PERANCANGAN

STRATEGIK
NPQEL Ambilan 2/2016
Kumpulan SRG 5

Institut Aminuddin Baki

Cawangan Genting
Highlands
15,16,20,21 Jun 2015

Pengajar / Pembimbing
Abdul Razak bin Alias
 Pensyarah Kanan
Jabatan Mentoring & Coaching
Institut Aminuddin Baki
Genting Highlands

NPQH (IAB); Diploma Pertanian (UPM); Diploma

Pendidikan (UTM), Bacelor Sains Pertanian (UPM);
Sarjana Kepengetuaan (UM)

Kursus Leadership Coaching & Mentoring (IAB);

Certificate Programme on Coaching & Mentoring
ABDUL RAZAK BIN ALIAS (The University of Waikato); Certificate in Coaching
Practice Programme (UM)
Pengalaman Mengajar & Mentadbir Bidang Latihan di
1990 Mula mengajar, SMK Kuala Krau IAB
1992 1999 PK Kokurikulum SMK Kuala Krau
PK HEM, SMK Kuala Krau Coaching &
GKMP T & V, SMK Kuala Krau Mentoring
1999 2000 Cuti Belajar
2001 PK Petang, SMK Mentakab Perancangan
2002 2009 Memangku Pengetua & Care Taker, SBPI Temerloh Strategik
PK, SBPI Temerloh
2009 PK, SMK Datuk Bahaman 019 947 4045
2009 2014 Ketua Jabatan JMC, IAB abdulrazakal@iab.
2009 Sekarang Pensyarah Kanan, IAB edu.my
2
Jadual : Modul 1 - Dasar dan Hala Tuju
Tarikh / pagi petang
Masa 0815 10.15 10.45 12.45 02.15 04.15
Hari Pemikiran Pemikiran Perancangan Strategik
Pertama Strategik Strategik - Pengenalan
- Mandat
Hari Perancangan Strategik Perancangan Strategik Perancangan Strategik
Kedua - Pemegang Taruh - Visi - Analisis SWOC/T
- Pelanggan - Nilai
- Misi - Piagam Pelanggan
Hari Perancangan Strategik Perancangan Strategik Perancangan Strategik
Ketiga - Isu - Matlamat - Strategi / Inisitiatif
- Objektif (KPI/
Sasaran)
Hari Perancangan Strategik Pelaksanaan Penilaian
Keempat - Pelan Taktikal
- Pelan Operasi

3
4
Matlamat Modul Dasar & Hala Tuju

Di akhir sesi latihan saya berupaya;

meningkatkan kompetensi ke arah

pembinaan dasar & hala tuju yang
berfokuskan kualiti, pemikiran strategik
dan amalan proaktif.
menterjemahkan dasar & hala tuju
organisasi kepada tindakan harian
membina perancangan bagi
meningkatkan prestasi organisasi
5
Isu-isu Dalam
Penetapan Dasar
dan Hala Tuju
Sekolah?

6
 Perancangan
Strategik
Membina
Dasar dan Hala Tuju Sekolah
7
Objektif
Diakhir sesi latihan saya

1. Memahami konsep perancangan

strategik.
2. Memahami proses-proses utama
dalam perancangan strategik.

8
 Apakah itu Apakah itu
PENGURUSAN PERANCANGAN
Strategik ? Strategik ?
Pengurusan strategik Perancangan strategik
sebagai suatu proses sebagai tahap
formulasi, implementasi, perancangan yang
dan penilaian tindakan- tertinggi dalam melihat
tindakan yang akan hala tuju organisasi
memastikan organisasi pada jangka masa
berupaya mencapai panjang sekurang-
objektifnya. kurangnya antara 3 5
tahun akan datang
dalam skop yang lebih
luas atau umum. 9
Apakah itu Perancangan Strategik?

Suatu kerangka kerja bagi

melaksanakan mandat kerajaan melalui
penjelasan misi dan visi, menganalisis
persekitaran, pemilihan fokus
keutamaan, matlamat, petunjuk prestasi
utama, penetapan sasaran, objektif,
menjana strategi, dan pelan
pelaksanaan strategi.
Perspektif Perkhidmatan Awam

10
Apakah itu Perancangan Strategik?

Perancangan strategik adalah proses

formal menentukan keperluan bagi
menghasilkan keputusan ganjaran yang
tinggi; bagi mengenal pasti apa dan
bagaimana untuk mencapai dari realiti
semasa kepada masa depan yang
menambah nilai kepada masyarakat di
peringkat mega.
(Kaufman, R. etc., 2003)

11
Kelebihan Perancangan Strategik?

Menentukan keberkesanan program

yang dilaksanakan
Memastikan segala program yang
dilaksanakan adalah berdasarkan
keperluan
Memupuk budaya kerja berpasukan
yang mantap dan berkualiti
Meningkatkan pencapaian sesuatu
program ke tahap paling optimum

12
Perancangan Strategik

Perancangan Tertinggi
Hala Tuju
Jangka Masa Panjang

Apakah?
Bagaimanakah?
Siapakah?
Bilakah?
13
Perancangan Strategik

Perancangan strategik merupakan tahap

perancangan tertinggi yang melihat
halatuju organisasi pada jangka masa
panjang sekurang-kurangnya 3 5 tahun
ke hadapan dengan menyoal dan
mencari jawapan tentang apakah
(WHAT) akan dilakukan pada masa
hadapan, bagaimanakah (HOW),
siapakah (WHO) bertanggungjawab dan
bilakah (WHEN) ianya akan tercapai.
14
Bagaimanakah
merancang
secara strategik?

15
 Struktur Pengurusan & Proses Perancangan
Dasar & Hala Tuju Organisasi

Pernyataan Set Tujuan

Misi, Visi Organisasi

Fungsi Kepimpinan Matlamat & Pelan Set Hala Tuju

Tertinggi Strategik Organisasi

Fungsi Pemimpin Matlamat & Pelan Pautan antara

Pertengahan Taktikal Strategi & Operasi

Fungsi Barisan Matlamat & Pelan Panduan Operasi

Pengoperasi Operasi Hari ke Hari

16
 Merancang Secara Strategik

2 Di 3 Bagaimanakah 1 Ke
manakah manakah
kita hendak
kita
sampai ke tujuan?
hendak
sekarang? kita tuju?

17
 PEMIKIRAN STRATEGIK: TEMPLAT ABC UNIVERSAL
Sumber: Haines Centre for Strategic Management
E IMBASAN PERSEKITARAN
LUARAN MASA DEPAN
Apakah yang akan
berubah di masa depan
kita? Persekitaran luaran
yang akan memberi kesan
KENDALIAN SISTEM / PROSES D kepada kita
C ____________________ Bagaimanakah kita sampai ke sana (merapatkan ____________________ A
TARIKH MASA KINI jurang dari C ke A ? TARIKH MASA DEPAN
INPUT

Di manakah kita OUTPUT /

sekarang? OUTCOMES

Penilaian Strategi Hasil

Tindakan
Semasa Utama Diingini

S W

GELUNG MAKLUM BALAS B

O C
Ukuran Kejayaan Utama / Matlamat
Bagaimanakah kita akan tahu apabila kita sampai
ke sana?

18
Merancang Secara Strategik

Perancangan strategik harus

berdasarkan soalan-soalan berikut:-

Di manakah kita sekarang?

Ke manakah hendak kita tuju?
Bagaimanakah kita hendak sampai
ke tujuan?

19
Apakah langkah- Langkah 1

langkah
penyediaan
Perancangan Langkah 2

Strategik?
Langkah 3

Langkah
seterusnya

20
 Misi
Apakah langkah- Langkah 1

langkah
penyediaan Visi
Perancangan Langkah 2

Strategik?
Nilai
Langkah 3

Isu Matlamat
Langkah Objektif -
seterusnya

21
 Isu-isu /
Masalah
Mandat

Misi Visi Nilai

Matlamat Ukuran Inisiatif /

Kejayaan Strategi

Objektif
Aktiviti-
aktiviti
22
Rumusan Rangka Kerja
Perancangan Strategik

23
Apakah langkah-langkah penyediaan
Perancangan Strategik?

1. 4. 7.
Menyemak Mandat Penetapan Kajian Keperluan /
Visi Isu Strategik

2. 5. 8.
Mengenalpasti Penerapan Pembentukan
Pemegang Taruh Nilai dan Piagam Matlamat Strategik
dan Pelanggan Pelanggan

3. 6. 9.
Penggubalan Analisis Persekitaran Indikator Kejayaan,
Misi SWOC/T Penetapan Objektif
/ KPI / Sasaran
24
Apakah langkah-langkah penyediaan
Perancangan Strategik?

10. 13.
Senarai Inisiatif / Maklum Balas
Strategi dan Prestasi
Tanggungjawab

11.
Penyediaan Pelan
Taktikal

12.
Penyediaan Pelan
Operasi
25
Pra Perancangan
Strategik?

26
Apakah mandat
organisasi?

27
Mandat Organisasi

Amanah yang diberikan oleh orang

ramai.
Kuasa yang diberikan oleh oleh pihak
yang lebih tinggi.
Surat kuasa, surat perintah
Kuasa yang diberikan untuk
mentadbir

28
Kenal Pasti Mandat Organisasi

Mandat Tidak
Formal
Mandat
Formal

Mandat Mandat
Dalaman Luaran 29
Mandat Organisasi

Mandat berkait dengan akauntabiliti-

Kewajipan untuk memberi jawapan dan
menanggung segala akibatnya.

Ia merupakan garis panduan

tanggungjawab / kerja umum sesebuah
organisasi. Ia menjelaskan apa yang
boleh dilakukan dan tidak boleh
dilakukan.

30
Mandat Organisasi

Mandat menjadi asas kepada

pembinaan pernyataan misi

31
Mandat Organisasi

Apakah yang perlu kita buat?

32
Mandat mungkin

Kehendak-kehendak formal yang

termaktub dalam undang-undang,
statut, piagam dan sebagainya? Atau

Harapan tidak formal daripada pihak

berkepentingan atau melalui norma-
norma budaya

33
Mengapa bermula dengan mandat

Mempengaruhi tindakan dan sumber

organisasi.
Organisasi mungkin menganggap
mereka lebih dikekang daripada
mereka sebenarnya.
Beberapa mandat boleh menjadi
diberi penekanan.

34
Perbincangan

Apakah mandat yang boleh kita

ubah?
Bagaimanakah mandat kita memberi
impak hala tujua masa depan
organisasi?
Apakah program yang tidak
dipengaruhi mandat?
Adakah misi kita konsisten dengan
mandat kita?

35
Siapakah
pemegang
taruh?

36
Pemegang Taruh
(Stakeholder)

Pemegang Taruh
LUARAN

Pemegang taruh
DALAMAN

37
Pemegang Taruh

Pemegang taruh adalah setiap orang,

kumpulan atau organisasi yang boleh
meletakkan tuntutan terhadap sumber
sekolah, perhatian, hasil atau sesuatu
yang dipengaruhi oleh hasil.

38
Analisis Pemegang Taruh

Analisis pemegang taruh adalah amat

berguna dalam menyediakan maklumat
yang bernilai berkenaan situasi politik
yang dihadapi organisasi.

39
Analisis Pemegang Taruh

Bagaimanakah pemegang taruh ini

mempengaruhi kita dan
bagaimanakah kita mempengaruhi
pemegang taruh ini?
Apakah yang kita mahu daripada
pemegang taruh ini dan apakah
yang pemegang taruh ini mahu
daripada kita?

40
Analisis Pemegang Taruh

Bagaimanakah pentingnya
pemegang taruh ini?
Amat Penting
Munasabah
Tidak Sama Sekali

Jika ada, apakah peranan yang harus

pemegang taruh ini ambil dalam proses
perancangan strategik?

41
Siapakah
pelanggan?

42
Pelanggan

Pelanggan
LUARAN

Pelanggan
DALAMAN

43
Pelanggan

Orang perseorangan atau badan yang

mendapatkan nasihat atau
perkhidmatan daripada ahli profesional.

44
Pelanggan

Analisis pelanggan berguna dalam

menyediakan keperluan bagi
merancang dan melaksanakan nasihat
dan perkhidmatan bagi memenuhi
hasrat pelanggan.

45
Analisis Pelanggan

Bagaimanakah pelanggan ini

mempengaruhi kita dan
bagaimanakah kita mempengaruhi
pelanggan ini?
Apakah yang kita mahu daripada
pelanggan ini dan apakah yang
pelanggan ini mahu daripada kita?
Jika ada, apakah peranan yang harus
pelanggan ini ambil dalam proses
perancangan strategik?
46
Sekolah

Misi

Visi

Matlamat
1
2
3
4

47
Kementerian Pendidikan Malaysia

Misi
Melestarikan Sistem Pendidikan Yang Berkualiti Untuk
Membangunkan Potensi Individu Bagi Memenuhi Aspirasi
Negara

Visi
Pendidikan Berkualiti Insan Terdidik Negara Sejahtera

Matlamat
Melahirkan bangsa Malaysia yang taat setia dan bersatu padu.
Melahirkan insan yang beruman, berakhlak mulia, berilmu,
berketrampilan dan sejahtera
Menyediakan sumber tenaga manusia untuk keperluan
kemajuan negara
Memberi peluang-peluang pendidikan kepada semya
warganegara malaysia 48
Kementerian Pendidikan Malaysia

Misi
Membangun Potensi Individu Melalui Pendidikan Berkualiti

Visi
Sekolah Unggul Penjana Generasi Terbilang

Matlamat
Melahirkan bangsa Malaysia yang taat setia dan bersatu padu.
Melahirkan insan yang beruman, berakhlak mulia, berilmu,
berketrampilan dan sejahtera
Menyediakan sumber tenaga manusia untuk keperluan
kemajuan negara
Memberi peluang-peluang pendidikan kepada semya
warganegara malaysia

49
Apakah itu misi?

50
 Misi
1 2 3
Menggambarkan Menggambarkan Menggambarkan
apakah yang kepada siapakah hasil akhir yang
organisasi lakukan perkhidmatan diingini.
sekarang (apakah tersebut Apakah
perkhidmatan diberikan. keperluan
yang Ianya menjawab pelanggan yang
ditawarkan?) DAN soalan siapakah dapat organisasi
bagaimanakah pelanggan utama anda penuhi?
cara organisasi anda?
melakukannya?

51
1 2 3
Menggambarkan Menggambarkan Menggambarkan
apakah yang kepada siapakah hasil akhir yang
organisasi lakukan perkhidmatan diingini.
sekarang (apakah tersebut Apakah
perkhidmatan diberikan. keperluan
yang Ianya menjawab pelanggan yang
ditawarkan?) DAN soalan siapakah dapat organisasi
bagaimanakah pelanggan utama anda penuhi?
cara organisasi anda?
melakukannya?

52
 Misi

Satu objektif yang ingin dicapai dalam

pengertian yang lebih luas atau yang
menjelaskan tujuan-tujuan asas
organisasi.

Sebuah pernyataan (deklarasi) misi

adalah pernyataan singkat tentang
tujuan khusus atau sebab penubuhan
organisasi.

53
 Misi

Ianya menjawab soalan tentang

apakah urusan / tugas utama (core
business) yang dipertanggungjawabkan
ke atas organisasi.

54
Proses Penggubalan Misi

Menggambarkan apakah yang

organisasi lakukan sekarang (apakah
perkhidmatan yang ditawarkan?)
DAN bagaimanakah cara untuk
melakukannya?
Menggambarkan kepada siapakah
perkhidmatan tersebut diberikan.
Menggambarkan hasil akhir yang
diingini.

55
Proses Penggubalan Misi

Misi kami adalah untuk menyediakan ...

(pelanggan) dengan ... (produk dan
perkhidmatan) dalam rangka mencapai
... (mengapa kita wujud / ciri-ciri
keunikan, nilai atau prinsip pegangan
utama sekolah dalam memenuhi tujuan
kewujudannya).

56
Apakah itu visi?

57
Visi

Visi mengandungi pernyataan tertinggi

yang hendak dicapai oleh sesebuah
organisasi dan lazimnya mengandungi
maklumat mengenai cita-cita organisasi.

58
Visi

59
Visi

Pernyataan visi adalah gambaran

keunggulan prestasi organisasi yang
dikongsi bersama.

Ia adalah panduan gambaran kejayaan

dan menjawab soalan:

"Apakah yang ingin kita ciptakan?"

"Bagaimanakah kita ingin dikenali?"

60
Proses Pembinaan Visi

Berfikir mengenai masa hadapan

yang ingin dicapai dalam masa 3 -5
tahun
Membentuk halatuju yang jelas
berdasarkan aktiviti organisasi
Memberi inspirasi kepada anggota
organisasi
Memutuskan Siapa Kita, Apa Kita
Buat, dan Ke Mana Hendak Kita Tuju

61
62
63
64
65
66
Visi

Visi Eksplisit
Visi Implisit

67
Apakah nilai-
nilai organisasi?

68
 Nilai Organisasi

Faktor mendorong
Pekerjaan
Kemanusiaan

Set panduan, menyokong

Mematuhi janji
prinsip,
kepercayaan, atau panduan
pernyataan Capai visi

69
Nilai Organisasi

Nilai 2 Nilai 3

Nilai 1

Nilai 4 Nilai 5

70
Piagam
Pelanggan

71
Piagam Pelanggan

Komitmen bertulis, dipamerkan, jaminan

penyampaian perkhidmatan mengikut
standard dan memberitahu hak-hak
pelanggan.

Ditulis berdasarkan kaca mata

pelanggan. Ditetapkan standard satu
ukuran kuantitatif.

72
Piagam Pelanggan

Fokus Pelanggan, standard dan sikap

Ciri-ciri Jelas, senang disebarkan,

mempunyai kebolehpercayaan,
praktikal, khusus dan boleh ditambah
baik.

73
Radas / Alat / Tools

Apakah radas / alat / tools untuk

identifikasi pelbagai faktor secara
sistematik untuk anda merumuskan
strategi perancangan yang tertinggi
dalam melihat hala tuju organisasi pada
jangka masa panjang sekurang-
kurangnya antara 3 5 tahun akan
datang dalam skop yang lebih luas atau
umum.

74
Apakah itu
analisis SWOC/T?

75
Analisis SWOC/T

Analisis SWOC/T adalah identifikasi

pelbagai faktor secara sistematik untuk
merumuskan strategi yang dapat
memaksimakan kekuatan (Strengths)
dan peluang (Opportunities) serta
meminimakan kelemahan (Weaknesses)
dan cabaran / ancaman (Challenges /
Threats).

76
Analisis SWOC/T

Analisis SWOC/T juga membandingkan

antara faktor luaran (peluang dan
cabaran / ancaman) dengan faktor
dalaman (kekuatan dan kelemahan).

77
 Analisis SWOC/T
Membantu Menjejaskan
Pencapaian Pencapaian
Objektif Objektif
Dalaman
Faktor

KEKUATAN KELEMAHAN
(Strengths) (Weaknesses)

CABARAN /
Luaran
Faktor

PELUANG ANCAMAN
(Opportunities) (Challenges /
Threats)
78
 Analisis SWOC/T
Kekuatan / Kelemahan
PRIMO - F
People / Sumber Manusia (Guru,
Pelajar dll.)
Resources / Sumber
Innovation and Ideas / Inovasi
dan Idea
Marketing (Communications) /
Pemasaran (Komunikasi)
Operations (Day to day running)
/Operasi (Perjalanan hari ke
hari)
Finance / Kewangan
Peluang / Cabaran - Ancaman
PESTLE
Political / Politik
Economic / Ekonomi
Social / Sosial
Technology / Teknologi
Legislative / Undang-undang
Enviromental / Sekitaran
79
Analisis SWOC/T

80
81
Indikator /
Ukuran Kejayaan
Sekolah?

82
 Indikator Kejayaan Sekolah

INDIKATOR 1 BERFOKUSKAN MURID

2 TIDAK BERFOKUSKAN MURID

INPUT / CARA YANG
MENYOKONG
PEMBELAJARAN MURID

83
Indikator Kejayaan Sekolah:
Berfokuskan Murid

84
 Indikator Kejayaan Sekolah:
Berfokuskan Murid

Indikator menyediakan
standard untuk murid
dilihat dan boleh
diukur. Tanpanya,
ianya susah, ataupun
mustahil untuk
mengukur
keberkesanan sekolah
atau cuba
menambahbaik
pembelajaran. 85
 Indikator Kejayaan Sekolah:
Berfokuskan Murid

Indikator Kejayaan Murid

adalah: keputusan yang
boleh diukur berfokuskan
murid yang sekolah ada
keupayaan, berhasrat
atau perlu mempengaruhi
dan baginya ia sanggup
atau dikehendaki
dipertanggungjawabkan.

86
Pembentukan
Matlamat
Strategik

87
 Pembentukan matlamat strategik

Sasaran atau kedudukan-kedudukan

khusus yang ingin capai bagi mencapai
misi dan visi organisasi.

Ia pernyataan positif kepada

pernyataan isu.

Setiap isu strategik akan menjadi

matlamat strategik / bidang
keberhasilan utama.
88
Pembentukan matlamat strategik

VISI

M1 M2 M3 M4

ISU4

ISU3
ISU2
ISU1
89
Matlamat Berbanding Dengan
Objektif

Matlamat dan objektif kedua-dua alat

untuk mencapai apa yang anda ingin
mencapai.
Matlamat jangka panjang dan
objektif biasanya dicapai dalam
jangka pendek atau sederhana.

90
Matlamat Berbanding Dengan
Objektif

Matlamat adalah samar-samar dan

anda tidak boleh secara muktamad
mengatakan anda telah mencapai
manakala kejayaan objektif dengan
mudah boleh diukur.
Matlamat adalah sukar untuk
mengukur atau dimasukkan ke dalam
garis masa, tetapi objektif perlu diberi
tempoh masa untuk menjadi lebih
berkesan.
91
 Matlamat Berbanding Dengan
Objektif
1. Nominal Menamakan sesuatu (contoh,
(Kurang dipercayai, cemerlang, cantik, sejuk,
samar-samar dan panas)
mungkin keliru)

2. Ordinal Menentukan sesuatu lebih Matlamat

(Samar-samar dan hebat daripada yang lain
kabur tetapi lebih (contoh, pasukan ini lebih
dipercayai daripada hebat daripada pasukan
nominal tersebut)

3. Interval Sela Berkaitan item sepanjang skala

(Lebih dipercayai, dengan selang yang sama
tepat) yang mempunyai titik sifar
secara rambang (contoh,
darjah celsius) Objektif
4. Ratio Nisbah Berkaitan item sepanjang skala
(Lebih dipercayai, pada satu titik sifar diketahui
tepat) dengan selang yang sama.
(contoh, berat, jarak) 92
Sifat pernyataan matlamat

Hasil akhir + umum = misi & visi

Berfokus
Tanggungjawab peringkat tinggi
(korperat)
Tiada tempoh atau tempoh jangka
panjang

93
Sifat pernyataan matlamat

Penggunaan ayat: luas, umum dan

ringkas
Boleh bersifat kualitatif
Kritikal dan mesti capai jika ingin
menjayakan misi dan visi

94
Sifat pernyataan matlamat

Matlamat Strategik juga disebut sebagai

Bidang Keberhasilan Utama (Key Results
Area KRA) sesebuah organisasi.

95
Penetapan
Objektif

96
Penetapan Objektif

Objektif menggambarkan usaha,

langkah atau aktiviti yang diambil untuk
mencapai matlamat.

Ukuran pencapaian matlamat dan

seterusnya pencapaian visi.

97
Penetapan Objektif

Objektif harus ditulis, jadi tidak ada salah

faham tentang apa yang perlu
diselesaikan.

98
 Penetapan Objektif

Ia cukup terperinci, jadi

sesiapa pun yang
membaca matlamat atau
Specific (Spesifik)
objektif akan tahu apa
yang dimaksudkan untuk
dicapai.

99
 Penetapan Objektif

Keputusan akhirnya boleh

dikenalpasti dari segi
kuantiti, kualiti, standard
yang boleh diterima, dll.
Mesuarable Anda tahu anda
(Boleh Diukur) mempunyai matlamat
yang boleh diukur ketika ia
dinyatakan dalam istilah
objektif keputusan akhir
atau produk.
100
 Penetapan Objektif

Attainable Matlamatnya adalah boleh

(Boleh Dicapai) dijalankan.

Matlamatnya relevan
Relevent
dengan misi dan visi
(Relevan)
organisasi.

Time-framed Ada tarikh tertentu yang

(Ada Jangkamasa) terikat pada penyelesaian.
101
Petunjuk Prestasi
Utama (Key
Performance
Indicator KPI)

102
Penetapan KPI

KPI adalah sistem pengukuran yang

mudah, berkesan, dan membantu
organisasi menjelaskan dan mengawal
tahap kemajuan sesuatu proses
perkhidmatan yang disampaikan pada
pelanggan selaras dengan misi dan visi
sesebuah organisasi.

103
Penetapan KPI

KPI juga sebagai pengukuran yang

menjelaskan sejauh mana sesuatu
program itu mencapai objektifnya.

Ukuran yang boleh dinyata kuantiti yang

dipersetujui bersama dan
menggambarkan faktor kejayaan kritikal
sesebuah organsiasi

104
Aspek KPI

1. KPI untuk mengukur kecekapan dan

keberkesanan proses bagi menghasil
dan menyampaikan perkhidmatan
kepada pelanggan.
2. KPI untuk mengukur produktiviti
sumber manusia dan kewangan bagi
menghasil dan menyampaikan
perkhidmatan kepada pelanggan.

105
Aspek KPI

3. KPI untuk mengukur kepuasan hati

pelanggan terhadap perkhidmatan
yang diterima.

106
Faedah KPI

1. Dapat membantu organisasi

mengetahui organisasi berjaya
ataupun tidak dalam misinya.
2. Mengesan perkembangan prestasi
berdasarkan matlamat strategiknya
(dan objektif serta sasarannya)
3. Menggalakkan pemikiran bersistem.

107
Faedah KPI

4. Menentukan prioriti tingkah laku ke

arah pencapaian visi, matlamat, dan
objektif.
5. Memastikan keputusan dilakukan
berasaskan fakta, bukannya andaian,
emosi, dan intuisi.
6. Dapat meningkatkan akauntabiliti
dalam kalangan pihak pengurusan
atasan dan semua warga organisasi.

108
Penetapan
Sasaran

109
Sasaran

Sasaran ialah tahap yang hendak dicapai

dalam sesuatu tempoh dan ia membawa
nilai.

110
Apakah itu isu
strategik dan isu
operasional?

111
Isu Strategik

Perkara atau faktor yang kritikal bagi

mencapai misi dan visi.

112
Isu Strategik

Ia menunjukkan apakah perkara atau

faktor yang perlu diberi fokus utama
atau teras atau yang terpenting untuk
mencapai misi dan visi.

Jika ia tercapai atau selesai, misi dan visi

tercapai.

113
 Isu Strategik berbanding dengan
Isu Operasional

Isu Strategik Isu Operasional

berfokus kepada berfokus kepada

pencapaian mandat, pencapaian objektif
misi dan visi

114
Isu Strategik

Senarai isu-isu kritikal muncul daripada

analisis jurang secara semulajadi .

Isu adalah sesuatu penting bagi

organisasi mengutamakannya untuk
diselesaikan.

115
 Isu Strategik
Amat PENCAPAIAN
Memuaskan SEPATUTNYA
PENCAPAIANAN SEMASA

Memuaskan

Kurang
Memuaskan

Tidak
Memuaskan

Amat Tidak
Memuaskan

Faktor 1 Faktor 2 Faktor 3 Faktor 4 Faktor 5

FAKTOR MEMPENGARUHI PENCAPAIAN
116
 Isu Strategik
Amat PENCAPAIAN
Memuaskan SEPATUTNYA
PENCAPAIANAN SEMASA

Memuaskan
Jurang yang
paling besar
Kurang
Menjadi ISU
Memuaskan
UTAMA
Tidak
Memuaskan

Amat Tidak
Memuaskan

Faktor 1 Faktor 2 Faktor 3 Faktor 4 Faktor 5

FAKTOR MEMPENGARUHI PENCAPAIAN
117
 Isu Strategik

VISI

M1 M2 M3 M4

ISU4

ISU3
ISU2
ISU1
118
Pelaksanaan kajian keperluan
/ isu strategik

Menganalisis persekitaran dalaman

dan luaran organisasi.
Mengenalpasti faktor-faktot kritikal
bagi mencapai visi dan misi.

119
Pelaksanaan kajian keperluan
/ isu strategik

Mengenalpasti masalah atau peluang

yang berpotensi memberikan kesan
kepada prestasi organisasi dan
pemegang taruh (stakeholders).
Menggunakan gambaran kejayaan
pada masa depan berasaskan fungsi
kewujudan organisasi.

120
 Analisis Punca Sebab:
Mengenal pasti isu sebenar

Analisis SWOT
Analisis Force Field
Penyoalan Data
Rajah Kesamaan
Pokok Diagnostik
Analisis Lima Mengapa
Gambarajah Tulang Ikan
Analisis Pareto
Diamond 9
121
Pemetaan Isu

122
Penyoalan Data

1Apakah yang anda lihat

dalam set data ini?

2Apakah soalan yang

anda ada tentang perkara
yang anda lihat?
123
Penyoalan Data

124
Pokok Diagnostik

125
Analisis 5 Mengapa

126
Sebab Akibat / Tulang Ikan

127
Sebab Akibat / Tulang Ikan

128
Rajah Kesamaan

129
Analisis Force Field

130
 Analisis Force Field

Daya Daya
Kekuatan Kekuatan
Penggerak Penghalang

Jumlah Kekuatan Jumlah Kekuatan

Daya Penggerak Daya Penghalang
Sangat Lemah 1..........2..........3..........4..........5 Sangat Kuat
131
Analisis SWOC/T

132
 Analisis SWOC/T
Membantu Menjejaskan
Pencapaian Pencapaian
Objektif Objektif
Dalaman
Faktor

KEKUATAN KELEMAHAN
(Strengths) (Weaknesses)

CABARAN /
Luaran
Faktor

PELUANG ANCAMAN
(Opportunities) (Challenges /
Threats)
133
Pembangunan
Prestasi
Sekolah

134
 Amalan
Visi Strategik
Pengajaran

Pembelajaran Amalan
& Pencapaian Kepimpinan

Pengurusan
Kurikulum
Sekolah
Pembangunan
Prestasi
Sekolah
Perkongsian
Fokus Bersama
Murid Ibubapa &
Penjaga

Keterlibatan
Pemberdayaan
dengan
Murid
Komuniti
Sokongan Mempromosikan
Murid Pendidikan

135
Menyenarai
inisiatif / strategi

136
 Isu Strategik berbanding dengan
Isu Operasional

Isu Strategik Isu Operasional

berfokus kepada berfokus kepada

pencapaian mandat, pencapaian objektif
misi dan visi

137
Inisiatif / Strategi

Strategi adalah usaha terhadap hala

tuju yang terhad , di mana perhatian
secara kolektif harus difokuskan untuk
masa yang akan datang.

Menjadi strategik bererti membuat

pilihan tentang bagaimana anda akan
menggunakan sumber yang terhad
untuk mencapai tujuan sebagai respons
terhadap persekitaran yang dinamik.
138
Inisiatif / Strategi

Strategi adalah sesuatu yang berbeza

dan membawa kepada pencapaian
matlamat dan objektif.

Strategi terbaik fokus kepada kekuatan

untuk meraih peluang, sekitar atau
melalui rintangan yang dihadapinya
untuk menjadi apa yang ingin menjadi
(visinya).

139
Inisiatif / Strategi

Suatu rancangan strategik harus terdiri

daripada 5 8 strategi atau hala tuju
yang strategik.

140
Inisiatif / Strategi

141
Bagaimanakah
mengenalpasti
strategi
alternatif?

142
Mengenalpasti strategi alternatif?

Menjana strategi (brainstorming)

berdasarkan analisis dalaman dan luaran.

143
 Analisis SWOC/T
Matrik TOWS

KEKUATAN KELEMAHAN
(Strengths) (Weaknesses)

(Opportunities) STRATEGI STRATEGI (WO)

(SO) Atasi kelemahan
PELUANG

Gunakan kekuatan dengan

untuk merebut mengambil
peluang peluang

STRATEGI
(Challenges /
CABARAN /

STRATEGI (WT)
ANCAMAN

(ST)
Threats)

Cuba minimakan
Gunakan kekuatan
kelemahan dan
bagi menghadapi
elakkan ancaman
ancaman (jika ada
144
Analisis Pareto

80% daripada keseluruhan kesan dan

akibat masalah adalah disebabkan
oleh 20% daripada penyebab 145
Analisis Pareto

146
Diamond 9

147
Pelan Perancangan Strategik
(3 5 Tahun)

148
Pelan Perancangan Strategik
(Tahunan)

149
 PEMILIHAN STRATEGI
Grid Impak Boleh Buat

150
PEMILIHAN STRATEGI
Matriks Keputusan

151
 PROGRAM / AKTIVITI

PROGRAM AKTIVITI

152
Rumusan Rangka Kerja
Perancangan Strategik

153
Apakah Pelan
Taktikal?

154
 Pelan Taktikal

Pelan taktikal adalah langkah-langkah

atau taktik yang diperlukan untuk
mencapai matlamat yang ditakrifkan
dalam perancangan strategik
berdasarkan inisiatif atau strategi yang
telah dipilih.

Ianya boleh merupakan pelan tindakan

yang menghimpunkan aktiviti dalam
satu-satu tahun.
155
 Pelan Taktikal

Dalam satu tahun, mungkin beberapa

inisiatif / strategi dipilih berdasar
kekuatan dan peluang yang ada bagi
mengatasi kelemahan dan ancaman
pada tahun semasa bagi bagi
mencapai objektif dan seterusnya
matlamat organisasi.

156
 Pelan Taktikal

Program / Projek 1
Program / Projek 2
Program / Projek 3
Strategi
Program / Projek 4
Program / Projek 5
Program / Projek ...

157
Pelan Taktikal

158
Apakah Pelan
Operasi?

159
 Pelan Operasi

Pelan operasi adalah subset rancangan

kerja strategik atau program / projek
yang merujuk kepada pelan taktikal.

Ia menghuraikan secara terperinci

bagaimana setiap program / projek
dilaksanakan / modus operandi.

160
Pelaksanaan
Perancangan
Strategik

161
Pelaksanaan
Perancangan Strategik

Pelaksanaan adalah proses yang

mengubah strategi dan rancangan ke
dalam tindakan untuk mencapai objektif
dan matlamat strategik.

Melaksanakan rancangan strategik

anda adalah penting, atau lebih
penting daripada strategi anda.

162
Pelaksanaan
Perancangan Strategik

Tindakan yang kritikal menggerakkan

pelan strategik dari dokumen yang
duduk di atas rak kepada tindakan yang
memacu untuk mencapai misi dan visi
organisasi.

163
Kegagalan Pelaksanaan
Perancangan Strategik

1. 60% daripada organisasi yang tidak

menghubungkan strategi dengan
belanjawan
2. 75% daripada organisasi tidak
menghubungkan insentif pekerja
kepada strategi

164
Kegagalan Pelaksanaan
Perancangan Strategik

3. 86% daripada kepimpinan organisasi

memperuntukkan kurang daripada
satu jam setiap bulan bagi
membincangkan strategi
4. 95% daripada tenaga kerja yang
biasa tidak memahami strategi
organisasi mereka.

165
Memastikan PS bersedia untuk
dilaksanakan

A. Mengelakkan kesulitan dalam

pelaksanaan

Alasan kegagalan perancangan

1. Kurangnya rasa pemilikan (ownership)
2. Kurangnya komunikasi
3. Terperangkap dengan kerja harian
4. Rancangan yang bertimbun-timbun
5. Rancangan yang tidak bermakna

166
Memastikan PS bersedia untuk
dilaksanakan

A. Mengelakkan kesulitan dalam

pelaksanaan

Alasan kegagalan perancangan

6. Sebagai strategi tahunan
7. Tiada laporan kemajuan
8. Tiada yang bertanggungjawab (tiada
pemilik)
9. Kurangnya penurunan kuasa

167
Memastikan PS bersedia untuk
dilaksanakan

B. Meliputi semua asas anda

Soalan yang perlu dijawab

1. Sejauh manakah anda komited
melaksanakan rancangan untuk
menggerakkan organisasi anda ke
hadapan?

168
Memastikan PS bersedia untuk
dilaksanakan

B. Meliputi semua asas anda

Soalan yang perlu dijawab

2. Bagaimana anda merancang untuk
menjelaskan rancangan itu di seluruh
organisasi?
3. Adakah terdapat orang mencukupi
yang bersedia untuk memacu
rancangan ke hadapan?

169
Memastikan PS bersedia untuk
dilaksanakan

B. Meliputi semua asas anda

Soalan yang perlu dijawab

4. Bagaimanakah anda memotivasikan
orang anda?
5. Adakah anda mengenal pasti proses
dalaman yang utama untuk
memandu rancangan ke hadapan?

170
Memastikan PS bersedia untuk
dilaksanakan

B. Meliputi semua asas anda

Soalan yang perlu dijawab

6. Adakah anda akan menguntukkan
wang, sumber, dan masa untuk
menyokong rancangan?
7. Apakah sekatan untuk melaksanakan
dan menyokong rancangan itu?

171
Memastikan PS bersedia untuk
dilaksanakan

B. Meliputi semua asas anda

Soalan yang perlu dijawab

8. Bagaimanakah anda mengambil
sumber-sumber yang ada dan
mencapai hasil yang maksimum
dengannya?

172
Memastikan PS bersedia untuk
dilaksanakan

C. Memastikan anda mempunyai

sokongan

1. Orang
2. Sumber
3. Struktur
4. Sistem
5. Budaya

173
Memastikan PS bersedia untuk
dilaksanakan

D. Menentukan rancangan anda untuk

melaksanakannya

1. Memuktamadkan rancangan
strategik anda selepas mendapat
input daripada semua pihak yang
terlibat.
2. Jajarkan bajet anda kepada
matlamat tahunan yang berdasarkan
kepada penilaian kewangan anda.
174
Memastikan PS bersedia untuk
dilaksanakan

D. Menentukan rancangan anda untuk

melaksanakannya

3. Mengeluarkan pelbagai versi

rancangan bagi setiap kumpulan.
4. Memperkenalkan sistem kad skor
untuk mengesan dan memantau
rancangan anda.

175
Memastikan PS bersedia untuk
dilaksanakan

D. Menentukan rancangan anda untuk

melaksanakannya

5. Mewujudkan pengurusan prestasi dan

sistem ganjaran.
6. Menyebarluas rancangan ke seluruh
organisasi
7. Membina semua rancangan jabatan
tahunan di seluruh rancangan
korporat
176
Memastikan PS bersedia untuk
dilaksanakan

D. Menentukan rancangan anda untuk

melaksanakannya

8. Menetapkan mesyuarat strategi

bulanan dengan laporan disediakan
untuk memantau kemajuan.

177
Memastikan PS bersedia untuk
dilaksanakan

D. Menentukan rancangan anda untuk

melaksanakannya

9. Tetapkan tarikh semakan semula

strategik tahunan, termasuk penilaian
baru dan mesyuarat kumpulan yang
besar untuk kajian semula rancangan
tahunan.

178
Penilaian
Perancangan
Strategik

179
Maklum Balas Prestasi

Maklum balas prestasi mengukur berapa

baik organisasi telah melakukan
pekerjaannya (memenuhi misi dan visi
mereka)

Membantu kumpulan mencari

bagaimana prestasi di satu bidang
boleh mempengaruhi prestasi di bidang
lain.

180
Maklum Balas Prestasi

Mencari, bagaimana penambahbaikan

boleh dilakukan.

181
Penilaian
Perancangan Strategik

Soalan penilaian mula melihat:

1. Bagaimanakah sesuatu perkara itu

berlaku?
2. Adakah kita telah membuat sesuatu
yang berbeza?
3. Adakah pelanggan mendapat
manfaat?

182
Penilaian
Perancangan Strategik

Soalan penilaian mula melihat:

4. Bagaimanakah kita boleh

membuktikan bahawa program ini
perlu dibiayai semula?

183
Penilaian
Perancangan Strategik

Menentukan dan Mendokumen Hasil,

Aktiviti, dan Petunjuk yang Diperlukan

184
Penilaian
Perancangan Strategik

Berfikir hasil (outcomes) yang

diharapkan sebagaimana apa yang
anda akhirnya mahu program boleh
capai, aktiviti seperti apa yang anda
akan lakukan untuk sampai ke sana, dan
petunjuk yang bertindak sebagai alat
pengukur, dan apa tahap anda
membuat kemajuan.

185
Penilaian
Perancangan Strategik

Kemajuan program boleh diperiksa di

dalam dua cara yang berbeza:
1. Kuantiti dan kualiti aktiviti program
yang anda telah berjaya
melaksanakan, (biasanya merujuk
sebagai petunjuk proses), dan
2. Kuantiti dan kualiti hasil yang program
anda mencapai matlamat. (biasanya
merujuk sebagai petunjuk hasil).

186
Penilaian
Perancangan Strategik

Petunjuk proses membantu mengesan

kemajuan program anda membuat
anda bekerja ke arah mencapai
matlamat hasil yang diharapkan.

Petunjuk proses sering memberi maklum

balas penting sebelum anda boleh
menjangka untuk melihat bukti bahawa
hasil yang telah dicapai.

187
Penilaian
Perancangan Strategik

Petunjuk hasil menyediakan bukti yang

paling jelas bahawa program ini
membuat sesuatu yang berbeza dalam
kehidupan pelanggan.

188
Melaksanakan Penilaian
Perancangan Strategik

Perbincangan /
mesyuarat /
bengkel

189
Penilaian
Perancangan Strategik

Soalan perbincangan yang

dicadangkan:

1. Apakah hasil yang diharapkan

daripada program ini? Apakah
matlamat? Apakah yang kita cuba
yang boleh capai dalam tempoh
sebulan akan datang / suku tahun /
beberapa tahun akan datang?

190
Penilaian
Perancangan Strategik

Perbincangan Soalan yang

dicadangkan:

2. Bagaimanakah kita akan sampai ke

sana? Apakah aktiviti yang akan
membolehkan kita untuk mencapai
hasil?
3. Apakah yang akan menunjukkan
yang kita telah membuat kemajuan
ke arah hasil yang diinginkan?
191
Penilaian
Perancangan Strategik

Kuantiti
Kualiti

192
Penilaian
Perancangan Strategik

Soalan yang dicadangkan untuk

digunakan kepada Personel Program
1. Dari perspektif anda, bagaimana
program ini berkesan atau berjaya?
Sila berkongsi contoh-contoh khusus.
2. Dari segi apakah program telah
membuat kemajuan ke arah
pencapaian hasil dan petunjuk
diingini?

193
Penilaian
Perancangan Strategik

3. Dari perspektif anda, apakah

cabaran atau kebimbangan anda
hadapi dengan program ini? Sila
terangkan.
4. Apakah yang boleh dilakukan untuk
memperbaiki atau meningkatkan
program pada masa depan?
5. Adakah perkara anda ingin tambah
pada masa ini?

194
Penilaian
Perancangan Strategik

Soalan yang dicadangkan untuk

digunakan kepada Pelanggan

1. Apa yang anda peroleh hasil

daripada penyertaan dalam program
/ perkhidmatan / aktiviti ini?

195
Penilaian
Perancangan Strategik

2. Bagaimanakah anda menjangkakan

menggunakan pengetahuan /
kemahiran yang anda perolehi
sebagaimana hasil daripada
penyertaan anda dalam program /
perkhidmatan / aktiviti ini pada masa
akan datang? Sila terangkan.

196
Penilaian
Perancangan Strategik

3. Apakah aspek program /

perkhidmatan / aktiviti ini yang anda
dapati yang paling berharga? Kurang
berharga?
4. Apakah cadangan anda untuk
memperbaiki program /
perkhidmatan / aktiviti ini di masa
hadapan?

197
Penilaian
Perancangan Strategik

5. Adakah anda akan mengesyorkan

program / perkhidmatan / aktiviti ini
kepada orang lain? Sila jelaskan
tindak balas anda.
6. Adakah apa-apa perkara yang anda
ingin tambah pada masa ini?

198
Maklum Balas Prestasi

1. Yang manakah perlu disisihkan?

2. Yang manakah perlu ditambahbaik?
3. Yang manakah perlu dikurangkan?
4. Yang manakah perlu dibuat sesuatu
yang baru?

199
Isu-isu dalam
pelaksanaan
perancangan
strategik

200
Isu-isu dalam pelaksanaan
perancangan strategik

Komunikasi Perancangan Strategik,

kerja berpasukan, mengurus
perubahan
Penyeliaan
Pelaporan prestasi

201
Terima Kasih

Abdul Razak Alias

abdulrazakal@iab.edu.my
202
 11 Anjakan
Transformasi Sistem

5 Aspirasi Sistem

6 Aspirasi Murid
DASAR DAN
HALA TUJU
NPQEL Ambilan 1/2015
Kumpulan SWR 3

Institut Aminuddin Baki

(Caw. Sarawak)
02 05 Jan 2015

Disampaikan oleh
Abdul Razak bin Alias
204