PENGENDALIAN DOKUMEN

EKSTERNAL UPAYA KESEHATAN

MASYARAKAT (UKM)

/SOP/BAB-
No. Dokumen :
V/BB/I/2018
SOP No. Revisi : 00
Tanggal Terbit : Januari 2018
Halaman : ½
UPT Puskesmas drg.Sri Astuti Hariyani
Bandar Baru NIP.197711302010012011

1. Pengertian Pengendalian Dokumen Eksternal adalah system pengelolaan

dokumen/sura tmenyurat, yang meliputi system penomoran maupun
penyimpanan dokumen yang bersumber dari luar organisasi yang telah
ditetapkan oleh manajemen untuk dianut sebuah organisasi.
2. Tujuan Sebagai acuan dalam mengendalikan dokumen eskternal di Puskesmas.
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala Puskesmas tentang Pengendalian Dokumen
Eksternal Upaya Kesehatan Mayarakat (UKM).
4. Referensi Keputusan Bupati Deli Serdang no.64 tahun 2001 tentang pedoman pola
klasifikasi kearsipan di lingkungan pemerintah Kabupaten Deli Serdang.
5. Langkah- 1. Penanggung jawab UKM melakukan verivikasi terhadap seluruh
langkah dokumen eksternal untuk mengetahui apakah dokumen tersebut masih
bisa diarsipkan/digunakan ayau tidak;
2. Dokumen eksternal yang sudah di verivikasi kemudian diberi kode,
tanda dengan tulisan dan warna ketentuan;
3. Cap dengan tulisan “INDUK” bewarna merah untuk dokumen
eksternal terbitan baru;
4. Cap dengan tulisan “TERKENDALI” berwarna merah untuk
dokumen eksternal salinan resmi yang dikendalikan lalu diberi
“NOMOR” pada nomor salinan yang sesuai dengan daftar distribusi;
5. Cap dengan tulisan “TIDAK TERKENDALI” berwarna merah untuk
dokumen ekstrernal yang tidak dikendalikan;
6. Cap dengan tulisan “KADALUARSA” bewarna merah untuk
dokumen eksternal asli yang sudah tidak berlaku lagi;
7. Setiap pemegang dokumen eksternal bertanggung jawab untuk
menjamin bahwa hanya dokumen eksternal yang masih berlaku saja
yang digunakan;
8. Dokumen eksternal yang tidak berlaku lagi haus segera di singkirkan;
9. Dokumen ekternal yang digunakan, dicatat dalam daftar induk
dokumen eksternal dan ditandatangani oleh Management
Representatif;
10. Dokumen ekternal yang terkait dengan setiap kegiatan yang ada di
dalam Puskesmas Bandar Baru harus berada di tempat yang telah
ditentukan serta terjamin keabsahanya.
6. Diagram Alir Melakukan verivikasi terhadap
seluruh dokumen eksternal

Dokumen eksternal yang sudah di

verivikasi kemudian diberi kode,
tanda dengan tulisan dan warna
ketentuan

Cap dengan tulisan “INDUK”

bewarna merah untuk dokumen
eksternal terbitan baru

Cap dengan tulisan “TERKENDALI” berwarna merah

untuk dokumen eksternal salinan resmi yang
dikendalikan lalu diberi “NOMOR” pada nomor
salinan yang sesuai dengan daftar distribusi

Cap dengan tulisan “TIDAK TERKENDALI”

berwarna merah untuk dokumen ekstrernal
yang tidak dikendalikan

Cap dengan tulisan “KADALUARSA” bewarna

merah untuk dokumen eksternal asli yang sudah
tidak berlaku lagi

Setiap pemegang dokumen eksternal

bertanggung jawab untuk menjamin
bahwa hanya dokumen eksternal yang
masih berlaku saja yang digunakan

Dokumen eksternal yang

tidak berlaku lagi haus segera
di singkirkan

Dokumen ekternal yang digunakan,

dicatat dalam daftar induk dokumen
eksternal dan ditandatangani oleh
Management Representatif

Dokumen ekternal harus berada di

tempat yang telah ditentukan serta
terjamin keabsahanya

7. Unit Terkait 1. Puskesmas

2. Puskesmas pembantu
3. Poskesdes
8. DokumenTer Semua dokumen kegiatan UKM
kait
9. Rekaman Historis Perubahan

No Yang dirubah Isi Perubahan Tanggal mulai

diberlakukan