BUSINESS CASE

PROYEK RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI

AKADEMIK PADA SMAN X
(SIAX)

1. Latar Belakang
Penggunaan teknologi informasi pada setiap organisasi baik itu milik pemerintah
maupun swasta mulai marak saat ini. Perkembangan teknologi yang telah merambah ke
segala bidang kehidupan yang berkembang dengan sangat pesat membuat banyak
kemudahan dalam melakukan banyak kegiatan. Penataan informasi yang dilakukan secara
teratur, jelas, tepat, dan cepat serta bisa disajikan dalam sebuah laporan tentunya akan
sangat mendukung kelancaran operasional dan manajemen perusahaan atau lembaga
pemerintah. Informasi saat ini menempatkan dirinya sebagai sumberdaya yang tak kalah
pentingnya karena suatu informasi tidak hanya sekedar produk sampingan bisnis yang
sedang dijalankan, namun juga sebagai bahan pengisi bisnis dan menjadi faktor kritis
dalam menentukan kesuksesan atau kegagalan suatu usaha. Sekolah SMA X pada
dasarnya sudah memakai teknologi komputer pada bidang-bidang tertentu, seperti dalam
pencatatan berbagai informasi akademik. Akan tetapi setelah penulis melakukan
penelitian, ternyata sistem akademik yang berjalan di SMA X dalam pengolahan data
akademiknya masih menggunakan sistem komputerisasi sederhana.
Walaupun sudah didukung dengan komputer tetapi hanya memanfaatkan Office
Standar (Microsoft Office Excel dan Word) sehingga memungkinkan banyak sekali
kesalahan dalam pengolahan data akademik. Hal ini dapat menghambat pelayanan
akademik terhadap siswa-siswa, dan guru menjadi kurang serta mengakibatkan kesulitan
dalam pencarian data dan menyita waktu dalam pembuatan laporan. Pada dasarnya sistem
penilaian hanya dapat dilihat pada buku laporan pendidikan yang dibagikan kepada wali
siswa pada setiap semester. Sehingga pengawasan wali siswa terhadap siswa menjadi
berkurang. Dengan adanya sistem yang menggunakna aplikasi yang terhubung dengan
internet, maka semua komponen baik siswa maupun wali siswa, guru, wali kelas, dan
pihak administrator menjadi lebih mudah.
Hal inilah yang melatarbelakangi dikembangkannya sistem informasi akademik pada
sekolah SMA X. Untuk itu penulis tertarik untuk membuat proyek sistem informasi
akademik pada SMA X.
2. Tujuan Bisnis
 Pembangunan Sistem Informasi Akademik pada SMA X merupakan upaya untuk
memfasilitasi peserta didik dan pendidik serta wali murid di SMA X dalam proses belajar
mengajar khususnya pada kegiatan akademik. Sistem Informasi Akademik pada SMA X yang
dibangun diharapkan dapat membantu menyelesaikan permasalahan yang ada, yaitu:

1) Penyajian informasi mengenai siswa dan informasi nilai siswa

membutuhkan waktu yang lama.
2) Adanya kesulitan dalam pencarian data siswa karena data-data yang rentan
hilang dan tidak tersimpan ke dalam gudang data.
3) Pihak eksekutif sulit mengontrol kinerja guru dan staf.
3. Asumsi dan Kendala
Untuk mengatasi permasalahan administrasi yang terjadi saat ini, maka dibutuhkan
Sistem Informasi berbasis komputer yang dapat meningkatkan kualitas aktifitas manajemen
administrasi terutama pada proses pengolahan data siswa agar menjadi efektif dan efisien.
Namun, terdapat kendala untuk pembuatan Sistem Informasi Akademik pada SMAN
X ini, antara lain :
a. Dokumentasi tidak lengkap.
b. Standar Operasional Prosedur yang sering berubah.
4. Keperluan Awal Proyek
Proyek ini dapat berjalan jika mendapatkan dukungan dari pihak SMAN X, yang
meliputi :
a. Dukungan semua tingkatan level manajemen
b. Mempelajari dan mengerti kebutuhan-kebutuhan pengguna sistem
c. Mempelajari dan mengerti kebutuhan-kebutuhan pengguna informasi
d. Mempersiapkan team project dan semua kebutuhan yang diperlukan
5. Estimasi Anggaran
Untuk membangun Sistem Informasi Akademik, pemilik SMAN X menganggarkan
biaya sebesar Rp 63,700,000.00 (Enam Puluh Tiga Juta Tujuh Ratus Ribu Rupiah) yang
pengerjaannya dilakukan oleh Pengembangan Software sebagai Out-Sourcing (tenaga
lepas) sedangkan pembayaran personil dari Pengembang Software diserahkan sepenuhnya
kepada Manajer Proyek. Sedangkan estimasi anggaran secara keseluruhan adalah Rp
64.000.000 (Enam Puluh Empat Juta Rupiah) dengan rincian sebagai berikut;
Sumber Daya
Project Manager Rp 15.000.000
System Analyst Rp 10.000.000
Database Designer Rp 5.000.000
Interface Designer Rp 3.000.000
Programmer Rp 5.000.000
System Administrator Rp 3.000.000
TOTAL BIAYA GAJI PENGEMBANGAN Rp 41.000.000

System Development
Analisa Sistem Rp 5.000.000
Desain Database Sistem Rp 3.000.000
Desain Interface Sistem Rp 2.000.000
Koding dan Testing Rp 3.000.000
Dokumentasi Sistem Rp 1.000.000
Pembuatan Manual Sistem Rp 2.000.000
Sub Total Biaya Sistem Development Rp 16.000.000

Workshop (Pelatihan)
Sewa LAbCom Rp 25.000 x 4 Hari x 10 PC Rp 1.000.000
Biaya Modul Pelatihan 10 Orang x Rp 10.000 Rp 100.000
Konsumsi 10 Orang x Rp 25.000 Rp 250.000
Biaya Pemateri :
Rp 200.000 x 2 Orang x 4 Hari Rp 1.600.000
Sub Total Pelatihan Rp 2.950.000

Anggaran Rapat
Rapat Pembukaan (1 kali x 10 Orang x Rp 50.000) Rp 500.000
Rapat Pertemuan Tim Proyek (3 kali x 6 Orang x Rp 100.000) Rp 1.800.000
Rapat Penutupan (1 kali x 10 Orang x Rp 50.000) Rp 500.000
Sub Total Rapat Rp 2.800.000

Konsumsi Rapat
2 kali rapat x Rp 25.000 x 10 Orang Rp 500.000
3 kali rapat x Rp 25.000 x 6 Orang Rp 450.000
Sub Total Konsumsi Rapat Rp 950.000
TOTAL BIAYA PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM Rp 22.700.000
TOTAL BIAYA PROYEK Rp 63.700.000

Total biaya untuk kegiatan Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik Pada SMAN
X" adalah Rp 63,700,000.00 (Enam Puluh Tiga Juta Tujuh Ratus Ribu Rupiah).
6. Estimasi Jadwal
Proyek Sistem Informasi Akademik pada SMAN X direncanakan selama 3 bulan, terhitung sejak 29 Oktober 2017 hingga 29 Januari
2018. Jika pada saat proyek sedang berjalan terdapat perubahan/penambahan modul maka akan dimasukkan kedalam proyek baru (proposal
baru) dan dikerjakan setelah proyek awal selesai dikerjakan dan diimplementasikan
7. Risiko Potensial
a. Waktu untuk pengerjaan proyek tidak sesuai dari jadwal yang ada pada Project
Management Plan
b. Terjadinya miskomunikasi dengan stakeholder proyek karena jarangnya berkomunikasi
dengan stakeholder proyek
c. Terjadinya konflik antar sesama anggota tim developer yang dapat menghambat
pengerjaan proyek
d. Kekurangan anggota tim sehingga harus menambah anggota tim yang baru
e. Kualitas aplikasi yang dihasilkan tidak sesuai dengan standar yang ada di Quality
Management.
f. Terjadinya overbudget