KOMUNIKASI DAN KOORDINASI

No. Dokumen : SOP/ADM/SNP/

S Tgl.Pembuatan : 9 Januari 2017
O No. Revisi : 00
P Tanggal Efektif : 17 April 2017
Halaman : 1/3
UPTD
Puskesmas Drg.Maidi Handoko
Senapelan NIP.19800510 200902 1 003

1. Pengertian  Komunikasi dan koordinasi dalam suatu organisasi dirumuskan sebagai fungsi
aparatur pemerintah untuk memadukan (mengintegrasi), menyelaraskan dan
menyerasikan (mensinkronkan) berbagai kepentingan dan kegiatan yang saling
berkaitan beserta segenap gerak langkah dan waktunya dalam rangka pencapaian
tujuan dan sasaran bersama yang akan dicapai.
 Memberi penjelasan langsung serta bersahabat saling menghargai dan
pengertian.
 Adanya kesepakatan perlunya tujuan bersama
 Bertukar pikiran dan ide-ide baru
 Meningkatkan partisipasi sejak perencanaan pelaksanaan penilaian.
2. Tujuan
Sebagai sarana dalam mengemban tugas pokok dan fungsi, perlu disusun
pengorganisasian yang jelas di puskesmas sehingga antara kepala puskesmas,
penanggung jawab upaya dan pelaksana kegiatan dapat melaksanakan tugas dan
fungsinya melalui komunikasi dan koordinasi yang baik.
3. Kebijakan 1. SK Kepala UPTD Puskesmas Senapelan Nomor : 440/UPTD PKM-SNP/007
tentang Komunikasi dan Koordinasi
4. Referensi 1. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik Dalam Berkoordinasi dan Komunikasi Program;
2. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63/KEP/M.PAN/2003
tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik;
5. Prosedur I. Prosedur Upaya Menyelenggarakan Pertemuan Komunikasi dan Koordinasi
1. Kepala Puskesmas memanggil penanggung jawab upaya dan
pelaksana upaya dalam rangka persiapan pertemuan lintas upaya;
2. Penangung jawab dan pelaksana upaya puskesmas mengadakan pertemuan
untuk membicarakan hal – hal yang akan dibicarakan dalam pertemuan lintas
upaya puskesmas;
3. Penangung jawab dan pelaksana upaya menentukan upaya mana saja yang
akan diundang;
4. Pelaksana upaya yang ditunjuk membuat surat undangan, dan meminta tanda
tangan kepada penangung jawab upaya puskesmas;
5. Penangung jawab upaya puskesmas menandatangani surat undangan;
6. Pelaksana upaya puskesmas yang ditunjuk menyampaikan undangan/
memberikan informasi kepada penangung jawab upaya lain yang diundang;
7. Pada hari pelaksanaan pertemuan, penangung jawab upaya puskesmas
membuka dan memimpin pertemuan;
8. Penangung jawab upaya puskesmas memberikan waktu kepada pelaksana yang
ditunjuk untuk menyampaikan hal – hal yang akan dibicarakan;
9. Penangung jawab upaya puskesmas memberikan kesempatan kepada peserta
pertemuan / koordiator lain / yang mewakili untuk menanggapi;
10. Penangung jawab upaya puskesmas membahas (memberi feed back) apa yang
disampaikan oleh upaya lain maupun yang disampaikan oleh upaya puskesmas;
 11. Penangung jawab upaya puskesmas membuat kesepakatan bersama dan
pembagian tugas sesuai dengan peran, tugas dan kewenangan masing –
masing;
12. Notulen mencatat hasil pertemuan di dalam notulen pertemuan;
13. Notulen meminta tanda tangan peserta pertemuan sebagai persetujuan;
14. Notulen membacakan hasil pertemuan;
15. Penangung jawab upaya puskesmas menutup pertemuan,
16. Penanggung jawab upaya melaporkan hasil pertemuan pada Kepala
Puskesmas,
17. Peserta pertemuan melakukan kegiatan sesuai dengan peran tugas dan
kewenangan masing–masing dengan didokumentasikan pada buku / kegiatan
individu.

II. Prosedur Menghadiri Pertemuan Komunikasi Koordinasi yang diselenggarakan

oleh Upaya lain
1. Penangung jawab upaya upaya puskesmas menerima undangan dari upaya
lain.
2. Penangung jawab dan pelaksana upaya upaya puskesmas membicarakan surat
undangan dan menunjuk siapa yang ditugaskan ( bisa pelaksana maupun
penangung jawab sendiri )
3. Pelaksana / Penangung jawab yang akan menghadiri pertemuan
mempersiapkan materi pertemuan dan surat tugas.
4. Pelaksana / Penangung jawab menghadiri pertemuan sesuai dengan undangan.
5. Pelaksana / Penangung jawab mengikuti pertemuan dengan menyampaikan hal–
hal yang ada kaitannya dengan pembahasan pertemuan.
6. Pelaksana / Penangung jawab mencatat dalam proses pertemuan.
7. Pemimpin pertemuan menutup pertemuan.
8. Penanggung jawab upaya (yang mengadakan pertemuan) melapor pada Kepala
Puskesmas tentang hasil pertemuan.
9. Apabila yang mengikuti pertemuan pelaksana melapor kepada penangung
jawab.
10. Apabila yang mengikuti pertemuan penangung jawab, penangung jawab dan
pelaksana membahas hasil pertemuan dan pembagian tugas apabila hasil
pertemuan ada yang perlu ditindak lanjuti.
11. Penangung jawab dan pelaksana melakukan kegiatan sesuai dengan tugas
masing–masing dan mencatat dibuku/ kegiatan individu.

III. Prosedur upaya menyelenggarakan komunikasi dan koordinasi dengan melalui

surat
1. Petugas membuat surat edaran.
2. Mendistribusikan ke lintas sektoral atau ke pihak terkait.
6. Unit Terkait 1. Penanggung jawab UKM.
2. Penanggung jawab UKP.

7. Rekaman Historis
No Halaman Yang Dirubah Perubahan Diberlakukan Tgl