PENGENDALIAN DOKUMEN

No. SOP/UKP/unit/….
SOP Dokumen :

No. Revisi 0
:

Tanggal 10/04/2018
Terbit :

Halaman 1/1
:

UPTD Puskesmas Susilo Pradyarto

Sentolo I NIP. 19680514 200212 1 003

Pengertian
Pengendalian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen
yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam
kegiatan pengendalian mutu.

1. Pengendalian Dokumen

Adalah Kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem

manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan,
perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam proses ini.

2. Dokumen Dikendalikan

Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan

kerja tersebut di-up-date/diperbaharui secara berkala sesuai perubahan-
perubahan yang terjadi selama pemakaian.

3. Dokumen Tidak Dikendalikan

Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen

tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbaharui dan karenanya tidak
diperuntukkan sebagai acuan kerja.

4. Dokumen Tidak Berlaku

Dokumen dengan status KADALUARSA adalah artinya bahwa dokumen

tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip

5. Pedoman Mutu

Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat

ketentuan-ketentuan/persyaratan-persyaratan/kebijakan-kebijakan yang
digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan
operasional puskesmas
 6. Prosedur Kerja
Prosedur kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang mengatur/
mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai sasaran
dan persyaratan yang telah ditetepkan.
7. Program Pendukung
Program Pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal
kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem
manajemen mutu.
Tujuan  Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk mengendalikan dan
memelihara dokumen dan memelihara rekaman puskesmas
 Memudahkan dibaca, diambil dan ditunjukkan, bila diperlukan

Kebijakan SK Kepala Puskesmas Sentolo 1 Nomor 001/KAPUS/IV/2018 Tentang Tata

Naskah dan Pengendalian Dokumen di Puskesmas Sentolo I
Referensi Peraturan Bupati Kabupaten Kulonprogo Nomor 60 Tahun 2010 Tentang Pedoman
Tata Naskah Dinas Pemerintah Daerah
Buku Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Tahun 2017
Prosedur 1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN.
Kepala Puskesmas/MR/Pemegang Program/ Koordin ator
unit/menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali , meliputi Manual
Mutu,Prosedur Kerja/SOP dan formulir.
2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN
MR/Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai
berikut : Prosedur kerja dan instruksi kerja. Terdiri dari : Pengertian,Tujuan,
kebijakan,prosedur,diagram alir,unit terkait, referensi,dokumen terkait.
3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN DAN REKAMAN
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan
dari Kepala Puskesmas.
4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas
dokumen yang berisi : Judul Dokumen, Nomor Kode Dokumen, Terbitan (Dua
Digit), Revisi (dua digit), Tanggal Mulai Berlaku, Halaman,
Penanggungjawab ( disiapkan,diperiksa,disahkan).
5. MEMBERI PENOMERAN DOKUMEN
Setelah disahkan,sekertariat ISO memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4
bagian:
a. Penomeran manual mutu,prosedur kerja dan instruksi kerja.
Bagian I menunjukkan jenis dokumen.
MM untuk Manual Mutu
Pk untuk Prosedur Kerja
FORM untuk Formulir yang digunakan
Bagian II menunjukkan unit yang membuat dokumen menunjukkan
nomer urut penerbitan dokumen,dengan 3 digit menunjukkan tahun
penerbitan dengan 2 digit.
Contoh penomeran dokumen: PK/BPG/001/15
Artinya : PK ; Jenis dokumen Prosedur Kerja
BPG; BP Gigi
001; Nomor urut dokume
15; tahun 2015
b. Penomoran formulir
Contoh ; FORM/BPG/001/15
Form menunjukkan jenis dokumen dan rekamana artinya ; Jenis dokumen
formulir
BPG : BP gigi
001 Noror urut
6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN DAN REKAMAN
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan
pengessahan dari Kepala Puskesmas.
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh sekertariat ISO dan MR
kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti
Penerimaan Dokumen.
 c. Skekertariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara
Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, dan Formulir yang ada pada
Bagian Sub, Bagian bidang atau Seksi.
d. Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap
“TERKENDALI’ dengan persetujuan MR
7. MERIVISI DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan cara :
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang.
c. Revisi dicatat dalam rekaman histori perubahan pada tiap dokumen.
8. MENERTIBKAN ULANG DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
a. Terjadi perubahan sistem mutu.
b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen.
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksaan tugas.
d. Bila terjadi penertiban ulang, dokumen lama ditarik.
9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN DAN
REKAMAN.
a. MR menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah tidak berlaku dari
peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen.
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan
cara dibakat dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan.
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap “
TAK TERKENDALI “ dan disimpan MR sebagai arsip.
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR.
10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN.
Setiap dokumen dan rekaman ditinjau mulang setiap satu tahun sekali.
 11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN DOKUMEN EKSTERNAL.
Koordinator unit / pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan
distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen ekternal. Bila
suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan, MR menarik dokumen
ekternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal.

Bagan Alir
Menetapkan Jenis Membuat Dokumen
Dokumen

Memberikan Identitas Mengesahkan Isi

Dokumen

Memberikan Menertibkan
Penomeran

Menertibkan Ulang Merevisi Dokumen

Melakukan Melakukan Peninjauan

Penarikan dan Ulang Dokumen
Pemusnahan

Melakukan Pengendalian
Dokumen Eksternal
Dokumen Terkait 1. Formulir Bukti Penerimaan Dokumen
2. Formulir Daftar Induk Dokumen
3. Formulir Daftar Induk Formulir
4. Formulir Usulan Revisi
5. Formulir Bukti Penarikan Dokumen
6. Formulir Berita Aacara Pemusnahan Dokumen dan Rekaman
7. Formulir Daftar Induk Dokumen Eksternal

Rekaman historis perubahan

No. Yang diubah Isi Perubahan Tgl. Mulai Diberlakukan