BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Ilmu pengetahuan dan teknologi selalu berkembang dan mengalami

kemajuan, sesuai dengan perkembangan zaman dan perkembangan cara berpikir

manusia. Bangsa Indonesia sebagai salah satu negara berkembang tidak akan bisa

maju selama belum memperbaiki kualitas sumber daya manusia bangsa kita.

Kualitas hidup bangsa dapat meningkat jika ditunjang dengan sistem pendidikan

yang mapan. Dengan sistem pendidikan yang mapan, memungkinkan kita berpikir

kritis, kreatif, dan produktif. Untuk mencapai bangsa yang cerdas, harus terbentuk

masyarakat belajar. Masyarakat belajar dapat terbentuk jika memiliki kemampua

dan keterampilan mendengar dan minat baca yang besar. Apabila membaca sudah

merupakan kebiasaan dan membudaya dalam masyarakat, maka jelas buku tidak

dapat dipisahkan dari kehidupan sehari-hari dan merupakan kebutuhan pokok

yang harus dipenuhi.

Dalam dunia pendidikan, buku terbukti berdaya guna sebagai salah satu

sarana pendidikan dan sarana komunikasi. Dalam kaitan inilah perpustakaan dan

pelayanan perpustakaan harus dikembangkan sebagai salah satu instalasi untuk

mewujudkan tujuan mencerdaskan kehidupan bangsa. Perpustakaan merupakan

bagian yang vital dan besar pengaruhnya terhadap mutu pendidikan.Perpustakaan

sekolah merupakan perpustakaan yang diselenggarakan pada sebuah sekolah,

dikelola, sepenuhnya oleh sekolah yang bersangkutan, dengan tujuan utama

mendukung terlaksananya dan tercapainya tujuan sekolah dan tujuan pendidikan

pada umumnya.

Sekolah merupakan tempat penyelenggaraan proses belajar mengajar,

menanamkan dan, mengembangkan berbagai nilai, ilmu pengetahuan, dan

teknologi, keterampilan, seni, serta, wawasan dalam rangka mencapai tujuan

pendidikan nasional. Oleh karena itu, perpustakaan sekolah bukan hanya sekedar

tempat penyimpanan bahan pustaka (buku. dan non buku), tetapi terdapat upaya

untuk mendayagunakan agar koleksi-koleksi yang ada dimanfaatkan oleh

pemakainya secara maksimal. Sehubungan hal itu agar bahan pustaka, dapat

didayagunakan secara maksimal sesuai dengan tujuan dan fungsi perpustakaan

sekolah, maka tentunya diperlukan suatu manajemen perpustakaan sekolah yang

memadai.

B. Rumusan Masalah

1. Bagaimana konsep dasar tata laksana perpustakaan?

2. Apa tugas dari struktur organisasi perpustakaan ?

C. Tujuan

1. Menjelaskan konsep dasar tata laksana perpustakaan.

2. Menjelaskan tugas dari struktur organisasi perpustakaan.

 BAB II
PEMBAHASAN

A. Konsep Dasar Tata Laksana Perpustakaan

Tata laksana sering disebut dengan tata usaha. Secara morfologis “tata

usaha ” terdiri dari dua patah kata yaitu tata dan usaha. Tata yaitu teratur, tertib,

tersusun rapi, dan usaha yaitu kegiatan pekerjaan yang dilakukan secara sengaja

untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi, tata usaha berarti kegiatan atau pekerjaan

yang dilakukan secara teratur, tertib, dan tersusun rapi.

Istialh “tata usaha” diterjemahkan dari perkataan Belanda yaitu

“administrarie” (baca : administrasi), pada umumnya diartikan sebagai kegiatan

penyusunan keterangan keterangan secara sistematis dan pencatatan secara tertulis

dengan maksud untuk memperoleh suatu iktisar mengenai keterangan keterangan

tertentu secara keseluruhan.Administrasi dalam arti luas adalah suatu proses

pemanfaatan semua sumber manusia dan material secara efektif untuk mencapai

tujuan tertentu. Tujuan yang dimaksud dalam ketatausahaan adalah

memberikaninformasi tentang sesuatu.

Tata laksana atau tata usaha perpustakaan yaitu segenap usaha

mengadakan, pencatatan, menyimpan bahan yang diperlukan oleh

organisasi/perpustakaan sebagai bentuk pelayanan dan sebagai bahan keterangan

(data). Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya

meliputi tulis menulis saja tapi juga menyangkut aspek penyediaan, pengaturan

tempat yang efektif.

 Perpustakaan memiliki kontribusi yang besar terhadap pendidikan. Supaya

peran perpustakaan menjadi optimal maka diperlukan keselarasan antara

komponean yang ada di dalamnya. Komponen perpustakaan sekolah adalah

1. Organisasi

Susunan organisasi secara garis besar terdiri atas unsur pemimpin, unsur

pembantu, dan unsur pelaksana.

2. Tenaga

Keberhasilan suatu perpustakaan diukur berdasarkan tinggi rendahnya

kemampuan perpustakaan tersebut dalam melaksanakan fungsinya sebagai pusat

kegiatan belajar mandiri serta pusat pelayanan informasi, penelitian dan rekreasi

masyarakat sekelilingnya. Untuk itu dalam mengelola sebuah perpustakaan harus

dilaksanakan oleh tenaga yang benar-benar menguasai segala sesuatu mengenai

perpustakaan.

Tenaga Perpustakaan Sekolah sebagai unit kerja di sekolah mempunyai

pekerjaan yang dapat dibedakan, sebagai berikut:

a. Pekerjaan yang bersifat profesi, yaitu pekerjaan teknis perpustakaan yang

hanya dapat dikerjakan oleh petugas yang telah mendapat pengetahuan

tentang perpustakaan.

b. Pekerjaan non profesi/ nonteknis, yaitu pekerjaan yang dapat dikerjakan oleh

petugas biasa.

Ada empat kelompok pekerjaan di perpustakaan sekolah, yaitu:

a. Kelompok pekerjaan manajemen (pengelola/ pustakawan) seperti membuat

perencanaan, pengorganisasian, pengoordinasian, dan pengawasan terhadap

seluruh kegiatan Perpustakaan Sekolah.

b. Kelompok pekerjaan teknis, meliputi:

 Pengadaan dan pembinaan koleksi

 Pengolahan bahan pustaka

 Klasifikasi/ katalogisasi

 Pelabelan

 Pengarsipan dan pemberkasan

 Inventarisasi

 Penjilidan

 Perawatan koleksi, dll.

c. Kelompok pekerjaan layanan, meliputi:

 Layanan sirkulasi

 Layanan referensi

 Pembinaan dan bimbingan minat baca

 Perlombaan mnat baca, dll.

d. Kelompok pekerjaan ketatausahaan, meliputi:

 Surat menyurat

 Rumah tangga

 Keuangan, dll.

3. Gedung dan perlengkapan lainya.

Ruang koleksi bahan pustaka di sekolah dasar turut menjadi komponen

yang penting dalam perpustakaan. Ruangan yang nyaman untuk proses

belajar/membaca dapat turut membantu keberhasilan proses membaca, begitu pula

sebaliknya.
B. Tugas Struktur Organisasi Perpustakaan

Organisasi adalah segenap proses atau kegiatan menata atau membagikan

pekerjaan yang dilakukan, mengelompokan orang –orang yang akan

melaksanakan kegiatan tersebut, menetapkan wewenang dan tanggung jawab serta

hubungan antara unit unit individu sebagai pelaksana dari pekerjaan itu untuk

mencapai tujuan dari organisasi tersebut. Secara umum dapat dikatakn sebagai

kumpulan sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan

dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Organisasi tata laksana perpustakaan menggambarkan kedudukan

perpustakaan sekolah sebagai:

1. Perangkat pendidikan sekolah

 Perpustakaan sekolah merupakan bagian integral sekolah

 Berfungsi sebagai pusat belajar engajar, pusat informasi, dan rekreasi sehat

2. Unit pelaksana layanan teknis sekolah

Dipimpin oleh kepala perpustakaan yang bertanggung jawab langsung

kepada kepala sekolah. Kepala pustaka dibantu oleh tenaga pembantu sesuai

kebutuhanya. Meliputi : pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan dll.

3.Sebagai mata rantai sistem pelayanan pendidikan di sekolah

Fungsinya meningkatkan kemampuan menyediakan dan menyebarluaskan

informasi.

Organisasi di perpustakaan menjalankan tugas administrasi. Hal yang

berkaitan dengan administrasi perpustakaan diantaranya :

1. Administrasi pengelolaan buku

Rangkaian kegiatan atau pekerjaan dalam mempersiapkan buku agar

mudah diperoleh dan diketahui informasi yang ada di dalamnya.

2. Administrasi pelayanan

Administrasi pelayanan meliputi pelayanan teknis dan pelayanan

pengguna.

3. Peraturan dan tata tertib

Peraturan pelayanan perpustakaan merupakan pedoman bagi pengguna

dalam memanfaatkan fasilitas layanan perpustakaan. Peraturan perpustakaan

dimaksudkan untuk memelihara ketertiban di perpustakaan dan hendaknya

dituangkan secara tertulis. Peraturan perpustakaan berisi informasi diantaranya;

peraturan mengenai keangotaan (meliputi hak dan kewajiban anggota), waktu

pelayanan (meliputi hari dan jam buka perpustakaan), peraturan peminjaman

(meliputi syarat peminjaman, batas waktu peminjaman, bahan yang dipinjamkan)

4. Statistic

Statistic merupakan informasi kuantitatif yang disajikan dalam bentuk

table, grafik, atau diagram. Pembuatan statistic digunakan untuk mengukur

efisiensi perpustakaan dan penyusunan laporan tahunan. Statistic yang perlu

dibuat misalnya statistic peminjaman buku.

5. Administrasi pengembalian buku

 Struktur organisasi perpustakaan adalah sebagai berikut :

Secara garis besar pelayanan di perpustakaan dibagi menjadi dua yaitu

pelayanan teknis (pelaksana teknis) dan pelayanan pengguna (pelaksana layanan).

Setiap komponen dalam struktur organisasi perpustakaan memiliki tugas yang

berbeda beda. Tugasnya adalah sebagai berikut :

1. Penanggung Jawab:

a. Merencanakan dan mengembangkan program perpustakaan serta mengawasi

seluruh kegiatan administrasi Perpustakaan Sekolah.

b. Bekerja sama dengan Dewan Guru BP.3 (komite sekolah) sebagai tenaga

administrasi dalam meningkatkan proses belajar mengajar di Sekolah

melalui Perpustakaan.

c. Merumuskan kebijakan pengadaan dan pengolahan bahan pustaka serta

pelayananperpustakaan.

d. Bekerja sama dan membina hubungan baik dengan perpustakaan lainnya.

2. Petugas Pelaksanaan Harian (Guru):

a. Melaksanakan pekerjaan ketatausahaan Perpustakaan Sekolah.

b. Menilai dan menyeleksi bahan pustaka dalam rangka pembinaan koleksi/

bahan pustaka.

c. Mengolah bahan pustaka menurut system yang berlaku (katalogisasi dan

klasifikasi).

d. Memberikan bimbingan cara-cara menggunakan koleksi/ bahan pustaka

secara baik.

e. Memberikan layanan referensi dan penelusuran informasi kepada para

pemakai jasa perpustakaan.

f. Memberi layanan peminjaman dan pengembalian koleksi.

g. Menyediakan layanan bimbingan membaca dalam meningkatkan minat baca

murid.

h. Melakukan pemantulan, membuat penilaian, serta melakukan pengendalian

dan penyusunan laporan.

i. Sebagai pelaksana harian yang bertanggung jawab kepada kepala sekolah.

3. Petugas layanan teknis

Layanan yang menjalankan tugas pengemangan koleksi dan pengolahan

bahan pustaka serta menginformasikan kepada pengguna. Dengan layanan ini

memungkinkan pengguna memberikan usulan mengenai koleksi yang diperlukan.

Tugas koordinator layanan teknis :

 Memastikan bahwa tugas pelayanan teknis sudah berjalan lancer

 Membuat rencana untuk melaksanakan full otomasi perpustakaan

 Membuat job diskripsi para kour di bidangnya

  Mengevaluasi kinerja staf di bidangnya

 Mempertanggungjawabkan pelayanan umum kepada kepala perpustakaan

4. Petugas urusan pengadaan

Dalam pengadaan koleksi, kegiatan dimulai dari survey koleksi dan

kebutuhan pengguna perpustakaan kemudian dilanjutkan dengan seleksi bahan

pustaka. Survey dan seleksidilakukan untuk mengetahui koleksi mana yang

sekiranya paling dibutuhkan. Setelah survey maka dilakukan pengadaan dengan

cara :

a. Pembelian

Pembelian bahan pustaka dilakukan setelah survey koleksi yang dilakukan

oleh tim pengadaan . cara pembelian ini bisa dengan beli ke toko langsung,

melalui penerbit maupun melalui agen.

b. Tukar menukar

Cara pengadaan ini dilakukan dengan cara selalu aktif menghubungi lembaga

lain untuk menukar bahan pustakadengan lembaga yang dihubungi. Bahan

pustaka yang ditukarkan harus sesuai kesepakatan.

c. Hadiah

Perpustakaan dapat menambah koleksi melalui penerimaan hadiah dari

lembaga lain ataupun perorangan, dengan syarat hadiah harus disesuaikan

dengan kebutuhan perpustakaan.

d. Menerbitkan sendiri
 Perpustakaan atas nama lembaga nya dapat menerbitkan pustaka sendiri

missal buku berisi tentang lembaga, tentang produk yang dihasilkan, dan lain

sebagainya.

Tugas koordinator pengadaan bahan pustaka adalah sebagai berikut :

 Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan pelayanan

pengadaan

 Membuat job diskripsi bagian pengadaan

 Mempertanggung jawabkan segala kegiatan kepada koordinator bidang

pelayanan teknis

 Mengevaluasi staf pengadaan

 Membuat laporan bulanan dan tahunan

5. Petugas urusan pengolahan

Petugas urusan pengolahan bahan pustaka memiliki tugas dan tata kerja

rutin mulai dari pengatalogan diskritif, pengatalogan subjek, melengkapi fisik

buku hingga menyusun ke rak buku. Tata kerja pengolahan secara terperinci

sebagai berikut :

a. Menerima buku atau bahan pustaka dari lembaga pengadaan disertai lembar

kerja dan daftar pengiriman

b. Pengatalogan

 Catat data buku ke dalam lembar kerja. Keterangan yang perlu dicatat

adalah keterangan seperti yang ada dalam buku induk ditambah diskripsi

fisik buku dan catatan eksemplar. Sisipkan lembar kerja ke dalam buku.
  Membuat diskripsi bibiografi, menentukan tajuk subjek, pemberian

notasi kelas.

 Setelah lembar kerja dicek, masukan data ke dalam computer dan cetak

kartu catalog.

 Keluarkan kartu pesan dari jajaran “buku dalam proses” sisipkan ke

dalam buku.

c. Melengkapi fisik buku

 Lengkapi buku dengan perlengkapan sampul plastic jika perlu dan lebel

nomor panggil

 Untuk layanan sirkulasi lengkapi dengan kantong buku serta slip tanggal

kembali.

d. Penyusunan buku

Susun buku di rak berdasarkan nomor klasifikasi (shelving). Ada 2 macam

cara penempatan koleksi yaitu dengan penempatan relative (berdasarkan nomor

subjek) dan penempatan tetap (berdasarkan nomor nururtan pada rak). Susun buku

terpisah pisah sesuai dengan ukuran atau kegunaan(missal buku rujukan,buku

biasa, dll).

Tugas koordinator urusan pengolahan sebagai berikut :

 Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan

pelayanan pengolahan

 Membuat job diskripsi bagian pengolahan

 Mempertanggung jawabkan segala kegiatan kepada coordinator bidang

pelayanan teknis

 Mengevaluasi staf pengolahan

  Membuat laporan bulanan dan tahunan

6. Petugas urusan pemeliharaan/perawatan

Bahan pustaka adalah unsure penting dalam sistem perpustakaan yang

harus dilestarikan karena memiliki informasi yang mahal. Pemeliharaan bahan

pustaka tidak hanya secara fisik saja namun juga termasuk informasi yang ada di

dalamnya. Pemeliharaan bahan pustaka merupakan kegiatan yang mengusahakan

agar bahan pustaka tetap awet, bisa dipakai lebih lama dan bisa menjangkau lebih

banyak pembaca di perpustakaan. Tugas petugas urusan pemeliharaan adalah

sebagai berikut :

a. Memelihara kondisi lingkungan bahan pustaka, meliputi :

 Mencegah kerusakan bahan pustaka dari pengaruh cahaya

 Mencegah kerusakan bahan pustaka dari pengaruh suhu

 Mencegah kerusakan bahan pustaka dari pengaruh air, biota, jamur, dll

b. Memelihara kondisi fisik bahan pustaka, meliputi :

 Menambal dan menyambung

 Laminasi

 Enkapsulasi (memberikan bahan pelindung dengan film plastic poliester)

 Penjilidan dan pebaikan

Tugas koordinator pemeliharaan perpustakaaanadalah sebagai berikut :

 Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan

pelayanan perawatan

 Membuat job diskripsi bagian perawatan

  Mempertanggung jawabkan segala kegiatan kepada coordinator bidang

pelayanan teknis

 Mengevaluasi staf perawatan

 Membuat laporan bulanan dan tahunan

7. Pelaksana layanan / layanan pengguna

Kegiatan yang memeberikan layanan kepada pengguna perpustakan

mengenai layanan sirkulasi (pinjaman), layanan rujukan (referensi), dan layanan

membaca

8. Petugas layanan sirkulasi

Layanan sirkulasi adalah layanan yang mencangkup semua bentuk

kegiatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan

dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan jasa perpustakaan.Kegiatan

sirkulasi meliputi : peminjaman, pengembalian, perpanjangan waktu pinjam,

pemberian sanksi, penagihan.

Tugas koordinator layanan sirkulasi adalah :

 Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan

pelayanan sirkulasi

 Membuat job diskripsi bagian sirkulasi

 Mempertanggung jawabkan segala kegiatan kepada coordinator bidang

pelayanan pengguna

 Mengevaluasi staf sirkulasi

 Membuat laporan bulanan dan tahunan

9. Petugas layanan referensi/rujukan

Layanan rujukan merupakan layanan untuk memebantu para pemakai

perpustakaan untuk mendapatkan informasi yang dicari. Untuk memaksimalkan

pemanfaatan layanan ini, perpustakaan menyediakan bantuan berupa petujuk atau

bimbingan langsung untuk memperoleh informasi. Jenis layanan rujukan :

ensiklopedi, kamus, buku tahunan, dst.

Tugas koordinator layanan referensi adalah :

 Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan

pelayanan referensi

 Membuat job diskripsi bagian referensi

 Mempertanggung jawabkan segala kegiatan kepada coordinator bidang

pelayanan pengguna

 Mengevaluasi staf referensi

 Membuat laporan bulanan dan tahunan

Keberadaan layanan referensi perpustakaan diharapkan paling tidak dapat

berfungsi untuk memenui kebutuhan informasi yang bersifat ilmiah dan umum,

serta memfasilitasi akses terhadap sumber-sumber informasi baik di dalam

maupun di luar perpustakaan.

 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Tata laksana atau tata usaha perpustakaan yaitu segenap usaha

mengadakan, pencatatan, menyimpan bahan yang diperlukan oleh

organisasi/perpustakaan sebagai bentuk pelayanan dan sebagai bahan keterangan

(data). Tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi tulis menulis saja tapi

juga menyangkut aspek penyediaan, pengaturan tempat yang efektif.

Perpustakaan memiliki kontribusi yang besar terhadap pendidikan. Supaya

peran perpustakaan menjadi optimal maka diperlukan keselarasan antara

komponean yang ada di dalamnya. Komponen perpustakaan sekolah adalah

organisasi, tenaga, gedung dan perlengkapan lainya.

Secara garis besar pelayanan di perpustakaan dibagi menjadi dua yaitu

pelayanan teknis (pelaksana teknis) dan pelayanan pengguna (pelaksana

layanan). Setiap komponen dalam struktur organisasi perpustakaan memiliki

tugas yang berbeda beda.

B. Saran

Melalui makalah ini diharapkan sekolah dalam menyusun organisasi

perpustakaan dilakukan secara professional sehingga pelaksanaanya dapat

maksimal dan mampu mencapai tujuan perpustakaan itu sendiri.