SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PROSES BISNIS PROKRUMEN DAN SUMBER DAYA MANUSIA

Oleh :

Ivana Elvaretta Indrianto (1607532026)

Putu Monica Anjayani (1607532145)

I Wayan Sukardika (1607532148)

JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

2018
Sistem enterprise resource planning (ERP) mampu menyimpan dan memproses sejumlah
informasi yang sangat besar yang berkaitan dengan proses bisnis prokuremen. Bagian ini
akan membahas secara ringkas data yang disimpan dan diproses dalam proses bisnis
prokuremen dengan menggunakan SAP R/3

Dokumen pada R/3 adalah dokumen online. Dokumen-dokumen ini dibuat secara online dan
diproses secara keseluruhan sebagai dokumen elektronik. Dokumen ini juga dapat dicetak
dan ditukarkan secara manual. Dokumen prokuremen yang tersedia pada R/3 terdiri dari:

 Permintaan pembelian
 Permintaan untuk quotation
 Quotation
 Pesanan pembelian
 Perjanjian ringkas
 Kontrak
 Perjanjian penjadwalan
 Pencatatan informasi pembelian

Menentukan Kebutuhan

Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk meminta sesuatu pada
suatu waktu tertentu. Dokumen ini juga dapat dibuat secara otomatis oleh sistem MRP
(materials requirements planning). Sistem MRP dapat melakukan analisis secara canggih
untuk menentukan kebutuhan berdasarkan permintaan pelanggan untuk suatu item dan proses
produksi perusahaan.

Memilih Sumber Daya

Langkah berikutnya dalam proses bisnis ini adalah menentukan sumber penyedia untuk
permintaan pembelian. R/3 dapat memeriksa apakah ada kontrak dengan pemasok untuk
menyediakan suatu item yang diminta. Jia kontrak ada, R/3 memberikan yang diminta. Jika
tidak ada kontrak untuk suatu item, maka permintaan untuk dokumen quotation disiapkan.

Permintaan untuk Quotation

Setelah memilih pemasok, berikutnya R/3 digunakan untuk menghasilkan dokumen

permintaan untuk quotation. Permintaan untuk quotation dibuat untuk item atau jasa yang
sangat mahal atau untuk item atau jasa yang penawarannya diperlukan sebagai kebijakan
perusahaan. Dokumen ini dikirim ke pemasok yang akan dipakai untuk konfirmasi harga dan
jangka waktu pembayaran untuk suplai produk atau jasa.
Memilih Pemasok

R/3 membandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok yang telah dicatat
dalam dokumen quotation dan mengindikasikan quotation yang pantas untuk permintaan.
Evaluasi pemasok sering memerlukan seorang ahli atau pengalaman. R/3 menawarkan fungsi
evaluasi pemasok secara otomatis untuk membantu organisasi dalam proses bisnis
prokuremen.

Menerbitkan Pesanan Pembelian

Dokumen pesanan pembelian mengidentifikasi pemasok dan mengonfirmasi barang yang

dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, jangka waktu pengiriman, dan jangka waktu
pembayaran. Pesanan pembelian dapat dibuat dari awal atau dengan referensi dokumen yang
ada. Pesanan pembelian dapat dikirim dalam bentuk kertas, seperti fax, atau secara
elektronik, seperti dokumen EDI.

Perjanjian ringkas merupakan perjanjian jangka panjang dengan pemasok. Jangka waktu dan
kondisi biasanya dinegosiasikan dan dikelola secara terpisah untuk setiap pengelolaan
pembelian.

Kontrak adalah perjanjian ringkas dimana pemasok menyediakan material selama periode
waktu tertentu. Kontrak tidak berisi tanggal pengiriman tertentu atau kuantitas.

Perjanjian penjadwalan sama dengan kontrak, tetapi juga menentukan harga item. Perjanjian
.penjadwalan mempunyai item baris. Penjadwalan pengiriman yang terus-menerus dibuat
untuk setiap perjanjian penjadwalan item baris, yakni dengan membuat nomor penjadwalan
waktu individual yang dikirimkan ke pemasok dalam dokumen penerbitan perjanjian
penjadwalan. Pesanan pembelian dapat diubah setelah terkirim ke pemasok.

Penerimaan Barang

Ketika pemasok melakukan pengiriman, dokumen penerimaan barang disiapkan dalam R/3.
Tipe dokumen ini sering disebut laporan penerimaan. Dokumen penerimaan barang
diterbitkan ketika barang disimpan sebagai persediaan, tanpa memerhatikan sumbernya.

Jika barang rusak dalam pengiriman, dapat dimasukkan sebagai retur atau tidak diterima pada
saat pengiriman. Jika pengiriman pemasok dibuat dalam suku cadang, maka beberapa jurnal
penerimaan barang harus dibuat.

Dokumen penerimaan barang dapat disiapkan dengan tiga cara. Cara pertama dengan sistem
manajemen persediaan ketika barang diserahkan ke penyimpanan sementara. Setelah barang
ditransfer dan barang telah diperiksa dan dicatat, penerimaan barang telah selesai. Cara lain,
dokumen penerimaan barang dapat disiapkan dengan referensi pesanan pembelian.

Verifikasi Faktur

Faktur harus diperiksa dan dicocokkan dengan dokumen penerimaan barang dan pesanan
pembelian ke pembayaran. Proses bisnis ini—dikenal dengan nama verifikasi faktur—
memastikan bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah dipenuhi. Fungsi hutang dagang
adalah melakukan pembayaran faktur. Verifikasi faktur menghubungkan manajemen material
dengan prokuremen dengan modul R/3 lainnya seperti akuntansi keuangan dan pengendalian.

Pembayaran Kepada Pemasok

Jika faktur sudah diposting pembayaran dapat dilakukan. Pembayaran dibuat sesuai dengan
jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditentukan dalam pesanan pembelian atau
record master pemasok. Pembayaran diproses melalui hutang dagang dalam akuntansi
keuangan.

Record Master

Record master dibuat dalam R/3 dengan tujuan untuk menggambarkan struktur organisasi
dan proses bisnis perusahaan. Tujuan diidentifikasi dengan kode. Sistem kode untuk objek
menggabungkan field-field yang mengidentifikasi perusahaan, pabrik, loksi penyimpanan,
organisasi pembelian, dan grup pembelian

Record master material berisi informasi mengenai material yang diadaka, dihasilkan, atau
dijual ke pelanggan. Record master material digunakan dan didistribusikan ke banyak
departemen. Record master material memiliki struktur hierarki.

Komponen pengelolaan persediaan dari record R.3 adalah nilai kuantitas. Nilai persediaan
dibebankan secara internal ke pusat biaya atau proyek. Rekening buku besar yang
berhubungan juga diperbarui.

Pengendalian Siklus Transaksi pada Dokumen

Karakteristik utama pada flowchart ini adalah pemisahan fungsi sebagai berikut: permintaan
(seperti gudang), pembelian, penerimaan, hutang dagang, pengeluaran kas, dan buku besar
Permintaan (Penyimpanan)

Permintaan untuk membeli diawali dari departemen pembelian. Permintaan pembelian

dimulai dari departemen lain dalam perusahaan. Permintaan pembelian disetujui dalam
departemen yang membuatnya.

Pembelian

Fungsi dari departemen pembelian adalah memilih pemasok dan mengatur jangka waktu dan
pengiriman. Bagaimana dapat dilakukan tergantung pada tingkat relative sentralisasi dalam
fungsi pembeliaan di perusahaan.

Departemen yang membuat diberi tahu bahwa pesanan pembelian telah dibuat dan pesanan
diperiksa seperlunya untuk melakukan verifikasi kelayakan kebutuhan yang diidentifikasi
dalam permintaan pembelian

Penerimaan

Fungsi penerimaan sebaiknya dipisahkan dari dan independen dari fungsi penyimpanan.
Bagian penerimaan memiliki akses ke pesanan pembelian dan mencocokkannya dengan
pengiriman dari pemasok. Pesanan pembelian memberikan otorisasi ke departemen
penerimaan untuk menerima pengiriman dari pemasok ketika barang telah dikirimkan.
Prosedur penerimaan harus punya pesan independen untuk menghitung pengiriman dan atau
menyiapkan laporan pengiriman.

Penyimpanan

Departemen penyimpanan menyetujui penerimaan pengiriman dari bagian penerimaan

dengan menandatangani laporan penerimaan dan kemudian melanjutkan ke hutang dagang.
Jika barang langsung dikirimkan ke departemen yang meminta dan bukan ke departemen
penyimpanan, supervisor departemen yang meminta mengakui penerimaan pada laporan
penjualan dan melanjutan ke hutang dagang.

Hutang dagang

Hutang dagang bertanggung jawab untuk memulai pembayaran ke pemasok. Empat dokumen
permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan dan faktur tersedia untuk
mendokumentasikan transaksi pembelian. Penggunaan sistem voucher untuk mendukung
pembayaran adalah ciri pengendalian dari proses bisnis prokumeren.
Integritas proses bisnis prokuremen

Dokumentasi pembelian memastikan bahwa pengendaluan individual diterima sesuai

harapan. Pesanan pembelian dan laporan penerimaan mengendalikan pembelian individual,
tetapi juga tidak mengendalikan langsung proses bisnis prokuremen. Pengendalian proses
bisnis prokuremen berpusat pada intefritas hubungan pembeli dan penjual.

Pendekatan peringkat atribut untuk memilih pemasok

Pendekatan peringkat atribut unutk memilih pemasok cocok jika diperlukan pendapat dari
beberapa evaluator yakni menggabungkan hasil evaluasi itu padfa waktu yang sama. Langkah
yang diperlukan sebagai berikut :

 Mengidentifikasi dan mendaftar atribut-atribut yang dimasukkan dalam evaluasi

 Memberikan bobot untuk setiap atribut berdasarkan tingkat kepentngannya dan
objektivitasnya
 Memiliki peringkat evaluator individual untuk setiap pemasok pada setiap atribut ,
memberikan skor angka dari 1 sampai dengan 10 atau skala yang lain
 Menjumlahkan evaluasi individu dengan mengalikan setiap peringkat angka atribut
dengan bobotnya, kemudian menjumlahkan semua evaluasi dengan menambahkan
semua skor bersama-sama

PROSES BISNIS PENGELUARAN KAS

Proses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran kas dan pengeluaran kas aktual.
Biasanya cek digunakan pada sebagian besar pengeluaran , dimana pengeluaran dibatasi pada
jumlah kecil yang diambil dari dan dipertanggungjawabkan sebagai dana imprest kas kecil.

Hutang dagang

Departemen hutang dagaang mengakses dokumen yang diperlukan untuk mendkung

pengeluaran kas. Hutang dagang merupakan awal proses pembayaran, meliputi menghitung
jumlah yang jatuh tempo, diskon, dan item lainnya.
Pengeluaran kas

Cek voucher dan voucher diterima dari departemen hutang dangang. Setelah cek voucher dan
voucher diperiksa, cek ditanda tangani dan voucher dicap dan disimpan urut nomer. Voucher
termasuk dokumen asli, jika memungkinkan, dicap untuk menghindari kemungkinan
pembayaran rangkap.

Buku besar

Ayat jurnal diterima dari hutang dagang dan control total dari pengeluaran kas direkonsiliasi
dan total di posting ke buku besar. Ayat jurnal dan control total disimpan menurut tanggal.

Audit internal

Cek yang telah dicap diterima dari bank bersama-sama dengan laporan bank. Rekonsiliasi
bank independen adalah pengendalian yang penting pada proses bisnis pengeluaran kas.

Sistem voucher

Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan. Sistem voucher terpusat pada
voucher. Voucher dapat terdiri dari berbagai bentuk, dari formulir sederhana atau amplop
sampai dengan kombinasi voucher check.

Posting hutang dagang

Pertanyaan dasar pada perancangan sistem voucher berkaitan dengan apan faktur-faktur
diposting ke hutang voucher. Khususnya kapan kewajiban dibukukan. Setelah faktur
disetujui untuk pembayaran, faktur akan disimpan sampai tanggal jatuh tempo dan secara
formal diposting pada saat itu. Alternative lain, akan dibukukan pada saat disetujui

PROSES BISNIS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Proses bisnis manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan pembuatan dan pengelolaan
sistem informasi yang memproses sumber daya manuisa. Sistem sumber daya manusia
menyediakan alat untuk menyediakan dan mengelola informasi yang relevan dengan struktur
organisasi . sistem sumbe daya manusia mnyediakan alat untuk memproses data karyawan,
seperti alamat karyawan, penggajian, dan histori karyawan.
Pemrosesan SDM Pada Sap R/3

Modul sumber daya manusia pada SAP R/3 termasuk komponen yang menangani tujuan
yang telah dinyatakan sebelumnya secara terintegrasi, pada lingkungan Online. Data sumber
daya manusia tersedia segera bagi orang yang telah memiliki otorisasi untuk menggunakan
semua data sumber daya manusia secara online. SAP R/3 terdiri dari dua modul sumber daya
manusia. Modul administrasi personel (HR-PA) yang berisi pengelolaan karyawan, seperti
detail karyawan, data gaji, dan data pkinerja karyawan. Modul perencaan dan pengembangan
personel menyediakan alat untuk menyiapkan dana dan mengelola informasi sturktur
organisasi. Tipe hubungan hierarki ini dikenal dengan nama orang tua-anak atau hubungan
subordinasi-orangtua. Suatu unit dapat berupa suatu cabang, departemen, tim proyek, dan
sebagainya. Setiap unit dilakukan oleh manajer dan setiap unit dialokasikan posisinya ke
karyawan individual yang ditugaskan. Fungsi lain pada HR-PD meliputi tempat kerja dan
deskripsi pekerjaan, informasi perencanaan karier, dan perencanaan shift.

Komponen manajemen waktu merupakan yang terpenting dan sering digunakan pada modul
sumber daya manusia. Modul ini melakukan pencatatan waktu dan evaluasi waktuuntuk
mencatat ketidak hadiran karyawan dan informasi kehadiran.

Komponen penggajian dapat menghitung pembayaran berdasarkan informasi akumulasi

kehadiran pada komponen waktu atau berdasarkan jumlah yang tetap per periode
pembayaran.

Struktur Data Sumber Daya Manusia

Sruktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data. Struktur dataSDM
terdiri dari 3 elemen :

Data master

Record data master pada modul HR-PA dan HR-PD dibuat dan dikelola untuk unit
organisasi, profil pekerjaan, karyawan dan pelatihan. Pada banyak proses bisnis, data pada
record master sering direfrensikan, tetapi jarang diganti. Bagaimanapun, record master
sumber daya manusia menjadi sasaran untuk perubahan yang sering terjadi.

Organisasi data

Data diorganisasi dan disajikan bagi para pengguna R/3 dengan infotypes dan evemt
personel. Infotype adalah istilah dalam SAP yang menunjukkan kumpulan field data yang
dikelompokkan bersama-sama untuk ditampilkanSistem menpunyai fungsi untuk membuat
dan memanipulasi infotype dan juga menampilkannya event personel adalah sebuah grup
infotyoe . Sebagai contoh, entri untuk karyawan yang menikah akan memerlukan lebih
banyak informasi. Sistem juga menghitung tanggal berakhirnya periode percobaan karyawan
baru. Sistem juga dapat membuat posisi kosong jika karyawan yang ada dalam posisi
dipindahkan atau keluar dari organisasi

Objek SDM

Tipe objekk sumber daya manusia di identifikasi dengan 1 atau 2 huruf sebagai identifikasi.
Kode untuk karyawan adalah "P" kode untuk pekerjaan adalah "C" kode untuk objek
kualifikasi adalah "Q" dan lain - lain. Berikut ini merupakan ilustrasi penggunaan objek
sumber daya manusia. Unit organisasi departemen pemasaran memiliki 5 posisi. Setiap posisi
punya deskripsi pekerjaan. Posisi - posisinya terdiri dari 1. posisi manajer, 1 posisi
supervisor, dan 3 posisi penjual.

PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PROSES PENGGAJIAN

Proses penggajian sangat kompleks. Pada perusahaan besar, proses ini merupakan prosedur
yang paling kompleks dalam opreasinya. Semua level pemerintah menetapkan pajak untuk
gaji ; regulasi dan tarif berubah secara konstan, sebagai dampak sistem penggajian sering
memerlukan modifikasi secara konstan. Proses penggajian ditentukan oleh hukum dengan
sanksi hukuman penjara untuk kelalaian yang disengaja dalam mengelola pencatatan yang
memadai.

Personal

Personal (jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang dalam penggajian
perusahaan, melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan mengotorisasi semua potongan dari
pembayaran. Semua perubahan seperti penambahan atau penghapusan karyawan, perubahan
tarif pembayaran atau perubahan level potongan dari pembayaran, harus diotorisasi oleh
personel kantor. Fungsi personel berbeda dengan pencatat waktu dan fungsi penyiapan gaji.

Pencatat Waktu

Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan laporan
kehadiran dan kartu pencatat kerja. Pada perusahaan pemanufakturan, karyawan yang bekerja
dengan ukuran jam, dicatat kehadirannya berdasarkan jam yang digunakan untuk bekerja.
Pada akhir periode pembayaran, kartu pencatat waktu akan menunjukkan jumlah waktu yang
dipakai karyawan untuk bekerja dan waktu dimana ia berharap menerima gaji. Pencatat
waktu bekerja untuk mengumpulkan dan mengelola kartu pencatat waktu dan atau laporan
kehadiran dan melakukan rekonsiliasi data tersebut dengan laporan ringkasan waktu kerja
yang diterima dari produksi.

Penggajian

Departemen penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan sesungguhnya dan

menyiapkan penggajian. Perhatikan bahwa penyiapan gaji independent dari penyiapan data
input yang digunakan sebagai dasar membayar – laporan kehadiran dan data personel.
Laporan kehadiran diterima dari pencatat waktu.

Persyaratan Pemrosesan Penggajian

Banyak file harus dikelola dalam sistem penggajian. Informasi dasar karyawan seperti nama,
alamat, besar gaji dan potongan-potongan perlu untuk menyiapkan gaji. Register atau jurnal
penggajian harus dikelola untuk mendokumentasikan gaji sesungguhnya. Federal Social
Security dan aturan pajak lainnya menetapkan beberapa pajak berdasarkan penggajian.
Perusahaan akan mencocokkan potongan - potongan tersebut dan membayarkannya ke
pemerintah. Perusahaan dengan karyawan yang dilindungi, dipekerjakan dalam setiap 20
minggu selama tahun kalender. Pembayaran kepada pemerintah federal dilakukan secara
kuartalan.

Pajak penghasilan federl untuk upah dikumpulkan dalam periode dimana upah dibayarkan.
Dengan sistem "bayar saat pulang" perusahaan perlu menahan bagian dari laba karyawannya.
Perusahaan melaksanakan bisnis antar negara bagian yang diperlukan oleh federal fair labor
standart act, untuk membayar kelebihan jam kerja dengan tarif minimum 1 atau 1,5 dari tarif
reguler untuk jam kerja yang melebihi 40 jam dalam seminggu. Banyak perusahaan juga
membayar kelebihan jam untuk yang bekerja pada hari minggu atau hari libur.

Perusahaan harus memerhatikan potongan pajak yang dikenakan pada semua karyawan.
Perbedaan tampak antara karyawan dengan kontraktor independen. Akuntan publij, aristek,
pengecara dan orang lain yang memberikan jasa ke suatu perusahaan dengan fee, tetapi tidak
dikendalikan atau diatur oleh klien, adalah bukan karyawan. Mereka adalah kontraktor
independen dan jumlah yang dibayarkan kepada mereka tidak dikenai pajak.
 DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H. dan Hopwood, William S. 2001. Sistem Informasi Akuntansi Edisi ke-9.

Jakarta: Salemba Empat