SISTEM PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK

1. SISTEM INPUT
1.1 Sistem Input Berbasis Kertas
Input ke dalam sistem akuntansi di sebagian sistem akuntansi didasarkan
pada dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan. Dokumen
tersebut dikumpulkan dan dikirim ke operasi computer untuk dicek apakah ada
kesalahan dan untuk diproses.
Persiapan dan Pengisian Dokumen Sumber
Dokumen sumber seperti order penjualan disiapkan secara manual.
Kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang
dokumen sumber yang baik dan mudah dipahami.
Pengiriman Dokumen Sumber ke Bagian Pengolahan Data
Batch control total dan register data yang dikirimkan merupakan
pengendalian dasar atas transfer data antara departemen pengguna dengan
departemen pengolahan data. Pengguna batch control di keseluruhan pengolahan
data input-proses-output merupakan satu hal yang mendasar bagi independensi
organisasional.
Penyerahan data input harus dilengkapi dengan formulir pengendalian
dokumen input. Penghitungan dokumen merupakan salah satu bentuk
pengendalian batch yang paling sederhana.
Data Entry Setelah dokumen sumber, seperti faktur, diterima oleh
Departemen Pengolahan Data, dokumen tersebut secara manual diketikkan
menggunakan terminal data atau PC dan kemudian disimpan di dalam disk.
Berikutnya, file input akan dicek. Key verification merupakan satu prosedur
pengendalian yang berguna untuk mendeteksi kesalahan pengetikan.
Teknik Program Editing Data Pengeditan data bisa jadi diterapkan
untuk setiap struktur data karakter, field, record, dan file. Teknik editing yang
paling mendasar berperan untuk memastikan bahwa semua field data memuat
hanya karakter yang valid.
 Check Digit merupakan satu digit ekstra yang ditambahkan pada suatu
kode, misal penambahan bit parity ke dalam sebuah byte.
Ilustrasi Editing Data
Completeness check : Pengecekan untuk memastikan bahwa field yang harus
diisi memang telah diisi, jika belum diisi, tidak akan dapat diproses.
Field format check : Pengecekan bahwa setiap karakter di dalam sebuah field
memiliki tipe data yang benar (alphabet atau numerik).
Field length check : Pengecekan dalam sebuah field bahwa data yang diinputkan
memiliki jumlah karakter tertentu.
Field sign check : Pengecekan tanda (positif atau negatif) suatu field numerik
untuk memastikan data tersebut diisi dengan nilai yang benar.
Limit check : Nilai suatu field numerik dibandingkan dengan batas atas dan
batas bawah nilai data yang telah ditentukan di muka.
Reasonable check : Nilai suatu field numerik dibandingkan dengan field
numerik yang lain di dalam record yang sama.
Valid code check : Mencocokkan nilai suatu kode dengan file tabel yang
memuat nilai kode yang legal.
Check digit : Validasi kode numerik dengan penggunaan algoritma check digit.
Combination field
Check : Nilai sebuah field dibandingkan dengan field lain untuk memastikan
adanya validitas.
Internal label check : Label file internal dibaca untuk memvalidasi karakteristik
sebuah file.
Sequence check : Sebuah field di dalam serangkaian record dicek urutannya
(ascending maupun discending).
Record cont check : Jumlah record di dalam sebuah file dihitung selama
pemrosesan data dan dicocokkan dengan pengendalian input.
Hash total check : Hash total suatu field di dalam sebuah file dihitung selama
pemrosesan data dan dicocokkan dengan pengendalian input.
Financial total check : Financial total suatu field dalam suatu file dihitung
selama pemrosesan dan dicocokkan dengan pengendalian input.
 Istilah Editing Data yang diilustrasikan di atas merupakan istilah yang
lumrah dipakai, tetapi ada kalanya digunakan juga istilah lain untuk menjelaskan
satu tipe editing data.Valid code check merupakan salah satu variasi dari table
lookup jika filetabel tersebut memuat kode-kode yang valid.
1.2 Sistem Input Tanpa Kertas
Dalam system input tanpa kertas,(paperless), sering disebut system input
online, transaksi dorekam langsung ke dalam jaringan kokmputer, dan kebutuhan
untuk mengetik dokumen sumber dieliminasi. System tenpa kertas menawarkan
otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan system berbasis kertas. Salah
satu masalah dengan system tanpa kertas adalah hilangnya peluang untuk
melakukian pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit. Dalm system input
berbasis kertas persiapan dokumen sumber dan entry data biasanya dipisahkan,
sama seperti yang terjadi dalam system manual. Pada system tanpa kertas, kedua
fungsi tersebut dijalankan oleh orang yang sama, atau bahkan tidak ada
keterlibatan manusia sama sekali. Hilangnya pengendalian internaldapat
dikompensasi dengan menggunakan log transaksi. Log transaksi atau register
transaksi dibuat dengan merekam semua input ke dalam file khusus yang secara
otomatis memuat tanda (tag) unuk mengidentifikasi transaksi.
Taggingn(penandaan) adalah informasi yang terkait dengan audit ditambahkan ke
dalam data transaksi semula. Informasi seperti tanggal dan kode otorisasi
pengguna dimasukkan untuk memperluas jejak audit yang tersedia . log transaksi
berguna untuk membackup dan termasuk sebagai sumber untuk penghitungan
control total.
Sistem Input Tanpa Kertas yang Memerlukan Intervensi Manusia
Dalam siste entri data manual online, pengguna secara manual
mengetikkan transaksi ke dalam system computer.transaksi di dalam system input
tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalui dua
fase: (1) input data dan editing data, dan (2) pengiriman data ke system apliksi
host
Entri Data dan Editing Data. Program pengeditan data secara utuh pada
system input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam kedalam
 system. Sekali transaksi telah diterima oleh system, transaksi akan diproses seera
ataupun pada suatu waktu nanti.jika transaksi tersebut masih menunggu untuk
diproses, maka tambahan editing dapat dijalankan.
Pengiriman Data Sistem Aplikasi Host. Dalam system tanpa kertas yang
terpusat, transaksi biasanya diinputkan langsung ke dalam computer pusat melalui
terminal data. Dalam sstem yang terdesentralisasi dan terdistribusi, transaksi
mungkin saja dimasukkan ke dalam salah satu computer dan kemudian segera
ditransfer ke computer lain untuk dip roses.
System Tanpa Kertas yang Tidak Memerlukan Intervensi Manusia
Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah network
vending machine(NVM). Pompa bahan bakar POS merupakan salah satu
teknologi POS. edngan system ini, pelanggan memasukkan kartu kredit atau kartu
ATM kedalam pompa gas. Pompa gas tersebut mengirimkan gas dan perusahaan
kartu kredit mengirimkan tagihan secara elektonik.
2. SISTEM PEMROSESAN
2.1 Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas
Dalam system pemrosesan berorientasi batch, trransaksi direkam ke
dalam computer secara perkelompok dan diproses secaraperiodik. System ini
tepat dikapai jika file tidak perlu diperbaharui segera setelah transaksi terjadi, dan
laporan dibutuhkan hanya pada waktu tertentu. Pemrosesan batch dapat
dijalankan dengan memperbaharui file yang diakses secara berurutan atau secara
acak (langsung atau berindeks). Adapun pendekatan yang deugunakan, yaitu:
1. Pemrosesan Batch dengan Memperbaharui File Berurutan
2. Pemrosesan Batch dengan Memperbaharui File Akses-Acak
Pemrosesan Batch dengan Memperbaharui File Berurutan
Pemrosesan di dalam system ini seperti biasanya mencakup beberapa tahap:
1) Mempersiapkan file transaksi. Pertama, melakukan editing data dan
validasi. Kemudian record do dalam file transaksi diurutkan sesuai urutan
di dalam master file
2) Memperbaharui master file. Record di dalam file transaksi dan master file
(buku pembantu) dibaca satu demi satu, dicocokkan dan dituliskan ke satu
 master file baru untuk mencerminkan pembaharuan sesuai dengan yang
diinginkan. Pada proses ini, master file yang lama dan file transaksi harus
disimpan untuk backup. Konsep backup yang sering digunakan adalah
son-father-grandfather.
3) Memperbaharui buku besar. Buku besar diperbaharui untuk
mencerminkan perubahan di dalam master file.
Pembuatan laporan memerlukan kaitan antara rekening buku besar dengan
laporan yang akan ditampilkan. Proses ini dinamakan line coding. Line
Coding adalah langkah procedural yang biasanya dilaksanakan dengan
membuat lookup antara file buku besar yang telah diperbaharui dengan
file tabel line coding.
4) Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo laporan-laporan
yang lain. Selain laporan keuangan dan jadwal, laporan buku besar akan
mencakup kelima item berikut:
1. Ayat jurnal dalam urutan tertentu
2. Ayat jurnal dalam rekening umum
3. Buku besar per nomor rekening
4. Ringkasan buku besar
5. Neraca saldo
Pemrosesan Bacth dengan Memperbarui File Akses-Acak
Pembaruan akses-acak tidak memerlukan urutan file transaksi dengan urutan
yang sama seperti urutan data di dalam master file, juga tidak perlu membuat file
master baru. Setiap record di dalam file transaksi dibaca satu demi satu dan
digunakan untuk memperbaharui record terkait di dalam master file. Berikut
tahapan yang dijalankan:
a. Sebuah record di dalam file transaksi dibaca.
b. Kunci record transaksi digunakan untuk mengakses secara acak (dengan
menggunakan indeks) record yang terkait di dalam master file.
c. Record di dalam master file diperbarui di dalam memori dan kemudian
ditulis ulang ke dalam file data.
 Tentu saja, backup master file perlu dibuat sebelum pembaruan dimulai dan
register transaksi juga mesti dibuat saat pembaruan berlangsung.

2.2 Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas

Pemrosesan Bacth dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
Pemrosesan Batch dalam sistem tanpa kertas serupa dengan pemrosesan
batch dalam sistem berbasis-kertas. Perbedaan utama adalah ayat jurnal diganti
dengan ekuivalen elektroniknya, dan buku besar diperbaharui secara otomatis
pada saat program batch dijalankan secara periodik. Penbaruan file berurutan
maupun akses-acak dapat digunakan.
Pemrosesan Real-time dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
Manfaat utama sistem tanpa kertas adalah memungkinkan pemrosesan
dijalankan real-time. Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi
langsung setelah transaksi diinputkan ke dalam sistem dan dapat langsung
menghasilkan output untuk pengguna. Transaksi tidak diakumulasi per kelompok
tetapi pada saat mereka diinputkan, transaksi langsung digunakan untuk
memperbarui master file dengan menggunakan pembaruan file akses-acak.
Pemrosesan transaksi satu per satu dan bukan per kelompok transaksi
disebut pemrosesan real-time, langsung, dan segera. Pemrosesan segera saat
transaksi diinputkan merupakan karakteristik utama OLRS. Master file selalu baru
karena mester file diperbarui segera setelah data transaksi diinputkan. Respons
terhadap pertanyaan pengguna dapat segera dijawab karena informasi di dalam
file yang dapat diakses secara acak dapat diakses dengan cepat.
Tipe Pemrosesan pada OLRS
Ada banyak jenis pemrosesan real-time dalam OLRS. Para pengguna,
pada sistem respon/inquiry, tidak menginput data untuk pemrosesan, mereka
hanya meminta informasi. Sistem respon/inquiry hanya didesain untuk
memberikan respon yang cepat kepada pengguna untuk menyediakan informasi.
Para pengguna pada sistem entri data, berinteraksi secara aktif dengan
data input. Data disimpan oleh OLRS, tetapi diproses secara periodik,
sekelompok demi sekelompok. Pengguna pada sistem pemrosesan file juga secara
 aktif berinteraksi dengan data input, sebagaimana yang mereka lakukan di dalam
sistem data entry. Perbedaan sistem pemrosesan file dengan sistem data entry
adalah sistem pemrosesan file satu langkah lebih jauh dan langsung memproses
data ke dalam master file yang relevan.
Pada sistem pemrosesan penuh, atau sistem pemrosesan transaksi,
pengguna juga berinteraksi secara aktif dengan input. Perbedaan sistem
pemrosesan penuh dengan sistem pemrosesan file adalah sistem pemrosesan
penuh satu tahap lebih jauh dengan menyelesaikan seluruh transaksi pada saat
transaksi diinputkan ke dalam sistem.
Tingkat Ekonomis OLRS
Sistem reservasi online, pengendalian persediaan dalam toko eceran dan
file rekening konsumen di sebuah bank merupakan contoh sistem yang lazim
menerapkan OLRS. Kekuranga OLRS dibandingkan dengan sistem batch adalah
biaya penerapan yang sangat tinggi dan operasi sistem yang cukup rumit. OLRS
secara khusus lebih sensitif terhadap kesalahan perangkat keras dan perangkat
lunak, juga lebih rentan terhadap kesalahan pemrosesan sebagai akibat adanya
kesalahan atau kecurangan input data. Tidak berfungsinya perangkat keras dan
perangkat lunak pada OLRS akan langsung berpengaruh terhadap pengguna.
Transaksi yang tidak benar pada OLRS akan segera diproses dan bisa jadi
mengontaminasi banyak file yang diperbaharui pada saat bersamaan. Tambah
lagi, dampak dari pemrosesan transaksi yang salah tersebut langsung tersedia bagi
pengguna OLRS.

2.3 Sistem Penjualan Real-Time

Sistem pemjualan real-time menggunakan teknologi informasi
kontemporer untuk memaksimumkan kinerja sistem. Dalam sistem penjualan
real-time, order penjualan atas item persediaan dibuat atas dasar tarikan
permintaan, bukan atas dasar dorongan untuk mengisi level persediaan secara
berkala dalam interval waktu tertentu. Barang baru datang pada saat barang
tersebut dibutuhkan atau just in time (JIT). Order ke pemasok didasarkan atas
penjualan aktual untuk mengisi kembali item persediaan yang terjual.
Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan real-time
yaitu:
Sistem POS UPC (uniform product code) bar code yang di-scan oleh
teknologi POS di kantor checkput suatu took eceran merupakan titik awal dari
serangkaian kejadian yang akan berakhir pada saat item yang tepat dengan cepat
kembali dimasukkan ke dalam persediaan sehinga persediaan baru tersebut dapat
dijual kembali. Sebuah sistem yang mengumpulkan data penjualan eceran dengan
cara semacam itu disebut sistem point-of-sale (POS) karena data dikumpulkan
pada titik saat penjualan tersebut selesai. Cash register yang diracang khusus
disebut terminal point-of-sale. Data dapat dimasukkan secara manual atau secara
otomatis melalui penggunaan perangkat khusus, seperti wand dan scanner yang
dapat mengenalin UPC barcode.
Teknologi Bar-coding identifikasi input penjualan secara otomatis
merupakan satu hal yang esensial bagi sistem real-time; oleh karena itu, barcode
yang dapat dibaca oleh mesin dan teknologi scanner menjadi komponen kritis dari
sistem penjualan eceran yang real-time. Penggunaan sistem UPC barcode
memungkinkan perusahaan mendapatkan manfaat maksimum dari sistem
penjualan real-time.
Sistem Pemesanan EDI merupakan pertukaran dokumen bisnis langsung
dari komputer ke komputer melalui jaringan komunikasi. Hubungan Edi dengan
sistem komputer pengecer dan sistem komputer pemasok memungkinkan
terjadinya pembuatan dan pemrosesan order pembelian secara instan sehingga
memfasilitasi pengiriman barang yang cepat. Pelasok juga dapat mengirimkan
tagihan ke pengecer melaui EDI. Standar EDI publik menyediakan arsitektur
untuk pertukaran data dan mengeliminasi proses referensi silang yang mahal dan
rentan terhadap kesalahan. EDI juga dapat digunakan untuk mentransmisi data
penjualan yang direkam di dalam toko eceran ke pemasok. Katalog yang memuat
informasi harga ke pengecer juga dapat digunakan pemasok untuk mengirimkan
secara elektronik dengan memanfaatkan EDI.
 Pemrosesan Transaksi pada Sistem Penjualan Real-Time
Urutan pemrosesan pesanan biasanya akan mencakup tujuh langkah:
mengirim katalog elektronik ke pelanggan, memperkirakan pesanan penjualan
pelanggan, menerima dan menerjemahkan pesanan yang diterima, mengirim surat
pemberitahuan bahwa pesanan telah diterima, mengirim informasi pesanan ke
gudang atau ke proses produksi, membuat dan mengirim pemberitahuan bahwa
barang telah dikirim, dan mengirim barang.
Pertimbangan Khusus Pengendalian Internal
Ada pengendalian internal tertentu yang terkait dengan sistem penjualan
real-time. Pertama, order pelanggan dapat diproses tanpa campur tangan dan
otorisasi manusia. Akibatnya, pelanggan dapat membuat sendiri order penjualan
karena order penjualan dihasilkan secara otomatis pada saat order pembelian EDI
valid diterima oleh sistem. Kedua, pemisahan tugas ala-tradisional benar-benar
tidak dapat diterapkan. Komputer menangani transaksi dari awal sampai akhir.
Terakhir, banyak dokumen tradisional dieliminasi dalam sistem berbasis-EDI.

3. SISTEM OUTPUT
Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses
merupakan output yang valid dan apakah output didistribusikan dengan benar.
Distribusi output harus dikendalikan untuk meminimalkan kemungkinan
terjadinya akses ilegal terhadap data rahasia. Distribusi output dikendalikan
melalui dokumentasi dan supervisi. Registrasi distribusi output harus disimpan
untuk mengendalikan disposisi laporan. Register tersebut, dan dokumentasi yang
terkait, harus dikaji ulang secara periodik oleh fungsi internal audit.
 DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, George H., Hopwood, William S.,2006. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 9. Andi
Yogyakarta : Yogyakarta.

http://ekonomister.blogspot.com/2010/09/sistem-pengolahan-data-elektronik-rmk-6.html