Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

Panduan Pelatihan
PERENCANAAN,
MONITORING DAN
EVALUASI PROGRAM

Penyusun Tim IMPACT:

Afrizal Tjoetra
Nurdin El Jodas
Miswar Fuady
Anita T. Iskandar
Dodi Hendrik
T.Banta Syahrizal

Editor :
Fauzi Abdullah, Handoko Soetomo
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

Diterbitkan pertama kali di Indonesia oleh IMPACT (Inspiration for Managing Peoples Action)
Jl. T Iskandar No. 50, Lambhuk, Banda Aceh, 23118
Email. admin@impactaceh.org; impactaceh@yahoo.com; Website. www.impactaceh.org

Copyright 2008 IMPACT

Penulis Afrizal Tjoetra, Nurdin El Jodas, Miswar Fuady, Anita T. Iskandar, Dodi Hendrik,
T.Banta Syahrizal

Hak cipta dilindungi Undang-undang. Tidak diperkenankan mereproduksi atau dipergunakan dalam
bentuk apapun atau dengan menggunakan mesin atau elektronik, termasuk fotokopi, rekaman atau
penyimpanan informasi dan sistem pencarian data tanpa izin tertulis dari penerbit.
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

PENGANTAR
Keberadaan Organisasi Masyarakat Sipil (OMS) di Aceh telah memberikan konstribusi
yang signifikan bagi terjadinya perubahan baik tatanan politik, sosial dan budaya maupun
tatanan ekonomi menuju Aceh Baru yang maju, sejahtera dan damai. Konstribusi OMS ini
terlihat pada masa konflik politik dan bersenjata maupun pemulihan kondisi paska
penandatanganan perdamaian termasuk pemulihan kondisi pada saat rekonstruksi/rehabilitasi
akibat bencana gempa dan tsunami. Perubahan pada tatanan baru yang sedang terjadi ini
akan melahirkan tantangan-tantangan baru pula yang sangat kompleks dan membutuhkan
penanganan yang lebih baik, berkualitas dan teruji. Karena itu, upaya mengembangkan
kapasitas OMS sebagai organisasi pembelajaran yang efektif, inovatif dan transformatif serta
dilakukan dengan proses yang sistematik dan berkelanjutan dalam upaya menjawab berbagai
perubahan tersebut adalah merupakan inisiasi penting dan strategis.
Sebagai sebuah organisasi perkumpulan fasilitator pembaruan sosial, IMPACT yang
beranggotakan para fasilitator andalan dan aktivis OMS mengambil prakarsa untuk
mengembangkan peningkatan kapasitas OMS. IMPACT terus berupaya mendorong penguatan
melalui penyediaan jasa terpadu, penguatan pelaksanaan program pemulihan masyarakat
Aceh pasca konflik dan tsunami, serta pengembangan pusat pembelajaran bagi gerakan
OMS. Dalam menjalankan misinya, menjadi penting bagi IMPACT untuk terus
mengembangkan strategi pembelajaran yang berkelanjutan dengan menghasilkan panduan
fasilitasi bagi fasilitator IMPACT sebagai alat dan media yang digunakan dalam meningkatkan
kapasitas OMS. Panduan fasilitasi penguatan OMS ini lahir melalui Program ANCORS (Acehnese
Civil Society Organization Strengthening) kerjasama IMPACT, ADF, dan YAPPIKA serta didukung
oleh USC Canada dan CIDA. Program ini melibatkan 14 mitra di enam Kabupaten di Aceh.
Panduan fasilitasi ini hadir ditangan anda berkat partisipasi dan kontribusi banyak
pihak, sehingga sepatutnyalah IMPACT mengucapkan terima kasih kepada YAPPIKA, USC
Canada dan CIDA yang telah mendukung lahirnya panduan ini. Ucapan terima kasih juga
disampaikan kepada Handoko Soetomo, Fauzi Abdullah, Toto Rahardjo dan Fahmi
(REMDEC), Alamsyah yang telah memberikan masukan atau catatan penting bagi panduan.
Ucapan terima kasih kepada para fasilitator IMPACT sebagai tim penulis yang telah bekerja
keras mengumpulkan bahan, meriview dan menuliskan panduan. Terima kasih kepada
Royani dan Khairul Umami yang telah menyusun tata letak dan desain grafis. Dan ucapan
terima kasih kepada berbagai pihak yang tidak mungkin disebutkan satu persatu dalam
pengantar ini. Semoga panduan fasilitasi ini bermanfaat dan dapat digunakan bagi pihak-
pihak yang memiliki komitmen untuk memperkuat kapasitas OMS sehingga dapat berperan
sesuai fungsinya dalam membangun tatanan masyarakat yang lebih adil dan demokratis.

Banda Aceh, Juli 2008

Ramadhana Lubis
Direktur Eksekutif IMPACT

i
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

SIMBUL KOMPONEN MODUL PENJELASAN

Dijelaskan kepada peserta tujuan

Tujuan
dari proses atau sesi yang ingin
dicapai.
Metode yang digunakan dalam
proses fasilitasi.
Metode
Metode yang digunakan menjadi
catatan fasilitator

Waktu Durasi waktu yang digunakan

untuk proses atau sesi training

Digunakan sebagai alat bantu

Alat dalam pelatihan atau training
Dipersiapkan pada saat persiapan

Langkah-langkah/
Proses

ii
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

DAFTAR ISI
Kata Pengantar i
Keterangan Gambar ii
Daftar Isi iii
I. Pengantar Umum 1
II. Kurikulum Pelatihan 7
1. Tujuan Pelatihan 7
2. Kurikulum Pelatihan 7
III. Panduan Proses Pelatihan : 12
1. Perkenalandan Kontrak Belajar 12
2. Prinsip Monitoring dan Evaluasi 14
3. Tahap-tahap Penyelenggaraan Monitoring dan Evaluasi 16
4. Penerapan Monitoring dan Evaluasi 18
5. Pelaporan Monitoring dan Evaluasi 20
6. Perencanaan Tindak Lanjut Monitoring dan Evaluasi 23
7. Evaluasi 26
Lampiran 28
Daftar Pustaka

iii
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

I. PENGANTAR UMUM
Mengapa Monitoring dan Evaluasi perlu diterapkan organisasi?
Dalam hal perencanaan sebuah organisasi, ada dua teori ekstrim yang menjelaskan
soal perencanaan. Yang pertama menyatakan bahwa perencanaan sangat penting
dilakukan agar sebuah organisasi sejak awal sudah harus memiliki tujuan yang jelas
dan terukur, jelas pula langkah-langkah yang ditempuh serta sumberdaya yang
dibutuhkan untuk mewujudkan tujuan itu. Kejelasan ini penting agar sumberdaya
yang dimiliki sepenuhnya bisa dicurahkan untuk mencapai tujuan. Jelas pula ukuran-
ukuran yang digunakan untuk mengetahui tujuan dapat dicapai atau tidak.
Pada teori ekstrim yang lain menyatakan bahwa perencanaan sangat sulit dilakukan
pada organisasi yang bergerak di bidang sosial, bahkan tidak menguntungkan apabila
dilakukan. Kondisi eksternal dan internal organisasi cukup dinamis, sementara
organisasi perlu menyesuaikan diri dengan dinamika ini. Menurut aliran ini, penentuan
tujuan sejak awal tidak realistis untuk dilakukan, tapi juga dapat menyebabkan
organisasi tidak peka (dan dengan sendirinya tidak bisa menyesuaikan diri) terhadap
dinamika yang terjadi. Aliran ini berpendapat bahwa perencanaan perlu secara terus
menerus menyesuaikan diri dengan dinamika eksternal sehingga tidak bisa dibuat
dalam jangka cukup panjang. Perencanaan dilakukan untuk waktu sangat terbatas,
kemudian dinilai secara berkala dan disesuaikan dengan dinamika eksternal.
Diantara kedua ekstrim itu ada aliran lain yang menyatakan bahwa penentuan tujuan
sejak awal dengan ukuran yang jelas sangat penting sehingga organisasi dapat
mencurahkan sumberdayanya secara efektif untuk mencapai tujuan dan tidak mudah
dibelokkan ditengah-tengah jalan. Sementara itu, dinamika eksternal dan internalpun perlu
dicermati dengan baik, sehingga bisa ditentukan sejauh mana penyesuaian yang perlu
dilakukan. Aliran ini menganggap bahwa proses perencanaan yang baik penting dilakukan
sejak awal, secara berkala perlu memperhatikan pelaksanaan rencana itu, memonitor
situasi eksternal dan internal secara terus menerus, dan membuka ruang untuk berubah
bila diperlukan berdasarkan pertimbangan yang matang. Perlu pula melakukan evaluasi
secara berkala untuk mengetahui sejauh mana keberhasilan pencapaian program serta
menarik pelajaran-pelajaran penting dari pelaksanaan program tersebut. Mekanisme ini
sekaligus merupakan cara untuk belajar terus-menerus baik mengenai perencanaan dan
pelaksanaan program maupun dalam mengelola organisasi. Mekanisme ini merupakan
sistem Perencanaan, Monitoring dan Evaluasi (PME)yang biasanya dijalankan organisasi.

1
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

Sistem PME di dalam organisasi berjalan sebagai daur pembelajaran yang berulang
terus-menerus. Dimulai dengan kegiatan menyusun perencanaan bersama baik
perencanaan jangka panjang, menengah dan pendek. Kemudian rencana yang telah
dibuat itu dilaksanakan. Selama pelaksanaan, monitoring dijalankan secara berkala
untuk mengetahui sejauhmana kemajuan (progress) kegiatan-kegiatan yang
dilaksanakan, hambatan apa yang dijumpai, adakah perubahan lingkungan eksternal,
dan langkah-langkah perbaikan apa yang perlu dilakukan. Pada pertengahan atau akhir
program dilakukan evaluasi. Evaluasi dilakukan tidak hanya untuk mengetahui tingkat
pencapaian program dan dampaknya, tetapi juga untuk menilai sejauhmana efektivitas
sistem perencanaan, sistem monitoring dan sistem evaluasi itu sendiri. Hasil-hasil evaluasi
ini kemudian digunakan untuk perbaikan strategi dan perencanaan yang baru. Demikian
prosesnya terus berulang sebagai daur pembelajaran di dalam organisasi.
Dalam panduan pelatihan ini, pembahasan difokuskan pada monitoring dan
evaluasi. Sedang sistem perencanaan dibuat tersendiri sebagai panduan pelatihan
Perencanaan Strategis. Banyak manfaat yang diperoleh organisasi ketika menerapkan
sistem monitoring dan evaluasi dengan baik, antara lain ;
Dapat mengenali/mengidentifikasikan masalah-masalah serius yang tidak
diharapkan sebelum masalah tersebut berkembang menjadi lebih besar dan
melahirkan krisis di dalam organisasi.
Dapat menilai komponen atau kebutuhan-kebutuhan baru dari pelaksanaan
kegiatan sebelumnya yang berguna untuk memperbaiki program atau kegiatan-
kegiatan berikutnya.
Dapat melacak perkembangan,kemajuan pelaksanaan program dan
pengelolaan organisasi sesuai dengan tujuan strategis, visi dan misi yang
telah ditetapkan.
Dapat membantu organisasi secara berkala dalam melakukan refleksi terhadap
relevansi visi, misi dan posisi strategis organisasi.
Berguna bagi organisasi untuk menarik pelajaran-pelajaran penting dari
pengalaman pelaksanaan program yang lalu sebagai basis perencanaan pro-
gram selanjutnya.

Prinsip-prinsip Monitoring dan Evaluasi

Agar monitoring dan evaluasi bekerja efektif, ada beberapa prinsip yang perlu
diperhatikan, yaitu :

2
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

1. Partisipatoris. Seperti juga dalam proses perencanaan strategis, dalam

pelaksanaan monitoring dan evaluasi, para pihak yang berkepentingan perlu
berperan secara aktif sesuai dengan tahapan pelaksanaan monitoring dan
evaluasi. Kelompok-kelompok masyarakat yang kepentingannya
diperjuangkan organisasi, seperti misalnya: buruh, petani, korban pelanggaran
HAM, perempuan, perlu berperan secara aktif dalam proses monitoring dan
evaluasi. Kelompok-kelompok masyarakat yang terlibat langsung dan menjadi
penerima utama program tersebut dapat berperan aktif dalam pengumpulan
dan analisis informasi.
2. Sistemik. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi perlu dilakukan secara teratur
dan terdokumentasi. Monitoring perlu dijalankan secara teratur selama
pelaksanaan programuntuk mengetahui apakah kegiatan yang direncanakan
dapat berjalan sesuai yang direncanakan dan perubahan-perubahan perlu
dilakukan. Hasil-hasil monitoring perlu didokumentasikan secara baik untuk
dasar pengambilan keputusan olehorganisasi. Demikian pula dengan evaluasi
juga perlu dijalankan secara teratur pada tengah program atau akhir pro-
gram, dan hasilnya juga perlu didokumentasikan secara baik. Monitoring
dan evaluasi perlu mengacu pada rencana program yang telah dibuat
organisasi sebagai pijakannya.
3. Berkesinambungan. Monitoring dan evaluasi ini perlu dikerjakan secara teratur
dan terus menerus selama organisasi itu hidup. Dengan demikian,
pengalaman-pengalaman yang diperoleh dapat terus diolah menjadi
pengetahuan yang terus meningkat dan terbaharui.

Syarat-syarat agar Monitoring dan Evaluasi efektif

Agar Monitoring dan Evaluasi berjalan efektif memerlukan beberapa syarat yang
perlu dipenuhi. Pertama,keputusan resmi dan komitmen dari semua jajaran organisasi
untuk melaksanakan monitoring dan evaluasi.Kedua, adanya fungsi atau unit dalam
struktur organisasi termasuk orang-orang/staf yang bertanggung jawab
mengkoordinasikan kerja-kerja monitoring dan evaluasi. Ketiga, tersedianya
sumberdaya yang memadai untuk menjalankan monitoring dan evaluasi.

Langkah-langkah melaksanakan Monitoring dan Evaluasi

Setelah syarat-syarat untuk monitoring dan evaluasi yang efektif terpenuhi, maka
sistem monitoring dan evaluasi dapat mulai direncanakan. Bila mengacu pada

3
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

perencanaan strategis yang telah dimiliki organisasi, maka monitoring dan evaluasi
dapat dilakukan secara berkala untuk mengetahui sejauhmana visi, misi, posisi strategis
serta arah program masih sesuai dengan konteks dan situasi eksternal dan internal
organisasi.
Sedang bila mengacu pada rencana program, maka monitoring dan evaluasi dapat
diarahkan untuk meneliti kembali indikator-indikator tujuan strategis dan hasil-hasil
program (output)yang telah ditetapkan.Apakah semuanya sudah cukup tepat dan
terukur sehingga dapat digunakan untuk mengukur tingkat pencapaian dan keberhasilan
program nantinya.
Apabila mengacu pada rencana kerja tahunan, maka monitoring dan evaluasi
dapat diterapkan untuk memeriksa kembali sejaumana hasil-hasil program dan
indikatornya serta kegiatan yang direncanakan masih relevan. Dalam tahap ini
instrumen-instrumen monitoring dan evaluasi serta waktu pelaksanaan monitoring
dan evaluasi ditetapkan. Unit kerja atau staf yang bertugas melakukan/
mengkoordinasikan kegiatan monitoring dan evaluasi berkewajiban menjalankannya
secara berkala, dan bila perlu mempertajam indikator serta instrumen monitoring dan
evaluasi.

Berikut ini langkah-langkah membangun sistem monitoring dan evaluasi program:

LANGKAH 1
Mempersiapkan/Merencanakan Monitoring dan Evaluasi
Dalam mempersiapkan/merencanakan monitoring dan evaluasi, partisipasi pihak-
pihak kunci perlu diupayakan dalam prosesnya. Perencanaan monitoring dan
evaluasi yang partisipatoris hendaknya diciptakan sejak awal selama proses
perencanaan dan perlu diintegrasikan dalam kegiatan program/proyek.
LANGKAH 2
Memperjelas Tujuan (objectives) dan Stakeholders
Langkah berikutnya yaitu perlu meperjelas tujuan-tujuan program dan pihak-pihak
yang berkepentingan ( stakeholders) dan memastikan kesepakatan dalam
menentukan jenis-jenis dan sumber-sumber informasi yang dibutuhkan untuk
monitoring dan evaluasi.
LANGKAH 3
Menentukan kebutuhan informasi dan mengembangkan pertanyaan-pertanyaan
Monitoring dan Evaluasi
Aspek-aspek yang penting dalam proses monitoring dan evaluasi adalah

4
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

menentukan informasi-informasi yang dibutuhkan serta cara mendapatkannya.

Penentuan jumlah dan jenis-jenis informasi perlu dilakukan dengan cermat terutama
terhadap informasi-informasi kunci yang relevan.untuk proses monitoring dan
evaluasi.
LANGKAH 4
Mengembangkan indikator-indikator
Selain sebagai tanda atau ciri tercapai tidaknya tujuan, indikator-indikator juga
merupakan tanda-tandapenting yang membantu untuk menentukan apakah pro-
gram tetap berada pada jalan yang seharusnya kearah tujuan strategis yang akan
dicapai, yaitu proses perubahan/transformasi sosial. Indikator-indikator yang
mendorong proses perubahan/transformasi sosial ini perlu dirumuskan dengan
jelas.
LANGKAH 5
Menentukan sumber-sumber informasi dan mendisain instrumen-instrumen
pengumpulan data
Pada langkah ini yang perlu dilakukan meliputi: mengetahui seberapa jauh informasi
yang sudah tersedia;mengindentifikasikan sumber-sumber informasi yang paling
langsung berkaitan dengan yang dibutuhkan untuk monitoring dan eva-
luasi;mendesain alat-alat pengumpulan data yang tepat, dam arti memadai sesuai
dengan tingkat kemampuan pengumpul data.
LANGKAH 6
Perencanaan untuk menganalisa data dan menggunakan hasil-hasil
Informasi dan data tidaklah berguna bila tidak dianalisa dan dipergunakan untuk
memperbaiki kegiatan-kegiatan atau program. Karena itu, mekanisme kerja analisis
data dan informasi perlu dilakukan secara teratur, perbaikan kegiatan-kegiatan
atau program juga harus dilakukan dan perlu diintegrasikan ke dalam rencana
monitoring dan evaluasi dan keseluruhan rencana pelaksanaannya.
LANGKAH 7
Menyelesaikan dan uji coba sistem Monitoring dan Evaluasi
Langkah-langkah seperti telah dipaparkan di atas tidak akan menghasilkan suatu
sistem monitoring dan evaluasi yang lengkap dan efekif bila tidak diintegrasikan ke
dalam proses kegiatan program yg berkelanjutan, uji coba di lapangan dan dikaji
ulang (review) serta diperbaikii secara berkala (periodik). Karena itu, langkah nomor
7 ini penting untuk dijalankan untuk membangun sistem monitoring dan evaluasi
yang utuh dan efektif.

5
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

LANGKAH 8
Menyelenggarakan self-assessment tahunan dan evaluasi eksternal berkala
Organisasi perlu melakukan langkah ini karena akan semakin dapat meningkatkan
kontrolnya terhadap evaluasi-evaluasi eksternal. Dengan mengembangkan
pendekatannya sendiri, organisasi juga akan dapat menghindari pengalaman-
pengalaman buruk yang mungkin ditimbulkan dari monitoring dan evaluasi. Selain
itu, partisipasi berbagai pihak juga dapat ditingkatkan dalam proses monitoring
dan evaluasi yang dijalankan.

6
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

II. KURIKULUM PELATIHAN

Untuk memahami dan mampu menerapkan sistem monitoring dan evaluasi secara
efektif dalam organisasi diperlukan sikap, pengetahuan dan kemampuan tertentu. Untuk
itulah sistem monitoring dan evaluasi perlu dipelajari dan ditularkan kepada para
pengelola program dan organisasi agar dapat mempraktikannya diorganisasi masing-
masing. Oleh karena itu, kurikulum pelatihan monitoring dan evaluasi dikembangkan
mencakup unsur-unsur sebagai berikut:
1. Tujuan Pelatihan
1. Terciptanya pemahaman peserta tentang konsep-konsep monitoring dan
evaluasi sehingga mereka mampu membangun sistem tersebut di organisasi
masing-masing.
2. Terciptanya pemahaman peserta tentang prinsip-prinsip yang perlu dijalankan
untuk pelaksanaan monitoring dan evaluasi yang efektif di organisasi masing-
masing,
Untuk mencapai tujuan tersebut di atas, proses pelatihan monitoring dan evaluasi
dalam buku panduan ini dibagi dalam tujuh pokok pembahasanbahasan. Masing-
masing pokok pembahasan dilaksanakan dengan metoda tertentu dan dilengakpi
dengan panduan proses untuk pelaksanaan pembahasan atau pelatihan masing-
masing pokok pembahasan tersebut.
Panduan pelatihan ini bukanlah kitab suci yang tidak dapat diubah-ubah. Petunjuk
praktis yang dimuat dalam modul ini hanyalah salah satu kemungkinan saja dari
sekian banyak kemungkinan yang dapat digunakan untuk memroses setiap pokok
bahasan. Juga urut-urutan sesi mungkin saja dapat diubah disesyaikan dengan
keadaan. Oleh karena itu, fasilitator/pelatih dapat mengubah dan menyesuaikan buku
panduan ini dengan kondisi lapangan dan teknik-teknik yang lebih sesuai.
2. Kurikulum Pelatihan
Berdasarkan tujuan pelatihan tersebut di atas, kurikulum pelatihan monitoring dan
evaluasi meliputi pokok pembahasan sebagai berikut:
1. Perkenalan dan kontrak belajar
2. Prinsip monitoring dan evaluasi
3. Tahap-tahap penyelenggaraan monitoring dan evaluasi
4. Penerapan monitoring dan evaluasi
5. Pelaporan monitoring dan evaluasi
6. Perencanaan tindak lanjut monitoring dan evaluasi
7. Evaluasi Pelatihan

7
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

Media dan
No Pokok Bahasan Tujuan Metode Waktu
perlatan

1 Perkenalan dan a.Peserta saling mengenal Perkenalan L C D , 90 menit

Kontrak Belajar satu dengan lainnya dan dengan wa- komputer,
menyampaikan hal-hal wancara, kertas
yang ingin dipelajari da- Kontrak be- p l a n o ,
lam pelatihan Monitoring lajar deng- s p i d o l ,
dan Evaluasi. an diskusi, metaplan,
b.Peserta menyepakati ke- Pretest de- L e m b a r
rangka proses, materi, ngan kerja pretest
metoda, jadwal dan atu- perorangan
ran-aturan untuk kelan-
caran proses belajar.
c. Tercipta suasana kondusif
sehingga peserta dapat
berperan serta secara aktif
dalam proses belajar.

2 Prinsip Monito- a.Peserta memahami pe- Curah pen- L C D , 270 menit

ring dan Eva- ngertian, sejarah, prinsip- dapat kertas
luasi prinsip Monitoring dan Diskusi ke- plano,
Evaluasi dan syarat-sya- lompok meta-
ratnya Diskusi ple- plan,
b.Peserta paham dan mam- no Spidol
pu menjalankan persia- Bahan
pan untuk penyeleng- bacaan
garaan Monitoring dan menge-
Evaluasi nai pe-
ngerti-
an dan
sejarah
monito-
r i n g
dan e-
valuasi
Bahan
bacaan
menge-
n a i

8
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

prinsip-
prinsip
monito-
r i n g
d a n
e v a -
luasi
partisi-
patif
d a n
mem-
berda-
yakan

3 Tahap-tahap pe- a.Peserta paham siapa saja Diskusi ple- L C D , 180 menit
nyelenggaraan yang perlu terlibat dalam no Note-
monitoring dan tahap-tahap penyeleng- Curah pen- b o o k ,
evaluasi garaan Monitoring dan dapat kertas
Evaluasi Diskusi ke- P l a n o ,
b.Peserta paham bagaima- lompok Meta-
na monitoring dan eva- plan,
luasi dijalan tahap demi Spidol
tahap Poto-
ngan
kertas
berisi ta-
hap-ta-
h a p
pelak-
sanaan
monito-
ring dan
evaluasi
Bahan
presen-
t a s i
yang di-
siapkan
fasilita-
tor

9
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

4 Penerapan mo- a.Peserta memahami pe- Diskusi ple- L C D , 315 menit

nitoring dan e- ngertian, maksud, tujuan no Kertas
valuasi monitoring dan evaluasi Kerja ke- P l a n o ,
serta perbedaan keduanya lompok Meta-
b.Peserta memahami un- Simulasi plan,
sur-unsur monitoring dan Spidol
tingkatannya serta jenis- C o n t o h
jenis evaluasi program format/
c. Peserta mampu meran- instru-
cang instrumen monitor- m e n
ing program dan pelak- monito-
sanaannya ring dan
d.Peserta mampu meran- evaluasi
cang instrumen evaluasi P r o p o -
program sal, logi-
cal fra-
mework,
serta
laporan
pelaksa-
n a a n
program

5 Pelaporan Mo- a.Peserta memahami pe- Diskusi/kerja L C D , 135 menit

nitoring dan e- nyajian laporan monitor- k e l o m p o k K e r t a s
valuasi ing dan evaluasi sesuai dan pleno Plano,
kebutuhan ( untuk apa Meta-
dan siapa?) plan,
b Peserta memahami siste- Spidol
matika penyajian laporan C o n t o h
monitoring dan evaluasi laporan
program sesuai kebutu- perkem-
hannya bangan
dan la-
poran
akhir
program
untuk
internal
d a n

10
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

funding
C o n t o h
outline
laporan
monitor-
ing dan
evaluasi
s e r t a
bahan
presen-
tasi lain
yang di-
siapkan
fasilitator
6 Perencanaan a.Peserta memahami pe- D i s k u s i LCD, Ker- 90 menit
tindak lanjut nyajian laporan monitor- pleno tas Plano,
monitoring dan ing dan evaluasi sesuai T u g a s Metaplan,
evaluasi kebutuhan ( untuk apa mandiri Spidol
dan siapa ?)
b.Peserta memahami siste-
matika penyajian laporan
monitoring dan evaluasi
program sesuai kebutu-
hannya

7 Evaluasi Pela- a.Fasilitator mengetahui Post test LCD, Me- 90 menit

tihan sejauh mana peserta Evaluasi li- t a p l a n ,
paham mengenai materi san Spidol,
yang dibahas dalam pro- Lembar
ses pelatihan. post test,
B.Teridentifikasinya kekuraj- daftar ha-
gan dan terumuskannya rapan pe-
usul-usul perbaikan untuk serta yang
pelatihan yang akan da- digali saat
tang. perkena-
lan dan
kontrak
belajar

11
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

III. PANDUAN PROSES PELATIHAN

1. PERKENALAN DAN KONTRAK BELAJAR
Perkenalan perlu dilakukan pada awal pelatihan untuk menciptakan keakraban
dan suasana kondusif untuk proses belajar diantara peserta selama pelaksanaan
pelatihan. Yang terpenting dari sesi perkenalan adalah mengenal sebanyak mungkin
teman belajar, latar belakang pengalaman dan budaya, serta harapan-harapan peserta
mengikuti pelatihan. Pengetetahuan tersebut sangat berguna bagi peserta dan juga
pelatih untuk kelancaran proses pelatihan sesuai yang diharapkan bersama. Perkenalan
sebaiknya dilakukan dengan cara-cara/metoda yang memberikan kenyamanan bagi
setiap peserta memperkenalkan diri dan menyampaikan pengalaman yang dimiliki
serta harapannya mengkuti pelatihan dengan leluasa. Proses perkenalan juga perlu
mempertimbangkan situasi ruang belajar dan pilihan metoda agar dapat berjalan
efektif sesuai waktu yang tersedia.
Harapan-harapan peserta yang disampaikan pada proses perkenalan sangat penting
untuk penyiapan materi dan metoda pelatihan. Selain itu, pre-test bagi setiap peserta
juga dapat dilakukan untuk mendapatkan gambaran awal pengetahuan peserta
terhadap pelatihan yang akan dilaksanakan. Hal ini juga sangat berguna untuk
pertimbangan bagaimana proses pelatihan sebaiknya dijalankan. Satu hal penting
yang juga berlu dilakukan pada awal pelatihan ialah membangun kesepakatan-
kesepakatan dasar (kontrak belajar) yang dibutuhkan untuk kelancaran proses belajar
selama pelatihan. Kesepakatan-kesepakatan dasar ini dapat menjadi mekanisme yang
menjamin pelatihan dapat berjalan seperti yang diharapkan. Perangkat ini pula dapat
menjadi pengikat semua peserta terhadap pelatihan.

Tujuan

1. Peserta saling mengenal satu dengan lainnya dan menyam-

paikan hal-hal yang ingin dipelajari dalam pelatihan Monitoring
dan Evaluasi.
2. Peserta menyepakati kerangka proses, materi, metoda, jadwal
dan aturan-aturan untuk kelancaran proses belajar.
3. Tercipta suasana kondusif sehingga peserta dapat berperan serta
secara aktif dalam proses belajar.

12
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

Metode
Perkenalan dengan wawancara
Kontrak belajar dengan diskusi

Media dan
Peralatan
Lembar pre-test
LCD, kertas plano, spidol, metaplan, komputer

Waktu

90 Menit

Langkah- 1. Perkenalan
langkah/ Jelaskan kepada peserta metode perkenalan yang akan
Proses digunakan.
Minta peserta berpasangan untuk melakukan wawancara saling
bergantian.
Pada saat wawancara setiap peserta diminta untuk menanyakan
pada pasangannyaminimal 3 pertanyaan, yaitu: nama dan
maknanya, cita-cita masa kecil dan pekerjaan saat ini, serta
pengalaman masa kecil yang paling berkesan.
Proses wawancara dilakukan oleh peserta selama 3 menit.
Setelah wawancara selesai, setiap pasangan peserta diberikan waktu
5 menit untuk menyampakan hasil wawancaranya secara bergiliran.
Setiap peserta yang telah selesai presentasi, diberikan tanda
nama panggilan untuk dikenakan sehingga peserta yang lain
mudah mengenalinya.
2. Kontrak belajar dan pretest
Jelaskan secara ringkas kepada peserta:tujuan, alur proses, dan
jadwal pelatihan.
Ajak peserta mendikusikan tujuan, alur proses, dan jadwal
pelatihan tersebut. Catatlah usulan-usulan yang disampaikan
peserta untuk perbaikan.
Setelah itu, ajaklah peserta untuk menyepakati aturan selama
proses pelatihan dan tuliskan aturan-aturan tersebut pada tempat
yang mudah dibaca bersama.
Selanjutnya, bagikan kepada peserta lembar pretest dan berikan
waktu yang cukup bagi peserta untuk menjawab soal-soal dalam
lembar pre-test tersebut dan diserahkan kembali kepada panitia.
Akhiri sesi ini dengan memberikan apresiasi kepada peserta atas
partisipasi aktif yang dilakukan.

13
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

2. PRINSIP MONITORING DAN EVALUASI

Sebuah organisasi yang baik harus memiliki sistem perencanaan, sistem monitor-
ing untuk mengetahui perkembangan pelaksanaan program, serta sistem evaluasi
programnya.Sistem perencanaan, monitoring dan sistem evaluasi yang diterapkan
itupun secara berkala harus dikaji ulang dan disempurnakan bila perlu. Keseluruhan
proses itu dinamakan monitoring dan evaluasi (Perencanaan, Monitoring dan Evaluasi).
Sistem ini adalah perangkat organisasi untuk mengelola program dan mengelola
pengetahuan yang didapat dari pengalaman berorganisasi agar organisasi semakin
lama semakin kuat dan efektif mewujudkan visinya.
Agar peserta mau dan mampu membangun sistem monitoring dan evaluasi di
tempatnya bekerja (jika sistem itu belum ada) dan meningkatkan efektivitas
penyelenggaraan monitoring dan evaluasi (jika sudah ada), maka peserta perlu
memahami dengan baik beberapa hal pokok monitoring dan evaluasi. Beberapa hal
pokok tersebut, yaitu: pengertian monitoring dan evaluasi, mengapa monitoring dan
evaluasi perlu dibangun dan dilaksanakan, prinsip-prinsip yang perlu dipegang agar
sistem ini bekerja secara efektif, serta syarat-syarat yang harus dipenuhi agar sistem
ini berjalan secara efektif.

Tujuan 1. Peserta memahami pengertian, sejarah, prinsip-prinsip moni-

toring dan evaluasi dan syarat-syaratnya
2. Peserta paham dan mampu menjalankan persiapan untuk
penyelenggaraan monitoring dan evaluasi.

Metode Curah pendapat

Diskusi kelompok
Diskusi pleno

Media dan LCD, Kertas Plano, Metaplan

Peralatan Spidol
Bahan bacaan mengenai pengertian dan sejarah Monitoring dan
Evaluasi
Bahan bacaan mengenai prinsip-prinsip Monitoring dan Evaluasi
partisipatif dan memberdayakan
Bahan-bahan presentasi yang disiapkan fasilitator

14
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

Waktu

270 Menit

Langkah- 1. Jelaskan secara ringkas kepada peserta pengertian monitoring

langkah/ dan evaluasi
Proses 2. Kemudian, minta kepada peserta untuk menjelaskan praktek
pelaksanaan program di organisasinya, baik dalam hal
perencanaan, monitoring maupun evaluasi. Jika sebagian
organisasi peserta belum melakukan perencanaan secara teratur,
belum ada monitoring, maka dapat ditanyakan mengapa belum
ada monitoring dan evaluasi?
3. Penjelasan peserta dicatat di kertas plano, untuk beberapa hal
penting yang berkaitan dengan perencanaan, monitoring dan
evaluasi dilakukan pendalaman. Untuk pendalaman ini peserta
dibagi dalam beberapa kelompok. Jika perlu, pembagian
kelompok dapat dibagi menjadi: kelompok yang sudah
menjalankan sistem monitoring dan evaluasi dan yang belum
menjalankannya.
4. Minta kelompok untuk mendiskusikan sebagai berikut:
a. Kelompok yang sudah memiliki/menjalankan monitoring dan
evaluasi:
Mengapa perencanaan, monitoring dan evaluasipenting
dilakukan di organisasi anda?
Manfaat apa yang dirasakan selama ini ?
Bagaimana proses penyusunan perencanaan, monitoring
dan evaluasi dilakukan dan apa syarat-syaratnya?
Apa beda monitoring dan evaluasi?
Kapan dan siapa yang melakukan monitoring dan evaluasi?
b. Kelompok yang belum menerapkan sistem monitoring dan
evaluasi:
Mengapa monitoring dan evaluasi belum dilaksanakan?
Apa hambatan yang diperkirakan muncul jika sistem moni-
toring dan evaluasi akan dilaksanakandi organisasi anda?
Bagaimana cara mengatasi hambatan itu?
5. Minta masing-masing kelompok untuk mempresentasikan
hasilnya dalam forum pleno, dan memberikan masukan pada
hasil-hasil tersebut.

15
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

6. Selanjutnya,ajak peserta untuk menarik kesimpulan dari hasil-

hasil diskusi kelompok dan pleno tersebut tentang: konsep,
manfaat, prinsip-prinsip serta syarat-syarat bagi sistem monitor-
ing dan evaluasi yang efektif.
7. Ajak peserta mendiskusikan lebih lanjut tentang hambatan-
hambatan dalam menerapkan sistem monitoring dan evaluasi,
terutama antara kelompok/ peserta yang sudah mene-
rapkannyadan yang belum menerapkan sistem monitoring dan
evaluasi.
8. Akhiri sesi ini dengan meminta peserta memberikan umpan balik
mengenai proses pelatihan di hari pertama ini dengan cara
menempelkan post-it sesuai dengan pilihannya (senang, biasa
saja dan sedih). Berikan apresiasi atas partisipasi aktif yang telah
dilakukan.

3. TAHAP-TAHAP PENYELENGGARAAN MONITORING DAN EVALUASI

Dalam sesi sebelumnya telah dibahas mengenai: pengertian, manfaat dan syarat-
syarat agar sistem monitoring dan evaluasi dapat bekerja secara efektif. Juga telah
dibahas bagaimana membangun sistem monitoring dan evaluasi. Pada pokok
pembahasan ini, peserta akan bersama-sama membahas tahap-tahap pelaksanaan
monitoring dan evaluasi, siapa saja yang terlibat dan mengapa mereka harus terlibat.
Pemahaman mengenai tahap-tahap ini penting disampaikan untuk menjelaskan
bekerjanya monitoring dan evaluasi sehingga peserta dapat menjelaskan kepada rekan-
rekan di organisasinya, atau memperbaiki praktek monitoring dan evaluasi
diorganisasinya (jika sudah ada), serta memberikan gambaran lebih kaya tentang
sistem monitoring dan evaluasi ini.

Tujuan
1. Peserta paham siapa saja yang perlu terlibat dalam tahap-tahap
penyelenggaraan monitoring dan evaluasi.
2. Peserta paham bagaimana monitoring dan evaluasi dijalan tahap
demi tahap.

Metode
Diskusi pleno
Curah pendapat
Diskusi kelompok

16
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

Media dan LCD, Notebook, Kertas Plano, Metaplan, Spidol

Peralatan Potongan kertas berisi tahap-tahap pelaksanaan monitoring dan
evaluasi
Bahan-bahan presentasi yang disiapkan fasilitator

Waktu

180 Menit

Langkah- 1. Jelaskan secara ringkas kepada peserta maksud dan tujuan pokok
langkah/ pembahasan ini dan prosesnya.
Proses 2. Minta salah satu atau beberapa peserta untuk menyampaikan
raangkuman singkat tentang apa yang dipelajari pada proses
sebelumnya.
3. Bagikan kepada peserta potongan-potongan kertas yang berisi/
bertuliskan tahap-tahap pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Minta
peserta berbagai dalam kelompok (masih diruangan yang sama)
dengan tugas menyusun potongan-potongan kertas tersebut secara
cepat sesuai dengan urut-urutan pelaksanaan monitoring dan evaluasi.
4. Minta kelompok menempelkan hasil kerjanya pada tempat yang
sudah disediakan dan ajak untuk membahasnya hingga diperoleh
pemahaman bersama tentang tahapan-tahapan pelaksanaan moni-
toring dan evaluasi.
5. Kemudian, minta peserta bergagi dalam kelompok untuk mendalami
masing tahapan dengan berdiskusi menjawab pertanyaan berikut:
Persiapan apa yang perlu dilakukan untuk monitoring dan
evaluasi yang efektif?
Langkah-langkah apa yang perlu dilakukan ?
Siapa saja yang harus terlibat dalam tiap tahap tersebut dan
mengapa ?
6. Minta masing-masing kelompok menyampaikan hasil kerjanya dalam
pleno, dan minta peserta yang lain memberikan tanggapan/komentar.
7. Ajak peserta untuk bersama-sama menarik kesimpulan. Fasilitator
sebaiknya juga memberikan ulasan ringkas untuk memberikan
tambahan penjelasan berkaitan dengan pokok pembahasan
tahapan-tahapan pelaksanaan monitoring dan evaluasi dan pihak-
pihak penting yang perlu terlibat.
8. Akhiri pokok pembahasan ini dengan meminta peserta memberi
komentar tentang proses belajar dalam pokok pembahasan sesi
ini. Berikan apresiasi atas partisipasi aktif yang telah dilakukan.

17
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

4. PENERAPAN MONITORING DAN EVALUASI

Setelah peserta memahami sistem monitroring mulai dari konsep sampai dengan
tahapan-tahapan penyelenggaraan monitoring dan evaluasi, tiba saatnya peserta
mempraktikkan tahap-tahap penting penyelenggaraan monitoring dan evaluasi tersebut.
Tahap-tahap ini dapat dibagi dua, yakni:
- Tahapan umum, yaitu persiapan penyelenggaraan monitoring dan evaluasi,
seperti: memeriksa dan mempertajam tujuan, indikator, serta menentukan
informasi penting yang diperlukan.
- Tahapan khusus, yaitu tahapan untuk menyelenggarakan monitoring dan
tahapan untuk menyelenggarakan evaluasi. Dengan mempertimbangkan waktu
yang tersedia, dalam pelatihan ini hanya akan dipraktikkan penyelenggaraan
evaluasi tahunan.
Pengalaman praktek ini penting untuk memberi gambaran lebih utuh tentang
penyelenggaan monitoring dan evaluasi dan sebagai upaya untuk penguatan kapasitas
peserta agar dapat mempraktikkanya atau membagi pengalamannya kepadateman-
teman mereka di organisasinya.

Tujuan 1. Peserta memahami pengertian, maksud, tujuan monitoring dan

evaluasi serta perbedaannya.
2. Peserta memahami unsur-unsur monitoring dan tingkatannya serta
jenis-jenis evaluasi program.
3. Peserta mampu merancang instrumen monitoring program dan
pelaksanaannya.
4. Peserta mampu merancang instrumen evaluasi program.

Metode
Diskusi/kerja kelompok dan pleno
Simulasi

Media dan
LCD, kertas plano, metaplan, spidol
Peralatan
Contoh format-format atau instrumen monitoring dan evaluasi, Pro-
posal program dan logframe, laporan-laporan pelaksanaan program,
Bahan-bahan presentasi yang disiapkan fasilitator, Lembar kasus.

18
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

Waktu

315 Menit

Langkah- 1. Jelaskan secara ringkas kepada peserta maksud dan tujuan pokpok
langkah/ pembahasan ini dan prosesnya, serta rangkuman hasil dari sesi-
Proses sesi sebelumnya.
2. Minta peserta berbagai dalam beberapa kelompok (tergantung
jumlah peserta) untuk membahas hal-hal di bawah ini. Berikan
kepada setiap kelompok proposal dan logframe program sebagai
bahan diskusi. Kemudian minta kelompok untuk:
Mempertajam rumusan tujuan program beserta indikator. Dalam
mempertajam indikator perlu dilihat dari dua sisi: (a) sejauh
mana indikator itu cukup jelas menjadi tanda berhasil tidaknya
tujuan program, (b) sejauh mana indikator tersebut mendorong
terjadinya transformasi sosial.
Mempertajam outputprogram yang terdapat dalam logframe dan
proposal program tersebut beserta indikatornya.
Memeriksa dengan teliti ada tidaknya kesenjangan(gap) antara
output dengan indikator tujuan program.
3. Minta masing-masing kelompok untuk menyampaikan hasil
kerjanya dalam forum pleno. Berikan masukan dan catatan-catan
penting fasilitator untuk mempertajam dan memperjelas konsep-
konsep yang digunakan.
4. Setelah itu, peserta diminta kembali dalam kelompok yang sama
membahas hal-hal sebagai berikut :
Apa saja informasi yang perlu dikumpulkan untuk monitoring
dan evaluasi dan bagaimana cara untuk mendapatkannya serta
sumber informasi tersebut?
Siapa saja pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders)
yang perlu terlibat dan mengapa mereka harus terlibat, serta
apa kepentingan mereka?
5. Minta kembali masing-masing kelompok menyampaikan hasil
kerjanya dalam forum pleno, dan minta pula tanggapan peserta
terhadap hasil kelompok tersebut. Fasilitator juga perlu memberikan
catatan/masukan-masukan penting terhadap hasil kerja kelompok
tersebut.

19
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

6. Selanjutnya, minta kembali peserta berbagai dalam dua kelompok

untuk membahas tahapan moniltoring, dan kelompok kedua
tahapan evaluasi.Masing-masing kelompok diminta melakukan
tugas yang sama, yaitu:
Mempertajam informasi yang dibutuhkan untuk monitoring,
Menetapkan stkaholders yang perlu terlibat,
Membuat format-format yang akan digunakan.
7. Minta masing-masing kelompok menyampaikan hasil kerjanya,
dan minta pula masukan dari peserta yang lain untuk perbaikan.
Fasilitator juga perlu memberikan masukan-masukan untuk
perbaikan.
8. Akhiri sesi ini dengan mengajak peserta menarik kesimpulan-
kesimpulan dari pokok pembahasan ini. Berikan apresiasi atas
partisipasi aktif yang telah dilakukan.

5. PELAPORAN MONITORING DAN EVALUASI

Hasil monitoring dan evaluasi perlu disajikan dengan baik dan sesuai dengan
tingkat kebutuhan pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders). Hal ini, penting
dilakukan mengingat tidak semua stakeholders membutuhkan informasi yang sama.
Tingkat pekerja lapangan membutuhkan informasi tertentu yang berbeda dengan tingkat
manajemen program. Sementara itu, manajemen program juga membutuhkan
informasi tertentu yang juga berbeda dengan level lainnya. Demikian seterusnya, bahwa
masing-masing pihak sesuai level dan peranannya akan membutuhkan informasi
yang berbeda-beda.
Untuk itu, pokok bahasan ini akan menitikberatkan pada penyajian laporan moni-
toring dan evaluasi sesuai kebutuhan (untuk apa dan kepada siapa), serta bagaimana
penyajian laporan monitoring dan evaluasi itu dilakukan.

Tujuan
1. Peserta memahami penyajian laporan monitoring dan evaluasi
sesuai kebutuhan (untuk apa dan siapa)
2. Peserta memahami sistematika penyajian laporan monitoring dan
evaluasi program sesuai kebutuhannya

20
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

Metode
Diskusi/kerja kelompok dan pleno

Media dan LCD, kertas plano, metaplan, spidol

Peralatan Contoh laporan perkembangan dan laporan akhir program untuk
internal dan untuk funding
Contoh outline laporan monitoring dan evaluasi, Bahan-bahan
presentasi yang disiapkan fasilitator.

Waktu

135 Menit

Langkah- 1. Jelaskan secara ringkas kepada peserta maksud dan tujuan pokok
langkah/ pembahasan ini dan prosesnya, serta rangkuman hasil dari sesi-
Proses sesi sebelumnya.
2. Ajak peserta melakukan curah pendapat tentang laporan monitor-
ing dan evaluasi yang baik dengan menuliskannya pada kertas
metaplan.
3. Minta peserta menempelkan kertas-kertas metaplan tersebut pada
tempat yang telah disediakan dan mendiskusikannya. Kemudian,
ajak peserta menarik kesimpulan bersama tentang ciri-ciri pelaporan
monitoring dan evaluasi yang baik (misalnya, ringkas,
mengandung informasi yang memang dibutuhkan, rapi dan tepat
waktu).
4. Minta peserta bekerja dalam kelompok untuk mendiskusikan secara
kritis terhadap contoh laporan yang diberikan fasilitator. Kelompok
membahas dua topik yang berbeda sebagai berikut:
(a) Kelompok yang membahas laporan monitoring, diminta untuk
mengkritisi laporan tengah program khususnya menjawab
pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:
Apakah laporan itu terlalu panjang atau cukup ringkas?
Menagapa?
Apakah laporan itu mengandung informasi yang memang
dibutuhkan oleh mereka yang diberi laporan? Beri penjelasan
singkat!
Apakah outlinenya sudah cukup masuk akal dan memudahkan

21
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

pembaca memahami laporan itu? Beri penjelasan singkat!

Apa masukan-masukan anda yang terpenting untuk memper-
baiki laporan tersebut?
(b) Kelompokyang membahas laporan evaluasi,mendapat tugas
mengkritisi contoh laporan akhir yang diberikan fasilitator, menjawab
pertanyaan-pertanyaan:
Apakah laporan itu terlalu panjang atau cukup ringkas?
Mengapa?
Apakah outlinenya sudah cukup masuk akal dan memudahkan
pembaca memahami laporan itu? Beri penjelasan secara
ringkas!
Apakah laporan itu mengandung informasi yang memang
dibutuhkan oleh mereka yang diberi laporan? Beri penjelasan
ringkas!
Apakah rumusan pelajaran-pelajaran penting (lesson learnt)
dalam laporantersebutcukup tajam, masih kurang, dan
sebagainya?
Apa masukan-masukan anda yang terpenting untuk perbaikan
laporan tersebut?
5. Minta masing-masing kelompok menyampaikan hasilnya dalam
forum pleno, dan minta masukan/tanggapan dari peserta yang
lainnya.
6. Fasilitator perlu merangkum hasil diskusi dengan memberikan hal-
hal penting yang perlu dipahami peserta berkaitan dengan penyajian
hasil monitoring dan evaluasi. Beberapa penekanan penting
terutama mengenai informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing
pihak yang perlu mendapatkan laporan tersebut,. Juga yang
terpenting adalah kelompok masyarakat yang menjadi pelaku utama
program dan perubahan.
7. Akhiri sesi ini dengan meminta peserta menyampaikan pendapatnya
dalam proses belajar pokok pembahasan ini. Beri apresiasi atas
partisipasi aktif yang telah dilakukan.

22
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

6. PERENCANAAN TINDAK LANJUT MONITORING DAN EVALUASI

Menyiapkan rancangan kerja untuk penerapan monitoring dan evaluasi merupakan
langkah persiapan yang penting bagi peserta untuk menerapkan seluruh pengetahuan
dan keterampilan yang diperoleh selama pelatihan dalam praktek nyata di
organisasinya. Penyiapan rancangan kerja yang baik sangat berguna untuk kelancaran
pelaksanaan monitoring program di organisasinya. Karena itu, setiap peserta setelah
mengikuti pelatihan sebaiknya membuat rancangan kerja yang dapat dijadikan
pedoman dalam mengupayakan penerapan sistem monitoring dan evaluasi yang
efektif bagi organisasinya.

Tujuan 1. Peserta memahami cara-cara merumuskan kerangka implementasi

monitoring dan evaluasi program sesuai kebutuhan masing-masing
organisasi.
2. Peserta dapat merumuskan langkah-langkah untuk implementasi
monitoring dan evaluasi sesuai kebutuhan masing-masing
organisasi.
Metode
Diskusi pleno
Tugas mandiri

Media dan
Peralatan
LCD, kertas plano, metaplan, spidol

Waktu

Langkah- 1. Jelaskan secara ringkas kepada peserta maksud dan tujuan pokok
langkah/ pembahasan ini dan prosesnya.
Proses 2. Minta setiap peserta membuat rancangan kerja untuk menerapkan
pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh selama pelatihan
untuk organisainya.
3. Tuliskan jenis-jenis kegiatan yang akan dilakukan untuk
organisainya, bagaimana langkahnya agar kegiatan tersebut dapat

23
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

terlaksana, dan kapan waktunya. Gunakan Lembar kerja: Rencana

tindak lanjut pelatihan seperti disajikan dibawah ini.
4. Minta peserta untuk berbagai informasi secara singkat tentang
rencana yang akan dilakukan di masing-masing organisasinya
dalam kelompok. Untuk itu, minta peserta berbagai dalam
kelompok.
5. Minta kepada kelompok menceritakan secara ringkas apa yang
diperoleh dalam kelompok, dan juga bila ada kegiatan
pembelajaran bersama yang akan mereka lakukan.
6. Akhiri pokok pembahasan dengan dengan memberikan apresiasi
kepada peserta atas partisipasi aktif yang telah dilakukan.

24
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

Lembar kerja :
Rencana Tindak Lanjut Pelatihan

Langkah-langkah untuk Catatan/

No Kegiatan yang akan dilakukan Waktu
mewujudkan kegiatan tersebut Keterangan

25
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

7. EVALUASI PELATIHAN
Evaluasi kegiatan pelatihan perlu dilakukan untuk mengetahui sejauhmana tujuan
pelatihan dapat tercapai dibandingkan dengan yang direncanakan. Proses evaluasi
juga dapat menjadi media refleksi semua pihak yang terlibat dalam proses pembelajaran
dalam kegiatan pelatihan. Lebih lanjut, hasil-hasil evaluasi dapat dijadikan pijakan
untuk perbaikan penyelenggaraan kegiatan sejenis di masa-masa mendatang.

Tujuan 1. Peserta dapat mengetahui peningkatan pengetahuan yang

dimilikinya setelah mengikuti pelatihan dibandingkan dengan
sebelum mengikuti pelatihan.
2. Peserta dapat menilai hasil-hasil pelatihan dibandingkan dengan
tujuan yang direncanakan dan memberikan masukan untuk
perbaikan penyelenggaraan pelatihan sejenis di masa-masa
mendatang

Metode
Post-test
Evaluasi lisan

Media dan
Peralatan LCD, kertas plano, metaplan, spidol
Lembar post-test, daftar harapan peserta yang digali saat perkenalan
dan kontrak belajar

Waktu

90 Menit

Langkah- 1. Jelaskan secara ringkas kepada peserta bahwa acara pelatihan

langkah/ secara keseluruhan telah berakhir, karenanya perlu melakukan
Proses evaluasi bersama untuk mengetahui hasil-hasilnya.
2. Sampaikan ulasan ringkas tentang alur dan tujuan pelatihan yang
disampaikan pada awal pelatihan untuk mengingatkan kembali
peserta tentang keseluruhan proses yang telah dijalani.
3. Jelaskan pada peserta metoda atau proses evaluasi yang akan
digunakan akan meliputi dua tahap. Tahap pertama ialah dengan
menggunakan metoda post-test bagi setiap peserta yang hasilnya
akan dibandingkan dengan hasil pre-test untuk mengetahui
perkembangan pengetahuan yang terjadi pada setiap peserta
setelah mengikuti pelatihan. Tahap berikutnya ialah evaluasi yang

26
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

disampaikan secara lisan oleh peserta terhadap tingkat pencapaian

pelatihan dibandingkan dengan harapan-harapan yang disampaikan
peserta pada awal pelatihan (kontrak belajar).
4. Bagikan kepada setiap peserta soal-soal post-test beserta lembar
untuk menjawabnya. Minta peserta menjawab seluruh pertanyaan
post-test tersebut berdasarkan pengetahuan yang mereka terima
selama mengikuti pelatihan. Berikan waktu yang cukup (20 30
menit) kepada peserta untuk menjawab soal-soal tersebut.
5. Setelah post-test berakhir, ajak peserta untuk melakukan evaluasi
tahap berikutnya, yaitu evaluasi umum dengan metoda penilaian
mereka secara lisan terhadap pelaksanaan pelatihan dan hasilnya.
6. Setelah semua peserta menyampaikan pendapatnya, akhiri sesi
ini dengan mengucapkan terimakasih atas partisipasi aktif yang
telah dilakukan.

27
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

28
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

29
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

30
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

31
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

32
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

33
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

34
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

35
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

36
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

37
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

38
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

39
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

40
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

41
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

42
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

43
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

44
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

45
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

46
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

47
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

48
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

49
50
Format perencanaan program menerangkan:
1) Mengapa ? Program dilaksanakan
(Visi Program)
2) Apa ? Yang ingin dicapai program
(Tujuan Program)
3) Hasil kerja apa saja ? Yang diperlukan untuk
pencapaian tujuan program
(Output)
4) Bagaimana ? Program akan bekerja untuk
mencapai hasil-hasil yang direncanakan
(Kegiatan-kegiatan Utama)
5) Manakah ? Faktor-faktor luar yang perlu
dicermati yang akan mempengaruhi keberhasilan
program
(Asumsi-asumsi penting)
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program
 6) Bagaimana ? Keberhasilan program dapat
dinilai secara obyektif
(Indikator/capaian yang direncanakan)
7) Dari mana ? Capaian-capaian program
tersebut dapat diketahui
(Sumber-sumber Pembuktian)
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

8) Berapa ? Sarana dan biaya yang

dibutuhkan untuk pelaksanaan kegiatan
(Sumberdaya)

51
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

52
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

MONITORING

53
54
Monitoring Adalah :
Pengukuran kemajuan dan efek yang ditimbulkan
oleh sebuah program secara periodik dan sistematik

+
Proses komunikasi internal

Monitoring memungkinkan pengelola

program me-nyetir kemajuan program yang
berorientasi pada hasil
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program
 Sistem Monitoring
Siapa membutuhkan informasi untuk apa kapan
seberapa lengkap dalam bentuk apa ?

Siapa yang mengumpulkan data Seberapa sering ?

Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

Siapa yang akan menerima informasi Dalam bentuk

seperti apa ?

55
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

56
 Variable kunci untuk
mengarahkan program
Sebuah program dapat diarahkan secara lebih baik bila
seluruh stakeholder memiliki pemahaman yang sama
tentang:
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

Konsep program
Pengorganisasian program (internal & eksternal)
Relasi pelayanan dengan pemanfaat program

Variable-variable diatas harus selalu dipantau oleh Manager

Program

57
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

EVALUASI

58
 Evaluasi : Definisi
Evaluasi adalah sebuah penilaian, yang sejauh mungkin dilakukan
secara obyektif dan sistematik, terhadap sebuah program atau
kebijakan, baik menyangkut rancangannya, implementasinya,
maupun hasil-hasilnya. Tujuan dari sebuah evaluasi adalah untuk
menelaah relevansi dan pencapaian dari tujuan-tujuan yang
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

diharapkan, efisiensi pengembangannya (efficacy), efektivitas,

dampak dan potensi keberlanjutannya

Hasil evaluasi seharusnya memberikan

informasi yang credible dan bermanfaat,
memberikan ruang untuk mengintegrasikan
pelajaran berharga dalam proses pengambilan
keputusan antara donor dengan mitra negara
yang menerima sebuah donasi
OECD, DAC, 1991

59
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

60
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

61
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

62
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

63
 Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

64
Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

65