PENCATATAN ADMINISTRASI PERSONALIA

FATIMAH AZZAHRA., S.KEP.,NS

PROGRAM STUDI ADMINSTRASI RUMAH SAKIT

PROGRAM PASCASARJANA
UNIVERSITAS RESPATI INDONESIA
JAKARTA ,2014
A. MANAJEMEN PERSONALIA
Manajemen personalia adalah perencanaan, pengembangan, pembagian
kompensasi, penginterprestasian, dan pemeliharaan tenaga kerja dengan maksud
untuk membantu mencapai tujuan perusahaan, individu dan masyarakat
(Ranupandojo dan Husnan, 2002).
Menurut Manullang (2001:156) menyebutkan bahwa manajeman
personalia adalah ilmu yang mempelajari bagaimana cara memberikan fasilitas
untuk perkembangan, pekerjaan dan rasa partisipasi pekerjaan dalam suatu
kegiatan.
a. Tujuan Manajemen Personalia
Tujuan manajemen personalia berhubungan dengan tujuan perusahaan
secara umum. Hal ini dikarenakan manajemen perusahaan berusaha untuk
menimbulkan efisiensi dalam bidang tenaga kerja sebagai efisiensi keuntungan
dan kontinuitas.
Tujuan manajemen personalia ada dua macam, yaitu (Manullang, 2001:165) :
1. Production Minded (efisiensi dan daya guna)
2. People Minded (Kerja sama).
b. Fungsi Manajemen Personalia
Fungsi manajemen personalia terdiri dari :
1. Perencanaan. Perencanaan berarti menentukan program personalia
yang akan membantu mencapai tujuan perusahaan yang telah
ditetapkan. Tujuan ini memerlukan partisipasi aktif dari manajer
personalia.
2. Pengorganisasian. Jika perusahaan telah menentukan fungsi-fungsi
yang harus dijalankan oleh karyawannya, maka manajer personalia
harus membentuk organisasi dengan merancang susunan dari berbagai
hubungan antara jabatan personalia dan faktor-faktor fisik. Organisasi
merupakan suatu alat untuk mencapai tujuan.
3. Pengarahan. Apabila manajer sudah mempunyai rencana dan sudah
mempunyai organisasi untuk melaksanakan rencana tersebut, fungsi
selanjutnya adalah mengadakan pengarahan terhadap pekerjaan.
Fungsi itu berarti mengusahakan agar karyawan bekerja sama secara
efektif.
4. Pengawasan. Pengawasan adalah mengamati dan membandingkan
 pelaksanaan dengan rencana dan mengoreksinya apabila terjadi
penyimpangan. Dengan kata lain pengawasan adalah fungsi yang
menyangkut masalah pengaturan berbagai kegiatan sesui dengan
rencana personalia yang dirumuskan sebagi dasar analisis dari tujuan
organisasi fundamental.
Fungsi manajemen personalia secara operasionalnya terdiri dari :
1. Pengadaan adalah menyediakan sejumlah tertentu karyawan dan jenis
keahlian yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Tujuan
tersebut menyangkut masalah pemenuhan kebutuhan tenaga kerja,
proses seleksi dan penempatan kerja.
2. Pengembangan karyawan yang telah diperoleh dengan malalui
pelatihan dengan tujuan untuk mengembagkan ketrampilan.
3. Pemberian kompensasi adalah pemberian penghargaan yang adil dan
layak terhadap para karyawan sesuai dengan sumbangan mereka dalam
mencapai tujuan perusahaan.
4. Pengintegrasian adalah menyangkut penyesuaian keinginan dari
individu dengan keungan pihak perusahaan dan masyarakat.
5. Pemeliharaan adalah mempertahankan dan meningkatkan kondisi yang
telah ada.
c. Tugas Bagian Personalia
Tugas yang paling utama dari bagian personalia adalah
menyediakan tenaga kerja dalam kualitas dan kuantitas yang dibutuhkan
oleh masing-masing bagian dalam perusahaan. Ini berarti bagian
personalia memberikan layanan kepada bagian-bagian lain agar lebih
mudah melaksanakan tugasnya.
Bagian personalia harus melaksanakan tugasnya dengan baik
sebagai pelayan bagi bagian-bagian lain di dalam perusahaan, maka tugas
manajemen personalia meliputi (Manullang, 2001):
1. Membuat anggaran tenaga kerja yang diperlukan
2. Membuat job analysis, job description, dan job specification
3. Menentukan dan memberikan sumber-sumber tenaga kerja
4. Mengurus dan mengembangkan proses pendidikan dan pendidik
5. Mengurus seleksi tenaga kerja
6. Mengurus soal-soal pemberhentian (pensiun)
 7. Mengurus soal-soal kesejahteraan

Manajemen personalia merupakan bagian dari manajemen rumah sakit.

Manajemen personalia rumah sakit merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
system pelayanan kesehatan rumah sakit secara utuh yang berorientasi kepada
pelayanan pasien.

B. ADMINISTRASI PERSONALIA
Kata administrasi berasal dari kata ad yang berarti ke atau kepada, dan
ministrare yang berarti melayani,membantu atau mengarahkan.Sedangkan kata
personalia berasal dari kata personil atau personnel yang berarti pegawai. Jadi
administrasi personalia tidak lain adalah administrasi dalam bidang pegawai atau
kepegawaian,yaitu administrasi atau manajemen yang menagani masalah –masalah
kepegawaian dalam suatu badan usaha atau lembaga
Administrasi Personalia pada dasarnya proses ini adalah proses yang paling
dasar dalam pengumpulan informasi yang berhubungan dengan sistem
kepegawaian. Dimana dalam hal ini dilakukan pengumpulan informasi yang
berhubungan dengan kelengkapan atau pelengkap dari proses administrasi umum
yang berhubungan dengan seorang personel (Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia).
Hadari nawawi (2005 : 163) menjelaskan Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia dapat diartikan sebagai keseluruhan proses dalam menghimpun ,
mencatat, menyimpan dan menganalisis dan melengkapi atau menghimpun
kembali data yang berkenaan dengan SDM , dalam upaya mewujudkan eksestensi
organisasi/perusahaan yang kompetitif. Informasi didalamnya berkenaan dengan
kecukupan, ketepatan dan keakuratannnya
Adapun proses yang termasuk didalamnya adalah proses perekaman data
umum kepegawaian seperti :
1. Biodata Pegawai
2. Sejarah Kepangkatan
3. Sejarah jabatan
4. Sejarah Pendidikan Formal
5. Sejarah Pendidikan Penjenjangan
6. Sejarah Pendidikan Substantial
 7. Keahlian berbahasa asing
8. Penggunaan fasilitas perusahaan
9. Sejarah kunjungan ke luar negeri
10. Daftar Keluarga
11. Sejarah hukuman dan penghargaan yang diperoleh
12. Memo Khusus
13. Data gaji/upah, insentif dan fasilitas-fasilitas lain.
14. Data kesehatan fisik
Sehubungan dengan itu, pada sistem ini telah dibentuk suatu standarisasi
tabel-tabel pendukung, yang mana mengacu pada standar pengkodean yang
ditetapkan untuk Sistem Kepegawaian di Indonesia. Keuntungan dari hal ini
adalah :
1. Kemudahan dalam pengelompokan informasi, karena sebagian besar informasi
menggunakan kode.
2. Mempercepat pengisian dan akurasi data, sebab operator tidak perlu
mengingat daftar kode yang diperlukan untuk pengisian data, semua dapat
diperoleh secara cepat oleh sistem.
3. Tampilan grafis dalam pemasukan data, sehingga membantu pemakai dalam
pengoperasiannya.
4. Jumlah data yang direkam per transaksi lebih sedikit dengan pengkodean.
5. Setiap histori yang dimiliki oleh personel akan direkam selama atau sebanyak
jumlah data yang akan disimpan (ditentukan oleh pihak manajemen
kepegawaian).
Kepala Sub Bagian Personalia, Dalam sebuah perusahaan dia bertanggung jawab
kepada Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan. Tugasnya adalah
menyelenggarakan administrasi kepegawaian, menghimpun dan menyimpan data
pegawai, memonitor kehadiran pegawai dengan membuat daftar hadir, kegiatan dinas
luar, menyiapkan bahan berupa data dan konduite pegawai dalam rangka pengusulan
pengangkatan, mutasi dan pemberhentian pegawai, Menghitung, menyusun dan
memeriksa kebenaran atas daftar gaji/upah lembur dan pembayaran jenis lainnya
untuk disetujui atasan.

DAFTAR PUSTAKA
Supriyatin , 2013. Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) Jilid 1, Jakarta : Mitra

Kreatif

Alex S. Nitisemito, 1996. Manajemen Personalia, Jakarta : Graha Indonesia.

Hidjrachinan Ranupandojo dan Suad Husnan. 2002. Manajemen Personalia,. Edisi 4,

Yogyakarta: Pustaka Binawan Presindo.

Manullang. M., Marihot. Manullang. 2001. Manajemen Personalia. Yogyakarta:

Gajah Mada University Press.

http://virtualhrm.blogspot.com/2009/08/administrasi-personalia-yang-efektif.html

https://www.academia.edu/4837254/TUGAS

http://blog.student.uny.ac.id/yonna028/manajemen-personalia/