BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Salah satu materi pelajaran Bahasa Indonesia yang bermanfaat langsung bagi siswa di
sekolah adalah menulis surat dinas. Kegiatan yang bersifat resmi atau kedinasan membutuhkan
surat dinas sebagai pengantarnya, begitu juga dengan berbagai jenis kegiatan siswa di sekolah.
Jenis surat dinas yang dipelajari untuk instansi sekolah berbeda dengan jenis surat dinas untuk
instansi perusahaan. Oleh karena itu, siswa perlu memiliki keterampilan tentang menulis surat
dinas yang berbasis dengan kegiatan siswa di sekolah. Salah satu tujuan keterampilan menulis
adalah untuk menyampaikan informasi kepada orang lain.

Kegiatan menulis surat dinas juga bertujuan untuk memberikan informasi kepada orang
lain tentang suatu hal yang berhubungan dengan kedinasan. Ada berbagai jenis surat yang
dapat dipakai untuk menyampaikan informasi, di antaranya surat pribadi, surat dinas, surat
dagang, surat kuasa, surat perjanjian, dan lain-lain. Akan tetapi, untuk menyampaikan
informasi pada instansi sekolah dipilih jenis surat dinas, yaitu surat yang dibuat oleh suatu
instansi yang ditujukan kepada instansi lain atau pribadi.

B. Tujuan Penulisan

Sebagaimana yang kta ketahui bahwa masih banyak masyarakat yang belum mengetahui
bagaimana tata cara penulisan surat yang baik dan benar, untuk itulah makalah ini dibuat
dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara penulisan surat yang baik dan benar serta
kita dapat membedakan format dan jenis-jenis surat yang kita temui.

C. Manfaat Penulisan

Penulisan makalah ini diharapkan bermanfaat bagi pembaca terutama mahasiswa sebagai
panduan dalam penentuan dan penulisan surat resmi maupun tidak resmi.
memudahkan dalam menulis surat dinas dan sebagai bekal untuk berkomunikasi dengan surat dalam
berbagai kegiatan.
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Surat Dinas

Menurut kamus besar bahasa Indonesia (KBBI) surat dinas adalah surat yang
dikirimkan oleh pemerintah (bebas dari biaya). Surat dinas adalah surat resmi yang
ditulis/dikirim oleh sebuah instansi/kantor untuk keperluan dinas. Surat dinas harus ditulis
dengan bahasa yang baku serta memperhatikan kaidah kebahasaan yang benar.

Surat dinas menurut para ahli :

1. Silmi berpendapat, surat dinas merupakan surat-surat resmi yang didalamnya menyangkut
berbagai hal tentang kedinasan, misalnya: pengangkatan pegawai, kenaikan pangkat,
kenaikan gaji, perpindahan pegawai, keputusan pemberhentian karyawan, dan lain-lain”.
2. Menurut Subyantoro (2008) surat dinas/resmi adalah surat yang dikirimkan oleh
perseorangan atau kantor pemerintah/swasta kepada perseorangan atau kantor
pemerintah/swasta yang isinya menyangkut masalah kedinasan. Ciri kedinasan suatu surat
tidak hanya ditandai oleh isi dan penulisannya, tetapi juga ditandai oleh bentuk dan segala
formalitasnya (kebakuan bahasa, ketepatan ejaan, dan aturan penulisannya).
3. Subyantoro menyebutkan pengertian surat dinas dengan lebih terperinci. Surat dinas
dibuat oleh perseorangan atau kantor pemerintah/swasta yang menyangkut masalah
kedinasan dengan bahasa baku, ejaan dan aturan penulisan yang tepat.

Tabel 1.1 Penjelasan surat berdasarkan sifat dan Kepentingannya

Berdasarkan kepentingan/pihak yang

Berdasarkan sifatnya
mengeluarkannya

Surat resmi Surat dinas Surat niaga Surat pribadi (lamaran

kerja, undangan)

Surat tidak resmi - - (Perkenalan,

persahabatan, surat
cinta
Syarat sebuah surat dinas :

1. Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak diletakkan
seenaknya, isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-
tele,
2. Bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah
dipahami, simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima, harus bersih dan
menggambarkan citra pengirimnya.
3. Menggunakan bahasa yang baku sesuai EYD

Langkah-langkah menulis surat dinas :

1. Tanggal surat diketik 2 enter dari garis batas kepala surat

2. Pengetikkan dimulai dari tengah-tengah lebar kertas ditambahkan 5 spasi
3. Nomor surat sebaris dengan tanggal, yang dimulai 2 spasi setelah tanda titik 2.
4. Pengetikan nomor dimulai 2 spasi setelah tanda titik 2.
5. Salam pembuka dimulai 2 enter dari alamat dalam dan 7 spasi setelah tanda titik 2
atau1 garis lurus dengan isi nomor, lampiran dan hal.
6. Isi surat setiap alinea dimulai 5 ( lima) spasi dari batas margin kiri
7. Salam penutup diketik setelah isi surat dimulai dari pertengahan kertas suhu garisl lurus
dengan tanggal surat,
8. Nama jabatan diketik dibawah nama instansi.
Fungsi Surat Dinas :

1. Sebagai arsip atau pengingat bila suatu saat dibutuhkan

2. Sebagai pedoman kerja dan panduan dalam membuat kebijakan/keputusan selanjutnya.
3. Sebagai dokumen tertulis.
4. Sebagai bukti historis gambaran perusahaan atau instansi.
Bagian-bagian Surat Dinas :

1) Kepala Surat

Kepala surat biasanya diketik di tengah atas. Kepala surat sebaiknya mengungkapkan
identitas instansi secara jelas dan lengkap, yakni meliputi: (1) nama instansi, (2) lambang atau logo
instansi, (3) alamat, (4) kode pos, (5) nomor telepon, (6) nomor faksimile atau e-mail.
Contoh :

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA

POLITEKNIK KESEHATAN KALIMANTAN TIMUR
Jalan. Kurnia Makmur No. 64 Samarinda 75123 – Kalimantan timur 12120 Telp.(0541)738153
E-mail : poltekkes_kaltim@yahoo.com Laman : http://poltekkes-kaltim.ac.id

2) Tempat dan Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi dan waktu
penulisan surat. Apabila lokasi penulisan surat tersebut sudah dinyatakan dalam kepala surat, maka
tidak perlu disebutkan lagi. Penulis perlu memperhatikan penulisan tanggal surat sesuai dengan
aturan yang ada agar pembaca dapat memahami secara baik surat dinas yang dibuat. Selain itu,
tanggal surat dinas terdiri atas tanggal, bulan, dan tahun pembuatan surat.

Contoh: Semarang, 16 Maret 2011 (tanpa titik).

3) Nomor Surat

Nomor surat meliputi hal-hal berikut: (1) nomor urut penulisan surat, (2) kode surat, (3)
angka tahun, namun adapula nomor surat yang disertai dengan pencantuman angka bulan . Jadi,
setiap instansi memiliki aturan sendiri untuk mencantumkan hal-hal dalam surat dinas. Arti angka
dan kode pada nomor adalah sebagai berikut :

Nomor : 15/H.32.1/DT/2008
1 2 3 4 5

1. Nomor urut surat keluar

2. Universitas Negeri Malang
3. Pembantu Rektor I
4. Hal Jadwal Perkuliahan
5. Tahun Pembuatan Surat
 4) Lampiran

Lampiran merupakan penjelas atas jumlah dokumen yang disertakan dalam surat tersebut
menurut Sodjito menyebutkan lampiran (tidak disingkat Lamp.) adalah lembar tambahan yang
dilampirkan bersama dengan surat yang dikirimkan.

Contoh : Lampiran: satu halaman (tanpa titik).

5) Hal/Perihal

Hal surat sama dengan judul karangan. Oleh karena itu, cara menuliskannya pun harus
selayaknya menuliskan judul untuk sebuah karangan, yakni (1) singkat, jelas, dan menarik; (2)
berupa kata atau frasa dan bukan kalimat , hal yang berisikan inti keseluruhan isi surat yang
dituliskan secara ringkas dan jelas dalam bentik frasa (bukan kalimat). Hal surat merupakan gagasan
utama yang akan dituliskan dalam sebuah surat. Jadi, hal atau masalah surat adalah bagian yang
harus dirumuskan terlebih dahulu sebelum menulis surat dinas.

Contoh: Hal : Permohonan izin mengikuti lomba baca puisi (tanpa titik).

6) Alamat Surat

Ada dua macam alamat surat, yaitu (1) alamat luar dan (2) alamat dalam (Darma dan Kosasih
sedangkan Soedjito menyebutkan alamat pada lembar surat dan alamat pada sampul surat.

7) Salam Pembuka

Frasa yang lazim digunakan sebagai salam pembuka ialah Dengan hormat, (tidak disingkat Dh,).

8) Isi Surat

Isi surat umumnya terdiri atas tiga bagian, yaitu: (1) pembukaan, berguna untuk mengantar
dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Untuk itu, digunakan kalimat-kalimat
pembuka yang sesuai dengan maksud/tujuan surat; (2) isi surat yang sesungguhnya, berisi
sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan sebagainya yang
disampaikan kepada penerima surat; (3) penutup surat, merupakan kesimpulan yang berfungsi
sebagai kunci isi surat. Umumnya berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang
dikemukakan dalam isi surat. Ditulis secara singkat dan jelas.
 9) Salam Penutup

Darma dan Kosasih menyebutkan salam penutup yang lazim dalam surat dinas adalah
hormat saya hormat kami, salam kami, atau wassalam.
Sedangkan Soedjito, berpendapat bahwa salam penutup surat dinas/formal pemerintahan
menyebutkan: (1) nama jabatan, (2) tanda tangan, (3) nama terang, (4) NIP (Nomor Induk
Pegawai), cap dinas/cap jabatan.

10) Tembusan

Tembusan surat dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju itu
perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang ada hubungannya dengan surat tersebut.
Contoh: Tembusan:

1. Kepada Dinas Pendidikan Kota Semarang

2. Kepala SMP Negeri 2 Semarang

Contoh Surat Dinas :

 Surat Permohonan
 Surat perintah
 Surat kuasa

 Surat Permohonan
Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain.
Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar,
permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, Permohonan untuk menyebarluaskan
suatu informasi, Permohonan izin, Permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan
peminjaman sesuatu.
Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi
lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai
surat permintaan atau penugasan Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok pokok
sebagai berikut.
a) Identitas pemohon.
b) Isi permohonan.
c) Tujuan dan alasan memohon.
d) Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
e) Pernyataan kesungguhan dalam memohon.
 KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIKINDONESIA
POLITEKNIK KESEHATAN KALIMANTAN TIMUR
Jalan. Kurnia Makmur No. 64 Samarinda 75123 – Kalimantan timur 12120
Telp.(0541)738153E-mail : poltekkes_kaltim@yahoo.com Laman : http://poltekkes-
kaltim.ac.id

Nomor : 87/BEMPOKTM/IPK2/VIII/2016 Samarinda, 18 Agustus 2016

Lampiran : Satu lembar (1)
Perihal : Pemilihan Ketua BEM

Yang terhormat,
Bapak/ibu/wali Mahasiswa Poltekkes Kemenkes Kaltim
Di –
Tempat

Dengan hormat,
sehubungan dengan adanya Organisasi Kemahasiswaan Poltekkes Kemenkes Kaltim
yang bertujuan untuk menghidupkan kegiatan kemahasiswaan dan menjalankan operasional
BEM sehingga dapat membawa nama Poltekkes kearah yang lebih maju melalui kegiatan dan
program kerjanya selama satu periode diperlukan adanya dukungan, sarana, prasarana, dan
sumber dana yang nantinya diharapkan dapat mendorong terciptanya sumber daya manusia
kesehatan yang mandiri, professional, dan berakhlak mulia.
maka dengan hal ini mohon kiranya kebijakan Bapak/ibu/wali untuk dapat memberikan
partisipasi dana yang disebut dengan IPK2 (Iuran Pengembangan Kegiatan Kemahasiswaan
dengan Rincian kegiatan terlampir.
Pembayaran dilaksanakan mulai tanggal 1 September 2016 sampai Tanggal 14
September 2016 melalui Bank yang slipnya akan dibagikan ke mahasiswa.
Demikian permohonan ini kami buat. Atas bantuan dan kerjasama Bapak/Ibu kami
ucapkan terima kasih.

Presiden BEM

Ichsan Ramadhan
NIM. P07234014054
Tembusan :
1. Direktur poltekkes Kemenkes Kaltim
2. Pembantu Direktur III
3. Kepala Urusan Kemahasiswaan
4. Ketua Jurusan Keperawatan
5. Ketua Jurusan Kebidanan
 Surat Undangan
Pengertian Surat undangan
Undangan adalah suatu pernyataan yang mengharapkan kehadiran seseorang atau
sekelompok dalam suatu acara atau kegiatan tertentu. Dengan kata lain surat undangan
ialah pemberitahuan yang bertujuan mengharap kehadiran seseorang untuk
berpastisipasi dalam suatu yang dicantumkan dalam surat undangan.

Hal –hal yang dicantumkan disurat undangan :

1. Alamat tujuan harus jelas.

2. Mencantukan hari, tanggal, waktu, dan tempat diselenggarakannya kegiatan.
3. Menyebutkan keterangan lain yang diperlukan.
4. Bisa menggunakan perihal atau berjudul(tidak berperihal).
5. Surat undangan resmi dikeluarkan oleh badan atau organisasi resmi, sehingga
pengundang harus menyebut dirinya kami, atau juga bisa digantikan dengan
menyebutkan akili organisasi).
6. Jika surat undangan setengah resmi tidak menggunakan kepala surat (kop
surat).
7. Surat undangan setengah resmi menggunakan model atau bentuk tidak boleh
standar

Langkah-langkah Membuat Surat Dinas :

1. Memakai kepala surat(kop surat)

2. Memakai model atau bentuk surat yang standar
3. Mengunakan ragam bahasa yang resmi
4. Surat undangan Tanggal, bulan, tahun harus di cantumkan
5. Surat undangan Menyebutkan keterangan lain yang di perlukan
6. Surat undangan Menggunakan kertas yang dikhususkan untuk surat menyurat.
7. Surat undangan Berlaku sah apabila sudah ditanda tangan bagi surat
undangan resmi.
 DEPARTEMEN PERIKANAN
KOTA BALIKPAPAN

JL.Rawa Biru No.33

Tlp.(0370) 213799 fax.(0370) 651299

Balikpapan, 17 September 2016

Nomor : 312/SU/I/15
Lampiran : -
Perihal : Undangan Rapat

Kepada.
Yth. Bapak/Ibu karyawan
Di tempat

Dengan hormat,
Melalui surat ini kami mengharapkan Bapak/Ibu menghadiri Rapat Tahunan yang akan
diselenggarakan pada :

Hari/tanggal : Sabtu, 19 September 2016

Pukul : 09.00 WIB – 12.00 WIB
Bertempat : Hotel Green Asri
Jalan.Mawar No.23 Balikpapan
Acara : Rapat Tahunan membahaa program kerja tahun 2016

Mengingat pentingnya rapat tersebut, kami mengharapkan Bapak/Ibu datang tepat waktu.
Demikian undangan kami atas perhatian dan kerja sama yang baik, kami sampaikan terima kasih.

Hormat Kami,
Dep.Perikanan Kota Mataram

Drs.Mulyo Budiawan
  SURAT KETERANGAN

Pengertian Surat Keterangan Menurut Para Ahli :

 Menurut KBBI surat keterangan adalah surat yang berisi penjelasan keadaan seseorang atau
sesuatu.
Pengertian Surat Keterangan secara umum :
Surat keterangan merupakan surat yang digunakan untuk memberikan keterangan sesuatu.

Surat keterangan dari segi isi derajat dan kepentinganna dibedakan menjadi 4 yaitu:
1. Surat keterangan biasa adalah surat keterangan yang diberikan kepada seseorang dalam
kedudukannya sebagai warga masyarakat ditengah-tengah kesibukan atau aktivitasnya sehari-
hari.
2. Surat Referensi adalah surat keterangan yang bersifat rahasia dari pihak ketiga tentang pihak
kesatu yang berisi penilaian mengenai bonafiditas, perilaku, dan krealifikasi pihak kesatuan
untuk kepentingan pihak kedua (yang meminta referensi tersebut).
3. Surat rekomendasi adalah surat keterangan yang diberikan kepada seseorang atau perubahaan
berdasarkan data-data ontentik yang ada.
4. Surat pernyataan adalah surat yang isinya menyatakan kebenaran suatu data/ fakta mengenai
sesuatu hal atau seseorang.

Hal-hal yang dicantumkan di Surat Keterangan :

1. Data pribadi, jabatan pihak yang menerangkan
2. Data pribadi pihak yang diterangakn
3. Isi keterangan (menerangkan apa?)
4. Tujuan keterangan dibuat (untuk keperluan apa keperluan itu dikeluarkan).
5. Penutup, umumnya berisi imbawan agar pihak ketiga maklum.

Langkah-langkah Membuat Surat Keterangan :

1. Surat mengunakan judul
2. Isi surat harus menyatakan nama, tanggal lahir dan alamat tergantung keperluannya.
3. Menggunakan kertas yang lazim di pakai dalam surat menyurat.
4. Surat keterangan sah jika sudah ditanda tangani oleh ketua, kepala, atau direktur perusahaan
tersebut.
 DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
KOTA BALIKPAPAN
SMK NEGERI 1
JL.Pejanggik No.28 Balikpapan
Tlp.(0370) 631244 fax.(0370) 645133

SURAT KETERANGAN
Nomor: 25/1.04/H/15

Kepala SMK NEGERI 1 BALIKPAPAN menerangkan bahwa :

Nama : Dra. Wayan Kartini

Nip : 131776890
Pangkat/Gol : Penata Muda/IIIa
Jabatan : Guru SMK N 1 BALIKPAPAN
Alamat : Jl.Ronggolawe No.44 Balikpapan

Betul-betul menjadi guru negeri DPK pada SMK NEGERI 1 BALIKPAPAN terhitung mulai
tanggal 1 September 2016.

Demikian surat keterangan ini kami buat agar dapat digunakan sebagai mana mestinya.

Balikpapan, 30 Oktober 2016

Kepala Sekolah

Dra.Hj. Nurhasanah. MM
Nip.19590904 1985032010

Tembusan :
1. Arsip
 BAB III
PENUTUP

A. Simpulan

 Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan

surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat
komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari
dalam kantor.
 Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satupihak dan
ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa
surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan
organisasi.
 Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaiannegatif
terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

B. Saran

Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu
organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam
organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk lingkungan
ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya
surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu
bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).
 DAFTAR PUSTAKA

Ritonga, Parlaungan, 2010. Bahasa Indonesia Praktis, Medan : Bartong Jaya

www.blogger.com
Soedjito. 2010. Terampil Menulis Surat Resmi Bahasa Indonesia. Jakarta: PT Prestasi Pustakaraya.

Sabariyanto, Dirgo. 1998. Bahasa Surat Dinas. Yogyakarta: Mitra Gama Widya.

www.scribd.com

http://saidsite.blogspot.co.id/2011/03/makalah-surat-dinas.html

http://ameliaxap2.blogspot.co.id/2015/03/makalah-tentang-surat-dinas.html

Kamus besar bahasa Indonesia, Balai Pustaka, Jakarta, 1987.

Sugiarto, agus, korespondensi BISNIS, Gava Media, Yogakarta.

www.blogger.com/http://raehun.blogspot.com/2014/04/macam-macam-surat-dan-
pengertiannya.html

http://www.berpendidikan.com/2015/11/pengertian-surat-dinas-sistematika-unsur-unsur-dan-cara-
membuat-serta-contoh-surat-dinas-sekolah.html

Soedjito. 2010. Terampil Menulis Surat Resmi Bahasa Indonesia. Jakarta: PT Prestasi Pustakaraya.

Sabariyanto, Dirgo. 1998. Bahasa Surat Dinas. Yogyakarta: Mitra Gama Widya.

Rahadi, Kunjana. 2008. Surat Menyurat Dinas. Yogyakarta: Pustaka Book Publisher.