PEMERINTAH KABUPATEN POLEWALI MANDAR

UPTD PUSKESMAS KATUMBANGAN

KEPUTUSAN
KEPALA UPTD PUSKESMAS KATUMBANGAN
NOMOR: / /SK/PKM-KTB/XI/2017

TENTANG
DOKUMENTASI PROSEDUR PENCATATAN DAN PELAPORAN KEGIATAN

KEPALA UPTD PUSKESMAS KATUMBANGAN

Menimbang : a. bahwa dalam rangka mewujudkan tertib administrasi di

UPTD Puskesmas Katumbangan diperlukan
pendokumentasian data sebagai bukti pelaksanaan kegiatan
baik dalam pelaksanaan kegiatan program maupun
b. pelayanan Puskesmas;
bahwa untuk melakukan prosedur dokumentasi dan
pencatatan kegiatan sebagaimana dimaksud huruf a, maka
perlu ditetapkan dalam keputusan Kepala UPTD Puskesmas
Katumbangan tentang prosedur dokumentasi dan pencatatan
kegiatan;

Mengingat : 1. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75

Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat ;
2. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 128/Menkes/
SK/II/2004 tentang Kebijakan Dasar Pusat Kesehatan
Masyarakat;
3. Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan;
4. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 tentang
Pusat Kesehatan Masyarakat;
5. Pedoman Manajemen puskesmas sebagai tindak lanjut dari
Keputusan menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomer 128
MENKES/SK/II/2004 tentang kebijakan dasar puskesmas;
 MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS KATUMBANGAN

TENTANG DOKUMENTASI PROSEDUR DAN PENCATATAN
KEGIATAN UPTD PUSKESMAS KATUMBANGAN

KESATU : Pelaksanaan dokumentasi dan pencatatan kegiatan dilaksanakan

oleh pelaksana kegiatan maupun penanggung jawab program
dalam penyelenggaraan kegiatan di UPTD Puskesmas
Katumbangan.
KEDUA : Segala biaya yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan
dokumentasi dan pencatatan tersebut dibebankan pada Dana
Operasional UPTD Puskesmas Katumbangan.
KETIGA : Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan
ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan
diadakan perbaikan/ perubahan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Katumbangan
Pada tanggal :

Ka. UPTD PUSKESMAS KATUMBANGAN

Hj. RAMLAH. S.Kep

 DOKUMENTASI PROSEDUR PENCATATAN
DAN PELAPORAN
No. Dokumen :
S No. Revisi :
O Tanggal Terbit :
P Halaman :
UPTD PUSKESMAS Hj. Ramlah.S.Kep
KATUMBANGAN Nip :196812311988032140

1. Pengertian 1. Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian

suatu aktifitas dalam bentuk tulisan diatas kertas, file
computer dan lain-lain disertai tulisan, grafik, gambar dan
suara.
2. Pencatatan dan pelaporan puskesmas merupakan kegiatan
pengumpulan data dan informasi di tingkat puskesmas, baik
factor utama dan tenaga lain yang menyangkut puskesmas
untuk dikirim ke pusat dinas.
2. Tujuan Mendapatkan data dan informasi secara akurat, tepat waktu
dan mutakhir secara periodik dan teratur pengolahan
program kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai
tingkat administrasi
3. Kebijakan SK Kepala UPTD Puskesmas Katumbangan No………………..
tentang Monitoring Program dan Pelayanan
4. Referensi 1. Pedoman pencatatan dan pelaporan Puskesmas
2. Permenkes Nomor 75 Tahun 20014 tentang Puskesmas
5. Persiapan Alat dan Bahan :
a. Alat tulis
b. Buku catatan
c. ATK dan Komputer
6. Prosedur / Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung
Langkah- puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus
Langkah dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir
standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP.
Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah
sebagai berikut 2 :
a. Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)
 Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder
adalah himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang
memperoleh pelayanan kesehatan di Puskesmas. Dalam
pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat
bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk
memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan
kunjungan ulang.
b. Kartu Rawat Jalan
Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medic
pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status
pasien rawat jalan yang berkunjung ke Puskesmas.
c. Kartu Indeks Penyakit
Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat
identitas pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu
indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC
paru dan kusta serta 10 besar penyakit yang ada di Puskesmas
d. Kms Ibu Hamil
Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat
perkembangan kesehatan ibu hamil dan janin serta pelayanan
kesehatan yang diterima ibu hamil dan tindak lanjut

2. Bentuk Pencatatan
a. Bentuk Pencatatan Berdasarkan Pada Sasaran, Yaitu :
1) Catatan Individu (CatatanIbu, Bayi, Dan Balita);
2) Catatan Keluarga (Kesehatan KeluargaTertentu);
3) Catatan Masyarakat (biasanya pada kegiatan survey komunitas
apabila ditemukan masalah komunitas yang lebih diarahkan
pada ibu dan anak balita).
b. Bentuk Catatan Berdasarkan Kegiatan, Yaitu :
1) Catatan Pelayanan Kesehatan Anak;
2) Catatan Pelayanan Kesehatan KB;
3) Catatan Pelayanan Kesehatan Ibu;
4) Catatan Imunisasi;
5) Catatan Kunjungan Rumah / PHN
6) Catatan Persalinan;
7) Catatan KematianI bu Dan Bayi; Dan
8) Catatan Rujukan.
c. Bentuk Catatan Berdasarkan Proses Pelayanan, Yaitu :
1) Catatan Awal/Masuk;
2) Catatan Pengembangan Berisi Kemajuan/Perkembangan
Pelayanan;
3) Catatan Pindah;
4) Catatan Keluar.

3. Mekanisme Pencatatan
Pencatatan kegiatan harian program Puskesmas dapat
dilakukan di dalam dan di luar gedung
a. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas
Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas adalah
semua data yang di peroleh dari pencatatan kegiatan harian
program yang dilakukan dalam gedung Puskesmas seperti
tekanan darah, laboratorium, KB dan lain-lain. Pencatatan dan
pelaporan ini menggunakan family folder, kartu indeks penyakit,
buku register dan sensus harian.

b. Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas

Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas adalah data
yang dibuat berdasarkan catatan harian yang dilaksanakan
diluar gedung Puskesmas seperti Kegiatan posyandu,
kesehatan lingkungan, UKS dan lain-lain.
Pencatatan harian masing-masing progam Puskesmas
dikombinasi menjadi laporan terpadu Puskesmas atau yang
disebut dengan system pencatatan dan pelaporan terpadu
Puskesmas (SP2TP). SP2TP inidikirim kedinas kesehatan
Kabupaten atau kota setiap awal bulan, kemudian ke Dinas
Kesehatan kabupaten atau kota mengolahnya dan mengirimkan
umpan baliknya ke Dinas Kesehatan Provinsi dan Departemen
Kesehatan Pusat. Umpan balik tersebut harus dikirimkan
kembali secara rutin ke Puskesmas untuk dapat dijadikan
 evaluasi keberhasilan progam

4. Pelaporan
Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan
Kesehatan masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan
Puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan
Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama.
Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan
dan kemampuan/beban kerja di Puskesmas.

5. Mekanisme Pelaporan
a. Tingkat Puskesmas
1) Laporan dari Puskesmas pembantu dan bidan di desa
disampaikan ke pelaksana kegiatan di Puskesmas.
2) Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang di catat baik di
dalam maupun di luar gedung serta laporan yang di terima dari
Puskesmas pembantu dan bidan di desa.
3) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir
laporan sebanyak 2 rangkap, untuk disampaikan kepada
koordinator SP2TP.
4) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan
dimamfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk
meningkatkan kinerja kegiatan.

b. Tingkat Kabupaten
1) Pengolahan data SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten
Polewali Mandar menggunakan perangkat lunak yang
ditetapkan oleh Depkes.
2) Laporan SP2TP dari Puskesmas yang diterima Dinas
Kesehatan Kabupaten Polewali Mandar disampaikan kepada
pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi/entri data.
3) Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimamfaatkan sebagai
bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke Puskesmas dan
tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja program.
7. Diagram
Alir Pelaksana program
merencanakan kegiatan program

Penanggung jawab dan pelaksana

pelayanan puskesmas
Melakukan menyepakati
Kegiatan Program
waktu pertemuan
Puskesmas

Pelaksana Program Mencatat

Kegiatan

Hasil Pencatatan Disampaikan

Kepada Pemegang Program

Pemegang Program dan Pelaksana

Program Membuat Laporan

Laporan disampaikan kepada

kepala puskesmas

Penanggung jawab dan pelaksana

pelayanan puskesmas menyepakati
waktu pertemuan
9.Dokumen 1. Checklist monitoring
terkait 2. Rekam medic
3. Catatan pelayanan
10. Unit terkait 1. Kepala Puskesmas
2. Penanggung Jawab Program/Pelayanan
3. Pelaksana Program/Pelayanan
4. Tim Manajemen Puskesmas
11. Rekaman Historis

No Halaman Yang Diubah Perubahan Diberlakukan

Tanggal