67

BAB 4

PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK

4.1 Inisiasi Proyek (Project Initiation)

Proyek Script Transportation Information System merupakan proyek yang

melibatkan dua pihak, yaitu pihak Screen Studio sebagai pembangun software, dan

pihak PT.Intitrans Makmur Kencana sebagai sponsor pelaksanaan proyek. Pihak

Screen Studio akan bertemu dengan pihak PT.Intitrans Makmur Kencana selaku

sponsor proyek untuk menentukan tim proyek dari Script Transportation

Information System. Setelah diadakan pertemuan, kedua belah pihak telah

menyetujui tim proyek dengan Ibu Novi sebagai Technical Project Management

(TPM) dari pihak PT.Intitrans Makmur Kencana, Bpk.Sutrisno Chandra sebagai

Vendor Project Management (VPM) dari pihak Screen Studio, dan anggota tim

lainnya sebagai tim inti pendukung jalannya proyek ini.

4.1.1 Script Transportation Information System Business Case

4.1.1.1 Latar Belakang

Proyek Script Transportation Information System (STIS) ini,

ditujukan untuk menyediakan pencatatan dan laporan yang akurat

mengenai segala kegiatan dan transaksi yang ada di PT.Intitrans

Makmur Kencana. Ketika pencatatan segala transaksi dilakukan

secara manual, terjadi kehilangan data dan informasi mengenai

barang pada umumnya (sparepart mobil di bagian workshop), dan

arus uang pada khususnya. Hal ini mengakibatkan kerugian

 68

terselubung yang dikhawatirkan akan membawa dampak yang cukup

besar pada keuangan perusahaan. Banyaknya jumlah unit truk dan

supir kontrakan menyebabkan sulitnya memantau kegiatan

operasional perusahaan, terutama dalam hal melakukan penjadwalan.

Dengan adanya STIS ini, diharapkan PT.Intitrans Makmur Kencana

mampu mengawasi dan mengendalikan setiap transaksi dan arus uang

yang ada di perusahan. Sistem STIS ini juga diperlukan untuk

menyediakan laporan pada periode tertentu sesuai kebutuhan mereka.

4.1.1.2 Objektif Bisnis

Sasaran dari STIS ini adalah untuk memperbaiki kegiatan

operasional perusahaan, sehingga PT.Intitrans Makmur Kencana

dapat memperkecil resiko adanya kehilangan uang dan aset

(sparepart mobil) perusahaan. PT.Intitrans Makmur Kencana

menginginkan adanya pencatatan mengenai setiap kegiatan

operasional perusahaan, dan data karyawan yang terlibat pada masing

– masing kegiatan tersebut agar dapat diminta pertanggung

jawabannya bila terjadi suatu hal yang merugikan perusahaan.

Dengan adanya STIS ini, PT.Intitrans Makmur Kencana akan

mendapatkan laporan yang jelas mengenai setiap arus uang yang

masuk maupun yang keluar dari perusahaan. STIS juga akan mampu

melakukan penjadwalan untuk pengiriman barang dan perhitungan

uang jalan yang akan diberikan kepada supir yang bertanggung jawab

dalam melaksanakan pengiriman.

 69

4.1.1.3 Analisa dan Rekomendasi Pilihan

Setelah dilakukan analisa terhadap proses bisnis dan masalah

yang dihadapi oleh PT.Intitrans Makmur Kencana, maka terdapat

beberapa pilihan yang dapat dipertimbangkan oleh PT.Intitrans

Makmur Kencana, yaitu :

• Menggunakan software lain yang beredar di pasaran, baik yang

terintegrasi maupun yang tidak. Namun, hal ini dapat

mengakibatkan munculnya resiko terjadinya perubahan total pada

proses bisnis yang selama ini dijalankan.

• Melaksanakan proyek Script Transprotation Information System

(STIS) dengan Screen Studio sebagai vendornya untuk

mengkomputerisasikan proses bisnis pada PT.Intitrans Makmur

Kencana.

4.1.1.4 Analisa Resiko (Risk Analysis)

Adapun resiko paling umum yang dapat terjadi pada sebuah

proyek adalah berupa pengeluaran proyek yang melebihi anggaran

yang telah disediakan, atau pun berupa mundurnya waktu penyerahan

proyek kepada pihak PT. Intitrans Makmur Kencana.

Tabel di bawah merupakan hasil analisa resiko berikut

probabilitas dan pengaruhnya terhadap proyek Script Transportation

Information System ini.

 70

Tabel 4.1 Analisa Resiko dan Pengaruhnya Terhadap Proyek STIS

Probabilitas
Resiko Kategori Pengaruh
(%)

kemungkinan ukuran produk dalam LOC > UP 90 4

10.000 LOC

kemungkinan jumlah function yang bisa UP 87,5 2

digunakan kembali

kemungkinan jumlah bagian yang terlibat UP 92,5 4

dalam pembuatan produk > 3 bagian

kemungkinan size database dalam 1 tahun > 1 UP 85 3

GB?

Tidak adanya manfaat yang didapat dari PB 82,5 1

perusahaan dengan penerapan sistem ini

pengaruh penurunan pendapatan yang PB 55 1

ditimbulkan jika proyek diselesaikan tidak

tepat waktu

user yang menggunakan sistem ini > 50 user PB 82,5 3

persentase karyawan perusahaan yang tidak PB 92,5 2

bisa menggunakan komputer

besar penurunan pada pelanggan terhadap KP 85 1

software yang dibuat

besar kemungkinan informasi yang baik KP 92,5 3

untuk pelanggan menurun

 71

kemungkinan pelanggan tidak mengawasi

pembuatan software KP 72,5 3

kemungkinan pelanggan tidak bersedia KP 75 2

berpartisipasi dalam pembuatan proyek

kemungkinan manajemen senior tidak DP 7,5 1

mendukung pertanyaan yang menekan suatu

proses standar untuk pengembangan proyek

kemungkinan proses perangkat lunak tidak DP 12,5 2

digunakan dari proyek lain

kemungkinan kajian teknis formal terhadap DP 10 2

spesifikasi persyaratan desain dan kode tidak

dilakukan secara reguler

kemungkinan kajian teknis formal terhadap DP 10 2

prosedur pengujian & test case tidak

dilakukan secara reguler

kebutuhan tidak sesuai dengan produk yang LP 2,5 1

dihasilkan

pengujian tidak dapat diperoleh dan tidak LP 5 2

sesuai dengan produk yang akan dibangun

anggota tim proyek tidak mendapatkan LP 2,5 1

pelatihan sesuai dengan job desk

tidak adanya orang yang memahami proses LP 7,5 1

bisnis atau teknologi

 72

banyaknya teknologi yang akan dibangun TP 90 4

dalam waktu 1tahun > 2 teknologi yang

berbeda

kemungkinan mengganti operating system TP 45 2

network system

kemungkinan perubahan perangkat keras TP 50 3

yang dibangun berinterface dengan suatu

sistem database yang ada dalam area aplikasi

kemungkinan adanya interface yang TP 92,5 2

diperlukan bagi pemakai khusus

kemungkinan orang-orang terbaik tidak dapat US 7,5 2

dimasukkan dalam proyek

kemungkinan orang-orang tim yang tidak US 10 1

memiliki gabungan ketrampilan yang benar

kemungkinan user tidak terlibat dalam US 10 1

aktivitas proyek

kemungkinan staf tidak menerima pelatihan US 7,5 1

yang memadai

Keterangan :

1 – Katastropik

2 – Kritis

3 – Marjinal

4 – Dapat diabaikan
 73

Tabel 4.2 Hasil Perhitungan Resiko

Kriteria Resiko Nilai

Resiko
Ukuran produk 88,75%
Pengaruh bisnis 78,125%
Karakteristik pelanggan 81,25%
Definisi proses 10%
Lingkungan pengembangan 4,375%
Teknologi yang akan dibangun 69,375%
Ukuran & Pengalaman staf 8,75%

Dari hasil perhitungan di atas, maka didapatkan kesimpulan

bahwa kriteria resiko ukuran produk mempunyai nilai resiko tertinggi.

Hal ini berarti bahwa resiko yang berhubungan dengan besarnya

ukuran perangkat lunak yang hendak dibangun memiliki probabilitas

tertinggi untuk terjadi dalam proyek Script Transportation

Information System ini.

4.1.1.5 Perencanaan dan Pengadaan

Perencanaan yang dibuat untuk proyek Script Transportation

Information System sebagai berikut :

• Penandatangan LOI : 18 September 2006

• Penandatangan Kontrak : 20 September 2006

• Kick-off Meeting : 25 September 2006

Rencana pengadaan yang dibuat untuk proyek Script

Transportation Information System sebagai berikut :

• Software :
 74

o Windows XP Service Pack 2 : 5 Oktober 2006

o RAD Delphi 6.0 : 7 Oktober 2006

o SQL Server Firebird 1.5 : 7 Oktober 2006

• Hardware :

o Server Extron NetCluster 3201MX : 2 Oktober 2006

o 2 unit PC (persyaratan minimal) : 2 Oktober 2006

ƒ Processor Intel Pentium III 800 MHz

ƒ Memory 256 MB

ƒ Monitor, size 15 inches

ƒ QWERTY Keyboard

ƒ Mouse

ƒ Hard Disk, kapasitas 20 GB

ƒ Mother board + VGA (on-board) 32 MB

ƒ USB port 2.0

o Jaringan LAN : 11 Oktober 2006

ƒ Radio Transmitter

ƒ Switch

4.1.1.6 Struktur Organisasi Proyek Script Transportation Information

System (STIS)

Proyek STIS ini memiliki susunan tim sebagai berikut :

 75

Technical Project Manager Vendor Project Manager

Project Accountant IT Specialists Trainner Tester

System Analyst Programmer

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Proyek Script Transportation

Information System (STIS)

Pada proyek STIS ini terdapat 7 orang yang ditunjuk sebagai

staf dari tim inti, yang terdiri dari :

1. Project Manager : 2 orang

• TPM : 1 orang

• VPM : 1 orang

2. Project Accountant : 1 orang

3. IT Specialists : 2 orang

• System Analyst : 1 orang

• Programmer : 1 orang

4. Trainner : 1 orang

5. Tester : 1 orang

Tugas dan tanggung jawab dari masing – masing jabatan dalam

tim proyek :
 76

1. Project Manager, berwenang dalam membentuk tim proyek,

mengatur pembagian kerja dalam proyek, memonitor dan

bertanggung jawab atas proyek agar dapat diselesaikan sesuai

dengan waktu yang telah ditentukan.

2. Project Accountant, bertugas untuk mengelola keuangan yang

berhubungan dengan anggaran dana yang akan dikeluarkan untuk

jalannya proyek.

3. IT Specialist

a) System Analyst, berwenang dalam menganalisa dan

merancang proses bisnis yang baru sesuai dengan keinginan

user, kemudian menyerahkan hasil analisa itu pada

programmer.

b) Programmer, berwenang dalam merancang system baru

berdasarkan hasil analisa dari system analis. Tugas dari

seorang programmer adalah memastikan system yang

dirancang memiliki fungsi yang sesuai dengan apa yang

diinginkan oleh user.

4. Tester, bertugas untuk melakukan uji coba pada system baru yang

telah dihasilkan oleh programmer, untuk memastikan bahwa

system tersebut telah bebas dari bug dan siap digunakan.

5. Trainer, bertugas untuk memberi pelatihan bagi user, agar sistem

dapat digunakan dengan baik.

 77

4.1.1.7 Hardware dan Software

Hardware yang digunakan dalam proyek Script Transportation

Information System ini terdiri dari :

• Processor Intel Pentium III 800 MHz

• Memory 256 MB

• Monitor, size 15 inches

• QWERTY Keyboard

• Mouse

• Hard Disk, kapasitas 20 GB

• Mother board + VGA (on-board) 32 MB

• USB port 2.0

Software yang digunakan dalam proyek Script Transportation

Information System adalah :

• Microsoft Windows XP SP 2

• SQL Server Firebird 1.5

• RAD Delphi 6.0

4.1.1.8 Estimasi Waktu

Dalam negosiasi yang dilakukan, PT.Intitrans Makmur

Kencana mengharapkan agar proyek ini dapat diselesaikan dalam

kurun waktu enam bulan. Namun, hal ini tentu dapat disesuaikan

dengan jadwal dan perencanaan yang telah dibuat Screen Studio. Bila
 78

terjadi penundaan dalam jadwal, maka pihak PT.Intitrans Makmur

Kencana mengharapkan agar proyek ini dapat selesai dalam kurun

waktu paling lambat delapan bulan.

4.1.2 Project Charter

Project Charter

Script Transportation Information Systems (STIS)

Project Owner : PT. Intitrans Makmur Kencana

Start Date : 25 September 2006

Finished Date : -

Document Version : 1.0

Vendor Project Manager (VPM) : Sutrisno Chandra

Technical Project Manager (TPM) : Novi

Vendor Team (Screen Studio) :

• Project Accountant : 1 orang

• System Analyst : 1 orang

• Programmer : 1 orang

• Trainner : 1 orang

• Tester : 1 orang

Project Objectives

Proyek Script Transportation Information System ini dibuat oleh Screen

Studio untuk memenuhi kebutuhan PT. Intitrans Makmur Kencana, dengan

 79

tujuan untuk memberikan solusi atas masalah yang dihadapi oleh PT.Intitrans

Makmur Kencana terutama dalam hal pemonitoran arus uang dalam

perusahaan. Sebelumnya, PT.Intitrans Makmur Kencana sering mengalami

masalah untuk mengetahui pengeluaran dan pemasukan yang terjadi dalam

perusahaan. Hal ini menjadi masalah yang semakin rumit ketika PT.Intitrans

Makmur Kencana menggunakan supir kontrakan untuk mengantarkan order

mereka kepada pelanggan – pelanggannya. Ketika sebuah transaksi batal

dilakukan, maka pihak PT.Intitrans Makmur Kencana selalu mengalami

kesulitan untuk mengidentifikasi supir yang menerima upah sebelum transaksi

tersebut dibatalkan. Selain itu, banyaknya armada truk yang dimiliki,

menyebabkan PT.Intitrans Makmur Kencana mengalami kesulitan untuk

mengatur penjadwalan pengiriman barang. Hal ini menyebabkan terjadinya

ketidak-sesuaian jadwal yang telah disepakati dengan pelanggannya. Masalah

ini dapat terjadi karena penyimpanan data yang masih dilakukan secara

manual oleh PT.Intitrans Makmur Kencana. Selain masalah jadwal dan arus

uang, PT.Intitrans Makmur Kencana juga mengalami masalah dalam

pemeliharaan armada truk yang dimilikinya.

Saat ini, PT.Intitrans Makmur Kencana mengharapkan adanya sistem

terkomputerisasi yang dapat membantu mereka untuk memecahkan beberapa

masalah di atas. Mereka menginginkan adanya pencatatan yang jelas untuk

setiap arus uang yang keluar maupun masuk ke perusahaan, pencatatan yang

jelas untuk setiap aset truk yang dimiliki perusahaan (termasuk penjadwalan

tetap untuk jadwal servis dari setiap armada truk, berikut waktu pakai dan

masa penjualannya).
 80

Masalah – masalah yang timbul menyebabkan PT.Intitrans Makmur

Kencana mengalami kerugian terselubung setiap tahunnya. Untuk menjawab

masalah – masalah yang dialami PT.Intitrans Makmur Kencana tersebut, maka

Screen Studio berusaha untuk mengembangkan produk piranti lunak yang

dapat mengkomputerisasi kegiatan operasional PT.Intitrans Makmur Kencana,

melakukan pencatatan mendetail mengenai arus masuk dan keluar uang

berikut aset truk yang dimiliki perusahaan. Piranti lunak ini dirancang agar

pihak manajemen PT.Intitrans Makmur Kencana dapat memonitor arus uang

yang terjadi, dan menghindari kerugian yang terjadi akibat pemeliharaan

armada truk yang sudah tidak layak pakai.

Project Scope

Kebutuhan yang diperlukan dalam proyek STIS adalah :

1. Modul Pembelian

• Permintaan pembelian

Mencakup kebutuhan untuk mencatat permintaan pembelian dari

setiap departemen yang ada pada PT.Intitrans Makmur Kencana.

• Pesanan Pembelian

Mencakup kebutuhan untuk mencatat pesanan pembelian yang

telah dilakukan oleh departemen pembelian.

• Penerimaan Barang
 81

Mencakup kebutuhan untuk mencatat setiap barang yang telah

diterima oleh masing – masing departemen yang mengadakan

permintaan atas barang tersebut.

• Pengembalian Pembelian

Mencakup kebutuhan untuk mencatat setiap pengembalian (retur)

barang yang dilakukan oleh departemen pembelian kepada

supplier.

• Laporan Pembelian

Mencakup kebutuhan untuk menghasilkan laporan secara periodik

untuk manajer departemen pembelian, mengenai setiap transaksi

pembelian yang telah dilakukan PT.Intitrans Makmur Kencana

dalam periode tertentu, berikut staff yang bertanggung jawab atas

pembelian tersebut.

2. Modul Bengkel

• Perintah Kerja

Mencakup kebutuhan untuk mencatat data setiap kendaraan yang

hendak diperbaiki, jenis perbaikan yang diperlukan kendaraan,

dan mekanik yang bertanggung jawab atas perbaikan tersebut.

• Permintaan Suku Cadang

Mencakup kebutuhan untuk mencatat permintaan suku cadang

yang diperlukan untuk setiap surat perintah kerja yang ada.

• Pengembalian Suku Cadang

 82

Mencakup kebutuhan untuk mencatat pengembalian suku cadang

berlebih untuk setiap surat perintah kerja, yang tidak digunakan

dalam perbaikan.

• Transfer Suku Cadang

Mencakup kebutuhan untuk mencatat setiap transaksi transfer

suku cadang yang dilakukan antar bengkel.

• Laporan

Mencakup kebutuhan untuk menyediakan laporan kepada kepala

bengkel mengenai transaksi perbaikan, mekanik yang telah

melakukan perbaikan, permintaan suku cadang, pengembalian

suku cadang, dan transfer suku cadang yang terjadi selama

periode tertentu.

3. Modul Operasional

• Pencatatan Order Pelanggan

Mencakup kebutuhan untuk mencatat setiap detail order yang

terjadi, berikut staff yang menerima order tersebut.

• Pembuatan Surat Perintah Muat

Mencakup kebutuhan untuk membuat surat perintah yang

ditujukan kepada bagian pengiriman untuk mengijinkan pemuatan

barang di tempat konsumen.

• Pencatatan Pengiriman
 83

Mencakup kebutuhan untuk menentukan waktu pengiriman,

kendaraan, dan supir yang akan bertanggung jawab atas

pengiriman ini.

• Pembuatan Faktur

Mencakup kebutuhan untuk membuat faktur penagihan atas order

yang akan dikirim.

• Pembayaran Uang Jalan ke Supir

Mencakup kebutuhan untuk mencatat jumlah pembayaran yang

uang jalan yang diberikan kepada supir oleh kasir atas setiap order

pengiriman.

• Pembayaran Komisi Supir

Mencakup kebutuhan untuk mencatat jumlah komisi yang akan

diterima masing – masing supir berdasarkan perjanjian.

• Penerimaan Uang Jalan dari Supir

Mencakup kebutuhan untuk mencatat penerimaan pengembalian

uang jalan dari supir untuk pengiriman yang batal dilakukan.

• Laporan Hasil Angkut per truk

Mencakup kebutuhan untuk memberikan laporan mengenai

aktivitas pengiriman yang telah terjadi selama periode tertentu

kepada manajer penjualan.

• Buku kas operasional

 84

Mencakup kebutuhan untuk mencatat jumlah pembayaran yang

digunakan untuk kegiatan operasional, seperti untuk pembayaran

uang jalan dan komisi supir.

4. Modul Keuangan

• Piutang Dagang

Mencakup kebutuhan untuk mencatat setiap piutang dagang yang

terjadi atas setiap transaksi yang terjadi di PT.Intitrans Makmur

Kencana.

• Penagihan dan Penerimaan Pembayaran

Mencakup kebutuhan untuk mencatat pembayaran atas piutang

dagang yang ada dan pengurangan untuk piutang dagang tersebut

secara otomatis.

• Setoran Giro

Mencakup kebutuhan untuk mencatat setiap detail setoran giro

yang dilakukan untuk mengurangi piutang, berikut nomor giro,

konsumen yang membayar giro, dan staff yang bertanggung

jawab atas setoran ini.

• Hutang Dagang

Mencakup kebutuhan untuk mencatat setiap detail hutang dagang

yang dimiliki oleh perusahaan kepada pemasoknya.

• Pembayaran Hutang

Mencatat setiap detail pembayaran hutang yang dimiliki oleh

perusahaan kepada pemasoknya, termasuk data staff yang

 85

bertanggung jawab atas pembayaran ini, cara pembayaran, jumlah

pembayaran, dan penerima pembayaran.

5. Subsistem Penunjang

• Master persediaan

Berisikan data mengenai jumlah persediaan suku cadang dan aset

perusahaan lainnya yang dimiliki.

• Lokasi

Berisikan data mengenai lokasi toko – toko yang menjadi tujuan

pengiriman semen.

• Rute penjualan dan daftar harga jual

Daftar harga jual berisikan data mengenai rincian harga jual

secara tonase (berdasarkan berat) atau ritase (berdasarkan

kendaraan).

Rute penjualan berisikan data mengenai rute perjalanan terdekat

untuk menuju tempat konsumen yang dapat dilalui kendaraan

pengirim.

• Rute pengiriman dan daftar biaya Supir

Rute pengiriman berisikan data mengenai jalur pengiriman

terdekat yang dapat dilalui kendaraan pengirim untuk mencapai

toko tujuan pengiriman.

Daftar biaya supir berisikan data mengenai besarnya uang jalan

setiap supir.

• Subsistem kendaraan dan perbaikan

 86

Subsistem kendaraan berisikan data mengenai setiap kendaraan

yang terdapat di PT.Intitrans Makmur Kencana.

Subsistem perbaikan berisikan data mengenai jenis perbaikan

yang dapat dilakukan untuk setiap kendaraan.

• Subsistem absensi supir

Subsistem ini berisikan data mengenai jadwal masuk masing –

masing supir.

• Master supir

Berisikan data pribadi setiap supir yang bekerja di perusahaan.

• Master mekanik

Berisikan data pribadi setiap mekanik yang bekerja di bengkel

perusahaan.

• Master produk

Berisikan data mengenai produk – produk yang terdapat di

konsumen untuk dikirimkan ke toko – toko atau distributor.

• Master pelanggan, distributor, dan toko

Master pelanggan berisikan data mengenai pelanggan yang

menjadi konsumen perusahaan, sebagai pemberi order.

Master distributor berisikan data mengenai distributor yang

menjadi tujuan pengiriman atau penagihan.

Master toko berisikan data mengenai toko yang menjadi tujuan

pengiriman barang.

• Master supplier
 87

Berisikan data mengenai pemasok yang menjalin kerja sama

dengan perusahaan sebagai rekan kerja.

4.2 Perencanaan Proyek (Project Planning)

4.2.1 Work Breakdown Structure (WBS) Script Transportation Information

Systems (STIS)

Berikut ini akan ditampilkan bagan WBS yang merupakan rincian dari

kegiatan yang akan dilaksanakan untuk menyelesaikan proyek STIS oleh

Screen Studio :
 Gambar 4.2 Work Breakdown Structure

Script Transportation Information System

 89

4.2.2 Source Lines of Codes (SLOC)

Tabel 4.3 Perhitungan Estimasi Proyek

Dengan Metode Source Lines Of Code (SLOC)

Usaha Anggaran Dokum entasi

(m os) (Rp, Jutaan) (Halam an) Error SDM

Rata - rata proyek

sebelum nya
LOC 15600 10 150 600 350 3

Rata - rata per KLOC 0,641 9,615 38,462 22,436 0,192

SLOC: Memperkirakan jumlah baris kode, lalu dikalikan

Jika, proyek yang baru diperkirakan melibatkan 3900 baris kode,

perkiraan dari pengukuran akan menjadi :

Usaha 0,641 x 3,9 = 2,49 mos = 2,5 mos

Anggaran 9,615 x 3,9 = 37,50 = Rp. 37.500.000,-

Dokumentasi 38,462 x 3,9 = 150 = 150 halaman

Error 22,436 x 3,9 = 87,5 = 88

SDM 0,192 x 3,9 = 0,75 = 1 orang

4.2.3 Constructive Cost Models (COCOMO’s)

Person-Months = 2.4 Χ KLOC 1.05 = E forEffort

Duration (months) = 2.5 Χ E 0.38

Perhitungan untuk proyek STIS :

Person-Months = 2,4 Χ 3,901.05 =10.019 E

Duration = 2,5 Χ 10,019 0.38 = 6,001 ≈ 6 months

 90

4.2.4 Critical Path Method (CPM)

Gambar 4.3 Critcal Path Method Script Transportation Information System

 91

4.2.5 Program Evaluation and Review Technique (PERT)

Tabel 4.4 Durasi PERT

 92

Penghitungan variance :

2 2
⎛ 2 −1 ⎞ ⎛ 6−3⎞
V3 = ⎜ ⎟ = 0,027 V5 = ⎜ ⎟ = 0,25
⎝ 6 ⎠ ⎝ 6 ⎠

2 2
⎛ 3 −1 ⎞ ⎛ 2 − 1⎞
V6 = ⎜ ⎟ = 0,111 V8 = ⎜ ⎟ = 0,027
⎝ 6 ⎠ ⎝ 6 ⎠

2 2
⎛ 4 −1⎞ ⎛ 4 −1 ⎞
V9 = ⎜ ⎟ = 0,25 V10 = ⎜ ⎟ = 0,25
⎝ 6 ⎠ ⎝ 6 ⎠

2 2
⎛ 2 −1⎞ ⎛ 2 −1⎞
V11 = ⎜ ⎟ = 0,027 V12 = ⎜ ⎟ = 0,027
⎝ 6 ⎠ ⎝ 6 ⎠

2 2
⎛ 3 −1⎞ ⎛ 3 −1⎞
V14 = ⎜ ⎟ = 0,111 V15 = ⎜ ⎟ = 0,111
⎝ 6 ⎠ ⎝ 6 ⎠

2 2
⎛ 2 −1⎞ ⎛ 2 −1⎞
V16 = ⎜ ⎟ = 0,027 V17 = ⎜ ⎟ = 0,027
⎝ 6 ⎠ ⎝ 6 ⎠

2 2
⎛ 2 −1⎞ ⎛6− 4⎞
V18 = ⎜ ⎟ = 0,027 V20 = ⎜ ⎟ = 0,111
⎝ 6 ⎠ ⎝ 6 ⎠

2 2
⎛ 22 − 18 ⎞ ⎛4−2⎞
V21 = ⎜ ⎟ = 0,444 V23 = ⎜ ⎟ = 0,111
⎝ 6 ⎠ ⎝ 6 ⎠

2 2
⎛7−4⎞ ⎛3− 2⎞
V24 = ⎜ ⎟ = 0,25 V25 = ⎜ ⎟ = 0,027
⎝ 6 ⎠ ⎝ 6 ⎠

2 2
⎛ 3 −1⎞ ⎛ 2 −1⎞
V26 = ⎜ ⎟ = 0,111 V28 =⎜ ⎟ = 0,027
⎝ 6 ⎠ ⎝ 6 ⎠

2 2
⎛ 3 −1⎞ ⎛ 2 −1⎞
V29 = ⎜ ⎟ = 0,111 V30 = ⎜ ⎟ = 0,027
⎝ 6 ⎠ ⎝ 6 ⎠

2 2
⎛ 2 −1⎞ ⎛ 2 −1⎞
V31 = ⎜ ⎟ = 0,027 V32 = ⎜ ⎟ = 0,027
⎝ 6 ⎠ ⎝ 6 ⎠
 93

2 2
⎛4−2⎞ ⎛4−2⎞
V34 = ⎜ ⎟ = 0,111 V35 = ⎜ ⎟ = 0,111
⎝ 6 ⎠ ⎝ 6 ⎠

2 2
⎛ 3 −1⎞ ⎛ 3 −1⎞
V36 = ⎜ ⎟ = 0,111 V37 = ⎜ ⎟ = 0,111
⎝ 6 ⎠ ⎝ 6 ⎠

2 2
⎛ 2 −1⎞ ⎛ 3 −1⎞
V38 = ⎜ ⎟ = 0,027 V41 = ⎜ ⎟ = 0,111
⎝ 6 ⎠ ⎝ 6 ⎠

2 2
⎛ 3 −1⎞ ⎛ 3 −1⎞
V42 = ⎜ ⎟ = 0,111 V43 = ⎜ ⎟ = 0,111
⎝ 6 ⎠ ⎝ 6 ⎠

2 2
⎛ 3 −1⎞ ⎛ 3 −1 ⎞
V44 = ⎜ ⎟ = 0,111 V45 = ⎜ ⎟ = 0,111
⎝ 6 ⎠ ⎝ 6 ⎠

2 2
⎛ 3 −1⎞ ⎛ 3 −1⎞
V46 = ⎜ ⎟ = 0,111 V47 = ⎜ ⎟ = 0,111
⎝ 6 ⎠ ⎝ 6 ⎠

2 2
⎛ 2 −1⎞ ⎛ 2 −1⎞
V48 = ⎜ ⎟ = 0,027 V49 = ⎜ ⎟ = 0,027
⎝ 6 ⎠ ⎝ 6 ⎠

2 2
⎛ 2 −1⎞ ⎛ 2 −1⎞
V50 = ⎜ ⎟ = 0,027 V51 = ⎜ ⎟ = 0,027
⎝ 6 ⎠ ⎝ 6 ⎠

2 2
⎛ 3 −1⎞ ⎛ 2 −1⎞
V52 = ⎜ ⎟ = 0,111 V53 = ⎜ ⎟ = 0,027
⎝ 6 ⎠ ⎝ 6 ⎠

2 2
⎛ 2 −1⎞ ⎛ 7 − 3⎞
V54 = ⎜ ⎟ = 0,027 V56 = ⎜ ⎟ = 0,444
⎝ 6 ⎠ ⎝ 6 ⎠

2 2
⎛7−4⎞ ⎛ 2 −1⎞
V57 = ⎜ ⎟ = 0,25 V59 = ⎜ ⎟ = 0,027
⎝ 6 ⎠ ⎝ 6 ⎠
 94

Perhitungan Standar Deviasi

ΣVariance = (0,027 + 0,25 + 0,111 + 0,027 + 0,25 + 0,25 + 0,027 + 0,027 + 0,111 +

0,111 + 0,027 + 0,027 + 0,027 + 0,111 + 0,444 + 0,111 + 0,25 + 0,027

+ 0,111 + 0,027 + 0,111 + 0,027 + 0,027 + 0,027 + 0,111 + 0,111 +

0,111 + 0,111 + 0,027 + 0,111 + 0,111 + 0,111 + 0,111 + 0,111 +

0,111 + 0,111 + 0,027 + 0,027 + 0,027 + 0,027 + 0,111 + 0,027 +

0,027 + 0,444 + 0,25 + 0,027) = 4,787

s = ΣVariance = 4,787 = 2,19

Perhitungan z

x−μ
z=
s

= 120 – 113 = 3,20

2,19

Hasil dari tabel dengan z 3,20 adalah 0,99

Probabilitas 0,99 x 100% = 99%

4.2.6 Project Schedule (Penjadwalan Proyek)

Gambar 4.4 Gantt Chart Script Transportation Information System

 96

Tabel 4.5 Detailed Task List Script Transportation Information System

Estimated
Tasks Subtasks Predecessors
Duration

A Inisiasi Proyek None

A1 Kick-off Meeting None 1 days

B Analisa Proses Bisnis Berjalan A

B1 Analisa Proses Bisnis 5 days

B2 Blue print established (ERD) B1 2 days

C Data Gathering and Demo B2

C1 Demo 1 days

C2 Gathering user requirement C1 2 days

C3 Discussing user requirement C2 3 days

(recommendation)

C4 Approval and data gathering result report C3 1 days

D Installation (standard) C4 1 days

E Training user standard D

E1 Sales 2 days

E2 Finance E1 2 days

E3 Procurement E2 1 days

E4 Workshop E3 1 days

E5 Training report and simulation report E4 1 days

form

F Customization Process E5
 97

F1 Gathering user specification 5 days

F2 Coding for customization F1 20 days

F3 Program testing (debugging) F1 5 days

F4 User acceptance testing F3,F2 3 days

F5 Repairement F4 5 days

F6 Retesting F5 2 days

F7 System design and repairement report F5 1 days

G Final Simulation F6

G1 Simulation 1 days

G2 Revise program G1 1 days

G3 Final application acceptance test G2 1 days

G4 Application acceptance result report G3 1 days

H Final installation G4 1 days

I Final training user H

I1 Sales 3 days

I2 Finance I1 3 days

I3 Procurement I2 2 days

I4 Workshop (bengkel) I3 2 days

I5 Create user manual and final training I4 1 days

report

J Implementation I5

J1 Data migration

J11 Rute 2 days

 98

J12 Data Pelanggan dan Distributor J11 2 days

J13 Produk J12 2 days

J14 Daftar harga jual J13

J15 Data Supir J14 2 days

J16 Biaya Pengiriman J15 2 days

J17 Data kendaraan J16 2 days

J18 Jenis perbaikan J17 1 days

J19 Data mekanik J18 1 days

J110 Data sparepart J19 1 days

J111 Data supplier J110 1 days

J112 Akun Kasir J111 2 days

J113 Kasir J112 1 days

J114 Create data migration report J113 1 days

J2 STIS system fully established J114

J21 Final documentation and project 5 days

implementation control form

K Support (repairement, maintenance, etc) J21 5 days

L Sign off (closing project) K

L1 Closing project control form 1 days

 99

4.2.7 Investasi Proyek

Asumsi gaji per hari yang diberikan kepada tim proyek Script

Transportation Information System adalah sebagai berikut :

• Vendor Project Manager (VPM) = Rp. 1,000,000;00

• System Analyst = Rp. 600,000;00

• Programmer = Rp. 500,000;00

• Project Accountant = Rp. 750,000;00

• Tester = Rp. 350,000;00

• Trainner = Rp. 200,000;00

 100

Tabel 4.6 Kegiatan Proyek dan Penempatan Sumber Daya Manusia dalam

Kegiatannya

Resource Required Duration

Subtasks Cost / day Total Cost
Tim Client Tim Vendor (days)

Rp
TPM VPM Rp 1,000,000
1,000,000
System
Rp 600,000 Rp 600,000
Analyst
Programmer Rp 500,000 Rp 500,000
Kick-off Meeting 1
Project
Rp 750,000 Rp 750,000
Accountant
Tester Rp 350,000 Rp 350,000
Trainer Rp 200,000 Rp 200,000
Rp
TPM VPM Rp 5,000,000
1,000,000
Analisa Proses System
Rp 600,000 5 Rp 3,000,000
Bisnis Analyst
Programmer Rp 500,000 Rp 2,500,000
Blue print
System
established Rp 600,000 2 Rp 1,200,000
analyst
(ERD)
Demo Programmer Rp 500,000 1 Rp 500,000
System
Gathering user Rp 600,000 Rp 1,200,000
analyst 2
requirement
Programmer Rp 500,000 Rp 1,000,000
Rp
TPM VPM Rp 3,000,000
1,000,000
Discussing user System
requirement Rp 600,000 Rp 1,800,000
Analyst 3
(recommendation
Programmer Rp 500,000 Rp 1,500,000
)
Project
Rp 750,000 Rp 2,250,000
Accountant
Rp
Approval and TPM VPM Rp 1,000,000
1,000,000
data gathering 1
System
result report Rp 600,000 Rp 600,000
Analyst
Installation
Programmer Rp 500,000 1 Rp 500,000
(standard)
Sales Trainner Rp 200,000 2 Rp 400,000
Finance Trainner Rp 200,000 2 Rp 400,000
Procurement Trainner Rp 200,000 1 Rp 200,000
Workshop Trainner Rp 200,000 1 Rp 200,000
 101

Training report
and simulation Trainner Rp 200,000 1 Rp 200,000
report form
System
Gathering user Rp 600,000 Rp 3,000,000
analyst 5
specification
Programmer Rp 500,000 Rp 2,500,000
Coding for Rp
Programmer Rp 500,000 20
customization 10,000,000
Program testing Programmer Rp 500,000 Rp 2,500,000
5
(debugging) Tester Rp 350,000 Rp 1,750,000

Application System
Rp 600,000 Rp 1,800,000
Acceptance Analyst 3
Testing Programmer Rp 500,000 Rp 1,500,000
Programmer Rp 500,000 Rp 2,500,000
Repairement System 5
Rp 600,000 Rp 3,000,000
Analyst

Retesting Programmer Rp.500,000 2 Rp 1,000,000

System design System

Rp 600,000 Rp 600,000
and repairement Analyst 1
report Programmer Rp 500,000 Rp 500,000
System
Rp 600,000 Rp 600,000
Simulation analyst 1
Programmer Rp 500,000 Rp 500,000
Programmer Rp 500,000 Rp 500,000
System
Revise program Rp 600,000 1 Rp 600,000
Analyst
Tester Rp 350,000 Rp 350,000
Final application
TPM Programmer Rp 500,000 1 Rp 500,000
acceptance test
Application System
Rp 600,000 Rp 600,000
acceptance result Analyst 1
report Programmer Rp 500,000 Rp 500,000
Final installation Programmer Rp 500,000 1 Rp 500,000
Sales Trainner Rp 200,000 3 Rp 600,000
Finance Trainner Rp 200,000 3 Rp 600,000
Procurement Trainner Rp 200,000 2 Rp 400,000
Workshop
Trainner Rp 200,000 2 Rp 400,000
(bengkel)
Programmer Rp 500,000 Rp 500,000
Create user
System
manual and final Rp 350,000 1 Rp 350,000
Analyst
training report
Trainner Rp 200,000 Rp 200,000
 102

Data migration

Rute Programmer Rp 500,000 2 Rp 1,000,000

Data Pelanggan Programmer Rp 500,000 2 Rp 1,000,000
dan Distributor
Produk Programmer Rp 500,000 2 Rp 1,000,000

Daftar Harga Jual Programmer Rp 500,000 2 Rp 1,000,000

Data Supir Programmer Rp 500,000 2 Rp 1,000,000

Biaya Pengiriman Programmer Rp 500,000 2 Rp 1,000,000
Data Kendaraan Programmer Rp 500,000 2 Rp 1,000,000

Jenis Perbaikan Programmer Rp 500,000 1 Rp 500,000

Data Mekanik Programmer Rp 500,000 1 Rp 500,000

Data Sparepart Programmer Rp 500,000 1 Rp 500,000

Data Supplier Programmer Rp 500,000 1 Rp 500,000

Akun Kasir Programmer Rp 500,000 2 Rp 1,000,000

Kasir Programmer Rp 500,000 1 Rp 500,000

Rp
TPM VPM Rp 1,000,000
1,000,000
1
Create Data Programmer Rp 500,000 Rp 500,000
Migration Report
STIS system fully
established
Rp
TPM VPM Rp 5,000,000
1,000,000
Final System
Rp 600,000 Rp 3,000,000
documentation Analyst
and project Programmer Rp 500,000 5 Rp 2,500,000
implementation
control form Project
Rp 750,000 Rp 3,750,000
Accountant
Tester Rp 350,000 Rp 1,750,000

Support System
Rp 600,000 Rp 3,000,000
(repairement, analyst 5
maintenance, etc) Programmer Rp 500,000 Rp 2,500,000
Rp
TPM VPM Rp 1,000,000
1,000,000
System
Rp 600,000 Rp 600,000
Analyst
Closing project
Programmer Rp 500,000 1 Rp 500,000
control form
Project
Rp 750,000 Rp 750,000
Accountant
Tester Rp 350,000 Rp 350,000
Rp
TOTAL
104,900,000
 103

Biaya investasi yang dikeluarkan PT.Intitrans Makmur Kencana untuk proyek

Script Transportation Information System (STIS) adalah sebagai berikut :

Biaya Paket (Implementasi dan Source code) = Rp. 104,900,000,-

4.2.8 Project Cost

Perkiraan anggaran pengeluaran untuk proyek Script Transportation

Information System (STIS) :

1. Biaya resource

Biaya resource proyek / hari :

o Vendor Project Management = Rp. 300,000;00

o System Analyst = Rp. 250,000;00

o Programmer = Rp. 200,000;00

o Project Accountant = Rp. 350,000;00

o Tester = Rp. 75,000;00

o Trainer = Rp. 80,000;00

Total biaya resource selama proyek :

o Vendor Project Management

Rp. 300,000;00 * 16 = Rp. 4,800,000;00

o System Analyst

Rp. 250,000;00 * 43 = Rp. 10,750,000;00

o Programmer

Rp. 200,000;00 * 93 = Rp. 18,600,000;00

o Project Accountant

Rp. 350,000;00 * 10 = Rp. 3,500,000;00

 104

o Tester

Rp. 75,000;00 * 8 = Rp. 600,000;00

o Trainer

Rp. 80,000;00 * 19 = Rp. 1,520,000;00

Total Biaya Resource = Rp. 39,770,000;00

2. Laba Kotor = Biaya Implementasi – Biaya Resource

= Rp. 103,900,000;00 – Rp.39,770,000;00

= Rp. 64,130,000;00

3. Biaya Operasional

o Biaya listrik = Rp. 1,200,000;00

o Biaya telepon dan air = Rp. 720,000;00

Total Biaya Operasional = Rp. 1,920,000;00

4. Laba Bersih = Laba kotor – Total Biaya Operasional

= Rp. 64,130,000;00 – Rp. 1,920,000;00

= Rp. 62,210,000;00

4.2.9 Return On Investment (ROI) dan Break Event Point (BEP)

Perhitungan ROI dari proyek Script Transportation Information System

(STIS) dengan menggunakan rata – rata angka penghematan sebagai berikut :

1. Kesalahan jadwal per bulan

10 x 12 x Rp. 150.000;00 = Rp. 18.000.000;00

 105

2. Uang makan supir

10org x Rp. 5.000;00 x 30 x 12 = Rp. 18.000.000;00

3. Kerugian bunga akibat telat penagihan DO

30 x 12 x Rp.7.800.000;00 = Rp. 2.808.000.000;00

4. Pembayaran tenaga kerja pembuat laporan

20 x 12 x Rp.11.000;00 x 5org = Rp. 13.200.000;00

5. Kebocoran uang di kasir per bulan

12 x Rp. 20.000.000;00 = Rp. 240.000.000;00

Total penghematan sistem (per tahun) = Rp. 3.097.200.000;00

⎛ 3.097.200.000 ⎞
ROI = ⎜ ⎟ Χ100%
⎝ 104.900.000 ⎠

= 2952,53%

⎛ 104.900.000 ⎞
BEP = ⎜ ⎟ Χ12 bulan
⎝ 3.097.200.000 ⎠

= 0,4 bulan

4.2.10 Identitfikasi Critical Success Factor (CSF)

Identifikasi dari faktor – faktor kunci penentu kesuksesan berikut

penerapan faktor – faktor tersebut dalam proyek Script Transportation

Information System (STIS) akan diuraikan dalam tabel berikut :

 106

Tabel 4.7 Hasil Identifikasi CSF dan Penerapannya Dalam Proyek

Critical Success Factor Realisasi

Misi proyek Project Objectives :
• Mengatasi masalah pengaturan dan
pelacakan pengeluaran beserta
pemasukan perusahaan.
• Mengidentifikasi supir – supir yang
menerima upah atau uang jalan.
• Pengaturan jadwal pengiriman
barang.
• Pengaturan jadwal servis truk sehat
dan penjualan aset tetap(truk) yang
tidak sehat lagi.
Dukungan manajemen • Kick-off Meeting
puncak • Melibatkan TPM(Technical Project
Management) dalam setiap aktivitas
penting dalam proyek.
Rencana atau jadwal • WBS
• Gantt-chart
• CPM
• PERT
• Analisa Resiko
• Perencanaan dan Pengadaan
Personnel Tim Proyek :
1. Project Manager : 2 orang
• TPM : 1 orang
• VPM : 1 orang
2. Project Accountant : 1 orang
3. IT Specialists : 2 orang
• System Analyst : 1 orang
• Programmer : 1 orang
4. Trainner : 1 orang
5. Tester : 1 orang

Tugas teknik • IT Specialists pada tim proyek

berasal dari proyek sebelumnya.
Penerimaan klien • Investasi Proyek
• Project Cost
• ROI dan BEP
Pengawasan dan umpan • Project Control Form
balik
 107

4.3 Pelaksanaan Proyek ( Project Execution )

Pada kick-off meeting yang diadakan pada tanggal 25 September 2006, kedua

belah pihak bertemu dan melakukan pembicaraan mengenai hal – hal yang

berhubungan dengan proyek STIS. Kegiatan ini membahas mengenai pihak –

pihak yang terlibat dalam pengerjaan proyek STIS, waktu yang dibutuhkan untuk

melaksanakan proyek, dan rencana – rencana kegiatan yang akan dilaksanakan

dalam proyek. Pada kick-off meeting ini, dilakukan pemberitahuan secara formal

kepada karyawan PT.Intitrans Makmur Kencana yang terlibat dalam pelaksanaan

proyek STIS. Ada pun pihak – pihak yang hadir dalam kick-off meeting ini antara

lain :

• Project Sponsor yaitu pihak manajemen PT. Intitrans Makmur Kencana.

• Technical Project Manager (TPM) dari pihak PT. Intitrans Makmur Kencana

adalah Ibu Novi.

• Vendor Project Manger (VPM) dari pihak Screen Studio adalah Bapak Sutrisno

Chandra.

• IT Specialist dari pihak Screen Studio.

• Tim Member lainnya.

Pada proyek Script Transportation Information System (STIS) ini, terdapat

beberapa kegiatan utama, yaitu :

1. Analisa Proses Bisnis Berjalan, yang terdiri dari kegiatan sebagai berikut :

a. Analisa Proses Bisnis, pada kegiatan ini kita melakukan analisa dari proses

bisnis yang sedang berjalan pada PT.Intitrans Makmur Kencana, mulai dari
 108

penerimaan order sampai pada penerimaan pembayaran dan perbaikan

kendaraan. Pada kegiatan ini, dilakukan pemahaman secara menyeluruh

mengenai seluruh aktivitas bisnis yang berlangsung di perusahaan.

b. Blue Print Established (ERD), pada kegiatan ini dilakukan pemindahan

informasi mengenai seluruh kegiatan bisnis di PT.Intitrans Makmur Kencana

dalam bentuk pembuatan Entity Relationship Diagram (ERD). Tahap ini

melibatkan kegiatan perancangan model ERD untuk mempermudah

pengertian programmer dalam membangun sistem untuk PT.Intitrans

Makmur Kencana.

2. Data Gathering and Demo

a. Demo, pada kegiatan ini dilakukan demo mengenai prototype dari proyek

sebelumnya, yang dibangun untuk perusahaan lain yang bergerak di bidang

serupa. Tujuan dari pengadaan demo ini adalah untuk memberikan gambaran

secara kasar mengenai sistem yang nantinya akan dibuat.

b. Gathering User Requirement, setelah dilakukan demo mengenai prototype

tersebut, maka dilakukan pengumpulan data mengenai kebutuhan –

kebutuhan user yang masih belum terpenuhi dalam prototype tersebut.

Kegiatan ini bertujuan untuk menemukan penghubung antara kebutuhan user

yang sesungguhnya dengan prototype yang telah didemokan.

c. Discussing User Requirement (recommendation), membahas mengenai

kebutuhan yang diajukan oleh user dengan kemampuan pihak vendor dalam

pemenuhannya. Pada diskusi ini, dibicarakan juga mengenai anggaran dari

perusahaan agar dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang diajukan oleh user.
 109

d. Approval and Data Gathering Result Report, pada kegiatan ini, dibuat

laporan mengenai semua kebutuhan user, biaya yang dibutuhkan untuk

melaksanakan proyek, serta membuat persetujuan kepada PT.Intitrans

Makmur Kencana.

3. Installation (Standard), pada kegiatan ini dilakukan instalasi mengenai modul –

modul standard yang sudah dapat digunakan oleh PT.Intitrans Makmur

Kencana. Kegiatan ini dilakukan agar modul – modul yang sudah dapat

digunakan bisa langsung dimanfaatkan oleh PT.Intitrans Makmur Kencana.

4. Training User Standard

a. Sales, kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian penjualan agar

fungsi – fungsi standard yang terdapat pada modul penjualan dapat

digunakan dengan baik.

b. Finance, kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian keuangan agar

fungsi – fungsi standard yang terdapat pada modul finance dapat digunakan

dengan baik.

c. Procurement, kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian pengadaan

agar fungsi – fungsi standard yang terdapat pada modul pembelian dapat

digunakan dengan baik.

d. Workshop, kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian bengkel agar

fungsi – fungsi standard yang terdapat pada modul workshop dapat

digunakan dengan baik.

e. Training Report and Simulation Request Form, pembuatan laporan mengenai

hasil dari proses pelatihan yang telah dilakukan, serta permintaan izin kepada
 110

pihak PT.Intitrans Makmur Kencana untuk melakukan proses simulasi dari

modul standard yang telah diinstalasi sebelumnya.

5. Customization Process

a. Gathering User Specification, kegiatan ini mencakup pengumpulan yang

lebih merinci mengenai kebutuhan user dengan berdasarkan pada user

requirement yang telah dibuat sebelumnya.

b. Coding for Customization, kegiatan ini mencakup pembuatan program

berdasarkan pada kebutuhan user yang terdapat pada user specification di

atas.

c. Program Testing (Debugging), kegiatan ini mencakup pengujian akan

program yang telah dibuat oleh programmer untuk meminimalisasikan

kesalahan (error) yang terdapat pada program. Pada proses testing ini, akan

dilakukan dokumentasi terhadap bug yang telah ditemukan selama pengujian

berlangsung agar dapat diperbaiki oleh programmer.

d. Application Acceptance Testing, pada kegiatan ini dilakukan pengujian oleh

programmer untuk menunjukkan jalannya sistem kepada user. User

bertindak sebagai penonton, sementara programmer akan menjelaskan

jalannya aplikasi pada mereka.

e. Repairement, pada kegiatan ini dilakukan perbaikan atas sistem yang telah

diujicobakan kepada user agar sesuai dengan kebutuhan mereka. Tahap ini

akan dilakukan bila selama tahap application acceptance testing ditemukan

kejanggalan yang tidak sesuai dengan kebutuhan user.

 111

f. Retesting, sebagai tindak lanjut dari tahap repairement, maka pada kegiatan

ini pengujian aplikasi kembali dilakukan untuk mengecek kesesuaian antara

perbaikan yang dilakukan dengan keinginan user.

f. System Design and Repairement Report, pembuatan laporan atas hasil

perancangan sistem dan perbaikan sistem yang telah dilakukan.

6. Final Simulation

a. Simulation, kegiatan ini mencakup uji coba system yang telah diperbaiki dan

disesuaikan dengan kebutuhan user pada tahap – tahap sebelumnya. Simulasi

ini mencakup pengujian ulang secara utuh terhadap sistem STIS ini, seolah –

olah menggambarkan jalannya sistem ketika sudah dijalankan sepenuhnya.

b. Revise Program, kegiatan ini mencakup pengkajian ulang program dengan

berdasarkan pada hasil simulasi yang telah dijalankan sebelumnya. Bila pada

simulasi terdapat ketidaksesuaian atau perbaikan – perbaikan kecil perlu

dilakukan, maka akan dilakukan oleh programmer pada tahap ini.

c. Final Application Acceptance Test, kegiatan ini mencakup pengujian sistem

oleh user untuk terakhir kalinya sebelum proyek ini benar – benar dijalankan

sepenuhnya pada perusahaan.

d. Application Acceptance Result Report, pembuatan laporan mengenai

jalannya hasil user acceptance test untuk diserahkan kepada vendor project

manager

7. Final Installation, merupakan kegiatan instalasi sistem STIS yang telah lulus uji

coba tersebut untuk digunakan sepenuhnya dalam menunjang kegiatan

perusahaan. Instalasi ini mencakup modul – modul yang telah disesuaikan

dengan kebutuhan perusahaan secara spesifik. Setelah kegiatan instalasi ini

 112

selesai dilakukan, maka sistem STIS telah lengkap dan dapat digunakan secepat

mungkin setelah proses pelatihan pengguna selesai.

8. Final Trainning User

a. Sales, kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian penjualan agar

fungsi – fungsi tambahan yang terrdapat pada modul penjualan dapat

digunakan dengan baik.

b. Finance, kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian keuangan agar

fungsi – fungsi tambahan yang terrdapat pada modul penjualan dapat

digunakan dengan baik.

c. Procurement, kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian pembelian

agar fungsi – fungsi tambahan yang terrdapat pada modul penjualan dapat

digunakan dengan baik.

d. Workshop (Bengkel), kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian

bengkel agar fungsi – fungsi tambahan yang terrdapat pada modul penjualan

dapat digunakan dengan baik.

e. Create User Manual and Final Training Report, pembuatan laporan sebagai

pertanggung jawaban akan hasil dari pelatihan modul – modul tambahan

kepada para pengguna dari berbagai bagian fungsional perusahaan.

9. Implementation

a. Data Migration

• Rute, pengisian data mengenai lokasi pengambilan barang, rute, dan

lokasi pool.
 113

• Data Pelanggan dan Distributor, pengisian data mengenai pelanggan dan

distributor yang melakukan transaksi dengan PT.Intitrans Makmur

Kencana. Data mencakup lokasi toko, nama toko, telepon, dan data

lainnya yang terkait.

• Produk, pengisian data mengenai jenis produk yang akan diangkut per

pelanggan. Setiap pelanggan memiliki produk yang berbeda – beda, oleh

sebab itulah perlu didefinisikan dengan jelas setiap produk yang dimiliki

oleh setiap pelanggan.

• Daftar Harga Jual, pengisian data mengenai harga jual per tonase atau per

ritase. Jika jenis produknya adalah rite, maka harga jual akan diisi harga

jual per ritase (borongan).

• Data Supir, pengisian data pribadi mengenai setiap supir yang bekerja di

PT.Intitrans Makmur Kencana. Pengisian data ini juga termasuk

pengisian mengenai status supir dalam perusahaan (utama, cadangan,

kondektur).

• Biaya Pengiriman, pengisian biaya pengiriman untuk masing – masing

tipe kendaraan yang berbeda. Tipe kendaraan yang dengan rute dan

tonase yang sama bisa memiliki harga yang berbeda tergantung tipe

kendaraan yang digunakan.

• Data Kendaraan, pengisian data kendaraan (truk) yang dimiliki oleh

PT.Intitrans Makmur Kencana. Data yang diisi mencakup data mengenai

nama tipe kendaraan, kapasitas kendaraan, nomor pintu, nomor mesin,

 114

tahun pembuatan, kepemilikan, penanggung jawab, dan status kendaraan

(siap dipakai atau rusak).

• Jenis Perbaikan, pengisian data mengenai tipe perbaikan (misalnya,

perbaikan masin, perbaikan elektrik, dll), keterangan perbaikan, dan data

perbaikan per kendaraan (mobil, jenis perbaikannya, waktu standar

perbaikan, dan informasi perbaikan berkala).

• Data Mekanik, pengisian data mengenai setiap mekanik yang bekerja di

bengkel PT.Itnitrans Makmur Kencana.

• Data Sparepart, pengisian data mengenai jenis sparepart yang dapat

dipesan atau digunakan dalam perbaikan kendaraan di bengkel

PT.Intitrans Makmur Kencana.

• Data Supplier, pengisian data mengenai setiap pemasok (supplier) yang

menjalin hubungan kerja sama dengan PT.Intitrans Makmur Kencana

dalam pengadaan sparepart ataupun aset perusahaan lainnya.

• Akun Kasir, pengisian data mengenai hutang dan piutang dari para supir

yang bekerja di PT.Intitrans Makmur Kencana.

• Kasir, pengisian data mengenai kasir yang bertanggung jawab atas setiap

pemberian upah dan uang jalan kepada supir.

• Create Data Migration Report, pembuatan laporan mengenai jalannya

kegiatan data migration yang dibuat oleh programmer yang melakukan

pengisian data untuk diserahkan kepada VPM dan TPM.

b. STIS System Fully Established

 115

• Final Documentation and Project Implementation, setelah semua data

dan sistem selesai diimplementasikan pada PT.Intitrans Makmur Kencana,

maka dikumpulkanlah semua dokumentasi dari hasil kegiatan proyek

selama ini. Dokumentasi ini akan direview kembali oleh manajer proyek

untuk memastikan kelengkapan isinya. Dokumentasi ini akan berguna

untuk kegiatan support dan untuk proyek berikutnya.

10. Support (Repairement, Maintanance, etc), kegiatan ini mencakup perbaikan

atas error – error kecil yang mungkin masih terjadi, serta maintanance sistem

dan database.

11. Sign Off (Closing Project)

a. Closing Project Control Form, kegiatan ini mencakup pembuatan dokumen

penutupan proyek. Pada dokumen tersebut berisi keterangan mengenai hasil

jalannya proyek, penanggung jawab proyek, dan menandakan selesainya

tanggung jawab Screen Studio atas proyek Script Transportation

Information System di PT.Intitrans Makmur Kencana.

 116

4.3.1 Project Control (Pengendalian Proyek)

Tabel 4.8 Tabel Pengontrolan Proyek

Script Transportation Information System

Formulir Pengontrolan Proyek Tanggal : 11/2/2006

Tahapan : Customization Process

Perencanaan Actual
Tahapan Person In Charge Finished Finished
Start Date Start Date
Date Date
1. Selesai
-Gathering User
Specification SC & TS 11/2/2006 11/8/2006 11/2/2006 11/8/2006
-Program Testing
(Debugging) TS 11/9/2006 11/15/2006 11/9/2006 11/17/2006
-Coding for
customization TS 11/9/2006 12/6/2006 11/9/2006 12/6/2006

2. Sedang Dilakukan
-User Acceptance
Testing SC & TS 12/7/2006 12/11/2006 12/7/2006
-Repairement SC & TS 12/12/2006 12/18/2006 12/12/2006
3. Grafik

System design and repairement report

Repairment
Milestone

User acceptance testing

Duration Actual
Duration Plan
Program testing (debugging)

Coding for customization

Gathering user specification

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22
Duration

4. Ham batan atau Person In Finished

Masalah Solusi Charge Start Date Date
-Gathering user
specification - SC & TS - -
-Program Testing
(debugging) TS 11/9/2006 11/17/2006
+ Pengujian kurang
teliti - - -
+ Dokumentasi
mengenai bug yang
ditemukan tidak
lengkap - - -
+ Pelaksanaan Disediakan
debug berulang spreadsheet untuk
akibat kekacauan mencatat list bug yang
dokumentasi telah ditemukan - - -
-Coding for
customization - TS - -