BIAYA

(Akuntansi Perhotelan)

UNMAS DENPASAR

KELOMPOK 6 :

1. Angga Tri Ardian (09)

2. Ni Wayan Wiwik Wirahathi (21)
3. Ni Wayan Yuliantini (23)
4. Ni Putu Cindy Elvira Shanti Gregory (27)

UNIVERSITAS MAHASARASWATI
DENPASAR
2017

1
 BIAYA

7.1 Jenis-jenis Pembelian Dairy Product pada Hotel

Pembelian Persediaan
Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan
barang-barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk
membantu kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan sangat tergantung
pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan. Penyimpanan
barang persediaan sangat besar pengaruhnya pada ketahanan dan keawetan barang tersebut,
sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanannya.
Daily store merupakan gudang tempat menyimpan barang persediaan berupa makanan
dan minuman, dimana tingkat kegiatan atau aktifitasnya setiap hari sangat sibuk, jauh lebih
sibuk dibandingkan gudang lainnya seperti gudang material (general store). Di gudang ini,
transaksi keluar masuk barang (turn over-nya) sangat tinggi dan terjadi setiap hari, oleh karena
itu disebut dengan daily store. Di gudang ini, disimpan bahan-bahan makanan dan minuman
seperti di bawah ini;
a) Makanan Cepat Rusak/Layu (Perishable)
Bahan makanan yang termasuk perishable adalah: sayur-sayuran, buah-buahan,
bumbu-bumbu segar (fresh herb) seperti: bawang merah, bawang putih, cabai, green
pepper, red pepper, onion, white cabbage, leeks, lettuce, tomato, bayam, sayuran hijau,
dan jenis sayuran lainnya yang mudah rusak.
b) Makanan Jenis Dairy Product
Yang termasuk bahan makanan jenis dairy product adalah: telur, susu dan atau yang
dibuat dari bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream dan lain
sebagainya. Untuk bahan makanan jenis dairy product, umurnya juga relatif pendek
yaitu berkisar 1 sampai 2 minggu (sesuai dengan informasi yang dicantumkan pada
kemasan) sehingga dalam proses pembelian bahan makanan ini,diperlukan ketelitian
khusus dengan melihat tanggal kadalursa (expired date) dari jenis makanan yang dibeli,
pada bungkus atau kemasannya. Bahan-bahan makanan jenis ini disimpan pada
suhu/temperatur khusus, sama seperti bahan makanan jenis perishable yaitu pada suhu
13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius (chilled room).
c) Bahan Makanan Jenis Daging,Unggas, Ikan Laut (Meat, Poultry, Fish and Seafood)
d) Makanan Jenis Sembako (Groceries)
Groceries adalah sebutan untuk kelompok bahan makanan grosir/sembako seperti:

2
 tepung terigu, beras, kacang-kacangan,kecap, saos, bahan-bahan kue, jenis-jenis mie,
minyak goreng, bumbu dalam botol atau kaleng, dan lain sebagainya.
e) .Bebagai Jenis Minuman (Beverage)

Cara pembelian persediaan (bahan makanan)

a) Pembelian bahan makanan dengan sistem kontrak
Ada dua jenis pembelian bahan makanan dengan cara kontrak, yaitu:
1. Kontrak untuk jangka waktu tertentu
Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu mempunyai tujuan, seperti
dalam jangka waktu tertentu (sesuai dengan kontrak), hotel/restoran tidak perlu
sulit-sulit mencari suplier/pemasok lagi, paling tidak selama 6 atau 12 bulan,
tergantung lamanya kontrak. Tujuan yang lain yaitu, tenaga ataupun waktu bisa
dihemat, dan juga akan memudahkan di dalam penatapan harga dan penyusunan
anggaran, hal ini karena jumlah pengeluaran sudah dapat dipastikan. Pembelian
dengan sistem kontrak ini akan lebih menguntungkan lagi bila diutamakan
untuk jenis bahan yang mempunyai harga yang stabil untuk periode-periode
tertentu.
2. Kontrak pembelian dalam jumlah tertentu
Mempunyai tujuan diantaranya adalah untuk menjamin kontinuitas pemasok
bahan, dan mempunyai kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan
yang penting dan sulit diperoleh. Terutama adalah jenis bahan-bahan yang
hanya tersedia di pasar pada musim-musim tertentu (bahan musiman).
Yang perlu diingat dalam pembeian bahan dengan sistem kontrak ini adalah kontrak
sebaiknya dilakukan secara tertulis, dan kalau perlu dilakukan dihadapan notaris untuk
dijadikan sebagai dokumen legal. Struktur kontrak bisa dibagi menjadi dua bagian, yaitu:
bagian pertama, mencantumkan tentang kondisi umum seperti jangka waktu kontrak,
bagaimana pengiriman barang-barang yang dibeli? Kepada siapa invoice harus dikirimkan?
Bagaimana sistem pembayarannya? Contoh bahan yang dibeli,dan sebagainya. Sedangkan
bagian kedua tentang hal-hal yang khusus dan spesifik, seperti standar spesifikasi untuk
setiap jenis bahan yang dibeli, atau disebut dengan standard purchased spesification.
b) Pembelian bahan makanan secara harian
Cara pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan yang tidak
tahan lama. Untuk melaksanakan pembelian harian semacam ini, maka karyawan
bagian dapur yang sukup senior harus melakukan inventori setiap harinya, biasanya

3
 dilakukan pada siang hari untuk menghitung berapa bahan-bahan yang tersisa dan
berapa jumlah yang harus dibeli kembali, maka mengajukan order pembelian melalui
chef untuk disetujui.
c) Pembelian bahan makanan secara kuota mingguan
Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya dilakukan
untuk bahan-bahan yang tergolong dalam grocery, hal ini karena pengiriman sekali
dalam seminggu atau sekali dalam dua minggu untuk jenis-jenis bahan makanan
grocery adalah sangat sesuai. Prosedur atau metode pembelian dengan cara mingguan,
sama dengan prosedur pembelian cara harian.
d) Pembelian bahan makanan secara Cash and Carry
Cara ini biasanya digunakan oleh hotel-hotel kecil-menengah, dimana umunya
bahan/barang yang akan dibeli tidak dalam jumlah yang besar, dan untuk bahan/barang
yang mudah didapat. Pembelian dengan cara ini bisa dilakukan langsung ke pasar,
supermarket atau toko atau tempat-tempat yang sudah dijadikan langganan oleh
restoran karena harganya lebih murah. Ada beberapa keuntungan yang bila
menggunakan pembeilan cara Cash and Carry, diantaranya:
Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu pemasok saja
Harga lebih kompetitif, walaupun bahan/barang yang dibeli dalam jumlah sedikit.
Pembeli tahu secara pasti barang/bahan yang akan dibeli beserta harganya hanya
melalui catalog
Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika
Sedangkan kerugiannya adalah:
Harus menyediakan orang yang ditugaskan untuk membeli beserta transportasinya
Hotel/restoran harus membayar tunai.
e) Pembelian bahan makanan secara pembayaran pesanan
Pembelian dengan cara pembayaran pesanan ini diperlukan bila hotel /restoran
memerlukan bahan makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk memenuhi
kebutuhan selama beberapa waktu, hal tersebut juga untuk menjamin kontinuitas bahan
berkaitan dengan keberadaan jenis makanan tertentu yang dicantumkan di dalam Menu.

4
 7.2 Bagian Alur Prosedur Pembelian pada Hotel

Bagan Alur Pembelian Pesediaan

Gudang Puchasing Acct Dept Head Geneal Manager Cost Control Supplier

PR PR
PR

+
QAP
QAP

persetujuan pesetujuan
PO
PO

PO PO

A A

A
Salinan untuk
bagian receiving
(kalau ada)

Keterangan:
PR = purchase requisition
PO = purchase order
QAP = quotation analys price
A = arsip
MI = memorandum invoice

Prosedur pembelian persediaan (penjelasan bagan alur pembelian)

PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan tidak
tersedia di gudang, atau PR juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika barang yang
tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya dibuat
dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan pada:
- Cost control, sebagai alat kontrol

5
 - Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO
- Gudang atau departemen yang memerlukan
Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO di mana harus
mendapatkan persetujuan dari Accounting Departement Head dan General Manager,
dan didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5
rangkap yang didistribusikan pada:
- Supplier untuk ditunjuk
- Cost control, sebagai kontrol
- Gudang, sebagai informasi pembelian
- Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang
- Purchasing, sebagai arsip
Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah
barang siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.
Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah
barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan meminta
persetujuan dari:
- Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya
- Cost control untuk persetujuan harga
- Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang
MI pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang
membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:
- Cost control, sebagai kontrol
- Gudang, sebagai informasi
- Purchasing, sebagai arsip
- Account payable, sebagai dasar mencatat hutang
- Supplier, sebagai pendukung penagihan
Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian
menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.
Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian
tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.
MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian
penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.

6
 Bagan Alur Pengeluaran Kas untuk Pembelian Tunai

Depatemen Purchasing Cost Control Acc Dept Head General Manager Geneal Cashier

PR Cek persetujuan persetujuan PR

PR

uang
uang
+

A
+
CDV
CDV

Tanda tangan GCES

Keterangan:
PR = purchase requisition
CDV = cash disbursement voucher
GCES = general cashier expenditures summary A
A = asip

7.3 Jurnal Khusus Pembelian pada Hotel

Proses akuntansi dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal umum,
kemudian posting ke dalam rekening buku besar. Proses tersebut berjalan terus menerus
sepanjang tahun buku. Kegiatan semacam itu dapat dilakukan hanya untuk transaksi keuangan
yang memiliki frekuensi tidak sering terjadi dan jumlah bukti transaksinya pun tidak banyak.
Apabila transaksi yang sejenis memiliki frekuensi dalam kategori sering terjadi dan jumlah
transaksinya banyak, cara posting seperti dikemukakan pada pembahasan jurnal umum tidak
lagi efisien dan kurang praktis. Kondisi ini biasanya terjadi pada perusahaan besar ataupun
satuan usaha yang mulai berkembang pesat.

7
 Oleh karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanya digunakan untuk mencatat
transaksi sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan jurnal yang
mempunyai bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan jurnal khusus. Transaksi-
transaksi yang dapat dicatat dalam jurnal khusus misalnya transaksi penerimaan kas, transaksi
pengeluaran kas, transaksi penjualan kredit, dan transaksi pembelian kredit. Setelah pencatatan
dalam jurnal khusus tersebut selanjutnya diposting ke dalam rekening buku yang dilakukan
secara periodik, biasanya setiap bulan sekali.
Secara umum jurnal khusus dalam akuntansi terdiri atas:
Jurnal penjualan barang dagangan, untuk mencatat transaksi penjualan barang
dagangan yang dilakukan secara kredit.
Jurnal pembelian barang dagangan, untuk mencatat transaksi pembelian barang
dagangan yang dilakukan secara kredit.
Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas atau uang tunai.
Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas atau uang
tunai.
Jurnal umum, untuk mencatat semua transaksi yang tidak dapat dicatat ke dalam
keempat jurnal di atas.
Berkaitan dengan transaksi pembelian barang untuk keperluan operasional hotel, pencatatan
bisa dilakukan dengan menggunakan metode phisik atau metode perpetual, sebagian besar
menggunakan metode perpetual dengan pencatatan persediaan sebagai berikut:
Inventory Food xxx
Trade creditor xxx