BAB 3

ANALISIS PROSES BISNIS BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Berlian Komputer Utama merupakan perusahaan yang

bergerak di bidang penjualan komputer, notebook, laptop. Perusahaan

ini didirikan oleh Ibu Yulia Natalia selaku komisaris dari PT. Berlian

Komputer Utama dan berdiri pada tanggal 4 Mei 2011. Namun Ibu

Yulia Natalia tidak sendiri, beliau dibantu oleh rekan-rekan kerjanya

untuk membangun perusahaan ini yaitu Bapak Sigit dan Bapak

Herdianto selaku Direktur dan Wakil Direktur perusahaan.

Sebelum mendirikan PT. Berlian Komputer Utama, Ibu Yulia

Natalia bekerja pada salah satu perusahaan yang juga bergerak di

bidang penjualan komputer selama 25 tahun. Dimulai dari seorang

sales, dan terakhir sebagai General Manager pada perusahaan

sebelumnya. Begitu pula dengan Bapak Sigit dan Bapak Herdianto,

mereka bekerja pada perusahaan yang sama dengan Ibu Yulia.

Dua tahun sebelum mendirikan perusahaannya, Bapak

Herdianto melakukan survei ke beberapa tempat yang menurutnya

strategis untuk mendirikan sebuah perusahaan yang bergerak di

bidang penjualan komputer. Setelah melakukan survei ke lapangan,

akhirnya diputuskan untuk mendirikan PT. Berlian Komputer Utama

di Orion Dusit lantai Dasar nomor 29, Jalan Mangga Dua Raya,

Jakarta Pusat.

33
 Untuk mendapatkan persediaan komputer dan laptop, Ibu

Yulia Natalia memiliki rekan rekan yang sekaligus merupakan

supplier dari beberapa merk merk ternama seperti Hewlett Packard

(HP), ASUS, DELL, Samsung, dan sebagainya.

PT. Berlian Komputer Utama saat ini masih belum membuka

cabang di tempat lain, hal ini disebabkan karena perusahaan ini baru

berdiri selama satu setengah tahun sehingga belum berani untuk

membuka cabang.

3.1.2 Stuktur Organisasi

Gambar 3.1 Stuktur Organisasi

3.1.3 Wewenang dan Tanggung Jawab

1. Direktur

Tugas dan tanggung jawab Direktur:

Menentukan tujuan dan strategi untuk mengembangkan

perusahaan.

Mengambil keputusan strategis dalam pengembangan

perusahaan.

Membuat target yang harus dicapai secara periodic

34
2. Wakil Direktur

Tugas dan tanggung jawab Wakil Direktur:

Menentukan tujuan dan strategi dalam menjalankan

perusahaan.

Membantu Direktur dalam pengambilan keputusan strategis.

3. Manajer Keuangan

Tugas dan tanggung jawab Manajer Keuangan:

Bertanggung jawab atas keuangan perusahaan.

Mengatur pengeluaran dan pemasukan perusahaan.

4. Retail Manajer

Tugas dan tanggung jawab Retail Manajer:

Mengontrol stok barang (pembelian dan penjualan).

Membuat promosi harga agar menarik perhatian pelanggan.

5. Bagian Gudang

Tugas dan tanggung jawab Bagian Gudang:

Membantu Retail Manajer dalam mengontrol persediaan

barang di gudang.

Memeriksa dan melaporkan ketersediaan barang apa saja yang

akan habis

Melakukan pengeluaran barang terhadap pemesanan.

6. Bagian Pembelian

Tugas dan tanggung jawab Bagian Pembelian:

Membantu Retail Manajer untuk mengurus proses pembelian

barang.

Bertanggung jawab atas hubungan dengan Supplier.

35
7. Bagian Penjualan

Tugas dan tanggung jawab Bagian Penjualan:

Membantu Retail Manajer untuk mengurus proses penjualan

barang.

Melayani pelanggan dalam melakukan pemesanan barang.

8. Teknisi

Tugas dan tanggung jawab Teknisi:

Membantu pelanggan melakukan instalasi barang (laptop)

apabila terjadi transaksi.

Membantu pelanggan melakukan pemasangan barang.

9. Manajer HRD

Tugas dan tanggung jawab Manajer HRD:

Melakukan seleksi terhadap karyawan baru.

Mengurus peraturan-peraturan tentang karyawan dan jam

kerja.

10. Manajer Korporat

Tugas dan tanggung jawab Manajer Korporat

Mencari tender-tender baik melalui internet, koran, maupun

langganan (Banking, Government, BUMN).

Memeriksa barang-barang yang dibutuhkan dalam tender dan

meminta surat dukungan ke principal yang bersangkutan.

Membuat surat penawaran lengkap dengan dokumen yang

dibutuhkan untuk tender.

36
 11. Manajer Pemasaran

Tugas dan tanggung jawab Manajer Pemasaran:

Membuat pricelist bulanan untuk diberikan kepada dealers.

Membantu melakukan penawaran ke dealers baik dalam dan

luar kota untuk membeli barang.

Mengajak kerja sama dengan Bank untuk mengadakan

pameran.

Melakukan penawaran barang untuk dimasukan kedalam

catalogue dari sebuah Bank.

3.2 Visi dan Misi

Visi PT. Berlian Komputer Utama yaitu:

Tumbuh bersama dengan rekan kerja, kesuksesan Anda berarti

kebanggaan dan manfaat untuk kami.

Misi PT. Berlian Komputer Utama yaitu:

Menjadikan semua kalangan pengguna IT sebagai partner kerja.

37
3.3 Prosedur Sistem yang Berjalan

Adapun proses bisnis penjualan yang sedang berjalan pada PT.

Berlian Komputer Utama adalah sebagai berikut:

a. Prosedur Penjualan

6b. Kartu kredit + charge 3%

7a,b, c. Nota Penjualan+Nota Pengiriman+barang

6a. cash

1. list barang

2. data barang
5. Konfirmasi pesanan

Customer 6c. Down Payment 25% Bagian Penjualan Spreadsheet

8c. Surat Tagihan

9c. Sisa Payment+ surat tagihan

10c. Surat Pelunasan 3. Nota Pemesanan

4. nota pengiriman +barang

Bagian Gudang

Gambar 3.2 Prosedur Penjualan

1. Customer datang ke toko dilayani oleh Bagian Penjualan

dengan membawa list/ spesifikasi barang yang diinginkan

2. Bagian Penjualan akan mengecek barang yang diinginkan oleh

Customer di spreadsheet

3. Jika barang yang diinginkan Customer ada, lalu Bagian

Penjualan akan membuatkan Nota Pemesanan dan

memberikannya ke Bagian Gudang

4. Bagian Gudang akan membuatkan Nota Pengiriman sebagai

bukti keluar barang dan memberikan barang yang sesuai

dengan Nota Pemesanan kepada Bagian Penjualan

38
5. Bagian Penjualan akan mengkonfirmasi pesanan kepada

Customer

6. a. Customer akan membayarkan barang yang dibelinya

dilakukan secara cash (tunai)

b. Customer akan membayarkan barang yang dibelinya dengan

menggunakan Credit Card dan di kenakan charge 3%

c. Customer akan memberikan DP (Down Payment) 25%

terhadap barang yang dibelinya sesuai dengan kesepakatan

yang ada.

7. Bagian Penjualan akan memberikan Nota Penjualan, Nota

Pengiriman dan Barang yang dibeli kepada Customer.

8. c. Bagian Penjualan akan mengirimkan Surat Tagihan kepada

Customer.

9. c. Customer akan membayarkan sisa pembayaran sesuai

dengan Surat Tagihan yang telah diberikan kepada Bagian

Penjualan.

10. c. Bagian Penjualan akan membuatkan Surat Pelunasan

sebagai tanda bahwa Customer telah melunasi tagihan.

39
b. Prosedur Retur

Gambar 3.3 Prosedur Retur

1. Customer akan dating ke Bagian Penjualan membawa Barang

yang ingin diretur dan Nota Penjualan pembelian barang

tersebut

2. Bagian Penjualan akan menginput data barang tersebut ke

Spreadsheet

3. Bagian Penjualan akan memberikan Nota Debet kepada

Customer sebagai bukti barang sedang di retur

4. Customer akan membawa Nota Debet kepada Bagian

Penjualan untuk mengambil barang yang sedang diretur

5. Bagian Penjualan akan memberikan barang yang sudah

diperbaiki kepada Customer

40
 c. Prosedur Penghitungan Komisi dan Penggajian

Gambar 3.4 Prosedur Penghitungan Komisi dan Penggajian

1. Manajer Keuangan akan mengambil data penjualan dari

Spreadsheet lalu menjumlah penjualan dari Bagian Penjualan

2. a. Jika jumlah penjualan tidak mencapai target yang

ditentukan maka Bagian Penjualan hanya akan mendapatkan

gaji pokok yang telah disepakati sebelumnya

b. Jika jumlah penjualan mencapai target yang ditentukan

maka Bagian Penjualan akan mendapatkan komisi sebesar 3%

dari jumlah penjualan yang telah dicapainya pada bulan

tersebut beserta gaji pokok.

3.4 Identifikasi Masalah

Meskipun saat ini menggunakan sistem komputer, namun perusahaan hanya

menggunakan spreadsheet yaitu berupa Microsoft Excel, sehingga data yang ada

belum dapat saling terhubung satu sama lainnya.

Pengelolaan data masih belum menggunakan database, sehingga berpotensi

terjadinya redudansi data

Sulit untuk mengelola data ( select, insert, update, delete ).

Kesulitan dalam mengolah data menjadi informasi dan pembuatan laporan

dikarenakan hubungan antar data belum dapat saling terhubung satu sama

lainnya.

41
3.5 Usulan Pemecahan Masalah

Identifikasi pemecahan masalah yang dihadapi PT Berlian Komputer

Utama dalam proses bisnisnya, adalah sebagai berikut:

Merancang database untuk meningkatkan hubungan antar data dan

mengurangi redudansi data.

Mempermudah menyimpan data sehingga meminimalisasi resiko

kehilangan dan kerusakan data.

Menyediakan fitur untuk mengelola data ( select, insert, update, delete ).

Mempermudah pembuatan laporan yang hubungan antar datanya sudah

terhubung satu dengan lainnya.

42