KOMUNIKASI BISNIS

RPS 8
“Fungsi, Penggolongan dan Bentuk Surat,
Laporan dan Proposal Bisnis”
Pengampu : Drs. I Komang Ardana, M.M

Oleh :
Kelompok 6
Made Regita Purnamasari (1607522133)
Komang Hans Jayaputra (1607522134)
Dewa Ayu Chandra Devi (1607522136)
I Kadek Era Wirawan (1607522140)
Muhammad Rifandi Taufik (1607522141)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN NON REGULER

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
2018

0
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam dunia bisnis pasti akan berlangsung hubungan baik secara internal maupun
eksternal. Hubungan ini dapat terjalin baik dengan menggunakan surat secara manual
dengan kertas maupun modern menggunakan email. Mengembangkan keterampilan
dalam menulis pesan e-mail dan memo memberikan manfaat penting. Dokumen tersebut
menciptakan kesan baik karena ditulis dengan hati-hati, perhatian, dan jelas. Dalam suatu
organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan,
terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang
disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang
dikehendaki.
Dengan demilian agar terwujudnya komunikasi efektif dari berbagai pesan, laporan
serta proposal bisnis. Maka dari itu sangat penting untuk dibahas dalam makalah yang
kami susun karena dengan terciptanya komunikasi yang efektif, maka akan terciptanya
hubungan yang baik antara komunikator dengan komunikan sehingga tujuan yang ingin
dicapai bersama akan terwujud.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka peneliti dapat merumuskan
masalah sebagai berikut :
1.2.1 Apa fungsi surat, penggolongan dan bentuknya?
1.2.2 Bagaimana karakteristik email dan memo yang efektif?
1.2.3 Apa pengertian laporan dan proposal bisnis?
1.2.4 Apa jenis-jenis laporan bisnis?
1.2.5 Bagaimana penyusunan laporan dan proposal bisnis?

1.3 Tujuan
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1.3.1 Untuk mengetahui fungsi surat, penggolongan dan bentuknya.
1.3.2 Untuk mengetahui bagaimana karakteristik email dan memo yang efektif.
1.3.3 Untuk mengetahui pengertian laporan dan proposal bisnis.
1.3.4 Untuk mengetahui apa saja jenis-jenis laporan bisnis.
1.3.5 Untuk mengetahui bagaimana penyusunan laporan dan proposal bisnis.
BAB II
PEMBAHASAN

2.1. Fungsi surat, penggolongan dan bentuk

1
 Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang
digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi yang
disampaikan melalui surat bisa berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah,
permintaan, atau laporan. Informasi bisa ditulis atau diketik dalam secarik kertas
(konvensional) atau dapat pula berupa surat elektronik (email).

2.1.1 Fungsi Surat

1) Tanda bukti tertulis yang otentik
Surat merupakan buktu “hitam diatas putih” dan dapat menyimpan rahasia.
Misalnya, surat perjanjian, surat nikah, akte kelahiran, surat wasiat, dan lain-lain.
2) Alat pengingat
Kemampuan manusian untuk mengingat sangatlah terbatas, terlebih lagi dalam
aktivitas yang rumit dan kompleks. Dokumen tertulis yang diarsip dengan baik
akan berfungsi sebagai alat pengingat sewaktu-waktu apabila diperlukan.
3) Dokumen historis
Surat menjadi dokumentasi bersejarah yang mampu memberikan gambaran
mengenai kejadian-kejadian masa lalu, misalnya Supersemar.
4) Pedoman kerja
Surat dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam melakukan suatu pekerjaan
tertentu. Misalnya, suatu perintah, surat kuasa, dan surat keputusan.
5) Jaminan keamanan
Selembar surat mampu memberikan jaminan keamanan kepada seseorang.
Misalnya, surat keterangan jalan akan memberikan jaminan keamanan kepada
seseorang dalam suatu perjalanan.
6) Utusan atau duta organisasi
Surat berfungsi sebagai utusan atau duta organisasi yang mampu mencerminkan
citra, mentalitas, jiwa, dan kondisi internal organisasi yang bersangkutan.
7) Dasar penilaian dan keputusan
Pengambilan keputusan biasanya dilakukan berdasarkan berbagai pertimbangan.
Surat merupakan salah satu dasar penilaian dan pengambilan keputusan. Misalnya,
surat rekomendasi, suratbketerangan, dan surat dalam bentuk laporan.
8) Sebagai barometer kegiatan organisasi
Kegiatan organisasi disebarkan kepada pihak internal dan eksternal melalui surat.
Dengan demikian, intensitas kegiatan organisasi dapat diukur dari frekuensi surat
menyurat.
9) Alat untuk menumbuhkan sikap saling pengertian dan menghindari
kesalahpahaman Surat yang tidak disusun dengan baik bisa menimbulkan
kekacauan. Namun, melalui surat pula saling pengertian dapat ditumbuhkan dan
kesalahpahaman dapat dihindari.
10) Sarana meningkatkan kerja sama dengan pihak lain

2
 Kerja sama dengan pihak lain akan terjalin lebih kuat dengan adanya surat. Arus
surat menyurat dengan pihak lain bisa menunjukkan eratnya kerja sama dalam
upaya mencapai tujuan organisasi.

2.1.2 Penggolongan Surat

Surat-surat bisa digolongkan sebagai berikut:
1) Menurut isi dan pengirimnya
(1) Surat Resmi (Dinas Pemerintah)
Surat yang dibuat oleh badan pemerintah yang isinya berkaitan dengan pesan
kedinasan. Contohnya surat keputusan, nota dinas, surat perintah dll.
(2) Surat Niaga atau Surat Bisnis
Surat yang dibuat oleh organisasi yang mencari keuntungan dengan kegiatan
transaksi bisnis. Contoh surat pesanan, surat tagihan, surat lamaran kerja, dsb.
(3) Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang kepada orang lain yang
isinya berupa pesan pribadi bukan untuk kepentingan organisasi/resmi.
2) Menurut maksud dan tujuannya
Secara garis besar surat dibagi menjadi 2 jenis tujuan yaitu informatif dan
persuasif.
3) Menurut wujud/bentuknya
Dalam wujudnya kita mengenal surat bersampul, kartu pos, warkat, telegram, e-
mail, dsb.
4) Menurut jaminan keamanan
(1) Surat Sangat Rahasia (hanya orang yang dituju yang boleh mengetahui adanya
surat)
(2) Surat Rahasia (hanya orang yang dituju yang boleh mengetahui isi surat)
(3) Confidential (terbatas hanya kalangan tertentu yang boleh melihat isi surat)
(4) Surat Biasa
5) Menurut urgensinya
(1) Surat Kilat Khusus
(2) Surat Kilat (amat segera)
(3) Surat Biasa
6) Menurut alirannya
(1) Surat Keluar
(2) Surat Masuk
7) Menurut kegunaannya
(1) Surat Konsep
(2) Surat Asli
(3) Surat Tembusan
(4) Surat Petikan
8) Menurut nilai isinya
(1) Surat Rutin
(2) Surat Tidak Rutin
9) Menurut sifatnya
(1) Surat yang bersifat mengatur
(2) Surat yang bersifat tidak mengatur

3
2.1.3 Bentuk Surat
Bentuk surat yang dimaksud adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat.
Setiap bagian surat memiliki peranan yang sangat penting sebagai identifikasi atau
petunjuk pengelolaan surat. Menurut pola umum surat menyurat, ada beberapa macam
bentuk surat, yaitu:
1) Bentuk lurus penuh (full block style)
Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya semua
dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai
kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.
2) Bentuk lurus (block style)
Bentuk lurus (block style), pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh,
perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi,
nama terang dan nama jabatan yang ditulis disebelah kanan surat.
3) Bentuk setengah lurus (semi block style)
Bentuk setengah lurus (semi block style), sebenarnya sama dengan bentuk surat
lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru
menjoraok (masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak
dipergunakan oleh perusahaan.
4) Bentuk bertekuk atau bergigi (indented style)
Bentuk lekuk (indented style), penulisan alamat pada surat tidak rata atau
berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.
5) Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style)
Bentuk menggantung (hanging paragraph), sebenarnya juga sama dengan surat
bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap
alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.

2.2. Karakteristik Email dan Memo yang Efektif

Karena pesan e-mail dan memo merupakan bentuk komunikasi standar dalam
kebanyakan organisasi, email dan memo mungkin akan menjadi media komunikasi bisnis
yang paling umum. Pesan yang sangat diperlukan ini digunakan untuk memberi
informasi pada karyawan, meminta data, memberi respons, mengimformasi keputusan,
dan memberi arahan. Pesan e-mail dan memo yang baik umumnya mempunyai
karakteristik sebagai berikut:
1) To (Kepada), From (Dari), Date (Tanggal), Subject (Judul Subjek).
E-mail dan memo mengandung judul kata penunjuk. Judul ini membantu pembaca
segera mengidentifikasi tanggal, asal, maksud, dan tujuan sebuah pesan. Pesan e-mail
yang dikirim tidak perlu disertai waktu kirim karena hal itu diselipkan secara otomatis
oleh computer.
4
 2) Satu Topik
Pesan e-mail dan memo yang baik umumnya hanya membahas satu topik. Membatasi
topik membantu penerima bertindak terhadap subjek dan mengarsipnya dengan tepat.
Misalnya, seorang penulis memo yang menjelaskan sebuah masalah printer komputer
dan juga meminta izin untuk menghadiri sebuah konferensi mempunyai risiko
kegagalan 50 persen. Pembaca mungkin merespons masalah printer tetapi melupakan
tentang permintaan izin konferensi.
3) Keringkasan
Sebagai bentuk fungsional komunikasi, e-mail dan memo hanya mengandung apa
yang perlu untuk menyampaikan makna dan bersikap sopan. Sering kali, e-mail dan
memo hanya membutuhkan sedikit penjelasan latar belakang dan perhatian pada
usaha memberi kesan baik kepada pihak luar dibandingkan surat. Hindari pengisi
pembukaan, kalimat pengantar yang panjang, dan frase yang berlebihan.
4) Analisis, Antisipasi dan Adaptasi
Untuk membuat email dan memo yang sukses, ada tiga pertanyaan yang yang harus
diajukan, yaitu:
a) Apakah saya sudah benar – benar perlu menulis e-mail dan memo ini?
b) Mengapa saya menulis email dan memo ini?
Mengetahui alasan menulis dan apa yang di harapkan tercapai. Hal ini akan
menolong untuk mengenali poin – poin penting dan di mana menempatkannya.
c) Bagaimana pembaca akan bereaksi?
Visualisasikan pembaca dan pengaruh pesan terhadapnya. Pertimbangkan cara –
cara untuk menyampaikan pesan agar bermanfaat bagi pembaca.
5) Revisi, Koreksi dan Evaluasi
Email dan memo yang sukses sebelumnya pasti sudah melakukan tahap revisi, koreksi
dan evaluasi. Penulis yang teliti dan penuh perhatian merevisi pesan mereka,
mengoreksi draf akhir, dan mengevaluasi keberhasilan komunikasi mereka.

2.3. Pengertian Laporan dan Proposal Bisnis

Laporan bisnis adalah dokumen factual dan objectif yang dipergunakan untuk
tujuan bisnis tertentu ( bovee dan Thill, 2002:476). Himstreet dan Baty mendefinisikan
laporan bisnis sebagai suatu pesan yang objektif dan tersusun teratur, yang digunakan
untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari suatu institusi /
lembaga ke lembaga yang lainnya untuk membantu pengambilan keputusan atau
pemecahan masalah
Sementara itu, Herta A Murphy dan Herbert W Hildebrant dalam bukunya
Effective Business communication mendefinisikan tentang laporan bisnis (business
report) sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan

5
 yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis
tertentu.
Atas dasar 2 definisi diatas, dapat diambil keputusan bahwa suatu laporan bisnis
mempunyai berbagai karakteristik seperti
• netral,
• tidak memihak,
• objektif,
• menyangkut informasi baik intern maupun ekstern ,
• biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi
• memiliki tujuan yang lebih jelas
Semua organisasi bisnis, baik bisnis pemerintah, jasa dan sosial dihadapkan pada
berbagai macam tugas harian seperti pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.
Semua level organisasi mulai dari level bawah, menengah, hingga puncak memerlukan
berbagai macam informasi dalam proses pengambilan keputusan. Proposal bisnis
merupakan tulisan yang berisi rencana atau usulan untuk melakukan suatu kegiatan
tertentu. Misalnya mendapatkan produk, memperluas usaha, mendapatkan dana dan lain
sebagainya.
Proposal dapat berupa solicited proposal atau unsolicited proposal. Solicited
proposal adalah proposal yang ditunjukkan kepada pihak luar perusahaankarena pihak
tersebut mengumumkan atau memberitahukan kepatuhannya terhadap produk atau
rencana bisnis tertentu. Unsolicited proposal adalah proposal yang diajukan kepada pihak
diluar perusahaan atas inisiatif perusahaan ata adanya pengumuman adat pemberitahuan
dari pihak luar. Proposal tersebut biasanya bertujuan untuk memperoleh dana atau
kesediaan untuk bekerjasama.
Dalam banyak kasus, proposal dikomunikasi kan dalam bentuk laporan. Dalam
penggolongan jenis-jenis laporan, proposal termasuk salah satu jenis lapoarn anlitikal.
Oleh karenan itu penyusunan laporan dan proposal memerlukan langkah langkah yang
relative sama.

2.4. Jenis-jenis Laporan Bisnis

Ada berbagai jenis laporan bisnis yang digolongkan berdasarkan fungsi, subjek,
formalitas, keaslian, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaarn proyek, dan
pelaksanaan pertemuan.

A. Berdasarkan Fungsinya
 Laporan informasi (Information Report)
Berfungsi untuk memberi informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan
rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau memberi
rekomendasi. Nama lain untuk Information report adalah laporan perkembangan

6
 (progress reports), laporan sementara (interim reports), dan laporan triwulan
(quarterly reports).
 Laporan analitikal (Analitycal Report)
Menyajikan fakta-fakta, menganalisis, dan menafsir, kemudian mengambil
kesimpulan dan memberi rekomendasi. Analitycal Report disebut juga laporan
rekomendasi (recommendation reports), usulan (proposal), atau laporan justifikasi
(justification reports).
B. Berdasarkan Subjeknya
Suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan tersebut
diperoleh. Sebagai contoh, adanya laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan
pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran,
laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistik, dan laporan-
laporan teknik.
C. Berdasarkan Formalitas
 Laporan formal (long reports)
Laporan formal pada umumnya berbentuk panjang, lebih dari 10 halaman, dan
mencakup masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian "panjang"
bervariasi tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.
Laporan formal mencakup tiga bagian penting, yaitu (1) Body teks:
pendahuluan, isi, dan penutup; (2) Prefatory parts: sampul, judul, halaman, surat
kewenangan, penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, sinopsis,
abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, dan daftar tabel; (3) Supplement parts:
lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah, dan indeks.
 Laporan informal (short reports)
Laporan informal biasanya hanya mencakup body text. Namun demikian, beberapa
laporan informal mencakup juga judul halaman, pengiriman, catatan akhir, dan
lampiran.

D. Berdasarkan Keasliannya
 Laporan otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa
dari komite atau orang lain.
 Laporan sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri
 Laporan swasta adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan
swasta
 Laporan publik adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga
pemerintah, termasuk sekolah-sekolah, rumah sakit atau lembaga-lembaga lain
yang dibiayai oleh negara.
E. Berdasarkan Frekuensinya
 Laporan berkala (periodic reports)

7
 Laporan dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau
tahunan. Termasuk dalam laporan berkala, antara lain laporan bursa saham setiap
jam, laporan penjualan setiap hari, laporan biaya setiap minggu, laporan produksi
setiap bulan, laporan kegiatan komite setiap kuartal, dan laporan anggaran tahunan.
 Laporan khusus (special reports)
Laporan khusus ditulis ketika ada kebutuhan informasi yang unik (khusus) seperti
munculnya krisis dalam perusahaan terhadap suatu yang unik (khusus) seperti
munculnya krisis dalam perusahaan.
F. Berdasarkan Penampilannya
 Laporan Memorandum (memorandum reports)
Laporan memorandum adalah laporan yang menggunakan format memo, yaitu
mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal.
 Laporan surat (letter reports)
Laporan surat adalah laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat
yang di dalamnya berisi alamat, salam pembuka penutup, tanda tangan, dan
referensi.
 Laporan dalam bentuk cetakan
Laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul yang sudah tercetak instruksi dan
baris-baris kosong.
G. Berdasarkan Pelaksanaan Proyek
 Laporan pendahuluan (preliminary reports)
Laporan pendahuluan mencakup persiapan suatu proyek, hasil yang diharapkan,
dan cara melakukan pelatihan pegawai.
 Laporan perkembangan (progress reports)
Laporan mengenai perkembangan pelaksanaan proyek secara berkala.
 Laporan akhir (final reports)
 Laporan mengenai akhir pelaksanaan suatu proyek.

H. Berdasarkan Pelaksanaan Pertemuan

 Agenda (agenda)
Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung,
mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan.
 Resolusi (resulation)
Resolusi adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil
konsensus suatu pertemuan.
 Notulen (minutes)
Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung,
mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam pertemuan.
 Laporan pertemuan (proceedings)
Laporan pertemuan adalah suatu laporan resmi, yang cakupan bahasannya luas dan
berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.

8
2.5. Penyusunan Laporan dan Proposal Bisnis
Perencanaan Laporan dan Proposal
Persiapan merupakan hal yang sangat penting dalam setiap aspek, termasuk
membuat laporan. Persiapan yang diperlukan untuk menulis laporan dan proposal
mencakup enam tahapan, sebagai berikut :
1) Definisikan masalah, tujuan, dan ruang lingkup.
Tahap pertama perencanaan adalah analisis masalah yang mencakup tujuan penysunan
laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan seperti apa yang dinnginkan, berapa
banyak, mengapa, dan kapan akan membantu dalam menetapkan masalah, tujuan,
ruang lingkup keterbatasan ( dana dan waktu ) dan judul suatu laporan.

2) Analisis audiens
Analisis terhadap penerima atau audiens merupakan tahapan yang penting dalam
mempersiapkan laporan bisnis. Seseorang yang bertugas menyusun laporan bisnis
perlu memperhatikan siapa sajayang akan menerima laporan tersebut, baik dari segi
pendidikannya, pengalamannya, maupun emosionalnya. Hal tersebut bertujuan agar
laporan bisnis yang disampaikan dapat mengenai sasaran.
3) Menentukan ide atau gagasan
Dalam tahap ini semua ide yang terlintas ditulis secara umum. Kemudian, laporan
dibuat berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk beberapa laporan, rumusan
hipotesis dapat dipergunakan sebagai dasar untuk menentukan informasi yang
diperlukan.
4) Mengumpulkan data
Tahap keempat dalam mempersiapkan laporan adalah mengumpulkan fakta yang
diperlukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya. Data-data tambahan bisa
diperoleh dengan melakukan penelitian sekunder ( mencari data dari majalah, surat
kabar, dokumen pemerintah, dan ensiklopedia, ) dan penelitian primer ( mencari data
dari catatan organisasi, surat-surat, catatan harian, laporan-laporan, wawancara dan
daftar pertanyaan)
5) Menganalisis dan menafsirkan data
Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat singkat.
Namun, untuk laporan panjang seperti laporan analisis yang didasari pada fakta yang
diperoleh dari berbagai sumber, tahap ini memerlukan waktu lebih lama, analisis atau
penafsiran harus obyektif, jujur dan tidak menghilangkan atau memanipulasi fakta
yang relevan
6) Mengorganisasikan data dan mempersiapkan outline akhir
Setelah menganalisis dan menafsirkan secara berhati-hati, hasil temuan
diorganisasikan dan dibuatkan outline akhir. Sebelum menyiapkan outline, perlu
mempertimbangkan berbagai metode pengorganisasian.
9
Cara Menyusun Teks Laporan dan Proposal
Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan adalah memutuskan
cara-cara terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehingga terbentuk bagian
teks laporan. Teks dapat disusun dengan cara berikut:

a) Membuat topik atau kriteria

Cara ini merupakan hal umum dalam pembuatan laporan, judul utama mungkin
menggunakan kriteria standar, faktor–faktor pemecah masalah, manfaat atau
karakteristik. Apabila tujuan laporan adalah untuk menentukan apakah suatu
perushaan harus membeli atau memproduksi maka keputusan pertama adalah
menentukan kriteria yang paling penting.
b) Menyusun urutan suatu peristiwa
Dalam pembuatan agenda, program konversi atau laporan perkembangan, aturan
agenda secara kronologis menggunakan periode waktu seperti tanggal, bulan, tahun,
jam atau musim dapat digunakan karena sesuai dengan pokok bahasannya.
c) Mendiskripsikan lokasi atau tempat
Tidak bisa dikembangkan dengan mendeskripsikan lokasi dan tempat apakah
dirumah, pabrik, kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional, dengan cabang-
cabangnya yang tersebar secara geografis ke berbagai penjuru dunia.
d) Menjelaskan suatu proses atau prosedur
Cara pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan kronologis. Metode itu
menelusuri tahapan-tahapan, misalnya suatu tahapan kebijaksanaan, operasi mesin,
prosedur melakukan tabungan atau penarikan simpanan.
e) Menyusun urutan kepentingan secara alfabet
Urutan pertama berisi ide-ide, kejadian-kejadian atau topik yang paling penting,
selanjutya kurang penting atau tidak penting.
f) Menyusun urutan tingkat familaritas
Cara ini mengembangkan teks dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana atau
familiar terlebih dahulu, kemudian meningkat ke yang lebih kompleks atau yang
kurang familiar. Seseorang cenderung lebih mudah memahami hal-hal yang sudah
diketahui sebelumnya daripada tidak atau belum diketahui.
g) Menyusun sumber – sumber yang digunakan
Metode ini cocok digunakan jika pembaca sangat tertarik dengan sumber
informasinya. Untuk mengembangkan teks laporan dengan metode ini perlu dilakukan
konfirmasi terhadap berbagai nara sumber yang berkaitan dengan materi laporan
h) Pemecahan masalah
Cara populer ini membahas masalah terlebih dahulu, diikuti dengan cara pemecahan
masalahnya. Cara tersebut umum digunakan untuk mengorganisasikan suatu
presentasi yang bersifat persuasi.

10
Metode Outline
Setelah mengorganisasikan body dan teks laporan, judul, dan subjudul dapat
disusun dalam suatu outline. Outline yang baik menjadi alat yang paling penting untuk
menghemat waktu dan memberi tuntutan dalam menyusun laporan. Dalam suatu laporan
panjang, outline akan juga menjadi daftar isi yang panjang. Dalam menyusun judul dan
subjudul, perlu diperhatikan yaitu:
a) Tempatkan ide – ide yang paling penting di tingkatan tertinggi, pertimbangan panjang
laporan, subyek, dan pembaca.
b) Keseimbangan masing – masing bagian dijaga dengan baik.
c) Jika membagi suatu topik, paling tidak harus terdapat dua subjudul.

BAB III
PENUTUP
11
3.1 Kesimpulan
Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang
digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi yang
disampaikan melalui surat bisa berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah,
permintaan, atau laporan. Informasi bisa ditulis atau diketik dalam secarik kertas
(konvensional) atau dapat pula berupa surat elektronik (email).
Laporan bisnis adalah dokumen factual dan objectif yang dipergunakan untuk
tujuan bisnis tertentu ( bovee dan Thill, 2002:476). Himstreet dan Baty mendefinisikan
laporan bisnis sebagai suatu pesan yang objektif dan tersusun teratur, yang digunakan
untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari suatu institusi /
lembaga ke lembaga yang lainnya untuk membantu pengambilan keputusan atau
pemecahan masalah.
Proposal bisnis merupakan tulisan yang berisi rencana atau usulan untuk
melakukan suatu kegiatan tertentu. Misalnya mendapatkan produk, memperluas usaha,
mendapatkan dana dan lainsebagainya. Dalam banyak kasus, proposal dikomunikasi kan
dalam bentuk laporan. Dalam penggolongan jenis-jenis laporan, proposal termasuk salah
satu jenis lapoarn anlitikal. Oleh karenan itu penyusunan laporan dan proposal
memerlukan langkah langkah yang relative sama.

3.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, maka penulis merekomendasikan berupa saran-
saran diantaranya dapat memahami pengertian surat, fungsi, pengelompokan dan bentuk
surat, selain itu memahami karakteristik e-mail dan memo yang efektif dalam menunjang
kegiatan bisnis, serta memahami penyusunan laporan dan proposal bisnis dengan tahap-
tahap yang sudah dijelaskan dibutuhkan banyak latihan. Pemahaman mengenai surat dan
laporan serta proposal bisnis sangat penting bagi pelaku bisnis demi meningkatkan
kordinasi dalam pencapaian tujuan perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Bovee, Courtland and John V, Thill. 2003. Komunikasi Bisnis, Buku Kedua, Edisi Bahasa
Indonesia, Edisi Keenam. Jakarta: PT Indeks Kelompok Gramedia.
12
Dewi, Sutrisna. 2007. “Komunikasi Bisnis” Denpasar. Penerbit Andi.

13