PERTEMUAN VIRTUAL: SMART MANAJEMEN

Daripada harus berangkat pukul 6.30 menggunakan pesawat hanya untuk mengadakan
pertemuan di Dallas, tidakkah lebih bagus jika anda dapat menghadiri beberapa event sekaligus
tanpa meninggalkan layar desktop anda di kantor? Hari ini anda dapat melakukannya, dan untuk
itu kita harus berterimakasih kepada teknologi videoconference yang memungkinkan kita untuk
mengadakan pertemuan online melalui Web. Pada bulan Juni 2008 laporan yang dikeluarkan oleh
Global e-Sustainability Initiative and the Climate Group menyatakan bahwa hingga 20% dari
perjalanan bisnis dapat digantikan oleh teknologi pertemuan virtual.
Sebuah videoconference memungkinkan masing-masing individu di dua atau lebih lokasi
untuk dapat berkomunikasi secara bersamaan melalui transmisi video dan audio dua arah. Fitur
penting dari videoconference adalah kompresi digital audio dan video dengan alat yang disebut
codec. Isi video kemudian dibagi menjadi paket-paket dan dikirimkan melalui jaringan atau
internet. Sampai saat ini, teknologi itu terganggu oleh kinerja audio dan video yang buruk, dan
biaya yang sangat tinggi yang dirasakan oleh semua perusahaan kecuali perusahaan yang besar.
Sebagian besar perusahaan menganggap videoconference merupakan pilihan yang buruk untuk
mengganti pertemuan secara langsung.
Namun, perbaikan besar di videoconference dan teknologi yang terkait telah memperbaharui
ketertarikan banyak perusahaan untuk menggunakannya. Pengguna videoconference kini tumbuh
hampir 30 persen setiap tahun. Para peminat teknologi ini mengkalim bahwa dengan menggunakan
videoconference justru dapat menghemat biaya. Videoconference memungkinkan meeting
berjalan lebih baik: lebih mudah untuk bertemu dengan mitra, pemasok, bawahan, dan rekan dari
dalam kantor atau di seluruh dunia, yang dalam banyak kasus akan lebih mudah daripada
melakukan sebuah perjalan bisnis. Anda juga dapat bertemu dengan orang orang yang mungkin
tidak bisa anda temui secara langsung jika tidak menggunakan teknologi ini.
Misalnya, Perusahaan Rip Curl, di Costa Mesa, California,pembuat peralatan surfing,
menggunakan videoconference untuk membantu dalam desainer, bagian pemasaran, dan bagian
pabrik agar dapat bekerja sama dalam membuat sebuah produk baru. Manajer perusahaan merekrut
firma internasional Korn atau Ferry dengan melakukan wawancara melalui video untuk
mengetahui potensi kandidat sebelum ditampilkan ke klien.
Tampilan sistem videoconference saat ini sudah bagus, resolusi gambarnya tinggi dan tajam.
Teknologi videoconference dikenal sebagai telepresence. Telepresence berusaha untuk membuat
pengguna merasa seolah-olah mereka benar-benar hadir di lokasi yang berbeda dari tempat mereka
berada. Anda bisa duduk di seberang meja dari layar besar yang menampilkan seseorang yang
terlihat cukup nyata, mungkin berada di Brussels atau Hong Kong. Hanya saja jabat tangan dan
pertukaran kartu nama tidak dapat dilakukan dengan menggunakan teknologi ini. Produk
Telepresence memberikan kualitas videoconference yang tinggi. Cisco Systems telah memasang
sistem telepresence di lebih dari 500 organisasi di seluruh dunia. Harga kamar terlengkap yang
dapat menjalankan telepresence seharga $ 500.000.
 Perusahaan yang menggunakan teknologi ini mampu menghemat biaya. Misalnya,
perusahaan konsultan teknologi Accenture melaporkan bahwa dapat menghemat pengeluaran
untuk 240 perjalanan internasional dan 120 penerbangan domestik dalam satu bulan. Kemampuan
untuk menjangkau pelanggan dan mitra kerja juga meningkat secara dramatis. Laporan lainnya
menyebutkan adanya peningkatan sebesar sepuluh kali lipat dalam jumlah pelanggan dan mitra
yang mampu diraih.
MetLife, yang telah memasang sistem Cisco Telepresence di tiga ruang konferensi
perusahan di Chicago, New York, dan New Jersey, mengklaim bahwa teknologi tidak hanya
menghemat waktu dan biaya, tetapi juga membantu perusahaan memenuhi tujuan lingkungan
“hijau” yang mengurangi emisi karbon sebesar 20 persen pada tahun 2010. Produk
videoconference belum layak untuk usaha kecil, tetapi perusahaan LifeSize telah memperkenalkan
produk videoconference dengan harga terjangkau yaitu $ 5.000. Secara keseluruhan, produk ini
mudah digunakan dan akan memungkinkan banyak perusahaan yang kecil untuk menggunakan
produk videoconference berkualitas tinggi.
Bahkan ada beberapa pilihan berbasis internet gratis seperti Skype videoconference dan
ooVoo. Produk ini memiliki kualitas yang lebih rendah dari produk video-conferencing lainnya,
yang berarti mereka hanya bisa berbicara dengan orang lain menggunakan sistem yang sama.
Sebagian besar videoconference dan produk telepresence dapat berinteraksi dengan berbagai
perangkat lain. sistem yang lebih tinggi memiliki fitur seperti conferencing multi-partai, video mail
dengan penyimpanan tidak terbatas, tidak ada biaya jarak jauh, dan riwayat panggilan rinci.
Perusahaan kecil maupun besar yang menemukan alat pertemuan online berbasis web seperti
WebEx, Live Meeting Office Microsoft, dan Adobe Acrobat Connect sangat membantu untuk
pelatihan dan presentasi penjualan. Produk ini memungkinkan para peserta untuk berbagi
dokumen dan presentasi melalui webcam. Sistem Informasi Cornerstone, di kota Bloomington,
Indiana, perusahaan perangkat lunak yang memiliki 60 karyawan, dapat memotong biaya
perjalanan sebesar 60 persen dan rata-rata waktu untuk menambah penjualan baru sampai 30
persen dengan melakukan banyak melakukan demonstrasi produk secara online.
Sebelum menyiapkan videoconference dan telepresence, penting bagi perusahaan untuk
memastikan bahwa dengan menggunakan teknologi itu dapat menaikkan laba. Perusahaan harus
menentukan bagaimana karyawan melakukan pertemuan, dan berkomunikasi, berapa banyak
perjalanan yang mereka lakukan, dan kemampuan mereka untuk memperluas jaringan bisnis.
Terkadang interaksi tatap muka lebih diinginkan, dan perjalanan bisnis untuk bertemu klien
penting untuk menjaga hubungan baik dengan klien. Akan tetapi Video Conferencing juga
memiliki fungsi di bidang lainnya. Karyawan mungkin dapat bekerja lebih dekat dengan rumah
dan menyeimbangkan pekerjaan dengan kehidupan pribadinya: perusahan tidak perlu memiliki
gedung kantor yang besar karena mereka bisa memperkerjakan freelancer, kontraktor, dan pekerja
dari negara lain.

Sumber: Joe Sharkey, “Setbacks in the Air Add to Lure of Virtual Meetings, The New York
Times, April 26, 2010; Bob Evans, “Pepsi Picks Cisco for Huge TelePresence Deal,” February 2,
2010; Esther Schein, “Telepresence Catching On, But Hold On to Your Wallet,”
Computerworld, January 22, 2010; Christopher Musico, “Web Conferencing: Calling Your
Conference to Order,” Customer Relationship Management, February 2009; and Brian Nadel, “3
Videoconferencing Services Pick Up Where Your Travel Budget Leaves Off,” Computerworld,
January 6, 2009; Johna Till Johnson, “Videoconferencing Hits the Big Times.... For Real,”
Computerworld, May 28, 2009.

PEMAPARAN KASUS

MATERI

PERTANYAAN

1. Salah satu Perusahaan konsultan telah memprediksi bahwa video dan web conferencing akan
menggantikan perjalanan bisnis sepenuhnya. Apa anda setuju? Berikan alasan anda!
JAWAB

2. Apa perbedaan antara videoconference dan telepresence?

JAWAB
3. Bagaimana cara videoconference dapat memberikan nilai bisnis? Apakah Anda
mempertimbangkan hal itu sebagai manajemen yang cerdas? Jelaskan.
JAWAB
4. Jika Anda memimpin sebuah bisnis kecil, apakah anda akan memilih menggunakan
videoconference? Faktor-faktor apa saja yang Anda pertimbangkan dalam keputusan Anda?
JAWAB

Jelajahi situs Web WebEx (www.webex.com) dan jawablah pertanyaan berikut ini.

1. Daftar dan menggambarkan kemampuan untuk usaha kecil-menengah dan besar. Bagaimana
berguna adalah WebEx? Bagaimana dapat membantu perusahaan menghemat waktu dan
uang?
JAWAB
2. Bandingkan kemampuan video WebEx dengan kemampuan conferencing video-dijelaskan
dalam kasus ini.
JAWAB
3. Jelaskan langkah-langkah yang akan diambil untuk mempersiapkan sebuah konferensi Web
sebagai lawan konferensi tatap muka.
JAWAB
SUMBER