PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

REKAMAN
No. Dok : /A/II/SOP/2017
No. Revisi :
SOP
Tanggal : 05 MEI 2017
Halaman : 1-2

PUSKESMAS KTK Dr.Ermalindawati

KOTA SOLOK NIP. 19730526 200501 2 006

1. Pengertian Pengendalian Dokumen adalah semua jenis form, rekap dan blanko yang ada di
seluruh unit yang tersedia.
Pengendalian Rekaman adalah suatu proses pengendalian terhadap Rekap,
Form-Form, dan Blanko isian, agar mudah untuk ditelusuri dan memiliki cici-
ciri yang khas untuk item rekaman yang sejenis.
2. Tujuan Memberi petunjuk dan penjelasan mengenai cara yang harus dilakukan dalam
mengelola dan mengendalikan dokumen termasuk pemberian nomor sebagai
identifikasi atas seluruh dokumen yang berkaitan dengan sistem manajemen
mutu.
3 Kebijakan Surat Keputusan Kepala Puskesmas KTK No.185.45/Pusk-KTK/I/2017
Tentang Pengendaliaan Dokumen Puskesmas KTK.
4 Referensi Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas
5. Prosedur a. Penanggung jawab dan pelaksanaan dalam pengendalian rekaman adalah
unit masing-masing dan di bagian mutu.
b. Tempat pelaksanaan pengendalian rekaman dilakukan di masing-masing
unit dan diintegrasikan di bagian TU.
c. Frekuensi pelaksanaan pengendalian rekaman ini dilakukan setiap enam
bulan sekali.
d. Secara rinci proses pengendalian rekaman dapat dilihat pada prosedur
pengendalian rekaman sebagai berikut:
a) Semua rekap, form dan blanko yang dimiliki Puskesmas KTK
dikumpulkan dan diindikasikan atau dibedakan untuk masing-masing unit
pelayananan.
b) Kemudian semua rekaman diberi tanda dengan cara memberi kode tertentu
sesuai dengan unit masing-masing.
c) Kemudian dilakukan pencatatan dalam buku mengenai pengendalian
rekaman.
d) Dilakukan evaluasi/indentifikasi atau tinjauan ulang setiap enam bulam
sekali.
e) Rekaman yang sudah tidak digunakan diberi tanda tidak digunakan dan
dicatat dalam buku catatan pengendalian rekaman.
Demikian juga untuk rekaman baru harus diberi kode dan dibukukan.
6 Diagram Alir -

7 Unit Terkait a. Kepala Puskesmas

b. UKP
c. UKM
d. ADMEN
8 Dokumen Terkait a. Formulir bukti penerimaan dokumen.
b. Formulir daftar induk dokumen.
c. Formulir daftar induk formulir
d. Formulir usulan revisi.
e. Formulir bukti penarikan dokumen.
f. Formulir berita acara pemusnahan dokumen.
g. Formulir daftar induk dokumen eksternal.

9. Rekaman Historis No Yang diubah Isi Perubahan Tanggal mulai

Perubaha diberlakukan