PEMERINTAH KOTA SOLOK

PUSKESMAS KTK
Email: Puskesmas_ktk@yahoo.co.id
Jln.Pandan Puti, Kelurahan KTK, Kecamatan Lubuk Sikarah, Kota Solok

Kode Pos 27315 Tlp.(0755)

22324

SURAT KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS KTK

NOMOR :188.45/ /Pusk-KTK/I/2017

TENTANG
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN PENGENDALIAN REKAMAN DI PUSKESMAS
KTK KOTA SOLOK

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA PUSKESMAS KTK KOTA SOLOK,

Menimbang 1. bahwa dalam rangka penyelenggaraan kegiatan/program dan pelayanan

kesehatan di Puskesmas perlu dibentuk sistem pengendalian dokumen dan
rekaman di Puskesmas KTK Kota Solok agar memudahkan di dalam
pengelolaan, penyimpanan dan pencarian untuk diberlakukan pelaksanaannya;
2. bahwa pedoman di dalam pengelolaan dokumen di Puskesmas, baik dokumen
yang berkaitan dengan dokumen administrasi puskesmas, maupun dokumen
akreditasi puskesmas;
3. bahwa berdasarkan pertimbanganseperti tersebut dalam point (a) dan (b) maka
dianggap perlu pengendalian dokumen dan rekaman yang ditetapkan dengan
Surat Keputusan Kepala Puskesmas;

Mengingat 1. Undang-undang Nomor 36 tahun 2009 tentang kesehatan (Lembaran

Negara RI Tahun 2009 Nomor 144 Tambahan Lembaran Negara RI
Nomor5063);
2. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah
3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan
Perundang-undangan

MEMUTUSKAN

Menetapkan KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS KTK TENTANG

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN PENGENDALIAN REKAMAN DI
PUSKESMAS KTK KOTA SOLOK

KESATU Penetapan pengendalian dokumen di Puskesmas KTK;

KEDUA Sistem pengendalian dokumen dan rekaman di Puskesmas wajib mentaati
ketentuan dalam kebijakan ini sebagaimana tercantum dalam lampiran yang
 merupakan bagian tidak terpisahkan dari keputusan ini;

KETIGA Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan
apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan pada keputusan ini, akan diadakan
perbaikan sebagaimana mestinya;

Ditetapkan di : Solok
Pada tanggal : 23 Januari 2017
KEPALA PUSKESMAS KTK
KECAMATAN LUBUK SIKARAH

ERMALINDAWATI

LAMPIR SURAT KEPUTUSAN KEPALA

AN PUSKESMAS
 NOMOR : 188.45/ /PUSK-KTK/I/2017
TENTANG : PENGENDALIAN DOKUMEN
DAN REKAMAN DI PUSKESMAS KTK
KOTA SOLOK

PENGERTIAN PENGENDALIAN DOKUMEN

DI PUSKESMAS KTK KOTA SOLOK

1. Pengendalian dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen

sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, pengesahan, distribusi, peninjauan ulang,
penggunaan, identifikasi dan ketelusuran, penyimpanan dan pemusnahan dokumen yang sudah
tidak berlaku.
2. Dokumen Sistem Manajemen Mutu adalah semua dokumen yang memuat informasi yang
digunakan sebagai acuan untuk melaksanakan sistem manajemen mutu. Dokumen sistem
manajemen mutu terdiri dari : manual mutu, prosedur kerja, instruksi kerja, dokumen internal
terkait, dokumen ekstemal terkait, program pendukung, sasaran mutu, rekaman kegiatan.
3. Master Dokumen adalah dokumen akreditasi yang telah lengkap atau telah dinomori disahkan
dan ditandatangani namun belum dibubuhi cap Puskesmas.
4. Kelompok Dokumen adalah kelompok jenis-jenis dokumen atau rekaman.
5. Dokumen dikendalikan adalah dokumen dengan status dikendalikan artinya dokumen tersebut
menjadi acuan kerja yang diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi
selama pemakaiannya.
6. Dokumen tidak dikendalikan adalah dokumen dengan status tidak dikendalikan artinya bahwa
dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak diperbarui dan karenanya tidak diperuntukkan
sebagai acuan kerja.
7. Dokumen kadaluarsa adalah bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya
diperlakukan sebagai arsip.
8. Dokumen aktif adalah dokumen rekam medis yang frekuensi pemakaian masih tinggi/masih
dipakai di dalam kegiatan dan masih disimpan di unit unit pelayanan.
9. Dokumen inaktif adalah dokumen rekam medis yang frekuensi pemakaiannya sudah
rendah/sudah tidak dipakai untuk dokumen rekam medis apabila pasien yang sudah meninggal
atau sudah pindah.
10. Pedoman Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat ketentuan- ketentuan /
persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum dalam
menjalankan semua kegiatan operasional perusahaan.
11. Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan
mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan
harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan
12. Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal kegiatan
yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem manajemen
mutu.
13. Dokumen internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh puskesmas yang terkait
dengan sistem manajemen mutu misalnya Surat Keputusan (SK) Kepala Puskesmas,
visi, misi puskesmas, bagan alur pelayanan dan lain-lain.
14. Dokumen Eksternal adalah dokumen yang bukan diterbitkan puskesmas yang terkait
dengan sistem manajemen mutu misalnya Peraturan Menteri Kesehatan, Peraturan
Pemerintah Daerah, Buku Referensi dan lain-lain.
15. Rekaman adalah dokumen bukti objektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang
dicapai didalam kegiatan Puskesmas dalam melaksanakan regulasi internal atau
kegiatan yang direncanakan. Rekaman dapat berupa surat masuk, surat keluar, formulir
yang telah terisi, dokumen yang sudah dilaksanakan dan tidak berlaku lagi, prosedur
kerja/insruksi kerja, SOP yang telah kadaluarsa dan lain-lain.
16. Pengendalian Rekaman adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian rekaman/arsip
agar dicapai suatu kondisi kearsipan yang memenuhi persyaratan standar, mencakup
pemberian identitas penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama simpan dan
pemusnahan.
 LAMPIRA SURAT KEPUTUSAN KEPALA
N2 PUSKESMAS
NOMOR : 188.45/ /PUSK-KTK/I/2017
TENTANG : PENGENDALIAN DOKUMEN
DAN REKAMAN DI PUSKESMAS KTK
KOTA SOLOK

FORMAT-FORMAT YANG DISTANDARKAN

1. Format Standar Pedoman

2. Format Standar Operasional Prosedur (SOP)
3. Format Rujukan Eksternal
4. Format Rujukan Internal
5. Format Persetujuan Tindakan
6. Format Penolakan Tindakan
7. Format Permintaan Rujukan Eksternal
8. Format Penolakan Rujukan Eksternal
 LAMPIRAN SURAT KEPUTUSAN KEPALA
3 PUSKESMAS
NOMOR : 188.45/ /PUSK-KTK/I/2017
TENTANG : PENGENDALIAN DOKUMEN
DAN REKAMAN DI PUSKESMAS KTK
KOTA SOLOK

PENERAPAN PENGENDALIAN DOKUMEN

DI PUSKESMAS KTK KOTA SOLOK

Pengendalian dokumen dengan menerapakan hal-hal sebagai berikut :

1. Pengkodean Dokumen Kelompok Pelayanan

1. Administrasi Manajemen:
a. BAB I,
b. BAB II,
c. BAB III,

2. Pelayanan Program,
a. BAB IV,
b. BAB V,
c. BAB VI,

3. Pelayanan Klinis,
a. BAB VII,
b. BAB VIII,
c. BAB IX,

4. Standar Operasional Prosedur di singkat (SOP),

5. Daftar Tilik disingkat DT,
6. Kerangka Acuan Kegiatan disingkat KAK,
7. Surat Keputusan disingkat SK,
8. Kebijakan disingkat Kb,
9. Dokumen Eksternal disingkat Dok,
10. Manual Mutu disingkat MM,
11. Pedoman Mutu disingkat PM,
12. Pedoman disingkat PD
13. Audit Internal dengan kode AI,
14. Apabila dokumen merujuk pada upaya kesehatan/ pelayan tertentu bisa ditambahkan
kode sesuai pelayanannya a.l :
 a. KIA-KB : Kesehatan Ibu, Anak dan Keluarga Berencana,
b. Gizi : Pelayanan Perbaikan Gizi,
c. P2M : Pencegahan Penyakit Menular,
d. Promkes : Promosi Kesehatan,
e. Kesling : Kesehatan Lingkungan,
f. BPU : Poli Umum,
g. BPG : Poli Gigi,
h. Lab : Laboratorium,
i. RM : Rekam Medis dan Pendaftaran,
j. UGD : Unit Gawat Darurat,
k. Usila : Pelayanan Usila,
l. Obat : Pelayanan Farmasi,
m. Konsul : Konsultasi,
n. MTBS : Manajemen Terpadu Balita Sakit,
o. Imuns : Imunisasi,
p. KB : Program Keluarga Berencana,
q. Jiwa : Progam Jiwa,
r. Indra : Program Indra,
s. UKS : Usaha Kesehatan Sekolah,
t. UKGS : Usaha kesehatan Gigi Sekolah.

2. Penyimpanan Dokumen/Arsip

1. Dokumen rekam medik/medik inaktif wajib disimpan sekurang kurangya lima tahun
terhitung dari tanggal pasien meninggal atau pindah tempat setelah batas waktu sebagaimana
dimaksud di atas dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan kecuali persetujuan lain dan
harus disimpan dalam jangka waktu 10 tahun terhitung dari tanggal dibuatnya.
2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani puskesmas harus dipelihara dan disimpan
minimal dua tahun dan dikelompokkan berdasar tanggal periksa pasien.
3. Penyimpanan dokumen arsip perkantoran sesuai dengan sistem penyimpanan dokumen/arsip
aturan Pemerintah Daerah.
4. Penyimpanan arsip akreditasi disimpan dalam masing masing kelompok pelayanan
sedangkan diadministrasi dan manajemen (admen) menyimpan master dokumen semua
kelompak pelayanan dan program.

3. Sistem Penomoran
1. Surat masuk dan keluar sesuai aturan pemerintah daerah kota Solok.
2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan masing-masing
disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan.
3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean.
4. Urutan penomoran meliputi : jenis dokumen, kode puskesmas, kode pelayanan, no urut
dokumen, tahun
5. Urutan penomoran khusus untuk SK adalah nomor, kode pelayanan dan tahun.