Standard Operating and Procedure (SOP)

Administrasi Surat Nasional dan Wilayah

Ikatan Senat Mahasiswa Kedokteran Indonesia
Last Edited : 03 Feb 2010 by Fadli KIK Nas

ATURAN BAKU SURAT

#1. Penggunaan Kertas Kop (Kepala Surat)

Semua surat resmi yang dibuat oleh perangkat organisasi ISMKI harus menggunakan kertas
berkop dengan ketentuan sebagai berikut :
Surat yang dibuat oleh Sekretaris Jenderal, Bidang dan Staf Ahli pada kepengurusan
nasional menggunakan kertas kop resmi ISMKI nasional (ditunjukkan dengan alamat ISMKI
nasional di IDI Pusat).
Surat yang dibuat oleh BK harus menggunakan kertas kop resmi ISMKI (dengan
penyesuaian / penyeragaman). BK membuat dan menggunakan kertas sendiri dengan
syarat di dalamnya tetap tercantum identitas atau lambang ISMKI.
Surat yang dibuat oleh Sekretaris Wilayah menggunakan kertas kop ISMKI Wilayah yang
telah di seragamkan dengan ISMKI Nasional. Perbedaanya hanya pada :
o Dibawah logo ISMKI dan nama ISMKI dicantumkan nama wilayah masing-masing.
o Alamat sekretaris wilayah
o Alamat email menggunakan format : wil1@ismki.org (dst disesuaikan dengan
nama wilayah masing-masing)
o Alamat website menggunakan : http://wil1.ismki.org (dst disesuaikan dengan
nama wilayah masing-masing)
Informasi mengenai penggunakan Email dan Website harap menghubungi Fadli KIK
Nasional di 0813 9860 9262 / email fadli@wilihandarwo.com
Permintaan no surat oleh PHN bisa melalui sms ke no Fadli diatas. Sedangkan PHW bisa
menghubungi Sekwil / KIK wilayah masing-masing.

#2. Penulisan Tanggal

Daerah, tanggal bulan tahun
Contoh : Yogyakarta, 13 Februari 2010
Letak di kanan atas setelah Kop Surat dan sejajar dengan penomoran surat.

#3. Penomoran Surat

<nomor urut surat>/ISMKI-NAS (atau ISMKI-WIL1)/<I atau E - internal atau eksternal>/<nama
bidang,staf ahli,bk,atau sekjen>/<bulan (romawi)>/<tahun>
Contoh :
001/ISMKI-NAS/I/PHN/I/2010 : Surat yang dikeluarkan oleh PHN ISMKI yg bersifat
umum dan ke internal (ditunjukkan dengan huruf I setelah ISMKI)
002/ISMKI-WIL1/E/SEKWIL/I/2010 : Surat yang dikeluarkan oleh Sekreatirs Wilayah 1
untuk tujuan eksternal
003/ISMKI-NAS/E/PENGMAS/I/2010 : Surat yang dikeluarkan oleh Bidang Pengmas
Nasional untuk eksternal.

#4. Mengenai perihal

Singkat, jelas, tepat (Undangan, Proposal Kerjasama, Pemberitahuan, atau yang lainnya)
Ditulis di bawah no surat dan berjarak 1 spasi

#4. Mengenai lampiran

Singkat, jelas, tepat (mengnai jumlah lampiran)
Ditulis di bawah perihal dan berjarak 1 spasi