A.

Pendahuluan
Assalamu’alaikum wr. wb.
Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT atas rahmat dan nikmat yang senantiasa
dilimpahkan kepada kami, sehingga kami dapat menyusun Program Kerja Sekretaris Umum
HIMAGROTEK periode 2014 - 2015 ini. Sebagaimana umumnya semua himpunan dan
ormawa di lingkungan Fakultas Pertanian UNIB memiliki tempat untuk berkumpul dan
melakukan segala aktivitas di bidang keorganisasian. Setiap himpunan atau ormawa memiliki
sekretariattan. Selain itu pada sebuah organisasi dibutuhkan orang yang bertugas mengatur
dan mengawasi lalu lintas administrasi. Oleh karena itu HIMAGROTEK memiliki sebuah
badan yang dinamakan Sekretaris yang membackup bidang Kesekretariatan.

Sekretaris Umum yang berperan memberikan supporting system sebaik-baiknya demi

menunjang organisasi HIMAGROTEK yang tertib secara administrasi dan efektif dalam
melaksanakan tugas-tugasnya. Menurut deskripsi kerja, sekretaris memiliki tugas dalam dua
bidang utama, yaitu tugas dalam bidang administrasi dan bidang kesektretariatan (Yang
dibantu Bidang Kesekretariatan).

B. Deskripsi Kerja

1. Mengatur pengelolaan surat keluar/masuk.

2. Mengatur Administrasi (surat dan mading sekretariattariat).
3. Tata tertib sekretariat.
4. Inventarisasi barang sekretariat.
5. Pendokumentasian buku rapat.
6. Pengembangan Sekretariat.
7. Publikasi surat/paket yang masuk ke sekretariatariat HIMAGROTEK

C. Program Kerja

1. Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar

a. Latar Belakang
Organisasi akan berjalan baik jika administrasi di dalamnya baik juga. Salah satu media
komunikasi antara pihak internal dan eksternal adalah surat. Agar komunikasi dapat
terorganisir dengan baik dibutuhkan pengarsipan yang teratur. Surat masuk dan keluar secara
tidak langsung menggambarkan apa saja kegiatan yang dilakukan suatu organisasi, sehingga
dengan pengarsipan tersebut surat masuk dan keluar dapat diketahui semua anggota dengan
baik dan rapih.

b. Tujuan

1. Mengatur penyimpanan surat masuk dan keluar agar mempemudah pendataan saat
diperlukan.
2. Memudahkan proses pembuatan surat keluar kedepannya.

c. Sasaran
Surat masuk dan surat keluar pada selingkup HIMAGROTEK dan sekitarnya.

d. Waktu Pelaksanaan
Selama masa kepengurusan HIMAGROTEK periode 2014 - 2015
e. Indikator Keberhasilan
95 % surat keluar terarsip rapih dalam bentuk softcopy dan 70 % surat masuk terarsip rapih
dalam bentuk softcopy / hardcopy.

2. Rapat Rutin Sekretaris

a. Latar Belakang
Organisasi akan berjalan baik jika sebelum dilaksanakan kegiatan harus diadakan rapat
terlebih dahulu. Dalam pelaksanaannya, setiap bidang memerlukan sekretaris untuk mengatur
surat dan notulensi. Untuk mengontrol dan memantau dari notulensi rapat, serta tercatatnya
surat masuk dan keluar dari masing-masing bidang agar sesuai dengan aturan yang telah
dibuat. Demi terjalin hubungan yang baik antar pengurus maka diadakan rapat rutin sekretaris
yang wajib dihadiri masing-masing sekretaris bidang yang dilaksanakan setiap satu bulan
sekali. Selain itu, pada paruh akhir periode kepengurusan 2014-2015 ini rapat rutin Sekretaris
digunakan sebagai ajang untuk mengerjakan laporan pertanggungjawaban secara bertahap
serempak oleh para / sekretaris bidang yang ada di HIMAGROTEK, tujuannya agar laporan
pertanggungjawaban yang dikumpulkan ke Sekretaris Umum lebih rapi, sama dan seragam
dalam hal format penulisan, yang diharapkan mampu memperingan kerja badan
sekretariskabinet dalam mengoreksi permasalahan redaksional dan Sekretaris Umum dalam
mendistribusikan laporan pertanggungjawaban tiap kementerian/badan.

b. Tujuan

1. Agar terjalin hubungan silaturrahmi yang baik antar-sekretaris bidang.

2. Mengecek pendokumentasikan notulensi rapat masing – masing bidang
HIMAGROTEK
3. Membuat progress pengerjaan laporan program kerja bekerja sedari dini sehingga
didapat hasil akhir berupa laporan pertanggungjawaban HIMAGROTEK

c. Sasaran
Seluruh sekretaris dari masing-masing bidang

d. Waktu Pelaksanaan
Selama kepengurusan HIMAGROTEK 2014 setiap tiga kali per bulannya.

e. Indikator Keberhasilan
85 % dokumentasi notulensi pada rapat rutin terarsip dan rapat rutin diadakan minimal
sebulan sekali setiap hari senin minggu ketiga per bulan.

3. Jaga Sekretariat
a. Latar Belakang
Sekretariat HIMAGROTEK merupakan salah satu tempat utama berkumpulnya para
pengurus. Di tempat ini para pengurus bisa saling bersilahturahmi dan berinteraksi dengan
pengurus yang lain sehingga dapat meningkatkan keakraban diantara para pengurus. Selain
itu, dikarenakan di dalam Sekretariattariat HIMAGROTEK terdapat barang-barang yang
menunjang kegiatan HIMAGROTEK maka diperlukan penjagaan untuk menjaga barang-
barang yang ada. Oleh karena itu, maka keamanan dan kenyamanan sekretariat perlu dijaga.

b. Tujuan
 1. Menjadi salah satu sarana untuk mengakrabkan dan mengenal lebih dekat pengurus
satu dengan pengurus yang lain.
2. Menjaga keamanan dan kenyamanan sekretariattariat.
3. Menumbuhkan rasa memilki sekretariattariat di dalam diri tiap pengurus.
4. Menjaga kebersihan sekretariattariat tiap hari

c. Sasaran
Seluruh pengurus dan anggota HIMAGROTEK.

d. Waktu Pelaksanaan
Selama kepengurusan HIMAGROTEK Periode 2014 – 2015.

e. Indikator Keberhasilan
70 % shift jaga sekretariat normal terisi

4. Pendokumentasian Notulensi
a. Latar Belakang
Notulensi sangat penting dilakukan untuk mengetahui hasil-hasil yang di dapat pada saat
melakukan rapat. Baik hal tersebut berupa rencana kerja, evaluasi suatu kegiatan, atau yang
lainnya, hal ini akan membantu anggota dan pengurus HIMAGROTEK dalam mengingat dan
mengetahui hal-hal penting apa saja yang telah dihasilkan pada saat rapat yang pernah
dilakukan dan juga sebagai arsip dalam lampiran Laporan Pertanggungjawaban.

b. Tujuan

1. Sebagai alat bukti terlaksananya rapat

2. Sebagai sumber informasi untuk peserta rapat yang tidak hadir
3. Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya
4. Sebagai alat pengingat untuk tiap-tiap bidang.
5. Sebagai dokumen untuk pengarsipan

c. Sasaran
Seluruh pengurus HIMAGROTEK.

d. Waktu Pelaksanaan
Setiap rapat rutin sekretariattaris

f. Indikator Keberhasilan
Tersedianya buku notulensi rapat rutin untuk masing-masing bidang serta buku notulensi
rapat kordinasi.

5. Pengembangan Sekretariat
a. Latar Belakang
Seiring berjalannya waktu, maka fungsi maupun struktur suatu orgnasasi dari waktu ke waktu
akan bertambah kompleks. Demi mendukung kelancaran berbagai aktivitas dan kepentingan
organisasi tersebut, maka diperlukan adanya peningkatan fasilitas yang sebanding dengan
tingkat kompleksitas organisasi tersebut. HIMAGROTEK sebagai organisasi yang sudah
berkembang dan memiliki tingkat kompleksitas yang cukup tinggi, diperlukan adanya sarana
penunjang untuk mengimbangi tingkat kompleksitas tersebut sehingga HIMAGROTEK tetap
dapat berjalan dan berfungsi secara harmonis. Oleh karena itu sekretaris (dibantu bidang
kesekretariatan) menyediakan program pengembangan sekretariattariat yang terdiri dari :

 Pengadaan mading untuk umum untuk surat undangan.

 Pengadaan tempat untuk surat peminjaman, proposal masuk, dan paket/surat masuk.
 Pelabelan tempat-tempat untuk menyimpan tas, helm, dan kotak surat/paket yang
masuk.

b. Tujuan
Menyediakan fasilitas bagi anggota HIMAGROTEK dan juga penghuni SC dalam
menjalankan tugasnya.

c. Sasaran
Seluruh pengurus HIMAGROTEK

d. Waktu Pelaksanaan
Selama kepengurusan HIMAGROTEK periode 2014 – 2015.

e. Indikator Keberhasilan
Tersedianya peralatan kesekretariatan dengan lengkap

6. Inventaris Barang
a. Latar Belakang
Seluruh barang yang ada di dalam sekretariat HIMAGROTEK harus dijaga dan dipergunakan
dengan baik untuk mendukung kegiatan. Oleh karena itu, perlu adanya inventarisasi
pengadaan barang yang bertujuan untuk meminimalisir tingkat hilangnya barang yang ada di
sekretariat, mendata seluruh barang yang ada di sekretariat, dan menyiapkan barang-barang
yang diperlukan untuk kepentingan sekretariat, seperti peralatan kebersihan, alat tulis
menulis, dan alat penunjang kegiatan HIMAGROTEK lainnya.

b. Tujuan

1. Menyediakan keperluan barang-barang sekretariat, seperti alat kebersihan, alat tulis

kantor dan alat penunjang kegiatan HIMAGROTEK lainnya.
2. Mendata semua barang yang ada di sekretariat.
3. Menindak lanjuti barang rusak atau hilang di sekretariat.

c. Sasaran
Semua barang inventaris yang berada di sekretariat HIMAGROTEK.

d. Waktu pelaksanaan
Di awal kepengurusan HIMAGROTEK.

e. Indikator Keberhasilan

1. 95 % inventaris yang ada di sekretariat HIMAGROTEK terarsip rapih dalam bentuk

softcopy (baik barang rusak maupun barang layak pakai)
 2. Semua barang yang ada di sekretariat HIMAGROTEK telah terdata dan terklasifikasi
berdasarkan jenisnya dan terdokumen (kecuali alat tulis kantor, buku dan kardus
berisi arsip file/barang yang tidak produktif).
3. Telah tersedia perlengkapan barang yang diperlukan disekretariat HIMAGROTEK
seperti alat kebersihan dan alat tulis kantor.

7. Publikasi Paket/Surat Masuk

a. Latar Belakang
Dengan majunya berbagai aspek di dunia ini hidup pun menjadi lebih mudah. Termasuk cara
orang mengirimkan paket entah berisi surat atau barang, sejauh apapun jaraknya paket
tersebut bisa sampai ke tangan yang dituju dengan baik. Selaku organisasi tertinggi di
kampus, HIMAGROTEK menjadi penyambung antara pihak luar dengan mahasiswa. Dengan
wewenangnya, HIMAGROTEK memudahkan penerimaan paket dan menyalurkannya ke
mahasiswa yang dituju.

b. Tujuan
Mengatur paket atau surat yang masuk dan menyalurkannya kepada mahasiswa yang
ditujukan pada paket atau surat tersebut.

c. Sasaran
Paket/surat yang masuk atas nama mahasiswa HIMAGROTEK.

d. Waktu pelaksanaan
Selama masa kepengurusan HIMAGROTEK 2014 - 2015.

e. Indikator Keberhasilan
85 % paket atau surat masuk atas nama mahasiswa HIMAGROTEK terpublikasikan melalui
media sosial dan pengumuman.

D. Penutup
“Tidak ada gading yang tak retak”, barangkali peribahasa itu merupakan keniscayaan bagi
setiap hal di dunia ini, termasuk kami selaku Pengurus. Dengan kemampuan, sumber daya
dan waktu kami yang terbatas, kami berusaha semaksimal mungkin untuk mencapai target-
target yang telah ditetapkan sebelumnya. Semoga momen ini menjadi agen pembelajaran
yang nyata dan efektif bagi kami untuk terus memperbaiki dan meningkatkan kualitas diri.
Yang telah memberikan bantuan dan dukungan selama kepengurusan HIMAGROTEK
periode 2014 - 2015 ini berlangsung. Kami mengharapkan saran dan kritik yang bersifat
konstruktif guna kebaikan kita bersama