Indonesia dan bahasa asing (terutama bahasa Inggris), serta mengusai penggunaan media
komunikasi, informatika dan komputer, Tanggap dan mudah menyesuaikan diri terhadap
perubahan, Memiliki kesadaran yang tinggi tentang nilai-nilai moral, budaya dan
kemanusiaan serta cinta lingkungan.
2. Melaksanakan penelitian terapan dalam rangka pengembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi (iptek) untuk menunjang upaya pembangunan nasional, khususnya yang
berkaitan dengan pembangunan industri.
3. Melaksanakan pengabdian kepada masyarakat untuk mengamalkan iptek melalui prakarsa
dan peran aktif dalam membantu membangun desa tertinggal dan mengentaskan
kemiskinan dengan jalan memberikan pelayanan jasa teknologi, manajemen dan sebagainya
4. Membina dan mengembangkan iklim kehidupan akademik yang sehat dan dinamis untuk
membentuk masyarakat ilmiah yang menjunjung tinggi kebenaran, kejujuran, terbuka,
kritis, bertanggungjawab, kreatif, inovatif dan tanggap terhadap perubahan jaman.
5. Membina dan mengembangkan kerjasama kelembagaan yang saling menguntungkan dan
instansi pemerintah, industri, lembaga pendidikan lain, baik di dalam maupun di luar
negeri.
6. Meningkatkan kinerja kelembagaan pada semua aspek kegiatan yang menjadi misi
POLNEP agar menjadi lembaga pendidikan tinggi profesional.
Adapun Sasaran POLNEP meliputi:
1. Tercapainya keluasan dan kemerataan akses pendidikan tinggi
bermutu, berdaya saing nasional dan internasional, berkesetaraan gender dan relevan
dengan kebutuhan stakeholder,
2. Terwujudnya tata kelola, sistem pengendalian manajemen dan
sistem pengawasan intern.
Program Strategis POLNEP, sebagaimana telah ditetapkan pada Renstra dan Renop 2011-2015
meliputi:
1. Pemerataan dan Perluasan Akses.
2. Perluasan Kesempatan Belajar
3. Peningkatan Mutu, Relevansi dan Daya Saing
4. Peningkatan Mutu dan Kesejahteraan Pendidik dan Tenaga Kependidikan
5. Peningkatan Kualitas Penelitian, PKM, dan Publikasi Ilmiah
6. Penguatan Tata Kelola dan Organisasi

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
13/34
No. Dokumen:
7. Pengawasan dan Pengendalian Internal Manajemen
3.1.2 Kebijakan Mutu

Dalam rangka mencapai Visi, Misi, dan Tujuannya, POLNEP berketetapan untuk menerapkan
seluruh persyaratan SMM ISO 9001:2008 dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.
Evaluasi pencapaiannya dilaksanakan dalam Tinjauan Manajemen yang akan
dilakukan setiap satu semester (6 bulan sekali).
Kebijakan Mutu POLNEP adalah menghasilkan lulusan terbaik dan terpercaya pada tingkat
nasional maupun internasional sesuai dengan kebutuhan dan kepuasan pelanggan melalui :
1. Mengoptimalkan metode evaluasi untuk meningkatkan kompetensi lulusan
2. Melaksanakan Proses Belajar Mengajar dengan mengacu pada standar SMM ISO
9001 : 2008
3. Mengembangkan pendidikan yang mengacu kepada kebutuhan industri
4. Membina dan mengembangkan profesional tenaga pendidik
5. Meningkatkan kualifikasi pendidikan bagi tenaga pendidik dalam rangka
meningkatkan kompetensi lulusan.
Kerangka kerja untuk meningkatkan profesionalisme dan produktivitas harus dilakukan dengan
perencanaan aktivitas yang mempunyai target terukur, pelaksanaan aktivitas melalui proses
yang efisien dan efektif, pengukuran kinerja berdasarkan data dan fakta, dan perbaikan sistem
secara berkelanjutan.
3.1.3 Komitmen Manajemen

Komitmen POLNEP kepada pelanggan (mahasiswa, orangtua mahasiswa, pemerintah dan
industri) adalah memberikan kompetensi kepada peserta didik, memberikan pelayanan
produksi, konsultasi dan rekayasa yang dibutuhkan industri dengan memuaskan.
Diteladani oleh Eksekutif, seluruh civitas akademik dan pegawai lainnya wajib melaksanakan
Penerapan SMM ini dengan penuh kesungguhan dan senantiasa berkontribusi untuk perbaikan
sistem mutu POLNEP secara berkesinambungan.
3.1.4 Sasaran Mutu

Sasaran Mutu Polnep mengacu pada target indikator Program Strategis (RENSTRA dan
RENOP) Polnep 2011-2015 (isi dari sasaran mutu tersebut tercantum di dalam dokumen
tersendiri).

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
14/34
No. Dokumen:
3.1.5 Rencana Mutu
Kendali Kendali
Kendali Ekstern:
Ekstern:
Kendali Intern:
Intern:
Statuta 1.Permendiknas
1.Permendiknas
Statuta POLNEP
POLNEP
Renstra 2.Peraturan
2.Peraturan Pemerintah
Pemerintah
Renstra POLNEP
POLNEP
OTK dan
dan undang-undang
undang-undang
OTK POLNEP
POLNEP
Visi lainya
lainya
Visi dan
dan Misi
Misi POLNEP
POLNEP
REALISASI PRODUK:
Seleksi Penerimaan
Mahasiswa Baru
Registrasi dan Her
registrasi PRODUK/JASA
Perkuliahan (Teori dan LUARAN:
SASARAN
SASARAN MUTU
MUTU Perencanaan Praktikum/Praktek)
TAHUNAN
TAHUNAN dan LAYANAN
pengembangan Evaluasi Belajar (UTS BIDANG
SMM dan UAS) PENDIDIKAN
Tugas Akhir DAN
PENGAJARAN
Yudisium
Wisuda
Rumusan Tindak
Rekomend
Koreksi dan Internal
Internal
asi dan
Pencegahan Audit
Audit
Keputusan
1
1
.Surveillanc
.Surveillanc
e
e
2.Tinjauan
2.Tinjauan
manajeme
manajeme
n
n

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
15/34
No. Dokumen:
4. SISTEM MANAJEMEN MUTU
4.1. Persyaratan Umum

POLNEP menetapkan, mendokumentasikan dan memelihara sistem manajemen mutunya
selanjutnya disingkat SMM yang sesuai dengan persyaratan standar ISO 9001:2008 al. :
4.1.1 Proses-proses yang dikelola oleh POLNEP seperti pada rencana mutu menggambarkan
urutan dan interaksi proses pendidikan dan pengajaran
4.1.2 Untuk kebutuhan saat ini yang akan disertifikasi adalah proses-proses yang terkait
dengan aktivitas pendidikan dan pengajaran serta proses penunjangnya.
4.1.3 Kriteria dan metode pemastian kendali operasi terhadap proses-proses dimaksud
ditetapkan melalui fungsi-fungsi manajemen strategis.
4.1.4 Semua proses dipantau, diukur dan dianalisa untuk penerapan tindakan yang diperlukan
guna mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan berlanjut proses dimaksud
melalui fungsi-fungsi manajemen operasional.
4.1.5 Ketersediaan sumber daya untuk mendukung pelaksanaan semua proses dipastikan
melalui Realisasi Rencana Induk Pengembangan, Rencana Strategis dan Rencana
Operasi tahunan yang ditetapkan pada setiap awal tahun.
4.2. Persyaratan Dokumentasi

4.2.1 Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
Dokumentasi SMM terdiri dari empat tingkatan, yaitu:
Tingkat I : Manual Mutu yang mencantumkan Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu,
Rencana Mutu yang mengandung komitmen POLNEP untuk selalu
memberi jasa secara memuaskan kepada pelanggannya, dan merupakan
acuan kerja untuk dapat selalu meningkatkan perbaikan SMM POLNEP
secara berkelanjutan dan merupakan pedoman bagi penyusunan
dokumentasi tingkat dibawahnya.
Tingkat II : Prosedur Sistem yang dipersyaratkan oleh standar ISO 9001: 2008, yaitu
Prosedur Pengendalian Dokumen, Prosedur Pengendalian Rekaman,
Prosedur Audit Internal, Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai,
Prosedur Tindakan Koreksi dan Prosedur Tindakan Pencegahan sebagai
penjabaran lebih lanjut Manual Mutu dan panduan untuk setiap
rangkaian kegiatan kerja di setiap bagian.
Tingkat III : Standar Operasional Prosedur/Instruksi Kerja dan seluruh peraturan, baik
yang diterbitkan secara internal, maupun dalam bentuk dokumen luar
berupa undang-undang dan peraturan yang berlaku.

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
16/34
No. Dokumen:
Tingkat IV : Dokumen Pendukung yang berisi formulir-formulir, rekaman-rekaman,

peraturan-peraturan dan undang-undang yang merupakan sarana dalam
operasi mutu sehari-hari serta yang merupakan bukti dilakukannya
aktivitas mutu sesuai dengan Rencana Mutu yang ditetapkan.
4.2.2. Manual Mutu

Manual Mutu POLNEP mencakup seluruh lingkup SMM dan menanggapi seluruh
persyaratan ISO 9001: 2008.
Rincian dan tanggapan semua persyaratan standar internasional ISO 9001: 2008
termasuk 6 prosedur yang dipersyaratkan standar dan uraian dari interaksi antara proses-
proses dijelaskan dalam instruksi-instruksi kerja.
4.2.3. Pengendalian Dokumen

WMM bertanggung jawab atas pemeliharaan prosedur sistem untuk mengendalikan
dokumen dan data yang berhubungan dengan SMM ISO 9001: 2008.
WMM bertanggung jawab atas penerbitan dan pendistribusian salinan TERKENDALI
Manual Mutu ini dan memelihara sebuah daftar distribusi. Sebelum diterbitkan setiap
salinan TERKENDALI Manual Mutu disahkan oleh WMM dan disetujui oleh Direktur;
Tiap salinan Manual Mutu dinyatakan apakah salinan tersebut merupakan salinan
TERKENDALI atau salinan TIDAK TERKENDALI. Semua salinan TERKENDALI
bernomor dan dicap TERKENDALI, sedangkan salinan TIDAK TERKENDALI tidak
dipelihara atau diperbaharui oleh institusi, tetapi pada saat diterbitkan digunakan yang
berlaku;
Tiap halaman Manual Mutu diidentifikasikan oleh nomor bab, revisi, dan halaman.
Setiap halaman revisi yang baru membatalkan bab yang lama;
Setiap penerbitan revisi baru disertai lembar perubahan (bagian yang terkait), yang
berisi uraian mengenai bagian yang direvisi;
Setelah beberapa kali direvisi, WMM dapat memutuskan untuk menerbitkan kembali
keseluruhan Manual Mutu ini dan memberikan status terbaru;
Semua pemegang salinan TERKENDALI Manual Mutu ini berkewajiban untuk
memperbaharui Manual Mutu yang dipercayakan kepadanya dan mengembalikan terbitan
atau halaman yang kadaluarsa kepada WMM.
Persetujuan dokumen dan data ditinjau dan disetujui oleh yang berwenang. Seluruh
dokumen yang diterbitkan dan dikendalikan penggandaannya untuk memastikan penarikan
dokumen lama bila terjadi revisi.

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
17/34
No. Dokumen:
Tanggung jawab dan kewenangan Direktur, Kepala Bagian, Ketua Jurusan, Ketua
Program Studi, dan Karyawan dalam aspek pengendalian dokumen dan data diatur dengan
Tabel 2 berikut ini.
Tabel 2 Tanggungjawab dan Kewenangan
Dokumen Pembuat Persetujuan
Kebijakan Mutu Direktur Direktur
Semua unit kerja yang ada di
Sasaran Mutu Direktur
lingkungan Polnep
Manual Mutu Wakil Manajemen Mutu Direktur
Direktur
Prosedur Sistem Tim
Wakil Manajemen Mutu
Direktur
Kepala Bagian; Kepala Unit; Ketua
Dokumen Tingkat III Pembantu Direktur
Jurusan; Kepala UPT
Wakil Manajemen Mutu
Ka. Prodi; Ka. Lab.; Ka. Bengkel; Kepala Bagian; Kepala Unit;
Dokumen Tingkat IV
Kasubbag; Ka. Sub Unit; Ka. UPT Ketua Jurusan; Kepala UPT
Pengendali dokumen harus menjaga agar:

Dokumen tidak diperbanyak tanpa seijin pengendali dokumen;
Dokumen tersedia pada tempat dimana dokumen tersebut dibutuhkan;
Dokumen yang tidak berlaku lagi ditarik dari peredaran dan dicap KADALUARSA
dengan tinta warna merah
Perubahan dokumen dievaluasi dan disetujui oleh pihak yang berwenang. Perubahan yang
terjadi diidentifikasi dengan jelas. Khusus untuk spesifikasi teknis (engineering specification),
evaluasi dilakukan dalam waktu tertentu sebelum didistribusikan dan diimplementasikan.
Catatan mutu dan tanggal implementasi untuk setiap perubahan yang terjadi disimpan. Setelah
mendapat persetujuan, pengendali dokumen secepatnya mendistribusikan dokumen yang baru
dan menarik dokumen yang lama untuk dimusnahkan. Dokumen kadaluarsa yang masih
disimpan untuk dipergunakan dengan tujuan lain diberikan tanda yang jelas.
Pengendali dokumen mencatat, jika relevan, dokumen internal lainnya serta dokumen
eksternal, seperti standar industri, peraturan pemerintah yang mempengaruhi cara kerja dan
hasil kerja.
WMM dibantu oleh jajaran UPM secara periodik mengecek status dokumen untuk memastikan
bahwa Institusi POLNEP menggunakan dokumen versi yang terakhir. Apabila terjadi

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
18/34
No. Dokumen:
perubahan, pengendali dokumen harus mendistribusikan salinan perubahan dokumen tersebut

kepada pimpinan unit kerja terkait setelah disetujui dan disahkan oleh Direktur.
Tata cara pengendalian dokumen dijelaskan secara lebih rinci dalam prosedur nomor :
PS/09/4.2.3/WMM/003/E03 tentang Prosedur Pengendalian Dokumen.
4.2.4. Pengendalian Catatan Mutu (Rekaman)

WMM bertanggung jawab memelihara prosedur untuk mengendalikan catatan mutu. Setiap
kepala bagian, kepala sub bagian, ketua jurusan, ketua program studi, kepala laboratorium,
kepala bengkel, kepala workshop, kepala satuan laut, kepala satuan darat, bertanggung jawab
untuk penyimpanan catatan mutu (termasuk catatan mutu dari pelanggan) dibagiannya yang
meliputi metode pengaksesan, pengarsipan dan lokasi yang memudahkan pencarian catatan
mutu sesuai dengan persyaratan ISO 9001 : 2008
Berikut adalah masa penyimpanan yang ditentukan dan sesuai ISO 9001 : 2008:
Tabel 3 Masa Penyimpanan catatan mutu (rekaman) atau retensi arsip
Umur Arsip Abadi/
Golongan Arsip Arsip
Aktif Inaktif Dimusnahkan
VITAL 1. - - Abadi
Akte Pendirian/Akte Tanah - - Abadi
2. - - Abadi
Ijazah dan Transkrip Nilai - - Abadi
3.
Surat Keputusan
PENTING 5 thn 25 thn Dimusnahkan
4.
Dan seterusnya
Sesuai keperluan Sesuai keperluan Dimusnahkan
1. Pertanggung jawaban
keuangan
BERGUNA 2 thn 10 thn Dimusnahkan
2. Surat perjanjian (MOU)
3 thn 10 thn Dimusnahkan
3. Dan seterusnya
1. Laporan tahunan
TIDAK 1 bln - Dimusnahkan
2. Audit Internal/Eksternal
BERGUNA 1 bln - Dimusnahkan
3. Dan seterusnya
1. Undangan
2. Pengumuman
3. Dan seterusnya
Tata cara pengendalian rekaman secara lebih rinci dijelaskan dalam prosedur Nomor :
PS/09/4.2.4/WMM//004/E01 tentang prosedur Pengendalian Rekaman.

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
19/34
No. Dokumen:
5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
5.1. Komitmen Manajemen

5.1.1 Pengertian Komitmen Manajemen
Komitmen manajemen merupakan suatu tekad yang diprakarsai dan digalang oleh pimpinan
unit kerja beserta seluruh jajarannya untuk melaksanakan kebijakan mutu secara konsisten dan
berkelanjutan dalam rangka mewujudkan mutu dan kepuasan pelanggan
5.1.2 Penyebarluasan komitmen manajemen

Komitmen ini dibuat salinannya dan disebarluaskan dalam bentuk penempatan di lokasi-lokasi
strategis agar semua karyawan bisa mengetahui secara jelas bahwa SMM ISO 9001:2008
dijalankan dan didukung penuh dari karyawan tingkat terendah sampai dengan tertinggi tanpa
ada perbedaan.
Direktur menyediakan bukti kesanggupan untuk implementasi dan pengembangan dari SMM
dan terus menerus memperbaiki keefektifannya dengan cara :
Berkomunikasi dengan para karyawan dan seluruh mahasiswa secara langsung untuk
menyampaikan pentingnya penerapan SMM ISO 9001: 2008 sebagai wahana untuk meraih
cita-cita POLNEP;
Mengadakan rapat pimpinan satu kali setiap bulan yang dihadiri oleh kepala unit
hingga Pudir. Di dalam rapat direktur menekankan pentingnya memenuhi persyaratan
pelanggan, undang-undang dan peraturan yang berlaku;
Penetapan kebijakan mutu dan sasaran mutu;
Memastikan ketersediaan sumber daya yang diperlukan dengan meninjau ulang daftar
prasarana dan beban kerja sumber daya manusia.
5.2. Fokus pada Pelanggan

Direktur memastikan bahwa kebutuhan dan harapan pelanggan dapat tercapai. Setiap
kebutuhan dan harapan pelanggan akan direalisasikan dan ditetapkan untuk menuju
keberhasilan kepuasan pelanggan.
Direktur menghimpun masukan saran dan kebutuhan pihak-pihak terkait dengan:

5.2.1 5.2.2 Tracer Study kepada pihak industri, secara berkala melalui kuesioner.
5.2.2 Menetapkan pengukuran kepuasan pelanggan (ekspektasi dan persepsi) setiap tahun.
5.2.3 Menugaskan konselor untuk membantu mahasiswa yang bermasalah
5.2.4 Mengangkat seorang pembimbing akademik untuk setiap kelompok mahasiswa.

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
20/34
No. Dokumen:
5.3 Kebijakan Mutu

Direktur membuat dan menetapkan kebijakan mutu POLNEP yang termuat dalam Manual
Mutu ini. Direktur memastikan bahwa :
Telah sesuai dengan tujuan organisasi,
Kebutuhan yang meliputi komitmen manajemen terhadap mutu untuk memenuhi/
harapan pelanggan dan perbaikan yang berkelanjutan dari SMM,
Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu,
Kebutuhan yang diperlukan untuk mencapai tujuan polnep,
Dikomunikasikan dan dipahami di dalam institusi polnep melalui pelatihan, pertemuan-
pertemuan karyawan, dan pemasangan informasi pada papan buletin, serta ditinjau agar
selalu sesuai.
Kebijakan Mutu Institusi ini, dimana untuk sosialisasinya antara lain ditulis pada tulisan
pancang dan sosialisasi bertingkat pada seluruh pegawai.
5.4 Perencanaan
5.4.1 Sasaran mutu
Setiap satuan kerja harus memiliki rencana operasi tahunan yang diturunkan dari
rencana strategis POLNEP.
Direktur menetapkan sasaran POLNEP dan memastikan setiap satuan kerja membuat
sasaran-sasaran yang menunjang sasaran institusi.
Direktur memastikan diukurnya pencapaian terhadap sasaran dimaksud melalui laporan
bulanan untuk dibahas pada rapat pimpinan setiap bulan.
Direktur memimpin rapat bulanan guna membahas rencana pelaksanaan proses-proses
pada setiap fungsi, sehingga dapat dipastikan dilakukan rencana secara efisien dan efektif.
5.4.2 Perencanaan Sistem manajemen Mutu

WMM ditugaskan untuk memelihara dan memastikan keterpaduan SMM, dan kebutuhan akan
perubahan pada SMM direncanakan dan diimplementasikan dalam kerangka perbaikan
berlanjut. Masukan yang diperlukan dihimpun melalui berbagai cara yang mungkin sesuai
dengan panduan standar ISO 9001:2008.
5.5. Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi

5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang
Direktur menyetujui dan mensahkan struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi setiap unit,
pengangkatan para pejabatnya serta uraian tugas dan wewenang semua personil. Untuk personil
di bawah setiap pimpinan satuan organisasi pensahan uraian tugasnya dilimpahkan kepada
kepala unit masing-masing. Struktur organisasi tertulis di 2.2 pada Manual Mutu, sedangkan
uraian tugas dan wewenang disimpan pada bagian kepegawaian. Tugas dan fungsi setiap satuan
kerja secara terperinci terdapat pada Statuta dan Organisasi Tata Kerja POLNEP. Bila secara

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
21/34
No. Dokumen:
tidak terduga seorang personil berhalangan, maka tanggung jawab dan wewenangnya
dilimpahkan ke atas sesuai dengan struktur organisasi, atau dapat ditunjuk fungsi lain dengan
suatu memo. Bila Direktur berhalangan, maka tugas-tugas rutinnya dilimpahkan kepada
Pembantu Direktur, sedangkan pelimpahan wewenang-wewenang yang khusus ditetapkan
tertulis dengan suatu memo.
5.5.2. Wakil Manajemen Mutu

Wakil manajemen mutu ditunjuk dan ditetapkan oleh direktur atas dasar kemampuannya
menerapkan, memelihara, dan meningkatkan kinerja SMM, yang di luar tugasnya memiliki
tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut:
Memastikan proses yang diperlukan untuk SMM ditetapkan, diterapkan dan dipelihara.
Melaporkan kepada direktur tentang kinerja SMM dan kebutuhan apapun untuk
perbaikannya.
Memastikan pembangkitan kesadaran tentang pentingnya memenuhi persyaratan
pelanggan diseluruh organisasi.
Sebagai penghubung dengan pihak luar dalam masalah yang berkaitan dengan SMM.
5.5.3. Komunikasi Internal

Direktur mengeluarkan peraturan tentang tatacara berkomunikasi antar fungsi-fungsi
antara lain dengan menggunakan fasilitas komputer untuk menghemat alat tulis dan waktu.
Sebagai tanda otorisasi setiap pejabat/petugas diberikan tanda masing-masing. Jadwal
rapat selama satu tahun ditetapkan oleh direktur pada awal tahun.
Komunikasi di dalam Institusi POLNEP yang mencakup hubungan antar fungsi organisasi atau
antar karyawan dilakukan dengan dua cara:
1. Komunikasi langsung, yaitu pemberi informasi/tugas berbicara langsung dengan
penerima tugas.
2. Komunikasi tidak langsung, yaitu pemberi informasi/tugas menyampaikan
kebutuhannya melalui suatu media seperti: memo, surat pemberitahuan, e-mail,
pengumuman, dan lain-lain.
Isi komunikasi ini mencakup hal-hal yang berhubungan dengan mutu lulusan, SMM, tugas
kerja, dan kegiatan produksi.
5.6. Tinjauan Manajemen

5.6.1. Umum
Direktur memimpin rapat Tinjauan Manajemen yang dilaksanakan secara berkala, minimal dua
kali setahun. Tinjauan Manajemen digunakan untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan
keefektifan SMM. Dalam tinjauan juga dicakup peluang perbaikan dan kebutuhan akan

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
22/34
No. Dokumen:
perubahan pada Sistem Manajemen Mutunya, termasuk kebijakan dan sasaran mutu POLNEP.
Rekaman tinjauan dipelihara oleh WMM.
5.6.2. Masukan Untuk Tinjauan Manajemen

Hal-hal yang dibahas dalam rapat Tinjauan Manajemen antara lain:
Hasil audit internal selama (3 atau 6) bulan
Hasil tindaklanjut keluhan/ umpan balik dan kepuasan pelanggan
status tindakan koreksi dan pencegahan
kinerja proses dan kesesuaian produk (mutu lulusan)
tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya
perubahan yang dapat berpengaruh kepada SMM
Kebijakan dan sasaran mutu
masalah yang tidak dapat diselesaikan, jika ada
rekomendasi untuk perbaikan.
5.6.3. Luaran Tinjauan

Rapat harus dihadiri dan dipimpin oleh Direktur, semua Pembantu Direktur, WMM, semua
ketua Jurusan, semua kepala unit dan siapapun yang diundang karena terkait dengan masalah
yang akan dibicarakan di dalam rapat. Undangan rapat harus disebarkan selambat-lambatnya 7
(tujuh) hari kerja sebelum tanggal rapat. Hasil tinjauan manajemen harus dituangkan dalam
notulen rapat yang disusun oleh WMM serta disetujui dan disahkan oleh Direktur. Apabila
terdapat masalah yang mendesak Direktur dapat mengundang rapat tinjauan manajemen.

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
23/34
No. Dokumen:
6. MANAJEMEN SUMBERDAYA
6.1. Penyediaan Sumberdaya

Manajemen bertanggungjawab untuk menyediakan sumber daya yang memadai untuk
menerapkan, memelihara, dan meningkatkan SMM efektif dan untuk meningkatkan kepuasan
pelanggan dengan memenuhi persyaratannya.
6.2. Sumber daya Manusia

6.2.1. Umum
Semua karyawan POLNEP yang mengerjakan pekerjaan yang mempengaruhi mutu baik staf
pengajar maupun teknisi/laboran serta karyawan administrasi dipastikan kemampuannya
berdasarkan, pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman yang sesuai dengan tugas
masing-masing. Untuk hal dimaksud POLNEP menerapkan penilaian kompetensi secara
berkala yang terekam dalam bentuk yang dinamai Matriks Kompetensi. POLNEP menerapkan
sistem Pembinaan Karir yang disebut Jenjang Karir Fungsional yang merupakan adopsi dari
Sistem Pembinaan Karir Dosen namun telah dikembangkan sedemikian rupa agar dapat
mengakomodir peningkatan karir seluruh karyawan baik tenaga akademik maupun tenaga
administratif.
6.2.2. Kompetensi, kesadaran dan pelatihan

Agar dapat melaksanakan tugas secara optimal, POLNEP:
Menyediakan pendidikan sertifikasi, pelatihan, magang atau tindakan lain sesuai
dengan kebutuhan
Menilai keefektifan tindakan yang dilakukan pada penilaian setahun sekali yang secara
langsung mempengaruhi reward yang didapat setiap karyawan.
Memastikan bahwa karyawan sadar akan relevansi dan pentingnya kegiatan mereka,
dan bagaimana sumbangan mereka pada bagi pencapaian sasaran mutu melalui diantaranya
pemberian penghargaan atas prestasi dan kedisiplinan.
Pengelolaan administrasi yang berkaitan dengan sumber daya manusia beserta rekamannya
menjadi tanggungjawab bagian Adum dan Kepegawaian di bawah pembinaan Pembantu
Direktur II. Rencana pengembangan diusulkan oleh pimpinan unit kepada Eksekutif setiap
awal tahun.
6.3. Sarana dan Prasarana

POLNEP menetapkan, menyediakan dan memelihara sarana dan prasarana yang diperlukan
untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan jasa Pendidikan dan Pengajaran dengan:
Gedung, ruang kerja dan kelengkapan terkait, angkutan, telepon, dll oleh bagian
Administrasi Umum.

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
24/34
No. Dokumen:
Peralatan terutama perangkat keras oleh UPT Perawatan dan Perbaikan.

Sarana komunikasi Local Area Network dan perangkat lunak oleh UPT Komputer dan
Teknologi Informasi.
Hal-hal yang berkaitan dengan sarana dan prasarana dirinci lebih lanjut di dalam SOP atau
instruksi kerja masing-masing di lingkungan Unit kerja.
6.4. Lingkungan Kerja

Bagian Administrasi Umum, melalui sub unit kerumahtanggaan bertanggungjawab atas
pengelolaan sarana dan prasarana lingkungan kerja dengan tujuan agar proses belajar mengajar
mencapai kesesuaian dengan persyaratan jasa/produk.

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
25/34
No. Dokumen:
7. REALISASI PRODUK (LULUSAN)
POLNEP harus merencanakan dan mengembangkan proses yang dibutuhkan untuk realisasi
lulusan. Perencanaan realisasi lulusan harus konsisten dengan persyaratan lain dari proses-
proses SMM POLNEP.
7.1 Perencanaan Realisasi Jasa/Produk

Dalam merencanakan realisasi produk untuk pendidikan dan pengajaran, hal-hal yang
dilakukan adalah :
7.1.1 Perencanaan realisasi jasa pendidikan dilakukan oleh setiap Jurusan (Ka. Jur/ Sekr. Jur.),
para Ketua Program Studi (Ka. Prodi) masing-masing program studi. Hasil perencanaan
ini selanjutnya dikoordinasikan kepada Pembantu Direktur I Bidang Pendidikan melalui
rapat untuk memastikan keterpaduannya.
7.1.2 Pada awal tahun ajaran luaran rapat koordinasi dimaksud berupa Kalender Akademik,
Jadwal Teori yang didahului verifikasi silabus ataupun Rencana Pengajaran sesuai
kurikulum yang ditetapkan.
7.2 Proses Berkaitan dengan produk

7.2.1 Penetapan Persyaratan yang berkaitan dengan produk:
Dalam menetapkan persyaratan kurikulum POLNEP mengacu pada:
Hasil assesment terhadap PBM oleh mahasiswa setiap semester.
Hasil Tracer Study tentang kompetensi kepada pihak industri.
UU Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.
PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Pendidikan Nasional.
PP No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.
PP No. 66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun
2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.
Kepmendiknas No. 232/U/2000 tentang Kurikulum Perguruan Tinggi.
Masukan/pengalaman para staf pengajar POLNEP.
Masukan dari para ahli/pakar untuk kepentingan lokal/daerah.
7.2.2 Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan pelanggan

Pada saat memberikan pendidikan kepada calon mahasiswa, harus dilakukan tinjauan
persyaratan calon mahasisiswa. Persyaratan didokumentasikan kelengkapannya dan
kejelasannya ditinjau.
Komunikasi dengan calon mahasiswa perlu dilakukan dengan:
a. Open House pada saat sebelum pendaftaran calon peserta ujian saringan.
b. Memberikan penjelasan tentang program studi, sistem pengajaran, karir, dll.
c. Menampung umpan balik dari calon siswa dan orang tua siswa.

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
26/34
No. Dokumen:
d. Memberikan penjelasan secara langsung.
7.3 Perancangan dan Pengembangan

7.3.1 Perancangan dan Pengembangan Perencanaan.
Perancangan dan pengembangan jasa Pendidikan seperti kurikulum dilakukan oleh suatu
gugus tugas yang terdiri dari wakil setiap jurusan dibawah koordinasi PD I.
7.3.2 Bidang temu antara kelompok berbeda terkait dalam perancangan dan pengembangan
dikelola untuk memastikan komunikasi efektif dan kejelasan penugasan tanggungjawab.
7.3.3 Masukan yang berkaitan dengan persyaratan produk harus ditetapkan dan rekamannya
dipelihara. Masukan ini harus ditinjau kecukupannya .
7.3.4 Keluaran perancangan dan pengembangan harus disajikan dalam bentuk yang
memungkinkan verifikasi terhadap masukan perancangan dan pengembangan dan harus
disetujui sebelum dikeluarkan .
7.3.5 Tinjauan atas perancangan dan pengembangan harus dilakukan dan rekaman hasil
tinjauan dan tindakan apapun yang perlu harus dipelihara. Tinjauan ditujukan untuk
menilai kemampuan hasil perancangan dan pengembangan serta untuk mengidentifikasi
masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan
7.3.6 Verifikasi harus dilakukan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan untuk
memastikan bahwa keluaran perancangan dan pengembangan telah memenuhi
persyaratan masukan perancangan dan pengembangan. Rekaman hasil verifikasi dan
tindakan apapun yang perlu harus dipelihara.
7.3.7 Harus dilakukan validasi perancangan dan pengembangan untuk memastikan bahwa
produk yang dihasilkan mampu memenuhi persyaratan bagi penerapan yang ditentukan
atau pemakaian yang dimaksudkan. Rekaman hasil validasi dan tindakan apapun yang
perlu harus dipelihara .
7.3.8 Perubahan perancangan dan pengembangan harus ditunjukan dan rekamannya
dipelihara. Perubahan harus ditinjau, diverifikasi dan dibenarkan serta disetujui sebelum
diterapkan .
7.4 Pembelian
7.4.1 Penilaian Pemasok
7.4.1.1 Penilaian Staf Pengajar luar.
Diberlakukan peraturan untuk menyewa pengajar/penceramah dari luar POLNEP yang
disebut staf pengajar part timer. Hal ini dilakukan melalui pemilihan institusi tempat yang
bersangkutan mengajar, rekomendasi staf pengajar POLNEP, penilaian latar belakang
pendidikan, pengalaman dan pelatihan calon pengajar dimaksud oleh PD I.

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
27/34
No. Dokumen:
7.4.2 Pembuatan Order Pembelian

Verifikasi terhadap produk yang dibeli dilakukan pada saat serah terima barang dengan
mencocokkannya terhadap jumlah, harga, waktu penyerahan dan terutama spesifikasi
teknis yang ditetapkan saat mengeluarkan order atau pesanan kepada pemasok.
Verifikasi dilakukan di bawah tanggung jawab bagian Administrasi Umum dan
Keuangan dibantu pakar teknis dari satuan kerja pengguna.
7.4.3 Verifikasi Jasa/Produk yang Dibeli

Bila POLNEP bermaksud untuk memverifikasi produk yang dibeli di tempat suplier,
maka POLNEP harus memberitahukan cara verifikasi serta kriteria penerimaannya
dalam dokumen pembelian.
Verifikasi organisasi atau POLNEP di tempat suplier tidak boleh digunakan oleh
POLNEP sebagai bukti bahwa suplier telah melakukan pengendalian mutu secara
efektif, dan bahwa dengan demikian POLNEP telah bebas dari tanggung jawabnya untuk
menyediakan produk yang memenuhi syarat.
7.5 Produksi dan penyediaan Jasa

7.5.1 Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa
Pengendalian Penyediaan Jasa Pendidikan
a. Semua proses Pendidikan harus telah direncanakan, tahapan-tahapan dan cara
pemantauannya jelas.
b. Operasi-operasi pokok utama yang dilakukan harus terdokumentasi dalam
bentuk yang sesuai (misalnya kurikulum, silabus, jadwal teori & praktik, peraturan
akademik dll), yang menjelaskan tahap-tahap proses, peralatan yang dipakai, waktu,
ujian/tes dan sebagainya.
c. Pelaksanaan Pendidikan harus mengacu atau disertai instruksi kerja
terdokumentasi yang diperlukan, serta sarana untuk mengendalikannya, daftar
kehadiran, daftar nilai yang menunjukkan tahap-tahap Proses Belajar, tes dan kriteria
kesesuaiannya.
d. Proses harus dipantau dengan daftar hadir pada tahap-tahap yang telah
ditentukan dalam dokumentasi proses.
e. Tes /ujian pada setiap tahap pendidikan dilakukan menurut Peraturan
Akademik.
f. Kebersihan lingkungan Pendidikan harus dipelihara.
g. Rincian lebih lanjut dijelaskan dalam instruksi kerja untuk proses
terkait.
7.5.2 Pembenaran Proses untuk Produksi dan Penyediaan Jasa Pendidikan.

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
28/34
No. Dokumen:
Bila hasil proses tidak dapat diinspeksi langsung pada waktu proses berlangsung,
melainkan setelah produk dihasilkan (proses khusus), maka pengendalian proses
dilakukan dengan memantau parameter-parameter proses yang berpengaruh besar pada
jalannya proses. Dokumentasi proses harus menetapkan tingkat pengendalian dan cara
pemantauan proses. Ketua Jurusan/Kepala Produksi bertanggung jawab terhadap
pembenaran proses dengan menetapkan kriteria :
Proses,
kualifikasi peralatan dan personil,
metodologi dan tatacara,
rekaman yang harus dibuat, dan
pembenaran ulang.
7.5.3 Identifikasi dan kemampu- telusuran Produk / hasil Jasa Pendidikan

7.5.3.1 Identifikasi dan kemampu- telusuran Produksi
Bila sesuai, identifikasi produk diberikan pada semua produk.
Identifikasi dan sistem pencatatan yang sesuai diatur demikian sehingga dapat mengacu
pada pemasok dan/atau proyek.
Mampu telusur produk diterapkan oleh POLNEP hanya sejauh dipersyaratkan dan dapat
dilakukan. Sampai saat ini tidak ada pelanggan yang mempersyaratkan pelanggan
mampu telusur.
Mampu telusur hasil jasa pendidikan.

Mampu telusur, bila dilakukan, dilaksanakan dengan sistem pencatatan yang memadai,
dapat mengacu pada sumber bahan dan proyek, dan ini dilakukan untuk hasil jasa
pendidikan.
Status produk dari segi pemeriksaan spesifikasinya diidentifikasi Sejak barang/
mahasiswa masuk hingga penyerahan kepada pelanggan/ selesainya pendidikan.
Identifikasi status inspeksi diberikan dengan sarana yang sesuai dan harus menunjukkan
personil berwenang menginspeksi dan bertanggungjawab bagi pelepasan produk/
kelulusan mahasiswa.
7.5.4 Mampu telusur hasil jasa pendidikan.

Mampu telusur (bila dilakukan), dilaksanakan dengan sistem pencatatan yang memadai,
dapat mengacu pada sumber bahan dan proyek, dan ini dilakukan untuk hasil jasa
pendidikan.
Status produk dari segi pemeriksaan spesifikasinya diidentifikasi Sejak barang/
mahasiswa masuk hingga penyerahan kepada pelanggan/ selesainya pendidikan.

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
29/34
No. Dokumen:
Identifikasi status inspeksi diberikan dengan sarana yang sesuai dan harus menunjukkan
personil berwenang menginspeksi dan bertanggungjawab bagi pelepasan produk/
kelulusan mahasiswa.
7.5.5 Produk Milik Pelanggan

Produk Milik Pelanggan Pendidikan
a. POLNEP harus mengidentifikasi kompetensi dan karakter terbaik yang dimiliki
siswa.
b. Sikap perilaku dan temperamen yang karena sesuatu hal tidak sesuai harus
direkam.
c. Verifikasi oleh POLNEP tidak membebaskan mahasiswa dari tanggung
jawabnya menyediakan sikap, perilaku dan temperamen yang baik.
d. Peraturan Akademik digunakan sebagai pedoman dalam penanganan
mahasiswa.
7.6 Pengukuran dan Pemantauan

7.6.1 Alat ukur dan Pemantauan jasa Pendidikan
Setiap soal tes harus telah diverifikasi oleh Ketua Program Studi sebelum digunakan.
Untuk keperluan pemuktahiran, bank soal dikelola oleh Ketua Program Studi.
Verifikasi dilakukan dengan membanding substansi pertanyaan-pertanyaan dengan
silabus dan/atau kurikulum

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
30/34
No. Dokumen:
8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN
8.1 Umum
Institusi POLNEP mengendalikan proses pendidikan yang menyangkut mutu lulusan dilakukan
secara terencana dan konsisten dimulai dari awal proses hingga akhir proses pendidikan dengan
melakukan proses evaluasi terhadap lulusan, menganalisa penyimpangan, melakukan perbaikan
(penyempurnaan), dan juga melakukan audit atas pelaksanaan SMM dan peningkatan
efektifitas SMM.
8.2 Pemantauan dan pengukuran

8.2.1 Kepuasan pelanggan
Bagian Akademik dan Penjaminan Mutu mendokumentasikan aktivitas penentuan kepuasan
pelanggan, termasuk frekuensi. Metode yang dipilih untuk menentukan kepuasan pelanggan
dengan obyektif sehingga hasilnya dapat dipercaya dan digunakan.
Trend kepuasan pelanggan didokumentasikan dan didukung oleh data yang obyektif,
dibandingkan dengan saingan atau Institusi lainnya. Manajemen bertanggungjawab untuk
mengevaluasi hasil studi yang dilakukan dan mempunyai inisiatif untuk mengambil tindakan
perbaikan yang diperlukan.
Tata cara pengukuran kepuasan pelanggan diatur dalam SOP Nomor:
SOP/00/8.2.1/AAKPSI/028/E01
8.2.2 Audit Internal

Institusi POLNEP merencanakan dan melaksanakan audit mutu internal guna memverifikasi
bahwa :
Dokumentasi WMM yang dikembangkan telah sesuai dengan persyaratan ISO 9001:
2008
Implementasi telah sesuai dengan SMM yang ditetapkan
SMM, termasuk proses kerja yang dikembangkan, sudah efektif
Kepala Sub Unit Audit Internal bersama dengan WMM bertanggung jawab atas perencanaan
dan pelaksanaan audit mutu internal. Hal-hal yang diperhatikan antara lain :
Program dan jadwal rencana pelaksanaan audit mutu internal disusun oleh Ka. Sub Unit
audit mutu internal dengan memperhatikan status dan pentingnya bagian yang akan diaudit.
Jika terjadi peningkatan ketidaksesuaian dan keluhan pelanggan, frekuensi audit harus
ditingkatkan.
Jadwal audit harus dikonfirmasikan ke Unit Kerja yang akan diaudit
Jadwal audit harus mewakili semua aktifitas kerja yang ada, yang berkaitan dengan
SMM institusi.

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
31/34
No. Dokumen:
Program audit harus dievaluasi secara berkala, minimal satu semester sekali.
Personil yang melaksanakan harus personil yang tidak terkait langsung dengan bagian
yang akan diaudit, dan sudah mengikuti pelatihan audit mutu internal.
Bagian yang diaudit wajib melaksanakan tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian yang
ditemukan dalam waktu yang telah disepakati dan keefektifan pelaksanaannya akan
diverifikasi oleh auditor.
Catatan mutu (hasil audit) disimpan (diarsipkan) oleh WMM dan direkomendasikan ke
Direktur POLNEP.
Prosedur audit internal diatur dalam prosedur Nomor PS/09/8.2.2/WMM/006/E02.
8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses

Bagian Akademik dan Penjamin Mutu mengidentifikasi penggunaan teknik statistik dalam
pengendalian proses dan untuk memverifikasi kemampuan proses serta karakteristik lulusan.
Teknik statistik, sejauh memungkinkan, diidentifikasi pada saat perencanaan mutu untuk
penerimaan mahasiswa baru, yang detailnya diatur dalam prosedur. Penggunaan dan
pemantauan dengan teknik statistik didokumentasikan dalam sistem mutu. Konsep dasar
statistik harus dimengerti oleh pihak yang akan menggunakan atau memantau data statistik.
Capability Process atau Process Performance yang disetujui pada saat awal penerimaan
mahasiswa baru harus dipertahankan dengan implementasi yang konsisten terhadap prosedur.
Aktivitas penting yang terjadi dalam proses pendidikan harus dicatat. Jika karakteristik yang
dipantau dengan teknik statistik menunjukkan ketidakmampuan atau ketidakstabilan proses,
maka pemeriksaan yang lebih intensif terhadap lulusan yang dihasilkan proses tersebut
dilakukan. Tindakan koreksi diidentifikasi, termasuk penanggung jawab untuk menstabilkan
atau meningkatkan kemampuan proses.
8.2.4 Pemantauan dan pengukuran lulusan POLNEP

Institusi POLNEP membuat, menetapkan dan mengkoordinasikan pelaksanaan prosedur
pemeriksaan dan pengujian mutu terhadap mahasiswa baru dan bahan pendukung yang
diterima, mahasiswa yang sedang melakukan perkuliahan dan yang telah lulus dari perkuliahan
(alumni).
Institusi POLNEP menetapkan standar kriteria penerimaan mahasiswa baru/pendukung serta
metode pemeriksaannya. Untuk semua mahasiswa baru/pendukung yang teridentifikasi, mutu
mahasiswa baru harus diperiksa oleh bagian penerimaan sesuai dengan persyaratan mutu yang
ditetapkan kecuali bahan pendukung yang mempunyai status mutu yang jelas.

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
32/34
No. Dokumen:
Jika jadwal perkuliahan sangat mendesak, mahasiswa baru atau pendukung yang belum
diperiksa dapat digunakan dengan syarat bahwa penerimaan mahasiswa baru /pendukung yang
belum diperiksa itu diberikan identifikasi khusus.
Pengendalian mutu (uji dan pemeriksaan) lulusan dalam proses perkuliahan dilaksanakan
sesuai dengan prosedur, instruksi kerja yang ditetapkan oleh masing- masing kepala unit yang
bertanggung jawab .
Pemeriksaan mutu dalam proses perkuliahan dapat tidak dilakukan dalam keadaan mendesak.
Jika hal tersebut terjadi, lulusan yang dihasilkan harus diberi identifikasi khusus. Sebagai
bagian dari perbaikan yang berkesinambungan, aktivitas pengendalian mutu dengan melakukan
inspeksi harus diusahakan untuk diarahkan ke tindakan pencegahan seperti penggunaan teknik
statistik.
Sebagai jaminan mutu kepada pelanggan, lulusan akan melalui proses pemeriksaan mutu akhir
(Tugas Akhir) sesuai dengan prosedur/instruksi kerja yang berlaku.
Catatan mutu hasil pemeriksaan mutu pada awal, dalam proses perkuliahan maupun pada
pemeriksaan akhir disimpan dan ditentukan masa penyimpanannya sesuai dengan prosedur
pengendalian catatan mutu dan persyarataan standar ISO 9001:2008. Catatan mutu itu dibuat
sejelas mungkin agar dapat memberikan indikasi baik atau tidaknya barang hasil pemeriksaan
maupun personil yang mengambil kesimpulan itu.
Setiap mahasiswa baru/pendukung dalam proses perkuliahan maupun lulusan yang telah
melewati proses pemeriksaan dan uji mutu dibuat sehingga mempunyai status mutu yang jelas.
Tanda status mutu dibuat sejelas mungkin dan mudah dipahami, memuat informasi mengenai
lulusan yang baik dan yang tidak sesuai serta sesuai dengan persyaratan pelanggan, jika ada.
8.3 Pengendalian produk yang tidak sesuai

Bagian Akademik, Penjamin Mutu dan bagian lain yang terkait di Institusi POLNEP membuat,
menetapkan, memelihara, dan melakukan koordinasi penerapan prosedur penanganan
mahasiswa baru dan bahan pendukung yang diterima, mahasiswa yang sedang melakukan
perkuliahan dan yang telah lulus dari perkuliahan (alumni) yang tidak sesuai mutu. Penanganan
lulusan yang tidak sesuai mencakup semua produk yang tidak jelas status mutunya, Identifikasi
yang diberikan kepada lulusan dibuat dengan sangat jelas untuk semua personil yang
mempunyai keterkaitan dengan lulusan tersebut. Selain itu identifikasi yang diberikan harus
bersifat Visual.
Setiap lulusan tidak sesuai yang ditemukan dievaluasi oleh pihak yang berwenang sesuai
dengan prosedur untuk menentukan tindak lanjut terhadap lulusan yang tidak sesuai tersebut.

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
33/34
No. Dokumen:
Instruksi pengerjaan ulang dibuat sehingga tersedia untuk digunakan oleh personil terkait. Jika
aktivitas pengerjaan ulang berbeda dengan proses sebelumnya. Hasil akhir dari proses ulang
harus diperiksa kembali dan harus memenuhi semua persyaratan yang ditetapkan.
Seluruh ketidaksesuaian mutu pada mahasiswa baru dan bahan pendukung yang diterima,
mahasiswa yang sedang melakukan perkuliahan dan yang telah lulus dari perkuliahan (alumni),
termasuk lulusan yang tidak sesuai serta tindak lanjutnya didokumentasikan dengan jelas,
lengkap, akurat dan disimpan dengan rapi.
Analisa dilakukan terhadap lulusan yang tidak sesuai ini, sehingga suatu rencana pengurangan
lulusan tidak sesuai dengan skala prioritas yang jelas dapat dibuat. Rencana pengurangan
lulusan tidak sesuai ini juga dipantau untuk mengetahui kemajuan yang dicapai dan catatan
analisanya tersedia untuk dievaluasi pelanggan.
Prosedur pengendalian produk tidak sesuai diatur dalam prosedur Nomor
PS/09/7.6.0/WMM//005/E01
8.4 Analisis Data

Institusi POLNEP melakukan analisis hasil pemeriksaan mutu lulusan dan tingkat kepuasan
pelanggan, karakteristik proses dan lulusan serta kecenderungannya dan disimpulkan tindakan
selanjutnya yang akan dilakukan. Analisis dapat berupa analisis statistik, analisis performance
dan lain-lain. Setiap unit berkewajiban melakukan analisis hasil yang menjadi tanggung
jawabnya.
Institusi POLNEP menentukan, mengumpulkan dan meneliti data untuk menentukan
kesesuaian dan tingkat efektivitas SMM yang diterapkan. Institusi meneliti data ini untuk
menyediakan informasi :
Ketidakpuasan dan/atau kepuasan pelanggan ;
Penyesuaian ke pelayanan/kebutuhan lulusan;
Karakteristik kecenderungan proses dan pelayanan/lulusan
Tindakan pencegahan dan perbaikan
8.5 Perbaikan
8.5.1 Perbaikan berkesenambungan
Institusi POLNEP selalu melakukan perbaikan berkelanjutan atas masalah-masalah yang
ditemukan selama menerapkan SMM dan masalah lain yang berpotensi mengganggu jalannya
produksi. Masalah-masalah yang termasuk dalam perbaikan berlanjut seperti: Pengurangan
biaya, efisiensi, produktivitas, keamanan, kualitas, lingkungan kerja. Sarana untuk melakukan
perbaikan dapat melalui sistem sumbang saran, Unit Penjaminan Mutu atau ide saat pertemuan.
8.5.2 Tindakkan korektif


NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001
34/34
No. Dokumen:
Institusi POLNEP membuat prosedur pelaksanaan tindakan koreksi & pencegahan. Tindakan
koreksi yang dilakukan dapat bersumber dari :
Ketidaksesuaian yang ada (termasuk keluhan dan klaim dari pelanggan);
Ketidaksesuaian proses/lulusan;
Hasil temuan audit mutu internal.
Setiap masalah yang teridentifikasi dicatat di formulir yang telah ditentukan. Selain tindakan
koreksi, penanggung jawab, dan batas waktu harus ditentukan. Dilanjutkan dengan verifikasi
keefektifan tindakan sesudah pelaksanaannya. Setiap tindakan koreksi yang dilakukan atau
pengendalian yang diimplementasikan dipertimbangkan implementasinya untuk lulusan atau
proses yang serupa.
Prosedur tindakan koreksi diatur dalam prosedur Nomor PS/09/8.5.2/WMM//007/E01
8.5.3 Tindakan pencegahan

Institusi POLNEP menganalisis prosedur (penerimaan mahasiswa baru, proses perkuliahan dan
lulusan),hasil audit mutu internal, keluhan pelanggan dan lain-lain untuk mengidentifikasi
masalah yang dapat terjadi sehingga tindakan pencegahannya dapat dilakukan. Tindakan
pencegahan yang dilakukan dicatat, diverifikasi keefektifannya dan dilaporkan pada saat
tinjauan manajemen.
Prosedur tindakan pencegahan diatur dalam prosedur Nomor PS/09/8.5.3/WMM//008/E01.

NIP. 196204301990111001 NIP. 197002011996031001

Manual Mutu Agst 2013

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manual Mutu Agst 2013

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Tanggal Terbit: Halaman

POLITEKNIK NEGERI PONTIANAK 20 Agustus 2013

Ir. Taufik Muzakkir, MT. Mahyus, S.Pd., SE., MM.

Dalam melaksanakan tugas tersebut, POLNEP mempunyai fungsi:

0.1 Profil Singkat Organisasi

POLNEP terdiri atas (berdasarkan Statuta POLNEP) :

Ir. Taufik Muzakkir, MT. Mahyus, S.Pd., SE., MM.

Berikut adalah tugas dari masing-masing unsur organisasi POLNEP.

Senat Politeknik Negeri Pontianak mempunyai tugas :

Direktur sebagai penanggungjawab utama, disamping melaksanakan arahan serta

Ir. Taufik Muzakkir, MT. Mahyus, S.Pd., SE., MM.

Pembantu Direktur bertanggungjawab langsung kepada Direktur. Pembantu Direktur Bidang

Ketua Satuan Pengawasan Intern bertugas menyusun rencana, membagi tugas,

Ir. Taufik Muzakkir, MT. Mahyus, S.Pd., SE., MM.

dan Sistim Informasi berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku untuk

Kepala Unit Layanan Pengadaan; bertugas menyusun rencana, membagi tugas,

Kepala Pusat Pengembangan Pendidikan Aktifitas Intruksional; mempunyai tugas

Ketua Jurusan; mempunyai tugas menyusun rencana, memberi arahan, mengkoordinasikan

Ir. Taufik Muzakkir, MT. Mahyus, S.Pd., SE., MM.

0.2 Struktur Organisasi

Ka Sub Ka Sub Bag

0.3 Alamat Kontak

0.4 Pengembangan ISO 9001 : 2008

Ir. Taufik Muzakkir, MT. Mahyus, S.Pd., SE., MM.

Penerapan proses Pendidikan Pengajaran meliputi:

Ir. Taufik Muzakkir, MT. Mahyus, S.Pd., SE., MM.

Tabel 1 Daftar Pemegang Salinan Terkendali

No. Salinan Kode Unit Kerja Pemegang Dokumen

Ir. Taufik Muzakkir, MT. Mahyus, S.Pd., SE., MM.

2.1 Status Halaman Terbitan

BAB HALAMAN TGL. TERBITAN REVISI TGL. REVISI

Ir. Taufik Muzakkir, MT. Mahyus, S.Pd., SE., MM.

3. ISTILAH DAN DEFINISI

Ir. Taufik Muzakkir, MT. Mahyus, S.Pd., SE., MM.

3.1 MANAJEMEN MUTU

Ir. Taufik Muzakkir, MT. Mahyus, S.Pd., SE., MM.

Ir. Taufik Muzakkir, MT. Mahyus, S.Pd., SE., MM.

7. Pengawasan dan Pengendalian Internal Manajemen

3.1.2 Kebijakan Mutu

3.1.3 Komitmen Manajemen

3.1.4 Sasaran Mutu

Ir. Taufik Muzakkir, MT. Mahyus, S.Pd., SE., MM.

3.1.5 Rencana Mutu

Ir. Taufik Muzakkir, MT. Mahyus, S.Pd., SE., MM.

4. SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1. Persyaratan Umum

4.2. Persyaratan Dokumentasi

Ir. Taufik Muzakkir, MT. Mahyus, S.Pd., SE., MM.

Tingkat IV : Dokumen Pendukung yang berisi formulir-formulir, rekaman-rekaman,

4.2.2. Manual Mutu

4.2.3. Pengendalian Dokumen

Ir. Taufik Muzakkir, MT. Mahyus, S.Pd., SE., MM.

Pengendali dokumen harus menjaga agar:

Ir. Taufik Muzakkir, MT. Mahyus, S.Pd., SE., MM.

perubahan, pengendali dokumen harus mendistribusikan salinan perubahan dokumen tersebut

4.2.4. Pengendalian Catatan Mutu (Rekaman)

Ir. Taufik Muzakkir, MT. Mahyus, S.Pd., SE., MM.

5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.1. Komitmen Manajemen

5.1.2 Penyebarluasan komitmen manajemen

5.2. Fokus pada Pelanggan

Direktur menghimpun masukan saran dan kebutuhan pihak-pihak terkait dengan:

Ir. Taufik Muzakkir, MT. Mahyus, S.Pd., SE., MM.

5.3 Kebijakan Mutu