No.

Dokumen :-
FAKULTAS
Revisi :0

PROSEDUR OPERASIONAL SURAT Tanggal Berlaku : Nopember 2012

KELUAR
Halaman : 1 dari 6

LEMBAR PENGESAHAN

PROSEDUR OPERASIONAL SURAT KELUAR

DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI

Kasubbag. Umum dan Kepala Bagian Tata Usaha Wakil Dekan II

Perlengkapan
Januari 2012 Januari 2012 Januari 2012

1
 No. Dokumen :-
FAKULTAS
Revisi :0

PROSEDUR OPERASIONAL SURAT Tanggal Berlaku : Nopember 2012

KELUAR
Halaman : 2 dari 6

DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan......................................................................................................................................................... 1
Daftar Isi............................................................................................................................................................................ 2
1. Pendahuluan.............................................................................................................................................................. 3
2. Maksud dan Tujuan ................................................................................................................................................... 3
3. Definisi ....................................................................................................................................................................... 3
4. Referensi ................................................................................................................................................................... 3
5. Prosedur Operasional ................................................................................................................................................ 4
6. Petunjuk Operasional................................................................................................................................................. 5
6.1. Jurusan/Sub Bagian ........................................................................................................................................... 5
6.2. Sub Bagian Umum dan Perlengkapan ............................................................................................................... 5
6.3. Gudang .............................................................................................................................................................. 5
7. Waktu Penyelesaian .................................................................................................................................................. 5
8. Daftar Dokumen......................................................................................................................................................... 6
9. Daftar Distribusi ......................................................................................................................................................... 6
10. Lampiran Dokumen.................................................................................................................................................... 6
11. Lembar Revisi............................................................................................................................................................ 6

2
 No. Dokumen :-
FAKULTAS
Revisi :0

PROSEDUR OPERASIONAL SURAT Tanggal Berlaku : Nopember 2012

KELUAR
Halaman : 3 dari 6

1. Pendahuluan
Pengurusan surat keluar dari Fakultas .......................... Unhas perlu dilaksanakan sesuai
dengan ketentuan tata persuratan yang berlaku. Pengelolaan surat keluar tersebut dimulai
dari menerima naskah surat yang akan dikirim sampai dengan surat tiba pada alamat yang
dituju. Sehubungan dengan itu perlu ditetapkan Prosedure Operasional Standar (POS)
tentang pengurusan surat keluar, guna lebih memudahkan penyelesaian tugas.

2. Maksud dan Tujuan

a. Tertibnya mekanisme pengurusan surat keluar ;
b. Meningkatkan kecepatan layanan kepada pihak yang membutuhkan;
c. Terkoordinasinya unit kerja dan tenaga administrasi yang terlibat dalam pengurusan surat keluar;
d. Agar seluruh sivitas akademika dan staf administrasi serta masyarakat memahami mekanisme pengurusan
surat keluar;
e. Agar dapat melakukan monitoring dan evaluasi tugas yang terkait dengan pengelolaan surat keluar.

3. Definisi
Surat keluar adalah naskah yang berisi informasi tentang kegiatan, proses dan hasil yang
dikomunikasikan oleh fakultas...... kepada Civitas Akademika dan masyarakat umum untuk
diketahui, dilaksanakan dan dinformasikan selanjutnya.

4. Referensi

Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor: 091/U/1995 tanggal 25 April 1995
Tentang Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan di lingkungan Depdikbud

3
 No. Dokumen :-
FAKULTAS
Revisi :0

PROSEDUR OPERASIONAL SURAT Tanggal Berlaku : Nopember 2012

KELUAR
Halaman : 4 dari 6

5. Prosedur Operasional Pengurusan Surat Keluar

Pemimpin Fakultas/Jurusan/ Sub Bagian

Penerima Surat
Prodi /Sub Bagian Umum dan Perlengkapan

Surat Persiapan
Pengiriman
Surat

- Mengidentifi
kasi
- Mengagenda,
- Mengganda
kan,
- Mengamplop,
- Menulis
alamat surat

Surat

Surat sampai di tujuan

Mengirim ke
dengan bukti tanda
Alamat yang
dituju terima

Arsip

4
 No. Dokumen :-
FAKULTAS
Revisi :0

PROSEDUR OPERASIONAL SURAT Tanggal Berlaku : Nopember 2012

KELUAR
Halaman : 5 dari 6

6. Petunjuk Operasional (Uraian Tugas) harus sesuai dgn bagan di atas.

6.1. Jurusan/ Prodi/Sub Bagian

6.1.1. Naskah surat keluar dari Jurusan/ Sub Bagian diserahkan kepada Sub Bagian Umum dan
Perlengkapan;
6.1.2. Menginventarisasi jumlah surat yang akan dikirim dan alamat yang akan dikirimi;
6.1.3. Mencatat surat dan selanjutnya diserahkan ke Sub Bagian Umum dan Perlengkapan;
6.1.4. Menyimpan arsip internal surat;
6.2. Sub Bagian Umum dan Perlengkapan
6.2.1. Arsiparis menerima surat yang akan dikirim dan memberi nomor agenda surat keluar;
6.2.2. Arsiparis menyerahkan surat kepada Pengadministrasi kerumahtanggaan untuk digandakan;
6.2.3. Arsiparis menyimpan arsip surat 1 lembar sesuai dengan jenisnnya;
6.2.4. Pengadministrasi kerumah tanggaan mengamplopkan dan menulis alamat surat yang dituju;
6.2.5. Menyerahkan surat kepada caraka disertai bukti penerimaan untuk dikirim;
6.2.6. Caraka mengekspedisi dan mengantar surat kepada yang dituju;
6.2.7. Caraka mencatatat identitas penerima surat;
6.2.8. menyimpan bukti pengiriman surat.
6.3. Penerima surat
6.3.1. Menerima surat;
6.3.2. Menandatangani bukti penerimaan surat;

7. Waktu Penyelesaian
Penyelesaian Pengelolaan Surat Keluar membutuhkan waktu waktu 1 hari kerja.

5
 No. Dokumen :-
FAKULTAS
Revisi :0

PROSEDUR OPERASIONAL SURAT Tanggal Berlaku : Nopember 2012

KELUAR
Halaman : 6 dari 6

8. Daftar Dokumen

NAMA PENANGGUNG PENANDA

NO FUNGSI DISTRIBUSI
DOKUMEN JAWAB TANGAN
1. Surat dari Sebagai dasar untuk Pimpinan Pimpinan Sub Bagian
Pemimpin memberikan Layanan Fakultas/Pimpinan Fakultas/Pimpin Umum dan
Fakultas/Jurusan/ Pengelolaan surat Jurusan/Kepala Sub an Jurusan/ Perlengkapan
Sub Bagian keluar Bagian Kepala Sub
Bagian

2. Agenda surat - Sebagai dasar staf - Kepala Sub Bagian Caraka

keluar untuk mendistribusi Umum dan
kepada alamat yang Perlengkapan
dituju - Arsiparis.

3. Bukti tanda terima Sebagai bukti bahwa Penerima surat Sesuai

surat telah diterima - Caraka alamat yang
dituju

9. Daftar Distribusi
Dikirim sesuai dengan tujuan dan tembusannya sesuai kebutuhan unit kerja.

10. Lampiran Dokumen

11. Lembar Revisi

No. Uraian Tanggal Tanda Tangan