BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem

2.1.1 Pengertian Sistem

Marshall B. Romney, Paul John Steinbart (2014:3) dalam bukunya

yang berjudul Accounting Information System yang diterjemahkan oleh Kikin

Sakinah, Novita Puspasari, mengatakan bahwa pengertian sistem adalah

sebagai berikut:

“Sistem merupakan serangkaian dua atau lebih komponen yang saling

terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan”.

West Chruchman, yang disadur oleh Krismiaji dalam bukunya yang

berjudul Sistem Informasi Akuntansi mendefinisikan sistem adalah:

“Sistem didefinisikan sebagai serangkaian komponen yang

dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan. Sesuai dengan
definisi tersebut,sebuah sistem memiliki tiga karakteristik yaitu:
1. Komponen, yaitu sesuatu yang dapat dilihat, didengar dan
dirasakan
2. Proses, yaitu kegiatan untuk mengkoordinasikan komponen yang
terlibat dalam sebuah sistem
3. Tujuan, yaitu sasaran akhir yang ingin dicapai dari kegiatan
koordinasi komponen tersebut.”

Mulyadi (2010:2) dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi

mendefinisikan sebagai berikut:

“Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat

hubungannya antara satu dan yang lainnya, yang berfungsi bersama-

sama untuk mencapai tujuan tertentu.”

 Dari pengertian sistem diatas dapat disimpulkan bahwa sistem

merupakan serangkaian komponen yang terkait dan berinteraksi satu sama

lain untuk mencapai tujuan tertentu.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Model umum sebuah sistem terdiri dari input, proses dan output. Hal

ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana. Sebuah sistem

memiliki karakteristik sebagai berikut:

1. Komponen (components)

Sebuah sistem terdiri dari serangkaian komponen yang saling

berinteraksi, bekerjasama membentuk satu kesatuan.

2. Batasan sistem (Boundary)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antar sistem

yang satu dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environtment)

Lingkungan luar sistem merupakan bentuk apapun yang ada di luar ruang

lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut

4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung sistem adalah media yang menghubungkan sistem dengan

subsistem yang lain

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan sistem merupakan energi yang dimasukkan kedalam sistem

yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance) dan sinyal (signal input)

6. Keluaran Sistem (Output)

 Keluaran sistem merupajan hasil dari energi yang diolah dan

diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan merupakan masukan

bagi subsistem yang lain.

7. Pengolah Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah

masukan menjadi keluaran

8. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat

deterministic. Suatu sistem dikatakan berhasil jika mengenai sasaran dan

tujuan yang telah direncanakan.

2.1.3 Klasifikasi Sistem

dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, sistem

diklasifikasikan menjadi 4 macam yaitu (Krismiaji, 2015:4):

1. Sistem Tertutup

Yaitu sistem yang secara total terisolasi dari lingkungannya. Sistem

tertutup tidak memiliki penghubung dengan pihak eksternal sehingga

sistem ini tidak memiliki pengaruh dan dipengaruhi oleh lingkungan

yang berada diluar batas sistem.

2. Sistem Relatif Tertutup

Yaitu sistem yang berinteraksi dengan lingkungannya secara terkendali.

Sistem relatif tertutup memiliki penghubung yang menghubungkan

sistem dengan lingkungannya dan mengendalikan pengaruh lingkungan

terhadap proses yang dilakukan sistem.

 3. Sistem Terbuka

Yaitu sistem yang berinteraksi dengan lingkungannya dengan tidak

terkendali. Disamping memperoleh input dan output dari lingkungannya,

sistem terbuka juga memperoleh gangguan yang tidak terkendali yang

akan mempengaruhi proses sistem.

4. Sistem Umpan Balik

Yaitu sistem yang menggunakan sebagian output menjadi salah satu

input untuk proses yang sama dimasa berikutnya. Sebuah sistem dapat

dirancang untuk memberikan umpan balik guna membantu sistem

tersebut mencapai tujuannya.

2.2 Informasi

2.2.1 Pengertian Informasi

Marshall B. Romney, Paul John Steinbart (2014:3) dalam bukunya

yang berjudul Accounting Information System yang diterjemahkan oleh Kikin

Sakinah, Novita Puspasari, mengatakan bahwa pengertian informasi adalah

sebagai berikut:

“Informasi adalah data yang telah dikelola dan diproses untuk

memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan keputusan.”

Krismiaji (2015:14) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi

Akuntansi mendefinisikan informasi sebagai berikut:

“Informasi adalah data yang telah diorganisasi dan telah memiliki

kegunaan dan manfaat.”

 Pengertian lain mengenai informasi diungkapkan oleh Tata Sutabri

(2012:22) sebagai berikut:

“Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan dan diolah atau

diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan

keputusan.”

Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa informasi

merupakan data yang telah diolah dan diorganisasi menjadi lebih berguna

sehingga dapat digunakan untum proses pengambilan keputusan.

2.2.2 Kualitas Informasi

Krismiaji mengatakan bahwa informasi yang bermanfaat harus

memiliki kualitas atau karakteristik sebagai berikut:

1. Relevan

Sebuah informasi dapat dikatakan relevan apabila menambah

pengetahuan atau nilai bagi para pembuat keputusan dengan cara

mengurangi ketidakpastian, menaikkan kemampuan untuk memprediksi

atau menegaskan dan membenarkan ekspektasi semula

2. Dapat Dipercaya

Sebuah informasi dapat dipercaya bila bebas dari kesalahan atau bias dan

secara akurat menggambarkan kejadian atau aktivitas organisasi

3. Lengkap

Sebuah informasi dikatakan lengkap jika tidak menghilangkan data

penting yang dibutuhkan oleh para pemakai

4. Tepat Waktu
 Informasi disajikan pada waktu yang tepat untuk mempengaruhi proses

pembuatan keputusan

5. Mudah Dipahami

Informasi disajikan dengan format yang mudah dipahami

6. Dapat Diuji Kebenarannya

Informasi dapat diuji kebenarannya jika memungkinkan dua orang yang

kompeten untuk menghasilkan informasi yang sama secara

kebenarannya.

2.3 Akuntansi

2.3.1 Pengertian Akuntansi

“Akuntansi adalah suatu sistem yang mengukur aktivitas-aktivitas

bisnis, memproses informasi tersebut kedalam bentuk laporan-laporan

dan mengkomunikasikannya kepada pengambil keputusan.”

(Horngren, Harrison Robinson & Secokusumo, 1997:3).

Pengertian akuntansi menurut Suwarjono (2002) adalah sebagai

berikut:

“Seni pencatatan, penggolongan, peringkasan dan pelaporan transaksi

yang bersifat keuangan yang terjadi dalam suatu perusahaan.”

2.3.2 Pemakai Informasi Akuntansi

Akuntansi menyediakan cara untuk mengumpulkan informasi

ekonomi dan melaporkannya kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Pihak

yang berkepentingan terhadap informasi akuntansi adalah sebagai berikut

(Rahman Pura, 2012:8) :

1. Investor

Investor membutuhkan informasi laporan keuangan untuk membantu

menentukan apakah harus membeli, menahan atau menjual investasi

pada perusahaan tertentu. Informasi yang dibutuhkan investor mencakup

laba yang diperoleh selama beberapa tahun terakhir serta pertumbuhan

kekayaan perusahaan.

2. Karyawan

Karyawan membutuhkan informasi laporan keuangan untuk menilai

kemampuan perusahaan dalam memberikan balas jasa, manfaat pension

dan kesempatan kerja karyawan. Informasi yang dibutuhkan karyawan

berupa laba yang diperoleh serta balas jasa yang diberikan oleh

perusahaan.

3. Kreditor

Kreditor membutuhkan informasi laporan keuangan untuk memutuskan

apakah jumlah pinjaman yang diberikan akan dibayar pada saat jatuh

tempo. Informasi yang dibutuhkan oleh kreditor adalah besarnya

kekayaan perusahaan, kemampuan menghasilkan laba serta perbandingan

utang dengan kekayaan yang dimiliki oleh perusahaan.

4. Pemasok (Supplier)

Pemasok membutuhkan informasi keuangan untuk menilai apakah

perusahaan mampu membayar kredit yang diberikan pemasok. Informasi

yang dibutuhkan oleh pemasok serupa dengan informasi yang dibutuhkan

 oleh kreditor.

5. Pemerintah

Pemerintah membutuhkan laporan keuangan perusahaan untuk

menentukan jumlah pajak yang akan dikenakan terhadap perusahaan

tersebut sehingga informasi yang dibutuhkan meliputi laba usaha yang

diperoleh dan beban-beban yang dikeluarkan perusahaan untuk

memperoleh pendapatan.

6. Masyarakat

Masyarakat membutuhkan laporan keuangan untuk mengetahui

kecenderungan dan perkembangan kemakmuran perusahaan serta segala

aktivitasnya.

2.4 Sistem Informasi Akuntansi

2.4.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Krismiaji (2002:4) mendefinisikan Sistem Informasi Akuntansi

sebagai berikut:

“Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses dan

transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk

merencakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis”.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut Mulyadi (2010:3)

adalah sebagai berikut:

“Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan

yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi
keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan
pengelolaan perusahaan”.
 Marshall B. Romney, Paul John Steinbart (2014:10) dalam bukunya

yang berjudul Accounting Information System yang diterjemahkan oleh Kikin

Sakinah, Novita Puspasari, mengatakan bahwa pengertian sistem informasi

akuntansi adalah sebagai berikut:

“Sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem yang mengumpulkan,

mencatat, menyimpan dan mengolah data untuk menghasilkan

informasi bagi pengambil keputusan”.

Dari pengertian sistem informasi akuntansi diatas dapat disimpulkan

bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem informasi yang

mengumpulkan, mencatat dan mengolah data transaksi untuk menjadi

informasi yang lebih berguna bagi pihak-pihak yang membutuhkannya dalam

rangka mempermudah pengelolaan perusahaan serta mempermudah penilaian

hasil operasi perusahaan dalam periode tertentu.

2.4.2 Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

Tujuan Sistem Informasi Akutansi adalah untuk menyajikan informasi

akuntansi kepada berbagai pihak yang membutuhkan informasi tersebut, baik

pihak internal maupun pihak eksternal.

Menurut Mulyadi (2010:19-20), pengembangan sistem informasi

akuntansi memiliki empat tujuan dalam penyusunannya, yaitu :

1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru

2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah

ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur

informasinya.
 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern,

yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi

akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai

pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.

4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan

akuntansi.

Fungsi penting sebuah sistem informasi akuntansi dalam organisasi

adalah sebagai berikut (Krismiaji, 2015:26):

1. Melakukan pemrosesan data tentang transaksi perusahaan secara efektif

dan efisien. Pemrosesan transaksi terdiri dari 3 tahap yang dilakukan

secara berurutan yaitu:

a. Merekam data transaksi pada sebuah dokumen

b. Mencatat transaksi ke dalam jurnal, yang merupakan catatan yang

bersifat kronologis tentang apa yang terjadi

c. Membukukan dan memposting data dari jurnal ke dalam rekening-

rekening buku besar yang meringkas data berdasarkan jenis

rekening.

2. Memberikan informasi yang bermanfaat untuk pembuatan keputusan

oleh manajemen

3. Melakukan pengawasan yang memadai untuk:

a. Menjamin bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat

dipercaya

b. Menjamin bahwa aktifitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan

 sesuai dengan tujuan manajemen serta sejalan dengan peraturan

yang telah digariskan

c. Melindungi dan menjaga asset organisasi termasuk data lain yang

dimiliki oleh perusahaan

2.4.3 Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Marshall B. Romney, Paul John Steinbart (2014:11), berpendapat

bahwa sistem informasi akuntansi memiliki 6 komponen. Kompenen tersebut

adalah:

1. Orang yang menggunakan sistem

2. Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan,

memproses dan menyimpan data

3. Data mengenai organisasi dan aktivitas bisnisnya

4. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data

5. Infrastruktur teknologi informasi, meliputi computer, perangkat

peripheral dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam

sistem informasi akuntansi

6. Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menyimpan data

sistem informasi akuntansi

Enam komponen tersebut memungkinkan sistem informasi akuntansi untuk

memenuhi tiga fungsi bisnis penting sebagai berikut:

1. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas, sumber daya,

dan personel organisasi.

2. Mengubah data menjadi informasi sehingga manajemen dapat

merencanakan, mengeksekusi, mengendalikan dan mengevaluasi

aktivitas, sumber daya, dan personel

3. Memberikan pengendalian yang memadai untuk mengamankan asset dan

data organisasi

2.4.4 Sistem Informasi Akuntansi Menambah Nilai Untuk Organisasi

Sebuah sistem informasi akuntansi yang didesiain dengan baik dapat

menambah nilai untuk organisasi dengan:

1. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk atau jasa

2. Meningkatkan efisiensi

3. Berbagi pengetahuan

4. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas rantai pasokannya

5. Meningkatkan struktur pengendalian internal

6. Meningkatkan pengambilan keputusan

2.4.5 Ancaman Terhadap Sistem Informasi Akuntansi

Setiap perusahaan yang menggunakan sistem informasi akuntansi

menghadapi ancaman sebagai berikut:

1. Bencana alam dan bencana politik, misalnya kebakaran, banjir, gempa

bumi, angina topan dan lainnya.

2. Kesalahan software dan tidak berfungsinya perangkat keras seperti

kegagalan hardware, fluktuasi listrik dan instalasi yang tidak benar.

3. Tindakan yang tidak disengaja seperti kecelakaan, kecerobohan kerja,

tidak diikutinya standar dan prosedur, karyawan yang kurang terlatih,

 kesalahan menempatkan data dan sistem yang ridak memenuhi

kebutuhan perusahaan.

4. Tindakan yang disengaja seperti sabotase, kecurangan komputer atau

korupsi

2.5 Bagan Alir Data Sistem Penjualan

Gambar 2.1
Diagram Aliran Data Sistem Penjualan (DFD)

Gambar 2.1 mengilustrasikan diagaram aliran data sistem penjualan.

Diagram aliran data tersebut memuat prosedur yang tercakup dalam

penerimaan order pengiriman pesanan pelanggan hingga diterimanya

pembayaran dari pelanggan.

2.6 Prosedur Penjualan

Salah satu tujuan dibuatnya sistem infromasi akuntansi penjualan adalah

mendukung kinerja dan aktivitas perusahaan dalam meningkatkan efisiensi

pemrosesan data transaksi perusahaan. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka

penulis akan merinci 4 aktivitas perusahaan selama siklus penjualan

berlangsung yaitu aktivitas penanganan pesanan pelanggan, pengiriman

barang, penagihan dan penerimaan pembayaran dari pelanggan.

1. Penanganan Pesanan dari Pelanggan

Tahap pertama dalam siklus pendapatan adalah penanganan pesanan dari

pelanggan. fungsi ini mencakup seluruh aktivitas mulai dari menerima

pesanan dari pelanggan sampai dengan memproses pesanan. Fungsi

penanganan order adalah memperoleh informasi yang dibutuhkan mengenai

ketersediaan barang dari fungsi gudang dan mengetahui status kredit

pelanggan dari bagian akuntansi. Aktivitas yang dilakukan dalam penanganan

order pelanggan adalah sebagai berikut:

a. Merespon Permintaan Informasi dari Pelanggan

Permintaan informasi dari pelanggan dapat direspon langsung oleh

departemen order penjualan yang diinformasikan kepada wakil presiden

pemasaran. Permintaan tentang saldo rekening atau status pesanan

dijawab dengan mengambil informasi dari file pelanggan.

b. Persetujuan Kredit

Penjualan kredit harus mendapat persetujuan terlebih dahulu sebelum

diproses. Untuk pelanggan lama dengan reputasi yang baik tidak perlu

dilakukan pengecekan secara formal untuk setiap transaksi. Proses

otorisasi dilakukan secara umum dengan membandingkan sisa jatah

kredit dengan transaksi yang diajukan. Cara seperti ini menuntut catatan

piutang kepada setiap pelanggan selalu akurat dan menunjukkan

informasi terkini.

c. Pengecekan Ketersediaan Barang

Kuantitas barang yang tersedia untuk dijual juga harus diperiksa

sehingga pelanggan dapat memperoleh informasi mengenai ketersediaan

barang dan taksiran pengiriman. Fungsi ini penting karena jika catatan

ketersediaan tidak akurat maka pelanggan akan dikecewakan karena

terjadi penundaan pemenuhan pesanan secara mendadak.

Jika persediaan barang cukup, maka order penjualan dipenuhi dan

departemen gudang, departemen pengiriman, dan departemen penagihan

harus diberi informasi mengenai hal tersebut. Jika persediaan barang tidak

mencukupi maka pesanan diberi status back order yang artinya pesanan

ditunda sampai ketersediaan barang tersedia untuk memenuhi pesanan.

2. Prosedur Pemrosesan Pesanan

Dokumen yang digunakan, catatan dan prosedur yang dapat mendukung

terlaksananya aktivitas penanganan order. Untuk lebih memahami arus kerja

dan tujuan digunakannya setiap jenis dokumen, maka Bagan alir atau

Flowchart aktivitas pemrosesan pesanan dapat dilihat pada Gambar 2.2.

Gambar 2.2
Prosedur Pemrosesan Pesanan
Secara deskriptif, prosedur pemrosesan pesanan dapat dijelaskan sebagai

berikut:

Petugas Penjualan

1. Petugas penjualan menerima order atau pesanan dari pembeli kemudian

menuliskan order dalam formulir order. Formulir kemudian dikirimkan

kepada departemen order penjualan.

Departemen Order Penjualan

2. Menerima order atau pesanan dari petugas penjualan dan

mengumpulkannya kedalam batch yang terdiri dari beberapa transaksi.

3. Sebelum melakukan entry data, membuat jumlah kelompok (total batch)

untuk 50 transaksi kedalam secarik kertas secara manual.

4. Memasukkan data pesanan pembeli kedalam komputer mecakup elemen

data sebagai berikut: no. rekening pelanggan, nomor petugas penjualan,

kode produk, kuantitas produk dan tanggal pengiriman yang diminta.

Departemen Pengolahan Data

5. Setelah komputer menerima input data pesanan pembeli, bagian ini

menjalankan program edit dengan menggunakan file induk dari pelanggan

dan file induk persediaan. Kode pelanggan digunakan untuk mengakses

record dalam file pelanggan. Setelah kode dimasukkan, sistem akan

menayangkan data nama dan alamat pelanggan, untuk dilengkapi dengan

data order penjualan. Kode produk digunakan untuk mengakses record

dalam file persediaan dan menayangkan nama produk dan harga. Pada tahap
 ini dilakukan edit check untuk menjamin akurasi input. Seluruh informasi

yang telah lulus tahap cek ini dianggap telah akurat dan valid.

6. Menjalankan program penggabungan kelompok untuk kelompok transaksi

yang telah valid.

7. Menjalankan program pemrosesan order penjualan dengan menggunakan

file induk pelanggan dengan file induk persediaan. Pertama-tama program

akan menghitung nilai penjualan dan membandingkannya dengan sisa jatah

kredit. Order yang tidak lolos tahap ini akan ditampung kedalam laporan

penolakan kredit yang akan diserahkan kepada manajer kredit. Manajer

akan mengevaluasi laporan dan menentukan apakah batas kredit dapat

dinaikkan.

8. Keluaran yang dihasilkan dari tahap ini adalah Laporan penolakan kredit,

tiket pengambilan barang (picking Ticket) untuk diteruskan kepada bagian

gudang, file back order dan order penjualan sebanyak 4 lembar yang

diserahkan kepada departemen order penjualan.

Departemen Order Penjualan

9. menerima hasil perhitungan jumlah kelompok kemudian membandingkan

dengan hasil perhitungan jumlah kelompok yang dilakukan dengan manual.

Selanjutnya kedua dokumen diarsipkan urut tanggal.

10. Menerima order penjualan kemudian didistribusikan sebagai berikut:

a. Lembar ke 1 diteruskan ke departemen penagihan

b. Lembar ke 2 dikirimkan ke pembeli sebagai respon pemesanan

 c. Lembar ke 3 diproses ke departemen pengiriman dan berfungsi sebagai

slip pengiriman

d. Lembar ke 4 diarsipkan urut abjad nama pelanggan.

Contoh dokumen order penjualan dapat dilihat pada gambar 2.3

Gambar 2.3
Contoh Dokumen Order Penjualan

3. Prosedur Pengiriman Barang

Tahap kedua adalah memenuhi dan mengirimkan barang pesanan. Bagian

gudang bertanggung jawab memenuhi order pelanggan dengan mengeluarkan

barang dari gudang sesuai dengan instruksi yang tercantum dalam tiket
pengambilan barang (picking ticket) sementara departemen pengiriman

bertanggung jawab mengirimkan pesanan pelanggan. departemen pengiriman

membutuhkan informasi yang akurat mengenai jenis barang yang akan dikirim

dan kemana barang tersebut akan dikirimkan. Untuk lebih memahami arus kerja

dan tujuan digunakannya setiap jenis dokumen, maka Bagan alir atau Flowchart

aktivitas pengiriman pesanan dapat dilihat pada Gambar 2.3.

Gambar 2.3
Prosedur Pengiriman Pesanan
Secara deskriptif, prosedur pengiriman pesanan dapat dijelaskan sebagai berikut:

Departemen Pengiriman

1. Departemen ini mula-mula menerima tembusan order penjualan, kemudian

diarsipkan urut nomor.

2. Selanjutnya, departemen ini akan menghitung barang dan membandingkan

hasil perhitungan fisik dengan kuantitas tertulis dalam tiket pengambilan

barang dan kuantitas yang ditunjukkan pada slip pengepakan (lembar ke 3

dari order penjualan) yang telah diterima sebelumnya.

3. Setelah petugas pengiriman menghitung barang yang diterima dari bagian

gudang, data tentang nomor order penjualan, kode barang, dan kuantitas

barang dimasukkan ke dalam komputer dengan menggunakan terminal

online. Pada tahap ini juga dilakukan pengecekan edit sebagaimana pada

aktivitas input data sebelumnya, untuk menjamin bahwa data pengiriman

valid, akurat dan lengkap.

Departemen Pengolahan Data

4. Setelah komputer menerima input data pengiriman, departemen ini

menjalankan program edit data dan pencetakan dokumen pengiriman

dengan menggunakan file induk persediaan dan file induk pengiriman.

Proses ini akan memutakhirkan field kuatitas dalam file induk persediaan

dan file pengiriman. Keluaran dari proses ini adalah surat muat dan

seluruhya diserahkan kepada departemen pengiriman.

Departemen Pengiriman
5. Setelah menerima surat muat, departemen ini akan mendistribusikannya

sebagai berikut:

a. Lembar 1 diteruskan ke departemen penagihan untuk memberitahu

departemen penagihan agar mulai menyiapkan faktur penjualan

b. Lembar ke 2 diserahkan ke perusahaan pengiriman

c. Lembar ke 3 beserta barang dan slip pengepakan dikirim ke pembeli

d. Lembar ke 4 bersama dengan tiket pengambilan barang, diarsipkan urut

nomor untuk memantau pengiriman barang

4. Prosedur Penagihan/ Pembuatan Faktur Penjualan

Tahap selanjutnya adalah penagihan. Aktivitas yang dilakukan pada tahap

ini adalah membuat faktur penjualan dan memelihara catatan piutang kepada

setiap pelanggan. Penagihan atau pembuatan faktur penjualan yang akurat

merupakan hal yang sangat penting. Untuk mencapai hal tersebut dibutuhkan

informasi dari departemen pengiriman mengenai jenis dan jumlah barang yang

dikirim dan harga serta syarat penjualan yang disepakati. Faktur penjualan berisi

rincian jumlah yang harus dibayar oleh pembeli serta kemana pembayaran harus

dilakukan. Contoh faktur penjualan dapat dilihat pada gambar 2.4.

Pada aktivitas ini juga dilakukan pemeliharaan catatan piutang kepada

setiap pelanggan. salah satu cara agar catatan piutang selalu menunjukkan

informasi yang akurat, terkini dan lengkap, setiap bulan perusahaan akan

mencetak dan mengirimkan laporan bulanan. Laporan ini berisi ringkasan

transaksi dan saldo piutang yang belum dilunasi yang dirinci menurut umurnya.

Contoh laporan ini dapat dilihat pada gambar 2.5.

 Gambar 2.4
Faktur Penjualan

Gambar 2.5
Laporan Piutang Bulanan

Sebagian besar perusahaan menyelenggarakan sistem penagihan dengan

metoda pre-billing atau post-billing untuk menghasilkan faktur penjualan.

Dalam sistem post-billing, faktur penjualan dibuat setelah bill of lading diterima
dari bagian pengiriman sedangkan dalam sistem pre-billing, faktur penjualan

segera setelah pesanan penjualan disetujui sedangkan file persediaan, piutang

dan buku besar dimutakhirkan pada saat yang sama. Untuk lebih memahami arus

kerja dan tujuan digunakannya setiap jenis dokumen, maka Bagan alir atau

Flowchart aktivitas penagihan dapat dilihat pada Gambar 2.6.

Gambar 2.6
Prosedur Penagihan
Secara deskriptif, prosedur pengiriman pesanan dapat dijelaskan sebagai berikut:

Departemen Penagihan

1. Departemen ini mula-mula menerima tembusan order penjualan, lalu

mengarsipkannya urut nomor. Selanjutnya departemen ini juga menerima

tembusan surat muat dari departemen pengiriman.

2. Atas dasar kedua dokumen tersebut, departemen ini akan mencocokkan dan

membandingkan kedua dokumen tersebut kemudian mengarsipkannya urut

nomor, membuat jumlah kelompok secara manual dan memasukkan data

penagihan ke komputer.

Departemen Pengolahan Data

3. Setelah komputer menerima data penagihan, departemen ini menjalankan

program pembuatan faktur penjualan dengan menggunakan file open sales

order, file induk persediaan dan file induk pelanggan. Keluaran dari proses ini

adalah hasil perhitungan untuk departemen penagihan, faktur penjualan 3

lembar serta file faktur penjualan, file sejarah penjualan dan file buku besar.

Departemen Penagihan

4. Departemen ini mula-mula menerima hasil perhitungan jumlah kelompok

kemudian membandingkannya dengan hasil perhitungan manual. Jika

terdapat perbedaan, dilakukan pembetulan. Selanjutnya kedua dokumen

tersebut diarsipkan urut tanggal.

5. Selanjutnya departemen ini menerima faktur penjualan dari departemen

pengolahan data kemudian mendistribusikannya sebagai berikut:

a. Lembar ke 1 dan ke 2 dikirimkan ke pembeli

 b. Lembar ke 3 bersama-sama dengan tembusan order penjualan dan surat

muat diarsip urut abjad nama pembeli.

5. Penerimaan Pembayaran

Tahap terakhir dari siklus penjualan adalah diterimanya pembayaran dari

pembeli. Departemen yang terlibat dalam aktivitas ini adalah kasir yang berada

dibawah departemen keuangan. Kasir bertugas menangani penerimaan kas dan

menyetorkannya ke bank. Disamping kasir, bagian yang terlibat dalam aktivitas

ini adalah departemen piutang untuk mencatat pelunasan piutang pelanggan.

Pemisahan semacam ini cukup efektif untuk mengurangi resiko pencurian kas.

Penerimaan kas harus dicatat secara akurat dan rekening pelanggan harus di

kredit secara tepat jika ada pelunasan. Untuk melaksanakan hal ini, fungsi

piutang dagang harus mengidentifikasi sumber-sumber penerimaan kas, dan

faktur yang berhubungan untuk dikreditkan ke rekening piutang yang

bersangkutan.

Untuk lebih memahami arus kerja dan tujuan digunakannya setiap jenis

dokumen, maka Bagan alir atau Flowchart aktivitas penagihan dapat dilihat pada

Gambar 2.7.

Secara deskriptif, prosedur pengiriman pesanan dapat dijelaskan sebagai berikut:

Petugas Penanganan Surat Masuk

1. Departemen ini mula-mula menerima amplop pelunasan dari pelangganm

kemudian dua orang petugas membuka dan mengeluarkan cek beserta bukti

kas masuk.
 Gambar 2.7
Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan

2. Setelah dilakukan pemeriksaan visual, departemen ini akan mengesahkan

(endorse) cek dengan cara membubuhkan tanda tangan diruang khusus

dibalik lembar cek dan membuat daftar penerimaan kas sebanyak 3 lembar.

3. Selanjutnya departemen ini akan mendistribusikan daftar penerimaan kas

sebagai berikut:

a. Lembar ke 1 bersama-sama dengan cek diserahkan ke bagian kasir yang

akan digunakan sebagai dasar untuk menyiapkan setoran ke bank

b. Lembar ke 2 diserahkan ke bagian internal audit yang akan digunakan

sebagai dasar untuk membuat rekonsiliasi bank.

 c. Lembar ke 3 bersama-sama dengan bukti kas masuk diteruskan ke bagian

piutang untuk digunakan sebagai dasar memutakhirkan catatan piutang.

Bagian Piutang

4. Bagian ini mula-mula menerima daftar penerimaan kas dan bukti kas masuk

kemudian memasukkan data penerimaan kas ke komputer dan mengarsipkan

kedua dokumen tersebut urut tanggal. Bagian ini menggunakan terminal

online untuk memasukkan jumlah daftar penerimaan kas sebagai batch total,

nomor pelanggan, nomor faktur dan nilai pelunasan.

Departemen Pengolahan Data

5. Setelah komputer menerima data penerimaan kas, departemen ini akan

menjalankan program edit untuk memverifikasi akurasi entry data, yaitu

sebagai berikut:

a. Cek validitas terhadap nomor pelanggan dan nomor faktur.

b. Closed loop verification untuk menjamin bahwa rekening pelanggan

yang dikredit tepat. Setelah petugas memasukkan nomor rekening

pelanggan, sistem menayangkan nama pelanggan yang berhubungan

dengan nomor tersebut dan menayangkan untuk konfirmasi bahwa nama

yang ditayangkan sudah benar.

c. Cek field data untuk menjamin bahwa hanya nilai numerik yang

dimasukkan untuk field nilai pembayaran.

d. Penjumlahan seluruh nilai yang dimasukkan dan pembandingan total

tersebut dengan total batch yang telah dimasukkan sebelumnya. Jika

 kedua kedua angka tersebut cocok, maka batch diterima dan file-file yang

berhubungan dimutakhirkan.

6. Selanjutnya departemen ini akan menjalankan program pembaruan catatan

piutang, untuk mengkreditkan file induk pelanggan sebesar nilai pelunasan,

mencap lunas faktur dan mencatatnya ke file sales history, dan mencatat

seluruh kas yang diterima file penerimaan kas. Selanjutnya komputer akan

mencetak bukti setor bank sebanyak 2 lembar dan diserahkan kepada kasir.

Kasir

7. Bagian ini mula-mula menerima daftar penerimaan kas dan cek dari petugas

penanganan surat masuk. Selanjutnya bagian ini menerima 2 lembar bukti

setoran bank. Selanjutnya bagian ini akan membandingkan bukti setor bank

dengan cek dan daftar penerimaan kas setelah memverifikasi dokumen-

dokumen tersebut.

8. Selanjutnya kasir melakukan penyetoran kas dan mengarsipkan daftar

penerimaan kas urut tanggal.

Bagian piutang

9. Setiap bulan, bagian ini akan membuat dan mencetak laporan pelanggan

bulanan dan mengirimkannya kepada setiap pelanggan.

Dokumen dan catatan yang telah diuraikan memiliki peranan penting dalam

pencapaian tujuan sistem informasi akuntansi. Dengan dijalankannya dokumen

dan catatan yang telah diuraikan, perusahaan telah membantu tercapainya fungsi

penting dari sistem informasi akuntansi.

2.7 Kerangka Pemikiran

Keberadaan sebuah sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan

semakin dirasakan penting. Perkembangan dunia usaha menuntut sebuah

perusahaan untuk dapat meningkatkan kemampuan kompetitifnya. Kemampuan

memberikan informasi dengan cepat dan akurat sudah menjadi keharusan bagi

setiap perusahaan. Salah satu cara yang dapat dilakukan oleh setiap perusahaan

untuk menghasilkan informasi yang cepat dan akurat adalah dengan menggunakan

sistem informasi akuntansi.

Seperti yang diungkapkan Krismiaji (2015:4) dalam bukunya yang berjudul

Sistem Informasi Akuntansi, definisi sistem informasi akuntansi adalah sebuah

sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang

bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis.

Dari pengertian sistem informasi akuntansi tersebut, maka dapat

disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi dapat membantu manajemen

dalam merencanakan bisnis, mengendalikan dan mengoperasikan segala kegiatan

yang dijalankan serta menjaga aktiva yang dimiliki oleh perusahaan.

Penggunaan sistem infomasi akuntansi tentunya diharapkan memberikan

manfaat bagi perusahaan. Pencapaian tujuan dari sistem informasi itu sendiri

bergantung pada terpenuhinya fungsi dari sistem informasi akuntansi dalam suatu

perusahaan. Dengan fungsi yang terpenuhi maka tujuan dari sistem informasi

akuntansi akan tercapai.

Namun sayangnya tidak sedikit perusahaan mengesampingkan manfaat dari

sebuah sistem informasi akuntansi. Adanya pemikiran bahwa sistem informasi

akuntansi merupakan fasilitas yang memberikan manfaat lebih rendah

dibangdingkan biaya yang dikeluarkan mengakibatkan banyak perusahaan

mengabaikan keberadaan sistem informasi akuntansi dalam menjalankan

operasionalnya. Namun ada juga perusahaan yang memberikan perhatian yang

memadai terhadap perlindungan dan pengamanan data dengan menggunakan

sistem informasi akuntansi.

Sistem informasi akuntansi dalam suatu siklus penjualan memiliki peranan

yang sangat penting bagi perusahaan. Siklus penjualan diawali dengan

penerimaan pesanan pelanggan, pemrosesan pesanan, pengiriman pesanan sampai

dengan penerimaan pembayaran dari pelanggan. Serangkaian siklus penjualan

tersebut tentunya membutuhkan informasi yang akurat seperti halnya informasi

mengenai ketersediaan barang pesanan, informasi batas kredit pelanggan atau

informasi pelanggan lainnya yang dapat menunjang penjualan.

Disamping membutuhkan informasi yang akurat, serangkaian siklus

penjualan juga akan menghasilkan informasi yang penting bagi perusahaan seperti

informasi total penjualan, informasi total piutang perusahaan serta informasi

pelunasan piutang dari pelanggan. Seluruh data yang dibutuhkan dan dihasilkan

seluruhnya terekam dalam sistem informasi akuntansi penjualan.

Untuk membantu tercapainya fungsi dari sistem informasi akuntansi,

seluruh unsur dari sistem informasi akuntansi mutlak harus dipenuhi. Selain itu

seluruh dokumen dan prosedur penjualan harus dilaksanakan dengan baik.

Perusahaan yang berorientasi pada pencapaian prestasi dan posisi keuangan

akan mengendalikan biaya dan resiko yang mungkin terjadi. Perusahaan akan
meminimalisir resiko yang dapat mengancam pendapatan perusahaan.

Sebagai bahan perbandingan dan gambaran untuk mendukung kegiatan

penelitian ini, penulis sertakan hasil penelitian terdahulu. Hasil penelitian

terdahulu sangan penting sebagai dasar pijakan dalam rangka penyusunan

penelitian ini.

Tabel 2.1
Hasil Penelitian Terdahulu

No Judul Penelitian Peneliti Tujuan Penelitian Metode Hasil Penelitian

Penelitian
1 Evaluasi Penerapan Rendy Untuk mengetahui Deskriptif
5. Hasil evaluasi
Sistem Informasi Hilmawan dan mengevaluasi sistem dan
Akuntansi Penjualan sistem informasi prosedur
Tunai dan yang diterapkan akuntansi
Penerimaan Kas Pada perusahaan dalam penjualan tunai
Perusahaan kegiatan penjualan dan penerimaan
Manufaktur PT. tunai kas yang
Gracia Kreasi Rotan dijalankan
perusahaan
sudah memadai

2 Evaluasi Penerapan H. Mengetahui Deskriptif Sistem

Sistem Informasi Moermahad Peranan Sistem informasi
Akuntansi Dalam i Soerja Informasi akuntansi
Efektifitas Djanegara Akuntansi penjualan yang
Pelaksanaan Penjualan diterapkan oleh
Pengendalian Internal Terhadap PT. Astra
Peningkatan International
Efektifitas Sudah Cukup
Pelaksanaan baik untuk
Pengendalian membantu
Intern Penjualan efektifitas
pelaksanaan
pengendalian
internal

Pada penelitian ini, penulis akan melakukan penelitian deskriptif analitis

yaitu metode yang memusatkan perhatianna pada pemecahan masalah aktual dan

berusaha mengumpulkan, menyajikan serta menganalisis data sehingga dapat

diperoleh suatu gambaran yang cukup jelas atas objek yang diteliti, dan kemudian
dapat ditarik kesimpulan serta rekomendasi yang diperlukan. Data yang akan

digunakan adalah data primer yang langsung diperoleh dari perusahaan yang

diteliti sehingga dapat memberikan gambaran keadaan yang terjadi secara nyata

untuk kemudian ditarik kesimpulan yang dapat dijadikan dasar untuk memberikan

saran.