BAB II

PEMBAHASAN
A. Pencatatan dan Pelaporan Pelayanan Keluarga Berencana ( KB )
Kegiatan pencatatan dan pelaporan program KB Nasional merupakan suatu
proses untuk mendapatkan data dan informasi yang merupakan suatu substansi pokok
dalam system informasi program KB Nasional dan dibutuhkan untuk kepentingan
operasional program. Data dan informasi tersebut juga merupakan bahan
pengambilan keputusan, perencanaan, pemantauan, dan penilaian serta pengendalian
program. Oleh karena itu data dan informasi yang dihasilkan harus akurat, tepat
waktu dan dapat dipercaya. Dalam upaya memenuhi harapan data dan informasi yang
berkualitas, maka selalu dilakukan langkah-langkah penyempurnaan sesuai dengan
perkembangan program dengan visi dan misi program baru serta perkembangan
kemauan teknologi informasi (Manuaba, 2002).
Dalam tahun 2001 pencatatan dan pelaporan program KB nasional telah
dilaksanakan sesuai dengan system, pencatatan dan pelaporan yang disempurnakan
melalui instruksi Mentri Pemberdayaan Perempuan/Kepala BKKBN Nomor 191/HK-
011/D2/2000 tanggal 29 september 2000. Kegiatan pencatatan dan pelaporan program
KB Nasional meliputi pengumpulan, pencatatan, serta pengelolahan data dan
informasi tentang kegiatan dan hasil kegiatan operasional.
System pencatatan dan pelaporan saat ini telah disesuaikan dengan tuntutan
informasi, desentralisasi dan perbaikan kualitas.System pencatatan dan pelaporan
program KB nasional yang disesuaikan meliputi sub system pencatatan pelaporan
pelayanan kontrasepsi, subsistem Pelaporan Pengendalian Lapangan. Subsistem
pencatatan Pelaporan Pengendalian Keluarga dan Subsistem Pencatatan Pelaporan
Pendataan Keluarga Miskin (Evverest, 2012).

1. Definisi Pencatatan dan Pelaporan Pelayanan KB

1
 Pencatatan dan pelaporan keluarga berencana adalah suatu kegiatan mencatat
dan melaporkan berbagai aspek yang berkaitan dengan pelayanan kontrasepsi yang
dilakukan oleh klinik KB, BPS, atau tempat pelayanan lainnya.
Akses terhadap keluarga pelayanan berencana yang bermutu merupakan suatu
unsurpenting dalam upaya mencapai pelayanan reproduksi. Sementara itu, peran dan
tanggung jawab pria dalam keluarga berencana perlu ditingkatkan. Program keluarga
berencana perlu di tingkatakan agar pria dapat mendukung pilihan kontrasepsi oleh
istrinya, meningkatkan komunikasi diantara suami istri, meningkatakan penggunaan
metode kontrasepsi pria, meningkatkan upaya pencegahan IMS dll (Manuaba, 2002).
Pelayanan kelurga berencana yang bermutu meliputi hal-hal antara lain:
· Pelayanan perlu disesuaikan dengan kebutuhan klien
· Klien harus dilayani secara profesional dan memenuhi standard pelayanan
· Kerahasiaan dan privasi perlu dipertahan.
· Upayakan agar klien tidak menunggu terlalu lam untuk dilayani
· Petugas harus memberi informasi tentang pilihan kontrasepsi yang tersedia
· Petugas harus menjelaskan kepada klien tentang kemampuan fasilitas kesehatan
dalam melayani berbagai pilihan kontrasepsi
· Fasilitas pelayanan harus memenuhi persyaratan yang di tentukan

2. Batasan Pencatatan dan Pelaporan Pelayanan KB

Dalam melaksanakan pencatatan dan pelaporan yang tepat dan benar
diperlukan keseragaman pengertian sebagai berikut :
· Pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi adalah suatu kegiatan merekam dan
menyajikan berbagai aspek yang berkaitan dengan pelayanan oleh fasilitas pelayanan
KB
· Peserta KB adalah pasangan usia subur (PUS) yang menggunakan kontrasepsi.

2
· Peserta KB baru adalah PUS yang pertama kali mengguakan kontrasepsi atau PUS
yang kembali menggunakan kontrasepsi setelah mengalami kehamilan yang berakhir
dengan keguguran atau persalinan.
· Peserta KB lama adalah peserta KB yang masih menggunakan kontrasepsi tanpa
diselingi kehamilan.
· Peserta KB ganti cara adalah peseta KB yang berganti pemakaian dari satu metode
kontrasepsi ke metode kontrasepsi lainnya.
· Pelayanan fasilitas pelayanan KB adalah semua kegiatan pelayanan kontrasepsi oleh
fasilitas pelayanan KB baik berupa pemberian atau pemasangan kontrasepsi maupun
tindakan-tindakan lain yang berkaitan dengan pelayanan kontrasepsi yang diberikan
pada PUS baik calon maupun peserta KB.
· Pelayanan kontrasepsi oleh fasilitas pelayanan KB di dalam fasilitas pelayanan adalah
pemberian atau pemasangan kontrasepsi maupun tindakan-tindakan lain yang
berkaitan kontrasepsi kepada calon dan peserta KB yang dilakukan dalam fasilitas
pelayanan KB.
· Pelayanan kontrasepsi oleh fasilitas pelayanan KB di luar fasilitas pelayanan adalah
pemberian peayanan kontrasepsi kepada calon dan peserta KB maupun tindakan-
tindakan lain yang berkaitan dengan pelayanan kontrasepsi yang dilakukan di luar
fasilitas pelayanan KB (Safari,Posyandu).
· Definisi fasilitas pelayanan KB
Fasilitas pelayanan KB sederhana adalah fasilitas pelayanan KB yang
dipimpin oleh minimal seorang paramedis atau dan yang sudah mendapat latihan KB
dan memberikan pelayanan: cara sederhana (kondom,obat vaginal), pil KB,suntik
KB, IUD bagi fasilitas pelayanan yang mempunyai bidang yang telah mendapat
pelatihan serta upaya penanggulangan efek samping, komplikasi ringan dan upaya
rujukannya.
Fasilitas pelayanan KB lengkap adalah fasilitas pelayanan KB yang dipimpin
oleh minimal dokter umum yang telah mendapat pelatihan dan memberikan

3
 pelayanan: cara sederhana, suntik KB, IUD bagi dokter atau bidan yang telah
mendapat pelatihan, implant bagi dokter yang telah mendapat pelatihan, kontap pria
bagi fasilitas yang memenuhi persyaratan untuk pelayanan kontap pria.
Fasilitas pelayanan KB sempurna adalah fasilitas pelayanan KB yang
dipimpin oleh minimal dokter spesialis kebidanan, dokter spesialis bedah/dokter
umum yang telah mengikuti pelatihan dan memberikan pelayanan: cara seerhana, pil
KB, suntik KB, IUD, pemasangan dan pencabutan implant, kontap pria, kontap
wanita bagi fasilitas yang memenuhi persyaratan untuk pelayanan kontap wanita.
Fasilitas pelayanan KB paripurna adalah fasilitas pelayanan KB yang
dipimpin oleh minimal dokter spesialis kebidanan yang telah mngikuti pelatihan
penanggulangan infertilisasi dan rekanalisasi/dokter spesialis bedah yang telah
mengikuti pelatihan pengaggulangan infertilitas dan rekanalisasi serta memberikan
pelayanan semua jenis kontrasepsi ditambah dengan pelayanan rekanalisasi dan
penanggulangan infertilitas (Depkes, 2006).
· Status fasilitas pelayanan KB adalah status kepemilikan pengelolaan fasilitas
pelayanan KB yang dikelompokkan dalam 4 (empat) status kepemilikan yaitu:
Depkes, ABRI, Swasta serta instansi pemerintah lain diluar Depkes dan ABRI.
· Konseling adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh petugas medis atau paramedik
dalam bentuk percakapan individual dalam usaha untuk membantu PUS guna
meningkatkan kemampuan dalam memilih pengunaan metode kontrasepsi serta
memantapkan penggunaan kontrasepsi yang telah dipilih.
· Konseling baru adalah suatu kegiatan konseling yang dilakukan oleh petugas medis
atau paramedic kepada calon peserta KB yang akhirnya menjadi peserta KB baru
pada saat itu.
· Konseling lama adalah suatu kegiatan konseling yang dilakukan oleh petugas medis
atau paramedik kepada peserta KB untuk memantapkan penggunaan kontrasepsi.
· Akibat sampingan atau komplikasi adalah kelainan dan atau gangguan kesehatan
akibat penggunaan kontrasepsi.

4
· Akibat sampingan atau komplikasi ringan adalah kelainan dan atau gangguan
kesehatan penggunaan kontrasepsi yang penanganannya tidak memerlukan rawat
inap.
· Akibat sampingan atau komplikasi berat adalah kelainan dan atau gangguan
kesehatan akibat penggunaan kontrasepsi yang penanganannya memerlukan rawat
inap.
· Kegagalan adalah terjadinya kehamilan pada peserta KB.

3. Cara pengisian kartu keluarga berencana

Penjelasan umum

a) Kartu ini digunakan sebagai sarana untuk pendaftaran pertama dan pendaftaran
ulang semua klinik KB. Pendaftaran ulang dilakukan setiap akhir tahun anggaran
(bulan Maret setiap tahun). Kartu ini berisi informasi tentang identitas klinik, tenaga
dan saran klinik KB yang bersangkutan.

b) Kartu ini dibuat dalam rangkap 5 (lima) dengan tambahan lembar ”khusus” pada
lembar pertama yang dipergunakan untuk laporan ke BKBN pusat.

c) Ditandatangani oleh penanggung jawab klinik KB yang bersangkutan.

d) Kartu pendaftaran ini setelah diisi dan masing – masing dikirim :

– 1 lembar K/O/KB/85 yang khusus (bagian sebelah kanan dari lembar pertama
untuk BKBN pusat di Jakarta.

– 1 lembar untuk BKBN propinsi

– 1 lembar untuk Unit Pelaksana Propinsi

– 1 lembar untuk BKBN Kabupaten/kotamadya

– 1 lembar untuk Unit Pelaksana Kabupaten/Kotamadya.

5
– 1 lembar untuk arsip klinik KB yang bersangkutan.

4. Cara pengisian register akseptor KB

Penjelasan Umum

a) Kartu Tanda Akseptor KB Mandiri diisi oleh klinik KB/RS pemerintah maupun
swasta dan Dokter/Bidan yang berpraktek swasta, untuk diberikan kepada setiap
peserta KB baru.

b) Kartu ini dimaksudkan sebagai kartu tanda pengenal (kartu identitas) dan agar
selalu dibawa keklinik KB/RS atau ketempat pelayanan KB lainnya yang
dikehendaki oleh peserta KB.

c) Bagi peserta KB aktif yang masih menggunakan kartu lama (K/I/KB/85) dan
ingin mendapatkan pelayanan KB melalui jalur swasta dapat pula diberikan kartu
akseptor yang baru ini.

d) Apabila kartu ini hilang, rusak (tidak dapat dibaca lagi) atau peserta KB yang
bersangkutan berganti cara maka harus diganti dengan kartu yang baru.

5. Mekanisme pelaporan
Sistem pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi, diharapkan dapat
menyediakan berbagai data dan informasi pelayanan kontrasepsi diseluruh wilayah
sampai tingkat kecamatan dan desa. Adapun mekanisme pencatatan dan pelaporan
pelayanan kontrasepsi sebagai berikut:
a. Pada waktu mendaftar untuk pembukaan klinik KB dan pendaftaran ulang setiap
bulan Januari, smua klinik KB mengisi Kartu Pendaftaran Klinik KB (K/O/KB/OO)
b. Setiap peserrta KB baru dan pindahahn dibuat Kartu Status peserta KB
(K/IV/KB/00) yang antara lain memuat cirri-ciri peserta KB bersangkutan. Kartu ini
disimpan di klinik dan digunakan waktu kunjungan ulang.

6
c. Setiap peserta KB baru atau pindahan dari klinik KB dibuat Kartu Pesreta KB
(K/I/KB/00)
d. Setiap pelayanan KB di klinik KB, dicatat dalam Register klinik KB (R/I/KB/00)
dan pada akhir bulan dijumlahkan, karena register ini merupakan sumber data untuk
membuat laporan bulanan klinik
e. Setiap penerimaan dan pengeliaran jenis alat kontrasepsi oleh klinik dicatat dalam
Register Alat kontrasepsi KB (R/II/OO), setiap akhir bulan dijumlahkan sebagai
sumber membuat laporan bulanan
f. Pelayanan KB yang dilakukan oleh Dr/Bidan praktek swasta setiap hari dicatat
dalam buku hasil prlayanan kontrasepsi pada Dokter/Bidan Swasta (B/I/DBS/00).
Setiap akhir bulan dijumlahkan dan merupakan sumber data dalam membuat laporan
nulanan petugas penghubung DBS/PBS
g. Setiap bulan PKB/PLKB tatu petugas yang ditunjuk sebagai petugas penghubung
dokter/bidan praktek swasta membuat laporan bulanan ini merupakan sumber data
untuk pengisian laporan bulanan klinik KB.
h. Setiap bulan, petugas klinik KB membuat laporan klinik KB (F/II/KB/000) yang
datanya diambil dari Register Hasil Pelayanan di klinik KB (R/KB/00) Laporan
bulanan petugas Penghubung Dokter/Bidan Praktek Swasta (F/I/PH/-DBS/00) dan
Register Alat Kontrasepsi Klinik KB (R/II/KB/00).

Arus laporan pelayanan informasi adalah sebagai berikut :

a. Kartu pembinaan klinik KB (KB/0/KB/00) dibuat oleh klinik KB rangkap 2 (dua).
1 lembar untuk kantor BKKBN kabupaten/kota yang dikirim selambat-lambatnya
tanggal 7 februari setiap bulan ke kantor BKKBN kabupaten/kota dan arsip
b. Laporan bulanan petugas penghubung hasil pelayanan kontrsepsi oleh
dokter/bidan praktek swasta dalam rnagkap 2 (dua). Dikirim selambat-lambatnya
tanggal 5 bulan berikutnya ke klinik bidan induk di wilayah kerjanya dan arsip.

7
 c. Laporan bulanan klinik KB (F/II/KB/00) dibuat oleh klinik KB dalam rangkap 4
(empat) dikirim selambat-lambatnya pada tanggal 7 bulan berikutnya, masing-masing
ke kantor BKKBN kabupaten/kota, mitra kerja tingkat II, kantor Camat dan Arsip.
d. Rekapitulasi kartu pendaftaran klinik KB Tingkat Kabupaten/lota
(RekKab.k/0/KB/00), dibuat rangkap 2 (dua) oleh kantor BKKBN kabupaten/kota
dan dikirim selambat-lambatnya pada tanggal 14 februari setiap tahun, masing-
masing ke kanwil BKKBN Kabupaten Propinsi dan Arsip.
e. Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB tingkat kabupaten/kota (Rek-
Kab/F/KB/00) dibuat 2 (dua) rangkap setiap bulan oleh kantor BKKBN
kabupaten/kota dikirim selambat-lambatnya tanggal 10 bulan berikutnya ke kanwil
BKKBN Propinsi dan Arsip.
f. Rekapitulasi Kartu pendaftaran klinik KB tingkat propinsi (Rek-prop.K/0/KB/00)
dibuat rangkap 2 (dua) oleh kanwil BKKBN propinsi dan dikirim selambat-
lambatnya tanggal 21 februari setiap tahun ke BKKBN pusat dan Arsip.
g. Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB tingkat propinsi (Rek.prop./F/KB/00)
dibuat rangkap 2 (dua) oleh kanwil BKKBN propinsi dan dikirim selambat-
lambatnya tanggak 15 bulan berikutnya ke BKKBN Pusat dan Arsip.
h. BKKBN propinsi (bidang informasi keluarga dan analisa program) setiap bulan
menyampaikan laporan umpan balik ke kantor BKKBN pusat, ke kanwil BKKBN,
kabupaten dan mitra kerja tingkat I.
i. BKKBN Pusat (Direktorat Pelaporan dan Statistik) setiap bulan menyampaikan
umpan balik kepda semua pimpinan di jajaran BKKBN pusat, ke kanwil BKKBN,
propinsi dan mitra kerja tingkat pusat

B. Pendokumentasian Rujukan KB
Sistem rujukan upaya kesehatan adalah suatu sistem jaringan fasilitas pelayanan
kesehatan yang memungkinkan terjadinya penyerahan tanggung mjawab secara
timbal balikatas masalah yang timbul, baik secara vertikal maupun horizontal

8
kepada fasilitas pelayanan yang lebih kompeten, terjangkau, dan rasional. Tidak
di batasi oleh wilayah administrasi dengan pengertian tersebut, maka merujuk
berarti meminta pertolongan secara timbal balik kepada fasilitas pelayanan yang
lebih kompeten untuk penanggulangan masalah yang sedang dihadapi.
Untuk itu dalam melaksanakan rujukan harus telah pula diberikan:
 Konseling tentang kondisi klien yang menyebabkan perlu dirujuk
 Konseling tentang kondisi yang diharapkan diperoleh ditempat rujukan
 Informasi tentang fasilitas pelayanan kesehatan tempat rujukan dituju
 Pengantar tertulis kepada fasilitas pelayanan yang dituju mengenai kondisi
klien saat ini dan riwayat sebelumnya dan riwayat serta upaya/tindakan yang
telah diberikan
1) Fasilitas pelayanan yang merujuk
a. Mencatat penderita ayng dirujuk dalam register klinik
b. Membuet surat pengiriman pemerintah
c. Melaporkan jumlah penderita yang dirujuk dalam laporan bulanan
klinik.
2) Fasilitas pelayanan yang menerima rujukan
a. Membuet tanda terima penderita
b. Mencatat penderita dalam register
c. Memberikan informasi kepada fasilitas pelayanan yang merujuk
tentang pemeriksaan yang dilakukan terhadap penderita, bila penderita
yang dirujuk perlu perawatan dan pengobatans di fasilitas pelayanan
yang merujuk.
d. Membuat pengiriman kambali dan memberikan informasi tentang
perawatan dan pengobatan yang diberikan kepada penderita yang
dirujuk, jika penderita memerlukan lanjutan di fasilitas pelayanan yang
merujuk
Tujuan kebijakan pemberian pelayanan keluarga berencana
adalah memberikan pelayanan yang berkualitas, yang menempatkan
keselamatan klien sebagai prioritas. Kebijakan tersebut dilaksanakan
melalui penyediaan tenaga pemberi pelayanan yang kompeten serta
patuh terhadap standar pelayanan yang sudah ditetapkan, pemenuhan
sarana yng memadai, pemberian pelayanan konseling yang berkualitas,

9
 penapisan klien, pelayanan pasca tindakan serta pelayanan rujukan
yang optimal. Sistem rujukan upaya kesehatan adalah suatu sistem
jaringan fasilitas pelayanan kesehatan

Tata laksana
Rujukan medis dapat berlangsung:
 Internal antar petugas disatu puskesmas
 Antara puskesmas pembantu & puskesmas
 Antara puskesmas dan masyarakat
 Antara satu puskesmas & puskesmas lain
 Antara puskesmas dan rumah sakit, lab/fasilitas pelayanan kesehatan
lainnya
 Interrnal antara bagian/unit pelayanan disatu rumah sakit
 Antara rumah sakit/lab fasilitas pelayanan lain dirumah sakit

Rangkaian jaringan fasilitas pelayanan kesehatan dalam sistem rujukan

tersebut berjenjang lain yang paling sederhana ditingkat keluarga sampai
satuan fasilitas pelayanan kesehatan nasional dengan dasar pemikiran
rujukan ditujukan secara timbal balik kesatuan fasilitas pelayanan yang
lebih kompeten, terjangkau, dan rasional serta tanpa dibatasi oleh wilayah
administrasi.

Rujukan bukan berarti melepaskan tanggung jawab dengan

menyerahkan klien ke fasilitas pelayanan kesehatan lainnya, akan tetapi
karena kondisi klien yang mengharuskan pambarian pelayanan yang lebih
kompeten dan bermutu melalui upaya rujukan.

Fasilitas pelayanan kesehatan yang menerima rujukan, setelah

memberikan upaya penanggulangan dan kondisi klien telah
memungkinkan, harus segera mengembalikan klien ke tempat fasilitas
pelayanan asalnya dengan terlebih dahulu memberikan:

10
 Konseling tentang kondisi klien sebalum dan sesudah diberi upaya
penaggulangan
 Nasihat yang perlu diperhatikan klien mengenai lanjutan penggunaan
kontrasepsi
 Pengantar tertulis kepada fasilitas pelayanan yang merujuk mengenai
kondisi klien berikut upaya penanggulangan yang telah diberikan serta
saran-saran upaya pelayanan lanjutan yang harus dilaksanakan,
terutama tantang penggunaan kontrasepsi.

Monitoring dan evaluasi sistem pencatatan dan pelaporan pelayanan

kontrasepsi
Dalam pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan pelayanan
kontrasepsi masih dirasakan adanya kelebihan dan kekurangan, sehingga
perlu selalu dilakukan monitoring dan evaluasi. Melalui Sistem Pencatatan
dan Pelaporan Pelayanan Kontrasepsi dan hasil monitoring dan evauasi
tersebut dapat diketahui hambatan dan permasalahan yang timbul,
sehingga dapat dilakukan perbaikan kegiatan sistem pencatatan dan
pelaporan pelayanan kontrasepsi.
Dalam melakukan monitoring dan evaluasi sistem dan pelaporan
pelayanan kontrasepsi beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu:
Cakupan laporan
Dalam melakukan monitoring dan evaluasi terhadap cakupan
laporannya meliputi jumlah, ketepatan pengisian dan ketepatan waktu
data yang dilaporkan, mulai dari tingkat klinik, lapangan sampai ke
tingkat pusat.
Kualitas data
Dalam melakukan evaluasi terhadap kualitas dan pencatatan dan
pelaporan pelayanan kontrasepsi perlu dilihat bagaiman melakukan
laporannya, baik laporn bulanan maupun tahunan serta bagaimana
informasi yang disajikan setiap bulanan ataupun tahunan. Dalam hal

11
ini sering/dapat terjadi laporan atau mengenai keterlambatan dan
cakupannya belum dapat optimal dmaupun kualitas dan kuantitas
datanya serta informasi yang disampaikan belum optimal.
Keterlambatan penyajian data dan informasi setiap bulannya dapat
disebabkan oleh proses pengumpulan laporannya terlambat serta
banyaknya kesalahan pengolahan kebawah dan kesamping sehingga
memperlambat proses pengolahannya.

Tenaga
Dalam melakukan evaluasi terhadap tenaga pencatatan dan pelaporan
pelayanan kontrasepsi, hal-hal yang perlu diperhatikan yaitu
ketersediaan/jumlah tenaga dan kualitas tenaga:
 ketersediaan/jumlah tenaga
Bagaiman kondisi jumlah petugas RR klinik yang melakukan
pencatatan pelaporan pelayanan kontrasepsi
 kualitas tenaga
Apakah petugas RR klinik sudah mengikuti pelatihan RR
Sarana
Dalam melakukan evaluasi terhadap sarana, perlu dilihat
bagaimana sarana mendukung kelancaran pelaksanaan pencatatan
pelaporan di antaranya:
 ketersediaan formulir dan kartu
 ketersediaanBuku Petunjuk Teknis Pencatatan dan Pelaporan
Sistem Pelayanan Kontrasepsi
 ketersediaan faksimil untuk seluruh Kabupaten/Kota untuk
kecepatan pelaporan

12
13