5.

1 Siklus Pembelian atau Pengeluaran Kas

Siklus Pembelian Bahan Baku Utama

Siklus Pembelian Bahan Baku Utama pada perusahaan Verne Indonesia

dimulai ketika petugas produksi memberitahukan general manajer mereka melalui
list bahwa bahan baku utama (kulit sapi, kulit domba, dan kain) menipis atau
secara perhitungan perkiraan tidak cukup untuk memenuhi produksi selama lebih
dari 20 hari. Selanjutnya pihak general manajer akan melakukan kalkulasi apakah
sudah waktunya bahan baku untuk dibeli ulang. Pembelian bahan baku dinilai dari
berbagai pertimbangan khususnya apakah bahan baku itu merupakan bahan baku
utama yang mendesak diperlukan. Setelah menimbang manager akan memutuskan
untuk membeli atau tidak. Jika tidak maka siklus ini akan berhenti. Jika
membutuhkan pembelian, maka general manajer akan membuat dokumen
permintaan untuk membeli (Purchase Requisition) dimana dokumen tersebut
dibuat rangkap 2 (rangkap pertama untuk petugas keuangan yang merangkap
sebagai pembeli dan rangkap kedua untuk arsip general manajer untuk nantinya
dilihat data efektivitas penggunaan bahan baku jika dibandingkan dengan produk
jadi sudah terjual atau yang tersimpan).
Setelah itu pihak petugas keuangan akan membuat dokumen pemesanan
bahan baku (Purchase Order) dimana berisi list bahan baku yang akan dibeli
melalui dokumen Purchase Requisition yang dibuat general manajer. Tujuannya
agar menunjukan pihak general manajer bahwa bahan baku telah dipesan ke
supplier dan menunjukan supplier list barang yang ingin dibeli. Pembuatan
dokumen tersebut dirangkap 3 dimana rangkap 1 untuk pihak supplier, rangkap 2
untuk pihak general manajer dan rangkap 3 untuk arsip petugas keuangan. Pihak
supplier merupakan kerjasama pihak Verne sehingga setiap pembelian selalu di
beri akses prioritas baik dari kesedian bahan baku maupun pengiriman.
 Setelah itu pihak supplier akan merespon dengan mengirimkan bill tagihan
dan bahan baku yang dipesan serta mengirimkannya. Setelah sampai ke
perusahaan pihak general manajer membuat dokumen penerimaan bahan baku
(Receiving Report) yang menandakan bahwa bahan baku baik atau layak jika tidak
maka akan melakukan pengembalian. Kemudian pihak petugas keuangan
melakukan transfer atau mengeluarkan sejumlah uang jika ingin dibayar langsung.
Manajer operational membuat dokumen Receiving Report dalam rangkap 2 dimana
rangkap 1 untuk finance dan rangkap 2 untuk arsip.
Kemudian pihak supplier akan mengirimkan tanda lunas (payed bill) dan
diterima oleh petugas keuangan yang juga menjadi arsip petugas keuangan.
Siklus Pembelian Perlengkapan

Sama seperti siklus pembelian bahan baku, siklus Pembelian Perlengkapan

pada perusahaan Verne Indonesia dimulai ketika petugas produksi memberitahukan
general manajer melalui list bahwa perlengkapan (benang, zipper, dsb) menipis
atau secara perhitungan perkiraan tidak cukup untuk memenuhi produksi selama
lebih dari 30 hari.
Selanjutnya general manajer akan menilai apakah sudah waktunya
perlengkapan untuk dibeli ulang. Pembelian bahan baku dinilai dari berbagai
pertimbangan khususnya apakah bahan baku itu merupakan bahan baku utama
produk yang sering dibeli. Setelah menimbang general manager akan memutuskan
untuk membeli atau tidak. Jika tidak maka siklus ini akan berhenti sampai sini.
Jika membutuhkan untuk membeli, maka manajer akan membuat dokumen
permintaan untuk membeli (Purchase Requisition) dimana dokumen tersebut
dibuat rangkap 2 (rangkap pertama untuk petugas keuangan yang merangkap
sebagai pembeli dan rangkap kedua untuk arsip general manajer.)
Setelah itu pihak petugas keuangan akan membuat dokumen pemesanan
perlengkapan (purchase order) dimana berisi list perlengkapan yang akan dibeli
melalui dokumen purchase requisition yang dibuat general manajer. Tujuannya
agar menunjukan pihak general manajer bahwa bahan baku telah dibeli ke store
dan menunjukan supplier list barang yang ingin dibeli. Pembuatan dokumen
tersebut dirangkap 3 dimana rangkap 1 untuk pihak supplier, rangkap 2 untuk
pihak general manajer dan rangkap 3 untuk arsip petugas keuangan. Pengiriman
Purchase Order akan disertai dengan uang jumlah pembelian karena pihak Verne
memiliki data harga dan jumlah dari store karena telah melakukan kerjasama
sehingga update harga selalu diberitahukan oleh store dan barang yang dikirim
selalu yang terbaik.
 Setelah itu pihak store akan merespon dengan mengirimkan bill lunas
(Payed Bill) dan perlengkapan yang dipesan serta mengirimkannya. Setelah sampai
ke perusahaan pihak manajer operational membuat dokumen penerimaan
perlengkapan (Receiving Report) yang menandakan bahwa bahan baku baik atau
layak jika tidak maka akan melakukan pengembalian. Receiving Report yang
dibuat rangkap 2. Rangkap 1 untuk petugas keuangan dan rangkap 2 sebagai arsip
general manajer. Setelah diterima Receiving Report oleh petugas keuangan dibuat
menjadi arsip beserta Payed Bill yang dikirim Store.
Siklus Pembelian Peralatan
Peralatan merupakan produk dimana perusahaan menggunakannya untuk
menghasikan produknya. Sifatnya adalah pembelian ulang dalam waktu yang lama
sampai peralatan tersebut benar-benar butuh untuk dibeli. Peralatan Verne tidak
memiliki kerjasama dengan perusahaan manapun sehingga setiap pembelian
peralatan akan selalu ditimbang harga dari berbagai supplier peralatan. Peralatan
dibeli jika yang lama rusak atau pembelian peralatan yang tidak pernah punya
sebelumnnya untuk produksi perusahaan semakin baik. Peralatan dapat berupa
mesin utama maupun mesin pelengkap.
Berbeda dengan siklus pembelian bahan baku dan perlengkapan, pembelian
peralatan adalah inisiatif dari general manajer. general manajer akan membuat
permintaan pencairan dana oleh petugas keuangan dengan rapat untuk melihat
apakah peralatan benar-benar dibutuhkan atau tidak.
Jika dibutuhkan maka secara simbolis general manajer membuat dokumen
permintaan untuk membeli (Purchase Requisition) dimana dokumen tersebut
dibuat rangkap 2 (rangkap pertama untuk petugas keuangan yang merangkap
sebagai pembeli dan rangkap kedua untuk arsip general manajer.)
Setelah itu pihak petugas keuangan akan membuat dokumen pemesanan
peralatan (Purchase Order) dimana berisi yang akan dibeli melalui dokumen
Purchase Requisition yang dibuat general manajer. Pembuatan dokumen tersebut
dirangkap 3 dimana rangkap 1 untuk pihak supplier, rangkap 2 untuk pihak general
manajer dan rangkap 3 untuk arsip petugas keuangan. Rangkap 1 diberikan oleh
suplier yang benar benar akan dibeli peralatannya. Supplier akan membuatkan
Payed Bill sebagai bukti pelunasan pembelian peralatan.
Setelah pengiriman peralatan sampai ke perusahaan pihak general manajer
membuat dokumen penerimaan peralatan (Receiving Report) yang menandakan
bahwa bahan baku baik atau layak jika tidak maka akan melakukan pengembalian.
Receiving Report yang dibuat rangkap 2. Rangkap 1 untuk petugas keuangan dan
rangkap 2 sebagai arsip general manajer. Setelah diterima Receiving Report oleh
petugas keuangan dibuat menjadi arsip beserta Payed Bill yang dikirim Supplier.