ABSTRAK WINDRY NOVERA. H24061402.

Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan

Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit Tata Usaha

Departemen pada Institut Pertanian Bogor). Di bawah bimbingan ANGGRAINI SUKMAWATI

dan UTAMI DYAH SYAFITRI Globalisasi yang terjadi di segala bidang termasuk pendidikan

dan teknologi semestinya dapat ditanggapi secara positif oleh lembaga-lembaga pendidikan

seperti halnya perguruan tinggi. Kondisi globalisasi yang menuntut peningkatan

pembangunan nasional dapat dimanfaatkan oleh berbagai perguruan tinggi untuk bersaing

secara sehat yaitu menghasilkan lulusan yang kompeten dan tangguh. Persaingan yang

sehat menuntut adanya perbaikan di lingkup kerja organisasi seperti pengurangan biaya,

peningkatan produktifitas karyawan dan melakukan segala sesuatu dengan lebih baik dan

murah. Hal tersebut tidak terlepas dari peranan sumber daya manusia perusahaan sebagai

penggerak utama dalam membantu perusahaan mencapai visi, misi dan tujuan serta

strateginya. Perencanaan sumber daya manusia yang baik adalah hal yang penting untuk

dilakukan yaitu meliputi analisis pekerjaan dan beban kerja perusahaan secara keseluruhan.

Adapun tujuan penelitian ini yaitu : 1) Mengindentifikasi tugas-tugas pokok pekerjaan

administrasi akademik dan kemahasiswaan, 2) Menghitung penggunaan waktu kerja oleh

karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan, dan 3) Menganalisis beban kerja serta

jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan berdasarkan beban

kerja yang terdapat di unit tata usaha. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri

dari data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh langsung melalui pengamatan

terhadap aktifitas karyawan selama bekerja dan wawancara. Data sekunder dikumpulkan

melalui studi kepustakaan yang dilakukan dengan cara membaca dan mengutip informasi

dari buku, skripsi, situs-situs internet, maupun dokumen-dokumen yang dimiliki oleh

institusi. Populasi penelitian yaitu karyawan yang bekerja pada bagian administrasi
akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha departemen di IPB. Sampel pada

penelitian ini diambil dari semua aktifitas pokok atau tugas pokok yang dilakukan oleh

karyawan yang bekerja pada bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan pada

masing-masing unit tata usaha selama jam kerja. Pengambilan sampel unit tata usaha

dilakukan dengan cara sampling acak berlapis tak proporsional. Tugas-tugas pokok

administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha yaitu pelayanan akademik

mahasiswa, pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa, penyelenggaraan kuliah,

praktikum/responsi, dan ujian, serta pengarsipan. Hasil pengamatan terhadap penggunaan

waktu kerja menunjukkan bahwa karyawan bagian administrasi akademik dan

kemahasiswaan di seluruh sampel unit tata usaha belum optimal dalam menggunakan

waktu kerja produktif. Jumlah kebutuhan karyawan untuk pekerjaan administrasi akademik

dan kemahasiswaan berdasarkan beban kerja yaitu rata-rata sebanyak satu orang di setiap

unit tata usaha yang diteliti. Menurut hasil perbandingan jumlah kebutuhan karyawan

terhadap jumlah riil atau aktual yang terdapat di unit tata usaha, dapat diketahui bahwa

terdapat sebelas unit tata usaha memiliki kelebihan jumlah karyawan. ANALISIS BEBAN

KERJA DAN KEBUTUHAN KARYAWAN BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK DAN

KEMAHASISWAAN (STUDI KASUS UNIT TATA USAHA DEPARTEMEN PADA INSTITUT

PERTANIAN BOGOR) SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA

EKONOMI pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut

Pertanian Bogor Oleh WINDRY NOVERA H24061402 DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS

EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2010 Judul Skripsi : Analisis

Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan

(Studi Kasus Unit Tata Usaha Departemen pada Institut Pertanian Bogor) Nama : Windry

Novera NIM : H24061402 Menyetujui : Pembimbing I Pembimbing II (Ir. Anggraini

Sukmawati, MM) (Utami Dyah Syafitri, M.Si) NIP : 196710201994032001 NIP :

197709172005012001 Mengetahui : Ketua Departemen, (Dr. Ir. Jono M. Munandar, MSc)

NIP : 196101231986011002 Tanggal Lulus : iii RIWAYAT HIDUP Penulis dilahirkan di

Pangkalpinang, Bangka Belitung pada tanggal 7 November 1988. Penulis yang bernama

lengkap Windry Novera, merupakan anak kedua dari tiga bersaudara dengan orang tua

bernama Rusdy dan Ria Wulandari. Pada tahun 1994 hingga tahun 2000, penulis

menyelesaikan pendidikan dasar di SDN 44 Tanjungpandan kemudian pindah ke SDN 5

Pangkalpinang. Pada tahun 2000 penulis melanjutkan pendidikannya di SMP Negeri 2

Pangkalpinang dan lulus pada tahun 2003 serta pada tahun yang sama hingga tahun 2006,

penulis menyelesaikan pendidikan di SMA Negeri 1 Pangkalpinang. Pada tahun 2006, penulis

diterima menjadi mahasiswa Tingkat Persiapan Bersama di Institut Pertanian Bogor (IPB)

melalui jalur Undangan Seleksi Masuk IPB (USMI), kemudian diterima pada mayor

Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, dengan program minor Ilmu

Konsumen. Selama berada dalam masa perkuliahan, penulis aktif di unit kegiatan

kemahasiswaan di IPB yaitu Paduan Suara Mahasiswa (PSM) IPB Agria Swara. Pada tahun

2007, penulis menjadi ketua pembinaan calon anggota baru PSM IPB Agria Swara.

Kemudian, pada periode kepengurusan Agria Swara tahun 2008- 2009 penulis menjabat

sebagai Ketua Divisi Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) dan tahun 2009-2010

menjadi anggota Divisi PSDM. Penulis juga aktif sebagai penyanyi di berbagai acara yang

diikuti oleh Agria Swara dan aktif menjadi panitia dalam berbagai kegiatan yang diadakan

oleh Agria Swara yaitu sebagai anggota Divisi Latihan dalam empat event besar berturut-

turut dari tahun 2008 hingga 2011. Selain itu, penulis juga aktif menjadi penyanyi di

berbagai konser maupun perlombaan paduan suara bersama Agria Swara. Konser yang

pernah diikuti yaitu bertajuk “Le Baylere” tahun 2007 dan “Rhine-Danubian Cruise” tahun
2008. Perlombaan paduan suara yang diikuti bersama Agria Swara antara lain : “Lomba

Paduan Suara Mahasiswa Antar-Perguruan Tinggi Tingkat Nasional Tahun 2009” dan berhasil

meraih juara ke-3, kemudian “The 1st ITB International Choir Competition 2010” dan

berhasil meraih juara ke-2 serta memperoleh penghargaan The Outstanding Programme,

dan perlombaan lainnya. iv KATA PENGANTAR Alhamdulillah, segala puji dan syukur penulis

panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat, karunia, dan hidayah-Nya

kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Analisis Beban

Kerja dan Kebutuhan Karyawan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (Studi

Kasus Unit Tata Usaha Departemen pada Institut Pertanian Bogor)” dengan baik. Skripsi ini

disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi dan memperoleh gelar Sarjana

Ekonomi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut

Pertanian Bogor. Skripsi ini bertujuan mengetahui berapakah jumlah kebutuhan karyawan

yang diperlukan untuk pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan berdasarkan

besarnya nilai beban kerja. Tak ada gading yang tak retak. Penulis menyadari bahwa dalam

penyusunan skripsi ini masih terdapat kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran sangat

diperlukan untuk kemajuan yang lebih baik. Penulis berharap semoga skripsi ini dapat

bermanfaat dan bernilai ibadah di hadapan Allah SWT. Amin. Bogor, Januari 2011 Penulis v

UCAPAN TERIMA KASIH Penulis telah dibantu oleh banyak pihak dalam hal penyusunan

skripsi ini. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya

kepada : 1. Allah SWT Yang Maha Agung atas semua nikmat, kasih sayang, dan berkah yang

Dia berikan, yang tak kan cukup waktu untuk menguraikannya. 2. Ir. Anggraini Sukmawati,

MM dan Utami Dyah Syafitri, M.Si sebagai dosen pembimbing skripsi, atas segala bimbingan

dan arahan yang luar biasa kepada penulis hingga menjadikan penulis mampu

menyelesaikan skripsi dengan baik. 3. Erlin Trisyulianti, S.TP, M.Si sebagai dosen penguji
skripsi, atas masukanmasukan yang sangat bermanfaat sehingga skripsi menjadi lebih

berkualitas. 4. Seluruh kepala tata usaha beserta karyawan administrasi akademik dan

kemahasiswaan dari unit tata usaha ITSL, ARL, FKH, ITK, IPT, MNH, TEP, TIN, MAT, BIK, MAN,

GM, dan IKK yang telah banyak membantu penulis memperoleh data serta atas kesediaan

berbagi pengalaman seputar pekerjaan dengan penulis. 5. Seluruh dosen dan staf di lingkup

Fakultas Ekonomi dan Manajemen terutama pada Departemen Manajemen yang telah

banyak membantu penulis dalam menyelesaikan kuliah dan tugas akhir dengan baik. 6. Papa

dan Mama tercinta. Terima kasih Pa atas perjuangan dan kerja keras untuk menafkahi

keluarga, dan terima kasih Ma karena selalu tiada henti mendoakan anak-anaknya. Kakak

tersayang Winda, dan adik tersayang Randy, yang selalu menjadi tempat berkeluh kesah

yang asyik dan menenangkan bagi penulis. Semoga kita tetap bisa menjadi anak-anak yang

membanggakan Papa dan Mama. 7. Keluarga besar penulis, Paduan Suara Mahasiswa IPB

Agria Swara, dari semua adik-adik angkatan 46, 45, 44, teman-teman angkatan 43, hingga

kakak-kakak angkatan 42 beserta kakak-kakak alumni, pelatih, dan pembina yang tak

mampu penulis sebutkan satu per satu namanya. Terima kasih atas segala kesempatan

berharga yang telah diberikan kepada penulis untuk vi memaksimalkan peranan sebagai

seorang anggota organisasi paduan suara, teman, sahabat, kakak, maupun adik bagi kalian.

Be with you is one of the greatest life I have ever had. 8. Sahabat-sahabat terbaik sepanjang

masa yang sudah seperti saudara kandung bagi penulis, Widya Ameryna, Wahyu Adi

Setyaningsih, dan Indah Nurlita. Terima kasih banyak atas segala nasehat, dukungan, kasih

sayang, pengalaman, suka duka, dan pengorbanan yang telah kalian berikan. Semoga Allah

SWT selalu memberkahi kehidupan kalian. 9. Teman-teman terbaik sepanjang masa di

Manajemen 43, Irwan, Heni, Yani, Mba Nurul, Iis, Nenny, Santi, Irma, dan Alin. Terima kasih

banyak karena telah memberikan warna tersendiri bagi penulis selama kuliah di jurusan
Manajemen dan atas kesempatan indah untuk menjadi bagian dari kalian. Semoga kalian

sukses, bahagia dan selalu dilindungi oleh Allah SWT. 10. Teman-teman yang sama-sama

berjuang dengan penulis ketika menyelesaikan skripsi, Ani, Windarti, Mas Wahyu, Fifin, Kak

Nisa, dan Kak Bagus serta teman-teman Manajemen angkatan 43 lainnya yang tidak bisa

penulis sebutkan satu per satu. Terima kasih atas semangat yang kalian berikan, semuanya

memang sudah dan akan indah pada waktunya. 11. Semua pihak lainnya yang telah

membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi. Semoga kalian semua selalu diberkahi oleh

Allah SWT. Bogor, Januari 2011 Penulis, vii DAFTAR ISI Halaman ABSTRAK RIWAYAT HIDUP

....................................................................................... iii KATA PENGANTAR

................................................................................... iv UCAPAN TERIMA KASIH

........................................................................ v DAFTAR ISI

.................................................................................................. vii DAFTAR TABEL

..................................................................................... .... ix DAFTAR GAMBAR

...................................................................................... x DAFTAR LAMPIRAN

................................................................................. xi I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang

.................................................................................. 1 1.2. Rumusan Masalah

.............................................................................. 2 1.3. Tujuan Penelitian

................................................................................ 5 1.4. Manfaat Penelitian

.............................................................................. 5 1.5. Ruang Lingkup Penelitian

.................................................................. 6 II.TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Manajemen Sumber

Daya Manusia .................................................. 7 2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia

................................................. 7 2.3. Analisis Pekerjaan

............................................................................. 8 2.3.1 Istilah-istilah dalam Analisis

Pekerjaan .................................. 9 2.3.2 Teknik Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan

............... 10 2.3.3 Deskripsi Pekerjaan ................................................................. 12 2.3.4

Spesifikasi Pekerjaan ............................................................... 13 2.4. Beban Kerja

....................................................................................... 13 2.4.1 Work Sampling

......................................................................... 14 2.5. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja

.............................................. 15 2.6. Tinjauan Studi Terdahulu

................................................................... 17 III. METODE PENELITIAN 3.1. Kerangka

Pemikiran 3.1.1 Kerangka Pemikiran Konseptual ............................................. 20 3.1.2

Kerangka Pemikiran Operasional ........................................... 23 3.2. Lokasi dan Waktu

Penelitian ............................................................ 26 3.3. Jenis dan Sumber Data

....................................................................... 26 3.4. Populasi dan Sampel Penelitian

......................................................... 26 3.5. Metode Pengumpulan Data

................................................................ 28 viii 3.6. Pengolahan dan Analisis Data 3.6.1

Pengolahan Data ...................................................................... 28 3.6.2 Analisis Data

........................................................................... 29 IV.HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1.

Gambaran Umum Institut Pertanian Bogor ...................................... 32 4.1.1 Sejarah IPB

............................................................................. 32 4.1.2 Visi, Misi dan Tujuan IPB

...................................................... 34 4.2. Sekilas tantang Unit Tata Usaha Departemen di IPB

....................... 35 4.3. Tugas-tugas Pokok Pekerjaan Administrasi Akademik dan

Kemahasiswaan .................................................................................. 36 4.4. Gambaran Hari

dan Waktu Kerja Karyawan ..................................... 38 4.5. Penggunaan Waktu Kerja

................................................................. 38 4.6. Analisis Jumlah Kebutuhan Karyawan

bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan ....................................................... 43

4.7. Perbandingan Jumlah Kebutuhan Karyawan terhadap Kondisi Aktual

................................................................................................. 46 4.8. Faktor-faktor

Perbedaan Nilai Beban Kerja Karyawan Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan

................................... 49 4.9. Implikasi Manajerial

......................................................................... 49 KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan

............................................................................................... 51 2. Saran

......................................................................................................... 52 DAFTAR PUSTAKA

……………………………………………………….. 53 LAMPIRAN

…………………………………………………………………. 55 ix DAFTAR TABEL No Halaman 1. Pemilihan

sampel unit tata usaha .............................................................. 27 2. Rumus perhitungan

waktu penyelesaian tugas ........................................ 31 3. Uraian tugas pokok pekerjaan

administrasi akademik dan

kemahasiswaan.......................................................................................... 37 4. Jumlah

penggunaan waktu kerja karyawan administrasi akademik dan

kemahasiswaan.......................................................................................... 39 5. Ringkasan

jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan

......................................................................................... 45 6. Perbandingan jumlah

kebutuhan karyawan dengan jumlah aktual karyawan

.................................................................................................. 47 x DAFTAR GAMBAR No

Halaman 1. Alur kerangka pemikiran konseptual ......................................................... 22 2.

Alur kerangka pemikiran operasional ........................................................ 25 3. Diagram

batang penggunaan waktu kerja ................................................. 41 xi DAFTAR LAMPIRAN No

Halaman 1. Formulir work sampling ............................................................................ 55 2.

Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada

unit tata usaha ITSL ................................................ 57 3. Perhitungan jumlah kebutuhan

karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha ARL
................................................. 58 4. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi

akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha FKH ................................................. 59 5.

Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada

unit tata usaha ITK .................................................. 60 6. Perhitungan jumlah kebutuhan

karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha IPT

................................................... 61 7. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi

akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha MNH ................................................ 62

8. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan

pada unit tata usaha TEP .................................................. 63 9. Perhitungan jumlah

kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha TIN

.................................................. 64 10. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi

akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha MAT ................................................ 65

11. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan

pada unit tata usaha BIK .................................................. 66 12. Perhitungan jumlah

kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha MAN

................................................ 67 13. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi

akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha GM .................................................. 68

14. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan

pada unit tata usaha IKK .................................................. 69 I.

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Setiap organisasi baik perusahaan maupun institusi, baik yang bersifat

profit maupun non-profit saat ini dihadapkan pada kondisi globalisasi yang

mengarah pada peningkatan pembangunan di segala bidang. Organisasi atau

perusahaan baik yang bertujuan laba maupun nirlaba dituntut agar berperan

serta dalam peningkatan pembangunan terutama yang bertujuan untuk

kesejahteraan umat.

Era pembangunan yang bertujuan untuk kemakmuran masyarakat juga

dihadapi tidak terkecuali oleh organisasi nirlaba seperti Institut Pertanian Bogor.

Berdasarkan PP Nomor 154 tahun 2000, IPB merupakan badan hukum milik

negara yang menyelengarakan dan bertanggung jawab atas pendidikan tinggi

dalam berbagai disiplin ilmu terutama ilmu pertanian secara luas. Institut

Pertanian Bogor juga telah diberi mandat sebagai perguruan tinggi pelopor

pembangunan pertanian dalam arti yang luas. Mandat ini dicanangkan oleh

Presiden Pertama RI ketika meletakkan batu pertama pembangunan kampus

IPB pada tahun 1954 (dikutip dari Rencana Strategi IPB, 2008-2013). Institut

Pertanian Bogor dalam hal ini merupakan lembaga pendidikan yang bertujuan

menghasilkan lulusan berkualitas yang mampu mengembangkan dan

menerapkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni dengan baik dalam rangka

menghadapi tuntutan pembangunan baik nasional maupun global. Institut

Pertanian Bogor sebagai badan hukum milik negara yang bersifat nirlaba,

mendayagunakan seluruh keuntungan yang diperoleh dari usaha bisnisnya

untuk kepentingan peningkatan kualitas pendidikan. Penyelenggaraan

pendidikan di IPB dalam rangka pencapaian tujuannya menghasilkan lulusan

yang berkualitas juga tidak terlepas dari peran serta tenaga pendidik dan tenaga

kependidikan sebagai sumber daya penunjang. Upaya IPB dalam rangka

mencapai tujuan menghasilkan lulusan yang berkualitas untuk menghadapi

tuntutan pembangunan dapat dilakukan melalui suatu pengelolaan organisasi

yang efektif dan efisien.

Pengelolaan organisasi yang efektif dan efisien dapat dilakukan di

seluruh bidang termasuk bidang 2 pengembangan sumber daya manusia (SDM).

SDM organisasi di lingkup IPB (dalam hal ini karyawan) merupakan salah satu

aset perusahaan yang juga harus dikelola dengan baik. Usaha yang efektif dan

efisien mengandung arti bahwa output yang dihasilkan oleh setiap karyawan

memenuhi apa yang ditargetkan oleh organisasi. Berdasarkan jumlah output

atau hasil kerja yang mampu dihasilkan oleh setiap karyawan, dapat diketahui

berapa jumlah karyawan yang sesungguhnya diperlukan oleh perusahaan untuk

mencapai target. Hal tersebut dapat dilakukan melalui suatu pengukuran beban

kerja, sehingga karyawan dapat bekerja optimal sesuai kemampuannya. Beban

kerja seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar kerja perusahaan

menurut jenis pekerjaannya (Mangkuprawira, 2003). Beban kerja yang

dibebankan kepada karyawan dapat terjadi dalam tiga kondisi. Pertama, beban

kerja sesuai standar. Kedua, beban kerja yang terlalu tinggi (over capacity).

Ketiga, beban kerja yang terlalu rendah (under capacity). Beban kerja yang

terlalu berat atau ringan akan berdampak terjadinya inefisiensi kerja. Beban kerja

yang terlalu ringan berarti terjadi kelebihan tenaga kerja. Kelebihan ini

menyebabkan organisasi harus menggaji jumlah karyawan lebih banyak dengan

produktifitas yang sama sehingga terjadi inefisiensi biaya. Sebaliknya, jika terjadi

kekurangan tenaga kerja atau banyaknya pekerjaan dengan jumlah karyawan

 yang dipekerjakan sedikit, dapat menyebabkan keletihan fisik maupun psikologis

bagi karyawan. Akhirnya karyawan pun menjadi tidak produktif karena terlalu

lelah. Institut Pertanian Bogor yang merupakan lembaga pendidikan tinggi negeri

memiliki tugas mulia mencerdaskan bangsa. Demi mendukung tugas mulia

tersebut, efisiensi dan efektifitas organisasi mutlak harus diwujudkan dan

dipelihara. Hal ini dikarenakan ketidakefisienan akan menyebabkan turunnya

produktivitas organisasi dan mengancam pelaksanaan pencapaian tujuan mulia

IPB.

Hal inilah yang kemudian melatarbelakangi pentingnya melakukan

analisis beban kerja dan jumlah kebutuhan karyawan di lingkungan kerja Institut

Pertanian Bogor.

1.2.Rumusan Masalah

Globalisasi yang terjadi di segala bidang termasuk pendidikan dan teknologi

semestinya dapat ditanggapi secara positif oleh lembaga-lembaga 3 pendidikan

seperti halnya perguruan tinggi. Kondisi globalisasi yang menuntut peningkatan

pembangunan nasional dapat dimanfaatkan oleh berbagai perguruan tinggi

untuk bersaing secara sehat yaitu menghasilkan lulusan yang kompeten dan

tangguh. Persaingan yang tinggi menuntut adanya perbaikan di lingkup kerja

organisasi seperti pengurangan biaya, peningkatan produktifitas karyawan dan

melakukan segala sesuatu dengan lebih baik dan murah. Hal tersebut tidak

terlepas dari peranan sumber daya manusia perusahaan. Peranan sumber daya

manusia dalam hal ini adalah sebagai penggerak utama dalam membantu

perusahaan mencapai visi, misi dan tujuan serta strateginya. Saat ini terdapat

pergeseran cara pandang terhadap sumber daya manusia perusahaan. Sumber

daya manusia tidak lagi dipandang hanya sebagai karyawan tetapi juga sebagai
 rekan atau partner perusahaan, sehingga sumber daya manusia harus

diperlakukan dan dikelola dengan baik. Selain itu, penting untuk diketahui bahwa

masing-masing sumber daya manusia perusahaan memiliki karakter yang

sangat beragam dan berbeda antara satu dengan yang lainnya, sehingga

dibutuhkan penanganan yang tepat.

Perencanaan tenaga kerja yang baik adalah hal yang penting untuk dilakukan yaitu

meliputi analisis pekerjaan dan beban kerja perusahaan secara keseluruhan.

Menurut Moekijat (2008), analisis beban kerja merupakan metode yang biasa

digunakan untuk menentukan jumlah atau kuantitas tenaga kerja yang diperlukan.

Beban kerja yang didistribusikan secara tidak merata dapat mengakibatkan

ketidaknyamanan suasana kerja karena karyawan merasa beban kerja yang

dilakukannya terlalu berlebihan atau bahkan kekurangan. Berdasarkan Peraturan

Pemerintah Nomor 154 Tahun 2000 tentang Penetapan Institut Pertanian Bogor

sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) dan Ketetapan MWA Nomor 17/MWA-

IPB/2003 tentang Anggaran Rumah Tangga IPB, melalui Ketetapan MWA Nomor

77/MWAIPB/2008, organisasi IPB terdiri atas beberapa organ. Organ tersebut yaitu :

(1) Penentu yang terdiri atas Majelis Wali Amanat (MWA) dan Senat Akademik, (2)

Pengelola yaitu Rektor dan Wakil Rektor, (3) Pelaksana akademik terdiri atas

fakultas, lembaga penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, departemen dan

pusat, (4) Pelaksana administrasi yaitu direktorat dan kantor, dan (5) Penunjang

yang 4 meliputi perpustakaan, bagian/lab, bengkel, rumah sakit hewan, kebun

universitas (university farm), satuan usaha, satuan keamanan dan ketertiban, dan

bentuk lainnya. Seluruh bagian organisasi Institut Pertanian Bogor memiliki peranan

masing-masing dalam mencapai tujuan organisasi baik secara langsung maupun

tidak langsung. Pelaksana akademik pada Institut Pertanian Bogor terutama fakultas
dan departemen merupakan bagian dari institusi yang berperan dalam pengadaan

pelaksanaan akademik bagi para mahasiswa. Unit tata usaha juga merupakan

bagian penting dari fakultas dan departemen terutama dalam hal menangani

masalah administrasi perkuliahan mahasiswa. Kenyamanan dan kelancaran

mahasiswa dalam hal pelayanan administrasi sangat penting agar mahasiswa dapat

berkonsentrasi penuh terhadap perkuliahannya. Sumber daya manusia pada unit

tata usaha harus dapat dikelola dengan baik terutama agar beban kerja yang

ditanggung oleh masing-masing pekerja sesuai dengan kapasitas yang dimiliki. Jika

terjadi kelebihan beban kerja, maka para karyawan akan merasa kelelahan dalam

melayani kebutuhan administrasi mahasiswa dan dapat berakibat menurunnya

kualitas pelayanan. Sebaliknya jika terjadi kekurangan beban kerja, maka institusi

menggaji karyawan dengan jumlah yang lebih banyak untuk hasil kerja yang sama

atau terjadi inefisiensi biaya. Karyawan yang tidak dapat bekerja optimal sesuai

kapasitasnya dapat berakibat terganggunya proses pencapaian tujuan organisasi.

Berdasarkan data tentang jumlah karyawan pada unit tata usaha setiap departemen

di IPB, diketahui bahwa terdapat perbedaan jumlah tenaga kerja yang mengerjakan

jenis pekerjaan yang sama, salah satunya pekerjaan administrasi dan akademik.

Perbedaan tersebut disebabkan belum terdapatnya ketetapan standar jumlah tenaga

kerja yang mengerjakan tugas tertentu. Oleh karena itu, pengukuran beban kerja

perlu dilakukan kembali untuk mengetahui jumlah kebutuhan karyawan yang

sesungguhnya . Berdasarkan uraian di atas dapat dirumuskan beberapa

permasalahan yang ingin dikaji, yaitu sebagai berikut : 5 1. Apa saja tugas-tugas

pokok pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan di lingkup unit tata

usaha departemen Institut Pertanian Bogor? 2. Bagaimana gambaran penggunaan

waktu kerja oleh karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan? 3.

Berapakah jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan

berdasarkan pengukuran beban kerja pada unit tata usaha? 4. Bagaimanakah

alternatif solusi atau implikasi manajerial yang dapat ditawarkan? 1.3. Tujuan

Penelitian Berdasarkan perumusan masalah yang terdapat pada uraian sebelumnya,

maka tujuan yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah :

1. Mengindentifikasi tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan

kemahasiswaan.

2. Menghitung penggunaan waktu kerja oleh karyawan administrasi akademik dan

kemahasiswaan.

3. Menganalisis beban kerja serta jumlah kebutuhan karyawan administrasi

akademik dan kemahasiswaan berdasarkan beban kerja yang terdapat di unit tata

usaha.

1.4. Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat

diantaranya : 1. Bagi peneliti yaitu dapat menambah wawasan tentang

permasalahan manajemen sumber daya manusia dalam suatu perusahaan.

2. Bagi peneliti lain yaitu sebagai bahan acuan untuk melakukan penelitian tentang

beban kerja secara lebih lanjut. 3. Bagi institusi yaitu memberikan gambaran kepada

organisasi dalam hal peningkatan kinerja dan kualitas sumber daya manusia. 4. Bagi

masyarakat secara umum yaitu menambah wawasan dan ilmu pengetahuan. 6 1.5.

Ruang Lingkup Penelitian Penelitian ini terfokus pada kajian masalah sumber daya

manusia yaitu mengenai pengukuran beban kerja dan jumlah kebutuhan karyawan

administrasi akademik dan kemahasiswaan pada bagian organisasi IPB yaitu

Pelaksana Akademik khususnya departemen. Sasaran penelitian yaitu karyawan

yang bekerja pada bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan di masing-

masing unit tata usaha departemen. Adapun objek penelitian adalah beban kerja

yang dihasilkan karyawan bagian administrasi ketika menyelesaikan pekerjaannya.

II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1.

Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen sumber daya manusia (MSDM) menurut

Rivai dan Sagala (2009), merupakan salah satu bidang dari manajemen umum yang meliputi

segisegi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian. Proses ini terdapat

dalam fungsi atau bidang produksi, pemasaran, keuangan, maupun kepegawaian. Berbagai

pengalaman dan hasil penelitian dalam bidang SDM dikumpulkan secara sistematis dalam

suatu manajemen sumber daya manusia. Istilah “manajemen” memiliki arti sebagai

kumpulan pengetahuan tentang bagaimana seharusnya mengelola sumber daya manusia.

Karyawan dalam manajemen sumber daya manusia merupakan kekayaan (asset) utama

perusahaan atau organisasi, sehingga harus dipelihara dengan baik. Faktor yang menjadi

perhatian dalam manajemen sumber daya manusia adalah manusia itu sendiri. Manajemen

sebagai ilmu dan seni untuk mencapai suatu tujuan melalui kegiatan orang lain. Artinya,

tujuan dapat dicapai bila dilakukan oleh satu orang atau lebih. Sementara itu, manajemen

sumber daya manusia sebagai suatu bidang manajemen yang khusus mempelajari hubungan

dan peranan manusia dalam suatu perusahaan. Unsur dalam manajemen adalah tenaga

kerja pada suatu perusahaan. Saat ini banyak perusahaan yang menyadari bahwa sumber
daya manusia merupakan masalah perusahaan yang paling penting. Hal ini dikarenakan

melalui sumber daya manusia, sumber daya yang lain dalam perusahaan dapat berfungsi

atau dijalankan. Selain itu, sumber daya manusia dapat menciptakan efisiensi dan efektivitas

perusahaan. 2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia Perencanaan sumber daya manusia

merupakan proses pengambilan keputusan dalam menyewa dan menempatkan staf dalam

perusahaan (Mangkuprawira, 2003). Perencanaan SDM merupakan langkah awal dalam

menyiapkan SDM yang berkompeten sesuai bidangnya sehingga efisiensi dan efektifitas

kerja dapat terwujud dan tujuan perusahaan dapat tercapai. 8 Salah satu definisi klasik

tentang perencanaan yaitu perencanaan pada dasarnya merupakan pengambilan keputusan

sekarang tentang hal-hal yang akan dilaksanakan di masa depan. Perencanaan SDM dengan

demikian memiliki fokus perhatian pada langkah-langkah tertentu yang diambil oleh

manajemen guna menjamin tersedianya SDM yang tepat untuk menduduki berbagai

kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat pula. Hal tersebut

dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan

ditetapkan (Rivai dan Sagala, 2009). Berdasarkan informasi dari analisis pekerjaan dan

desainnya, maka perencanaan SDM perusahaan dalam hal permintaan dan persediaan

karyawan atau tenaga kerja untuk masa yang akan datang dapat diramal secara sistematis.

Hal ini memungkinkan para manajer dan departemen SDM untuk mengembangkan

perencanaan penyusunan staf, didukung oleh strategi organisasi yang memberikan

kesempatan untuk bertindak secara proaktif daripada reaktif (Rivai dan Sagala, 2009). Suatu

perusahaan tanpa didukung karyawan yang sesuai baik segi kuantitatif, kualitatif, strategi,

operasional, dan fungsional maka perusahaan itu tidak akan mampu mempertahankan

keberadaan, mengembangkan, dan memajukannya di masa mendatang. Menurut Rivai

(2006), ada beberapa keuntungan bagi perusahaan besar yang menggunakan perencanaan
SDM, yaitu : 1. Integrasi yang strategis antara permintaan dan jumlah staf yang ada. 2.

Pemanfaatan SDM yang tersedia secara efektif. 3. Persaingan SDM dan sasaran perusahaan

masa depan secara tepat guna. 4. Hemat secara ekonomi dalam penerimaan para pegawai

baru. 5. Memperluas informasi SDM sesuai dengan kegiatan SDM dan unit organisasi lain. 6.

Permintaan dalam jumlah besar pada pasar tenaga kerja lokal akan terpenuhi. 7. Koordinasi

program SDM dan kebutuhan yang tersedia. 2.3. Analisis Pekerjaan Suatu organisasi perlu

menetapkan identifikasi atau uraian suatu pekerjaan dan pengetahuan dan keterampilan

yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan 9 tersebut. Hal ini dilakukan sebelum seorang

karyawan ditetapkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan tertentu. Penetapan uraian dan

pengetahuan serta keterampilan suatu pekerjaan akan memberikan kejelasan dalam hal

proses pelaksanaan pekerjaan dan juga bermanfaat dalam penentuan jumlah karyawan.

Analisis pekerjaan adalah prosedur yang dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-

posisi dan karakteristik orang yang bekerja untuk posisi tersebut (Dessler, 2004). Beberapa

terminologi tentang analisis pekerjaan salah satunya yaitu analisis pekerjaan merupakan

kegiatan atau proses menghimpun dan menyusun berbagai informasi yang berkenaan

dengan setiap pekerjaan, tugastugas, jenis pekerjaan, dan tanggung jawabnya secara

operasional untuk mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis sebuah perusahaan (Rivai,

2006). Berdasarkan pengertian tentang analisis pekerjaan dapat diketahui bahwa analisis

pekerjaan tidak terlepas dari dua hal penting yaitu uraian pekerjaan dan spesifikasi

pekerjaan. Data yang dikumpulkan dari analisis pekerjaan dapat digunakan untuk

bermacam-macam tujuan salah satunya adalah untuk menulis deskripsi dan spesifikasi

pekerjaan. 2.3.1 Istilah-istilah dalam Analisis Pekerjaan Menurut Moekijat (2008), analisis

pekerjaan atau job analysis terdiri atas dua kata yaitu job dan analysis. Job diterjemahkan

sebagai pekerjaan atau jabatan dan analysis berasal dari kata kerja bahasa Inggris yaitu to
analyze yang berarti memisahkan atau menguraikan pekerjaan ke dalam bagian-bagian atau

unsur-unsur pekerjaan yang disebut tasks (tugas-tugas). Istilah-istilah yang berhubungan

dengan pekerjaan atau job diantaranya adalah element (unsur), dan task (tugas). Istilah-

istilah dalam analisis pekerjaan perlu untuk dibedakan agar analisis pekerjaan dapat

dibicarakan secara jelas (Moekijat, 2008). a. Element (unsur) Kesatuan paling kecil yang

digunakan dalam kebanyakan analisis pekerjaan atau suatu aspek khusus dari suatu tugas

tertentu disebut unsur atau elemen. Contohnya adalah mengeluarkan kertas dari laci meja

adalah unsur dari tugas mempersiapkan suatu kuliah. 10 b. Task (tugas) Tugas dapat

didefinisikan sebagai komponen dari suatu pekerjaan. Tugas dapat pula diartikan sebagai

gabungan dari dua unsur (element) atau lebih sehingga menjadi suatu kegiatan yang

lengkap. Misalnya tugas-tugas untuk pekerjaan mengajarkan mata kuliah terdiri dari

membuat ikhtisar mata kuliah, mempersiapkan kuliah, dan menilai ujian. 2.3.2 Teknik

Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan Analisis pekerjaan merupakan kegiatan

pengumpulan data tentang pekerjaan yang dilakukan oleh organisasi dan kemudian

dianalisis untuk berbagai keperluan. Penggunaan data dan informasi misalnya dapat dipakai

untuk memperkirakan kebutuhan karyawan di berbagai lini (Rivai dan Sagala, 2009). Teknik-

teknik yang dipilih untuk mengumpulkan informasi dalam analisis jabatan sebaiknya

mempertimbangkan faktor-faktor seperti waktu, biaya dan keakuratan informasi yang

diperoleh. Berbagai teknik yang dapat digunakan adalah wawancara, pandangan pejabat

senior, kuesioner, catatan harian pegawai, observasi dan penggabungan berbagai teknik

(Siagian, 2008). a. Wawancara Teknik wawancara merupakan teknik pengumpulan informasi

yang paling sering digunakan karena informasi yang didapatkan melalui teknik ini dipandang

cukup akurat. Ketepatan informasi dengan tingkat tinggi dimungkinkan oleh tiga faktor.

Pertama, karena pengumpul informasi memiliki deskripsi pekerjaan yang telah ditetapkan
organisasi. Kedua, dalam tanya jawab antara pengumpul informasi dengan para pekerja

selalu terbuka kesempatan untuk menghilangkan perbedaan pemahaman tentang deskripsi

pekerjaan yang dijadikan objek penelitian. Ketiga, para penyelia yang turut diwawancari

memberikan konfirmasi tentang kebenaran hasil wawancara atas analisis dengan para

pekerja yang bersangkutan. Kelemahan teknik ini adalah memerlukan waktu dan biaya yang

tidak sedikit dalam hal prosesnya. b. Pandangan pejabat senior Salah satu teknik

pengumpulan informasi yang sering digunakan dalam organisasi mapan adalah dengan

memperoleh pandangan dari dua kelompok 11 organisasi yaitu mereka yang dianggap

senior dalam bidang pekerjaan yang dianalisis dan para atasan langsung dari para pekerja

yang bersangkutan. Manfaat yang dapat diperoleh dengan menggunakan teknik ini yaitu

informasi yang dikumpulkan menjadi semakin lengkap dan memperkaya pandangan

mengenai pekerjaan yang dianalisis. Kelemahan teknik ini adalah adanya anggapan remeh

dari para pejabat senior terhadap beberapa tugas. c. Kuesioner Keuntungan penggunaan

teknik kuesioner yaitu biaya murah, jumlah responden yang diperoleh besar, dan proses

pengumpulan informasi dapat berlangsung cepat. Sebaliknya, kelemahan teknik ini adalah

jawaban yang kurang lengkap, tidak akurat, dan jumlah responden yang mengembalikan

kuesioner yang tidak memungkinkan analisis yang sahih. d. Catatan harian pegawai Teknik

meneliti catatan harian pegawai dapat akurat apabila para pegawai diharuskan membuat

catatn harian tentang apa yang mereka kerjakan dan catan harian tersebut mencakup waktu

yang relatif panjang. Kelemahan teknik ini adalah adanya keengganan para pegawai mnegisi

buku catatan harian karena dipandang sebagai tugas yang tidak berhubungan dengan

pekerjaannya. e. Observasi Observasi juga merupakan teknik yang sering digunakan yaitu

dengan mengamati langsung terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan yang

sedang dianalisis pekerjaannya. Manfaat terbesar dari penggunaan teknik ini yaitu dapat
dijadikan sebagai alat verifikasi ketepatan informasi yang terkumpul melalui penggunaan

teknik lainnya. f. Penggabungan berbagai teknik Mengingat pentingnya informasi tentang

berbagai jenis pekerjaan yang diselenggarakan dalam suatu organisasi, para analis biasanya

mengunakan gabungan dari berbagai teknik pengumpulan informasi. Penggabungan ini

dimaksudkan untuk meningkatkan mutu informasi yang terkumpul, sekaligus mengurangi

beban pembiayaan.

12 2.3.3 Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi atau uraian pekerjaan menggambarkan tugas-tugas, tanggung jawab, syarat-syarat

kerja, dan kegiatan pekerjaan utama. Uraian pekerjaan beragam dalam hal tingkat kerincian

isi (Mangkuprawira, 2003). Deskripsi pekerjaan merupakan salah satu hasil utama yang

disajikan oleh suatu analisis pekerjaan yang sistematis. Deskripsi pekerjaan adalah suatu

uraian tertulis dari apa yang diperlukan oleh suatu pekerjaan. Deskripsi pekerjaan dapat

diasumsikan sebagai keseluruhan kajian ringkas informasi pekerjaan dan syarat-syarat

pelaksanaannya sebagai hasil dari analisis, yang biasanya berisi tugas pokok dari uraian

tersebut. Deskripsi pekerjaan tidak membahas masalah orang atau pekerja, tetapi masalah

ruang lingkup kegiatan, fungsi dasar atau tugas pokok, nama pekerjaan, wewenang dan

kewajiban, tanggung jawab, kriteria penilaian dan hasilnya. Menurut Rivai (2006), uraian

atau deskripsi umumnya mengemukakan tentang pentingnya beberapa informasi. Informasi

tersebut yaitu sebagai berikut : a. Nama pekerjaan Nama pekerjaan dan informasi

identifikasi lain seperti upah dan klasifikasi keuntungan; b. Ringkasan Ringkasan satu atau

dua pernyataan kalimat yang menggambarkan penggunaan pekerjaan dan output yang

diharapkan dari karyawan yang melaksanakan; c. Peralatan Pernyataan singkat mengenai

perlengkapan, peralatan, dan informasi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu
secara efektif; d. Lingkungan Deskripsi kondisi lingkungan kerja, lokasi kerja, dan

karakteristik lingkungan lain yang seperti tingkat bahaya dan kebisingan. e. Aktivitas

Termasuk uraian tugas pekerjaan, tanggung jawab, dan tampilan perilaku dalam pekerjaan.

Juga menguraikan interaksi sosial yang berhubungan 13 dengan pekerjaan (sebagai contoh,

ukuran kelompok kerja, tingkat kebebasan dalam melaksanakan pekerjaan). 2.3.4 Spesifikasi

Pekerjaan Spesifikasi pekerjaan menggambarkan kualifikasi karyawan, seperti pengalaman,

pengetahuan, keahlian, atau kemampuan yang disyaratkan untuk melaksanakan pekerjaan.

Kualifikasi yang diperlukan karyawan untuk melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawab

yang digambarkan dalam uraian pekerjaan dimuat spesifikasi pekerjaan. Spesifikasi

pekerjaan merinci tingkat pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang relevan untuk

suatu pekerjaan, termasuk pendidikan, pengalaman, pelatihan khusus, sifat personal, dan

keterampilan manual. Selain itu, sebuah perusahaan mungkin juga memasukkan

persyaratan fisik, termasuk kemampuan lama berjalan, berdiri, mencapai tujuan, dan

mengangkat yang dipersyaratkan pengusaha. Semua persyaratan fisik dan nonfisik diatas

secara ideal akan terkait dengan tipe pekerjaan yang akan dipegang oleh karyawan yang

memenuhi persyaratan tersebut (Mangkuprawira, 2003). 2.4. Beban Kerja Beban kerja

seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar kerja perusahaan menurut jenis

pekerjaannya. Apabila sebagian besar karyawan bekerja sesuai dengan standar perusahaan,

maka tidak menjadi masalah. Sebaliknya, jika karyawan bekerja di bawah standar maka

beban kerja yang diemban berlebih. Sementara jika karyawan bekerja di atas standar, dapat

berarti estimasi standar yang ditetapkan lebih rendah dibanding kapasitas karyawan itu

sendiri. Kebutuhan SDM dapat dihitung dengan mengidentifikasikan seberapa banyak

output perusahaan pada divisi tertentu yang ingin dicapai. Kemudian hal itu diterjemahkan

dalam bentuk lamanya (jam dan hari) karyawan yang diperlukan untuk mencapai output
tersebut, sehingga dapat diketahui pada jenis pekerjaan apa saja yang terjadi deviasi negatif

atau sesuai standar.

Analisis beban kerja sangat erat kaitannya dengan fluktuasi permintaan pasar akan barang

dan jasa perusahaan sekaligus dengan pemenuhan SDM yang diperlukan untuk memenuhi

permintaan pasar komoditi. Semakin tinggi permintaan pasar terhadap komoditi tertentu,

perusahaan akan segera memenuhinya dengan meningkatkan produksinya. Sejalan 14

dengan itu jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan semakin banyak (Mangkuprawira, 2003).

Moekijat (2008) menyatakan bahwa prosedur yang sering digunakan untuk menentukan

berapa jumlah tenaga kerja yang diperlukan adalah dengan menganalisis pengalaman.

Catatan-catatan tentang hasil pekerjaan dapat menunjukkan volume hasil rata-rata yang

dicapai oleh setiap tenaga kerja. Ratarata tersebut selanjutnya dapat digunakan untuk

menaksir kebutuhan tenaga kerja.

2.4.1 Work Sampling Beban kerja dapat dihitung melalui metode work sampling.

Barnes dalam Indriana (2009), menyatakan bahwa work sampling digunakan untuk

mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan

waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerja mereka, kemudian disajikan

dalm bentuk persentase. Metode work sampling mengamati apa yang dilakukan oleh

responden dan informasi yang dibutuhkan dalam penelitian melalui metode ini adalah

waktu kegiatan dan kegiatannya bukan siapa yang melakukan kegiatan. Barnes dalam

Indriana (2009) menyatakan ada tiga kegunaan utama dari work sampling diantaranya

adalah : 1. Activity and Delay Sampling, yaitu untuk mengukur aktifitas dan penundaan

aktifitas dari seorang pekerja. Contohnya adalah dengan mengukur persentase seseorang

bekerja dan persentase seseorang tidak bekerja. 2. Performance Sampling, yaitu untuk
mengukur waktu yang digunakan untuk bekerja, dan waktu yang tidak digunakan untuk

bekerja.

3. Work Measurement, untuk menetapkan waktu standar dari suatu kegiatan Tahapan-

tahapan yang harus dilaksanakan dalam melakukan survei pekerjaan dengan work sampling

diantaranya adalah :

a. Menentukan jenis personil yang akan diteliti

b. Apabila jumlah personel banyak, maka perlu dilakukan pemilihan sampel sebagai subjek

personal yang akan diamati

c. Membuat formulir daftar kegiatan 15

d. Melatih pelaksana peneliti mengenai tata cara pengamatan kerja dengan menggunakan

work sampling. Petugas pelaksana sebaiknya mempunyai latar belakang pendidikan yang

sejenis dengan subjek yang akan diamati untuk mempermudah dalam proses pengamatan.

Setiap pelaksana peneliti mengamati 5-8 personel yang sedang bekerja.

e. Pengamatan dilakukan dengan interval 2-15 menit tergantung karakteristik pekerjaan.

Makin tinggi tingkat mobilitas pekerjaan yang diamati maka semakin pendek waktu

pengamatan. Semakin pendek jarak pengamatan maka semakin banyak sampel pengamatan

yang dapat diamati oleh peneliti, sehingga akurasi penelitian menjadi semakin akurat.

Pengamatan dilakukan selama jam kerja. Apabila jenis tenaga yang diteliti berfungsi selama

24 jam maka pengamatan dilaksanakan sepanjang hari. 2.5. Perhitungan Kebutuhan Tenaga

Kerja Menurut Moekijat (2008) jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan

suatu jabatan dapat ditentukan yaitu pertama-tama dengan menentukan jumlah waktu

yang sunguh-sungguh diperlukan untuk menyelesaikan jabatan. Waktu tersebut diperoleh

berdasarkan studi waktu dan gerak. Kemudian langkah berikutnya dengan menentukan

persentase dari waktu yang dipergunakan untuk kegiatan-kegiatan yang tidak langsung

berhubungan tetapi bermanfaat bagi organisasi, waktu untuk menghilangkan kelelahan, dan

waktu untuk keperluan pribadi. Masing-masing waktu tersebut kemudian dijumlahkan

sehingga diperoleh jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan.

Selanjutnya, jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan dibagi jumlah

waktu yang disediakan untuk menyelesaikan jabatan tersebut. Hasil pembagian dikalikan

dengan satu orang sehingga diperoleh jumlah tenaga kerja yang diperlukan. Penentuan

jumlah tenaga kerja yang lebih tepat dapat dilakukan dengan menambahkan jumlah tenaga

kerja yang telah dihitung dengan persentase tertentu atau persentase kelonggaran.

Persentase ini menunjukkan besarnya kelonggaran yang dapat diterima akibat

ketidakhadiran pegawai karena alasan sakit, meninggal, dan alasan-alasan lainnya. 16

Metode lain yang dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja yaitu melalui

perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja seperti yang terdapat dalam

Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004

tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan Beban Kerja dalam rangka

Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil. Perhitungan dapat dilakukan melalui metoda

umum yaitu perhitungan untuk jabatan fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu

yang belum ditetapkan standar kebutuhannya oleh instansi Pembina. Perhitungan

kebutuhan pegawai dalam jabatan tersebut menggunakan acuan dasar data pegawai yang

ada serta peta dan uraian jabatan. Oleh karena itu, alat pokok yang dipergunakan dalam

menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan yang tersusun rapi. Jumlah

kebutuhan pegawai dihitung dengan mengidentifikasi beban kerja melalui beberapa

pendekatan yaitu hasil kerja, objek kerja, peralatan kerja, tugas per tugas jabatan. a.
Pendekatan Hasil Kerja Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda dengan

pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari

hasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau

bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir. Perlu diperhatikan,

bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya

satu jenis. Informasi yang diperlukan dalam menggunakan metode ini adalah wujud hasil

kerja dan satuannya, jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus

dicapai, dan standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja. b. Pendekatan

Objek Kerja Objek kerja yang dimaksud disini adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan

pekerjaan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari

jumlah objek yang harus dilayani. Sebagai contoh, Dokter melayani pasien, maka objek kerja

jabatan Dokter adalah pasien. Banyaknya volume pekerjaan Dokter tersebut dipengaruhi

oleh banyaknya pasien. Pendekatan melalui metode ini memerlukan informasi tentang

wujud objek kerja 17 dan satuan, jumlah beban kerja yang tercemin dari banyaknya objek

yang harus dilayani, standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja. c.

Pendekatan Peralatan Kerja Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja.

Metode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan

kerjanya. Sebagai contoh, pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhan

operasional kendaraan yang harus dikemudikan. Adapun informasi yang diperlukan dalam

metode ini adalah satuan alat kerja, jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat

kerja, jumlah alat kerja yang dioperasikan, dan rasio jumlah pegawai per jabatan per alat

kerja (RPK). d. Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan Metoda ini adalah metoda untuk

menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam.

Hasil beragam artinya hasil kerja dalam jabatan banyak jenisnya seperti yang terdapat pada
pekerjaan pengadministrasian umum. Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung

dengan metoda ini adalah uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas, waktu

penyelesaian tugas, dan jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata. 2.6. Tinjauan Studi

Terdahulu Lituhayu (2008) dalam skripsinya yang berjudul Analisis Beban Kerja dan Kinerja

Karyawan (Studi Kasus pada Head Office) PT Lerindo Internasional Jakarta, menyatakan

bahwa permasalahan beban kerja yang terjadi pada karyawan PT. Lerindo Internasional

antara lain : jumlah karyawan yang masih belum cukup untuk menangani pekerjaan yang

ada (khususnya pada divisi Operation, Sales, dan HR), gaji dan insentif yang masih kurang

sesuai dengan beban kerja, kurangnya pelatihan bagi karyawan, pendistribusian pekerjaan

yang kurang baik serta beban kerja karyawan yang belum sesuai (khususnya pada divisi

Operation, Sales, dan HR). Berdasarkan hasil analisis persepsi beban kerja pada penelitian

tersebut, terdapat perbedaan beban kerja pada masing-masing divisi di perusahaan. divisi

support memiliki total beban kerja yang paling rendah daripada divisi lainnya, dan divisi

operation memiliki total beban kerja yang paling tinggi diantara divisi lainnya. Kemudian,

berdasarkan hasil perhitungan jumlah total karyawan yang 18 efisien pada Head Office PT.

Lerindo Indonesia diperoleh jumlah sebanyak 38 orang. Jumlah karyawan efisien pada divisi

Finance dan Accounting sebesar tujuh orang, divisi HRD sebesar enam orang, divisi

Operation sebesar sepuluh orang, divisi Sales sepuluh orang dan divisi Support sebesar lima

orang. Kinerja karyawan secara rata-rata dinilai sudah baik berdasarkan hasil analisis

persepsi karyawan sebagai responden. Kinerja yang baik tersebut meliputi : cara

penyelesaian kerja, kesesuaian kualitas dan kuantitas pekerjaan dengan standar dan

kompetensi, kemampuan adaptasi, bekerja sama, kesadaran keselamatan kerja, pelayanan

yang diberikan, produktivitas dan absensi. Setyawan (2008) menjelaskan dalam skripsinya

yang berjudul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus Seksi
MDF Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom, Bogor), bahwa berdasarkan analisis persepsi

karyawan dapat diketahui persepsi karyawan terhadap analisis pekerjaan dan kondisi

pekerjaan sudah baik. Permasalahan yang terjadi di Seksi MDF yaitu jam kerja yang kurang

diperhatikan, peralatan yang sering dipinjam orang lain dari unit lain sehingga menghambat

pekerjaan Seksi MDF, tugas dari manajemen terkadang disampaikan bersamaan dengan

target kerja yang tinggi dan masalah teknis seperti rak utama yang sudah terlalu penuh

dengan kabel. Berdasarkan Penilaian Beban Kerja I, II, dan III pada diperoleh beban kerja riil

Seksi MDF sebesar 2125,76 jam per orang per tahun. Angka tersebut adalah 117 persen dari

waktu efektif karyawan selama satu tahun. Hal tersebut mengindikasikan terjadinya over

capacity beban kerja pada karyawan. Beban kerja yang berlebihan menyebabkan karyawan

mengalami keletihan fisik dan psikologis. Keadaan tersebut harus diatasi dengan menambah

jumlah karyawan untuk mengerjakan kelebihan beban kerja tersebut. Jumlah karyawan

yang efektif dan efisien berdasarkan perhitungan adalah sejumlah sembilan orang.

Berdasarkan penelitian Saragih (2004) dalam skripsinya yang berjudul Analisis Beban Kerja,

Kompensasi, dan Kepuasan Kerja Karyawan Puskesmas (Studi Kasus Puskesmas Bogor

Timur) menyatakan bahwa beban kerja karyawan dilihat dari waktu standar hariannya

secara keseluruhan untuk seluruh karyawan melebihi waktu kerja Puskesmas, dan adanya

karyawan yang bertanggung jawab 19 terhadap lebih dari satu unit pelayanan sehingga

beban waktu standar hariannya bertambah. Penerapan kompensasi di Puskesmas

berdasarkan beban kerja pada tiap karyawan. Penerapan kompensasi berasal dari dana hasil

tindakan di Puskesmas yang sesuai dengan beban kerja yang ditetapkan pada tiap-tiap

karyawan. Rangking jabatan karyawan yang ditetapkan menjadi dasar pembagian dana yang

diperoleh dari hasil tindakan tersebut, sedangkan hubungan antara beban kerja dan

kompensasi tergolong sedang. Hubungan beban kerja dengan kepuasan kerja tergolong
rendah dan tidak berpengaruh nyata, dan untuk hubungan antara kompensasi terhadap

kepuasan kerja tergolong rendah dan tidak berhubungan nyata. Robot (2009) dalam

tesisnya yang berjudul Analisis Beban Kerja Perawat Pelaksana dalam Mengevaluasi

Kebutuhan Tenaga Perawat di Ruang Rawat Inap Rumah Sakit Umum Prof. dr R. D. Kandou

Manado, menyatakan bahwa berdasarkan hasil pengamatan tentang penggunaan waktu

dari kegiatan perawat sesuai shift dinas diperoleh gambaran waktu kegiatan seluruh shift

yaitu 2518 menit dan sampel total 330. Penggunaan waktu kegiatan perawat shift pagi

sebesar 40,91 persen, shift sore sebesar 21,72 persen, dan shift malam sebesar 37,3 persen.

Gambaran beban kerja perawat pelaksana berdasarkan jenis kegiatan perawat yaitu untuk

kegiatan keperawatan langsung sebesar 46,67 persen, kegiatan tidak langsung keperawatan

sebesar 19,39 persen dan kegiatan lainnya sebesar 33,94 persen. Adapun kebutuhan tenaga

perawat pelaksana di ruang rawat inap B yang dihitung berdasarkan hasil pengamatan

beban kerja dan waktu yang dibutuhkan pasien, yaitu terdapat kekurangan perawat

sebanayak empat orang. Berdasarkan hasil penelitian dapat diketahui faktor-faktor yang

mempengaruhi beban kerja perawat pelaksana di ruang rawat inap Irina B RSU Prof. dr. R. D.

Kandou Manado. Faktor-faktor tersebut yaitu persentase tingkat hunian tempat tidur,

jumlah pasien, tingkat keparahan penyakit, dan jumlah variasi kasus pasien.