IT INFRASTRUCTURE FOR E-BUSINESS

Sistem Enterprise resource planning (ERP) adalah sebuah sistem multimodule software yang
mengintegrasikan semua proses bisnis dan fungsi dari seluruh organisasi ke dalam sistem
software tunggal, menggunakan database tunggal. Setiap modul bertujuan untuk mengumpulkan,
memproses, dan menyimpan data dari area fungsional organisasi dan untuk mengintegrasikan
dengan proses yang terkait. Contohnya, sebuah modul dapat dirancang untuk memproses
transaksi pembelian dan mencatat semua data tentang pesanan pembelian. Modul ini harus
terintegrasi dengan hutang dan persediaan, karena vendor harus dibayar dan persediaan
meningkat karena adanya pembelian barang.
Setiap modul software dari sistem ERP mengotomatisasi kegiatan usaha dari area fungsional
dalam suatu organizaion. Informasi diperbarui secara real time dalam database ERP sehingga
karyawan di seluruh unit usaha menggunakan informasi yang sama dan semua informasi yang
baru. Karena data disimpan dalam database tunggal, masing-masing area fungsional dapat
dengan mudah berbagi informasi dengan daerah lain organisasi.
Software ERP beroperasi pada database relasional seperti Oracle, Microsoft SQL Server,
atau DB2 IBM. Sebuah sistem ERP mencakup modul berikut:
1. Keuangan
2. Sumber daya manusia
3. Pengadaan dan logistik
4. Pengembangan produk dan manufaktur
5. Penjualan dan jasa
6. Analisis
Data dalam sistem ERP disimpan dalam
1. Database operasional
2. Data gudang
Komponen ini terintegrasi dengan erat dan saling mempengaruhi. Sebagai contoh, modul
manufaktur dan data yang terintegrasi sehingga tenaga penjualan dapat langsung melihat
informasi jadwal produksi dan oleh karena itu, memberikan pelanggan informasi yang akurat
tentang tanggal pengiriman produk. Gambar 15-1 adalah penggambaran sistem ERP.

1
 Sistem ERP sering menggunakan dua database yang berbeda: database operasional dan data
warehouse. Database operasional berisi data yang diperlukan untuk melakukan operasional
sehari-hari dan menghasilkan laporan manajemen yang digunakan untuk mengawasi operasional
sehari-hari. Database operasional berisi data yang terus diperbarui setelah transaksi diproses.
Setiap kali transaksi baru selesai, bagian dari data operasional harus diperbarui. Misalnya,
merekam penjualan berarti bahwa penjualan, persediaan, dan rekening saldo piutang harus
diperbarui.
Warehouse data (data gudang) adalah koleksi terpadu dari data perusahaan bahwa idealnya
harus mencakup lima sampai sepuluh tahun data nonvolatile. Hal ini digunakan untuk
mendukung manajemen dalam pengambilan keputusan dan perencanaan. Data perusahaan yang
lama karena diambil dari database operasional dan mereka dipertahankan dalam gudang data
untuk periode fiskal banyak.
Perhatikan arah panah menyentuh dua database di gambar 15-1. Panah antara modul ERP
dan database operasional menunjukkan aliran data di kedua arah. Hal ini menunjukkan bahwa
data modul toko dalam database sebagai transaksi diproses, dan data yang dibaca oleh modul
untuk memproses transaksi dan menyusun laporan operasional. Panah antara database
operasional dan gudang data menunjukkan aliran data dalam satu arah saja. Panah ini
menggambarkan update berkala dari data dalam data warehouse dengan upload data dari
database operasional. Perhatikan bahwa data untuk data warehouse tidak pernah digunakan untuk
memperbarui data dalam database operasional. Panah antara gudang data dan modul ERP juga
menggambarkan aliran data dalam satu arah saja. Data dalam data warehouse hanya membaca,

2
dimanipulasi, dan dilaporkan. Data tersebut tidak diperbarui sebagai transaksi diproses.

SEJARAH SISTEM
Sistem ERP dapat ditelusuri kembali ke software yang dikembangkan selama tahun 1960-an
dan 1970-an untuk mngetahui persediaan di perusahaan manufaktur. Generasi pertama dari
software ini disebut software material requirements planning (MRP). Software MRP dari tahun
1970-an manajer pabrik diperbolehkan untuk mengkoordinasikan perencanaan produksi dan
bahan baku yang diperlukan. Software MRP ditentukan ukuran pesanan dan waktu bahan baku
atas dasar perkiraan penjualan, anjak dalam lead time untuk pesanan dan pengiriman bahan.
Tipe perangkat keras komputer yang khas dan software dari tahun 1970-an yang digunakan
untuk mengaktifkan sistem MRP adalah komputer mainframe, pemrosesan file sekuensial, dan
electronic data interchange (EDI). EDI memungkinkan informasi terbaru tentang persediaan dan
status pesanan akan diproses dengan cepat. Seperti komputer mainframe meningkat dalam
kecepatan dan kekuatan selama tahun 1980, software MRP berevolusi menjadi sistem
manufacturing resource planning (MRP II). MRP II jauh lebih luas dan lebih menyeluruh dari
software MRP. Software MRP dimaksudkan untuk memberikan untuk pembelian bahan baku
untuk mendukung kebutuhan manufaktur. Tujuan dari MRP II adalah untuk mengintegrasikan
manufaktur, teknik, pemasaran, dan unit keuangan untuk berjalan pada sistem informasi yang
sama dan menggunakan database tunggal untuk semua fungsi ini.
Sistem MRP dan MRP II menjadi lebih populer di perusahaan manufaktur besar, pelopor
awal sistem ERP bekerja pada konsep yang lebih luas dari software sistem informasi. Lima
sistem analisis IBM sebelumnya menciptakan versi awal dari software ERP pada tahun 1972.
Kelima inovator membentuk sebuah perusahaan yang menjadi Sistem application and products
in data (SAP). SAP merancang sistem ERP pertama benar, juga disebut SAP. SAP dimaksudkan
untuk mengintegrasikan semua proses bisnis, bukan hanya manufaktur, dan untuk membuat data
yang tersedia secara real time. Untuk sistem akuntansi keuangan, mereka menambahkan modul
untuk manajemen material, pembelian, manajemen persediaan, dan verifikasi faktur. SAP rilis 2,
atau SAP R / 2, diperkenalkan pada tahun 1978. Versi baru mengambil keuntungan penuh dari
teknologi mainframe komputer saat ini, memungkinkan untuk saling berinteraksi antara modul
dan kemampuan tambahan seperti pelacakan pesanan.
Namun, software ERP tidak menjadi populer di pasar software perusahaan besar sampai

3
tahun 1990-an. Pada tahun 1992, SAP merilis versi ketiga dari SAP, disebut SAP R / 3. Dua fitur
penting menyebabkan pertumbuhan yang luar biasa dalam permintaan untuk SAP R / 3. Pertama,
digunakan arsitektur perangkat keras client-server. Pengaturan ini memungkinkan sistem untuk
dijalankan pada berbagai platform komputer seperti Unix dan Windows NT. Ini berarti bahwa
perusahaan-perusahaan besar bisa menggunakan Windows NT PC berbasis sebagai sistem klien.
R / 3 juga dirancang dengan pendekatan openarchitecture, yang memungkinkan perusahaan
pihak ketiga untuk mengembangkan software yang akan mengintegrasikan dengan SAP R / 3.
Keberhasilan SAP R / 3 yang dipimpin pengembang software lain untuk membuat produk yang
bersaing. Perusahaan seperti Oracle Corporation PeopleSoft, J .D. Edwards, dan Baan diproduksi
bersaing sistem ERP.
Selama paruh terakhir tahun 1990-an, ada pertumbuhan yang sangat pesat dalam penjualan
software ERP untuk perusahaan Fortune 500. Dua faktor utama kontribusi terhadap pertumbuhan
ini. Salah satunya adalah ledakan e-commerce dan booming dot-com yang terjadi pada akhir
1990-an. Untuk mengaktifkan e-commerce dan proses bisnis percepatan yang diperlukan untuk
memenuhi tuntutan penjualan e-commerce, perusahaan membutuhkan sistem yang terintegrasi
seperti ERP.
Faktor kedua adalah kekhawatiran yang valid tentang kompatibilitas sistem software Y2K
yang ada di perusahaan. Banyak perusahaan tidak yakin apakah software warisan mereka akan
bekerja setelah tahun 1999 atau akan Y2K kompatibel. Perhatian muncul karena artefak dari
hari-hari awal pemrograman. Jumlah memori bisa digunakan di komputer awal sangat kecil
dibandingkan dengan komputer saat ini. Untuk menghemat ruang memori, programmer selalu
digunakan hanya dua digit untuk tahun ketika menyimpan tanggal. F atau contoh, tahun 1999
disimpan sebagai 99.
Oleh karena itu, banyak perusahaan dengan cepat mencoba untuk mengganti software
warisan di akhir 1990-an sebelum tahun 2000 changeover terjadi. Banyak perusahaan besar yang
dibeli dan menerapkan sistem ERP seperti SAP R / 3, PeopleSoft, Oracle, dan J .D. Edwards.
Penjualan software sistem ERP melonjak dan terus berkembang sampai bust dot-com tahun
2001. Segera setelah Y2K terburu-buru untuk menerapkan sistem ERP, ada penurunan dramatis
dalam penjualan dan implementasi sistem ERP. Pada saat yang sama, bagaimanapun, ada banyak
perubahan yang terjadi dalam bisnis yang berhubungan dengan internet dan e-commerce.
Untuk meningkatkan daya jual software ERP mereka, penyedia ERP mulai memodifikasi

4
software ERP mereka untuk mencakup kemampuan e-commerce. Selama periode ini, Gartner,
Inc., penyedia terkemuka penelitian dan analisis industri TI global, menciptakan nama baru
untuk sistem ERP berkembang: ERP II. Sebuah tambahan besar untuk sistem ERP II adalah
kemampuan untuk mendukung e-commerce. Namun, evolusi untuk ERP II termasuk lebih dari
sekedar e-commerce. Seluruh modul meningkatkan proses antara perusahaan dan mitra dagang
adalah bagian dari sistem ERP II. Modul ini meliputi manajemen hubungan pelanggan (CRM)
dan manajemen rantai pasokan (SCM) modul. Modul ini akan dijelaskan secara lebih rinci pada
bagian selanjutnya dari bab ini. Evolusi sistem ERP ke dalam sistem ERP II mengubah fokus
dari sistem ERP dari perspektif manajemen internal untuk perspektif interaktif, internal dan
eksternal dari proses bisnis.

KARAKTERISTIK SISTEM SAAT INI

Evolusi sistem ERP II telah menghasilkan bisnis yang paling besar menerapkan sistem ERP
yang terhubung ke sistem TI mitra dagang mereka. EDI, Internet EDI, atau extranet digunakan
untuk menghubungkan sistem ERP perusahaan untuk sistem TI pemasok dan pelanggan. Sebagai
contoh, pemasok dapat memonitor tingkat persediaan pelanggan mereka dan elektronik memicu
pengiriman ketika barang yang mereka memasok mencapai tingkat pemesanan ulang pra-diatur.
Contoh lain dari perdagangan ini koneksi mitra sistem ERP adalah bahwa pelanggan bisa
mengakses jadwal produksi pemasok untuk menilai ketika pesanannya bisa diisi. Gambar 15-2
menggambarkan pandangan dari sistem ERP II. Istilah ERP II belum diadopsi secara luas, dan
sistem software masih umumnya disebut sebagai sistem ERP, meskipun mereka memiliki modul
diperluas dan fungsi dibandingkan dengan sistem ERP asli dari tahun 1990-an.

5
 Karena penurunan pasar saham Amerika Serikat menyusul peristiwa tragis 11 September
2001, hampir semua perusahaan membuat penurunan drastis pengeluaran pada sistem TI dan
software sekitar waktu itu. Belanja TI pada sistem ERP datar antara 2001 dan 2003. Mulai tahun
2004, belanja TI pada sistem ERP mulai bangkit kembali. Pada tahun-tahun sejak tahun 2004,
pengeluaran pada sistem ERP meningkat atau menurun berdasarkan pada beberapa faktor.
1. ERP telah menjadi begitu penting untuk operasi sehari-hari bahwa banyak perusahaan
tidak bisa membiarkan sistem ERP mereka untuk menjadi usang.
2. Kebutuhan untuk meningkatkan layanan pelanggan melalui standardisasi dan
menggabungkan rocesses bisnis memerlukan software ERP yang dapat mendukung
proses standar dan gabungan.
3. perusahaan global yang beroperasi di beberapa negara mungkin memiliki sistem ERP
yang terpisah di berbagai negara. Banyak dari perusahaan-perusahaan ini memutuskan
untuk mengganti berbagai sistem ERP dengan satu sistem ERP dikelola secara terpusat
untuk seluruh perusahaan.
4. Penuaan sistem ERP yang terpasang di tahun sebelum perlu diganti untuk memenuhi
tuntutan kompetitif yang dihadapi oleh perusahaan saat ini.
5. anggaran TI Bigger menggantikan anggaran lebih ramping sebagai kondisi ekonomi
membaik. Sebagai perusahaan meningkatkan pengeluaran TI secara keseluruhan, belanja
pada sistem ERP juga meningkat.
6. Banyak perusahaan diperlukan sistem upgrade untuk meningkatkan kepatuhan dengan
UU Sarbanes-Oxley.
7. Banyak perusahaan ingin mengambil keuntungan dari teknologi baru seperti sistem ERP
berbasis cloud.
Terlepas dari faktor-faktor penting, pengeluaran pada sistem ERP cenderung menurun
selama masa ekonomi sulit. Belanja ERP diperkirakan akan meningkat selama beberapa tahun ke
depan. Bagian ini telah memberikan gambaran singkat dari modul ERP, database, dan hubungan
interaktif antara sistem ERP dan mitra dagang .suatu bagian berikutnya akan menggambarkan
dipilih modul ERP secara lebih rinci.

MODUL ERP
Keuangan

6
 Modul keuangan berisi apa yang biasanya dianggap sebagai komponen dari sistem
akuntansi. Ini termasuk buku besar, jurnal khusus, dan buku besar pembantu untuk proses seperti
penjualan, penerimaan kas, pembelian, pengeluaran kas. Perbedaan antara sistem software
akuntansi yang khas dan modul keuangan dari sistem ERP adalah bahwa modul keuangan
terintegrasi dengan modul lain secara real-time. Ini berarti bahwa sebagai peristiwa terjadi di
organisasi, dan segera setelah transaksi dimasukkan pada sumbernya oleh seorang karyawan,
data diperbarui dalam catatan yang mirip dengan buku besar pembantu, jurnal khusus, dan buku
besar. Manajemen dapat melihat dampak keuangan dari peristiwa-peristiwa segera. Ini
ketersediaan real-time dari data keuangan memungkinkan manajer untuk memiliki umpan balik
langsung berguna untuk membuat keputusan operasi dan mengelola kejadian operasi.

Sumber Daya Manusia

Modul ini dalam sistem ERP menggabungkan semua sumber daya manusia dan proses
penggajian dan data. Ini akan mencakup semua informasi karyawan pada proses seperti penilaian
kinerja, kenaikan gaji, dan upah saat ini dan pemotongan.
Pengadaan Dan Logistik
Termasuk dalam modul ERP ini adalah seluruh proses dan data yang terkait dengan
pembelian dan pergerakan material dan barang jadi.
Pengemangan Produk dan Manfaktur
Perencanaan, penjadwalan, dan manajemen produksi dimasukkan ke dalam modul ini.
Penjualan Dan Jasa
Semua proses yang terlibat dalam mengambil dan mengisi pesanan pelanggan dimasukkan ke
dalam modul ini.
Analisis
Manajemen harus memeriksa umpan balik dari sistem ERP untuk membantu dalam
manajemen yang tepat dan kontrol operasi dan kondisi keuangan. Sistem ERP dirancang untuk
menggabungkan semua proses perusahaan ke dalam database tunggal yang dapat di-upload ke
sebuah gudang data.
Supply Chain Management (SCM)
Supply chain management telah menjadi aspek penting dari banyak bisnis. SCM
digambarkan sebagai berikut:

7
 SCM meliputi perencanaan dan pengelolaan semua kegiatan yang terlibat dalam sumber dan
pengadaan, konversi, dan semua kegiatan Logistik Manajemen. Yang penting, itu juga
mencakup koordinasi dan kolaborasi dengan mitra saluran, yang dapat pemasok, perantara,
penyedia layanan pihak ketiga, dan pelanggan. Pada intinya, SCM mengintegrasikan
penawaran dan permintaan manajemen di dalam dan di perusahaan.

SCM adalah manajemen dan kontrol dari semua bahan, dana, dan informasi terkait dalam
proses logistik, dari akuisisi bahan baku untuk pengiriman produk jadi ke pengguna akhir
(pelanggan). Proses dalam rantai pasokan melibatkan perdagangan proses dari pemasok ke
bisnis, serta proses perdagangan antara bisnis dan pelanggan dan perantara lainnya. Mirip dengan
proses internal, efisiensi proses perdagangan dapat ditingkatkan dengan penggunaan sistem ERP
untuk memulai, merekam, menyimpan, dan melaporkan proses ini. Sistem ERP sekarang
termasuk modul SCM. Modul SCM merupakan modul yang dapat membantu organisasi dalam
manajemen rantai pasokan.

Custome Relationship Management (CRM)

CRM adalah istilah untuk solusi software yang membantu bisnis mengelola hubungan
pelanggan dengan cara yang terorganisir. Sebuah contoh dari CRM akan menjadi database
informasi pelanggan rinci bahwa manajemen dan penjual dapat referensi database. Ini umumnya
mencakup informasi mengenai pembelian pelanggan, yang dapat digunakan untuk melakukan
hal-hal seperti pelanggan pertandingan kebutuhan dengan produk, menginformasikan kepada
pelanggan persyaratan layanan , dan menganalisis perilaku pembelian pelanggan.

SEGMEN PASAR DARI SISTEM ERP

Setidaknya ada dua tingkatan sistem ERP dalam pasar untuk software ERP. Tingkat satu
berisi software yang sering digunakan oleh perusahaan besar, perusahaan multinasional. Tingkat
dua menggambarkan software yang digunakan oleh bisnis menengah dan organisasi.

Software Tingkat Satu

Software tingkat satu biasanya diimplementasikan dalam organisasi yang sangat besar dan
sangat mahal. Sebuah biaya minimum untuk membeli software ERP tingkat satu adalah sekitar $

8
350.000. Seringkali, biaya software dengan semua modul yang diinginkan melebihi $ 1 juta, dan
biaya konsultasi untuk mengimplementasikan software dapat menambahkan tambahan $ 1 juta
atau lebih. Tiga sistem ERP yang paling populer di tier satu yang SAP, Oracle, dan PeopleSoft.

Software Tingkat Dua

Software ERP tingkat dua ditujukan untuk organisasi di kisaran sekitar $ 25 sampai $ 250
juta dalam penjualan. Ada banyak sistem software ERP di tingkat dua di pasar. Beberapa sistem
ERP populer adalah Axapta, Epicor, MAS 500 ERP, Microsoft Dynamics ERP, dan Macola
ERP. Sistem software ERP seperti ini memiliki kisaran harga antara $ 30.000 dan $ 100.000.

IMPLEMENTASI DARI SISTEM ERP

Ada banyak faktor penting dan isu-isu untuk diingat ketika sebuah organisasi menganggap
penerapan sistem ERP. Manajemen suatu organisasi harus mempertimbangkan setiap masalah
baik sebelum atau selama pelaksanaan ERP. Isu-isu ini meliputi:
1. Merekrut perusahaan konsultan
2. kecocokan sistem ERP
3. Modul apa yang akan diimplementasikan
4. Jenis yang terbaik dibandingkan modul ERP
5. Rekayasa ulang proses bisnis
6. Kustomisasi dari sistem ERP
7. Biaya hardware dan software
8. Percobaan sistem ERP
9. Konversi data
10. Pelatihan karyawan
11. Metode konversi, atau going live
Banyak dari masalah ini saling terkait, tetapi pembahasan berikut akan membahas isu-isu ini
satu di sebuah waktu.

Merekrut Perusahaan Konsultan

Sangat sering, organisasi mempertimbangkan sebuah implementasi ERP menyewa sebuah
perusahaan konsultan untuk membantu dengan semua atau bagian dari implementasi. Jika

9
konsultan yang disewa untuk membantu dalam seluruh proses, perusahaan konsultan akan
membantu dengan faktor-faktor yang tersisa 2 sampai 11 dijelaskan dalam subbagian berikutnya.
Sebagai contoh, perusahaan konsultan kemungkinan untuk membantu organisasi dalam
mengevaluasi dan memilih sistem ERP, implementasi software, dan pelatihan karyawan untuk
menggunakan sistem baru. Atau, sebuah organisasi mungkin memilih untuk menggunakan
perusahaan konsultan untuk bagian yang dipilih dari proses implementasi ERP.

Kecocokan Sistem ERP

Sebuah organisasi harus memilih sistem ERP yang paling sesuai dengan kebutuhannya.
Konsep-konsep tersebut berlaku juga dalam memilih sistem ERP; Namun, ada faktor-faktor
tambahan yang unik untuk sistem ERP yang harus diperhatikan. Salah satu faktor tersebut adalah
daerah sistem spesialisasi. Sementara sistem ERP mencakup semua proses bisnis, software
masing-masing vendor memiliki area khusus kekuatan. Organisasi harus mempertimbangkan
proses bisnis dan seberapa baik setiap sistem ERP beroperasi untuk proses tersebut. Perusahaan
konsultan sering digunakan untuk membantu dalam memilih sistem.

Modul Apa yang Akan Diimplentasikan

Sistem ERP memiliki modul-modul yang tersedia untuk semua proses yang khas dan fungsi
organisasi. Namun, setiap modul tambahan yang organisasi memilih untuk membeli dan
menerapkan menambah biaya, waktu pelaksanaan, dan kesulitan implementasi. Untuk beberapa
proses, sebuah perusahaan dapat memilih untuk menjaga sistem warisan daripada membeli
modul ERP.

Jenis Terbaik dibandingkan ERP

Sistem ERP biasanya dimaksudkan cocok untuk semua proses bisnis dari sebuah organisasi,
beberapa ahli percaya bahwa sistem ERP tidak selalu menawarkan solusi terbaik untuk semua
proses. Sulit bagi sistem software tunggal untuk menawarkan modul terbaik di semua bidang
proses bisnis. Hal ini terutama berlaku sejak sistem ERP dirancang untuk memiliki daya tarik
yang sangat luas di berbagai jenis organisasi. Daya tarik yang luas ini dicapai dengan
membangun modul ERP sekitar standar, bisnis generik proses .Oleh karena itu, beberapa ahli
percaya bahwa sebuah organisasi lebih baik dilayani dengan menggunakan satu merek sistem

10
ERP untuk banyak proses, tetapi untuk memilih beberapa modul dari vendor lain yang terbaik
berkembang biak. Terbaik berkembang biak berarti software terbaik di pasar untuk jenis
tertentu dari proses bisnis untuk ukuran ini sebuah organisasi.
Mirip dengan faktor-faktor dalam pengambilan keputusan mengenai sistem warisan atau
modul ERP adalah biaya dan manfaat dari baik menggunakan modul ERP atau yang terbaik dari
sistem berkembang biak. Modul ERP cenderung lebih mudah untuk mengintegrasikan ke dalam
seluruh sistem, tetapi mungkin tidak menawarkan sebanyak fungsi sebagai yang terbaik dari
berkembang biak. Organisasi harus mengevaluasi trade-off dan menentukan h approachbest
sesuai dengan banyak modul itu ingin menerapkan.

Rekayasa ulang proses bisnis

Rekayasa ulang proses bisnis (BPR) adalah perubahan tujuan dan terorganisir proses bisnis
untuk membuatnya lebih efisien. BPR tidak hanya sejalan proses bisnis dengan sistem TI yang
digunakan untuk merekam proses, tetapi juga meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses ini.

Kostumisasi dari Sistem ERP

Sesering mungkin, organisasi harus berusaha untuk melakukan BPR untuk mencocokkan
proses mereka ke sistem ERP. Namun, ada kasus di mana mungkin perlu untuk menyesuaikan
sistem ERP daripada mengubah proses bisnis. Sebagian besar konsultan dan ahli akan
merekomendasikan bahwa jumlah kustomisasi dibatasi ntuk yang diperlukan. Dua alasan utama
untuk membatasi kustomisasi adalah biaya dan peningkatan sistem. Dalam prakteknya, banyak
organisasi yang ingin memiliki beberapa penyesuaian. Namun, kustomisasi harus dibatasi, dan
organisasi harus sepenuhnya memahami biaya tambahan dan masalah yang melekat dalam
kustomisasi.

Biaya Hardware Dan Software

Pelaksanaan sistem ERP biasanya membutuhkan pembelian hardware computer baru, sistem
software, peralatan jaringan, dan software keamanan. Biaya hardware tergantung pada ukuran
organisasi, hardware dan software saat ini, dan ruang lingkup penerapan sistem ERP. Keputusan
untuk mengadopsi sistem ERP berbasis cloud juga akan memiliki dampak yang luar biasa pada
perangkat keras komputer dan infrastruktur TI yang dibutuhkan. Sebuah sistem cloud-base akan

11
membutuhkan struktur IT kurang di perusahaan. Untuk mplementasi ERP dalam organisasi
besar, biaya hardware sering melebihi 1 juta dollar; sementara dalam organisasi menengah,
hardware biasanya biaya sekitar setengah juta dolar.
Biaya sistem software ERP bervariasi tergantung pada ukuran organisasi, jumlah modul
untuk melaksanakan, dan apakah setiap terbaik dari modul berkembang biak yang akan dibeli.
Seperti dibahas sebelumnya, biaya minimal tier satu sistem ERP adalah sekitar 1 juta dolar, dan
di perusahaan-perusahaan terbesar, total biaya dapat sebanyak $ 100 sampai $ 200 juta.

Pengujian Dari System ERP

Ukuran utama keberhasilan untuk implementasi ERP adalah integrasi ERP. Karena
implementasi ERP mungkin melibatkan integrasi sistem warisan dan berbagai modul dari vendor
yang berbeda, sangat penting bahwa sistem ini menjalani pengujian ekstensif sebelum
pelaksanaan.

Konversi Data
Implementasi sistem ERP akan melibatkan mengkonversi data dari sistem warisan. Sistem
ERP generasi kedua menggunakan sistem manajemen database relasional (RDBMS) untuk
menyimpan data perusahaan. Konversi dari data dalam sistem warisan untuk RDBMS dapat
rawan kesalahan dan memakan waktu. Seringkali, data harus dibersihkan dan kesalahan harus
diperbaiki sebelum konversi. Sistem ERP dimaksudkan untuk membawa banyak sumber data ke
dalam database tunggal.

Pelatihan Karyawan
Sejak implementasi sistem ERP biasanya membutuhkan BPR, banyak proses yang karyawan
terlibat dengan akan berubah. Dengan demikian, pelatihan ini diperlukan karena pekerja akan
sering harus belajar satu set proses baru. Seperti halnya konversi data, itu mahal dan memakan
waktu untuk melatih karyawan..

Metode Konversi Atas Sistem ERP

Menjelang akhir proses pelaksanaan, organisasi harus go live dengan sistem ERP yang
baru. Artinya, setelah konversi data, pelatihan, instalasi perangkat lunak, dan tugas-tugas terkait,

12
pergeseran ke sistem ERP baru harus terjadi. Ada beberapa metode untuk membuat ini switch-
over. Pendekatan yang biasa big bang, location-wise, dan modular implementation.

MANFAAT DAN RESIKO DARI SISTEM ERP

Seperti halnya sistem IT, ada keuntungan dan kerugian dari sistem ERP. Karakteristik yang
memungkinkan organisasi untuk mendapatkan keuntungan adalah sebagai berikut:
1. Sifat interaktif dari modul memungkinkan proses untuk berinteraksi satu sama lain.
2. Sifat terbaru pengolahan mengurangi waktu proses total dan memungkinkan umpan balik
yang lebih langsung kepada manajemen.
3. Praktek terbaik dari proses dalam sistem ERP, sistem ERP telah berkembang dari
pengalaman bertahun-tahun software dengan berbagai perusahaan, dan perangkat lunak
mencerminkan mencoba dan praktek yang benar.
4. Database tunggal meningkatkan berbagi informasi antara area fungsional bisnis dan
antara proses.
5. Ada kemampuan untuk menganalisis sejumlah besar data dalam database tunggal. Alat-
alat analisis yang memungkinkan analisis rinci dari data yang dimasukkan ke dalam
sistem ERP.
6. Kemampuan untuk meningkatkan e-commerce dan e-bisnis sistem ERP hari ini
menggabungkan modul untuk sepenuhnya memasukkan e-commerce dan e-bisnis.
7. Sistem ERP memiliki kemampuan untuk berinteraksi secara real-time dengan mitra
dagang.
8. sistem ERP terukur, yang berarti mereka dapat tumbuh dengan bisnis.
Karakteristik ini dapat memungkinkan proses yang lebih efisien, aliran yang lebih baik
informasi antara proses dan manajemen, dan karena itu peningkatan efisiensi organisasi,
efektivitas, dan pengendalian biaya. Dua peneliti bernama Shari Shang dan Peter Seddon
melakukan studi sangat rinci perusahaan yang telah menerapkan sistem ERP. Mereka memeriksa
situs-situs penjual software atas sistem ERP. Masing-masing dari situs ini terdapat kisah sukses
dari pelanggan yang telah menerapkan sistem ERP.

RISIKO SISTEM ERP

Risiko yang melekat dalam sistem ERP dapat dikategorikan ke dalam dua resiko utama:

13
implementasi dan operasi.
Implementasi Risiko
Risiko yang melekat dalam implementasi ERP sangat mirip dengan risiko menerapkan
sistem IT. Namun, ruang lingkup, ukuran, dan kompleksitas sistem ERP meningkatkan banyak
risiko ini. Karena maksud dari ERP adalah untuk menerapkan sistem di seluruh perusahaan dan
untuk menggabungkan semua proses bisnis ke dalam sistem ERP, ruang lingkup, ukuran, dan
kompleksitas meningkat sangat. Hal ini menyebabkan penerapan sistem ERP menjadi sangat
mahal, memakan waktu, dan berpotensi mengganggu operasi saat ini.
Biaya implementasi ERP dan waktu yang diperlukan telah dibahas secara singkat di bagian
lain dari bab ini. Singkatnya, organisasi besar dapat menghabiskan lebih dari $ 100 juta dolar dan
satu hingga dua tahun untuk menerapkan sistem ERP. Upgrade sistem ERP untuk versi baru dari
sistem ERP yang sama juga mahal dan memakan waktu, tapi tidak mahal atau memakan waktu
sebagai implementasi asli.
Kompleksitas sistem ERP karena ruang lingkup perusahaan-lebar dan alam terpadu dari
sistem ERP. Semua proses bisnis yang dimasukkan ke dalam sistem ERP, tetapi sistem ini juga
terintegrasi dalam arti bahwa setiap proses mempengaruhi proses lainnya. Contoh, penjualan
barang di sistem ERP dapat secara otomatis memicu produksi lebih, yang pada gilirannya akan
memicu pembelian bahan baku. Kebutuhan untuk memastikan bahwa proses-proses yang
terintegrasi dipicu pada waktu yang tepat dan dalam jumlah yang benar adalah masalah
implementasi yang sangat kompleks.

Operasi Risiko
Seperti juga berlaku untuk risiko implementasi, operasi risiko yang melekat dalam sistem
ERP adalah sama dengan yang untuk sistem TI lainnya. Sejauh mana risiko mungkin lebih besar,
karena sistem ERP adalah perusahaan-lebar dan proses yang terintegrasi. Sebagai contoh, risiko
dari setiap sistem TI adalah ketersediaan. Sebuah kegagalan sistem TI dapat menghentikan atau
mengganggu operasi. Kegagalan sistem warisan yang tidak perusahaan-lebar dapat
mempengaruhi hanya bagian dari proses organisasi. Sebagai contoh, jika sistem warisan terpisah
untuk penggajian gagal, itu belum tentu berdampak penjualan atau proses pembelian. Namun,
sistem ERP biasanya akan menggabungkan semua proses bisnis. Oleh karena itu, jika sistem
ERP gagal, ia memiliki potensi untuk menghentikan atau mengganggu semua proses di seluruh

14
perusahaan.
Ruang lingkup penuh risiko operasi adalah yang diidentifikasi dalam AICP AT Prinsip
adalah sebagai berikut:
1. Keamanan. Sistem ini dilindungi terhadap akses yang tidak sah (fisik dan logis).
2. Ketersediaan. Sistem ini tersedia untuk operasi dan digunakan sebagai komitmen atau
disetujui.
3. Integritas proses. Sistem pengolahan lengkap, akurat, tepat waktu, dan yang berwenang.
4. Privasi online. Informasi pribadi yang diperoleh sebagai hasil dari e-commerce
dikumpulkan, digunakan, diungkapkan, dan dipertahankan sebagai komitmen atau
disetujui.
5. Kerahasiaan. Informasi yang ditunjuk sebagai rahasia dilindungi sebagai komitmen atau
disetujui.

SISTEM ERP DAN UNDANG-UNDANG SARBANES OXLEY

Sistem ERP telah ditingkatkan untuk menyertakan fungsi yang membantu manajemen dalam
memenuhi bagian dari Undang-Undang. Misalnya, Pasal 404 Undang-Undang membutuhkan
penilaian pengendalian internal. Sebuah laporan pengendalian internal diperlukan untuk
menemani setiap pernyataan pengajuan keuangan. Laporan pengendalian intern harus
menetapkan tanggung jawab manajemen untuk kontrol internal perusahaan dan sistem pelaporan
keuangan yang terkait. Hal ini juga harus mencakup penilaian terhadap efektivitas pengendalian
internal perusahaan dan terkait sistem pelaporan keuangan. Jika ada kelemahan dalam
pengendalian internal, mereka harus diungkapkan dalam laporan ini.
Sistem ERP ditingkatkan memberikan informasi umpan balik kepada manajemen mengenai
pengendalian internal. Untuk menggunakan secara efektif fungsi ini dari sistem ERP, ada
langkah-langkah penting perusahaan harus dilalui:
1. Membangun dan memelihara daftar tugas yang tidak kompatibel. Tugas-tugas yang tidak
kompatibel sering disebut kemampuan bertentangan.
2. Sebagai user ID dan password yang ditugaskan kepada karyawan, memastikan bahwa
mereka diberikan akses dan wewenang hanya untuk bagian-bagian dari sistem yang
diperlukan. Jika dilakukan dengan benar, ini harus memisahkan tugas untuk menghindari
memberikan kemampuan yang saling bertentangan untuk setiap karyawan yang terlibat

15
 dengan sistem ERP.
3. Karena promosi atau perubahan pekerjaan lain, seorang karyawan mungkin memiliki
akses atau otorisasi yang berbeda.
4. Konfigurasi sistem ERP untuk melacak dan melaporkan setiap kejadian di mana seorang
karyawan dimulai atau mencatat acara dengan kemampuan yang saling bertentangan.
5. Pemantauan laporan-laporan periodik atau laporan real-time memungkinkan palungan
yang tepat untuk menentukan apakah profil pengguna harus diubah untuk mencegah
kemampuan yang saling bertentangan di masa depan.
Pemisahan tugas adalah bagian penting dari pengendalian internal yang dapat membantu
kesalahan sebelumnya dan penipuan. Dengan menggunakan proses yang dijelaskan di sini,
sistem ERP dapat membantu manajemen dalam pemantauan pengendalian internal, pemantauan
kesalahan dan masalah, dan pemantauan pengecualian untuk kontrol internal. Sebuah sistem
ERP juga dapat menghasilkan laporan lain yang terkait dengan pemantauan pengendalian
internal. Ada terlalu banyak laporan untuk menggambarkan masing-masing, tetapi Bukti daftar
15-5 beberapa contoh dari pengendalian internal dipantau dalam akun sistem hutang. Tujuan
utama dari laporan ini adalah untuk memastikan bahwa transaksi dilakukan hanya sesuai dengan
otorisasi manajemen dan bahwa transaksi yang tidak sah dicegah atau dideteksi. Mereka juga
menyediakan bukti objektif bahwa manajemen dapat digunakan ketika menilai pemenuhan
persyaratan pengendalian internal Sarbanes-Oxley.

16