SOP PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA

No. Dokumen : PM-UDINUS-02

Revisi Ke / Tanggal :-/-
Berlaku Tanggal : 7 Mei 2008

1. TUJUAN : Untuk memastikan agar setiap dokumen dan data yang berkaitan dengan sistem
mutu diperiksa dan disahkan oleh pihak yang berwenang sebelum digunakan.

Untuk memastikan agar setiap dokumen dan data yang berkaitan dengan sistem
mutu serta perubahannya tersedia pada pihak yang membutuhkannya.

Untuk menjamin bahwa dokumen dan data yang kadaluarsa tidak digunakan lagi.

Untuk menjamin bahwa penggandaan dan pengarsipan dokumen tersebut diatas

dikendalikan oleh petugas yang telah ditentukan.

2. RUANG LINGKUP : Seluruh dokumen yang dipakai sebagai pedoman kerja di Universitas Dian
Nuswantoro
3. TARGET MUTU : Tidak ada complaint dalam mekanisme distribusi dan pengendalian dokumen sistem
mutu
4. DEFINISI : Pengendalian adalah sistem yang dipakai untuk mengendalikan seluruh dokumen
mutu, baik dalam bentuk data maupun catatan mutu semua dokumen di Universitas
Dian Nuswantoro

5. REFERENSI : Prosedur Sistem Dokumentasi Jaminan Mutu (PM-UDINUS-01)

6. DISTRIBUSI : Semua pemegang controlled copy atau unit yang berhak memiliki dokumen system
mutu
7. PROSEDUR :

7.1 PERSETUJUAN DAN PENERBITAN DOKUMEN SISTEM MUTU

7.1.1. PSM mencatat setiap jenis dokumen sistem mutu dalam formulir Daftar Koordinator Pengendali Dokumen
(FM-UDINUS-SM-02-01).
7.1.2. PSM bertanggung jawab atas penomoran/pengkodean dokumen sistem mutu sesuai dengan Prosedur
Sistem Dokumentasi Jaminan Mutu (PM-UDINUS-01).
7.1.3. Setiap Dokumen Sistem Mutu yang akan dikendalikan, harus ditandatangani oleh personil yang berwenang
langsung pada halaman akhir dokumen sesuai dengan Prosedur Sistem Dokumentasi Jaminan Mutu (PM-
UDINUS-01).
7.1.4. Setelah dokumen Sistem Mutu disahkan, PSM mencatat setiap jenis dan judul/nama Dokumen Sistem
Mutu dalam Daftar Induk Dokumen (FM-UDINUS-SM-02-02)
7.1.5. Setiap Dokumen Sistem Mutu akan didistribusikan oleh PSM kepada pemegang controlled copy melalui
pengiriman langsung atau melalui aplikasi IT yang disediakan
7.1.6. PSM harus menyimpan Dokumen Induk Sistem Mutu asli yang tidak diberi cap apapun
7.1.7. Dokumen sistem mutu lainnya didistribusikan hanya kepada bagian yang terkait dengan dokumen
tersebut. Nomor salinannya dapat mengacu pada Daftar Pemegang Controlled Copy/Salinan Terkendali
(FM-UDINUS-SM-02-03)

7.2 PERUBAHAN DOKUMEN SISTEM MUTU

7.2.1. Usulan perubahan Dokumen Sistem Mutu harus disampaikan kepada PSM, usulan tersebut dapat ditulis
dalam formulir Usulan Perubahan Dokumen (FM-UDINUS-SM-02-04) atau menggunakan aplikasi IT
yang telah disediakan

Halaman 1 dari 3
 SOP PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA
No. Dokumen : PM-UDINUS-02
Revisi Ke / Tanggal :-/-
Berlaku Tanggal : 7 Mei 2008

7.2.2. PSM dan KPM beserta anggota Unit Penjaminan Mutu (UPM) sudah harus mendiskusikan usulan
perubahan dokumen dalam waktu enam hari kerja sejak tanggal usulan perubahan diterima. KPM
memutuskan usulan perubahan dokumen tersebut ditolak atau diterima.
7.2.3. Khusus untuk usulan perubahan prosedur (SOP, baik SOP standar maupun SOP fungsi lainnya), harus
dibicarakan dalam rapat khusus para pimpinan universitas dan Unit Penjaminan Mutu (UPM).
Hasilnya mengikat dan dilaksanakan oleh KPM untuk proses selanjutnya.
7.2.4. Bila KPM memutuskan perlu adanya Rapat Tinjauan Manajemen untuk membahas usulan perubahan
dokumen, maka PSM bertanggung jawab mencatat usulan perubahan dokumen tersebut dalam formulir
Agenda Rapat (FM-UDINUS-SM-04-05). Rapat Tinjauan Manajemen yang dilaksanakan untuk
membahas usulan perubahan dokumen tersebut dapat bersifat ad-hoc, tergantung tingkat
kepentingannya.
7.2.5. Hasil pembahasan usulan perubahan Dokumen Sistem Mutu dalam rapat Tinjauan Manajemen dicatat oleh
PSM dalam Notulen rapat (FM-UDINUS-SM-04-07), dan digunakan sebagai dasar tindak lanjut usulan
perubahan Dokumen Sistem Mutu. Ringkasan hasil pembahasan usulan perubahan Dokumen Sistem Mutu
juga dicatat oleh PSM dalam formulir Usulan Perubahan Dokumen (FM-UDINUS-SM-02-04 yang
terkait.
7.2.6. KPM juga memutuskan perlu tidaknya penerapan uji coba terlebih dahulu atas usulan perubahan
dokumen. Masa uji coba ditentukan oleh KPM. Perlu atau tidaknya perubahan dokumen diputuskan oleh
KPM dari hasil penerapan uji coba tersebut.
7.2.7. PSM harus mencatat ringkasan setiap perubahan yang terjadi pada masing-masing prosedur dalam
formulir Sejarah Revisi (FM-UDINUS-SM-02-05) dan dilampirkan pada setiap dokumen Induk Sistem
Mutu.
7.2.8. Setiap Dokumen Sistem Mutu baru hasil revisi, harus ditandatangani kembali oleh personil yang
berwenang sesuai Prosedur Sistem Dokumentasi Jaminan Mutu (PM-UDINUS-01). Setelah
disahkan Dokumen Sistem Mutu didistribusikan kembali oleh PSM seperti prosedur semula.
7.2.9. Khusus untuk Manual Mutu, karena sifatnya yang spesifik, maka publikasi, distribusi dan revisinya diatur
tersendiri dalam Manual Mutu itu sendiri.
7.2.10. Dokumen lama yang sudah tidak berlaku, dipindahkan ke directory salinan kadaluarsa. PSM bertugas
mengarsipkan Dokumen Induk Sistem Mutu yang telah mengalami perubahan dan diberi cap OBSOLETE
COPY/ SALINAN KADALUARSA.

7.3 PENGENDALIAN STANDAR EKSTERNAL

7.3.1. Standar eksternal yang diterbitkan oleh pemerintah, badan standar nasional maupun internasional yang
dipergunakan sebagai pedoman kerja diarsip dan dicatat Bagian Ketatausahaan dalam Registrasi
Standar Eksternal (FM-UDINUS-SM-02-06).
7.3.2. Setiap terbit standar edisi terbaru atau peraturan baru harus dicatat oleh Bagian Ketatausahaan dalam
formulir Registrasi Standar Eksternal (FM-UDINUS-SM-02-06). Dokumen lama yang sudah tidak
berlaku, harus ditarik kembali untuk dimusnahkan.
7.3.3. Bagian Ketatausahaan bertugas mengarsipkan formulir Registrasi Standar Eksternal (FM-UDINUS-
SM-02-06) yang telah mengalami perubahan dan diberi cap OBSOLETE COPY/SALINAN
KADALUARSA.
7.3.4. Untuk keperluan penggandaan Bagian Ketatausahaan harus menyimpan satu salinan master Registrasi
Standar Eksternal yang tidak diberi stempel salinan terkendali, salinan Standar Eksternal didistribusikan
kepada Jajaran Manajemen Universitas.
7.3.5. Distribusi dokumen standard eksternal dapat menggunakan fasilitas aplikasi IT yang disediakan

7.4 LAIN-LAIN

Halaman 2 dari 3
 SOP PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA
No. Dokumen : PM-UDINUS-02
Revisi Ke / Tanggal :-/-
Berlaku Tanggal : 7 Mei 2008

7.4.1. Dokumen /data standar teknis lain yang muncul dari kegiatan masing - masing unit yang akan
dikendalikan diatur oleh masing-masing unit dan dilaporkan kepada PSM untuk dimasukkan dalam Daftar
Koordinator Pengendali Dokumen (FM-UDINUS-SM-02-01).
7.4.2. Pengendalian masing-masing dokumen/data tersebut dapat mengacu pada salah satu bagian prosedur ini
atau dalam instruksi kerja tersendiri.
7.4.3. Setelah digandakan, setiap Dokumen yang akan didistribusikan oleh PSM, harus diberi cap
CONTROLLED COPY/ SALINAN TERKENDALI pada semua halamannya (tidak termasuk
lampirannya).
7.4.4. Dalam hal digunakan aplikasi IT, setiap dokumen didistribusikan kepada yang berhak, sesuai dengan
Daftar Pemegang Controlled Copy (FM-UDINUS-SM-02-03)
7.4.5. Untuk keperluan penggandaan tambahan, PSM harus menyimpan Dokumen Induk Sistem Mutu yang
tidak diberi cap CONTROLLED COPY/ SALINAN TERKENDALI.
7.4.6. Dokumen sistem mutu lainnya didistribusikan hanya kepada bagian yang terkait dengan dokumen
tersebut. Nomor salinannya dapat mengacu pada Daftar Pemegang Controlled Copy/Salinan Terkendali
(FM-UDINUS-SM-02-03.
7.4.7. Distribusi Dokumen Sistem Mutu harus menggunakan Formulir Distribusi Dokumen (FM-UDINUS-SM-
02-07) sesuai dengan Instruksi Kerja Distribusi Dokumen, atau menggunakan aplikasi IT yang
telah disediakan
7.4.8. Penerima salinan terkendali wajib memeriksa kelengkapan dokumen yang diterima, membubuhkan
tanggal terima dan tanda tangannya pada kolom yang tersedia dalam Formulir Distribusi Dokumen (FM-
UDINUS-SM-02-07). Dalam hal penggunaan aplikasi IT, penerima dokumen wajib menggunakan
aplikasi tersebut dan mempelajari semua dokumen yang telah didistribusikan melalui aplikasi IT
7.4.9. Pengendali Dokumen juga harus mengarsipkan Daftar Distribusi Dokumen yang sudah ditandatangani oleh
semua penerima dokumen, atau jika distribusi menggunakan aplikasi IT maka pengendali dokumen wajib
mencatat tanggal upload dokumen dalam aplikasi

8. Lampiran :
a. Daftar Koordinator Pengendali Dokumen (FM-UDINUS-SM-02-01)
b. Daftar Induk Dokumen (FM-UDINUS-SM-02-02)
c. Daftar Pemegang Controlled Copy (FM-UDINUS-SM-02-03)
d. Usulan perubahan dokumen (FM-UDINUS-SM-02-04)
e. Sejarah revisi (FM-UDINUS-SM-02-05)
f. Regristrasi standard eskternal (FM-UDINUS-SM-02-06)
g. Daftar Distribusi dokumen (FM-UDINUS-SM-02-07)

Disiapkan oleh : Diperiksa oleh : Disahkan oleh :

Pengendali Sistem Mutu Kepala Kantor Penjaminan Mutu Rektor

Agus Prayitno, Drs, MM Aris Marjuni, S.Si, M.Kom Dr. Ir. Edi Noersasongko, M. Kom

Halaman 3 dari 3
 FM-UDINUS-SM-02-06

Registrasi Standar Eksternal

No. Nama Dokumen / Standard Penjelasan Singkat Isi Dokumen Asal Instansi Tgl Terima

Keterangan : Standard eksternal adalah dokumen yang diterima UDINUS yang dipakai sebagai pedoman untuk aktifitas organisasi yang
mempengaruhi mutu dan dokumen tersebut menjadi dokumen terkendali

Disiapkan oleh :
Pengendali Sistem Mutu

........................................
 FM-UDINUS-SM-02-01

Daftar Koordinator Pengendali Dokumen

Tanggal Mulai Berlaku .

NO. Nama Dokumen Unit Pengendali

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19

Disiapkan oleh, Diperiksa oleh, Disahkan oleh,

Pengendali Sistem Kepala Kantor Penjaminan Mutu Rektor
Mutu

Nama Lengkap Nama Lengkap Nama lengkap

------------------------ ------------------------------------- -----------------------------
 FM-UDINUS-SM-02-02

DAFTAR INDUK DOKUMEN

Kebijakan Mutu Sasaran mutu Manual Mutu

Prosedur Instruksi Kerja Rencana Mutu

Formulir Wewenang & Tg. Jawab

Tanggal
No Judul Kode Revisi Revisi Revisi Revisi Revisi Revisi Revisi Revisi Revisi
0 1 2 3 4 5 6 7 8
1. Kebijakan Mutu

2. Sasaran mutu
3. Rencana Mutu Universitas
4. Rencana Mutu Fakultas

5. Rencana Mutu Fakultas

6. Rencana Mutu Fakultas

7. Rencana Mutu Fakultas

8. Sistem Dokumentasi Jaminan Mutu

9. Formulir Rencana Mutu

10. Pengelolaan Jaminan Mutu

Daftar Koordinator Pengendali
11.
Dokumen
12. Daftar Induk Dokumen

13. Daftar Pemegang Controlled Copy

14. Usulan perubahan dokumen

Halaman 1 dari 2
 FM-UDINUS-SM-02-02

DAFTAR INDUK DOKUMEN

15. Sejarah revisi

16. Regristrasi standard eskternal

17. Daftar Distribusi dokumen
18. Pengelolaan Catatan Mutu
19. Daftar catatan mutu
20. Daftar catatan mutu yg dimusnahkan
21. Peminjaman dokumen/arsip
22. Kegiatan RTM

23. Undangan rapat

24. Daftar Peserta Rapat

25. Tanda Terima
26. Penundaan/Pembatalan Rapat
27. Agenda Rapat
28. Daftar Hadir
29. Notulen Rapat
30. Pelatihan

31. Formulir Matriks Kebutuhan Pelatihan

32. Rencana Pelatihan Tahunan

33. Jadwal Pelatihan Tahunan

Disiapkan oleh :

Pngendali Sistem Mutu

Halaman 2 dari 2
 FM-UDINUS-SM-02-03

DAFTAR PEMEGANG CONTROLLED COPY/SALINAN TERKENDALI

Revisi : R0
Tanggal Berlaku :

Nomor Identifikasi
No. Unit kerja Salinan Terkendali

Disiapkan oleh :
Pengendali Sistem Mutu

........................................
 FM-UDINUS-SM-02-04

Usulan Perubahan Dokumen

Nomor : Nama & Paraf Pengusul :

Kode Dokumen :
Nama Dokumen :
Tgl :
Alasan :

Usulan Revisi
Halaman Item Revisi

Persetujuan Perubahan
Keterangan :
Segera direvisi

Ditolak

Hasil :
Diujicoba

Dibahas di RTM

Tanggal berlaku : Paraf KKPM :

 FM-UDINUS-SM-02-05

SEJARAH REVISI

NAMA DOKUMEN :
KODE DOKUMEN :

REVISI TANGGAL
URAIAN REVISI
KE REVISI

Disiapkan oleh :
Pengendali Sistem Mutu

........................................
 FM-UDINUS-SM-02-07

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

Judul Dokumen Kode Dokumen Versi Revisi Tanggal berlaku

- -

COPY NAMA PENERIMA TANGGAL

TANDA TANGAN
NO. DOKUMEN TERIMA

Semarang, .......................
Didistribusi oleh,
.........................................................

................................