Formasi Kepegawaian, Pengadaan Pegawai, Cara Penganan , Dan Pemeliharaan

Dokumen Administrasi Kepegawaian

Diposting oleh Rama ADM.P | Sabtu, 03 September 2016

Diposting oleh Rama ADM.P | Sabtu, 03 September 2016

A. Formasi Kepegawaian
Formasi adalah Jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan suatu
satuan organisasi ditetapkan dalam suatu formasi untuk jangka waktu tertentu berdasarkan
jenis, sifat dan beban kerja yang harus dilaksanakan, dengan tujuan agar unit organisasi itu
mampu melaksanakan tugasnya secara berdaya guna, berhasil guna dan berkelangsungan.
Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan, oleh karena itu organisasi harus selalu
disesuaikan dengan perkembangan tugas pokoknya.
Agar satuan-satuan organisasi mempunyai jumlah, susunan pangkat dan mutu Pegawai
Negeri Sipil yang cukup sesuai dengan jenis, sifat dan besarnya beban tugas, maka ditetapkan
formasi Pegawai Negeri Sipil
DASAR HUKUM
a. Undang Undang Nomor 8 tahun 1974 Tentang Pokok Pokok Kepegawaian sebagaimana
telah diubah dengan Undang Undang Nomor 43 Tahun 1999
b. Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 Tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil
Juncto Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 .
c. Keputusan Kepala BKN Nomor 09 Tahun 2001 Tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan
Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 Tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil

B. Pengadaan Pegawai
Diperlukan waktu : 3 bulan (Sejak Pengumuman)
Definisi Pengadaan Pegawai :
Kegiatan untuk mengisi formasi yang lowong. Pada umumnya formasi yang lowong
disebabkan adanya PNS yang berhenti, pensiun, meninggal dunia atau adanya perluasan
organisasi yang kemudian ditetapkan dalam keputusan Menteri yang bertanggung jawab di
bidang pendayagunaan aparatur negara. Pengadaan pegawai disusun berdasarkan kebutuhan,
baik dalam arti jumlah maupun kompetensi jabatan yang diperlukan dan setiap WNI
mempunyai kesempatan yang sama tanpa membedakan jenis kelamin, suku, agama, ras,
golongan atau daerah untuk melamar menjadi CPNS setelah memenuhi syarat-syarat yang
ditentukan.
A. Persyaratan dan kelengkapan berkas yang harus dipenuhi pelamar
1. Warga Negara Indonesia
2. Berusia serendah-rendahnya 18 tahun dan setinggi-tingginya 35 tahun pada
saat diangkat sebagai CPNS,
Catatan :
Pengangkatan sebagai CPNS dapat dilakukan bagi mereka yang melebihi usia
35 tahun khususnya bagi Tenaga Honorer yang telah mengabdi pada
Pemerintah Daerah/Pemerintah Pusat secara terus menerus, persyaratannya
mengacu pada Peraturan Pemerintah yang berlaku.
3. Mengajukan surat lamaran yang ditulis dengan tangan sendiri dalam kertas
 bermaterai Rp. 6.000,- (sesuai dengan ketentuan) dan ditujukan kepada
Pejabat Pembina Kepegawaian dengan melampirkan :
a. Sehat jasmani dan rohani serta tidak mengkonsumsi/menggunakan
narkotika, psikotropika, precursor dan zat adiktif lainnya yang
dibuktikan dengan surat asli Surat Keterangan Kesehatan dari dokter
Pemerintah;
b. Berkelakuan baik yang dibuktikan dengan asli Surat Keterangan
Kelakuan Baik dari Kepolisian setempat;
c. Tingkat pendidikan sesuai dengan yang dipersyaratkan yang dibuktikan
dengan fotocopy ijazah terakhir yang telah disahkan oleh Pejabat yang
berwenang;
d. Telah terdaftar sebagai pencari kerja yang dibuktikan dengan Kartu
tanda pencari kerja dari Departemen/Dinas Tenaga Kerja setempat;
e. Identitas diri yang dibuktikan dengan pasfoto hitam putih ukuran 3 x 4
sebanyak 5 lembar;
f. Melampirkan daftar riwayat hidup sesuai dengan ketentuan yang
berlaku;
g. Melampirkan surat pernyataan tentang :
Tidak pernah dihukum penjara atau kurungan berdasarkan
putusan pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hukum
yang tetap, karena melakukan suatu tindak pidana kejahatan;
Tidak pernah diberhentikan dengan hormat tidak atas permintaan
sendiri atau tidak dengan hormat sebagai Pegawai Negeri atau
diberhentikan tidak dengan hormat sebagai Pegawai Swasta;
Tidak berkedudukan sebagai Calon/Pegawai Negeri;
Bersedia ditempatkan diseluruh wilayah Republik Indonesia atau
Negara lain yang ditentukan Pemerintah;
Tidak menjadi anggota/pengurus partai politik.
Catatan :
Bagi yang sebelumnya telah menjadi pengurus dan/atau anggota
partai politik harus melampirkan surat pernyataan telah
melepaskan keanggotaan dan/atau kepengurusan dari partai
politik yang diketahui oleh pengurus partai politik yang
bersangkutan.
h. Bagi yang telah mempunyai pengalaman bekerja melampirkan fotocopy
sah surat pengalaman kerja. Khusus bagi tenaga honorer harus
melampirkan fotocopy Surat Keputusan pengangkatan sebagai tenaga
honorer yang disyahkan oleh Pejabat yang berwenang dan surat
keterangan yang menyatakan bahwa yang bersangkutan masih
melaksanakan tugasnya pada Instansi Pemerintah serta melampirkan
bukti penerimaan gaji dan daftar hadir selama 2 tahun terakhir pada
Instansi dimana yang bersangkutan melaksanakan tugas;
i. Syarat lain yang ditentukan dalam persyaratan jabatan
B. Pelamar yang memenuhi syarat administrative akan mengikuti ujian penyaringan
yang diselenggarakan panitia penyelenggara yang dibentuk oleh Pejabat Pembina
Kepegawaian.
C. Pelamar yang dinyatakan lulus ujian penyaringan akan diusulkan ke BKN untuk
mendapatkan persetujuan penetapan NIP.

C. Cara Penanganan Dokumen Administrasi Kepegawaian

 Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan dengan cara, sebagai
berikut :

1) Menghimpun : Menghimpun adalah kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya

segala keterangan yang diperlukan untuk keperluan tertentu yang sebelumnya masih belum
diklasifikasikan penghimpunannya.

2) Mencatat : mencatat adalah kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada

dokumen yang masih dianggap penting, dengan tujuan agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan
disimpan.

3) Mengolah : mengolah yakni mencakup macam - macam kegiatan yang dilakukan dengan
cara mengolah berbagai keterangan yang ada dengan tujuan untuk menyajikan maksud yang
lebih bermanfaat.

4) Menggandakan : menggandakan adalah kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara

tertentu sebanyak jumlah tertentu sesuai yang diinginkan.

5) Mengirim : mengirim merupakan bentuk kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak

lain dengan menggunakan alat dan perantara.
6) Menyimpan : menyimpan adalah kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di
tempat tertentu, dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa
digunakan suatu saat nanti ketika diperlukan.

D. Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

Sedangkan untuk memelihara dokumen pada administrasi kepegawaian, dapat dilakukan

dengan beberapa cara, tergantung pada bentuk dokumen yang dikelola. Bentuk dokumen
tersebut dapat berupa data fisik maupun data digita.
Data Fisik
Untuk penyimpanan dokumen berupa fisik artinya penyimpanan dokumen atau file tersebut
berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya
disebut sebagai bentuk arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah
ditentukan dengan diberi label tertentu.
Data Digital
Pada penyimpanan dokumen berupa data digital, hal ini merupakan penyimpanan dokumen
atau file berupa data komputer atau hasil scanning dari file data fisik.
Terdapat beberapa kelebihan dari penyimpanan dengan sistem data digital yang menjadi
pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan. Kelebihan penyimpanan sistem data
digital yakni :
1) Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian
kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan sistem data digital ini karena
sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh sistem komputer.
2) Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat. Ini karena
data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan juga dalam bentuk Compact Disk.
Berbeda dengan data konvensional yang bila semakin ditambah datanya maka akan
memerlukan banyak tempat penyimpanan.
3) Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan pada
setiap saat sesuai kebutuhan. Apabila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang
masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Sedangkan jika pada data konvensional,
apabila dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data.
4) Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada proses
manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem.
5) Sistem data digital akan memberikan kemudahan akses terhadap data. Penggunaannya
sangat fleksible dan distribusi data digital juga lebih mudah ketika diperlukan.