APLIKASI SISTEM INVENTORI APOTIK

TERINTEGRASI DENGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

DI RUMAH SAKIT JIWA TAMPAN PEKANBARU

PROPOSAL MINI PROJECT

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

OLEH

IMELDA RAHMAYUNIA KARTIKA

BP. 1321312046

PROGRAM MAGISTER
KEPEMIMPINAN DAN MANAJEMEN KEPERAWATAN
PROGRAM PASCASARJANA FAKULTAS KEPERAWATAN
UNIVERSITAS ANDALAS
PADANG
2014
 Kata Pengantar

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan rahmat dan perlindungan-Nya
sehingga saya dapat menyelasaikan tugas individu untuk melengkapi tugas akhir mata kuliah
Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam bentuk proposal mini project yang berjudul
“APLIKASI SISTEM INVENTORI APOTIK TERINTEGRASI DENGAN SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN DI RUMAH SAKIT JIWA TAMPAN PEKANBARU”.

Pada kesempatan ini saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang
terhormat :
1. Prof. Dr. Dachriyanus, Apt selaku Dekan Fakultas Keperawatan Universitas Andalas
2. Dr. Yulastri Arif, M.Kep. selaku Ketua Program Studi Pascasarjana Fakultas
Keperawatan Universitas Andalas
3. Ns. Deswita, M.Kep, Sp. An., selaku dosen pembimbing mata kuliah Sistem
Informasi Manajemen (SIM)
4. Staf Perpustakaan yang telah memberikan kesempatan seluas luasnya kepada saya
untuk mencari literatur dan menyediakan kemudahan bagi saya untuk mengakses
informasi secara mudah dan ekonomis

Semoga makalah ini dapat bermanfaat dan memberikan kontribusi penting dalam
peningkatan keilmuan dan perkembangan profesi keperawatan dimasa yang akan datang.

Padang, Juli 2014

Penulis

iii
 DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR JUDUL ............................................................................................. i
KATA PENGANTAR......................................................................................... ii
DAFTAR ISI....................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang................................................................................ 1
B. Batasan Masalah............................................................................. 1
C. Tujuan Penulisan............................................................................. 2

BAB II TINJAUAN TEORITIS

A. Landasan Teori................................................................................ 3
B. Metode Perancangan Program........................................................ 5
C. Kelebihan Sistem Inventori Apotik (SIAPO)................................. 11
D. Kelemahan Sistem Inventori Apotik (SIAPO)................................ 11

BAB III PELAKSANAAN SISTEM INVENTORI APOTIK

(Implementasi dan Pengoperasian Sistem)........................................... 12

BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan .................................................................................... 16
B. Saran .............................................................................................. 16

DAFTAR PUSTAKA......................................................................................... 17
LAMPIRAN POA & ANGGARAN BIAYA.................................................... 18

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Rumah Sakit Jiwa Tampan (RSJ) merupakan salah satu rumah sakit jiwa yang
terdapat di Pekanbaru, khusus nya bergerak pada bidang yang menangani orang-orang
yang terganggu pada bagian psikologisnya dan kejiwaannya. RSJ juga memberikan
pelayanan bagi rehabilitasi pecandu narkoba dan pasien penyakit umum lainnya.
Disini RSJ Tampan memiliki gudang obat dan apotik, dimana pada gudang obat
telah tersedia sistem yang dapat membantu kerja dari petugas yang ada di gudang obat
tersebut. Pada bagian apotik RSJ ini penggunaan sistem dengan secara terkomputerisasi
belum begitu di terapkan, itu dikarenakan mereka para pegawai dan staff masih merasa
nyaman dengan cara manual salah satunya adalah sistem inventori apotik nya.
Para pegawai apotik bekerja mengolah data-data obat masuk, obat keluar masih
dengan cara manual, yaitu menuliskan satu persatu kedalam sebuah buku besar data obat
masuk dan keluar, serta stok obat setiap harinya. Begitu juga pada saat ingin mencari data
obat masuk dan keluar sebagai laporannya, mereka harus membuka kembali buku yang
telah ditulis data obat tadi. Sehingga kurang efektif dan efisien dalam mengolah, mencari
atau menemukan data obat-obatan yang dibutuhkan dan juga tidak akurat.Ini sangat
menguras waktu bagi petugas untuk mencari satu – persatu file yang ingin dicarinya.
Dampaknya petugas mulai jenuh akan pekerjaannya alhasil kelalaian pun akan terjadi dan
ini dapat merugikan pihak rumah sakit itu sendiri.
Ide dasar dalam pembuatan sistem inventori apotik ini adalah untuk mempermudah
dan membantu pekerjaan dari pegawai apotik yang ada di RSJ dalam mengolah data-data
obat di apotik RSJ Tampan ini. Dengan dibuatnya sistem ini maka akan memperkecil
resiko atau dampak akan hilangnya data-data maupun dapat dengan mudah merincikan
jenis-jenis obat yang ada pada apotik.

B. RUMUSAN MASALAH
Dari latar belakang yang telah dijelaskan di atas bahwa penulis akan mengangkat
masalah tentang bagaimana merancang bangun sistem inventori apotik di Rumah Sakit
Jiwa Tampan.
C. TUJUAN PENULISAN
Adapun tujuan penulisan proposal mini project ini adalah sebagai berikut:

18
a) Merancang sebuah proposal pelaksanaan aplikasi Sistem Informasi Manajemen dalam
konteks manajemen rumah sakit jiwa.
b) Mengidentifikasi aplikasi sistem inventori apotik (SIAPO) di rumah sakit jiwa.
c) Menampilkan sebuah integrasi Sistem Informasi Manajemen dalam perancanngan
program lengkap dengan perencanaan pelaksanaan hingga pembiayaan.

BAB II
TINJAUAN TEORITIS

18
A. LANDASAN TEORI
Perkembangan sistem informasi telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup
signifikan dalam proses pengolahan data yang dilakukan oleh sebagian petugas, pegawai,
manajer, direktur, baik pada tingkat operasional maupun pimpinan perusahaan.
Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para pimpinan
dalam mengelola suatu perusahaan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh
informasi serta segala laporan dari data-data perusahaan yang dipimpinnya lebih akurat dan
terkini. Meningkatnya perkembangan serta diiringi dengan meningkatnya penggunaan
teknologi informasi telah membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas
dengan cepat, lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu.

1. Sistem Informasi
Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak harus melibatkan
computer. Sistem informasi yang menggunakan Komputer biasa disebut Sistem informasi
berbasis computer (Computer-based information system).
Menurut alter (1992) sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja,
informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam
sebuah organisasi. Sedangkan menurut turban, McLean, dan Wethherbe (1999) sistem
informasi adalah mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan
informasi untuk tujuan yang spesifik. (Kadir,2003)

2. Komponen Sistem Informasi

Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti : (Kadir,2003)
1. Perangkat keras (hardware) Mencakup peranti fisik seperti computer dan printer.
2. Perangkat lunak (software) Sekumpulan instruksi memungkinkan perangkat keras
untuk dapat memproses data.
3. Prosedur Sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan
pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
4. Orang Semua orang yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem
informasi, pemrosesan, dan penggunaankeluaran sistem informasi.
5. Basis data (database)
Sekumpulan table, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.
6. Jaringan Komputer dan komunikasi data

18
 Sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) di pakai secara bersama
atau di akses oleh sejumlah pemakai.

3. Model Pengembangan Sistem

Model sistem yang dikembangkan dalam menganalisa perangkat lunak menggunakan
metode konvensional dengan memanfaatkan model atau paradigma siklus hidup klasik atau
lebih sering disebut Waterfall Model.
Model ini bersifat linier karena prosesnya mengalir secara sekuensial mulai dari awal
hingga akhir. Model ini mensyaratkan penyelesaian suatu tahap secara tuntas sebelum
beranjak pada tahap selanjutnya. Hasil-hasilnya harus didokumentasikan dengan baik. Secara
umum kerangka kerja model Waterfall adalah sebagai berikut :

Gambar 2.1 Kerangka Kerja Pengembangan Sistem

Gambar di atas adalah tahapan umum dari model proses ini. Akan tetapi Roger S.
Pressman memecah model ini menjadi 6 tahapan meskipun secara garis besar sama dengan
tahapan-tahapan model waterfall pada umumnya. Berikut adalah penjelasan dari tahap-tahap
yang dilakukan di dalam model ini menurut Pressman:

Gambar 2.2 Tahapan Pengembangan Sistem

B. Metode Perancangan Sistem

Pada pembuatan sebuah sistem berbasis komputer, analisa memegang peran yang
sangat penting dalam membuat rincian sistem baru, analisa perangkat lunak merupakan

18
langkah pemahaman persoalan sebelum mengambil tindakan atau keputusan penyelesaian
hasil utama. Sedangkan tahap perancangan sistem adalah membuat rincian sistem dari hasil
analisis menjadi bentuk perancangan agar dimengerti oleh pengguna.

1. Analisa Sistem Lama

Pada saat penulis melakukan penelitian di RSJ ini, penulis melihat pada bagian apotik
masih menggunakan sistem manual dalam mengolah data-data obat yang ada apotik tersebut.
Dimana petugas melakukan pekerjaannya yakni mencatat dan mendata obat-obat yang ada
(data master obat) dengan mencatat nya kedalam buku besar yang telah diberi
pengelompokkan sesuai dengan fungsi nya. Alurnya system lama apotik ini ialah, obat yang
dari gudang masuk ke apotik lalu dicatat kedalam buku besar oleh petugas sebagai obat
masuk. Dokter memberikan resep obat kepada pasien, lalu pasien membawa resep tersebut ke
apotik lalu menyerahkan nya kepada petugas apotik untuk diproses. Petugas mencatat kode
resep lalu menyalin daftar obat yang tercantum dalam resep tersebut kedalam buku besar
yang mana telah dikelompokkan sebagai obat keluar. Petugas mulai mencarikan obat
kemudian memberikannya kepada pasien. Dengan sistem kerja yang manual seperti ini
sungguh sangat tidak efektif dan efisien, terutama pada pengerjaan untuk mencatat atau
mendata obat masuk.

2. Analisa Sistem Baru

Dengan masalah-masalah yang muncul dari pengerjaan sistem yang lama tersebut,
maka dibuatlah suatu pengembangan system yang terkomputerisasi, dimana dapat mengatasi
permasalahan - permasalahan diatas. Dengasn adanya sistem baru ini, petugas apotik bisa
melakukan input data kedalam system langsung. Pengecekkan laporan sesuai tanggal
transaksi obat masuk atau obat keluar sehingga lebih mempermudah dalam penyusunan
laporan.

3. Deskripsi Umum Sistem

Sistem yang akan dibuat adalah sistem yang dapat mempermudah petugas apotik
dalam membuat data-data obat serta dapat melihat laporan-laporan dari obat masuk dan obat
keluar. Petugas atau apoteker bertindak sebagai admin system.
Adapun fitur – fitur yang melengkapi sistem didrincikan sebagai berikut:
1. Fitur penyimpanan data obat secara terpirinci
2. Fitur melihat laporan stok, sisa stok dan obat keluar

18
3. Fitur pencetakan laporan

4. Deskripsi Fungsional
Deskripsi fungsional adalah gambaran umum sistem secara umum yang akan dirancang.

Gambar 2.3 Flowchat

5. Context Diagram

18
Context Diagram digunakan untuk menggambarkan proses kerja system secara umum.
Context Diagram merupakan Data Flow Diagram yang menggambarkan garis besar
operasional system.

Gambar 2.4 Diagram Konteks

6. Perancangan Antar Muka

Interface system adalah sarana pengembangan system yang digunakan untuk membuat
komunikasi lebih mudah, konsisten antara system dengan pemakaiannya. Penekanan
interface meliputi tampilan yang baik, mudah dipahami dan tombol-tombol yang familiar.
a. Rancangan Menu Login

Gambar 2.5 Perancangan login

18
 Menu login digunakan untuk masuk kedalam program aplikasi. Dengan demikian
pengguna program aplikasi yaitu admin (petugas), dapat mengakses program aplikasi sesuai
dengan hak akses yang dimilikinya. Pada menu ini terdapat bagian Username dan Passsword
yang merupakan kunci untuk masuk kedalam system.

b. Rancangan Menu Utama system

Berikut adalah gambar rancangan menu utama.

Gambar 2.6 Menu Utama

Rancangan menu utama digunakan unutk menampilkan menu-menu yang ada didalam
system. Dalam menu utama ini terdapat enam menu yaitu Beranda, Data Master, Obat
Masuk, Resep, Obat Keluar, Laporan.

c. Rancangan Sub Menu Data Master

Pada menu Data Master terdapat sub menu Obat. Form ini memberikan fasilitas
simpan, Berikut adalah gambar rancangan sub menu Data Master.

Gambar 2.7 Data Master Obat

18
d. Rancangan Sub Menu Data Dokter
Pada menu Data Master terdapat sub menu dokter. Form ini memberikan fasilitas
simpan, Berikut adalah gambar rancangan sub menu Data Master.

Gambar 2.8 Data Master Dokter

e. Rancangan Sub Menu Data Suplier

Pada menu Data Master terdapat sub menu suplier. Form ini memberikan fasilitas
simpan, Berikut adalah gambar rancangan sub menu Data Master.

Gambar 2.9 Data Master Suplier

f. Rancangan Data Obat Sub Menu Stok

Pada menu stok terdapat form pengisisan data obat yang masuk, form ini memberikan
fasilitas simpan, Berikut adalah gambar rancangan menu Stok.

18
Gambar 2.10 Stok

g. Rancangan Sub Menu Resep

Pada rancangan form ini dapat dilakukan proses input data resep dan menyimpannya. Berikut
adalah gambar rancangan menu Resep.

Gambar 2.11 Resep

18
h. Rancangan Menu Obat Keluar
Pada rancangan form ini dapat dilakukan proses input data obat keluar dan menyimpannya.
Berikut adalah gambar rancangan menu obat keluar.

Gambar 2.12 Menu Obat Keluar

C. Kelebihan Sistem Inventori Apotik (SIAPO)

1. Sistem ini dapat mempermudah pencatatan dan distribusi obat, karena
mengalami perubahan dari yang bersifat manual menjadi terkomputerisasi.
2. Meminimalisir kehilangan stok obat karena pencatatan yang tidak jelas.
3. Meringankan petugas logistik obat di apotik rumah sakit.
4. Meminimalisir kesalahan pemberian obat dari resep doketr yang
diterjemahkan oleh apoteker.
5. Membuat kinerja rumah sakit menjadi lebih baik.

D. Kelemahan Sistem Inventori Apotik (SIAPO)

1. Sistem ini hanya mengolah data stok, obat keluar, dan dapat membuat laporan stok,
obat keluar serta sisa stok.
2. Sistem yang akan dibuat tidak berhubungan dengan kadaluarsa suatu obat.
3. Pada inputan data resep tidak menginputkan nama obat dalam jumlah banyak.

BAB III
PELAKSANAAN SISTEM INVENTORI APOTIK

Implementasi Sistem Inventori Apotik (SIAPO)

18
a. Menu Login
Berikut ini adalah halaman login dari pengguna sistem yang hanya bisa di akses oleh
admin. Dapat dilihat pada gambar 3.1 dibawah ini

Gambar 3.1 Menu Login

b. Form Data Master Obat
Pada data master obat, form pengisian data master obat dari semua data obat. Dapat
dilihat pada gambar 3.2 dibawah ini.

Gambar 3.2 Sub Menu Data Master Obat

c. Form Data Master dokter
Pada data master dokter terdapat form pengisian data dokter dari semua para dokter.
Dapat dilihat pada gambar 3.3 dibawah ini.

18
 Gambar 3.3 Sub Menu Data Master Dokter

d. Form Data Master Suplier

Pada data master suplier terdapat form pengisian data suplier dari semua para
suplier. Dapat dilihat pada gambar 3.4 dibawah ini.

Gambar 3.4 Sub Menu Data Master Suplier

e. Form Stok
Pada data stok berisi informasi data stok obat yang masuk ke apotik yang akan
diinputkan pada form stok. Dapat dilihat pada gambar 3.5 dibawah ini.

18
 Gambar 3.5 Sub Menu Data Stok

f. Form Resep
Pada data resep berisi informasi data resep dari dokter sebagai syarat obat keluar yang
diinputkan oleh admin ke form resep. Dapat dilihat pada gambar 6.7 dibawah ini.

Gambar 3.6 Sub Menu Resep

g. Form Obat Keluar

Pada obat keluar berisi informasi data obat yang akan dikeluarkan oleh admin. Dapat
dilihat pada gambar 3.7 dibawah ini.

18
 Gambar 3.7 Sub Menu Obat Keluar

h. Form Sisa Stok

Pada form sisa stok berisi informasi untuk mengetahui dari jumlah sisa obat yang
telah melewati proses dikeluarkannya obat tersebut. Dapat dilihat pada gambar 3.8
dibawah ini

Gambar 3.8 Sub Menu Sisa Stok

BAB IV
PENUTUP

18
A. Kesimpulan
Sistem Inventori Apotik adalah sebuah sistem aplikasi yang dapat mengefisienkan
kinerja pihak apotik dalam mengelola transaksi obat saat di stok kan ke apotik dan obat
keluar serta mengetahui sisa stok.
1. Dengan adanya sistem ini diharapkan akan mempermudah pihak apotik
melakukan penyimpanan data oba-obat yang ada di apotik.
2. Sistem ini dapat membantu admin untuk melihat jumlah sisa stok obat dan
melihat data obat yang keluar dari apotik.
3. Rekapitulasi laporan lebih mudah dilakukan, hal ini dikarenakan sistem
menyediakan pemilihan periode untuk rekapitulasi.
4. Sistem ini masih memiliki kekurangan dimana sistem ini hanya dapat menangani
penyimpanan data obat, stok obat, obat yang keluar dan sisa stok saja. Belum
tersedia informasi tentang kadaluarsanya dari suatu obat tersebut.
5. Kelemahan lain pada sistem yaitu sistem belum mampu menginputkan data
nama-nama obat pada resep dalam sekaligus, sehingga untuk sistem yang
sekarang ini satu masih satu nama obat yang bisa diinputkan pada satu resep.

B. Saran
Dari kekurangan yang telah diuraikan diatas, penulis memiliki beberapa saran untuk
pengembangan sistem ini lebih lanjut, yaitu :
1. Sistem inventori apotik yang dikembangkan lebih baik jika dapat menangani obat-
obat yang kadaluarsa pada sistem, sehingga bisa diantisipasikan oleh petugas
apotik untuk menindaki lebih lanjut obat yang telah kadarluarsa.
2. Untuk kedepannya sistem inventori apotik ini diharapkan dapat menginputkan
beberapa nama obat sekaligus dalam resep obat yang ada pada sistem.

DAFTAR PUSTAKA

18
Hakim, Lukman, Bikin Website Super Keren dengan PHP dan jQuery, Yokyakarta :
Lokomedia, 2010

Hakim, Lukman, Trik Rahasisa Master PHP Terbongkar Lagi, Yokyakarta : Lokomedia,
2009

Nugroho, Bunafit, Latihan Mebuat Aplikasi Web Php dan Mysql dengan Dreamweaver,
Yokyakarta : Gaya Media, 2007

Prabawati, Arie, Paling Dicari : PHP Source Code, Yokyakarta : Andi Offset, 2010

Pressman, Roger S, Rekayasa Perangkat Lunak. Yokyakarta : Andi, 1997

S’to, Web Hacking : Skenario & Demo, Yokyakarta : Jasakom, 2009

a. JADWAL PELAKSANAAN (POA) 3 bulan pelaksanaan

No. Kegiatan Minggu ke-
1-4 1-4 1-4
1 2 3 4 5
1. Pengajuan proposal

18
 2. Identifikasi masalah
3. Perancangan Sistem
4. Implementasi Sistem
5. Pengujian Sistem

b. RINCIAN BIAYA
1. Biaya Personil

Pengalaman Jumlah Biaya per

No Posisi Pendidikan Jumlah (Rp)
Minimal Orang Orang (Rp)

1 Sistem S1 (IT) php 1 Rp.5.000.000 Rp.5.500.000

analisa
2 Design S1 (IT) php 1 Rp.4.000.000 Rp.4.000.000
3 Progra S1 (IT) php 1 Rp.3.000.000 Rp.3.000.000
mmer
4 Testing S1 (IT) php 1 Rp.1.500.000 Rp.1.500.000
Sub Total Personil Rp.14.000.000

2. Biaya Non Personil

Uraian Biaya per

Jenis Biaya Volume Satuan Jumlah (Rp)
Biaya Satuan (Rp)

A. Biaya
Paper one 3 rim Rp.40.000 Rp120.000
Penyusunan
dan Cetak
Printer hp 1 buah Rp.650.000 Rp.650.000
Laporan
Sub Total A Rp. 770.000
B. Biaya Bahan
Transportasi Bakar
Minyak Rp. 2.500.000
Sub Total B Rp. 2.500.000
Sub Total Non Personil Rp. 3.270.000

3. Total Biaya
No Uraian Biaya (Rp)
I. Biaya Personil Rp. 14.000.000
II. Biaya Non-Personil Rp. 3.270.000
TOTAL Rp. 17.270.000

18