SOP PENGENDALIAN DOKUMEN

EKSTRENAL
No. Dokumen :
No. Revisi : 00
SOP
Tanggal Terbit :
Halaman : 1/3
PUSKESMAS Siswita Triana, SKM
INDRALAYA NIP.19680606 198903 2 006

1. Pengertian 1. Dokumen eksternal adalah jenis dokumen bersumber dari luar

puskesmas yang telah ditetapkan oleh manajemen untuk dianut
sebuah puskesmas.Pengendalian dokumen eksternal merupakan
salah satu prosedur yang harus dimiliki oleh puskesmas untuk
mengatur tata cara identifikasi, penyimpanan ,perlindungan
,pengambilan kembali,masa simpan dan pemusnahan.
2. Tujuan Untuk meninjau dan pembaharuan sesuai keperluan dan
penyetujuan ulang dokumen kebijakan
Untuk menjamin perubahan dan status revisi terbaru dari
dokumen kebijakan telah diidentifikasi
Untuk menjamin versi yang versi yang relevan dari dokumen
kebijakan tersedia pada tempat pengunaan
Untuk menjamin dokumen kebijakan tetap legal dan rapat
diidentifikasi.
Mencegah pengunaan yang tidak diinginkan dari dokummen
kebijakan yang usang dan melakukan identifikasi yang sesuai
bilamana dokumen kebijakan usang tetap disimpan untuk
keperluan tertentu.
3. Kebijakan Panduan pengendalian dokumen eksternal.

4. Referensi Permenkes No.75 Tahun 2014

5. Alat dan Bahan 1. ATK

2. Cap
3. Laptop
6. Langkah-lagkah Menetapkan jenis dokumen eksternal : Semua staf di semua
devisi/unit melalui pemengang programnya menetapkan
dokumen yang dianuat.
Memberi identifikasi dokuemen kebijakan : Dokumen yang telah
disahkan di upload oleh pemengang program Devisi/Unit melalui
 sistem informasi manajemen mutu sesuai dengan kode user
yang dimiliki.
Menomori dokumen kebijakan : penomoran dilakukan oleh
admen sesuai tempat yang tersedia dengan urutan penomoran.
Menerbitkan dan distribusi dokumen kebijakan : Dokumen
dokumen yang telah di tetapkan oleh tiap-tiap fungsi melalui
sistem informasi manajemen dapat di akses dan digunakan
sesuai lingkup aplikasi dokumen tersebut.
Revisi dokumen kebijakan : Revisi dokumen dapat dilakukan
melalui fasilitas sistem informasi manajemen sesuai dengan
tanggung jawab dan kewenangannya dan kolom histori
perubahan yang dilakukan.
Menerbitkan ulang dokumen kebijakan : dokumen-dokumen yang
telah ditetapkan dapat mengalami penerbitan ulang apabila telah
mendapatkan revisi dari penerbit dokumen tersebut.
Menarik dan memusnahkan dokumen kebijakan : Dokumen yang
telah melewati masa in-aktif akan ditarik dan dilaporkan kepada
kepala Puskesmas untuk dimusnahkan dengan menggunakan
berita acara pemusnahan dokumen.
Meninjau ulang Dokumen eksternal : Peninjauan dilakukan
minimal 1 tahun sekali.
sesuai tempat yang tersedia dengan urutan penomoran.
Menerbitkan dan distribusi dokumen kebijakan : Dokumen
dokumen yang telah di tetapkan oleh tiap-tiap fungsi melalui
sistem informasi manajemen dapat di akses dan digunakan
sesuai lingkup aplikasi dokumen tersebut.
Revisi dokumen kebijakan : Revisi dokumen dapat dilakukan
melalui fasilitas sistem informasi manajemen sesuai dengan
tanggung jawab dan kewenangannya dan kolom histori
perubahan yang dilakukan.
Menerbitkan ulang dokumen kebijakan : dokumen-dokumen yang
telah ditetapkan dapat mengalami penerbitan ulang apabila telah
mendapatkan revisi dari penerbit dokumen tersebut.
Menarik dan memusnahkan dokumen kebijakan : Dokumen yang
telah melewati masa in-aktif akan ditarik dan dilaporkan kepada
kepala Puskesmas untuk dimusnahkan dengan menggunakan
 berita acara pemusnahan dokumen.
Meninjau ulang Dokumen eksternal : Peninjauan dilakukan
minimal 1 tahun sekali.

Menetapkan jenis
dokumen eksternal

Memberi identifikasi
dokuemen kebijakan

7. Diagram Alir
Menomori
dokumen
kebijakan

Meninjau ulang Dokumen

eksternal : Peninjauan
dilakukan minimal 1 tahun
sekali

Kelengkapan penomoran, tanggal terbit, catatan tentang revisi,

8. Hal-hal yang perlu
pemberlakuan dan tanda tangan Kepala Puskesmas untuk dokumen
Diperhatikan
eksternal

9. Unit-unit terkait 1. Penanggung jawab Upaya kesehatan masyarakat

2. Pelaksana Upaya kesehatan masyarakat
1. Notulen monitoring
10. Dokumen Terkait
2. Rencana Kegiatan Upaya kesehatan masyarakat

11. Rekam Historis Tanggal mulai

Perubahan No Yang diubah Isi perubahan
diberlakukan
 MONITORING JADWAL DAN PELAKSANAAN
MONOTORING
No. Dokumen :
No. Revisi : 0
DAFTAR
Tanggal
TILIK : 20/03/2017
Terbit
Halaman :

Siswita Triana, SKM

PUSKESMAS
NIP.19680606
INDRALAYA
198903 2 006

Unit :
NamaPetugas :
TanggalPelaksanaan :

No Langkah Kegiatan Ya Tidak TB

1. Apakah petugas dan penanggung jawab upaya kesehatan
masyarakat menentukan sasaran monitoring
2. Apakah
1 petugas penanggung jawab upaya kesehatan
masyarakat melakukan evaluasi apakah pelaksanaan
upaya kesehatan masyarakat sudah sesuai dengan
kerangka acuan
3. Apakah petugas penanggung jawab upaya kesehatan
masyarakat memberitahu kepada pelaksana upaya
kesehatan masyarakat yang akan dilakukan monitoring
4. Apakah
2 petuga penanggung jawab upaya kesehatan
masyarakat melihat/memantau proses pelaksanaan
upaya kesehatan masyarakat sudah sesuai dengan
kerangka acuan
5. Apakah
2 petugas penanggung jawab upaya kesehatan
masyarakat melakukan evaluasi apakah pelaksanaan
upaya kesehatan masyarakat sudah sesuai dengan
rencana kegiatan

Jumlah

Compliance rate (CR) : %

Indralaya, 2017
Pelaksana / Auditor
 PEMERINTAH KABUPATEN OGAN ILIR
UNIT PELAKSANA TEKNIS DINAS
PUSKESMAS INDRALAYA
Jl. Raya LintasTimur Km 35 Indralaya, KodePos 30662
Pkm.indralayaoi@gmail.com