3

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas

Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktivitas

dalam bentuk tulisan. Pencatatan dilakukan diatas kertas,disket, pita nama dan

pita film. Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik, gambar dan suara.

Pencatatan kesehatan masyarakat berarti melakukan pendokumentasian terhadap

semua proses kegiatan pelayanan kesehatan masyarakat yang dilakukan baik di

dalam puskesmas, puskesmas pembantu, puskesmas keliling, posyandu, maupun

bidan desa. Pencatatan ini sangat berguna sebagai aspek legal pelayanan

kesehatan. Agar pencatatan tersebut sistematis maka disusunlah formulir standar

yang telah ditetapkan dalam sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas atau

disingkat dengan SP2TP atau yang sekarang dikenal sebagai SP3.1,10

Sedangkan setiap kegiatan yang dilakukan diakhiri dengan pembuatan

laporan. Laporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan

tertentu dan hasilnya yang disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan

dengan kegiatan tersebut. Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan

Kesehatan Masyarakat No. 590/BM/DJ/lnfo/V/96 pelaporan puskesmas

menggunakan tahun kalender yaitu bulan Januari - Desember dalam tahun yang

sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan

kemampuan atau beban kerja di puskesmas. Setiap mengakhiri kegiatan harus ada

pembuatan laporan.2,5

3
 4

Sistem Pencatatan (recording) dan pelaporan (reporting) berpedoman

kepada sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas (SP3). Sistem pencatatan dan

pelaporan puskesmas merupakan tata cara pencatatan dan pelaporan yang lengkap

untuk pengelolaan puskesmas, meliputi : keadaan fisik, tenaga, sarana, dan

kegiatan pokok yang dilakukan serta hasil yang dicapai. Berdasarkan pengertian-

pengertian tersebut, maka dapat pula disimpulkan bahwa pencatatan dan

pelaporan merupakan:3

1. Suatu kegiatan mencatat dengan berbagai alat atau media tentang data

kesehatan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang biasa dibaca dan

dipahami isinya.

2. Salah satu kegiatan administrasi kesehatan yang harus dikerjakan dan di

pertanggungjawabkan oleh petugas kesehatan.

3. Kumpulkan informasi kegiatan upaya pelayanan kesehatan yang berfungsi

sebagai alat atau sarana komunikasi yang penting antar petugas kesehatan.

Puskesmas merupakan ujung tombak sumber data kesehatan khususnya bagi

dinas kesehatan kota dan sistem pencatatan dan pelaporan Puskesmas juga

merupakan fondasi dari data kesehatan. Sehingga diharapkan terciptanya sebuah

informasi yang akurat, representatif dan reliable yang dapat dijadikan pedoman

dalam penyusunan perencanaan kesehatan. Setiap program akan menghasilkan

data. Data yang dihasilkan perlu dicatat, dianalisis dan dibuat laporan. Data yang

disajikan adalah informasi tentang pelaksanaan program dan perkembangan

masalah kesehatan masyarakat. Informasi yang ada perlu dibahas,

 5

dikoordinasikan, di integrasikan agar menjadi pengetahuan bagi semua staf

puskesmas.4

B. Tujuan Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas

1. Tujuan umum

Sistem pencatatan dan pelaporan Puskesmas (SP3) bertujuan agar semua

hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta

dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala

dan teratur guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat. Tujuan

umum SP3 juga untuk mendapatkan data dan informasi yang akurat tepat waktu

dan mutakhir secara periodik.11

2. Tujuan khusus

Adapun tujuan khususnya adalah:12

a. Dasar penyusunan perencanaan tingkat puskesmas (PTP)

b. Dasar penyusunan rencana pelaksanaan kegiatan pokok puskesmas

c. Dasar pemantauan & evaluasi pelaksanaan kegiatan pokok puskesmas

(PWS dan stratifikasi puskesmas)

C. Pemanfaatan Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas

Manfaat pencatatan dan pelaporan antara lain :7,12

1. Menunjang proses manajemen tingkat Puskesmas

2. Membantu Dinas Kesehatan Kabupaten untuk menyusun perencanaan

tahunan, penilaian kinerja, pencapaian, dan evaluasi pelaksanaan program

untuk menentukan prioritas masalah.

 6

3. Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka

pengembangan tenaga kesehatan.

4. Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan.

5. Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil.

D. Ruang Lingkup Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas

Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan kegiatan puskesmas meliputi:1,12

a. Konsep wilayah kerja Puskesmas, mencakup semua kegiatan puskesmas

(bidan desa, pustu, pusling, puskesmas dan tempat tidur)

b. Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan diklat bagi tenaga

kesehatan.

c. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan diklat bagi tenaga, kesehatan

triwulan.

d. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan di

Bapelkes tiap triwulan dan tiap tahun.

E. Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas

Sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas mencakup 3 hal yaitu

pencatatan, pelaporan dan pengolahan, analisis; dan pemanfaatan. Pencatatan hasil

kegiatan oleh pelaksana dicatat dalam buku-buku register yang berlaku untuk

masing-masing program. Data tersebut kemudian direkapitulasi ke dalam format

laporan SP3 yang sudah dibutuhkan. Koordinator SP3 di Puskesmas menerima

laporan-laporan dalam format buku tadi dalam 2 rangkap, yaitu satu untuk arsip

dan yang lainnya untuk dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan

 7

Kabupaten meneruskan ke masing-masing pengelola program di Dinas kesehatan

kabupaten. Dari dinas kesehatan kabupaten, setelah diolah dan dianalisis dikirim

ke koordinator SP3 di dinas kesehatan provinsi dan seterusnya dilanjutkan proses

untuk pemanfaatannya. Frekuensi pelaporan yaitu dalam waktu bulanan, tribulan,

dan tahunan.6,8

Beberapa kegiatan pencatatan dan pelaporan puskesmas lainnya:1

1. Mentabulasi data upaya kesehatan yang dilakukan.

2. Mengumpulkan data dari puskesmas. Menyusun kartu indeks penyakit

menyusun sensus harian untuk mengolah data kesakitan.

3. Menyajikan dalam bentuk narasi, tabel, grafik sesuai kebutuhan.

4. Melakukan berbagai perhitungan-perhitungan dengan menggunakan data.

5. Melakukan analisa untuk kebutuhan pemantauan, intervensi, serta

perencanaan di masa mendatang.

6. Membuat peta wilayah puskesmas termasuk sarana kesehatan.

F. Pelaksanaan Pencatatan Puskesmas

Sistem pencatatan secara umum terbagi dalam 2 bagian, yaitu sistem

pencatatan tradisional dan sistem pencatatan non-tradisional. Sistem pencatatan

tradisional adalah sistem pencatatan yang memiliki catatan masing-masing dari

setiap profesi atau petugas kesehatan. Keuntungan sistem ini adalah pencatatan

dapat dilakukan secara lebih sederhana. Kelemahan sistem ini adalah data tentang

kesehatan yang terkumpul kurang menyeluruh, koordinasi antar petugas kesehatan

tidak ada dan upaya pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan tuntas sulit

dilakukan. Sistem Pencatatan non-tradisional adalah pencatatan yang berorientasi

 8

pada masalah (Problem Oriented Record/POR). Keuntungan sistem ini adalah

kerja sama antar tim kesehatan secara menyeluruh. Setiap petugas kesehatan

dituntut untuk membuat pencatatan tentang data kesehatan sebaik mungkin.3

Adapun kriteria sistem pencatatan data kesehatan yang baik mencakup hal-

hal di bawah ini:5

a. Pencatatan harus sistematis, jelas, ringkas dan mengacu pada tanggapan

pasien terhadap kejadian penyakit atau intervensi yang diberikan.

b. Ditulis dengan baik dan menghindari kesalahan.

c. Tepat waktu, ditulis segera setelah tindakan/kegiatan dilakukan.

d. Ditulis secara terperinci mencakup what, why, when, where, who, dan how.

e. Menghindari kata-kata yang sulit diukur.

f. Mencantumkan nama jelas dan tanda tangan setelah melakukan

pencatatan.

Pencatatan dapat dilakukan baik di dalam maupun di luar gedung

puskesmas, puskesmas pembantu dan bidan di desa. Pencatatan yang dibuat di

dalam gedung adalah semua data yang diperoleh dari pencatatan kegiatan harian.

Program yang dilakukan dalam gedung puskesmas seperti tekanan darah,

laboratorium, KB dan lain-lain. Pencatatan dan pelaporan ini menggunakan:

family folder, kartu indeks penyakit, buku register dan sensus harian. Puskesmas

Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas adalah data yang dibuat

berdasarkan catatan harian yang dilaksanakan di luar gedung Puskesmas seperti

kegiatan program posyandu, kesehatan lingkungan, UKS, dan lain-lain.

Mekanisme pelaksanaan terdiri dari dua langkah, yaitu:1,5

 9

1) Sistem sentralisasi: di mana penyimpanan, penyaluran, pengolahan catatan

dihimpun melalui satu loket. Namun apabila kunjungannya banyak, dapat

digunakan lebih satu loket, tetapi pengumpulan dan pengolahan tetap terpusat.

2) Sistem desentralisasi: penyaluran, pengumpulan dan pengolahan catatan tidak

dipusatkan, oleh karena ada bagian unit pelayanan yang melakukannya, tetapi

pemberian nomor keluarga tetap mengacu pada pencatatan di Puskesmas.

Untuk memudahkan pencatatan dapat menggunakan formulir standar yang

ditetapkan dalam SP3. Pencatatan dan Pelaporan ini menggunakan kartu register

dan kartu murid. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah

sebagai berikut :1,5

1. Rekam kesehatan keluarga (RKK)

Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan

kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan kesehatan di

puskesmas, kegunaan dari RKK adalah untuk mengikuti keadaan kesehatan dan

gambaran penyakit di suatu keluarga. Penggunaan RKK diutamakan pada anggota

keluarga yang mengidap salah satu penyakit atau kondisi, misalnya penderita

TBC paru, kusta, keluarga risiko tinggi yaitu ibu hamil risiko tinggi, neonatus

risiko tinggi (BBLR), balita kurang energi kronis (KEK).1,5

Kartu Tanda Pengenal Keluarga (KTPK) adalah alat untuk memudahkan

pencatatan pencarian file keluarga yang telah mempunyai family folder pada saat

meminta pelayanan ulang Puskesmas. Kartu Tanda Pengenal Keluarga (KTPK)

diberikan 1 kali saja bagi pengunjung, oleh karena itu harus dibawa setiap kali

berkunjung dan tidak boleh hilang.5

 10

Gambar 2.1 Kartu Tanda Pengenal Keluarga

a. Kartu rawat jalan

Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien

merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang

berkunjung ke puskesmas.5,7

b. Kartu indeks penyakit

Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien,

riwayat dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan

khusus penderita penyakit TBC paru dan kista.5,7

c. Kartu ibu

Kartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan

dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.5,7

d. Kartu anak

Kartu anak adalah alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan,

pelayanan preventif-promotif-kuratif-rehabilitatif yang diberikan kepada

balita dan anak prasekolah.5,7

e. KMS balita, anak sekolah

 11

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan dan pertumbuhan

yang telah diperoleh balita dan anak sekolah.5,7

f. KMS ibu hamil

Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan

kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil.5,7

g. KMS ibu lanjut

KMS usia lanjut merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia secara pribadi

baik fisik maupun psikososial dan digunakan untuk memantau kesehatan,

deteksi dini penyakit dan evaluasi kemajuan kesehatan usia lanjut.5,7

2. Register

Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan di

dalam dan di luar gedung puskesmas, yang telah dicatat dikartu dan catatan

lainnya.1,6

Ada beberapa jenis register sebagai berikut:1,6

a. Nomor indeks pengunjung puskesmas.

b. Rawat jalan.

c. Register kunjungan.

d. Register rawat inap.

e. Register KIA dan KB.

f. Register ibu dan balita.

g. Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi.

h. Register penimbangan balita.

i. Register imunisasi.
 12

j. Register gizi.

k. Register kapsul beryodium.

l. Register anak sekolah.

m. Sensus harian: kunjungan , kegiatan KIA, imunisasi dan penyakit.

Pencatatan harian masing-masing program Puskesmas dikombinasi menjadi

laporan puskesmas atau yang disebut dengan sistem pencatatan dan pelaporan

Puskesmas (SP3). Pencatatan dan pelaporan puskesmas ini dikirim ke dinas

kesehatan Kabupaten atau kota setiap awal bulan, kemudian ke Dinas Kesehatan

kabupaten atau kota mengolahnya dan mengirimkan umpan baliknya ke Dinas

Kesehatan Provinsi dan Departemen Kesehatan Pusat. Umpan balik tersebut harus

dikirimkan kembali secara rutin ke Puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi

keberhasilan program. Namun sejak otonomi daerah dilaksanakan puskesmas

tidak punya kewajiban lagi mengirimkan laporan ke Departemen Kesehatan Pusat

tetapi Dinas Kesehatan kabupaten/kota lah yang berkewajiban menyampaikan

laporan rutinnya ke Departemen Kesehatan Pusat.6

G. Pelaksanaan Pelaporan Puskesmas

Pelaporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan

tertentu dan hasilnya disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan

terhadap kegiatan tersebut. Sesuai dengan keputusan direktur jenderal pembinaan

kesehatan masyarakat No. 590/BM/DJ/Info/V/96, pelaporan puskesmas

menggunakan tahun kalender yaitu bulan Januari - Desember dalam tahun yang

sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan

 13

kemampuan atau beban kerja di puskesmas. Setiap mengakhiri kegiatan harus ada

pembuatan laporan.5,8

Berbeda dengan catatan, laporan harus disampaikan ke orang atau pihak

lain dan proses laporan dilakukan secara tertulis. Manfaat laporan, meliputi

pertanggung jawaban autentik tentang pelaksanaan kegiatan, memberi informasi

terdokumentasi, bahan bukti kegiatan (bukti hukum), bahan pelayanan, bahan

penyusunan rencana dan evaluasi, serta bahan untuk penelitian. Laporan yang

lengkap terdiri atas unsur : pendahuluan, (latar belakang, tujuan, ruang lingkup);

isi laporan (perencanaan kegiatan, pelaksanaan kegiatan, hasil kegiatan secara

nyata, masalah dan hambatan, saran untuk tindak lanjut): dan jika diperlukan,

dilengkapi rekomendasi.5,6

Jenis laporan dibagi menjadi dua, yaitu pelaporan kejadian luar biasa atau

darurat yang memerlukan pelayanan dan bantuan cepat. Sementara laporan

berkala, misalnya laporan harian, mingguan, bulanan, triwulan, kuartalan dan

tahunan. Mekanisme Pelaporan dan alur pelaporan, meliputi:5,8

1) Pengelolaan di Puskesmas

a. Laporan dari Pustu, BDD (Bidan di desa), Puskesmas keliling, Posyandu

disampaikan ke pengelola SP3 Puskesmas

b. Pengelola menyusun dan menggabungkan data yang bersumber dari sensus

harian dan register

c. Hasil gabungan/olahan dimasukkan ke formulir laporan untuk dikirim ke

Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

 14

d. Hasil olahan di analisis dan disajikan untuk mengambil keputusan (pada

lokakarya mini)

2) Pengelolaan di Dinas Kabupaten/Kota Laporan dari puskesmas diterima oleh

pengelola SP3 Dinas untuk dikompilasi/diolah dan didistribusikan ke

penanggung jawab program. Frekuensi dan jenis pelaporan, meliputi:6,9

a. Laporan bulanan yang mencakup: data kesakitan (LB-1); data tentang

penggunaan obat-obatan (LB-2); data gizi, KIA, imunisasi termasuk

surveilens campak (LB-3); serta data obat-obatan (LB-4)

b. Laporan triwulan data kegiatan puskesmas, meliputi:

1. Laporan rawat jalan dan rawat inap

2. Laporan penimbangan

3. Laporan kohort ibu dan anak

4. Laporan persalinan

5. Laporan laboratorium

6. Laporan pengamatan penyakit menular

7. Laporan imunisasi

8. Laporan PKM

9. Laporan kartu indeks penyakit

c. Laporan Sentinel, yang mencakup: laporan bulanan sentinel (LB1S) dan

laporan bulanan sentinel (LB2S). LB1S merupakan laporan sentinel

penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi, ISPA, diare. LB2S

merupakan laporan sentinel KIA, gizi, dan penyakit akibat kerja.

 15

d. Laporan Tahunan, yang mencakup: laporan pemantauan wilayah setempat

(LT-1), laporan kepegawaian (LT-2), dan laporan peralatan (LT-3)

e. Laporan kejadian luar biasa (KLB)

Wabah/KLB: adalah peristiwa timbulnya penyakit yang memiliki jumlah 2

kali lipat dari biasanya, atau penyakit yang sebelumnya tidak ada atau yang

ditetapkan oleh Pemerintah berdasarkan UU wabah.5

i. Formulir W1: dilaporkan dalam 24 jam, digunakan untuk melaporkan

kejadian luar biasa atau wabah. Satu helai formulir hanya dapat

digunakan untuk melapor satu jenis tersangka penyakit, melaporkan

dengan cara yang tercepat: kurir, telepon, radio, dan lainnya. Laporan

W1 masih memberikan gambaran KLB/wabah secara kasar, oleh karena

itu harus segera diikuti dengan laporan penyelidikan sementara (PE).5

ii. Formulir W2: dilaporkan secara mingguan, yaitu laporan dari penyakit

yang berpotensi menimbulkan KLB atau wabah yang perlu dilaporkan

secara rutin yaitu: Kolera, Diare, pes, DHF (DBD), Rabies, Difteri,

polio, pertusis, Campak dan penyakit yang sedang menjadi wabah

(SARS).5

Laporan Bulanan (LB) dilakukan setiap bulan dan paling lambat tanggal 10

bulan berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Tingkat

Kabupaten. Laporan bulanan sentinel LB1S dan LB2S setiap tanggal 10 bulan

berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Tingkat Kabupaten, Dinas Kesehatan

Tingkat Provinsi dan Pusat (untuk LB1S ke Ditjen PPM dan LB2S ke Ditjen

Binkesmas), sedangkan Laporan Tahunan (LT) dikirim selambat-lambatnya

 16

tanggal 31 Januari tahun berikutnya. Khusus untuk laporan LT-2 (data

kepegawaian) hanya di isi bagi pegawai yang baru/belum mengisi formulir data

Kepegawaian.6,7

Mekanisme Pelaporan1,5

a. Tingkat puskesmas

1) Laporan dari perpustakaan pembantu dan bidan di desa disampaikan ke

pelaksana kegiatan di puskesmas.

2) Pelaksana-pelaksana merekapitulasi yang dicatat baik di dalam maupun di

luar gedung serta laporan yang diterima dari puskesmas pembantu dan

bidan di desa.

3) Hasil rekapitulasi pelaksaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan

sebanyak dua rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP3.

4) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimanfaatkan untuk

tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.

b. Tingkat Kabupaten

1) Pengolahan data SP3 di Dinas Kesehatan Tingkat Kabupaten

menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh departemen

kesehatan.

2) Laporan SP3 dari puskesmas yang diterima dinas kesehatan Dinas

Kesehatan Tingkat Kabupaten disampaikan kepada pelaksana SP3 untuk

direkapitulasi/entri data.
 17

3) Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimanfaatkan sebagai bahan

untuk umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut

untuk meningkat kinerja program.

4) Hasil rekapitulasi data setiap 3 bulan dibuka dalam rangkap 3(dalam

bentuk soft file) untuk dikirimkan ke Dinas Kesehatan Tingkat Provinsi,

kanwil Departemen Kesehatan Provinsi dan Departemen Kesehatan Pusat.

c. Tingkat Provinsi

1) pengolahan dan pemanfaatan data SP3 di Dinas Kesehatan tingkat

provinsi mempergunakan perangkat lunak sama dengan Dinas Kesehatan

Tingkat Kabupaten.

2) laporan dari Dinas Kesehatan Tingkat Kabupaten, diterima oleh Dinas

Kesehatan Tingkat Provinsi dan kanwil I dalam bentuk soft file di

komplikasi/di rekapitulasi.

3) Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelolaan program Dinas Kesehatan

Tingkat Provinsi untuk diolah dan dimanfaatkan serta dilakukan tindak

lanjut, bimbingan dan pengendalian.

d. Tingkat Pusat

Hasil olahan yang dilaksanakan ditjen dinkesmas paling lambat 2 bulan

setelah berakhirnya triwulan disampaikan kepada pengelola program terkait

dan pusat data kesehatan untuk dianalisis dan dimanfaatkan sebagai umpan

balik, kemudian dikirimkan kanwil departemen kesehatan provinsi. Umpan

balik terhadap laporan puskesmas harus dikirimkan kembali secara rutin ke

puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan program. Sejak

 18

otonomi daerah mulai dilaksanakan, puskesmas tidak wajib lagi mengirimkan

laporan ke Departemen Kesehatan Pusat. Dinas Kesehatan kabupaten/kotalah

yang memiliki kewajiban menyampaikan laporan rutinnya ke Departemen

Kesehatan Pusat.