USER

 MANUAL  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

e-­‐Procurement  Application  System  

Mekanisme  e-­‐Tendering  
[Lelang  secara  Elektronik  ]  
 

 
 
 
 
PT.  ANGKASA  PURA  I  (PERSERO)  
2014  

  0  
  
DAFTAR  ISI  

DAFTAR  ISI ............................................................................................................................................. 1  

I.   Pengantar ........................................................................................................................................ 2  
1.1   Pengertian  Lelang  secara  Elektronik  (e-­‐Tendering) .................................................................. 2  
1.2   Pengguna  Sistem  e-­‐Tendering.................................................................................................. 2  
1.3   Proses  yang  Harus  Dilakukan  Vendor  dalam  Proses  Pelelangan .............................................. 2  
II.   Memeriksa  Undangan  Lelang ......................................................................................................... 4  
2.1   Mengakses  Website  e-­‐Procurement  PT.  Angkasa  Pura  I  (Persero) .......................................... 4  
2.2   Mengakses  Akun  Vendor  (Sign-­‐In) ........................................................................................... 4  
2.3   Memeriksa  Daftar  Undangan  Lelang ........................................................................................ 5  
III.   Melihat  Detail  Lelang  dan  mendaftar  (Registrasi)  Lelang.............................................................. 6  
3.1   Memeriksa  Detail  Undangan  Lelang......................................................................................... 6  
3.2   Memutuskan  Mendaftar  (Registrasi)  Lelang  atau  Tidak  Mengikuti   ........................................ 7  
IV.   Memberikan  Penawaran  Lelang  (Quotation) ................................................................................ 8  
4.1   Mendownload  Dokumen  Lampiran  Lelang  (Attachment  for  Registered)................................. 8  
4.3   Mengisi  dan  Menyimpan  Form  Pengajuan  Komersial  Penawaran  Lelang................................ 9  
4.4   Meng-­‐upload  Dokumen  –  Dokumen  Persyaratan  Lelang....................................................... 10  
 
 
 
 
 
 
 
 

  1  
I. Pengantar  

1.1 Pengertian  Lelang  secara  Elektronik  (e-­‐Tendering)  

e-­‐Tendering  adalah  tata  cara  pemilihan  rekanan  (vendor)  penyedia  barang/jasa  yang  dilakukan  oleh  
PT.   Angkasa   Pura   I   (Persero)   dan   dapat   diikuti   oleh   semua   Vendor   Terdaftar   yang   mendapatkan  
undangan   dari   system   VMS.   Undangan   Lelang   akan   dikirimkan   kepada   vendor-­‐vendor   yang  
memenuhi   Kualifikasi   Lelang   sesuai   ketentuan   yang   ditetapkan   sebelumnya   oleh   Panitia   Lelang  
melalui   sistem   pelelangan   menggunakan   aplikasi   e-­‐Procurement   yang   dimiliki   dan   diselenggarakan  
oleh  PT.  Angkasa  Pura  I  (Persero).    
Setiap   vendor   yang   telah   diundang   berhak   mengikuti   atau   tidak   mengikuti   proses   Lelang.   Vendor  
yang   telah   mendaftar   Lelang   berhak   menyampaikan   penawaran,   dalam   rentang   waktu   yang   telah  
ditentukan   oleh   mekanisme   lelang.   Penawaran   lelang   diajukan   kepada   Panitia   Lelang   secara   online  
melalui   sistem   e-­‐Tendering,   yang   merupakan   bagian   dari   sistem   e-­‐Procurement.   Mekanisme  
penentuan   pemenang   lelang   dilakukan   oleh   sistem   e-­‐Tendering   dan   akan   diberitahukan   secara  
langsung   kepada   pemenang   lelang   melalui   media   elektronik   dan   juga   diumumkan   di   website   e-­‐
procurement  PT.  Angkasa  Pura  I  (Persero).    

1.2 Pengguna  Sistem  e-­‐Tendering  

Pengguna  (user)  dari  sistem  e-­‐Tendering  dapat  dibagi  2  kategori,  yaitu:    
• Vendor  /  Rekanan  telah  terdaftar  di  VMS  e-­‐Procurement  PT.  Angkasa  Pura  I  
Adalah   perusahaan   yang   telah   mendaftarkan   diri   dan   telah   lulus   Prakualifikasi   Online,  
dinyatakan  aktif  sebagai  Vendor  di  sistem  VMS  e-­‐Procurement  PT.  Angkasa  Pura  I  (Persero).      
Sebagai  Vendor  yang  diundang  pada  Proses  Lelang,  sistem  e-­‐Procurement  PT.  Angkasa  Pura  I  
(Persero)   akan   memberikan   otoritas   kepada   setiap   vendor   untuk   mengikuti   atau   tidak  
mengikuti   Proses   Lelang,   melakukan   penawaran   harga   terhadap   Lelang   yang   ditawarkan  
Panitia  Lelang  melalui  sistem  eProcurement  PT.  Angkasa  Pura  I  (Persero).  
• Panitia  Lelang  (Panitia)  
Adalah   pengguna   yang   diberikan   otoritas   oleh   PT.   Angkasa   Pura   I   (PERSERO)   untuk  
mengelola   Proses   Pengadaan   secara   elektronik   /   e-­‐Procurement   PT   Angkasa   Pura   I  
(PERSERO).  

1.3 Proses  yang  Harus  Dilakukan  Vendor  dalam  Proses  Pelelangan    

Proses-­‐proses   yang   menjadi   bagian   dari   rangkaian   dari   Proses   Pengadaan   untuk   Vendor   dalam  
Sistem  Pelelangan  e-­‐Procurement  PT  Angkasa  Pura  I    (PERSERO)  adalah:  
• Otentifikasi  Vendor  (Sign-­‐in)  
• Periksa  faftar  Undangan  Lelang  
• Memutuskan  mengikuti  proses  Lelang  (Registrasi)  atau  tidak  ikut  (No  Quote)  
• Menyampaikan  Penawaran  Harga  (Quote)  dan  melampirkan  Dokumen  Persyaratan  Lelang.  
 

  2  
Diagram  Alur  Proses    e-­‐Tendering  

PANITIA  
PENGUMUMAN  &   OTORITASISASI   PENILAIAN  
  UNDANGAN  LELANG   KEIKUTSERTAAN  VENDOR   PENAWARAN  
   
   
OTENTIKASI  &  PERIKSA   PENYAMPAIAN  PENAWARAN   PENGUMUMAN  
  DAFTAR  UNDANGAN  LELANG  
 
NILAI  LELANG   PEMENANG  
VENDOR  
e-­‐Lelang:  e-­‐Procurement  PT  Angkasa  Pura  I  (PERSERO)  
 
 
 

  3  
  
II. Memeriksa  Undangan  Lelang  

2.1 Mengakses  Website  e-­‐Procurement  PT.  Angkasa  Pura  I  (Persero)    

Vendor   yang   akan   mendapatkan   Undangan   Lelang   adalah   Vendor   yang   telah   terdaftar   sebagai  
Rekanan   Aktif   pada   sistem   e-­‐Procurement   PT.   Angkasa   Pura   I   (Persero),   dan   termasuk   ke   dalam  
Kualifikasi   Proses   Lelang   tersebut.   Untuk   memeriksa   daftar   Undangan   Lelang,   Vendor   harus  
mengakses   website   e-­‐Procurement   dengan   menggunakan   USER   ID   dan   Password   yang   telah  
diberikan  pada  proses  Prakualifikasi  Online.    
Website  e-­‐Procurement  PT.  Angkasa  pura  I  (Persero):    

!    http://eproc.angkasapura1.co.id:999/  

2.2 Mengakses  Akun  Vendor  (Sign-­‐In)    

Akses   alamat   website   http://eproc.angkasapura1.co.id:999,   gunakan   USER   ID   dan   Password   untuk  

dapat   mengakses   akun   (account)   perusahaan   dalam   sistem   e-­‐Procurement   PT.   Angkasa   Pura   I  
(Persero).  

 
 
Catatan:    
Memasukan   USER   ID   dan   Password   harus   berhati-­‐hati,   karena   sistem   e-­‐Procurement   hanya  
memberikan   3   (tiga)   kali   kesempatan   saja.   Apabila   terjadi   3   kali   kesalahan   pemasukan   Password,  
Vendor   harus   menunggu   selama   3   menit   untuk   proses   entry   USER   ID   dan   Password   berikutnya.  
Apabila   entry   USER   ID   dan   Password   benar,   maka   akan   tertampil   halaman   Akun   Vendor   dalam  
website  e-­‐Procurement  sebagai  berikut:    

  4  
  
 
Tampilan  Muka  dari  Akun  Vendor  pada  Sistem  eProcurement  PT.  Angkasa  Pura  I  (Persero)  

 
 
 
2.3 Memeriksa  Daftar  Undangan  Lelang  
Untuk   melihat   Daftar   Undangan   Lelang   yang   diadakan   PT.   Angkasa   Pura   I   (Persero),   klik   menu  
“Quotation”,  kemudian  akan  muncul  sub-­‐menu  “View  Quotation”,  klik  menu  tersebut.  

Pilih  Menu  “Quotation”    !  

“View  Quotation”  untuk  
memeriksa  daftar  Undangan  
Lelang.  

 
Setelah  diklik  menu  “View  Quotation”,  tampilan  daftar  Undangan  Lelang  adalah  sebagai  berikut:    

Pilih  dari  menu  dropdown  

untuk  memilih  opsi  /  filter  
daftar  mana  yang  akan  
ditampilkan.  
.  

 
 

  5  
III. Melihat  Detail  Lelang  dan  mendaftar  (Registrasi)  Lelang    

3.1 Memeriksa  Detail  Undangan  Lelang  

Untuk  mengetahui  detail  dari  sebuah  Undangan  Lelang  yang  diadakan  PT.  Angkasa  Pura  I  (Persero),  
Vendor  dapat  mengetahuinya  dengan  mengklik  Nomor  RFQ  dari  Lelang  tersebut.  

Klik  nomor  RFQ  (highlight  

kuning)  untuk  memeriksa  
secara  detail  Undangan  
Lelang.  

 
Apabila   Nomor   RFQ   Undangan   Lelang   diklik   sistem   akan   menampilkan   detail   Undangan   Lelang  
sebagai  berikut:    
 

Jadwal  Proses  Lelang  yang  

 
harus  diperhatikan  Vendor.  

Jadwal  Undangan  
Aanwijzing,  waktu,  Tempat  
dan  persyaratannya.    

Daftar  dokumen  yang  dapat  

didownload  untuk  
 
persyaratan  Lelang.  

 
 

  6  
Proses   Lelang   Pengadaan   Barang/Jasa   pada   sistem   e-­‐Procurement   PT.   Angkasa   Pura   I   (Persero)   ini  
adalah  proses  secara  elektronik,  sehingga  detail  penjadwalan  (Schedule)  harus  sangat  diperhatikan.  
Jadwal-­‐jadwal   tersebut   akan   mengatur   prosesi   waktu   lelang   secara   ketat,   kapan   registrasi   dan  
penawaran  lelang  tersebut  ditutup.  
Download   dokumen-­‐dokumen   yang   dilampirkan   dengan   mengklik   menu   “Download”,   kemudian  
simpan  sebagai  dokumen  persyaratan  dan  perlengkapan  Proses  Lelang.  
 
3.2 Memutuskan  Mendaftar  (Registrasi)  Lelang  atau  Tidak  Mengikuti    

1.  Pilih:  Register  /  No  Quote  

2.  Masukan  password  
3.  Klik  tombol  “Go”  

1. Mendaftar  Undangan  Lelang  

Apabila   Vendor   memutuskan   untuk   mengikuti   Lelang   tersebut,   masukan   Password   dan   kemudian  
pilih   tipe   proses   “Register”   pada   kolom   combo-­‐box.   Setelah   mengklik   “Go”,   artinya   Vendor   tersebut  
harus   mempersiapkan   diri   mengikuti   proses   Lelang   sesuai   dengan   jadwal-­‐jadwal   yang   ditentukan  
pada  Detail  Undangan  Lelang.    
 
2. Tidak  mendaftar  Undangan  Lelang  
Apabila  Vendor  memutuskan  untuk  tidak  mendaftar  Undangan  Lelang  tersebut,  yang  perlu  dilakukan  
adalah  pilih  tipe  proses  “No-­‐Quote”  pada  kolom  combo-­‐box.  Masukan  Password  sebelum  mengklik  
“Go”,  dan  artinya  Vendor  memutuskan  tidak  mengikuti  undangan  lelang.  
 
3. Hadir  mengikuti  Undangan  Aanwijzing  
Hadir   mengikuti   Aanwijzing   sesuai   jadwal   dan   lokasi   yang   telah   ditentukan   pada   Undangan  
Aanwijzing.  
 
Tampilan   setelah   Mendaftar   untuk   mengikuti   Undangan   Lelang  

Apabila  sudah  mendaftarkan  

Lelang,  status  akan  berubah  
menjadi  “Registered”  

  7  
  
IV. Memberikan  Penawaran  Lelang  (Quotation)  

4.1 Mendownload  Dokumen  Lampiran  Lelang  (Attachment  for  Registered)    

Setelah   mendaftar   Lelang   dan   mengikuti   proses   Aanwijzing,   periksa   form   Request   for   Quotation,  
apabila  ada  dokumen  lampiran  Lelang,  silakan  download.  

Download  dan  pelajari  

semua  Dokumen  Lampiran  
Lelang  yang  dikhususkan  
bagi  Vendor  yang  sudah  
mendaftarkan  untuk  
mengikuti  Lelang.  

 
4.2 Memilih  untuk  Memberikan  Penawaran  (Quotation)  Lelangan  
Setelah   mendaftarkan   perusahaannya   untuk   mengikuti   Undangan   Lelang,   Vendor   kemudian   harus  
memutuskan   untuk   memberikan   penawaran   (Quote)   atau   tidak.   Menu   tersebut   dapat   ditemukan  
pada   form   Request   for   Quotation,   pilih   menu   Quote   untuk   mengirimkan   terus   mengikuti   Lelang   dan  
memberikan  penawaran,  No-­‐Quote  untuk  berhenti  mengikuti  Lelang.  

1. Pilih  menu  “Quote”  untuk  

terus  mengikuti  Lelang  
dan  memberikan  
penawaran.  
2. Klik  tombol  “Go”  

 
 

  8  
4.3 Mengisi  dan  Menyimpan  Form  Pengajuan  Komersial  Penawaran  Lelang    
Ketika  menu  “Quote”  yang  dipilih,  sistem  akan  menampilkan  form  “Vendor  Commercial  Quotation  
Manual”  yang  merupakan  isian  mengenai  penawaran  Vendor  terhadap  Proses  Lelang  yang  diajukan.  
Isikan  data-­‐data  penawaran  yang  akan  diberikan  terhadap  Proses  Lelang,  beserta  data-­‐data  khusus  
mengenai  kesanggupan  Vendor  terhadap  persyaratan  teknis  secara  umum.  Setelah  data  isian  form  
telah  komplit,  klik  tombol  “Save”  setelah  memasukan  password  untuk  di  kolom  ysng  disediakan.  
 

Isi  semua  data-­‐data  yang   Setelah  selesai,  masukan  

dimintakan  sebagai   password  dan  klik  tombol  
pengajuan  harga  komersial.   “Save”  

 
Berikut  adalah  data  isian  form  “Vendor  Commercial  Quotation  Manual”:  
1. No.  Referensi.  
2. Masa  berlakunya  penawaran  (Hari).  
3. Kode  (Code)  
• Deviasi   –   Spek   penawaran   ada   ketidaksesuaian   dengan   yang   dimintakan   oleh   teknis  
Lelang.  
• Fully  Comply  –  Seluruh  spek  sesuai  dengan  apa  yang  diminta  oleh  teknis  Lelang.  
4. Deskripsi  material  (Secara  umum)  
5. Kuantitas  –  Jumlah  paket  yang  ditawarkan  
6. Harga  –  Penawaran  harga  yang  diajukan  (beserta  satuan  currency-­‐nya)    
7. Jumlah  total  harga  
8. Waktu  pengiriman  
 
 
Sistem  akan  memberitahukan  
informasi  apabila  pengajuan  
komersial  penawaran  telah  
sukses  diperbaharui.  
 

  9  
4.4 Meng-­‐upload  Dokumen  –  Dokumen  Persyaratan  Lelang    
Langkah  berikutnya  adalah  meng-­‐upload  semua  Dokumen  Persyaratan  Lelang  yang  dimintakan  oleh  
Panitia  Lelang.  Berikan  nama  masing-­‐masing  file  /  dokumen  sesuai  dengan  yang  dimintakan,  upload  
dari  PC  dan  simpan  (Save)  ke  sistem  e-­‐Procurement.  Setelah  semua  dokumen  berhasil  di-­‐upload  dan  
disimpan,  kemudian  klik  tombol  “Close”  
 

Upload  dan  Simpan  (Save)  

Dokumen  Persyaratan  
Lelang  satu  per-­‐satu,  sesuai  
dengan  permintaan.  

 
 
 
 
 
   
 
Sistem   akan   memberikan   pembertahuan   untuk   setiap   keberhasilan   proses   peng-­‐upload-­‐an   dan  
penyimpanan  masing-­‐masing  file.  
 
 
 
 

  10  
Klik  tombol  “Close”  setelah  semua  file  yang  menjadi  Dokumen  Persyaratan  Lelang  berhasil  di-­‐upload  
dan  disimpan  ke  dalam  sistem  e-­‐Procurement  sesuai  yang  dimintakan.    
 

Klik  tombol  “Close”  setelah  

semua  file  yang  dimintakan  
selesai  di-­‐uplad  dan  
disimpan  di  dalam  sistem  e-­‐
Procurement.  

 
Tampilan  status  tender  yang  diikuti  akan  berubah  dari  “Registered”  menjadi  “Quoted”  sebagai  tanda  
proses  pengajuan  penawaran  terhadap  Undangan  Lelang,  baik  secara  komersial  maupun  teknis  telah  
selesai.   Proses   selanjutnya,   Vendor   menunggu   keputusan   penilaian   dan   pengumuman   pemenang  
Lelang  oleh  Panitia  Lelang  Pengadaan  Barang/Jasa  PT.  Angkasa  Pura  I  (Persero).  

  11