22

BAB III
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

Pelaksanaan atau implementasi dari rancana proyek perubahan dilakukan dengan
mengikuti tahapan-tahapan kegiatan/milestone yang telah direncanakan dengan
capaian sebagai berikut :
1. Capaian Tahap Jangka Pendek
a. Penulis telah melakukan diskusi dan membuat laporan kepada Mentor
Bapak Muhammad Nasir, ST.,M.Si pada tanggal 01 Agustus 2017 untuk
pelaksanaan rencana proyek perubahan dan mendapatkan saran dan
masukan dari mentor untuk terlaksananya kegiatan tersebut.
b. Terlaksananya rapat pembentukan Tim Efektif pada tanggal 10 Agustus
2017, dalam rapat tersebut dibuatlah susunan Tim Efektif dan sekaligus
penandatanganan SK Tim Efektif oleh kepala UPT. Cipta Karya Rantau
Prapat.
c. Tersedianya Undang rapat dengan Tim Efektif tentang pembagian tugas
Tim Efektif pada tanggal 15 Agustus 2017 dan adanya Notulen juga daftar
hadir pada rapat tersebut. Pembagian tugas ini dibuat agar masing-masing
anggota Tim dapat melaksanakan tugasnya sesuai dengan apa yang telah
disepakati dalam rapat.
d. Terlaksananya pembuatan rancangan alur informasi Aplikasi tanggal 28
Agustus 2017 sekaligus pelaksanaan pembuatan Aplikasi. Pembuatan alur
ini dilaksanakan untuk memudahkan pembuat aplikasi (programmer)
dalam membentuk melaksanakan pembuatan aplikasi.
e. Terlaksananya ujicoba Aplikasi dengan mengadakan pertemuan/rapat
sekaligus praktek pelaksanaan penggunaan Aplikasi yang dilaksanakan
pada tanggal 30 Agustus 2017. Hal ini dilakukan agar para pengguna
aplikasi dapat mengerti dan memahami tentang aplikasi yang telah dibuat
dan sekaligus memastikan bahwa aplikasi yang dibuat telah berjalan
dengan baik.

Proyek Perubahan Pengelolaan Surat Menyurat Berbasis Aplikasi

di UPT. Cipta Karya Rantau Prapat
 23

f. Dibuatnya pelatihan terhadap 2 (dua) orang operator dalam pelaksanaan

penginputan dan pengolahan data pada Aplikasi yang dilakukan pada
tanggal 04 September 2017. Pelatihan ini dilaksanakn agar pengguna
(operator) dapat mengoperasikan aplikasi dengan baik dan benar.
g. Terlaksananya penginputan surat masuk dan surat keluar yang di input
pada Aplikasi yang telah dibuat pada tanggal 05 September 2017. Kegiatan
ini dilaksanakan agar semua data-data surat masuk dan surat keluar dapat
terinput dengan baik pada aplikasi yang telah disiapkan.
h. Tersedianya undangan pada tanggal 11 September 2017 pada kegiatan
pengarahan dan sosialisasi tentang penerapan Aplikasi surat masuk dan
surat keluar yang telah dibuat pada UPT. Cipta Karya Rantau Prapat.
Sosialisasi dilaksanakan untuk mempublikasikan kepada pihak-pihak
terkait bahwa UPT. Cipta Karya Rantau Prapat telah memiliki Aplikasi
yang baik dan bermanfaat tentang pengelolaan surat masuk dan surat
keluar.
i. Terlaksananya pembuatan SOP pada tanggal 13 September 2017 tentang
surat masuk dan surat keluar.
2. Capaian yang diharapkan pada tahap jangka menengah
Melanjutkan kegiatan/mewujudkan input data surat masuk dan surat keluar
pada tahun 2014 s.d. 2017
3. Capaian yang diharapkan pada tahap jangka panjang
Pengadaan alat komputer dan pengembangan aplikasi menjadi online.

B. KENDALA (Internal dan Eksternal)

Salah satu kendala yang harus diperhatikan agar tercapai tujuan secara sempurna
yaitu kendala yang ada harus sedini mungkin diantisipasi. Kendala tersebut
merupakan kelemahan yang harus dikurangi atau dihilangkan, baik dari internal
maupun dari eksternal. Kendala-kendala tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut
:

Proyek Perubahan Pengelolaan Surat Menyurat Berbasis Aplikasi

di UPT. Cipta Karya Rantau Prapat
 24

Kendala Internal
1. Minimnya jumlah staf dibidang Pendidikan dan Pelatihan khususnya pada Sub
Bagian Tata Usaha sehingga pelaksanaannya membutuhkan kerja yang lebih
ekstra dari Tim yang terlibat.
2. Selama ini belum ada Aplikasi tentang surat masuk dan surat keluar sehingga
merupakan hal yang baru yang butuh pemahaman dan pengertian tentang
aplikasi
3. Kurangnya pemaham pegawai dibidang Informasi Teknologi

Kendala Eksternal
1. Sulitnya mencari orang yang mengerti tentang Aplikasi Surat Masuk dan Surat
Keluar.

C. STRATEGI MENGATASI MASALAH

Kendala yang sudah dijabarkan diatas haruslah dicarikan solusinya agar kegiatan
proyek perubahan ini dapat terlaksana dengan dengan baik.
Adapun strategi yang dilakukan adalah sebagai berikut :
.

Internal
1. Memaksimalkan kinerja staf yang ada untuk melaksanakan semua kegiatan
yang sudah dijadwalkan.
2. Menyampaikan informasi tentang manfaat-manfaat yang akan dicapai dengan
adanya Aplikasi terhadap surat masuk dan surat keluar

Eksternal
1. Karena sulitnya mendapatkan kosultan IT di Rantau Prapat sehingga harus
menghubungi pihak-pihak yang memahami dan berkecimpung dengan IT di
Kota Medan

Proyek Perubahan Pengelolaan Surat Menyurat Berbasis Aplikasi

di UPT. Cipta Karya Rantau Prapat
 25

BAB IV
PENUTUP

A. KESIMPULAN
Dari penjabaran pada bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan
diantaranya :
1. Pelaksanaan proyek perubahan membuat Aplikasi Surat Masuk dan Surat
Keluar pada UPT. Cipta Karya Rantau Prapat sangatlah penting agar seluruh
pegawai khususnya yang berkaitan dengan pengelolaan surat menyurat dapat
melaksanakan pengelolaan surat dengan baik, efisien, praktis dan ekonomis
dengan adanya aplikasi yang telah dibuat.
2. Dengan adanya aplikasi tersebut maka sangat mempermudah dalam pencarian
surat masuk maupun surat keluar jika dibutuhkan.

B. SARAN
Mengingat dan pentingnya aplikasi ini, penulis berharap agar kedepan aplikasi ini
dapat digunakan dengan baik dan aplikasi ini kedepannya bisa dibuat berbasis
online sehingga seluruh pengguna dapat mengakses surat masuk dan surat keluar
dengan mudah.

Proyek Perubahan Pengelolaan Surat Menyurat Berbasis Aplikasi

di UPT. Cipta Karya Rantau Prapat