SISTEM INFORMASI AKTA KEPENDUDUKAN BERBASIS WEB PADA

DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN

KAMPAR
1
Abu Bakar, 2Tengku Khairil Ahsyar
1,2,3
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi UIN Suska Riau
Jl. HR Soebrantas KM.18 Panam Pekanbaru-Riau
Email: 1abubakar.trtk@gmail.com, 2tengkukhairil@uin-suska.ac.id,

ABSTRAK
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kampar merupakan unsur pelaksana tugas
daerah yang dipimpin oleh seorang kepala dinas dan bertanggung jawab kepada bupati melalui sekretaris
daerah. Salah satu tugas pokok Disdukcapil adalah menyelenggarakan pelayanan dalam bidang kependudukan
dan pencatatan sipil dan melaksanakan pelayanan administrasi dalam bidang kependudukan, akta kelahiran,
kematian, perkawinan, perceraian, perubahan nama dan pengakuan anak. Namun dalam prosesnya masih
terdapat kekurangan-kekurangan yaitu tidak adanya kepastian kapan akta selesai, informasi persyaratan yang
masih kurang dan jarak yang jauh bagi masyarakat yang tinggal jauh dari kantor Disdukcapil. Fokus penelitian
ini adalah untuk membuat sistem informasi akta kependudukan berbasis web. Metode pengembangan sistem
yang digunakan dalam penelitian ini adalah waterfall dengan 5 tahapan yaitu requirements analysis and
defenition, system and software design, implementation and unit testing, integration and system testing, dan
operation and maintenance yang dibatasi hanya sampai pada tahap integration and system testing. Berdasarkan
hasil pengujian sistem menggunakan UAT menunjukkan bahwa tingkat penerimaan terhadap sistem informasi
akta kependudukan adalah sebesar 100%. Dengan adanya sistem informasi akta kependudukan ini masyarakat
dapat melihat informasi persyaratan, melakukan pendaftaran dan melihat status permohonan melalui sistem
secara online.

Kata kunci: Dinas Kependudukan dan Pencatata Sipil Kabupaten Kampar, Sistem Informasi Akta
Kependudukan, Waterfall.

1
A. PENDAHULU mengalami Layanan pendaftaran membawa fotokopi
AN pertumbuhan sebesar penduduk adalah buku nikah dengan
Kabupaten 2,57% dengan kegiatan penelitian alasan tidak tahu dan
Kampar merupakan masing-masing dan pencatatan data tidak memiliki buku
salah satu kabupaten persentase penduduk akibat nikah karena nikah
di Provinsi Riau, pertumbuhan terjadinya kelahiran, sirih, sehingga
Indonesia. penduduk laki-laki kematian, terpaksa berkas
Kabupaten Kampar sebesar 2,55% dan perpindahan, permohonannya di-
yang beribukota di penduduk kedatangan, pending dan diminta
Bangkinang, dikenal perempuan sebesar perubahan status untuk melengkapi.
juga dengan julukan 2,58% [2]. Dalam kependudukan dan Disamping itu waktu
serambi Mekkah atau menangani bidang mutasi data. pengurusan akta
Bumi Sarimadu di kependudukan, Berdasarkan data kependudukan di
Provinsi Riau. Kabupaten Kampar dari Disdukcapil Disdukcapil Kampar
Kabupaten Kampar dibantu oleh Dinas Kabupaten Kampar, juga terbilang lama.
memiliki luas lebih Kependudukan dan penerbitan akta Meskipun di dalam
kurang 27.908,32 Pencatatan Sipil kelahiran dari tahun Standar Operasional
km2, terletak antara 11 Kabupaten Kampar. 2012-2015 adalah Pelayanan (SOP)
0040 Lintang Utara Berdasarkan sebanyak 99.459 disebutkan bahwa
sampai 01 2700 Peraturan Daerah akta, penerbitan akta pengurusan akta
Lintang Selatan dan Kabupaten Kampar perkawinan kependudukan
1001 2830 - 1011 Nomor 6 Tahun sebanyak 5.269 akta, maksimal lama
1430 Bujur Timur. 2008, dalam dan penerbitan akta pengurusannya
Kabupaten Kampar melaksanakan tugas kematian sebanyak adalah 14 hari,
memiliki 21 pokok, Disdukcapil 1.236 akta, serta akta namun yang terjadi
Kecamatan yaitu mempunyai fungsi perceraian sebanyak bisa saja proses
Kampar Kiri, diantaranya 5 akta. Penerbitan pengurusan akta
Kampar Kiri Hulu, menyelenggarakan akta kematian kependudukan baru
Kampar Kiri Hilir, pelayanan dalam mengalami selesai dalam waktu
Gunung Sahilan, bidang peningkatan dalam 4 3 minggu atau lebih.
Kampar Kiri Tengah, kependudukan dan tahun terakhir. Selain itu,
XIII Koto Kampar, catatan sipil, Proses masyarakat juga
Koto Kampar Hulu, menyusun program pembuatan akta tidak mendapatkan
Kuok, Salo, Tapung, kebijakan dalam kependudukan di informasi jika akta
Tapung Hulu, bidang Kabupaten Kampar kependudukan
Tapung Hilir, kependudukan dan memang harus tersebut telah selesai,
Bangkinang Kota, catatan sipil, dan dilakukan di Kantor sehingga masyarakat
Bangkinang, melaksanakan Disdukcapil harus sering
Kampar, Kampar pelayanan Kabupaten Kampar, melakukan
Timur, Rumbio Jaya, administrasi dalam sehingga pengecekan di
Kampar Utara, bidang mengharuskan Disdukcapil
Tambang, Siak Hulu, kependudukan, akta masyarakat untuk Kabupaten Kampar.
Perhentian Raja [1]. kelahiran, kematian, datang langsung ke Ini menimbulkan
Jumlah perkawinan, Kantor Disdukcapil. masalah lain yaitu
Penduduk Kabupaten perceraian, Masih ada untuk datang ke
Kampar berdasarkan perubahan nama dan masyarakat yang kantor Disdukcapil
proyeksi penduduk pengakuan anak. sudah terlanjur tentu memerlukan
tahun 2015 sebanyak Disdukcapil datang harus kembali biaya transportasi
793.005 jiwa yang Kabupaten Kampar lagi keesokan yang harus
terdiri atas 407.228 terus berupaya untuk harinya dikarenakan ditanggung oleh
jiwa penduduk laki- meningkatkan berkas persyaratan masyarakat, apalagi
laki dan 385.777 kualitas yang tidak lengkap. oleh masyarakat
jiwa penduduk pelayanannya Seperti yang yang jarak tempat
perempuan. terhadap masyarakat, dikatakan oleh Kabid tinggalnya jauh dari
Dibandingkan sesuai dengan fungsi Capil Kampar bapak Kantor Disdukcapil
dengan proyeksi dan tugasnya yaitu Arsil, SE, M.Si, Kabupaten Kampar.
jumlah penduduk melayani pengurusan bahwa seringkali Keadaan tersebut
tahun 2014, pendaftaran masyarakat yang sering dimanfaatkan
penduduk Kabupaten penduduk dan ingin mengurus akta oleh oknum tertentu
Kampar tahun 2015 pencatatan sipil. kelahiran tidak (calo) untuk

2
mendapatkan Teknik perancangan dalam penelitian ini pencatatan dilakukan
keuntungan dengan yang digunakan yaitu Sistem di Kantor Urusan
menawarkan adalah Object Informasi Akta Agama (KUA),
pengurusan akta Oriented Analysis Kependudukan sedangkan bagi yang
kependudukan yang Desain (OOAD). Berbasis Web pada beragama Katholik,
lebih cepat dengan Menggunakan tool Dinas Kristen, Budha,
bayaran tertentu. Unified Modeling Kependudukan dan Hindu, pencatatan itu
Selain dapat Language (UML). Pencatatan Sipil dilakukan di Kantor
menggangu proses Diagram yang Kabupaten Kampar. Catatan Sipil setelah
pelayanan, ulah dipakai dalam UML kedua mempelai
oknum ini tentu yaitu Use Case, B. LANDASAN melakukan
bertentangan dengan Class Diagram, TEORI pernikahan menurut
peraturan pemerintah Activity Diagram, B.1. Akta agamanya masing-
yang menggratiskan Sequnce Diagram. Kependuduka masing. Akta
biaya pengurusan Pengujian sistem ini n perceraian adalah
akta. menggunakan User Menurut bukti sahnya
Tujuan dari Acceptance Test Kamus Besar Bahasa perceraian yang
penelitian ini untuk (UAT). Indonesia (KBBI), diperlukan sebagai
membangun sistem Suripto dan akta adalah surat dasar legalitas
informasi akta Triyono (2014) tanda bukti berisi putusnya ikatan
kependudukan meneliti tentang pernyataan perkawinan dan
berbasis web pada Pembangunan (keterangan, perubahan status
Disdukcapil Sistem Informasi pengakuan, sebagai janda atau
Kabupaten Kampar. Akta Kelahiran pada keputusan, dan duda cerai hidup.
Sistem yang akan Dinas sebagainya) tentang
dibangun diharapkan Kependudukan dan peristiwa hukum B.2. Pendekatan
dapat mengatasi Pencatatan Sipil yang dibuat menurut Berorientasi
permasalahan yang Sragen. Hasil dari peraturan yang Objek
sering terjadi dalam penelitiannya berlaku, disaksikan, Pendekatan
pengurusan akta menunjukan sistem dibuat, dan disahkan berorientasi objek
kependudukan dan akta kelahiran oleh pejabat resmi. merupakan cara
memacu minat memberi kemudahan Akta adalah suatu berfikir baru serta
masyarakat untuk dalam mencatat, tulisan yang memang berlogika dalam
melakukan mendokumentasikan, dengan sengaja menghadapi
pengurusan akta dan penyajian dibuat untuk masalah-masalah
kependudukan laporan bagi dijadikan bukti yang akan di atasi
secepatnya. peristiwa kelahiran tentang suatu dengan bantuan
Pembangunan [5]. Dalam penelitian peristiwa dan komputer [8]. OOAD
sistem informasi akta Suarti dan Sujianto ditandatangani pihak mencakup analisis
kependudukan ini (2014) yang meneliti yang membuatnya dan desain sebuah
menggunakan tentang Reformasi [7]. sistem dengan
metode waterfall Birokrasi Akta kelahiran pendekatan objek,
yang merupakan Pengurusan Akta adalah bukti sah yaitu OOA dan
metode klasik yang Kelahiran di Dinas mengenai status dan OOD. OOA adalah
bersifat sistematis, Kependudukan dan peristiwa kelahiran tahapan perangkat
berurutan dalam Pencatatan Sipil seseorang yang lunak dengan
membangun Kabupaten Kampar, dikeluarkan oleh menentukan
software [3]. Dalam diketahui bahwa Disdukcapil. Akta spesifikasi sistem
waterfall terdapat masih ada kematian adalah dan mengidentifikasi
lima fase yaitu masyarakat yang suatu akta yang kelas-kelas serta
requirements belum tahu dibuat dan hubungannya satu
analysis and persyaratan diterbitkan oleh terhadap yang lain
defenition, system pengurusan akta Disdukcapil yang [8]. OOD adalah
and software desing, kelahiran membuktikan secara merancang kelas-
implementation and dikarenakan pasti tentang kelas yang
unit testing, kurangnya sosialisasi kematian seseorang. teridentifikasi selama
integration and dari pemerintah [6]. Bagi mereka yang tahap analisis dan
system testing, dan Berdasarkan melakukan antarmuka (user
operation and masalah di atas maka perkawinan menurut interface) [8].
maintenance [4]. diangkatlah judul agama Islam,

3
 C. METODOLO kan dan pengujian
B.3. Waterfall GI Pencatatan sistem.
Waterfall PENELITIAN Sipil 3) Perancangan
merupakan salah satu Kabupaten UML dan
model proses Kampar. Interface
perangkat lunak yang 2) Wawancara Tahap
mengambil kegiatan Melakukan perancangan ini
proses dasar seperti wawancara yaitu
spesifikasi, kepada merancang
pengembangan, kabid capil database yang
validasi dan evolusi bapak Asril, akan digunakan
dengan SE, M.Si dengan
mempresentasikanny 3) Studi menggunakan
a sebagai fase-fase pustaka. MySql serta
proses yang berbeda Berupa interface sistem
seperti analisis jurnal yang akan
defenisi persyaratan, pernelitian dibangun
perancangan terdahulu, nantinya. Alat
perangkat lunak, arsip dinas bantu UML
implementasi dan kependuduk yang digunakan
pengujian unit, an serta dalam
integrasi dan buku-buku melakukan
pengujian sistem, referensi perancangan
operasi dan untuk diantaranya
pemeliharaan [3]. Gambar 2. menambah Use Case,
data Class Diagram,
Metodologi
Penelitian pendukung Activity
dalam Diagram, dan
C.1. Tahap penelitian. Sequence
Perencanaan Diagram.
Tahap C.3. Tahap Analisa
dan C.4. Tahap
perencanaan
merupakan tahap Perancangan Implementasi
Dalam tahap ini dan Pengujia
awal dalam
Gambar 1. Model dilakukan kegiatan Tahap ini
penelitian ini,
Waterfall sebagai berikut: dilakukan pengujian
kegiatan yang
Sommerville analisa kebutuhan sistem dengan
dilakukan dalam
sistem, metode menggunakan UAT
B.4. Unifed tahap ini yaitu:
penentuan topik, pengembangan yang bertujuan untuk
Modelling sistem, perancangan melakukan pengujian
Language penentuan objek
penelitian, UML dan interface. terhadap sistem yang
(UML) 1) Analisa telah dikembangkan
UML adalah perumusan masalah,
penentuan judul dan Kebutuhan kepada pengguna
alat bantu analisis Sistem sistem atau user
serta perancangan penentuan tujuan.
C.2. Tahap 2) Metode sebagai verifikasi
perangkat lunak Pengembangan akhir untuk
berbasis objek [8]. Pengumpulan
Data Sistem mendapatkan
Teknik Metode konfirmasi bahwa
pengumpulan data pengembangan sistem yang
yang digunakan sistem yang dikembangkan telah
yaitu: digunakan memenuhi
1) Observasi dalam persyaratan yang
Pengamatan penelitian ini disepakati.
langsung adalah Butir pertanyaa
proses waterfall [4], dalam UAT adalah
pembuatan dimana dibatasi sebagai berikut:
akta pada hanya sampai 1) Apakah
Dinas pada tahap tampilan Sistem
Kependudu Integrasi dan Informasi Akta

4
 Kependudukan PERANCANG Selanjutnya validator No Aktor Synonym Ke
berbasis web AN melakukan sis
ini sudah bagus D.1. Sistem Lama pengecekan terhadap be
dan menarik? Berdasarkan data dan berkas yang me
2) Apakah Sistem data dari Disdukcapil telah diinputkan oleh ve
Kabupaten Kampar pemohon. Setelah itu va
Informasi Akta pe
Kependudukan alur proses dokumen akta
ak
berbasis web pembuatan akta kependudukan akan ke
ini mudah adalah Pemohon dicetak oleh operator da
digunakan membawa berkas capil yang kemudian inf
(user friendly)? persyaratan dan di teruskan ke Kabid pe
3) Apakah menu- menyerahkan ke Capil dan kepala ser
menu pada petugas pendaftaran dinas untuk lap
akta, selanjutnya ditandatangani. pe
Sistem
Berkas persyaratan Kemudian validator 4 Kabid Capil Kepala Pih
Informasi Akta Bidang me
Kependudukan di verifikasi oleh akan memberikan
Catatan Sipil sis
berbasis web verikator, informasi kepada me
ini mudah penandatangani buku user jika dokumen da
dipahami atau register akta oleh akta kependudukan pe
dipelajari? pelapor dan pegawai, telah selesai melalui
4) Apakah Sistem selanjutnya sistem. Pemohon D.4. Perancangan
Informasi Akta penginputan data dan mendatangi kantor Sistem
Kependudukan pencetakan dokumen Disdukcapil untuk D.4.1. Use Case
ini dapat oleh mengambil akta dan Diagram
membantu dan operator/pegawai, melakukan validasi Use case
memecahkan setelah dicetak berkas kepada diagram pada sistem
permasalahan- masuk ke tahap Validator. informasi akta
permasalahan pengesahan dan kependudukan ini
anda dalam paraf oleh Kabid D.3. Deskripsi dapat dilihat pada
pembuatan Capil, setelah itu Aktor Gambar 3.
akta? dokumen akta di Tabel 1.
5) Ketika sistem tandatangani oleh Deskripsi Aktor
di jalankan kepala dinas, Pengguna
apakah ada penomoran buku Sistem
terjadi register akta oleh No Aktor Synonym
kesalahan/error pegawai, tahap 1 Administrator Administrator
? selanjutnya
pengecapan dan
pengarsipan oleh
C.5. Tahap pegawai, penyerahan
Dokumentasi dokumen akta
Mendokumenta kepada pemohon
sikan seluruh oleh pegawai.
kegiatan yang
dilakukan pada tugas D.2. Sistem Usulan 2 Pemohon Pemohon
akhir ini. Mulai dari Alur sistem
proses pendahuluan, baru yang diusulkan Gambar 3. Use Case
perencanaan, yaitu pemohon Diagram
pengumpulan data, melakukan D.4.2. Class
analisa dan pendaftaran akta Diagram
perancangan sistem, kependudukan Class
dan implementasi melalui sistem, diagram dibawah ini
dan pengujian dengan merupakan deskripsi
sistem. Hasil dari menginputkan data lengkap yang
dokumentasi ini yang diperlukan dan ditangani oleh
adalah laporan tugas meng-upload berkas sistem, dimana
akhir. persyaratan yang masing-masing class
berformat gambar. telah dilengkapi
D. ANALISA lalu mencetak bukti 3 Validator Validatordengan atribut dan
DAN pendaftaran. operasi-operasi yang

5
diperlukan. Class E.1. Lingkungan pemohon memilih
diagram sistem Implementasi akta apa yang akan
informasi akta dibuat.
kependudukan dapat 1) Hardware
dilihat pada Gambar Tabel 2. Perangkat
4. Keras Membangun
Sistem
No. Nama Perangkat

1. Prosessor

2. RAM
3. Vidio Graphics Array
Gambar 5. Struktur (VGA)
Menu Pemohon
4. Hardisk
5. Monitor
6. Keyboard + Mouse

Gambar 9.
Halaman Home
2) Software Pemohoan
Tabel 3. Perangkat
Gambar 10
lunak Membangun merupakan halaman
Gambar 6. Struktur Sistem daftar setelah
Menu Validator No Perangk Spesifikasi
pemohon memilih
. at Lunak jenis akta pada
halaman awal sistem.
1. Web Google Pada halaman ini
Browser Chrome ditampilkan
Version persyaratan
55.0.2883.87 m
pembuatan akta
Gambar 4. Class (64-bit) kependudukan.
Diagram 2. PHP PHP Version
5.6.15
D.4.3. Struktur 3. MySQL
Menu Server
Struktur menu 4. Bootstrap Bootstrap 3.3.6
dibuat sebagai Gambar 7. Struktur
gambaran mengenai Menu Kabid Capil
5. Sublime Version 2.0.2,
skema program yang Text 2 Build 2221
akan dirancang.
Berikut adalah
6. Adobe CS5
struktur menu
Photosho
perancangan sistem
p
informasi akta
7. Visio Visio 2013
kependudukan
2013 (15.0.4420.101
berbasis web pada
7) 32-bit Gambar 10. Halaman
Dinas Login
Kependudukan dan
E.2. Hasil
Pencatatan Sipil
Implementasi
Kabupaten Kampar. Gambar 8. Struktur
Gambar 9
Menu Administrator
Merupakan halaman
awal ketika pemohon
E. IMPLEMENT
membuka sistem.
ASI DAN
Pada halaman ini
PENGUJIAN

6
 Gambar 17. Halaman
Laporan Kabid Capil

Gambar 15. Halaman Gambar 17

Verifikasi merupakan halaman
Gambar 15 laporan Kabid Capil
merupakan halaman yang berisi jumlah
verifikasi, dimana permohonan setiap
Gambar 11. Halaman pada halaman ini bulan berdasarkan
Form Pendaftaran Gambar 13. Bukti
validator melakukan kecamatan.
Kelahiran Pendaftaran Akta
verifikasi terhadap
Kelahiran
permohonan yang
masuk.

Gambar 12. Halaman Gambar 18. Grafik

Upload Gambar 14.
Gambar 16. Halaman Permohonan
Gambar 12 Halaman
Validasi Gambar 18
merupakan halaman Permohonan Masuk
Halaman merupakan halaman
upload persyaratan Gambar 14
validasi pada gambar grafik permohonan
setelah pemohon merupakan halaman
mengisi form 16 merupakan yang berisi grafik
permohona masuk,
pendaftaran. halaman dimana permohonan akta
dimana terdapat
validator melakukan kependudukan
menu verifikasi,
validasi terhadap perbulan.
status print dan
pemohon yang akan
validasi.
mengambil akta.

7
 Penguji 5 [6] Suarti, Syilvia [8] Nugroho, Adi.
Rata-rata Nurhabibah dan Analisis dan
Sujianto. Perancangan
REFERENSI Reformasi Sistem
[1] Wikipedia Birokrasi Informasi
Indonesia. Pengurusan dengan
https://id.m.wik Akta Kelahiran Metodologi
ipedia.org/wiki/ di Dinas Berorientasi
Kabupaten_Ka Kependudukan Objek.
mpar. Diakses dan Catatan Informatika,
pada 20 Sipil Kabupaten Bandung 2012.
Februari 2017. Kampar, Jom
[2] Badan Pusat FISIP Volume 1
Gambar 19. Halaman Statistik No.2 Oktober
Kelola User Kabupaten 2014.
Kampar, 2016. [7] Eddy, O.S
Gambar 19
Kabupaten Hiariej. Teori
merupakan halaman dan Hukum
Kampar Dalam
kelola user untuk Angka 2016. Pembuktian.
menambah, meng- ISSN: 0215- Erlangga,
edit, dan menghapus 3858. Jakarta 2012.
data user. Halaman [3] Pressman, R.S.
ini hanya diakses (2010),
oleh administrator. Software
Engineering: a
practitioners
E.3. Hasil approach,
Pengujian McGraw-Hill,
Hasil New York, 68.
pengujian User [4] Sommerville,
Acceptance Test Ian. Software
terhadap sistem Engineering
(Rekayasa
informasi akta
Perangkat
kependudukan Lunak).
berbasis web yang Erlangga,
dilakukan oleh lima Jakarta 2011.
orang yaitu Kabid [5] Suripto,
Capil, Kasi bagian Muhammad
akta kelahiran dan Agus dan
Ramadian Agus
kematian dan 3
Triyono.
orang masyarakat Pembangunan
Kabupaten Kampar Sistem
menunjukkan tingkat Informasi Akta
penerimaan yang Kelahiran
sangat baik, yaitu Dinas
100%. Detail hasil Kependudukan
dan Catatan
pengujian UAT dapat
Sipil Sragen.
dilihat pada Tabel 4. Indonesian
Tabel 4. Hasil Journal on
Pengujian User Networking
and Security
Acceptance Test
(IJNS)
Penguji Volume 3 No 3,
Penguji 1 ISSN: 2302-
Penguji 2 5700, Juli 2014.
Penguji 3
Penguji 4