BAB II

KAJIAN TEORITIS

2.1 Pengertian Pembinaan Koleksi

Pengertian pembinaan berarti upaya untuk mengembangkan, memelihara,

dan mempertahankan koleksi yang ada sebagai sumber informasi yang berguna
bagi pemakai perpustakaan. Sedangkan koleksi dapat diartikan sebagai bahan
pustaka yang dapat berupa buku dan non buku. Tujuan dari pada pembinaan
koleksi ini adalah untuk menjaga koleksi agar tetap dalam kondisi baik (secara
fisik) dan relefan (isi dan mutunya) sehingga selalu siap digunakan untuk
melayani pemakai.

Menurut Soeatminah (1992: 66) pembinaan koleksi adalah Kegiatan kerja

perpustakaan yang berupa tugas menyediakan sumber informasi dan memberikan
pelayanan informasi kepada pemakai, sesuai dengan kebutuhan dan minatnya.

Sedangkan menurut Noerhayati (1987 : 135) Pembinaan koleksi

perpustakaan ini dilakukan agar perpustakaan dapat memberikan jasa
pelayanan informasi kepada pengguna dan demi tercapainya tujuan
perpustakaan perguruan tinggi yakni mendukung, memperlancar dan
meningkatkan kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi.

Pembinaan koleksi diharapkan agar perpustakaan dapat memberikan serta

menyediakan sumber informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna
perpustakaan dalam menunjang proses belajar mengajar.

Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa pembinaan koleksi adalah suatu
kegiatan mengumpulkan bahan-bahan yang berhubungan dengan studi atau
penelitian yang dilakukan pengguna. Dengan kata lain pembinaan koleksi
merupakan kegiatan kerja suatu perpustakaan dalam menyediakan sumber
informasi dan memberikan pelayanan informasi yang sesuai dengan kebutuhan
pengguna.

Universitas Sumatera Utara

2.2 Tujuan Pembinaan Koleksi

Sesuai dengan fungsi perpustakaan perguruan tinggi, maka pembinaan

koleksi pada perpustakaan perguruan tinggi, harus sejalan dengan pendidikan,
penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Adapun fungsi dari perpustakaan
perguruan tinggi antara lain :

1. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh
karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung
pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan
pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar
mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.

2. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh
pencari dan pengguna informasi.

3. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang
paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan
pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung
penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena
tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian
yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat
dalam berbagai bidang.

4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna
untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya
inovasi pengguna perpustakaan.

5. Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya
yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas
akademik dan staf non-akademik.

6. Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan
pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.

7. Fungsi Interpretasi

Universitas Sumatera Utara

 Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan
nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya
untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya (Buku
Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:3)

Sedangkan menurut Yuven (2010), fungsi perpustakaan perguruan tinggi

dapat dirinci sebagai berikut :
1. Studying Center, artinya bahwa perpustakaan merupakan pusat belajar
maksudnya dapat dipakai untuk menunjang belajar (mendapatkan
informasi sesuai dengan kebutuhan dalam jenjang pendidikan)
2. Learning Center, artinya berfungsi sebagai pusat pembelajaran (tidak
hanya belajar) maksudnya bahwa keberadaan perpustakaan di
fungsikan sebagai tempat untuk mendukung proses belajar dan
mengajar.
3. Research Center, hal ini dimaksudkan bahwa perpustakaan dapat
dipergunakan sebagai pusat informasi untuk mendapatkan bahan atau
data atau nformasi untuk menunjang dalam melakukan penelitian.
4. Information Resources Center, maksudnya bahwa melalui
perpustakaan segala macam dan jenis informasi dapat diperoleh karena
fungsinya sebagai pusat sumber informasi.
5. Preservation of Knowledge center, bahwa fungsi perpustakaan juga
sebagai pusat pelestari ilmu pengetahuan sebagai hasil karya dan
tulisan bangsa yang disimpan baik sebagai koleksi deposit, local
content atau grey literature.
6. Dissemination of Information Center, bahwa fungsi perpustakaan tidak
hanya mengumpulkan, pengolah, melayankan atau melestarikan
namun juga berfungsi dalam menyebarluaskan atau mempromosikan
informasi.
7. Dissemination of Knowledge Center, bahwa disamping
menyebarluaskan informasi perpustakaan juga berfungsi untuk
menyebarluaskan pengetahuan (terutama untuk pengetahuan baru).

Pembinaan koleksi pada perpustakaan bermaksud untuk memberi

kepuasan pada pengguna perpustakaan. Oleh karena itu pembinaan koleksi yang
tepat sangat diperlukan agar penyediaan dan pelayanan informasi yang
dibutuhkan pemakai dapat terpenuhi, sesuai dengan tujuan perpustakaan
perguruan tinggi. Adapun tujuan dari perpustakaan perguruan tinggi adalah :

1. Mengadakan dan merawat buku, jurnal, dan bahan pustaka lainnya

untuk dipakai oleh dosen, mahasiswa, dan staf lainnya bagi
kelancaraan program pengajaran dan penelitian di perguruan tinggi.

Universitas Sumatera Utara

 2. Mengusahakan, menyimpan, dan merawat bahan pustaka yang bernilai
sejarah, yang memiliki kandungan informasi lokal, dan yang
dihasilkan oleh sivitas akademika, untuk dimanfaatkan kembali
sebagai sumber pembelajaran (learning resources).

3. Menyediakan sarana temu kembali untuk menunjang pemakaian bahan

pustaka.

4. Menyediakan tenaga yang professional serta penuh dedikasi untuk

melayani kebutuhan pengguna perpustakaan, dan bila perlu mampu
memberikan pelatihan cara penggunaan bahan pustaka.

5. Bekerjasama dengan perpustakaan lain untuk mengembangkan

program perpustakaan. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan
Tinggi Depdiknas RI, 2004 : 47).

Sedangkan menurut Yuven (2010), menyatakan tujuan perpustakaan

perguruan tinggi dapat dirinci sebagai berikut:
1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan
menyediakan bahan bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran atau
proses pembelajaran.
2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas
tugas dalam rangka studi.
3. Mengikuti pekembangan mengenai progrram-progam penelitian yang
diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan
berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan
bagi peneliti.
4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti tebitan-terbitan yang baru
baik berupa tercetak maupun tidak tercetak.
5. Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses
perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan
lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan
kebutuhan informasi yang diperlukan.

Pembinaan koleksi perpustakaan perguruan tinggi yang sesuai dengan

tujuannya diharapkan dapat meningkatkan penyediaan informasi bagi pengguna
jasa perpustakaan, yaitu sivitas akademika.

Universitas Sumatera Utara

2.3 Prinsip Pembinaan Koleksi

Untuk memberikan pelayanan informasi yang baik bagi pengguna

perpustakaan harus mempedomani prinsip-prinsip pembinaan koleksi. Menurut
Soeatminah (1992 : 67) prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan agar pembinaan
koleksi lebih efisien dan efektif adalah :

1. Prinsip Relevansi
Pembinaan koleksi seharusnya relevan dengan tujuan perpustakaan.
Karena setiap jenis perpustakaan mempunyai tujuan tersendiri yang
berbeda satu sama lain.

2. Prinsip Individual (berorientasi kepada kebutuhan pemakai)

Pembinaan koleksi hendaknya berorientasi pada minat dan kebutuhan
pemakai secara individual/pribadi agar dapat membantu
perkembangannya.

3. Prinsip Kelengkapan
Koleksi perpustakaan diusahakan agar lengkap dan setiap jenis pustaka
mendapat perhatian yang seimbang agar perawatan dan
pemanfaatannya merata.

4. Prinsip Kemutakhiran
Bahan pustaka yang dihimpun hendaknya dipilih yang mutakhir sesuai
dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi agar pemakai
dapat memperoleh informasi yang selalu sesuai dengan perkembangan
zaman.

Sedangkan menurut Darmono (2001 : 58) antara lain :

1. Semua bahan pustaka harus dipilih secara cermat, disesuaikan

dengan keperluan pemakai dan menurut skala prioritas yang telah
ditetapkan. Skala prioritas untuk masing-masing perpustakaan pada
umumnya berbeda. Perbedaan ini dipengaruhi oleh jenis
perpustakaan dan karakteristik masyarakat yang dilayani.
2. Pengadaan bahan pustaka didasarkan atas peraturan tertulis yang
merupakan kebijakan pengembangan koleksi yang disahkan oleh
penangguna jawab lembaga dimana perpustakaan bernaung.
Dari prinsip-prinsip pembinaan koleksi di atas dapat disimpulkan bahwa
koleksi perpustakaan perguruan tinggi hendaknya relevan dengan program
pendidikan, pengajaran, dan pengabdian kepada masyarakat.

Universitas Sumatera Utara

2.4 Kegiatan Pembinaan Koleksi

Kegiatan pembinaan koleksi terdiri dari beberapa program yang menjadi

suatu agenda kerja perpustakaan yang terdata secara pokok. Dikatakan kegiatan
pokok karena pembinaan koleksi berorientasi untuk memberi kepuasan pengguna
dalam mendapatkan layanan perpustakaan. Bukti kepuasan pengguna adalah
ketika mereka puas mendapatkan koleksi yang mendukung kebutuhan seperti
kegiatan belajar mengajar.

Kegiatan pembinaan koleksi perpustakaan terangkai menjadi sepaket

dalam agenda kerja perpustakaan. Artinya pembinaan koleksi terbagi atas
beberapa program kerja perpustakaan. Program tersebut diurutkan menjadi
langkah demi langkah dalam pelaksanaan program pembinaan koleksi.

Kegiatan pembinaan koleksi perpustakaan terbagi atas seleksi bahan

pustaka dengan alat bantu seleksi dan prinsip yang digunakan dalam pemilihan
bahan pustaka, pengadaan bahan pustaka, penerimaan bahan pustaka, pengolahan
bahan pustaka, dan pemeliharaan bahan pustaka.

Menurut Buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 :

44 ) pada umumnya pembinaan koleksi meliputi rangkaian sebagai berikut:
1. Menentukan kebijakan umum pengembangan koleksi berdasarkan
identifikasi kebutuhan pengguna. Kebijakan ini disusun bersama oleh
sebuah tim yang dibentuk dengan keputusan rektor dan anggotanya
yang terdiri atas unsur perpustakaan, fakultas atau jurusan, dan unit
lain.
2. Menentukan kewenangan, tugas, dan tanggung jawab semua unsur
yang terlibat dalam pengembangan koleksi.
3. Mengidentifikasi kebutuhan akan informasi dari semua anggota sivitas
akademika yang dilayani. Hal ini dapat dilakukan dengan cara, antara
lain:
a. Mempelajari kurikulum setiap program studi.
b. Member kesempatan sivitas akademika untuk memberikan
usulan melalui berbagai media komunikasi.
c. Menyediakan formulir usulan pengadaan buku, baik secara
tercetak maupun maya.
4. Memilih dan mengadakan pustaka lewat pembelian, tukar-menukar,
hadiah/sumbangan, dan penerbitan sendiri.
5. Merawat bahan pustaka.

Universitas Sumatera Utara

 6. Menyiangi koleksi.
7. Mengevaluasi koleksi.

2.4.1 Seleksi Bahan Pustaka

Pembinaan koleksi bermula dari seleksi bahan pustaka yang akan

dijadikan koleksi perpustakaan. Seleksi bahan pustaka merupakan langkah yang
akan menjaga dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi waktu serta anggaran
dana yang dipergunakan pada program pembinaan koleksi.

Soedibyo (1998 : 301), menyatakan bahwa Book selectionadalah seleksi

pemilihan atas buku-buku yang diambil serta diyakini akan berguna dan tempat
bagi perpustakaan dimana kita bertugas.

Daryanto (1985 :72) mengatakan, dasar yang perlu diperhatikan dalam

mengadakan seleksi buku adalah :

1. Memilih buku hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan dan

permintaan masyarakat yang dilayani serta disesuaikan dengan tujuan
dan fungsi perpustakaan.
2. Buku-buku yang dipilih hendaknya disediakan untuk semua pemakai
tanpa memandang golongan tertentu, agama atau aliran politik serta
kedaan social pembaca.
3. Pemilihan buku hendaknya ditujukan untuk kepentingan masyarakat
pemakai bukan untuk kepentingan petugas/staf perpustakaan.
4. Buku-buku yang akan dipilih hendaknya harus memenuhi persyaratn
kualitas yang di tentukan antara lain subjek, reputasi pengarang, fisik
buku, penerbit dan sebagainya.
5. Untuk memilih buku yang tepat sebaiknya memakai alat bantu seleksi
seperti : bibliografi, katalog penerbit, indeks, abstrak, iklan buku dan
lain-lain.
6. Memilih buku yang tepat untuk pembaca dalam waktu yang tepat.

Menurut Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan

Tinggi (1999 : 13), dasar untuk melakukan seleksi buku adalah :
1. Pemilihan dilakukan dengan cermat oleh pihak yang berwenang
memilih berdasarkan skala prioritas.
2. Pengadaan koleksi disesuaikan dengan program pendidikan yang
dimiliki oleh perguruan tinggi yang bersangkutan.

Universitas Sumatera Utara

 3. Bahan yang dipilih disesuaikan dengan kebutuhan pengguna yang
terdiri dari mahasiswa, dosen, peneliti dan pegawai administrasi.
4. Koleksi hendaknya lengkap, tidak saja buku ajar wajib, tetapi juga
meliputi bahan-bahan yang berkaitan dengan program pendidikan dan
penelitian.
5. Bahan yang diadakan diusahakan bersifat mutakhir sesuai dengan
perkembangan ilmu pengetahuan

Sedangkan menurut Massofa (2008), Pedoman dasar untuk melakukan

seleksi yaitu:
1. Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada di pasaran
2. Memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekerja
3. Mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani
4. Mengenal prinsip-prinsip seleksi
5. Mengenal dan mampu menggunakan alat-alat bantu seleksi
6. Memahami berbagai kendala yang ada.

Agar kegiatan seleksi bahan pustaka lebih efektif dan efisien, sebaiknya
digunakan alat bantu seleksi bahan pustaka. Adapun alat bantu seleksi yang dapat
membantu pustakawan dalam menyeleksi bahan pustaka antara lain :

1. Silabus mata kuliah.

2. Bibliografi.
3. Tinjauan dan resensi buku.
4. Pangkalan data perpustakaan lain.
5. Sumber-sumber lain dari internet.
6. Book in print.
7. Katalog penerbit. (Departemen Pendidikan Nasional RI, 2004: 53)

Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 432), alat bantu seleksi antara lain :

1. Silabus mata kuliah

2. Katalog penerbit/berita buku
3. Bibliografi
4. Daftar perolehan buku
5. Tinjauan dari resensi buku
6. Iklan dan selebaran terbitan baru
7. Book inprint
8. Pangkalan data
9. Situs Web

Selain pendapat di atas, Darmono (2001), menyatakan bahwa untuk

mempermudah pemilihan diperlukan alat bantu antara lain :

Universitas Sumatera Utara

 1. Katalog Penerbit dari berbagai Penerbit
Katalog penerbit berisi informasi buku-buku terbaru dari penerbit
dalam dan luar negeri. Informasi yang dikandung biasanya berisi judul,
pengarang, tahun terbit, jumlah halaman, harga buku dan sering pula
menyertakan anotasi atau deskripsi cakupan isi buku.
2. Tinjauan Buku
Tinjauan buku biasanya dimuat pada majalah ilmiah, surat kabar serta
majalah popular. Ini merupakan salah satu alat untuk mengevaluasi
dan seleksi tulisan bagi tulisan orang-orang ternama.
3. Bibliografi Nasional Indonesia
Berisi informasi tentang terbitan seluruh Indonesia yang mencakup
buku, laporan penelitian, bacaaan anak-anak, terbitan pemerintahan,
laporan konferensi serta peta.
4. Daftar Buku IKAPI
Daftar ini merupakan katalog berbagai penerbit Indonesia yang
tergabung dalam Ikatan Penerbit Indonesia (IKAPI). Katalog ini
diterbitkan IKAPI dan isi dari daftar ini memuat judul, pengarang,
jumlah halaman, ISBN, dan harga buku. Alat ini memuat informasi
judul buku yang merupakan gabungan dari berbagai bidang
pengetahuan.
5. Resensi
Adalah suatu uraian pembicaraan maupun penilaian terhadap suatu
karya yang menyangkut bentuk fisik maupun isinya. Resensi dapat
disampaikan pada media tatap muka, diskusi buku, media cetak (buku,
majalah, dan surat kabar), media dengar (radio), maupun media
pandang dengar atau televisi.

Dalam seleksi bahan pustaka, ada prinsip-prinsip seleksi yang harus

diikuti. Pustakawan perlu mengetahui prinsip-prinsip seleksi agar dapat
menyesuaikan koleksi yang dipilih dengan kebutuhan pengguna.

Menurut Soetminah (1992:76) ada empat prinsip dalam pemilihan bahan

pustaka yang harus di pilih secara cermat dan disesuaikan dengan:
1. Minat dan kebutuhan masyarakat pemakai.
2. Tujuan fungsi dan ruang lingkup layanan perpustakaan.
3. Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti yang positif.
4. Pustaka yang memenuhi kualitas dan persyaratan.

Menurut Rahayuningsih (2007 : 14), agar buku yang dipilih dapat lebih
objektif dan efektif, ada beberapa prinsip dasar pemilihan bahan pustaka yaitu :
1. Memilih koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna
perpustakaan
Bahan-bahan yang akan dijadikan koleksi perpustakaan seharusnya
bahan-bahan yang memang diperlukan pengguna. Selain mengoleksi

Universitas Sumatera Utara

 buku-buku wajib untuk pelajaran/perkuliahan, perpustakaan sebaiknya
juga mengoleksi buku-buku ilmu pengetahuan popular.
2. Memilih buku-buku berkualitas
Buku-buku yang dikoleksi perpustakaan hendaknya buku-buku yang
berkualitas tinggi. Kualitas buku dapat dipertimbangkan melalui isi
buku, keahlian pengarang, reputasi penerbit, cara penyajian, edisi,
susunan, ilustrasi, dan fisik buku.
3. Tidak memandang suku, agama, ras, profesi, aliran politik,
perdagangan, tingkat pendidikan
Pemilihan koleksi tidak melihat adanya perbedaan suku, agama, ras,
aliran politik, perdagangan, ataupun memandang tingkat pendidikan
seseorang.
4. Sesuai dengan dana yang ada
Penyusunan anggaran disesuaikan dengan rencana pembelian buku
ataupun berlangganan terbitan berkala dalam satu tahun.

Sedangkan menurut Noerhayati (1988 : 294), prinsip-prinsip yang harus

dipedomani dalam memilih bahan pustaka yaitu :

1. Pilih buku yang tepat untuk pembaca perpustakaan.

2. Permintaan merupakan suatu faktor utama dalam seleksi bahan
pustaka.
3. Pilih buku-buku yang benar-benar dapat mengembangkan dan
memperkaya kehidupan masyarakat yang kita layani.
4. Setiap koleksi perpustakaan seharusnya dibina menurut suatu rencana
yang tertentu atas dasar fundasi umum yang luas.
5. Koleksi perpustakaan itu sendiri adalah inclusif dan berisi segala
bahan yang dapat memberikan sumbangan kepada tujuan perpustakaan
itu.
6. Kualitas bahan-bahan haruslah dihubungkan/ada sangkut pautnya
dengan dua standar pokok lainnya dari penyeleksian tujuan dan
kebutuhan.
7. Kenali masyarakat yang akan kita layani, jadi masyarakat perguruan
tinggi di mana perpustakaan itu berada.

Selain pendapat di atas, Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan

Tinggi (2004:13) prinsip-prinsip yang harus dipedomani dalam memilih bahan
pustaka adalah :

1. Relevan atau sesuai dengan fungsi dan tujuan perpustakaan.

2. Berorientasi pada pengguna.
3. Berlandasan pada kebutuhan pengguna.
4. Informasi yang akan disediakan merupakan informasi yang terbaru dan
sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Universitas Sumatera Utara

 5. Menggunakan alat bantu seleksi yang tersedia.
6. Kerjasama dengan berbagai pihak seperti perpustakaan lain dan toko
buku atau penerbit.

2.4.2 Prosedur Pemilihan Bahan Pustaka

Untuk mengatur kelancaran setiap pekerjaan maka perlu ada suatu
prosedur kerja yang mengatur tahap-tahap pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan.
Menurut Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1982 : 12)
langkah-langkah yang dilakukan dalam pemilihan bahan pustaka adalah :

1. Inisiatif pemilihan dimulai oleh pemakai, baik atas kemauan sendiri

atau atas permintaan pustakawab.
2. Pengusulan menyusun daftar usulan dengan mengisi formulir dengan
data bibliografi yang lengkap.
3. Data untuk buku terdiri dari judul, edisi, tahun, penerbit, ISBN,
jumlah yang dipesan harga.
4. Data untuk majalah terdiri dari judul, alamat penerbit, ISSN (jika ada),
harga bilamana mulai berlangganan dan disertai pula persetujuan atas
sipengusul.
5. Daftar usulan dapat diserahkan langsung kepada pimpinan
perpustakaan atau atasan pengontrol.
6. Petugas pengadaan mengadakan verifikasi dengan cara :
a. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi setiap bulan yang
diusulkan dengan memakai alat bantu pemilihan.
b. Mencocokkan daftar usulan dengan koleksi yang ada melalui
katalog perpustakaan, katalog majalah dan sebagainya.
c. Diteliti pula apakah ada yang sedang dalam pemesanan.
d. Apabila terkendala oleh anggaran, sehingga tidak semua usul
dapat diterima, maka dibuatkan kartu desiderata yang akan
dipertimbangkan.
e. Apabila dana yang diusulkan yang sudah ada atau yang sedang
dalam pemesanan, perlu diputuskan apakah perlu ditambah
atau tidak, usul diterima apabila yang dipesan merupakan edisi
yang lebih baru dari edisi yang dimiliki perpustakaan.
f. Keputusan yang diambil, melalui pimpinan perpustakaan.

Sedangkan menurut Soeatminah (1992 : 76), prosedur pemilihan dan

pengusulan bahan pustaka antara lain :

1. Setiap orang/unit pemakai perpustakaan dapat melakukan pemilihan,

baik atas inisiatif sendiri maupun permintaan perpustakaan. Caranya

Universitas Sumatera Utara

 dengan mengisi formulir yang telah disediakan oleh perpustakaan,
berisi data bibliografis yang lengkap, diantaranya adalah pengarang,
judul, edisi (tahun, ISBN), penerbit, toko buku, jumlah eksemplar
(harga satuan), pengusul/pemesan, persetujuan dan tanggal.
2. Setelah formulir diisi, kemudian diserahkan ke perpustakaan. Apabila
usulan tersebut disetujui, maka formulir akan diberi paraf dan tanggal,
lalu dikumpulkan dan dibuat daftar kolektif.
3. Untuk majalah, data yang dibuatkan dalam formulir diantaranya adalah
judul, penerbit, alamat, frekuensi terbit, harga langganan, mulai
dilanggan (volume, tahun, nomor), ISSN, disetujui.
Selain pendapat diatas, menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku
Pedoman (2004 : 53), prosedur memilih bahan pustaka bisa dimulai dari
pustakawan sendiri atau pengguna. Pengguna dapat mengajukan usulan kepada
perpustakaan untuk memesan bahan pustaka yang dipilihnya dengan cara sebagai
berikut :

1. Mengisi formulir yang telah disediakan oleh perpustakaan, yang

memuat keterangan seperti yang tercantum dalam tabel berikut
2. Menandai katalog penerbit dengan cara tertentu yang mudah dilihat
3. Menghubungi staf perpustakaan melalui telepon dengan memberikan
informasi seperti yang tercantum dalam tabel berikut :

Universitas Sumatera Utara

Contoh : formulir pengusulan bahan pustaka

Untuk buku Untuk terbitan berkala Untuk non-buku

1 Pengarang Judul Spesifikasinya

2 Judul Alamat penerbit Jenis

3 Edisi Frekuensi terbit Ukuran

4 Tahun terbit ISSN (jika ada) Informasi sumber

5 Penerbit Harga Langganan

6 ISBN (jika ada) Subyek

7 Jumlah eksemplar Informasi sumber

8 Harga satuan

9 Informasi sumber

Sumber : Perpustakaan Perguruan Tinggi :Buku Pedoman (2004 : 52)

Apabila perpustakaan mengikuti langkah-langkah di atas, sudah tentu

bahan pustaka yang disediakan akan sesuai dengan kebutuhan pengguna dan
pelayanan di perpustakaan dapat ditingkatkan.

2.4.3 Pengadaan Bahan Pustaka

Pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan

dijadikan koleksi perpustakaan. Koleksi yang diadakan suatu perpustakaan
hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir
agar tidak mengecewakan pengguna yang dilayani.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:38)
pengadaan bahan pustaka dilaksanakan melalui:
1. Pembelian dan pelangganan

Universitas Sumatera Utara

` 2. Hadiah
3. Pertukaran
4. Wajib simpan terbitan perguruan tinggi
5. Titipan

Sedangkan menurut Darmono (2001 : 58 ) secara umum pengadaan bahan

pustaka di lingkungan perpustakaan mencakup 3 kegiatan utama yaitu :
1. Pemilihan atau seleksi bahan pustaka.
2. Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian, tukar
menukar,penerimaan hadiah dan penerbitan sendiri oleh perpustakaan.
3. Inventarisasi bahan yang telah diadakan serta statistik pengadaan bahan
pustaka.

Pembelian adalah pengadaan bahan pustaka yang dilakukan dengan cara

transaksi jual beli. Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara
yang paling ideal dalam pembinaan koleksi, sebab ada kebebasan untuk
menentukan pilihan bahan pustaka yang dikehendaki. Pengadaan bahan pustaka
hendaknya berorientasi kepada pengguna sehingga sesuai dengan tujuan dan
fungsi perpustakaan.

Menurut Bafadal (2001 : 37) untuk membeli bahan pustaka dapat

dilakukan dengan berbagai cara yaitu :
1. Membeli ke penerbit
Yang dimaksud disini adalah untuk memperoleh bahan pustaka,
pustakawan membeli ke penerbit. Pembelian kepenerbit ini relatif
lebih murah bila dibandingkan dengan membeli ke toko buku. Hal ini
disebabkan pemilik toko mencari keuntungan walaupun sedikit.
2. Membeli di toko buku
Tidak semua perpustakaan dekat dengan penerbit sehingga apabila
membeli langsung kepada penerbit akan memakan biaya banyak untuk
ongkos perjalananya. Apabila hal yang demikian terjadi sebaiknya
pustakawan membeli buku yang dekat dengan perpustakaannya.
3. Memesan
Sering kali terjadi seorang pustakawan ingin membeli bahan pustaka
ke penerbit, tetapi bahan pustaka yang akan dibeli sudah habis.
Apabila hal yang demikian ini terjadi maka pustakawan bisa memesan
bahan pustaka tersebut. Pemesanan ini bisa ke toko buku atau
penyalur. Atau juga bisa langsung kepada penerbit.

Sedangkan menurut Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan

Perguruan Tinggi (1999 : 15), membeli bahan pustaka dapat dilakukan dengan
cara :

Universitas Sumatera Utara

 1. Pemesanan langsung kepada penerbit
Cara ini dapat ditempuh baik untuk bahan yang diterbitkan di dalam
negeri maupun diluar negeri. Pembelian juga dapat dilakukan langsung
ditoko buku di dalam negeri.
2. Pemesanan melalui agen
Pemesanan melalui agen dilakukan melalui agen dalam negeri maupun
luar negeri. Tata cara pemesanan melalui agen ini ditempuh apabila
bahan yang dipesan dalam jumlah banyak dan diterbitkan oleh
bermacam-macam penerbit.
3. Pemesanan secara tetap (standing order)
Pustaka yang terbit secara berkala atau berseri atau yang dilengkapi
dengan suplemen dapat dipesan melalui pesanan tetap.

Dalam melakukan kegiatan pembelian bahan pustaka diperlukan langkah

yang sistematis agar pelaksanaan pembelian dapat terlaksana dengan benar.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 54) menyatakan
langkah-langkah pembelian bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi pustaka yang diusulkan.
2. Mencocokkan usul dengan pustaka yang dimiliki melalui katalog.
perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan.

3. Memeriksa atau menolak usulan.

4. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan.
5. Mengirim daftar pesanan.
6. Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan.
7. Membayar pesanan atau langganan.
8. Menyusun laporan penelitian pelangganan.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 54),

prosedur penerimaan bahan pustaka yang dibeli atau dipesan adalah sebagai
berikut:
1. Memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat
pengantarnya.
2. Mencocokan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip pesanan.
3. Menyisihkan dan mengembalikan bahan pustaka yang tidak sesuai
dengan pesanan, cacat, disertai dengan permintaan penggantian.
4. Menandai tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada
pengirim.
5. Menandai kepemilikan bahan pustaka dan mebubuhkan cap
perpustakaan.
6. Membuat berita acara penerimaan.
Selain dengan cara pembelian, pengadaan bahan pustaka dapat diperoleh
dengan menerima hadiah sebagai penambahan koleksinya terutama bagi

Universitas Sumatera Utara

perpustakaan yang dananya terbatas. Pada umumnya perpustakaan menerima
hadiah dari berbagai instansi sebagai penambahan koleksinya. Penerimaan
hadiahpun harus dilakukan dengan hati-hati dan teliti, karena tidak semua bahan
pustaka yang diterima sebagai hadiah sesuai dengan kebutuhan pengguna
perpustakaan.

Bahan pustaka sumbangan/hadiah secara langsung dari penyumbang atau

diminta. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004 : 55) menyatakan
bahwa perpustakaan yang menerima hadiah secara langsung perlu melakukan
beberapa hal :

1. Meneliti kiriman bahan pustaka hadiah dan mencocokkannya dengan

surat pengantarnya.
2. Memilih bahan pustaka hadiah yang dibutuhkan.
3. Menyisihkan bahan pustaka hadiah yang tidak diperlukan.

Perpustakaan yang meminta hadiah bahan pustaka perlu :

1. Menyusun daftar bahan pustaka yang diperlukan.

2. Mengirimkan surat permohonan bahan pustaka hadiah dan setelah
bahan pustaka diterima.
3. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman bahan pustaka hadiah
dengan surat pengantarnya.
4. Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih.
5. Mengolah bahan pustaka hadiah yang diterima seperti pengolahan
bahan pustaka biasa.

Sedangkan menurut Soeatminah (1992 : 72), langkah dalam mengajukan

permintaan hadiah bahan pustaka adalah sebagai berikut :

1. Menyusun daftar bahan pustaka yang akan dimintakan sebagai hadiah.

2. Mengirimkannya kepada alamat yang ditujui sebagai surat
permohonan dengan penjelasan kegunaannya, serta dilampiri daftar
yang telah disiapkan.
3. Apabila bahan pustaka hadiah datang, maka perlu diperiksa dan
dicocokkan dengan surat pengantarnya, dan apabila sudah cocok dapat
lansung diinventaris.
4. Mengirimkan surat ucapan terima kasih kepada pengirim, beserta
pengembalian tanda terima.

Universitas Sumatera Utara

 Untuk hadiah tidak atas permintaan, langkah-langkah yang harus
dilakukan setelah menerima hadiah :

1. Mencocokkan kiriman bahan pustaka dengan surat pengantar dan

lampirannya.
2. Mengirim surat ucapan terima kasih sambil mengembalikan surat
pengantar.
3. Menyeleksi bahan pustaka : yang cocok dengan tujuan, fungsi,
serta ruang lingkup layanan perpustakaan diinventaris.

Titipan adalah pengadaan bahan pustaka yang diperoleh dengan cara

titipan dari perorangan atau organisasi. Dalam hal ini titipan yang ada di
perpustakaan perolehannya tidak terencana dengan matang sama seperti hadiah.
Pada umumnya perolehan bahan pustaka dengan cara titipan tidak memiliki
anggaran khusus dalam biaya operasionalnya.

Ada beberapa langkah yang harus dilakukan perpustakaan dalam

penerimaan titipan. Penitipan bahan pustaka harus disepakati oleh kedua belah
pihak, yaitu :

1. Pustaka beserta daftarnya diterima, kemudian dicocokkan, diinventaris

dan diproses sampai dapat dipinjamkan.
2. Perpustakaan dan penitip menandatangani surat serah terima yang
dilengkapi dengan keterangan seperti :
a. Lama penitipan.
b. Pustaka boleh dipinjamkan, sehingga pustaka diperlakukan
sama dengan pustaka lain.
c. Dipelihara oleh perpustakaan seperti koleksi lainnya.
d. Apabila pustaka rusak, perpustakaan akan memperbaiki, tetapi
pustaka hilang perpustakaan tidak menggantinya.
e. Setelah ketentuan disepakati bersama, maka kedua belah pihak
menandatangani dan masing-masing menyimpan satu dokumen
serah terima. (Soeatminah, 1992 : 74).

Secara umum perpustakaan menerima penitipan bahan pustaka apabila

titipan tersebut dalam jangka waktu yang cukup lama misalnya lebih dari 1 tahun.
Maksudnya jikalau penitipan terlalu singkat akan merugikan perpustakaan karena
memproses buku memerlukan tempat, waktu, dan dana yang cukup. Oleh sebab
itu, pihak perpustakaan harus mempertimbangkan syarat penitipan yang diajukan

Universitas Sumatera Utara

oleh pemilik bahan pustaka. Jika persyaratan yang dianjurkan memberatkan
perpustakaan lebih baik titipan tersebut ditolak.

Tukar-menukar adalah pengadaan bahan pustaka yang dilakukan secara

terencana karena biasanya pertukaran dilakukan adanya kerjasama antar
perpustakaan. Pertukaran bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan
memiliki jumlah eksemplar yang terlalu banyak dan sejumlah koleksi yang tidak
dapat diperlukan lagi tetapi dibutuhkan oleh perpustakaan lain. Proses tukar-
menukar sangat jarang dilakukan bila dibandingkan dengan pengadaan bahan
pustaka dengan cara pembelian, hadiah dan sumbangan.

Menurut Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan

Tinggi (1999 : 16), langkah-langkah untuk melaksanakn tukar-menukar
diantaranya sebagai berikut :

1. Mendaftar pustaka yang akan dipertukarkan.

2. Mengirim daftar penawaran disertai dengan persyaratannya.
Misalnya biaya pengiriman, pengambilan, dan sebagainya.

3. Menerima kembali daftar penawaran yang telah dipilih oleh pemesan.

4. Mencatat alamat pemesan.
5. Menyampaikan pustaka yang dipilih kepada pemesan.

Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004 : 55) langkah-

langkah yang dilakukan dalam melakukan tukar-menukar adalah :

1. Mendaftar bahan pustaka yang akan dipertukarkan.

2. Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratannya, misalnya
biaya pengiriman, pengambilan, dan sebagainya.
3. Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan.
4. Mencatat alamat pemesan.
5. Menyampaikan bahan pustaka yang dipilih oleh perpustakaan atau
lembaga yang memesannya.

Sedangkan menurut Soeatminah (1992 :74) adapun langkah-langkah yang

dilakukan dalam tukar-menukar yaitu :

1. Setiap pustaka yang akan ditukarkan harus dikeluarkan dari koleksi,

diambil katalognya, dan diberi tanda stempel tanda pengeluaran dari

Universitas Sumatera Utara

 koleksi. Di dalam buku inventaris juga dicatat sebagai keterangan,
sehingga sudah resmi bukan milik perpustakaan yang bersangkutan.
2. Sejumlah pustaka yang akan ditukarkan didaftar secara berturut
berdasarkan abjad, misalnya :
Buku : Nama pengarang dan judul

Majalah : Judul, volume, tahun, nomor

3. Perpustakaan mengirimkan daftar tersebut kepada sejumlah

perpustakaan yang diperkirakan akan membutuhkannya, lengkap
dengan syarat penukaran, misalnya ongkos kirimnya.
4. Perpustakaan penerima memilih pustaka yang diperlukan dan
mengirim daftar pustaka yang ditawarkan sesuai sebagai gantinya.
5. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka proses tukar-menukar
dapat dilakukan dan masing-masing dapat mulai menginventaris
pustaka hasil tukar-menukar.
Sumber pertukaran bahan pustaka menurut Buku Pedoman Perpustakaan
Perguruan Tinggi (2004: 58) yaitu:
1. Univeritas/akademik yang berupa terbitan resmi, disertai abstrak bahan
pustaka duplikat, terbitan university press, terbitan perpustakaan,
reprint, terbitan unit penelitian.
2. Pemerintah berupa undang undang, peraturan, lembaran negara,
program pemerintah.
3. Organisasi ilmiah dan profesi.
4. Perusahan-perusahan industri.

Tujuan pertukaran koleksi adalah untuk memperoleh buku-buku tertentu

yang tidak dapat dibeli di toko buku ataupun tidak tersedia karena alasan lain.
Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku
duplikat dan hadiah yang tidak sesuai
Cara pengadaan yang terakhir adalah menerbitkan bahan pustaka dari
perpustakaan sendiri. Penerbitan sendiri biasanya berasal dari lembaga induk
dimana perpustakaan tersebut bernaung ataupun dari perpustakaan itu sendiri.
Contoh majalah, jurnal yang diterbitkan oleh fakultas dan program studi yang ada
pada perguruan tinggi tempat perpustakaan bernaung.

Menurut Buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan

Tinggi (1999: 19) menyatakan penerbitan sendiri mencakup:
1. Penerbitan dari lembaga induk tempat perpustakaan berada
a. Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat
penyimpanan(depository)semua penerbitan lembaga itu.

Universitas Sumatera Utara

 b. Perpustakaan dapat ditunjukan sebagai penyalur dari semua
penerbitan lembaga yang bersangkutan.
2. Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti daftar tambahan koleksi
bulletin, manual bibliografi, dan lain-lain.
Penambahan koleksi perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan
sendiri dapat dilakukan perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan
berseri (bulletin), phamplet, jurnal, indeks, ataupun bibliografi
perpustakaan.

2.4.4 Penerimaan Bahan Pustaka

Penerimaan bahan pustaka adalah pendataan bahan pustaka yang menjadi
koleksi perpustakaan dalam proses pengolahan bahan pustaka. Pendataan tersebut
dilakukan pada buku induk (inventarisasi) atau komputer jika perpustakaan sudah
terautomasi.
Inventarisasi (pendataan) ini merupakan kegiatan yang mencatat koleksi
bahan pustaka yang menjadi hak milik perpustakaan dengan spesifik mulai dari
nomor induk, judul, pengarang, jenis, jumlah, harga dan informasi yang ada dalam
buku induk.
Menurut Soetminah ( 1992 : 81 ) dalam Perpustakaan dan
Kepustakawanan dan Pustakawan, inventarisasi adalah :
1. Mencatat setiap eksemplar buku dalam buku induk.
2. Memberi nomor induk/inventarisasi setiap eksemplar buku dan
mencatatnya dalam buku yang bersangkutan.
3. Majalah di catat dalam kartu majalah dalam kartu majalah agar
mudah diketahui volume dan nomor edisi yang diterima.
4. Majalah yang dijilid diperlakukan sebagai buku.
5. Member cap/stempel milik pada setiap buku pada halaman tertentu
yang telah ditentukan sebelumnya.

Menurut Milburga (2000: 76) keterangan yang dicatat dalam buku

inventarisasi/induk adalah:

1. Nomor urut
2. Taggal masuk buku
3. Asal buku
4. Nama pengarang
5. Judul buku
6. Nama penerbit dan tahun terbit
7. Jumlah eksemplar

Universitas Sumatera Utara

 8. Harga satuan dan jumlah harga
9. Jenis buku: teks/informasi/fiksi/referensi
10. Bahasa yang dipakai: Indonesia/Inggris dan lain-lain
11. Keteranga mengenai keadaan buku

Tata laksana kerja inventarisasi bahan pustaka menurut Milburga (2000:

75) inventarisasi dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Mencatat buku/bahan pustaka satu persatu mulai dari penerimaan yang
paling awal sampai dengan penerimaan yang paling akhir.
2. Mencatat mulai dari kolom nomor urut dengan angka nomor yang
terkecil, dilanjutkan dengan nomor urut seterusnya setiap kali
menerima buku atau bahan pustaka baru.
3. Kolom tanggal diisi dengan tanggal saat pencatatan penerimaan bahan
pustaka tersebut.
4. Kolom asal buku diisi dengan keterangan:
a. Nama toko buku atau penerbit, bila buku-buku tersebut berasal
dari pembelian.
b. Nama Perseorangan/badan atau instansi/lembaga, bila buku-buku
itu berasal dari hadiah.
c. Nama perpustakaan, apabila buku-buku itu berasal dari
pertukaran koleksi dari perpustakaan lain.
5. Kolom pengarang diisi dengan nama pengarang dengan buku yang
dicatat.
6. Kolom judul diisi dengan judul buku yang sedang diinventarisasi.
7. Kolom jumlah eksemplar diisi keterangan jumlah eksemplar.
8. Kolom harga satuan diisi dengan harga setiap eksemplar buku, apabila
buku itu berasal dari pembelian.
9. Kolom jumlah harga diisi jumlah harga dari keseluruhan jumlah
eksemplar buku yang bersangkutan.
10. Kolom jenis buku diisi dengan jumlah eksemplar masing-masing jenis
buku yang sedang diinventarisasi.
11. Kolom bahasa diisi dengan jumlah eksemplar yang setiap bahan dari
buku yang sedang diinventarisasi.
12. Kolom nomor inventarisasi diisi dengan nomor inventarisasi yang
sudah ditentukan untuk setiap eksemplar buku.
13. Kolom nomor pustaka diisi dengan nomor pustaka berdasarkan isi
buku menurut Dewey.
14. Kolom keterangan diisi dengan keterangan-keterangan mengenai
keadaan buku yang diinventarisasi
15.Setelah kolom inventarisasi hampir habis, sebelum ganti halaman
dicatat rekapitulasi buku-buku yang telah dicatat dengan perincian
tentang jumlah eksemplar, judul, harga seluruh buku yang dibeli,
seperti tercatat pada halaman tersebut, jenis buku serta macam
bahasanya dan lain-lain. Kemudian hasil rekapitulasi tersebut
dipindahkan ke halaman berikutnya pada baris paling atas.

Universitas Sumatera Utara

 Menurut Bafadal (2001:46) kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam
rangkaian kegiatan inventarisasi bahan pustaka meliputi:
1. Memberi stempel pada buku.
Setiap bahan pustaka yang datang harus diperiksa. Dalam
pemeriksaannya hendaknya diteliti nama pengarang, judul karangan,
edisi, serta bentuk fisiknya. Setelah selesai diperiksa dan ternyata
benar maka setiap bahan pustaka tersebut distempel dengan stempel
inventaris perpustakaan.
2. Setiap bahan pustaka yang distempel dengan stempel perpustakaan
sebagai tanda pengenal. Yang perlu distempel adalah halaman-
halaman tertentu, seperti halaman judul, daftar isi bab per bab. Hal ini
tergantung kepada kebijakan pustakawannya masing-masing.
3. Buku-buku yang telah distempel perpustakaan, perlu juga distempel
dengan stempel inventaris yang memuat kolom isian inventaris dan
tanggal menginventaris. Biasanya stempel inventaris ini distempelkan
dibalik halaman judul.

4. Mendaftar bahan pustaka

Bahan-bahan yang telah distempel segera diinventariskan ke dalam
buku inventaris. Dalam penginventarisasiannya diusahakan dibagi
menurut cara pengadaannya. Bahan pustaka yang diperoleh dari
bantuan pemerintah hendaknya diinventariskan dalam buku inventaris
bantuan pemerintah. Bahan pustaka yang diperoleh dari hadiah dan
sebagainya.

Format inventaris di atas dibuat dalam buku induk yang berukuran besar
seperti ukuran buku akuntansi. Berikut ini adalah contoh buku inventarisasi untuk
buku, contoh stempel kepemilikan dan stempel perpustakaan.

Universitas Sumatera Utara

Contoh : Format Inventarisasi buku Induk

No Tgl No. Peng Jdl Impr Asal Bahasa Jl No. Ket

. Ind arang esum h Kla
uk s

Bl Hd Terbi I E A
tan
sendi
ri

Sumber : Pengadaan Bahan Pustaka (2009 : 13)

Contoh : stempel kepemilikan :

Nomor Induk : Asal :

3 eks : eks ke 1 Beli

Tukar

Hadiah

Lokasi

Sumber : Pengadaan Bahan Pustaka (1993 :144)

Universitas Sumatera Utara

Contoh : stempel perpustakaan

Perpustakaan

Universitas Terbuka

Sumber : Pengadaan Bahan Pustaka (1993 :144)

Dengan dilakukannya pendataan atau buku induk (inventarisasi), maka

kita dapat mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan, jumlah
eksemplar dan judul, jumlah eksemplar yang berbahasa Indonesia, asing dan
lain-lain.
Kegiatan inventarisasi (pendataan) bertujuan untuk mengontrol
kepemilikan koleksi dan jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan. Dengan
inventarisasi ini perpustakaan dapat menyusun statistic bahan pustaka yang sudah
atau belum dimiliki perpustakaan.

2.4.5 Pengolahan Bahan Pustaka

Setelah dicatat dalam daftar induk, bahan pustaka yang diterima

selanjutnya diolah untuk dapat dijadikan koleksi perpustakaan. Pengolahan bahan
pustaka bertujuan untuk memudahkan pengguna dalam menemukan koleksi.
Berikut ini adalah prosedur pengolahan bahan pustaka :

1. Menyusun rencana operasional bahan pustaka.

2. Mencatat identitas bahan pustaka pada buku induk.
3. Pengecapan atau stempel perpustakaan.
4. Mengklasifikasi dan mengkatalogisasi bahan pustaka baru.
5. Membuat kartu-kartu katalog.
6. Pembuatan kelengkapan pustaka, yang terdiri dari :
a. Label buku, yang berisi nomor panggil/kode klasifikasi
b. Kartu buku dan kantong buku
c. Slip buku atau slip tanggal kembali
d. Sampul, untuk menjaga agar koleksi tidak mudah rusak
e. Penjajaran kartu (file)
f. Penyusunan koleksi (buku) di rak (Sutarno, 2006 : 179).

Universitas Sumatera Utara

 Menurut Yusuf (2005 :32), ada beberapa kegiatan dalam pengolahan
bahan pustaka, diantanya :

1. Inventarisasi
a. Pemeriksaan koleksi
b. Pengecapan koleksi
c. Pendaftaran kebuku induk/buku besar
2. Klasifikasi koleksi
a. Menetapkan subjek buku
b. Menetukan nomor klasifikasi
3. Katalogisasi
4. Penyandian (pembuatan nomor buku)
5. Kartu buku, kantong buku, lembar tanggal kembali, dan label buku
6. Penyusunan kartu katalog
7. Penyusunan buku dalam rak

Selain pendapat di atas, menurut Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi

Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 21), kegiatan pengolahan terdiri dari :

1. Pengatalogan deskriptif
Kegiatan pengatalogan deskriptif adalah menentukan tajuk entri
utama dan tajuk entri tambahan. Kegiatan ini didasarkan pada
Peraturan Katalogisasi Indonesia edisi 4 (Perpustakaan Nasional,
1994) yang bersumber pada peraturan pengatalogan standar
internasional yaitu The Anglo American Cataloguing Rules (AACR).

2. Analisis subjek
Pengindeksan subjek diawali dengan kegiatan analisis subjek bahan
pustaka. Hasil analisis subjek tersebut digunakan untuk menentukan
nomor klasifikasi bahan pustaka dengan menggunakan sarana bantu
Terjemahan Ringkasan Klasifikasi Desimal dan Indeks Relatif :
disesuaikan dengan DDC 20 (Perpustakaan Nasional, 1983)

3. Klasifikasi

Di samping untuk menentukan nomor klasifikasi, hasil analisis

subjek bahan pustaka juga digunakan sebagai dasar dalam penentuan
tajuk subjek bahan pustaka dengan memanfaatkan sarana bantu
Daftar Tajuk Subjek untuk Perpustakaan edisi 4.

4. Penentuan tajuk

Kegiatan pengolah dilanjutkan dengan pembuatan kartu katalog yang

kemudian digandakan sesuai kebutuhan (pengarang, judul, subjek,
dan jejakan lain)serta shelf list dan dijajarkan pada laci-laci katalog

Universitas Sumatera Utara

 dengan menggunakan system penjajaran yang telah ditentukan.
Perpustakaan yang telah menggunakan sarana bantu computer dalam
pengolahan bahan pustaka, secara berkala dianjurkan melakukan
backup data.

5. Pembuatan perlengkapan fisik

Seperti label, kartu buku, lembar tanggal kembali dan kantong buku.

Banyak pedoman yang bisa dijadikan landasan dalam penentuan subyek

dan nomor klasifikasi bahan pustaka. Penetuan subyek dapat dilihat pada tajuk
subyek dari Perpustakaan Nasional RI, Library of Congress Subject Headings
(LCSH), Sears Lists Subject Headings, Medical Subject Headings (MESH), dan
tajuk subyek lainnya. Sedangkan penentuan klasifikasi, secara umum dapat
menggunakan sistem DDC, UDC, LC, LCC, CC, SC, BC, RIC, TC, BSO dan EC.

2.4.6 Pemeliharaan Bahan Pustaka

Perawatan bahan pustaka merupakan usaha agar koleksi bahan pustaka

siap pakai dan dapat dilayankan pada pengguna. Usaha tersebut meliputi
memelihara bentuk fisik bahan pustaka dan kandungan informasi yang ada di
dalamnya. Perawatan yang teratur akan menghasilkan bahan pustaka yang terjaga
kelestariannya sehingga memungkinkan perpustakaan untuk menghemat anggaran
pengadaan untuk koleksi yang sama.

Koleksi yang terawat harus terjaga dari beberapa faktor kerusakan sebagai
berikut:

1. Faktor dari dalam

Kerusakan terjadi pada bahan buku sendiri, yakni pada kertas, tinta
cetak, perekat, dan pengawet perekat yang tidak baik kualitasnya, dan
pada benang penjilidan yang tidak serasi dengan sampul.

Kerusakan pada bahan pustaka non-buku seperti kaset, disket, piringan

hitam, dan pustaka renik juga disebabkan oleh kualitas bahannya yang
tidak baik atau tidak cocok. Pemrosesan bahan pustaka non-buku yang

Universitas Sumatera Utara

 kurang baik menyebabkan bahannya mudah tercemari oleh jasad renik
sehingga bahan pustaka itu mudah rusak.

2. Faktor dari luar

Kerusakan bahan pustaka dapat pula disebabkan oleh faktor mekanis
atau kimiawi dari lingkungan, dan hayati. Faktor mekanis, misalnya,
kecerobohan pengguna yang menimbulkan keausan pada bahan
pustaka, seperti debu dan kotoran, cahaya matahari, air, api, dan
medan magnet yang ditimbulkan oleh arus listrik atau logam magnet.

Faktor kimiawi yang menyebabkan kerusakan, misalnya, air dan

kelembapan, suhu udara, dan lingkungan yang mengandung bahan
kimia. Faktor hayati yang menyebabkan kerusakan, misalnya,
cendawan, serangga, hewan pengerat, dan manusia (Perpustakaan
Perguruan Tinggi: Buku Pedoman, 2004 : 63).

Menurut Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan

Tinggi (1999 : 27), kegiatan pemeliharaan koleksi meliputi :

1. Reproduksi
Reproduksi dilakukan terhadap koleksi langka yang hendak
dilestarikan. Selain itu reproduksi juga dilakukan atas bahan pustaka
yang mudah rusak karena jenis kertasnya, ataupun bentuknya.

Reproduksi dilakukan dengan cara :

a. Fotokopi
b. Membuat bentuk mikro
c. Membuat duplikasi dari bahan pustaka bukan buku dan koleksi
yang sering digunakan
2. Penjilidan
Kegiatan ini dilakukan terhadap :

a. Koleksi yang sampulnya rusak

b. Koleksi yang terlalu tipis
c. Koleksi yang jilidannya lepas
d. Buku yang halaman dalamnya lepas
e. Sekumpulan majalah lepas
3. Laminasi
Memberi pelindung plastik agar bahan pustaka tersebut tidak koyak
atau hancur. Terhadap pustaka ini dapat dilakukan penyemprotan
dengan bahan kimia (coating).

4. Penyiangan

Universitas Sumatera Utara

 Menurut Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan
Perguruan Tinggi (1999 : 30), ada beberapa faktor perusak bahan pustaka dan cara
mengatasinya diantaranya adalah :

1. Faktor fisik
a. Keausan yang terjadi karena perlakuan yang kurang tepat
terhadap bahan pustaka pada saat pengiriman, penempatannya
di rak, frekuensi pemakaian, penanganan yang salah oleh
pengguna atau petugas pada waktu pengambilan dan
penempatan kembali pada rak.

b. Debu dan kotoran yang terjadi karena kurang bersihnya

lingkungan perpustakaan.

c. Cahaya matahari yang langsung mengenai bahan pustaka.

Cara mengatasi kerusakan atau pencegahan kerusakan karena

faktor fisik ini adalah :

a) Bahan pustaka diperlakukan dengan hati-hati pada waktu

pengiriman, penempatan dan pengambilan pada rak, waktu
membaca, membuka dan menutup buku.
b) Bahan yang mudah rusak harus dijilid terlebih dahulu
sebelum dimasukkan dalam koleksi.
c) Memelihara kebersihan gedung dan lingkungan sekitar
perpustakaan . Gunakan alat pendingin (AC) bila
memungkinkan.
d) Hindarkan bahan pustaka dari cahaya matahari langsung.

2. Faktor kimiawi atau iklim

a. Kelembaban udara yang terlalu tinggi

b. Suhu udara yang fluktuatif

c. Reaksi kimia yang terjadi karena proses oksidasi dan hidrolisa

materi bahan pustaka

d. Pencemaran udara

Cara mengatasi faktor kimiawi dan iklim ini adalah :

a) Mengurangi kelembaban, mengatur suhu udara dan

mengurangi pencemaran udara dengan pengaturan ventilasi

Universitas Sumatera Utara

 yang baik, memasang kipas penghisap udara (exhaustfan), atau
memasang pendingin ruangan (AC) apabila memungkinkan.
b) Tidak terlalu rapat dalam menempatkan bahan pustaka
c) Koleksi mikrofilm atau mikrofis sebaiknya disimpan dalam
kotak bernahan kayu atau polyester, dan bukan logam

3. Faktor hayati
Beberapa faktor hayati perusak bahan pustaka antara lain ;

a. Jamur (cendawan)
b. Serangga, seperti kecoak dan ngengat
c. Hewan pengerat terutama tikus

Cara mengatasi faktor-faktor hayati di atas adalah sebagai berikut :

a) Kerusakan yang disebabkan oleh jamur (cendawan) dapat

diatasi dengan :
1) Mengurangi kelembaban udara
2) Menghindari adanya debu, kotoran, minyak atau bahan
organik lainnya
3) Tidak menggunakan perekat yang mengandung amylum
untuk menjilid tetapi bahan sintetis seperti misalnya
polyvinyl acetat
4) Mengatur suhu udara ruangan agar tidak terlalu tinggi
5) Menggunakan bahan fungisida untuk membasmi
cendawan (dengan bantuan ahli)
6) Menggunakan larutan kimia yang tidak berbahaya bagi
manusia
b) Kerusakan karena serangga dapat diatasi dengan :
1) Mengatur kelembaban udara dalam ruangan dengan
sekitar 50%
2) Mengatur suhu ruangan sekitar 20-24 derajat celcius
3) Memelihara kebersihan ruangan
4) Mengadakan fumigasi dengan bantuan ahli
Hewan pengerat dapat diatasi dengan :

1) Memelihara kebersihan ruangan

2) Tidak meninggalkan sisa makanan dalam ruangan
3) Menggunakan bahan pembasmi tikus

Universitas Sumatera Utara