BAB III

ORGANISASI DAN ADMINISTRASI PROYEK

Pada bab organisasi dan administrasi proyek ini akan dijelaskan mengenai
pengertian umum organisasi dan administrasi proyek, unsur-unsur pelaksanaan
proyek, struktur organisasi proyek, rencana kerja, laporan kerja dan rapat
koordinasi.

3.1 PENGERTIAN UMUM

Keberhasilan pelaksanaan suatu proyek diukur dari segi banyaknya biaya
yang dikeluarkan, peralatan yang digunakan, tenaga kerja yang dipakai dan lama
tidaknya pelaksanaan suatu proyek. Untuk melaksanakan pekerjaan tersebut
dibutuhkan badan atau orang-orang yang terhimpun dalam suatu sarana yang
merupakan satu kesatuan yang saling terkait satu sama lainnya, dalam satu wadah
yang dinamakan organisasi (Heru Muryanto, 1999).
Organisasi merupakan satu sarana yang memungkinkan orang bekerjasama
secara efektif dan terkoordinir untuk mencapai suatu tujuan yang telah disepakati
bersama. Dengan adanya organisasi, proses kerja untuk mencapai tujuan dapat
diatur, disederhanakan dan diarahkan, agar tidak banyak terjadi penyimpangan
(Heru Muryanto, 1999).
Sistem manajemen yang baik akan ikut berperan dalam menunjang
kepercayaan pemilik proyek terhadap pelaksana, baik pelaksana administrasi
maupun pelaksana fisik. Dengan adanya kepercayaan tersebut akan dapat
diperoleh kerjasama yang baik, efektif, efisien, serta dicapai hasil yang optimal.

III-1
3.2 UNSUR-UNSUR POKOK PELAKSANAAN
Suatu proyek dapat berjalan dengan baik apabila didukung oleh adanya
unsur-unsur pelaksana proyek. Berkaitan dengan proyek pembangunan
perpustakaan pusat ini, unsur-unsur pelaksana proyek terdiri dari pemberi tugas,
konsultan perencana, konsultan pengawas dan pelaksana.
3.2.1 Pemberi Tugas
Pemberi tugas adalah orang atau badan yang memberikan pekerjaan
pembangunan dan membayar biaya pembangunan tersebut. Pada proyek ini yang
bertindak sebagai pemberi tugas adalah pemilik proyek. Pemberi tugas
mempunyai wewenang :
1. menyediakan dana yang diperlukan untuk pelaksanaan proyek,
2. menandatangani surat perjanjian pemborongan dan surat kontrak,
3. memberi persetujuan tentang perusahaan pekerjaan serta pekerjaan
tambahan atau kekurangan,
4. menyetujui atau menolak hasil pekerjaan,
5. mengangkat wakil di proyek yang mempunyai wewenang untuk
mengawasi dan memeriksa pelaksanaan proyek,
6. menghadiri rapat koordinasi antar pengelola proyek, dan
7. mengeluarkan instruksi kepada pelaksana atau perencana untuk konsultan
pengawas (Hoogendoorn, 1989).

3.2.2 Konsultan Perencana

Perencana adalah orang atau badan yang membuat perencanaan lengkap
dari suatu pekerjaan pembangunan. Pada proyek ini, yang bertindak sebagai
perencana adalah CV. ERNAWA ARTA KARYA. Perencana mempunyai tugas dan
wewenang :
1. membuat perencanaan lengkap tentang semua gambar bestek, rencana kerja
dan syarat-syarat, hitungan struktur dan arsitektur,
2. memberi penjelasan lebih lanjut tentang dokumen perencanaan kepada pihak
pemberi tugas, dan

III-2
3. melaksanakan segala perubahan rencana bila perlu dengan terlebih dahulu
mengadakan pertemuan antara pemberi tugas, pengawas dan pelaksana.

3.2.3 Konsultan Pengawas

Pengawas adalah orang atau badan yang diangkat oleh pemberi tugas
untuk bertindak sepenuhnya mewakili pemberi tugas dalam memimpin,
mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan dilapangan dalam batas-
batas yang ditentukan baik secara teknis ataupun secara administratif. Pengawas
mempunyai tugas dan wewenang :
1. melakukan koordinasi dan arahan terhadap paket pekerjaan yang dilakukan
tim pelaksana,
2. mengendalikan jadwal pelaksanaan berdasarkan waktu yang telah ditentukan,
3. mengendalikan mutu pekerjaan sesuai dengan spesifikasi,
4. memimpin rapat koordinasi lapangan, baik secara rutin maupun khusus, dan
5. mengatasi dan memecahkan persoalan yang terjadi di lapangan.

3.2.4 Pelaksana
Pelaksana adalah orang atau badan yang menerima dan menyelenggarakan
pekerjaan pembangunan menurut biaya yang telah disediakan dan melaksanakan
sesuai dengan peraturan dan syarat-syarat serta gambar-gambar rencana yang
telah ditetapkan. Pelaksana dapat berupa badan atau perusahaan yang bersifat
perseorangan yang berbadan hukum atau badan hukum yang bergerak dalam
bidang pelaksanaan pekerjaan bangunan. Pelaksana mempunyai tugas dan
wewenang :
1. melaksanakan pekerjaan sesuai dengan gambar rencana dan syarat-syarat,
2. membuat laporan-laporan dan foto-foto lapangan yang menjelaskan
kemajuan pekerjaan di lapangan,
3. menyerahkan hasil pekerjaan yang telah selesai kepada pemberi tugas, dan
4. menerima biaya pelaksanaan dari pemberi tugas sesuai kontrak.

III-3
3.3 HUBUNGAN KERJA ANTAR UNSUR-UNSUR PELAKSANA
Hubungan kerja antar unsur-unsur pelaksana proyek meliputi empat unsur
yaitu pemilik dengan perencana, pemilik dengan pengawas, pemilik dengan
kontraktor pelaksana, serta perencana, pengawas dan kontraktor pelaksana yang
akan dijelaskan sebagai berikut ini.
1. Pemilik dengan Perencana
Terikat dengan suatu kontrak kerja, pemilik berkewajiban membayar hasil
kerja perencana, sedangkan perencana berkewajiban membuat perencanaan
lengkap sehingga proyek dapat dilaksanakan di lapangan.
2. Pemilik dengan Pengawas
Terikat dengan suatu kontrak kerja, pemilik berkewajiban membayar hasil
kerja pengawas, yang hasil kerjanya berupa laporan bulanan (Monthly
Progress Report), laporan mingguan (Weekly Progress Report), tentang
kualitas dan kuantitas pekerjaan. Dalam melaksanakan tugasnya pengawas
berpegang pada standar spesifikasi sehingga kualitas pekerjaan dapat
terjamin.
3. Pemilik dengan Kontraktor Pelaksana
Terikat dengan suatu kontrak kerja, pemilik berkewajiban membayar
kontraktor pelaksana yang berupa pekerjaan fisik di lapangan. Kontraktor
berkewajiban menyelesaikan pekerjaan sesuai rencana, baik waktu, kualitas
maupun kuantitas.
4. Perencana, Pengawas dan Kontraktor Pelaksana
Tidak ada ikatan kontrak kerja, masing- masing unsur berdiri sesuai dengan
bidang kerja dan tanggung jawab. Apabila diperlukan pengawas dapat
mengadakan konsultasi dengan perencana.

Hubungan kerja sama antara keempat unsur-unsur tersebut dapat dilihat

pada Gambar 3.1.

III-4
 Pemilik Proyek
1. H.Sy.Fasha

Konsultan Perencana Kontraktor Konsultan Pengawas

CV. Multi Visi Karya PT. Tri Mustika Abadi PT. Kala Prana

Gambar 3.1 Bagan Hubungan Kerja Antar Unsur–Unsur Pelaksana Proyek

Keterangan :
 Hubungan Konsultasi
 Hubungan Koordinasi
 Hubungan Instruksi

3.4 STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Struktur organisasi pembangunan Proyek Graha Tembok Batu Sendowo
dapat dilihat pada Gambar 3.2.

III-5
 Gambar 3.2. Struktur Organisasi Proyek

3.5 RENCANA KERJA

Rencana kerja adalah pembagian waktu terinci yang disediakan untuk
masing-masing bagian pekerjaan dari suatu proyek pembangunan dalam jumlah
waktu yang sudah direncanakan.
Manfaat dibuatnya rencana kerja antara lain untuk :
1. menentukan urutan pekerjaan,
2. mengetahui volume pekerjaan yang harus diselesaikan dalam satuan waktu
tertentu,

III-6
3. mengendalikan waktu pelaksanaan masing-masing bagian pekerjaan,
4. mengetahui bahan bangunan dan peralatan yang diperlukan di proyek,
5. mengetahui jumlah dan jenis tenaga kerja yang diperlukan,
6. sebagai alat koordinasi bagi pimpinan. Dengan menggunakan rencana
kerja, pimpinan dapat melakukan koordinasi segala kegiatan pelaksanaan
pekerjaan di lapangan, dan
7. Sebagai pedoman kerja dan penilaian kemajuan pelaksanaan pekerjaan
(prestasi kerja).

3.6 MEMBUAT LAPORAN KERJA

Laporan adalah suatu penyampaian informasi tertulis kepada pimpinan
yang mencakup perkembangan pekerjaan serta memuat uraian penyimpangan
pelaksanaan di lapangan dan perkembangan baru yang timbul di lapangan.

Fungsi laporan adalah sebagai berikut ini.

1. Laporan disampaikan kepada pimpinan merupakan tanggungjawab yang

harus disampaikan oleh bagian administrasi.
2. Laporan merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan oleh
seorang pemimpin.
Bentuk laporan ini terbagi dua macam yaitu kedalam intern dan keluar
ekstern. Untuk laporan kedalam, bagian administrasi melaporkan pada manajer
proyek, sedangkan untuk laporan keluar, misalnya laporan ke pusat, bagian
administrasi membuat laporan progress atau presentasi kerja mingguan dan
bulanan bersama site engineer diketahui oleh manajer proyek dan pengawas. Dari
laporan ini pihak proyek melaporkan ke pusat tentang perkembangan proyek,
sedangkan dana tambahan pelaksanaan dikirim berdasarkan laporan presentasi
kerja setiap bulan.

Di bawah ini akan diuraikan secara singkat dan jelas mengenai masing-
masing jenis pelaporan yang disampaikan, terdiri dari laporan harian, laporan
mingguan dan laporan bulanan.

III-7
3.6.1 Laporan Harian

Laporan harian memuat kegiatan pelaksanaan harian, serta instruksi-

instruksi dari pengawas baik tertulis maupun lisan. Laporan harian diperlukan
untuk memperoleh gambaran secara singkat kegiatan harian. Laporan harian
diajukan kepada pihak pemberi tugas setelah disetujui oleh Pengawas.

3.6.2 Laporan Mingguan

Laporan mingguan memuat laporan kegiatan selama satu minggu yang

dibuat berdasarkan laporan harian disamping schedule pekerjaan untuk minggu
berikutnya. Laporan mingguan merupakan progress aktual dibandingkan terhadap
progress rencana yang tercantum pada master schedule. Dengan demikian dapat
segera diketahui bila terjadi penyimpangan dan dapat diambil tindakan yang
dianggap perlu.

3.6.3 Laporan Bulanan

Laporan bulanan berisi prestasi pelaksana selama satu bulan. Laporan

bulanan dilengkapi dengan progress mingguan pada minggu terakhir bulan yang
bersangkutan, kurva kemajuan proyek pada minggu terakhir yang telah
dilaksanakan serta dokumentasi kemajuan proyek.

3.7 RAPAT KOORDINASI

Untuk menjaga keharmonisan antara Pemberi Tugas, Perencana,
Koordinator Pengawas dan Tim Pelaksana maka diperlukan kesepakatan bersama
dalam menangani proyek ini. Untuk menangani pekerjaan poyek ini sering terjadi
masalah yang harus dihadapi, maka diperlukan rapat koordinasi untuk
mengungkapkan berbagai masalah sehingga nantinya akan tercapai suatu
kesepakatan.
Rapat koordinasi yang dilakukan Pemberi Tugas diadakan seminggu sekali
dimaksudkan untuk mengkoordinir, memantau serta mengevaluasi program
pelaksanaan pekerjaan. Rapat koordinasi ini dihadiri Pemberi Tugas, Koordinator
Pengawas, Tim Pelaksana dan Para Staf Pelaksana Lapangan. Tujuan lain dari
rapat ini adalah untuk memberikan laporan mingguan antara pihak pelaksana dan
pihak konsultan pengawas. Bila terjadi perselisihan yang mungkin terjadi antara
III-8
kedua belah pihak, akan diselesaikan dengan cara musyawarah. Selama
perselisihan dapat diselesaikan tidak ada alasan untuk menunda pelaksanaan
pekerjaan sesuai jadwal yang ditetapkan.

III-9