Distribusi logistik farmasi rumah sakit

Distribusi sediaan farmasi dan alat kesehatan merupakan salah satu tugas utama
pelayanan farmasi dirumah sakit. Distribusi memegang peranan penting dalam
penyerahan sediaan farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan ke unit unit disetiap
bagian farmasi rumah sakit termasuk kepada pasien. Hal terpenting yang harus
diperhatikan adalah berkembangnya suatu proses yang menjamin pemberian sediaan
farmasi dan alat kesehatan yang benar dan tepat kepada pasien, sesuai dengan yang
tertulis pada resep atau kartu obat atau Kartu Instruksi Obat (KIO) serta dilengkapi
dengan informasi yang cukup (Quick,1997). Pendistribusian merupakan suatu
rangkaian dalam rangka menyalurkan sediaan farmasi, alat kesehatan, dari tempat
penyimpanan sampai kepada unit pelayanan atau pasien dengan tetap menjamin mutu,
stabilitas, jenis, jumlah, ketepatan waktu.

Pengeluaran perbekalan farmasi dilakukan dengan sistem FIFO (first in in first

out ) yaitu barang yang masuk paling awal dikeluarkan terlebih dahulu. Sistem lain
yang digunakan yaitu berdasarkan system FEFO (first expired date first out) dengan
mempertimbangkan waktu expired date atau kadaluwarsa dari obat atau barang farmasi
taersebut. Pendistribusian barang-barang dari gudang perbekalan farmasi dilakukan
berdasarkan permintaan dari depo farmasi (rawat jalan,rawat inap, operasi dan gawat
darurat), Laboratorium klinik dan ruangan/poliklinik. Setiap permintaan yang masuk
harus menggunakan buku permintaan barang diserta bukti pengeluaran barang gudang
dan barang-barang yang keluar dicatat dalam buku rekap pengeluaran
barang.Perbekalan farmasi di rumah sakit dapat didistribusikan melalui dua metode
yaitu distribusi dari gudang ke masing-masing depo dan dispensing dari tiap depo ke
pasien. Distribusi dari gudang ke depo dilaksanakan berdasarkan permintaan dari tiap
depo yang diajukan melalui buku permintaan barang.Dispensing dari depo pelayanan
farmasi yang ada di rumah sakit ke pasien dilaksanakan sesuai dengan aturan depo
yang melayaninya.Penerimaan dan pengeluaran barang farmasi dicatat dalam kartu
stok (tgl ,keperluan,penerimaan ,pengeluaran,sisa,ket)
Kegiatan distribusi logistik farmasi rumah sakit

Distribusi perbekalan farmasi dilakukan secara sentralisasi dari gudang farmasi untuk
menjamin tercapainya layanan farmasi yang optimal.Gudang Farmasi rumah sakit
melayani permintaan obat dan alat-alat kesehatan dari berbagai depo farmasi yang ada
di rumah sakit.
Pelayanan dilakukan sesuai dengan permintaan masing-masing depo farmasi melalui
buku permintaan barang yang dikirim ke gudang farmasi. Obat yang diserahkan
dibedakan sesuai dengan status pasien (reguler/umum atau BPJS).Secara garis besar
alur distribusi depo gudang farmasi dapat dilihat prosedur tetap distribusi berikut ini.

1. Petugas gudang mencatat kebutuhan masing-masing unit layanan berdasarkan

permintaan sesuai ketersediaan barang di gudang
2. Perbekalan farmasi yang tidak ada ketersediaanya di gudang,direncanakan
untuk pembelian secara UP/tunai tergantung kebutuhan (mendesak atau tidak).
Perbekalan farmasi yang sudah disiapkan, dicatat pada masing-masing pada
buku bon permintaan unit layanan sesuai keperuntukkannya.
3. Pendistibusian perbekalan farmasi harus dalam kemasan primerya, kecuali bila
permintaan kurang dari isi perkamen
4. Perbekalan farmasi yang perlu penanganan khusus harus diserahkan dalam
keadaan yang terkondisikan
5. Perbekalan farmasi yang akan didistribusikan ke unit layanan dengan
menyertakan buku permintaan untuk ditandatangani.
6. Pendistribusian juga mengacu pada FEFO (first expir ed date firs out).
7. Pengeluaran barang dari gudang harus selalu dicatat pada kartu stok

Sistem distribusi obat di rumah sakit mencakup penghantaran sediaan obat yang telah
dispensing Instalasi Farmasi Rumah Sakit ke daerah tempat perawatan penderita
dengan keamanan dan ketepatan obat, ketepatan penderita, ketepatan jadwal, tanggal,
waktu, metode pemberian, keutuhan mutu obatdan ketepatan personil pemberi obat.
Suatu sistem distribusi obat yang efisien dan efektif harus dapat memenuhi hal-hal
berikut :
1. Ketersediaan obat yang tetap terpelihara.
2. Mutu dan kondisi obat/ sediaan obat tetap stabil selama proses distribusi.
3. Meminimalkan kesalahan obat dan memaksimalkan keamanan pada penderita.
4. Meminimalkan obat yang rusak atau kadaluwarsa.
5. Efisiensi penggunaan Sumber Daya Manusia
6. Meminimalkan pencurian dan atau kehilangan obat.
7. IFRS mempunyai semua akses dalam semua tahap proses distribusi untuk
pengendalian pengawasan dan penerapan pelayanan farmasi klinik.
8. Terjadinya interaksi profesional antara apoteker, dokter, perawat, dan penderita.
9. Meminimalkan pemborosan dan penyalahgunaan obat.
10. Harga terkendali.
11. Peningkatan penggunaan obat yang rasional.

Distribusi obat

Kegiatan mendistribusikan perbekalan Farmasi di RS untuk pelayanan individu dalam

proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan untuk menunjang pelayanan Medis
dengan tujuan tersedianya perbekalan Farmasi di unit2 pelayanan secara tepat waktu,
tepat jenis dan jumlah.
Jenis distribusi
•Resep perorangan (Individual Prescription).
•Persediaan lengkap di ruangan ( Ward Floor stock).
•Dosis Unit ( Unit Dose Dispensing atau One Dose Daily).
•Sistem Kombinasi
  Resep perorangan
Order/resep yang ditulis dokter untuk tiap pasien kemudian Farmasi menyiapkan dan
mendistribusikan sesuai dengan permintaan yang tertulis dalam resep, pada pelayanan
pasien rawat jalan melalui poliklinik atau IGD tahapan dari mulai penerimaan sampai
penyerahan yang terverifikasi,
keuntungan
•Semua resep/order dikaji langsung oleh apoteker .
• Adanya pemberian keterangan dan informasi langsung kepada pasien tentang obat
yang diterima pasien.
• Adanya interaksi profesional antara apoteker, dokter, perawat dan pasien.
•Memungkinkan pengendalian yang lebih dekat.
•Mempermudah penagihan biaya perbekalan farmasi ke pasien
kerugian
•Memerlukan waktu yang lebih lama.
•Pasien membayar obat yang kemungkinan tidak digunakan.
•Memerlukan waktu lama untuk menunggu obat selesai disiapkan.
•Menyiapkan biaya langsung untuk pembayaran obat.
•Memerlukan administrasi penyimpanan resep selama 3 tahun

 persediaan lengkap di ruangan

Persediaan perbekalan Farmasi di siapkan di ruangan rawat inap oleh perawat dengan
cara perbekalan Farmasi yang dibutuhkan pasien tersedia dalam ruang penyimpanan di
ruang rawat inap, permintaan barang Perbekalan Farmasi melalui permintaan
amprahan dari ruang rawat inap ke logistik farmasi
keuntungan
•Pelayanan lebih cepat karena barang sudah di ruangan.
•Menghindari pengembalian perbekalan farmasi yang tidak terpakai .
•Mengurangi penyalinan order/copy resep.
•Pasien tidak perlu antri mengambil dan menunggu obat.
•Tidak perlu menyediakan dana tunai
kerugian
•Kesalahan bisa meningkat karena order/resep tidak dikaji oleh apoteker.
•Pengendalian persediaan dan mutu barang kurang diperhatikan perawat ( suhu,
ruangan dan sarana prasarana).
•Kemungkinan hilangnya perbekalan farmasi tinggi.
•Penambahan modal investasi
•Menambah pekerjaan perawat dalam menangani perbekalan farmasi .
•Meningkatnya kerugian dan bahaya karena kerusakan perbekalan farmasi.
• Administrasi dan stok barang yang kurang tertib. Biasanya persediaan lengkap hanya
untuk kebutuhan darurat dan BAKHP
Bahan alat habis pakai
Langsung disiapkan di ruangan supaya cepat penggunaannya.dan disediakan hampir
di semua instalasi seperti Laboratorium, Radiologi, ICU/ICCU, NICU, PICU, IBS,
IGD. Rawat jalan dan rawat inap. Tetapi kerugiaanya Jumlah dan jenis sulit untuk di
hitung serta langsung menyatu dengan paket tarip tindakaan pelayanan.
Obat emergency
Obat yang dipakai untuk mengatasi keadaan darurat dan diperlukan segera.
adalah obat2 injeksi (dopamin) , tablet (ISDN) dan bentuk suppositoria (Stesolid).
Dibuat dalam satu kit sehingga mudah untuk dibawa cepat.
Penggantian obat dilakukan melalui penulisan resep

 Distribusi unit dose

Perbekalan Farmasi yang diorder oleh dokter untuk pasien terdiri atas satu atau
beberapa jenis perbekalan farmasi dan masing2 dalam kemasan dosis unit tunggal
dalam jumlah persediaan yang cukup untuk suatu waktu tertentu. Pasien hanya
membayar obat yang dikonsumsi saja. Tanggung jawab ada di IFRS Perlu kerjasama
dengan staf medik, perawat, pimpinan RS dan staf administrasi. Perbekalan Farmasi di
kemas dalam unit tunggal, di dispensingkan dalam bentuk siap konsumsi. Tidak lebih
dari 24 jam persediaan dosis, diantarkan ke ruangan pasien setiap saat.
•Unit dose sentralisasi : tidak ada depo2 yang melayani semua di sentralisasikaan.
•Unit dose desentralisasi : dilakukan oleh depo2 satelit. Mirip dengan obat persediaan
lengkap di ruangan hanya pengelolanya oleh apoteker.
•Kombinasi sentralisasi dan desentralisasi : hanya dosis awal dan dosis keadaan
darurat yang dilayani depo/satelit

keuntungan
•Pasien hanya membayar perbekalan farmasi yang di konsumsi saja.
•Semua dosis yang diperlukan telah disiapkan oleh IFRS.
•Mengurangi kesaalahan pemberian perbekalan farmasi.
•Menghindari duplikasi order perbekalan farmasi yang berlebihan
•Meningkatkan pemberdayaan petugas profesional dan non profesional yang lebih
efisien.
•Mengurangi resiko kehilangan dan pemborosan perbekalan farmasi.
•Memperluaas cakupan dan pengendalian IFRS secara keseluruhan sejak dokter
menulis resep sampai pasien menerima dosis unit
•Sistem komunikasi pengorderan dan distribusi perbekalan farmasi bertambah baik.
• Apoteker dapat datang ke unit perawatan/ruang pasien untuk melakukan konsultasi
perbekalan farmasi, memberikan masukan kepada tim.
•Peningkatan pengendalian dan pemantauan penggunaan perbekalan farmasi
menyeluruh.
•Peluang prosedur komputerisasi
kerugian
•Meningkatnya kebutuhan tenaga Farmasi ( Apoteker dan asisten apoteker).
•Meningkatnya biaya operasional yang berkaitan dengan stok barang, sarana dan
prasarana.
•Tidak langsung menerima biaya transaksi konsumsi obat karena pasien melakukan
pembayaran setelah pulang.
•Sistem Administrasi yang lebih banyak
•Obat yang disiapkan bisa dalam bentuk oral, injeksi , suppositoria, obat luar dan bahan
alat habis pakai.
•Obat dikemas untuk diberikan bisa dalam satu hari atau tiap kali dosis.
•Perlu ketelitian dari segi administratif, bentuk obat dan juga aturan pemberiannya.
•Diperlukan kerjasama yang optimal dengan tenaga medis lainnya
Sediaan obat steril
•Obat yang diminta dengan dosis yang khusus bagi setiap pasien.
•Biasanya pada pasien neonatus, penggunaan obat sitostatika dan nutrisi parenteral.
•Sediaan di racik setiap akan digunakan sesuai dengan protokol terapi atau dosis yang
di inginkan.
•Dilakukan pada ruang yang aseptis

 Distribusi kombinasi
Sistem distribusi yang menerapkan sistem distribusi resep/order individual
sentralisasi, juga menerapkan distribusi persediaan di ruangan yang terbatas.
Perbekalan Farmasi di ruangan yang banyak diperlukan pasien perhari dan harganya
murah.
Bisa untuk obat yang biasanya diresepkan atau BAKHP
desain sistem distribusi
• Analisa sistemik dari ratio manfaat dan biaya.
•Pemantauan kinerja dari evaluasi mutu pelayanan.
•Jumlah ruangan, cakupan geografis dan tata ruang Rumah Sakit, serta populasi pasien.
•Kualitas dan kuantitas staf IFRS
keuntungan
•Semua resep/order perorangan dikaji langsung oleh apoteker.
• Adanya kesempatan berinteraksi profesional antara apoteker, dokter, perawat dan
pasien/ keluarga pasien.
•Perbekalan Farmasi yang diperlukan dapat segera tersedia bagi pasien
caraorder
•Menggunakan Resep yang dibuat rangkap 2, asli ke IFRS, tembusan disimpan di
rekam medik.
•Formulir order dari ruangan rawat inap langsung ke IFRS.
•Menggunakan faximili.
•Menggunakan komputerisasi ( e Resep)

Pencataatan dan pelaporan

Kegiatan administrasi berupa stock opname perbekalan farmasi, pencatatan
perbekalan farmasi yang rusak/tidak sesuai dengan aturan kefarmasian, pelaporan
pelayanan perbekalan farmasi dasar, pelaporan pelayanan distribusi perbekalan
farmasi dan pelaporan pelayanan farmasi klinik.
harus dilakukan secara tertib dan berkesinambungan guna memudahkan penelusuran
kegiatan yang sudah berlalu.Salah satu kegiatan administrasi yakni pencatatan dan
pelaporan
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pelayanan perbekalan farmasi antara lain
penulisan kartu stok tiap masing-masing obat/alat kesehatan setelah diambil,
pencatatan perbekalan farmasi di buku penerimaan obat dan alat kesehatan, dan
pengecekan ulang kesesuaian pengambilan
obat/alat kesehatan dengan buku permintaan barang dari tiap-tiap depo farmasi. Tiap
3 bulan dilakukan pemeriksaan Stock Opname untuk mengetahui sisa stok obat dan
alat kesehatan yang ada di rumah sakit.Hal ini penting untuk proses pengadaan obat
dan alat kesehatan periode berikutnya.