2.3.

4 Penyimpanan

Merupakan kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan perbekalan

farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang

dapat merusak mutu obat.

Tujuan penyimpanan :

a. Memelihara mutu obat.

b. Menghindari penggunaan obat yang tidak bertanggung jawab.

c. Menjaga kelangsungan persediaan.

d. Memudahkan pencarian dan pengawasan.

Kegiatan penyimpanan yaitu :

a. Pengaturan tata ruang dan penyusunan stok obat.

b. Pengamanan mutu obat.

c. Pencatatan stok obat.

Metoda penyimpanan berdasarkan :

a. Alfabetis, bentuk sediaan, kelas terapi.

b. Tingkat penggunaan (slow moving & fast moving).

c. Sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out) agar mudah di

akses.

d. Memudahkan control, stok opname dan pengambilan barang.

Persyaratan ruang penyimpanan

1. Kemudahan bergerak

Gudang perlu ditata mungkin untuk kemudahan bergeraki

a. Gudang menggunakan system satu lantai, hindari pemakaian sekat-sekat karena

akan membatasi pengaturan ruangan.

b. Berdasarkan arah penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi, ruang gudang

dapat ditata berdasarkan system arus garis lurus, arus U, arus L.

2. Sirkulasi udara yang baik

Sirkulasi udara yang baik akan memaksimalkan umur hidup dari perbekalan

farmasi sekaligus bermanfaat dalam memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja.

Idealnya gudang memiliki AC, namun biayanya akan menjadi mahal untuk ruang

gudang yang luas. Alternatif lain adalah adanya kipas angina, apabila kipas angina

belum cukup maka perlu ventilasi melalui atap.

3. Rak, pallet, trolley, hand pallet truck

Keuntungan penggunaan pallet :

a. Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terfadap banjir.

b. Peningkatan efisiensi penanganan stok.

c. Dapat menampung perbekalan farmasi lebih banyak.

d. Pallet lebih mudah dari pad rak.

4. Kondisi penyimpanan khusus

a. Vaksin memerlukan penyimpana khusus dan harus dilindungi dari kemungkinan

putusnya listrik.
 b. Narkotik dab bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusu dan selalu

terkunci.

c. Bahan-bahan mudah terbakar seperti alcohol dan eter harus disimpan dalam

ruang khusus, sebaiknya disimpan di bangunan khusus terpisah dari gudang

induk.

d. Pencegahan kebakaran

Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar seperti

dus, karton dan lain-lain. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat

yang mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup.

e. Penyusunan barang

1. Fixed location : petigas cepat hafal tempat barang, tidak fleksibel jika terjadi

perubahan kuantitas barang, ada lokasi kosong yang baru terisi jika barang

datang.

2. Fluid location : penentuan kebutuhan tempat disesuaikan dengan jenis dan

jumlah barang yang akan datang.

3. Semi fluid location : berubah sesuai kebutuhan, ada tertentu untuk beberapa

item barang yang terpilih.

Penyusunan stok perbekalan farmasi

Perbekalan farmasi disusun berdasarkan alfabetis. Untuk memudahkan pengendalian stok

maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Gunakan prinsip FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out) dalam

penyusunan perbekalan farmasi yaitu perbekalan farmasi yang masa kadaluarsanya

 lebih awal atau yang diterima lebih awal, harus digunakan lebih awal sebab umumnya

perbekalan farmasi yang datangnya lebih awal biasanay diproduksi lebih awal dan

umumnya relative lebih tua dan masa kadaluarsanya mungkin lebih awal.

2. Simpan dan susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar di atas pallet secara rapi

dan teratur.

3. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika.

4. Simpan perbekalan farmasi dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan perbekalan

farmasi dalam dengan perbekalan farmasi penggunaan luar.

5. Gantumkan nama masin-masing perbekalan farmasi pad arak dengan rapi.

6. Apabila persediaan perbekalan farmasi cukup banayak, maka biarkan perbekalan

farmasi tetap dalam box masing-masing.

7. Perbekalan farmasi yang mempunyai batas waktu penggunaan peril dilakukan rotasi

stok agar perbekalan farmasi tersebut tidak selalu berada dibelakang sehingga dapat

dimanfaatkan sebelum masa kadaluarsa habis.

8. Item perbekalan farmasi yang sama ditempatkan pada satu lokasi walaupun dari sumber

anggaran yang berbeda (Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Depkes RI,

2008).

2.3.5 Pendistribusian

Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk

pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk

menunjang pelayanan medis. Tujuan pendistribusian adalah tersedianya perbekalan farmasi di

unit-unit pelayanan secara tepat waktu, jenis dan jumlah.

 Ada beberapa metoda yang dapat digunakan oleh IFRS dalam mendistribusikan

perbekalan farmasi dilingkungannya. Adapun metoda yang dimaksud antara lain :

a. Resep perorangan

Order atau resep yang ditulis dokter untuk tiap pasien.

b. Sistem distribusi persediaan lengkap di ruang

Tatanan kegiatan penghantaran sediaan perbekalan farmasi sesuai dengan yang

ditulis dokter pada order perbekalan farmasi, yang disiapkan dari persediaan di

ruang oleh perawat dengan mengambil dosis atau unit perbekalan farmasi dari

wadah persediaan yang langsung diberikan kepada pasien diruang tersebut.

c. Sistem distribusi dosis unit

Perbekalan farmasi yang disorder oleh dokter untuk pasien, terdiri atas satu atau

beberapa jenis perbekalan farmasi yang masing-masing dalam kemasan dosos unit

tunggal dalam jumlah persediaan yang cukup untuk suatu waktu tertentu.

d. Sistem distribusi kombinasi

Sistem distribusi yang menerapkan sistem distribusi resep atau order individual

sentralisasi, juga menerapkan distribusi persediaan diruangan yang terbatas (Dirjen

Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Depkes RI, 2008).

2.3.6 Pengendalian

Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang

diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi

kelebihan dan kekurangan/kekosongan obat di unit-unit pelayanan.

Kegiatan pengendalian mencakup :

 1. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu. Jumlah stok ini

disebut stok kerja

2. Menentukan :

a. Stok optimum : merupakan stok obat yang diserahkan kepada unit pelayanan agar

tidak mengalami kekurangan/kekosongan.

b. Stok pengamanan : merupakan jumlah stok yang disediakan untuk mencegah

terjadinya sesuatu hal yang tidak terduga, misalnya karena keterlambatan

pengiriman.

3. Menentukan waktu tunggu (lead time) : waktu yang diperlukan dari mulai pemesanan

sampai obat diterima (Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Depkes RI, 2008).

2.3.7 Pencatatan dan Pelaporan

1. Pencatatan

Pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaksi

perbekalan farmasi yang keluar dan masuk di lingkungan IFRS. Pencatatan akan

memudahkan petugas untuk melakukan penelusuran mutu obat dalam bentuk digital

maupun manual. Kartu yang umum digunakan untuk pencatatan kartu stok dan

kartu stok induk.

2. Pelaporan

Pelaporan adalah kumpulan catatandan pendataan, kegiatan, administrasi

perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada

pihak yang berkepentingan.

Tujuan pelaporan yaitu :

a. Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi.

 b. Tersedinya informasi yang akurat.

c. Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan.

d. Mendapat data yang lengkap untuk membuat perencanaan.

Pelaporan dapat dilakukan dengan cara komputerisasi dan secara manual (Dirjen

Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Depkes RI, 2008).

2.3.8 Penghapusan dan Pemusnahan

a. Penghapusan

Penghapusan mempunyai tujuan untuk menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak

memenuhi syarat yang dikelola sesuai dengan standar yang berlaku. Adanya

penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi resiko terjadi

penggunaan obat yang sub standar (Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan

Depkes RI, 2008).

b. Pemusnahan

Pemusnahan dan penarikan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis

pakai yang tidak dapat digunakan harus dilaksanakan dengan cara yang sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

1. Pemusnahan dilakukan untuk sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis

pakai bila :

a. Produk tidak memenuhi persyaratan mutu.

b. Telah kadaluarsa.

c. Tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan atau

kepentingan ilmu pengetahuan.

d. Dicabut izin edarnya.

 2. Tahapan pemusnahan obat terdiri dari :

a. Membuat daftar sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai

yang akan dimusnahkan.

b. Menyiapkan berita acara pemusnahan.

c. Mengkoordinasiakn jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada pihak

terkait.

d. Menyiapkan tempat pemusnahan.

e. Melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan serta

peraturan yang berlaku (Permenkes RI No. 58, 2014).

3. Laporan pemusnahan sediaan farmasi dan alat kesehatan sekurang-kurangnya

memuat keterangan :

a. Waktu dan tempat pelaksanaan pemusnahan sediaan farmasi dan alat kesehatan.

b. Jumlah dan jenis sediaan farmasi dan alat kesehatan.

c. Nama penanggung jawab pelaksana pemusnahan sediaan farmasi dan alat

kesehatan.

d. Nama satu orang saksi dalam pelaksanaan pemusnahan sediaan farmasi dan alat

kesehatan (Permenkes RI No. 72, 1998).

2.3.9 Monitoring dan Evaluasi

Monitoring dan evaluasi bertujuan untuk meningkatkan produktivitas para pengelola

perbekalan farmasi di rumah sakit agar dapat ditingkatkan secara optimum. Indicator yang dapat

digunakan dalam menggunakan monitoring dan evaluasi pengelolaan perbekalan farmasi antara

lain :
1. Alokasi dana pengadaan obat.

2. Biaya obat perkunjungan kasus penyakit.

3. Biaya obat perkunjungan resep.

4. Ketetapan perencanaan.

5. Persentase dan nilai obat rusak.

6. Persentae penggunaan pasa ISPA (Infeksi Saluran Pernafasan Akut) (Dirjen Bina

Kefarmasian dan Alat Kesehatan Depkes RI, 2008).